Rapport financier électronique

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1 Ce manuel contient des instructions pour des évènements commençant avant le 19 Décembre Guide d'utilisateur du Rapport financier électronique EC (06/13)

2 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Cette page blanche a été laissée intentionnellement. EC 20206

3 Table des matières CHAPITRE 1 Renseignements généraux 1.1 Guide d utilisation de l application RFE Introduction...1 Contenu Coordonnées Documents publics d appui formulaires financiers...3 CHAPITRE 2 Gestion de l application 2.1 Obtenir l application RFE Plates-formes d utilisation Installer l application RFE Vérifier la version Mettre à jour l application RFE Navigation Services Faire une copie de secours de la base de données...14 Faire une copie de secours Restaurer une copie de secours CHAPITRE 3 Comment démarrer 3.1 Créer un rapport financier Ouvrir un rapport financier existant Modifier le profil de l entité politique...16 Modifier les détails sur l agent Modifier un événement CHAPITRE 4 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 4.1 Enregistrer les rentrées de fonds...17 Onglet Contributions Onglet Prêts Onglet Transferts reçus Onglet Argents perçus Onglet Contributions dirigées Enregistrer les sorties de fonds Onglet Dépenses Onglet Transferts envoyés EC I

4 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Créances impayées Onglet Élection partielle Onglet Limite des dépenses d élection...38 Onglet Dépenses électorales pour une élection générale Sommaire financier Onglet Sommaire financier Onglet Dépenses optionnelles...41 Onglet Outil budgétaire...41 Onglet États financiers...41 CHAPITRE 5 Soumission électronique du RFE 5.1 Soumettre le rapport électronique à Élections Canada Imprimer le rapport financier CHAPITRE 6 Dépannage 6.1. Je ne réussis pas à ouvrir l application RFE Je ne réussis pas à ouvrir un rapport financier Je ne peux pas effacer le nom d un donateur de la base de données Le dossier des fichiers d exportation est vide Mon pare-feu ou antivirus empêche le lancement de l application RFE Annexes 1. Modèles de données à importer Ajouter une dépense II EC 20206

5 CHAPITRE 1 Renseignements généraux 1.1 Guide d utilisation de l application RFE Introduction Le guide d utilisation de l application Rapport financier électronique (RFE) offre aux entités politiques les connaissances et le soutien technique dont elles ont besoin pour produire un rapport financier en utilisant l application RFE. Le guide vise à décrire les diverses fonctions de l application ainsi qu à aborder certaines questions relatives au dépannage. Contenu Le guide d utilisation de l application RFE vous permettra de savoir comment : obtenir, installer et mettre à jour l application RFE; naviguer dans l application; créer et modifier des événements et des rapports; enregistrer les rentrées de fonds et les décaissements; soumettre un rapport financier électronique; diagnostiquer une panne. EC

6 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 1.2 Coordonnées En ligne Téléphone Réseau de soutien sur le financement politique Heures normales de bureau Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l Est) Heures prolongées de bureau Des avis concernant les heures prolongées seront envoyés avant les dates d échéance de production des rapports et les périodes électorales. Élections Canada Demandes de renseignements généraux INFO-VOTE ( ) Télécopieur Financement politique (sans frais) Poste Élections Canada 257, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 0M6 Courriel Demandes de renseignements généraux Demandes de renseignements Financement politique Demandes de renseignements RFE 2 EC 20206

7 1.3 Documents publics d appui formulaires financiers Renseignements généraux Les Documents publics d appui tels que les formulaires financiers, les formulaires d enregistrement et les manuels se trouvent aux endroits suivants : Site Web d Élections Canada Clé USB multimédia Téléphone 1. Allez à 2. Sélectionnez la langue de votre choix. 3. Cliquez sur «Participants politiques». 4. Sélectionnez votre entité : «Outils pour les». 5. Sélectionnez «Formulaires financiers», «Formulaires d enregistrement» ou «Manuels». Documents publics sur le financement des élections Veuillez téléphoner au Réseau de soutien sur le financement politique au pour demander vos formulaires. EC

