EDC en Direct Guide du Centre d assurance comptes clients

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1 EDC en Direct Guide du Centre d assurance comptes clients

2 Table des matières Introduction à EDC en Direct... 2 Section A : Mise en marche... 3 Section B : Approbations de crédit... 5 Demander une approbation de crédit Analyser, supprimer ou augmenter une limite de crédit Ajouter un nouvel acheteur Section C : Déclarations Soumettre une déclaration Visualiser les déclarations soumises Section D : Police Visualiser le relevé de compte Visualiser la couverture actuelle Demander une couverture supplémentaire Section E : Gestion des créances Déclarer un compte en souffrance Soumettre une demande d indemnisation Solliciter les services d une agence de recouvrement Section F : Ressources Passer en revue les formulaires et les renseignements supplémentaires Section G : Outils Gérer les coordonnées des personnes-ressources pour les approbations de crédit et les déclarations Le présent guide est fourni à titre informatif seulement et peut être mis à jour de temps à autre. Les modalités qui s appliquent à votre couverture peuvent différer de celles qui sont décrites dans le présent document. Pour en savoir plus sur les modalités de votre couverture, veuillez vous reporter à votre police. Guide d EDC en Direct

3 Introduction au Centre d assurance comptes clients dans EDC en Direct En quoi consiste le Centre d assurance comptes clients? Le Centre d assurance comptes clients est la section d EDC en Direct dans laquelle les clients de l assurance comptes clients peuvent effectuer diverses tâches liées à l assurance, comme soumettre des demandes d approbation de crédit en ligne ou des déclarations mensuelles, visualiser leur état de compte détaillé, signaler à EDC les comptes en souffrance et soumettre des demandes d indemnisation. Quels sont les caractéristiques et les avantages du Centre d assurance comptes clients? À titre de titulaire de police d une assurance comptes clients d EDC, vous pouvez, par l intermédiaire du Centre d assurance comptes clients d EDC, gérer votre police en ligne tout en tirant profit de caractéristiques qui vous feront économiser temps et argent : demander des approbations de crédit pour vos clients; économiser 25 % du coût d un rapport de crédit si un tel rapport doit être commandé en votre nom; modifier les approbations de crédit existantes ou supprimer les approbations de crédit inutilisées; demander l ajout de pays ou de modalités de paiement; remplir et soumettre vos déclarations; effectuer un paiement en ligne par l intermédiaire du site de votre institution bancaire; accéder à l historique de vos déclarations et états de compte (jusqu à 12 mois); déclarer et gérer les comptes en souffrance; solliciter les services d une agence de recouvrement à un tarif préférentiel négocié par EDC; soumettre des demandes d indemnisation et en faire le suivi; avoir accès aux principaux formulaires d assurance et guides sur l assurance. Comment obtenir accès à EDC en Direct et à bien d autres ressources? Si vous êtes un client d EDC, vous pouvez obtenir l accès à EDC en Direct de deux façons : en communiquant avec votre souscripteur; en appelant EDC en Direct au , sur semaine, de 8 h à 17 h 30 HE. Guide d EDC en Direct

4 Section A: Mise en marche Étape 1 Rendez-vous à et cliquez sur le bouton Connexion dans le coin supérieur droit. OUVERTURE DE SESSION Étape 2 Cliquez sur Clients et courtiers et entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. CLIQUEZ SUR OUVRIR UNE SESSION Guide d EDC en Direct

5 Section A: Mise en marche Étape 3 Une fois la session ouverte, vous apercevrez la page d accueil du Centre d assurance comptes clients que les titulaires de polices d assurance comptes clients utilisent pour gérer leur police.. Nota - Lorsque vous ouvrez une session pour la première fois, le système vous demande de lire et d accepter un contrat d utilisation avant de commencer. Fichier d aide : Pour obtenir des renseignements détaillés supplémentaires sur chaque page, cliquez sur le bouton Aide dans le coin supérieur droit de chaque page, à côté de Contactez-nous et de Quitter. Guide d EDC en Direct

