Direction des affaires financières DAF 3

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1 Direction des affaires financières DF 3 GUD D SS DS DÉLMTS DS SLS XÇT DS LUSUS ÉTBLSSMTS SMM nformations générales, se connecter à HUS DT 2 QU ST SV TG 2 DÉMHS DS SLS XÇT SVS 2 à 10 TGÉS vant toute 1 ère demande 3 1 ièces justificatives à envoyer 3 2 enseigner la fiche profil ouveau! 3 réation et transfert des ordres de mission 3 à 10 hase 1 réation d un ordre de mission 4 à 8 1 réation de l ordre de mission 4 2 ompléter l ordre de mission 5, à Les éléments rapatriés automatiquement ouveau! Les zones à renseigner 6, 7, 8 nglet général 6 B Frais prévisionnels 6, 7 ndemnités kilométriques 7, 8 hase 2 Transfert de l ordre de mission au chef d établissement 9 hase 3 Demande de révision de l ordre de mission 10 réation des états de frais ouveau! 10 echercher un ordre de mission ou un état de frais 11 ŌL DU HF D TBLSSMT 12, 13, hase 1 rendre connaissance des ordres de mission en attente de 12 hase 2 Transfert validation des ordres de mission 13 alendrier scolaire 2014/ HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements

2 FMTS GÉÉLS Se connecter à HUS DT L application HUS DT peut être utilisée de n importe quel ordinateur disposant d une connexion nternet : - via le site internet du ectorat de Bordeaux : dans la rubrique «SLS», lien dans la rubrique Frais de déplacement vers l application HUS DT ou en cliquant sur «rena» - directement sur le portail HUS DT à l adresse suivante : https://portailrh.ac-bordeaux.fr/arena/ L authentification pour accéder aux applications se fait en saisissant : dentifiant Mot de passe Votre code d accès du courrier électronique Votre mot de passe du courrier électronique liquer ensuite sur «Gestion des personnels» puis sur «Gestion des Déplacements temporaires (DT)» Si vous rencontrez des difficultés vous pouvez contacter : atherine ndré (ectorat DF 3) ourriel : Téléphone : Le service gestionnaire pour l ordre de mission et l état de frais est assuré par la DF 3 atherine ndré QU ST SV TGÉ? Le cadre réglementaire : Décret n du 3 juillet 2006, extraits : rticle 2 «our l application du présent décret, sont considérés comme : 1 gent en mission : agent en service,... qui se déplace, pour l exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ; 6 ésidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l agent est affecté... Lorsqu il est fait mention de la résidence de l agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative 8 onstituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.» rincipales situations de services partagés : - les enseignants titulaires d un établissement complétant leur service dans un autre établissement - les titulaires de zone de remplacement affectés à l année hors de leur établissement de rattachement administratif dans un ou plusieurs établissements, - les enseignants contractuels exerçant dans plusieurs établissements - les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements DÉMHS DS SLS XÇT SVS TGÉS VT É D UL enseigner la fiche profil our créer et rechercher les ordres de mission our créer et rechercher les états de frais echercher un document our solliciter le remboursement, en application du décret n du 3 juillet 2006, des frais occasionnés par les déplacements temporaires au titre des services partagés (champ d application défini ci-dessus) vous devez entreprendre les démarches décrites de la page 3 à 10 dans HUS DT. HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 2

