La création de l'état de frais Déplacements temporaires

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1 La création de l'état de frais Déplacements temporaires

2 Sommaire 2 Compréhension de la notion d état de frais Concepts clés Typologie des EF Frais à déclarer dans un EF Circuit de validation des EF Concepts clés Circuit classique Création d un état de frais Etapes clés Initiation de l EF Cas particulier : création d un EF pour le compte d un autre collaborateur Lien entre EF et OM Vérification et régularisation des frais Création de nouveaux frais Gestion des indemnités Vérification et régularisation des indemnités kilométriques Transmission de l EF pour validation Consultation de l historique du document

3 Sommaire 3 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre Concepts clés Zoom sur les alertes Cas particuliers Validation d un OM ponctuel rattaché à un OM permanent Conclusion Points clés Quiz

4 Compréhension de la notion d état de frais 4

5 Compréhension de la notion d état de frais Concepts clés 5 L Etat de frais (EF) dans Chorus DT, est créé suite au déplacement temporaire d un agent, en référence à un Ordre de Mission (OM) créé au préalable par le missionné. Le type d EF est défini en fonction du type d OM correspondant. Il est renseigné automatiquement par les éléments de l OM. Il permet de : Régulariser les frais prévisionnels par rapport à la réalité des dépenses. Ajuster les indemnités avec des compléments ou des déductions. Corriger les frais d agence. Une fois créé, l Etat de frais (EF) part dans un circuit de validation.

6 Compréhension de la notion d état de frais Typologie des EF 6 Type de mission effectuée Type d EF OM Classique, OM ponctuel, ou OM de Régularisation EF Classique OM Régularisation Classique EF Classique A la demande du MEN, les OM suivants sont indisponibles pour les utilisateurs : OM Formation continue, OM Régularisation Formation continue, OM Stage Formation initiale, OM Régularisation Stage Formation initiale. Ces types de mission sont néanmoins utilisables par l interface des flux GAIA / IMAGIN

7 Compréhension de la notion d état de frais Frais à déclarer dans un EF Le missionné régularise ses frais prévisionnels par rapport à la réalité de ses dépenses avec les types de frais suivants : 7 Hôtel Transports Train (payé par le missionné) Avion (payé par le missionné) Bateau (payé par le missionné) Taxi Hôtel (payé par le missionné) Frais annexes en voiture Parking Péage Carburant Repas Repas taux plein Repas avec restaurant adm Transport en commun Transport en commun (ticket à l unité) Transport en commun (carnet) Divers Frais d inscription colloque Divers

8 Circuit de validation des EF 8

9 Circuit de validation des EF Concepts clés 9 Un Etat de frais (EF) : Ne peut être supprimé pour des raisons de suivi de l'ordre de Mission (OM) lié. Peut être annulé par son créateur. Est envoyé dans le circuit de validation après sa création. Ne peut changer de statut si la date de fin du déplacement est ultérieure à la date du jour. Le missionné doit être revenu avant la création de l EF.

10 Circuit de validation des EF Circuit classique 10 Circuit de validation d un EF 1 Création, modification Accord Annulation/Révision/ Rectification Etape non systématique Retour du missionné Missionné / Assistant Validation Hiérarchique 1 (VH1) Validation Hiérarchique 2 (VH2) Contrôle En cas de renvoi de l EF pour révision, l initiateur est prévenu par mail*. * si cette option a été sélectionnée par le valideur. Gestionnaire Contrôleur (GC) 6 Traitement 5 Traitement ou renvoi pour révision Gestionnaire Valideur (GV)

11 Création d un état de frais 11

12 Création d un état de frais Etapes clés 12 Missionné / Assistant 1 Initier l EF 2 Vérifier et régulariser l EF 3 Transmettre l EF pour validation Menu général Module «Etat de frais» Onglet «Général» Vérification des informations générales reprises de l OM Bouton «Valider/Modifier» Choix du statut et du destinataire de l EF Onglet «Frais» Vérification des frais prévisionnels et des indemnités de l OM repris dans l EF Ajout ou déduction de frais et/ou indemnités Onglet «Indemnités kilométriques» Vérification des indemnités kilométriques reprises de l OM Ajout d indemnités kilométriques

13 Création d un état de frais Initiation de l EF 13 - Zoom sur l initiation (1/2)- 1 2 Etat de frais Initie la création de l EF. Bouton Créer Lance la création d un nouvel EF. Par défaut, Chorus DT affiche le dernier EF consulté sur le Menu EF.

