- LOGICIEL DE SAISIE DES NOTES DE FRAIS

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1 - LOGICIEL DE SAISIE DES NOTES DE FRAIS 1

2 SOMMAIRE I. LA CONNEXION 3 II. PRESENTATION GENERALE 5 A. Zones Figées par le logiciel 5 B. Zones Actives 5 III. LES DIFFERENTES ETAPES DE LA SAISIE 6 A. Saisie des frais 6 B. Modification d un frais enregistré 10 C. Suppression d un frais enregistré 10 D. Génération ou Validation d une note de frais 11 E. Envoi de vos frais à Valor consultants 14 IV. ETAT DES NOTES 16 V. REGLES GENERALES DE FRAIS 17 VI. ANNEXES 22 2

3 I. LA CONNEXION La connexion au logiciel de Notes de frais se fait en trois étapes : Entrez sur le site Composez votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à votre compte. Cliquez sur le lien «Notes de frais» 3

4 La page d accueil du logiciel de notes de frais apparaît. Saisissez : votre nom d utilisateur et votre mot de passe ATTENTION les codes d'accès à valorintra.net et au logiciel NDF sont différents Notes de Frais Votre Login et mot de passe vous sont envoyés lors de votre entrée chez valor consultants. Votre login correspond à votre nom et votre mot de passe correspond à votre n de matricule. Attention si votre matricule n est pas composé de six chiffres, ajoutez des 0 devant pour le compléter. (exemple : si votre matricule est composé de 3 chiffres XXX il faut ajouter trois 0 devant 000XXX). En cas de perte ou d oubli de votre mot de passe, vous pouvez directement le retrouver en haut à droit de votre bulletin de paie. 4

5 II. PRESENTATION GENERALE L'écran se divise en 5 zones : Zone 1 Zone 2 Zone 3 Zone 4 Zone 5 A. Zones Figées par le logiciel Zone 1 : Nom de la société et Coordonnées Consultants Zone 2 : Alerte Un message explicatif apparaît pour toute erreur de saisie Zone 3 : Déplacement Flèches de déplacement vers les pages précédentes ou suivantes Commandes de déplacement ou sélection B. Zones Actives Zone 4 : Liste des frais saisis non encore envoyé à Valor Consultants Zone 5 : Saisie d'un nouveau frais 5

6 III. LES DIFFERENTES ETAPES DE LA SAISIE A. Saisie des frais Après avoir entré votre login et votre mot de passe, l écran suivant apparaît : 1. Ecran de saisie : Colonne : En date du Saisissez la date du frais dans la case «en date du», ou cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date Format de la date JJ/MM/AA Colonne : Nature Frais Sélectionner à l'aide du menu déroulant la "nature de frais" correspondant à votre justificatif. 6

7 Colonne : TTC Saisissez le montant TTC de votre justificatif. Cette case n est pas à remplir s il s agit de frais kilométriques, le calcul est automatique. Colonne : TVA? Cochez la case TVA? uniquement si la TVA de votre frais est récupérable. Les cas de récupération de TVA sont détaillés en annexe Colonne : TVA Case à remplir uniquement si la case «TVA?» est cochée. Vous devez préciser le montant de TVA indiqué sur le justificatif de frais. Colonne : Refact Cochez la case Refact uniquement si le justificatif de frais est refacturable à votre client. Colonne : Etranger Cochez la case Etranger uniquement si vos frais sont effectués hors du territoire français Colonne : KM Case à remplir uniquement si vous avez si vous avez sélectionné "kilométrage véhicule" dans la colonne Nature Frais. Saisissez le nombre de kilomètre parcouru. Colonne : Véhicule Case utilisable uniquement si vous avez si vous avez sélectionné "kilométrage véhicule" dans la colonne Nature Frais. Sélectionner à l'aide du menu déroulant, le véhicule utilisé pour votre déplacement. Attention : vous devez au préalable fournir une copie de votre carte grise à votre correspondant Valor 7