6 Section B: Approbations de crédit Comme il est mentionné dans votre police d assurance comptes clients sous la rubrique Limites de crédit, vous devez établir une limite de crédit pour chacun de vos clients en suivant la procédure indiquée dans votre tableau de gestion du crédit. Vous pouvez établir une limite de crédit au moyen de la limite de crédit discrétionnaire ou d une demande d approbation de crédit à EDC. Dans la section Approbation de crédit, vous pouvez faire une demande de limite de crédit pour vos clients ou gérer leur limite de crédit existante. Demande d une nouvelle limite Demander une nouvelle limite de crédit pour un acheteur : Étape 1 Vous pouvez rechercher en utilisant : le nom et l adresse de l acheteur; ou le numéro D.U.N.S. de l acheteur. Guide d EDC en Direct

7 Section B: Approbations de crédit Étape 2.1 Si le nom de l acheteur figure dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Choisir de la liste ; passez à l étape 3. Étape 2.2 Si le nom de l acheteur ne figure pas dans la liste, cliquez sur Pas dans la liste entrez le nom légal, l adresse physique et le numéro de téléphone de la compagnie indiquez si vous avez un rapport de crédit courant; cochez la case appropriée si vous autorisez EDC à facturer votre compte dans l éventualité où un rapport de crédit soit requis. Cliquez sur Continuer Nota - Un rapport de crédit «courant» est un rapport publié au cours des 12 derniers mois. Guide d EDC en Direct

8 Section B: Approbations de crédit Étape 3 Entrez les détails de la demande d approbation de crédit; si vous avez déjà fait affaire avec l acheteur ou si vous désirez faire une mise en garde à son sujet, veuillez fournir des précisions dans l espace prévu à cette fin; soumettez la demande une fois remplie en cliquant sur Soumettre EDC examinera votre demande et vous répondra. Nota - Au moyen de cette information, EDC effectuera une analyse du crédit de l acheteur. Si requis et si vous avez autorisé EDC à le faire, EDC commandera un rapport de crédit en votre nom moyennant des frais. Guide d EDC en Direct

9 Section B: Approbations de crédit Gérer une approbation existante Gérer des approbations de crédit existantes : Si la limite de crédit approuvée n est pas suffisante ou si vous voulez modifier les modalités de paiement, demandez une modification. Étape 1 Sélectionnez le nom de l acheteur ou des acheteurs et cliquez sur Modifier Autres liens utiles Autres liens utiles Format d impression : permet d imprimer la liste des approbations de crédit existantes (le format est déjà réglé pour l impression). Format Excel : permet d exporter la liste des approbations de crédit courantes dans un fichier Microsoft Excel. Chercher : permet de rechercher un acheteur dans la liste des approbations de crédit courantes Étape 2 Apportez les modifications et soumettez la demande en cliquant sur Soumettre Guide d EDC en Direct

10 Section B: Approbations de crédit Retirer les limites existantes Retirer une limite qui n est plus requise : Étape 1 Sélectionnez le nom de l acheteur et cliquez sur Retirer Étape 2 Soumettez la demande en cliquant sur Soumettre Guide d EDC en Direct

11 Section C: Déclarations Aux termes de votre police, vous devez déclarer et verser les primes sur les ventes à crédit. L une de vos principales obligations aux termes de votre police consiste à déclarer à EDC les montants de vos ventes dans chaque pays et à payer la prime appropriée. Une fois la déclaration soumise, le système calcule le montant de la prime à verser et génère une facture. N oubliez pas, les ventes non déclarées ne sont pas assurées. Les déclarations doivent être remplies et les primes versées au plus tard le 20e jour du mois qui suit la période de déclaration. Par exemple, si vous faites des déclarations mensuelles, la déclaration pour le mois de janvier doit être soumise et la prime connexe versée au plus tard le 20 février. Nota - Vous devez soumettre une déclaration pour chaque période au cours de laquelle vous effectuez des ventes. Par exemple, vous ne pouvez pas déclarer une partie des ventes de février dans la déclaration qui porte sur les ventes de mars si la date limite pour la déclaration de février est passée. Ce faisant, vous pourriez mettre votre couverture en péril. En cas de doute, communiquez avec votre souscripteur. Vous pouvez soumettre vos déclarations et visualiser les déclarations déjà soumises dans la section Déclarations. Soumettre Soumettre des nouvelles déclarations : Étape 1 Sélectionnez le mois visé par la déclaration et cliquez sur Continuer Guide d EDC en Direct