8 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 4 EC 20206

9 CHAPITRE 2 Gestion de l application 2.1 Obtenir l application RFE Il existe trois façons d obtenir l application RFE : 1. Clé USB multimédia L application RFE est comprise dans la clé USB multimédia offerte par Élections Canada. 2. Site Web Faites une demande par courriel à en prenant soin d inclure votre nom, votre rôle (candidat, agent officiel, agent financier, etc.) et votre appartenance politique. Un lien vous sera alors fourni qui vous permettra de télécharger l application RFE à partir du site Web d Élections Canada. 3. Par téléphone Vous pouvez demander l application RFE auprès du réseau de soutien sur le financement politique au Plates-formes d utilisation L application RFE peut être installée sur la plupart des systèmes d exploitation de Microsoft. Windows XP, Windows NT, Windows ME, Windows 2000, Windows Vista et Windows 7 sont les plates-formes les plus couramment utilisées. Les utilisateurs de Macintosh peuvent installer l application RFE uniquement dans un environnement virtuel Windows. Les exigences ci-dessous doivent être respectées pour installer l application sur un ordinateur Macintosh : Circuit intégré PowerPC 1. Installer Microsoft Virtual PC. 2. Installer Windows 2000 ou XP dans l environnement virtuel. 3. Installer l application RFE. OU Circuit intégré Intel 1. Installer Windows 2000, XP, Vista ou Windows 7 au moyen de Boot Camp (que vous trouverez à ou dans un environnement virtuel. Note : Élections Canada n offre pas de soutien technique aux utilisateurs de Macintosh. EC

10 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.3 Installer l application RFE Les étapes d installation de l application RFE sont les suivantes : 1. Trouver le fichier setup.exe et cliquer deux fois sur celui-ci. 2. Saisir le mot de passe pour l installation. Tous les mots de passe sont fournis avec l application. Si vous n avez pas de mot de passe, veuillez téléphoner au réseau de soutien sur le financement politique au Une fenêtre vous demandant de choisir le dossier de destination s affichera. Le dossier par défaut est C:\Program Files\RFE\. 4. Une fenêtre vous demandant de choisir le dossier de destination des données s affichera. Tous les rapports financiers sont sauvegardés dans le même dossier. Les chemins par défaut pour tous les Documents publics sauvegardés par l application RFE sont les suivants : Pour Windows 2000 et Windows XP C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ Pour Windows Vista et Windows 7 C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ 5. Cliquer sur «OK» pour terminer l installation. 6. L icône de l application RFE s affichera sur votre bureau. 7. Cliquer deux fois sur l icône de l application RFE pour démarrer le programme. Note: Il est fortement recommandé d installer l application RFE dans le dossier donné par défaut. Si vous voulez choisir un autre dossier, veuillez prendre note du changement. 6 EC 20206

11 Gestion de l application 2.4 Vérifier la version Les anciennes versions de l application RFE ne reflètent pas la législation actuelle en matière de financement politique. Il est donc important d utiliser la version la plus récente de l application lorsque vous établissez un rapport financier. Pour vérifier le numéro de la version : 1. Lancer l application RFE. 2. Repérer le numéro de la version dans la barre de titre de la fenêtre principale. OU 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Aide. 3. Sélectionner «À propos». 4. Repérer le numéro de la version dans la fenêtre. 5. Cliquer sur «OK» pour fermer la fenêtre. EC