14 Création d un état de frais Initiation de l EF 14 - Zoom sur l initiation (2/2)- 3 Sélection de l OM Permet de sélectionner l OM de référence pour créer un EF qui y sera rattaché. Les OM apparaissent aux statuts : V : OM Validés pour lesquels aucun EF n a encore été créé. T : OM Traités pour lesquels il existe au moins un EF.

15 Création d un état de frais Cas particulier : création d un EF pour le compte d un autre collaborateur 15 - Zoom sur l initiation - 1 Sélection Permet de sélectionner un type de création pour le compte d un tiers. 2 Liste Liste des collaborateurs autorisés. Identifiant Restreint la recherche sur le matricule du collaborateur. Dans le cas de création d un EF pour le compte d un autre collaborateur (exemple : assistant, délégation d assistant), le créateur doit sélectionner ce dernier avant de lancer la création.

16 Création d un état de frais Lien entre EF et OM 16 - Zoom sur l onglet «Général» - OM de référence Affiche le numéro de l'om de référence sur lequel l'utilisateur peut cliquer pour l'afficher. Mode de règlement Virement bancaire par défaut. L onglet «Général» de l EF reprend des informations non modifiables de l OM.

17 Création d un état de frais Vérification et régularisation des frais 17 - Zoom sur l onglet «Frais» - Créer Ajoute un frais à choisir dans une liste. Enregistrer Sauvegarde les modifications. Détail du frais Documente le détail du frais sélectionné. Justificatif joint Par défaut coché, pour indiquer que le justificatif est fourni en PJ ou papier. L onglet «Frais» ne reprend pas les frais et corrections de frais d agence.

18 Création d un état de frais Création de nouveaux frais (1/4) 18 - Zoom sur la création de frais réels - Date Par défaut au 1er jour de la mission. Doit correspondre à celle figurant sur le justificatif. Type de frais Définit le type de frais à sélectionner dans une liste. TVA Commentaire Par défaut à D0. Ne doit pas être modifié. Champ texte pour détailler la dépense. L ensemble des champs est obligatoire pour la validation. Le champ quantité est sans impact sur le montant saisi.

19 Création d un état de frais Création de nouveaux frais (2/4) 19 - Zoom sur la création de frais selon un barème forfaitaire - Montant Quantité Nombre de pièces payées par le missionné. Commentaire Chorus DT calcule automatiquement le remboursement forfaitaire. Champ OBLIGATOIRE texte pour détailler la dépense. Les frais sont calculés en fonction de la quantité et le barème forfaitaire associé au frais.

20 Création d un état de frais Création de nouveaux frais (3/4) 20 - Zoom sur la création de frais en devise remboursé au réel - Montant à rembourser Devise Devise utilisée pour la dépense. Calculé en Euro selon le taux de change en vigueur à la date de la dépense. Commentaire Champ texte pour détailler la dépense. Le montant total du frais est calculé selon la quantité saisie et le barème forfaitaire associé au frais, en fonction du taux de change en vigueur à la date de la dépense.

21 Création d un état de frais Création de nouveaux frais (4/4) 21 - Zoom sur la création de frais sans justificatif - Justificatif joint A décocher en absence de justificatif. Motif Motif de l absence de justificatif. En absence de justificatif joint, un message d erreur non bloquant apparait afin d attirer l attention du valideur lors du contrôle.

22 Création d un état de frais Gestion des indemnités 22 - Zoom sur l ajout ou la déduction d indemnités Libellé Permet de restreindre la recherche sur «Indemnité» ou «Déduction». Montant à rembourser Calculé automatiquement en fonction du barème applicable. Les indemnités forfaitaires reprises de l OM sont non modifiables et non supprimables.