12 Section C: Déclarations Étape 2.1 Aucune vente à déclarer : Sélectionnez Aucune vente à déclarer et cliquez sur Continuer ; une déclaration portant la mention NÉANT sera soumise et une facture d un montant de 0 $ sera générée Étape 2.2 Volume à déclarer : Saisissez le volume de ventes dans la colonne Valeur de la transaction et cliquez sur Continuer ; une fois le volume de ventes saisi, la prime à verser est calculée en fonction des taux établis dans le tableau des pays de la police; validez les montants; si vous êtes d accord, sélectionnez J accepte après avoir lu les notes importantes et soumettez les déclarations. Au sujet de la Valeur de l opération: Ventes canadiennes : les ventes à déclarer doivent être réparties entre les provinces ou territoires des acheteurs Ventes à l exportation : les ventes à déclarer doivent être réparties entre les pays des acheteurs. Nota - Les ventes effectuées en Ontario et au Québec sont assujetties aux taxes de vente provinciales respectivement de 8 % et 9 %. Guide d EDC en Direct

13 Section C: Déclarations Étape 3 Cette page contient le sommaire et la confirmation des déclarations; la fonction Voir facture permet d afficher l état de compte, les modalités de paiement et la date d échéance. Voir facture Visualiser les déclarations soumises Visualisez les déclarations déjà soumises en cliquant sur Déclaration pour la période appropriée. Guide d EDC en Direct

14 Section C: Déclarations Déclarations supplémentaires Si vous constatez que les montants de la déclaration d un mois donné ne correspondent pas aux montants de vos livres, il est extrêmement important de communiquer avec votre souscripteur pour que vos déclarations soient modifiées en conséquence. Ne soustrayez pas le montant de la modification d un mois donné du montant des déclarations des mois suivants. Cela pourrait être considéré comme une fausse déclaration du volume de ventes déclaré. Si vous avez soumis la déclaration du mois précédent et voulez faire une déclaration supplémentaire, vous n avez qu à cliquer sur Soumettre dans la section Déclarations. Étape 1 Sélectionnez le mois visé par la déclaration supplémentaire et cliquez sur Continuer Guide d EDC en Direct

15 Section C: Déclarations Étape 2 Entrez le volume de ventes supplémentaire dans la colonne valeur de la transaction et cliquez sur Continuer ; validez les montants; si vous êtes d accord, sélectionnez J accepte après avoir lu les notes importantes et soumettez les déclarations Nota - Comme c est le cas pour les nouvelles déclarations, vous devez soumettre les déclarations supplémentaires au plus tard le 20e jour du mois qui suit la période de déclaration. Guide d EDC en Direct

16 Section D : Police Visualiser le relevé de compte Cette fonction permet d afficher toutes les primes à verser ainsi que les frais facturés pour les commandes de rapports de crédit ou d autres services. Pour visualiser l état de compte, sélectionnez la période dans le menu déroulant et cliquez sur Continuer ; vous pouvez afficher les états de compte des 12 derniers mois. Visualiser la couverture L information contenue dans la présente section figure également dans le tableau des pays de votre police. La section contient de l information sur : les pays couverts; les modalités de paiement couvertes; le taux de prime (%). Demande de nouvelle couverture Dans cette section, vous pouvez : ajouter des pays à votre police; ajouter des modalités de paiement pour les pays qui figurent déjà dans la police. Entrez l information requise et soumettez la demande. Vous recevrez une confirmation vous avisant que votre souscripteur communiquera avec vous sous peu. Guide d EDC en Direct