12 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.5 Mettre à jour l application RFE L application RFE est mise à jour régulièrement. Les nouvelles versions peuvent être téléchargées à partir du site Web d Élections Canada. Pour vérifier s il existe une nouvelle version de l application, veuillez suivre les étapes ci-dessous : Version 3.6 ou plus récente Les versions 3.6 et subséquentes de l application RFE vérifieront automatiquement les mises à jour. Si une nouvelle version est disponible, veuillez la télécharger à partir du site Web d Élections Canada. Version 3.5 Pour mettre à jour la version 3.5 : 1. Cliquer sur le menu Aide. 2. Sélectionner «Rechercher des mises à jour». Si une nouvelle version de l application est disponible, veuillez suivre les directives à l écran et télécharger la version la plus récente à partir du site Web d Élections Canada. Version 3.4 ou antérieure Pour mettre à jour la version 3.4 ou une version antérieure, l utilisateur doit télécharger la version la plus récente de l application RFE. Pour en savoir davantage à ce sujet, veuillez consulter la sous-section 2.1, Obtenir l application RFE. N oubliez pas qu une connexion active à Internet est nécessaire pour vérifier les mises à jour. Peu importe la version utilisée, il est conseillé de faire une copie de secours de la base de données avant de télécharger la version la plus récente. Pour en savoir davantage à ce sujet, veuillez consulter la sous-section 2.8, Faire une copie de secours de la base de données. Note: Lorsque vous effectuez une mise à jour de l application RFE, la base de données existante est sauvegardée, et les rapports financiers existants ne devraient pas être perdus. La sauvegarde d une copie de secours des données avant la mise à jour du logiciel se veut donc uniquement une mesure de précaution. 8 EC 20206

13 Gestion de l application 2.6 Navigation La section suivante présente les principaux menus, onglets, raccourcis de l application RFE ainsi que des conseils. Fonction Fenêtre Détails Champs soulignés Les champs soulignés sont obligatoires. L application RFE ne permet pas aux utilisateurs de continuer si les champs soulignés ne sont pas remplis. Triage Onglets Bouton «détails» Enregistrer Les utilisateurs peuvent trier les données en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le titre de la colonne. Il suffit de cliquer sur un onglet pour naviguer dans l application RFE, mais pensez d abord à sauvegarder votre travail. Le texte d un onglet actif s affiche en noir, tandis que le texte des onglets inactifs s affiche en blanc. Pour modifier ou mettre à jour une entité en particulier (donateur, fournisseur, etc.), vous devez cliquer sur le bouton Détails, situé à côté du champ indiquant le nom de l entité. Veuillez noter que les changements effectués se répercuteront sur toutes les transactions enregistrées sous ce nom dans tous les rapports. Il est important de sauvegarder votre travail lorsque vous remplissez un rapport financier, afin de prévenir toute perte de données et permettre à vos changements de prendre effet. Il existe trois façons de sauvegarder les changements dans l application RFE : 1. Cliquer sur le bouton Enregistrer au bas de chaque fenêtre. 2. Appuyer sur les touches CTRL+S de votre clavier. 3. Cliquer sur le menu Fichier et sélectionner «Enregistrer». EC

14 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Supprimer Pour supprimer une entrée : 1. Cliquer sur la ligne à supprimer. L icône de l index indique la ligne sélectionnée. 2. Cliquer sur «Supprimer» situé au bas de la fenêtre. 3. Cliquer sur «Oui» pour confirmer. Note : N utilisez le bouton Supprimer de l onglet Profil que si vous souhaitez supprimer le rapport au complet. Le bouton Supprimer n efface pas les renseignements du profil. Aperçu Le bouton Aperçu est situé au bas de chaque fenêtre et permet aux utilisateurs de visualiser la page correspondante du rapport financier. Il vous faut sauvegarder les changements au rapport financier avant d utiliser cette fonction. Les utilisateurs ont aussi la possibilité d imprimer la page visualisée. 10 EC 20206