3 rincipes de base pour la création des ordres de mission réation du 1 er ordre de mission : document vierge réation des ordres de mission suivant : vous pouvez utiliser l option initialisation à partir d un ordre de mission dès lors que vous aurez déjà créé pour des déplacements précédents un ordre de mission de type M ersonnels itinérants. Vous actualiserez alors les variables sur les différents onglets : dates de mission, le nombre de repas et de trajets Les enveloppes budgétaires sont établies par année civile, on peut donc pas porter sur un même ordre de mission les déplacements de deux années. TTT : Seuls les déplacements faits peuvent être soumis à la validation. Les dates de déplacement, hors emploi du temps, doivent être suivies du motif par exemple : (conseil de classe) ou (réunion parents-professeurs). Tant qu un ordre de mission porte le signe, il ne peut pas changer de statut et être transféré pour validation, il faut alors vérifier les messages d erreur et rectifier les anomalies énoncées. Si vous avez le message suivant : ttention plus de 100% du disponible de l'enveloppe de moyen a été consommé, contacter alors la DF 3 pour le signaler. bservation : ne pas tenir compte des alertes rédigées en orange et précédées du signe DMHS VT TUT 1 ère T D D D MSS 1 - nvoyer les pièces (envoi par courriel à ou courrier à la DF 3 atherine ndré) Les pièces justificatives obligatoires : Toute demande de remboursement doit être précédée de l envoi des pièces suivantes: - un justificatif récent de domicile, - une copie de l arrêté fixant les établissements d affectation pour les enseignants titulaires (en complément de service ou TZ à l année) ou les maîtres auxiliaires ; une copie de l arrêté d affectation précisant les établissements d exercice pour les personnels administratifs ; une copie des contrats ou arrêté pour les enseignants contractuels, - une copie des emplois du temps (avec le cachet de l établissement) de chacun des établissements où s exercent les services. Les pièces complémentaires - demande d autorisation préalable d utiliser son véhicule personnel (document à compléter établi par la DF 3) - une copie de la carte grise 2 - ompléter la Fiche profil : les personnels qui bénéficieront (notification de la décision par arrêté établi par la DF3) du tarif «indemnités kilométriques» vous devrez compléter obligatoirement toutes les zones de l onglet «Véhicule» suivies du signe 3 L ordre de mission permanent : une fois les pièces envoyées et les informations de la fiche profil saisies, l ordre de mission permanent de référence (indispensable avant toute saisie d ordre de mission pour solliciter le remboursement des frais) sera créé par la DF 3 (atherine ndré). l ne génère pas de paiement ÉT T TSFT U VLDT DS DS D MSS - phase 1 : création d un ordre de mission (pages 4 à 8) - phase 2 : transfert pour validation hiérarchique de l ordre de mission (pages 9 à 10) HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 3

4 - phase 3 : révision d»un ordre de mission (page 10) HS 1 : ÉT DS DS D MSS 1 La création de l ordre de mission tape 1 : cliquer dans la page d accueil sur «ordre de mission», s affiche alors le dernier ordre de mission créé (copie écran n1) 1 Les boutons de commande sont en bas d écran liquer sur créer pour ouvrir la fenêtre suivante tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-dessous) liquer sur «utre» pour ouvrir la fenêtre suivante tape 3 : vous avez cliqué sur «utre», une nouvelle fenêtre s ouvre «création d un nouvel M» liquer sur «document vierge» pour créer le 1 er ordre de mission Document vierge : obligatoirement pour le 1 er ordre de mission de l année scolaire ttention! «nitialisation à partir d un ordre de mission» ette option n est disponible que si vous avez déjà créé un ordre de mission de type : M ersonnels itinérants tape 4 : vous avez cliqué sur «Document vierge», l ordre de mission à renseigner est créé (copie écran n2) 2 Type de mission qui s affiche par défaut : M lassique, à modifier Statut du document HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 4

5 2 ompléter l ordre de mission 2-1 nglet général tape 1 : choisir dans le menu déroulant le type de mission : M ersonnels itinérants Menu déroulant pour choisir le type de mission : M ersonnels itinérants liquer sur «oui» tape 2 : renseigner la zone «M ermanent de référence» en récupérant les références du document en cliquant sur la loupe pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n3) liquer ici pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n3) Si plusieurs ordres de mission s affichent vous devrez choisir l M ermanent de référence en fonction de la date de la péiode de déplacement (l ordre de mission permanent dont la durée ne peut pas excéder 12 mois sera créé par année scolaire) 3 liquer sur le numéro de l M choisi (résultat : copie écran n4) nnée scolaire 2014/2015, date de début 01/09/2014 date de fin 03/07/2015 nnée scolaire 2013/2014, date de début 01/09/2013 date de fin 04/07/2014 HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 5