17 Section E : Gestion des créances Le service de gestion des créances a rationalisé le processus qui permet de déclarer les comptes en souffrance et de soumettre les demandes d indemnisation. Grâce à ce service, vous pouvez : déclarer un compte en souffrance; soumettre une demande d indemnisation; demander les services d une agence de recouvrement à un tarif préférentiel négocié par EDC. Dans la section Gestion des créances, vous pouvez signaler de nouveaux comptes en souffrance ou gérer les comptes en souffrance existants et les demandes d indemnisation en fonction des critères suivants : Créances inférieures à $ Il n est pas nécessaire de signaler à EDC un montant impayé inférieur à $ comme étant un montant en souffrance tant que la créance ne peut pas faire l objet d une demande d indemnisation. Si un paiement est en souffrance depuis 120 jours (quatre mois) mais depuis moins de 12 mois, vous pouvez soumettre une demande d indemnisation express au moyen d EDC en Direct. Vous pouvez être admissible au programme Indemnisation express. Pour ce faire, la créance doit être confiée à une agence de recouvrement, ou l acheteur doit être insolvable. Si vous avez déjà fait appel à une agence de recouvrement pour cette créance, vous pouvez fournir cette information en ligne au moment de soumettre votre demande d indemnisation. Créances allant de $ à $ Vous pouvez, à votre gré, signaler tout montant entre $ et $ qui est impayé 90 jours (trois mois) après la date d échéance. Tout compte en souffrance de 120 jours (quatre mois) ou plus peut faire l objet d une demande d indemnisation. Avant de soumettre une demande d indemnisation, vous pouvez demander à EDC de confier le compte à une agence de recouvrement en sélectionnant Demande de services de recouvrement. Vous pouvez communiquer avec EDC en tout temps pour obtenir des conseils en matière d atténuation des sinistres. Comptes en souffrance supérieures à $ Toute créance supérieure à $ dont le paiement est en souffrance depuis 90 jours (trois mois) doit être déclarée comme compte en souffrance. EDC communiquera avec vous pour évaluer les options d atténuation des pertes. Services d une agence de recouvrement Parmi les principales mesures d atténuation des sinistres, nous vous recommandons de confier les comptes en souffrance à une agence de recouvrement. Pour profiter des tarifs de recouvrement préférentiels négociés par EDC, vous pouvez demander à EDC de confier une créance à une agence de recouvrement en sélectionnant Services d une agence de recouvrement. Si vous avez déjà confié le compte à une agence de recouvrement, vous devrez fournir cette information en ligne. Nota - Si l acheteur est insolvable, vous n avez pas à confier la créance à une agence de recouvrement mais vous devez soumettre une demande d indemnisation dès que vous recevez l avis de faillite. Guide d EDC en Direct

18 Section E : Gestion des créances Présenter une nouvelle créance Dans cette section, vous pouvez : déclarer un compte en souffrance; soumettre une demande d indemnisation; solliciter les services d une agence de recouvrement. Étape 1 sélectionnez une ou plusieurs Actions requises ; entrez l information sur la créance; cliquez sur Continuer Étape 2 Sélectionnez le nom de l acheteur et cliquez sur Sélectionner Nota - Si le nom de l acheteur ne figure pas dans la liste, reportez-vous à la page 6 pour des précisions sur la façon d ajouter le nom d un acheteur. Étape 3 (facultatif) Ajoutez les coordonnées de l acheteur et cliquez sur Continuer Guide d EDC en Direct

19 Section E : Gestion des créances Étape 4 Entrez les précisions sur la créance déclarée et cliquez sur Continuer Nota - Montant en souffrance + Montant exigible = Total de la créance Étape 5 Joignez tous les documents à soumettre et cliquez sur Continuer pour terminer le processus ou sélectionnez envoyer le document hors ligne pour soumettre les documents manuellement plus tard. Gérer les créances existantes Dans cette section, vous pouvez : déclarer tout paiement fait par l acheteur au titre de comptes en souffrance déclarés antérieurement; convertir un compte en souffrance en une demande d indemnisation; demander de confier un compte en souffrance à une agence de recouvrement; télécharger des documents. Étape 1 Sélectionnez le compte en souffrance existante et cliquez sur Mettre à jour la créance Guide d EDC en Direct