15 Gestion de l application 2.7 Services Fonction Fenêtre Détails Langues Pour changer la langue de l application : 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Changer langue». Veuillez fermer tous les rapports financiers avant de changer la langue de l application. Mots de passe Pour activer la protection par mot de passe ou pour changer les mots de passe de l application: 1. Cliquer sur le menu Services. 2. Sélectionner «Activer la protection par mot de passe» (pour protéger votre base de données par un mot de passe) ou «Changer mot de passe» (pour changer le mot de passe d ouverture de session ou le mot de passe pour l impression des reçus). 3. Suivre les directives à l écran. Format de la date Lorsque vous entrez des dates dans l application RFE, veuillez utiliser le format de date courte. Pour confirmer ou changer le format de la date dans votre ordinateur : 1. Cliquer deux fois sur «Poste de travail» et cliquer sur «Panneau de configuration». 2. Cliquer sur «Langues et paramètres régionaux». 3. À l onglet Paramètres régionaux, cliquer sur «Personnaliser». 4. Cliquer sur l onglet Date et sélectionner une option dans le menu déroulant Format de date courte. 5. Cliquer sur «OK». EC

16 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Exporter des données Pour exporter des données : 1. Ouvrir un rapport financier. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Exporter données». 4. Prendre note du chemin d accès où les fichiers d exportation seront sauvegardés. 5. Cocher les parties du rapport que vous souhaitez exporter. 6. Cliquer sur «Exporter». 7. Ouvrir le dossier des fichiers d exportation pour récupérer ces fichiers. 12 EC 20206

17 Gestion de l application Importer un fichier texte Les contributions (pour toutes les entités politiques), les contributions dirigées (pour les candidats à la direction et les partis enregistrés) et les cessions de fonds (pour les partis enregistrés seulement) peuvent être importées dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Des fichiers type sont créés sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Leur emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ces fichiers ont pour nom «Contributions(Can,EDA,Party).txt», «Contributions(NC,LC).txt», «transfer.txt» et «DirectedContributions.txt». Ils peuvent être ouverts dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ces modèles pour consigner les contributions, les contributions dirigées et les cessions de fonds. Un exemplaire papier de ces modèles se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Veuillez consulter la sous-section 4.1, Entrer une rentrée de fonds : contributions, contributions dirigées et cessions de fonds, pour en savoir davantage à ce sujet. EC

18 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.8 Faire une copie de secours de la base de données Il est recommandé de faire une copie de secours de la base de données de l application RFE régulièrement, soit chaque fois que vous êtes invité à le faire en fermant le logiciel. Faire une copie de secours La copie de secours peut être faite à n importe quel moment pendant que vous utilisez l application. 1. Lancer l application, ou ouvrir un rapport financier si l application est déjà en cours d utilisation. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Copie de secours». Tous les rapports financiers sont sauvegardés dans le même dossier. L emplacement par défaut de la copie de secours est : Pour Windows 2000 et Windows XP C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\dbbackup\ Pour Windows Vista et Windows 7 C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\dbbackup\ Note: Il est recommandé d enregistrer une copie du fichier de secours sur un lecteur réseau ou sur un support amovible, car les données de l application RFE pourraient être perdues en cas de défaillance du disque dur de votre ordinateur. Restaurer une copie de secours 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Restaurer la copie de secours». 4. Sélectionner la copie de secours désirée que vous trouverez à l emplacement par défaut des copies de secours. Si l emplacement par défaut des copies de secours a été modifié, naviguer au nouvel emplacement que vous avez créé. 5. Cliquer sur «Ouvrir». Note: Le titre du fichier de secours contient la date de la sauvegarde. Par exemple, le fichier RFEbackup2013Jan14.zip indique que la sauvegarde a été faite le 14 janvier Lorsque vous restaurez un fichier de secours, votre base de données existante sera remplacée par la version créée lors de la sauvegarde de votre fichier de secours. Toutes les données entrées après la dernière sauvegarde du fichier de secours seront perdues. 14 EC 20206