6 tape 3 : ésultat de la saisie ouveau! ertaines zones se renseignent automatiquement, ces données sont rapatriées de la fiche profil ou de l M ermanent de référence ésultat : 4 onglets, saisie (Général, Frais prévisionnels, ndemnités kilométriques) et Historique (suivi de l M) récisions sur certains champs : 1 bjet de la mission : ar convention pour faciliter certaines opérations de recherches, il faut mentionner exclusivement : SVS TGS 2 nveloppe budgétaire : T-SV-TG-L : complément de service ou affectation principale pour les en collège T-SV-TG-LY : complément de service ou affectation principale pour les TZ en lycée T-SV-TG-L : complément de service ou affectation principale pour les TZ en lycée professionnel T-SV-TG-- : pour les personnels administratifs 3 entre de coût HUS : DGH033 Étape 4 : 3 zones à compléter :, B et Destination principale : - our les enseignants en service partagé (en complément de service ou TZ): la commune de l établissement où s exerce le complément de service ou celle de l affectation principale pour les TZ dans le cas où il y a plus d un établissement secondaire par convention le choix de la destination principale se portera sur le premier établissement secondaire et un même ordre de mission précisera les différents trajets effectués - our les enseignants contractuels : à déterminer en fonction des contrats établis par le ectorat (D), - our les personnels administratifs exerçant dans plusieurs établissements : la commune de l établissement où s exerce le deuxième service B dates de début et fin de mission ommentaire : les dates de déplacement doivent obligatoirement être saisies dans cette zone) 7 5 Les zones qui se renseignent automatiquement à ne pas modifier 1 objet de la mission 2 enveloppe de moyens 3 centre de coût HUS 4 lieu départ et lieu retour 5 activité 6 véhicule 7 barème Zones supplémentaires avec le choix initialisation à partir d un ordre de mission Destination principale (à conserver) Dates de début et de fin de mission (à modifier) vant de passer aux onglets suivants cliquer sur nregistrer B2 Message d alerte B1 Les consignes de saisie Destination : ommune où est situé l établissement B1 Date et heure du 1 er déplacement de la période B2 Date et heure du dernier déplacement de la période ommentaire numérer tous les jours effectifs de déplacement de la période emarque : les dates de déplacement hors emploi du temps doivent être suivies du motif. x : (conseil de classe), (réunion parentsprofesseurs) avé de commandes Vous avez enregistré les informations saisies sur l onglet général, vous pouvez passer à (aux) onglets(s) suivant(s HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 6

7 B nglet «Frais prévisionnels» Le taux de remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par l arrêté du 3 juin 2010, en application de l article 7 du décret n du 3 juillet 2006, au taux réduit de moitié fixé par l arrêté du 3 juillet 2006 soit: tape 1 : vous avez cliqué sur «onglet prévisionnel», la page de saisie s affiche (copie ci-dessous) liquer sur créer pour ouvrir la fenêtre «Type de frais» tape 2 : vous avez cliqué sur «créer», une nouvelle fenêtre s ouvre (copie ci-dessous) ondition pour bénéficier des frais supplémentaires de repas rrêté du 20/12/2013 (J. 28/12/2013)... lorsqu ils se trouvent, pour l exécution de leur service, hors des communes de leur résidence administrative et de leur résidence familiale, pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures. Sélectionner le code S dans la liste accourci : taper directement le code S et faites envoi liquer sur la ligne pour ouvrir l écran de saisie tape 3 : vous avez cliqué sur «epas service partagé», l écran de saisie s ouvre trois zones (les zones 1, 2 et 3) à renseigner ou à modifier (copie écran ci-dessous). Supprimer nregistrer et fermer la fenêtre liquer sur nregistrer es zones renseignées, enregistrer votre saisie et passer au dernier onglet. Les consignes de saisie 1 date du 1 er repas 2 nombre de repas sollicités 3 ommentaire obligatoire: - préciser les horaires de la(les) journée(s) au titre de la(les)quelle(s) sont sollicités la prise en compte des repas - ndiquer les dates des jours où les repas sont demandés nglet «ndemnités kilométriques» tape 1 : vous avez cliqué sur «ndemnités kilométriques», la page de saisie s affiche (copie ci-dessous) liquer sur «jouter un ikm» pour afficher l écran de saisie HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 7