8 Ligne : Commentaire Champ obligatoire dans le cas de sélection de Nature Frais suivants : Nature frais Annonce et Insertion Kilométriques Transport France et Etranger Invitation commerciale Cadeaux commerciaux. Documentation Loyer bureau Remarque Détail de l'annonce L endroit de départ et d arrivée Les noms des bénéficiaires et leur société Le nom de la documentation achetée Le mois du loyer Champ : Enregistrer Cliquez sur «enregistrer» pour valider votre frais. Frais validé : une nouvelle ligne de saisie apparaît. Frais non validé : un message d'alerte apparaît en haut de votre écran (zone 2) 2. Exemples : Exemple 1 : un frais de repas daté du 05/01/07 et d un montant de ce frais n est pas refacturable et a été pris en France. Exemple 2 : une invitation commerciale datée du 03/01/07,d un montant de TTC et avec une TVA récupérable de Ce frais est refacturable et le fournisseur est français. L invité s appelle Charlotte Chevaleraud 8

9 Exemple 3 : J ai parcouru 300 kms le 07/01/07. Ce trajet correspond à la distance Paris-Poitiers. Le véhicule que j ai utilisé est ma peugeot

10 B. Modification d un frais enregistré La modification d'un frais enregistré, est toujours possible tant que vous n avez pas généré votre NDF. Pour ce faire, vous devez : - Cliquez sur l icône en face du frais que vous souhaitez modifier. - Vous effectuez les changements que vous souhaitez - Vous cliquez sur «Mettre à Jour» - Le frais est modifié. C. Suppression d un frais enregistré Suppression d'un frais enregistré : - Cliquer sur l'icône de la ligne du frais à supprimer - Cliquer sur le "confirmer la suppression " pour valider. Le frais est supprimé. 10

11 D. Génération ou Validation d une note de frais Ce logiciel vous permet de saisir tous vos frais au fur et à mesure du temps et de générer autant de notes de frais que vous le souhaitez en même temps. Une fois que vous avez enregistré des frais, vous pouvez générer des notes de frais à remettre au contrôle de Valor Consultants. Les frais refacturables et non refacturables, étrangers et français ne peuvent pas être sur une même note de frais. Pour générer une note de frais : 1- Sélectionnez les frais que vous souhaitez remettre au contrôle en cochant le champ «sélection». 11

12 2- Cliquez sur «SELECTION FRAIS» 3- Confirmez la validation : OK 4- Cliquez sur «VALIDATION POUR VISUALISATION» 12

13 Vous visualisez maintenant votre ndf. Les montants TTC et HT apparaissent 5- Cliquez sur «VALIDATION NDF» La note de frais est générée par défaut à la date du jour 13

14 6- Confirmation de la validation des notes de frais 7- Votre Note de frais est remise au contrôle. A LA FIN DE CETTE ETAPE, VOUS NE POUVEZ PLUS RIEN MODIFIER. E. Envoi de vos frais à Valor consultants - Une fois que vous avez enregistré tous vos frais, il faut les envoyer à Valor consultants pour le contrôle et le remboursement. - Pour ce faire, faites une impression de la note de frais que vous avez remise au contrôle. 1- Cliquez sur «LISTE NDF» Toutes vos notes de frais apparaissent avec le statut ou elles se trouvent dans le circuit. 2- Cliquez sur l icône en face de la note à imprimer 14

15 L état s affiche. Vous n avez plus qu à cliquer sur «Fichier» «Imprimé» dans la barre de menu - Enfin, vous devez joindre à l imprimé les justificatifs orignaux et nous les envoyer par courrier. 15

16 IV. ETAT DES NOTES Pour visualiser la situation de vos notes de frais, il vous suffit de cliquer sur «LISTE NDF» 16

17 V. REGLES GENERALES DE FRAIS Règles générales : Les notes de frais sont remboursées sous réserve d un bulletin de salaire. Les notes de frais ne sont pas remboursées lorsque les consultants sont en arrêt maladie ou en congés maternité / paternité. Les notes de frais sont remboursées à hauteur maximum de 30% des salaires bruts émis par année civile (ce qui équivaut à 15% environ des recettes HT à titre prévisionnel). 2 types de frais professionnels : 1. frais de fonctionnement (non refacturables, car non spécifiques à une mission) : téléphone, Internet, papeterie, etc 2. frais de mission (refacturables / non refacturables : suivant le(s) frais pris en charge par l entreprise cliente et le plafond qu elle fixe pour le remboursement de ce(s) frais), Négociation de vos frais de mission avec le client : - Au mieux, les frais de mission vous sont intégralement et directement remboursés sur justificatifs. - Le client peut demander de donner son accord avant l engagement des frais. - Le client peut demander de les forfaitiser. - Enfin, vous pouvez les inclure dans le prix de facturation. - Vous pouvez demander que les billets de transport (train, avion) et réservations d hôtel soient pris dans une agence qui facture directement le client. Ainsi, vous n aurez pas à en faire l avance. Pièces à fournir par le consultant quelque soit le type de frais: - Seuls les justificatifs originaux sont acceptés, en conformité avec la législation. - Une attestation sur l honneur pour l utilisation à titre professionnel de votre ligne téléphonique (portable ou fixe) en précisant le numéro de la ligne et en indiquant le numéro de votre ligne privée. - Une photocopie de votre carte grise pour les déplacements en voiture. 17