19 CHAPITRE 3 Comment démarrer 3.1 Créer un rapport financier 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Fichier et sélectionner «Nouveau retour financier» ou cliquer sur le bouton Nouveau. 3. Cliquer sur «Suivant». 4. Sélectionner le type de rapport financier que vous voulez créer. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Sélectionner l événement pour lequel vous devez établir un rapport. Avant de cliquer sur «Suivant», vérifier que les détails de l événement sont corrects et apporter les modifications nécessaires au besoin. Si vous établissez un rapport annuel pour un parti ou une association, la date de fin de l exercice financier doit être le 31 décembre. Vous pouvez aussi créer un nouvel événement en cliquant sur «Ajouter» et en insérant les détails de l évènement. 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Sélectionner une entité politique et cliquer sur «Suivant». Vous pouvez aussi ajouter une nouvelle entité politique en cliquant sur «Ajouter» et en insérant les renseignements sur l entité politique. 9. Cliquer sur «Suivant». 10. Pour les candidats seulement : Indiquer qui a payé le cautionnement de candidature et cliquer sur «Suivant». 11. Cliquer sur «Ajouter» pour ajouter un agent. 12. Saisir les renseignements sur l agent. 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Terminer». 3.2 Ouvrir un rapport financier existant 1. Dans le menu Fichier, sélectionner «Ouvrir un retour financier», ou cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le rapport financier que vous voulez ouvrir. 2. Cliquer sur «OK». Note: Si la base de données de l application ne contient qu un seul rapport, celui-ci s ouvrira automatiquement au lancement de l application. EC

20 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 3.3 Modifier le profil de l entité politique 1. Ouvrir un rapport financier existant. (Veuillez consulter la sous-section 3.2, Ouvrir un rapport financier existant). 2. L onglet Profil s ouvre par défaut. 3. Modifier les renseignements au besoin. Rappel : les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «Enregistrer». Modifier les détails sur l agent 1. Dans le menu Édition, sélectionner «Détails sur l agent», ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier, ou encore cliquer sur le bouton Détails situé à côté du champ indiquant le nom de l agent. Vous pouvez modifier les détails au besoin. N oubliez pas que les changements apportés aux renseignements de l agent s appliqueront aussi à tous les autres Documents publics qu il soumet. 2. Cliquer sur «OK». Note: N oubliez pas que si vous cliquez sur le bouton Supprimer au bas de l onglet Profil, vous supprimerez le rapport en entier, et non pas seulement le contenu de l onglet. 3.4 Modifier un événement 1. Lancer l application RFE et fermer tout rapport ouvert. 2. Cliquer sur «Services». 3. Sélectionner «Maintenir événements». 4. Modifier le nom ou la date des événements. Note: N oubliez pas que les modifications apportées à un événement s appliqueront à tous les rapports créés pour cet événement. 16 EC 20206

21 CHAPITRE 4 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 4.1 Enregistrer les rentrées de fonds Onglet Contributions On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Contributions de l application RFE. Cette section s applique aux rapports financiers des candidats, des candidats à l investiture, des candidats à la direction, des partis enregistrés et des associations enregistrées. Pour débuter, ouvrir le rapport financier approprié et cliquer sur l onglet Contributions. Ajouter une contribution Concerne : candidats seulement. Pour les contributions monétaires seulement : 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution. 3. Entrer le montant de la contribution monétaire, tel que défini par la Loi électorale du Canada. 4. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 5. Entrer le montant en numéraire donné par le donateur. 6. Entrer l avantage pour le donateur, tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 7. Entrer une description de l avantage pour le donateur, tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 8. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions non monétaires sont ajoutées dans l onglet Dépenses. En insérant la valeur commerciale du bien ou du service donné dans l onglet Dépenses, l application RFE va automatiquement ajouter la contribution non monétaire dans l onglet Contributions. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer les sorties de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données EC

22 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. Ajouter une contribution Concerne : candidats à l investiture et candidats à la direction seulement. Pour les contributions monétaires seulement : 9. Cliquer sur «Ajouter». 10. Entrer la date de la contribution. 11. Entrer le montant de la contribution monétaire. 12. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 13. Cliquer sur «OK». 14. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions non monétaires sont ajoutées dans l onglet Dépenses. En insérant la valeur commerciale du bien ou du service donné dans l onglet Dépenses, l application RFE va automatiquement ajouter la contribution non monétaire dans l onglet Contributions. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer les sorties de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. 18 EC 20206