8 tape 2 : vous avez cliqué sur «jouter un ikm», l écran de saisie s ouvre (copie ci-dessous) Quatre zones à renseigner 1 Date 2 Trajet 3 Km remboursé 4 b de trajets (création d un ordre de mission «Document vierge») ou à modifier la(les) ligne(s) qui s affiche(ent) (1 Date 4 b de trajets) quand vous utilisez «nitialisation à partir d un ordre de mission» tape 3 : résultat de la saisie Les consignes de saisie 1 date du 1 er trajet 2 trajet du déplacement 3 Km remboursé (lien avec le distancier, choisir comme option de calcul : distance la plus courte) Distance la plus courte : de résidence administrative (ex : St stier) à résidence administrative (ex : érigueux) 4 b de trajets : Déplacement dans un établissement secondaire dans la journée: 2 trajets par jour de déplacement (ex copie écran n5) Déplacement dans 2 établissements secondaires dans la journée : 1 circuit (ex copie écran n6) n cliquant ici vous supprimez l indemnité Les consignes pour supprimer une ligne 1 cliquer sur la ligne à supprimer 2 cliquer sur (poubelle) 3 cliquer sur enregistrer pour confirmer xemple de saisie : enseignant tituaire au collège de St ulaye, ayant un complément de service au collège de Tocane St pre. 6 liquer sur nregistrer Zone d information Montant de la mission Statut de l ordre de mission tape 4 : Transfert de l ordre de mission au VH1 (copie écran n7) xemple de saisie : enseignant TZ rattaché administrativement dans un collège de érigueux et exerçant au collège d nnesse et Beaulieu et au collège de St stier et qui se rend dans la même journée dans les deux établissements : circuit, 4 b de trajets (1 par jour de déplacement en cas de circuit). tape 4 : Tous les onglets sont complétés et enregistrés, l ordre de mission doit être transféré pour la validation (copie écran n7) ttention : SULS les déplacements faits peuvent être soumis à la validation. HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 8

9 HS 2 : TSFT D L D D MSS U HF D ÉTBLSSMT U VLDT VH 1 Le «valideur» pour les personnels enseignants ou administratifs en services partagés est le chef d établissement ou le chef d établissement adjoint. 2 situations peuvent se présenter Situation n1 : une(des) anomalie(s) bloquante(s) empêche(nt) le transfert du document, fermer la fenêtre pour rectifier les anomalies bloquantes signalées. Fermer la fenêtre nomalie(s) bloquante(s) à rectifier nomalie(s) non bloquante(s) (informations e message vous indique qu un ordre de mission pour la même période a été saisi Situation n2 : pas ou plus d anomalie bloquante tape 1 : passer au statut : 2 ttente de validation VH 1 7 liquer sur la ligne pour ouvrir la fenêtre suivante (copie écran n8) Les consignes pour passer au statut «ttente de validation VH1» 1 cliquer sur la ligne : «asser au statut 2» 2 cliquer sur la loupe pour accéder à la liste des VH1 3 cliquer sur «confirmer le changement de statut» 8 tape 2 : choisir dans le menu déroulant le chef d établissement et confirmer le changement de statut. Des commentaires peuvent être saisis dans cette zone onfirmer le changement de statut pour valider votre choix HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements Menu déroulant de la liste des VH 1 Qui est votre «VH1» nseignant titulaire dans 1 établissement et ayant un complément de service : le chef d établissement de l établissement dont vous êtes titulaire nseignant TZ, le chef d établissement de l établissement de rattachement administratif ontractuels pas de règle générale 9

10 L ordre de mission est maintenant en statut 2 : en attente de validation VH1. l est automatiquement transféré après confirmation du changement de statut au «VH1». HS 3: DMD D VS D L D D MSS Le VH1 (le chef d établissement) ou le service gestionnaire (DF 3, atherine ndré) peuvent demander la révision de l ordre de mission. Statut de l ordre de mission : - évision tape 1 : prendre connaissance en cliquant sur «Historique» des motifs de la demande tape 2 : apporter les modifications et transférer à nouveau l ordre de mission pour validation VH1. Motif(s) de la demande de révision Statut du document Les principaux motifs de révision : Les frais n ont pas été générés, la demande de remboursement est à zéro Tout ou partie des déplacements soumis à la validation n étaient pas effectivement faits au moment de la demande de validation Un même ordre de mission ne peut pas porter les déplacements de deux années (ex : deux ordres de mission devront être créeés si vous devez mentionner des trajets de 2014 et de 2015) ÉT DS ÉTTS D FS ouveau! ompte tenu du type de mission choisi et de la validation d ordres de mission dont tous les déplacements énoncés sont faits, la validation de l ordre de mission par le service gestionnaire entraine la création automatique par HUS DT de l état de frais correspondant. Le service gestionnaire (DF3, atherine ndré) en assurera le traitement jusqu à la mise en paiement dans HUS. Statut T généré par HUS DT Statut G généré par HUS DT HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 10