18 - Une photocopie de la taxe d habitation pour la prise en charge de vos frais de bureau à domicile. - Un schéma coté de l habitation avec précision de l emplacement du bureau ainsi qu une attestation signifiant le caractère professionnel de cette pièce et donnant la superficie et le pourcentage de surface de votre logement. - Les justificatifs doivent être à l ordre de VALOR ou en blanc et faire apparaître la TVA éventuelle inscrite par le fournisseur, afin de vous faire récupérer cette TVA. Traitement des notes de frais : - Les notes de frais doivent être envoyées mensuellement. - La date effective des dépenses ne doit pas être antérieure de plus de 3 mois à la date de réception de la note de frais chez VALOR. Remboursement de vos frais de mission : - Nous remboursons le montant TTC des notes de frais accompagnées des justificatifs dans la limite de 30 % des salaires bruts versés (soit 15 % des recettes). - Mais nous ne déduisons que le montant HT de votre budget : nous vous faisons ainsi récupérer la TVA ainsi qu au client. - Vos frais de prospection et de fonctionnement sont remboursés dans les mêmes conditions. CATEGORIES DE FRAIS TYPES DE FRAIS 1. FRAIS KILOMETRIQUES 2.a PETIT MATERIEL (<500 HT) CONDITIONS Fournir la carte grise du véhicule utilisé. Si la carte grise n est pas à votre nom, fournir une attestation sur l honneur par le propriétaire pour le prêt lors de vos déplacements professionnels. Etre couvert par votre assurance pour vos déplacements professionnels (VALOR ne s occupe pas de cette tâche). Barème dégressif calculé automatiquement par notre système de gestion des notes de frais (selon le barème fourni par l administration fiscale en début d année). Avoir des déplacements de courte distance. Pour les déplacements de longue distance, VALOR rembourse les frais de transport en commun (train / avion sauf explication détaillée irréfutable). Matériel dont le prix HT est < 500 HT. 18

19 2.b IMMOBILISATIONS (>500 HT) Matériel dont le prix HT est > 500 HT. Les immobilisations sont plafonnées à HT pour la période d amortissement (en général 3 ans). Effectuer une demande préalable auprès de VALOR : - accompagnée d un devis aux nom et adresse de VALOR Consultants. Pour le remboursement de l immobilisation : - Fournir la facture où figure la mention «Acquittée» aux nom et adresse VALOR Consultants (avec accord de VALOR) et la TVA. - L'achat et le remboursement de l'acquisition doivent être effectués dans la même année civile. - Veillez à ce que votre budget soit suffisant sur ces périodes. Le matériel est mis à votre disposition par VALOR pendant 3 ans. Au bout de 3 ans, il devient votre pleine propriété. TYPES DE FRAIS 3. INVITATION COMMERCIALE CONDITIONS Indiquer le nom, la qualité et la société du convive. Catégorie de frais remboursée uniquement le midi, du lundi au vendredi. 4. FRAIS DE REPAS Vos frais de repas sont limités : - Plafonnement fiscal par repas - 1 repas par jour (hors grand déplacement). 5. HOTEL Préciser la désignation de la mission ou de la prospection à l origine de ce déplacement. Cette catégorie de frais est remboursée uniquement pour les notes datées du mardi au vendredi. 6. TAXI - TRANSPORT Cette catégorie de frais regroupe ticket de parking / péage / train / avion / bateau / note de taxi. Cette catégorie de frais est remboursée uniquement du lundi au vendredi ouvrés (calcul au prorata en cas de déplacement couvrant des jours non ouvrés et week-end). Carte orange remboursée sur le bulletin de paie et non en frais. Fournir une attestation sur l honneur d utilisation systématique tous les mois ainsi que le coupon utilisé. Le remboursement de celle-ci s effectue à 50 % du prix de la carte orange dans le cadre d un salaire de plus de 75 heures travaillées (sinon proratisé selon la règle du temps partiel [exemple pour 30 heures : (30 / 75) X 50 %] ). 7. FRAIS DE POSTE Sur simple présentation des justificatifs. Pour les quantités importantes de timbres, il est nécessaire de justifier le mailing. 19