23 Création d un état de frais Vérification et régularisation des indemnités kilométriques 23 - Zoom sur l onglet «indemnités kilométriques» - Ajouter un IKM Crée un nouvel IKM. Ajouter un trajet Un nouveau trajet est créé en cliquant sur la ligne vierge. Pré-requis : Le véhicule personnel doit être déclaré dans la fiche profil de l'utilisateur. Un contrôle de cohérence est effectué sur les dates entre l onglet «Général» et les lignes de trajet.

24 Création d un état de frais Transmission de l EF au VH Zoom sur la transmission de l EF - 1 Passer au statut : 2 Permet, si aucune erreur n est constatée, de faire passer l EF à l étape de validation suivante. 2 Valider / Modifier Permet d accéder à l écran de transmission ou d annulation de l EF. Passer au statut : A Permet au créateur de l EF de l annuler. Il est recommandé de cocher l option «prévenir le destinataire par ». 3 Destinataire Permet de sélectionner un valideur habilité. Changement Valide la transmission. de statut

25 Création d un état de frais Transmission de l EF au gestionnaire 25 - Zoom sur la validation ou la demande de révision Passer au statut : GC ou 3 Permet, si aucune erreur n est constatée, de faire passer l EF à l étape de validation suivante. Passer au statut : R Valider / Modifier Permet d accéder à l écran de validation ou de demande de révision. Permet de demander à l initiateur la révision de l EF en cas de constat d anomalie.

26 Création d un état de frais Consultation de l historique du document 26 - Zoom sur le changement de statut - Onglet Historique Affiche les étapes du cycle de vie de l EF. Statut Affiche le nouveau statut de l EF.

27 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre 27

28 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre Concepts clés 28 Une alerte peut être liée à : Un justificatif manquant dans un des frais de l EF. Une insuffisance du disponible de l enveloppe budgétaire (s il est inférieur à 20%). Une incohérence dans la date de début ou de fin. L absence des coordonnées bancaires dans la fiche profil. Le verrouillage de la fiche profil du missionné. Celui-ci n étant plus autorisé à effectuer des missions. Les alertes peuvent apparaitre à chaque étape du circuit de validation. Dès lors, le valideur peut : Renvoyer l EF à son initiateur (Statut R Révision) en précisant la révision attendue dans le champ «Commentaire» de l EF. Annuler le remboursement d une ligne de frais et envoyer l EF au service gestionnaire pour un paiement partiel. Un EF renvoyé à son initiateur (statut R Révision) reprendra après modification le circuit de validation complet.

29 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre Zoom sur les alertes 29 - Zoom sur les alertes - Icône d alerte Signale la présence d une erreur ou d un manque. Message d alerte Affiche le motif de l alerte.

30 Cas particuliers 30

31 Cas particuliers Validation d un OM ponctuel rattaché à un OM permanent 31 Si aucun EF n existe et que la date de fin de l OM ponctuel est dépassée, l EF : Sera créé automatiquement au statut 1P et rattaché à l OM ponctuel. Est non modifiable, seul la case «Justificatif joint» peut être cochée ou décochée, avec la possibilité de saisir un motif. Suit un circuit de validation particulier : envoi direct au Gestionnaire Contrôleur ou annulation le cas échéant. Si un EF existe déjà ou si la date de fin de l OM ponctuel n est pas dépassée : L EF n est pas créé. Dans ce cas, il conviendra de le créer manuellement.

32 Conclusion 32

33 Conclusion Points clés 33 L Etat de frais (EF) : Est initié par le missionné (ou son assistant) suite à son retour. Référence obligatoirement un OM au statut «Validé» ou «Traité». Contient des informations reprises automatiquement de l OM. Part dans un circuit de validation pour vérification et régularisation. Une fois traité par le Gestionnaire Valideur, l EF est intégré dans Chœur Chorus en générant une demande de paiement directe pour les frais à rembourser.

34 Conclusion Quiz 34 Question 1 Comment supprime-t-on un EF? Réponse : Un EF n est pas supprimable. Il peut cependant être annulé par son créateur.