11 HH U D D MSS U U TT D FS tape 1 : sur la page d accueil cliquer sur «ordre de mission» ou «état de frais», puis sur «echercher» ésultat : par défaut ne s affiche que le statut «en cours de création» liquer pour afficher d autres statuts tape 2 : résultat Les différents statuts de l ordre de mission : 1 création 2 en attente de validation VH1 G attente de validation gestionnaire V Validé T Traité (transformé en état de frais) évision F nnulé Les différents statuts de l état de frais G attente de contrôle gestionnaire GV attente de validation gestionnaire en cours de traitement HUS 1 payé par HUS évision nnulé HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements 11

12 ŌL DU HF D ÉTBLSSMT DS HUS DT VT É D UL etrouver ici les ordres de mission à valider VLDT T TSFT U SV GST DS DS D MSS Le service gestionnaire est assuré par la DF 3 (atherine ndré). HS 1 : D SS DS DS D MSS TTT D TTMT our information : - vous recevez dans votre boite professionnelle un courriel vous informant de la demande de validation d un ordre de mission établi par un personnel (enseignant ou administratif) exerçant en services partagés, - pour retrouver les ordres de mission à valider dans le menu général de HUS DT cliquer sur la ligne : Liste des ordres de mission pour validation Votre rôle dans l application HU DT : vérifier et valider les ordres de mission. T 1 : afficher le document à valider Les ordres de mission établis par les personnels en services partagés vous sont soumis pour validation hiérarchique en votre qualité de chef d établissement ou chef d établissement adjoint. près avoir affiché l ordre de mission, certaines zones de saisie devront plus particulièrement faire l objet de votre attention. Dates de mission ffectivité des déplacements liquer pour passer à l écran suivant pour choisir le destinataire (copie écran n8) Quelques exemples de motif de révision : si la date de début de mission est le 01/09/2014 et la date de fin de mission le 31/08/2015 demande de validation pour des déplacements pas encore faits les frais ne sont pas générés et l ordre de mission est à zéro près avoir pris connaissance du document, vous pouvez décider de le transférer au «valideur» gestionnaire (atherine ndré, DF 3) ou d en demander la révision à l enseignant. HS 2 : TSFT DS DS D MSS HUS DT Guide de saisie Déplacements des personnels exerçant dans plusieurs établissements

13 9 9 T 1 : choix du destinataire T 2 : onfirmer le changement de statut 8 hoix 1 : retour de l M à l enseignant pour révision () 9 Des commentaires peuvent être saisis onfirmer le changement de statut pour valider votre choix hoix 2 : passer au statut G (copie écran n10) hoix 1 : passer au statut (copie écran n9) générés et l ordre Les consignes pour passer au statut: «évision» 1 cliquer sur la ligne : «asser au statut» 2 saisissez les commentaires 3 cliquer sur «confirmer le changement de statut» G «ttente de validation gestionnaire» 1 cliquer sur la ligne : «asser au statut G» 2 saisissez dans la fenêtre destinataire : atherine D 3 cliquer sur «confirmer le changement de statut» hoix 2 : passe en statut G, transfert de l ordre de mission au «valideur» gestionnaire 1 onfirmer le changement de statut pour valider votre choix 0 L ordre de mission est en statut G : en attente de validation gestionnaire, il est automatiquement transféré après confirmation du changement de statut au «valideur» gestionnaire. L D D MSS ST MTT TTT D TTMT L SV D L DF 3. HUS DT Guide de saisie 2014/2015 Déplacements des personnels en services partagés Menu déroulant de la liste des «valideurs» Gestionnaires Qui est le «valideur» gestionnaire des frais de déplacement des enseignants ou personnel administratif en services partagés : atherine ndré (DF 3) 13

14 HUS DT Guide de saisie 2014/2015 Déplacements des personnels en services partagés 14

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