20 8. FRAIS TELEPHONE Attestation sur l honneur pour l utilisation à titre professionnel d une ligne téléphonique en précisant le numéro de la ligne et indiquer le numéro de votre ligne privée. Pour l utilisation professionnelle d une ligne privée, factures détaillées avec communications professionnelles surlignées et totalisation. 9. FRAIS INTERNET Les factures doivent être à votre nom et adresse. TYPES DE FRAIS 10. FRAIS FOURNITURES - PAPETERIE 11. FRAIS A L ETRANGER 12. CARTES DE VISITE PROFESSIONNELLES 13. LOYER DE BUREAU CONDITIONS Les achats de documentation doivent être étroitement liés à votre activité et le titre de l ouvrage doit être précisé. Les documentations et les journaux généralistes ne sont pas pris en compte. Les frais de développement photos seront remboursés uniquement sur présentation de l index. Ils doivent figurer sur une note de frais distincte et fournir un document où figure le taux de change. Ces frais sont hors plafond des 30 % du salaire brut. Les cartes de visite sont remboursées sur présentation de la facture et d une copie de la carte de visite. La carte de visite doit comporter les mentions suivantes : - nom, - prénom, - activité, - coordonnées professionnelles. Loyer de bureau remboursé uniquement les mois où vous recevez une paye, sur la base de la taxe d habitation ou de la facture du loueur qui ne peut pas être à l ordre de VALOR car VALOR ne peut avoir d autre bail que ses bureaux propres. La TVA n est donc pas récupérable. La quote part de remboursement de votre loyer à domicile se limite à : - 25m² de surface, - 30 % de la surface de votre logement. 14. CADEAUX Par an, les factures sont limitées : - Plafonnement fiscal du montant remboursable par personne et par cadeau - à 3 personnes. Préciser les noms et les sociétés des bénéficiaires sur la facture. 15. FORMATION Formations (non prises en charge dans le cadre de la formation professionnelle continue) remboursées uniquement si elles rentrent dans le cadre de votre activité, après contrôle des RH (pour plus d information, consultez la Fiche 7.1 du livret d accueil «Modalités de prise en charge de la formation»). 20

21 N hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ou de vos suggestions d amélioration. Pour toutes questions sur l utilisation du logiciel, veuillez contacter votre interlocutrice : Mme Solange PERENNES sperennes@valor.fr si vous ne trouvez pas réponse à votre question dans les règles générales des frais ci-dessus, nous vous invitons à contacter : Mme Audrey ROBERT arobert@valor.fr 21

22 VI. ANNEXES Tableau des natures de Frais ATTENTION: A séparer : - vos frais «étrangers» de vos frais «français» - vos frais «non refacturables» de vos frais «refacturables» Frais étrangers Nature Frais Hôtel étranger Invitation commerciale étranger Per-diem Repas étranger Transport étranger TVA non récupérable Type Frais HOTEL ETRA INV COM ET PER DIEM REPAS ETRA TRANSP ETR Autres Frais TVA non récupérable TVA récupérable Nature Frais Type Frais Type Frais Adhésion association professionnelle ADHESION A Annonces et insertions ANNONCES IN Assurance bureau ASSURANCE Cadeaux commerciaux CADEAU COM Documentation ( TVA 19.6%) DOCUM 19.6% Documentation (TVA 2.1%) DOCUM2.1% Documentation (TVA 5.5%) DOCUM.5% EDF (électricité du bureau) EDF EXONERÉE Entretien & réparations ENT ÉPARA Formation FORMATION Fournitures de bureau FOURN BURO Honoraire HONORAIRE Hotel France HOTEL FRA Invitation commerciale INV COM FR Kilométrage véhicule KILOMETRAG Location de salle LOCAT SALL Location immobilière LOCAT IMMO Location de bureau LOCAT BURE Petit matériel ( matériel -de 500 ) PETIT MATERIEL Poste (timbres.) POSTE Repas France REPAS FRA Salon professionnel SALON PROF Téléphone ( Internet, téléphone ) TELEP INT Transport France TRANSP FRA 22