23 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Ajouter une contribution Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution. 3. Sélectionner le type de la contribution (monétaire ou non monétaire) dans le menu déroulant. 4. Entrer le montant de la contribution. 5. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 6. Cliquer sur «Enregistrer». Si vous avez sélectionné «monétaire» à l étape 3, veuillez suivre les étapes ci-dessus : 7. Entrer le montant en numéraire donné par le donateur. 8. Entrer l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 9. Entrer une description de l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 10. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. EC

24 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Ajouter une contribution anonyme de 20 $ ou moins Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution 3. Sélectionner le type de la contribution dans le menu déroulant. 4. Cliquer sur le menu déroulant Donateur. 5. Sélectionner «<Anonyme>». 6. Cliquer sur «Sélectionner». 7. Entrer le nombre approximatif de donateurs. 8. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions anonymes ne peuvent dépasser 20 $. 20 EC 20206

25 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Importer les données sur les contributions à partir d un fichier texte Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. Les contributions peuvent être importées dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Un fichier type est créé sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Son emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ce fichier a pour nom «Contributions(Can,EDA,Party).txt», «Contributions(NC,LC).txt». Il peut être ouvert dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ce modèle pour consigner les contributions. Un exemplaire papier de ce modèle se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Note : Le format de la date du fichier importé doit être identique au format de date courte (p. ex. JJ/MM/AA) choisi dans les paramètres régionaux de votre ordinateur. Voir la sous-section 2.7, Services (format de la date), pour de plus amples renseignements. Pour importer les données sur les contributions à partir d un fichier texte : 1. Enregistrer tous les changements au rapport financier avant d importer des contributions. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Importer fichier texte». Cliquer sur «Suivant» dans l assistant d importation. 4. Choisir l événement et l entité politique. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Cliquer sur «Contributions». 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Cliquer sur le bouton Parcourir. 9. Sélectionner le fichier Contributions.txt et cliquer sur «Ouvrir». 10. Cliquer sur «Suivant». 11. L assistant d'importation calcule le nombre d entrées ayant des erreurs et le nombre d entrées prêtes à l importation; cliquer sur «Suivant». EC

26 Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 12. Corriger les erreurs dans les cellules rouges, puis cliquer sur «Validation». 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Imprimer» pour imprimer la liste des contributions, ou cliquer sur «Suivant». 15. Si l application vous demande de sélectionner les entrées à importer, cliquer sur «Sélectionner tout» ou cocher les entrées individuelles, puis cliquer sur «Suivant». 16. Cliquer sur «Terminer». Valider la contribution Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. L application RFE valide les plafonds de contributions, les noms des donateurs et les coordonnées obligatoires. Dans l onglet Contributions : 1. Cliquer sur «Valider». 2. Cliquer sur «OK». 3. Lire tous les messages de validation. Ajouter une contribution retournée Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur la contribution à retourner dans l onglet Contributions. 2. Cliquer sur «Ajouter une contribution retournée». 3. Vérifier dans la barre de titre que vous retournez la bonne contribution. 4. Entrer la date du retour de la contribution. 5. Entrer le montant retourné. 6. Cliquer sur le menu déroulant Retournée à. 7. Choisir «Donateur» ou «Bureau du DGE». 8. Cliquer sur «Enregistrer». 9. Cliquer sur «Fermer». 10. Dans le cas des candidats, des candidats à l investiture et des candidats à la direction, ne pas oublier de consigner aussi la contribution retournée à l onglet Dépenses. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer une sortie de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Regarder une contribution retournée Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur la contribution à regarder. 2. Cliquer sur «Regarder une contribution retournée». 3. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une contribution retournée dans cette fenêtre. 4. Cliquer sur «Enregistrer». 22 EC 20206

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Retour table des matières TABLE DES MATIÈRES Ouvrir un compte 1 Créer votre nom utilisateur et votre mot de passe 1 Ouvrir une session 3 Faire une commande / Légende de prix 3 1. Avec l option «Mes favoris» 4 2. Avec l option «Items

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