20 Section E : Gestion des créances Étape 2 Sélectionnez l une des créances mises à jour dans la liste et cliquez sur Continuer Étape 3.1 Déclarer les recouvrements Cette section permet de saisir les montants recouvrés au titre d un compte en souffrance après qu il ait été déclaré à EDC. Étapes: Sélectionnez Déclarer les recouvrements et cliquez sur Continuer ; indiquez le type du montant reçu; cliquez sur Continuer pour confirmer et sur Soumettre Types du montant reçu : Contrepartie : si vous devez un montant à l acheteur qui a été déduit du montant que l acheteur vous doit. Recouvrement : si l acheteur effectue le paiement selon l un des modes de paiement que vous avez accepté. Credit: si vous avez porté un montant au crédit de la facture de l acheteur. Guide d EDC en Direct

21 Section E : Gestion des créances Étape 3.2 Convertir une créance en demande d indemnisation Si un compte en souffrance déclaré antérieurement est admissible à une demande d indemnisation, vous pouvez avoir recours à cette fonction pour convertir rapidement le compte en souffrance en une demande d indemnisation. Étapes: Sélectionnez Convertir la créance en une demande d indemnisation et cliquez sur Continuer ; validez l information que vous avez initialement saisie au moment de la déclaration de ce compte en souffrance; si vous ne l avez déjà fait, joignez toute la documentation requise (veuillez prendre note que les documents peuvent également être envoyés hors ligne); cliquez sur Continuer ; lisez la demande d indemnisation et (ou) la convention de services de recouvrement; si vous consentez, sélectionnez J accepte et soumettez la demande. Étape 3.3 Convertir la créance en une demande de services d une agence de recouvrement Si vous avez déclaré un compte en souffrance et si vous êtes d avis qu il est improbable que la créance soit recouvrée sans l intervention d un tiers, vous pouvez demander à EDC de confier la créance à une agence de recouvrement. Étapes: Sélectionnez Convertir la créance en une demande de services d une agence de recouvrement en une demande d indemnisation et cliquez sur Continuer ; validez l information que vous avez initialement saisie au moment de la déclaration de ce compte en souffrance; cliquez sur Continuer ; joignez la documentation requise (p. ex. l état de compte, les bons de commande, les factures, les connaissements, toute correspondance pertinente) et cliquez sur Continuer ; cet écran vous permet de déléguer la responsabilité de convertir la créance en souffrance en une demande d indemnisation lorsqu elle devient admissible. En règle générale, les demandes d indemnisation sont admissibles lorsque la créance est impayée 120 jours (quatre mois) après la date d échéance. Sélectionnez Oui pour permettre à EDC d entreprendre le processus d examen de la demande d indemnisation immédiatement après la date d admissibilité et cliquez sur Continuer ; lisez la demande d indemnisation et (ou) la convention de services de recouvrement; si vous consentez, sélectionnez J accepte et soumettez la demande. Guide d EDC en Direct

22 Section E : Gestion des créances Étape 3.4 Télécharger les documents Télécharger des documents, comme de l information sur le crédit, des factures, une preuve de dette, une preuve d expédition, un état de compte, un avis d insolvabilité, la correspondance pertinente ou tout autre document à l appui des comptes en souffrance, des services de recouvrement ou des demandes d indemnisation antérieurement soumis. Étapes: Sélectionnez Télécharger les documents et cliquez sur Continuer ; téléchargez les documents pertinents. Guide d EDC en Direct

23 Section F: Ressources Formulaires Cette section contient des ressources supplémentaires, y compris : un calculateur de déclarations : cet outil peut servir à calculer le total des primes payables; un ordre de paiement : document à remplir et à envoyer à EDC donnant pour instruction à EDC de verser toute indemnité à votre banques ou institution financière. Information Cette section contient : des guides; des FAQ est-ce aussi utilisé en français?; un glossaire de termes; une liste d agences de recouvrement. Guide d EDC en Direct

24 Section G: Outils Modifier le profil Cette section vous permet de gérer les coordonnées des personnesressources pour les approbations de crédit et les déclarations. Renseignements sur les contacts pour les autorisations : Cette section permet de modifier la manière dont EDC vous avise au sujet d une approbation de crédit. Renseignements sur les contacts pour les autorisations : un courriel sera envoyé à la personne-ressource principale et à toute autre personneressource dès que les formulaires de déclaration sont disponibles Guide d EDC en Direct