SYSTÈ MÈ DÈ GÈSTION D È VÈ NÈMÈNTS

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1 SYSTÈ MÈ DÈ GÈSTION D È VÈ NÈMÈNTS GUIDE DE L UTILISATEUR DE CLUB Le document suivant est un guide destiné au personnel des clubs qui gère les bases de données. Le système de gestion d évènements de Water Polo Canada (ci-après, WPC) est un outil utilisé pour sanctionner les évènements ayant lieu au Canada et les permis de voyage pour les équipes participant à des compétitions à l étranger. 9/1/2014 Page 0

2 Table des matières Vue d ensemble... 2 Responsabilités dans le cadre du système d évènements... 3 Demande de permis pour un voyage... 4 Saisie des informations sur le voyage... 5 Inscrits admissibles pour un voyage international... 5 Sélection et assurances des inscrits pour un voyage international... 6 Paiement d un permis de voyage... 8 Approbation du permis de voyage Modification à un permis de voyage Création et enregistrement d évènements en ligne Saisie des détails de l évènement Profil des athlètes admissibles Sélection des officiels Coordonnateurs de l évènement Soumettre un évènement pour approbation Vérification des détails de l évènement et du statut d approbation Inscription d une équipe à un évènement de WPC Inscription d une équipe à un évènement provincial ou de club Confirmation de l inscription d une équipe Création et soumission de la liste des inscrits formant l équipe Sélection du personnel à ajouter à la liste d équipe Sélection des athlètes pour la liste de l équipe Confirmation de soumission de la liste de l équipe Modification des données ou de la liste de l équipe Affichage, impression et exportation de la liste de l équipe Dates limites d inscription et de soumission de la liste de l équipe Rappel de la date limite de soumission de la liste de l équipe Évènements archivés Affichage de tout le calendrier d évènements Dépannage Page 1

3 Vue d ensemble Le Système de gestion d évènements permet aux clubs, aux FPS et à WPC de créer en ligne des évènements auxquels les équipes participantes pourront s inscrire, gérer la liste des participants et nouveauté de cette année à compter du 1 er octobre payer les frais d inscription aux évènements de WPC (championnats canadiens des clubs, ligue majeure nationale de développement, mini-ligue de développement, ligue canadienne féminine Super 8 et Coupe Jeunesse) en ligne par PayPal. De plus, le Système de gestion des évènements permet aux clubs et aux fédérations de faire des demandes de permis de voyage (international), d assurance voyage supplémentaire et - encore une fois à compter du 1 er octobre 2013 de payer en ligne le coût des assurances voyage supplémentaires par PayPal. Toutes ces fonctionnalités peuvent être trouvées en ouvrant une session sur ligne au Cliquez au lien Ouverture de session pour accéder au banque de donné sécurisé. Une nouvelle fenêtre apparaitra pour ensuite insérer votre nom d utilisateur et mot de passe. Page 2

4 Une fois que vous accédez au système, vous voyez deux sections appelées Évènements et Permis de Voyage. Le menu déroulant de chaque section comprend des soussections : Évènements courants, Évènements archivés; et Demande de voyage, Créer un nouveau permis de voyage et Permis de voyage approuvés. Responsabilités dans le cadre du système d évènements En tant qu utilisateur de club, vous êtes responsable de la gestion des systèmes informatiques au sein de votre club. Une de vos principales responsabilités d utilisateur de club est de vous assurer que vous comprenez comment utiliser le système d adhésion des inscrits et le système de gestion d évènements. Les deux systèmes vont de pair et les utilisateurs auront de la difficulté à faire usage du système de gestion d évènements s ils ne savent pas comment enregistrer et activer les inscrits. Pour qu un évènement soit considéré comme «sanctionné» par WPC et votre FPS, et ainsi accepté et couvert par la police d assurance de WPC, il doit être inscrit correctement dans le système de gestion d évènements. En tant qu utilisateur de club, votre deuxième responsabilité est de vous assurer que tous les évènements organisés par votre club sont répertoriés en ligne. La responsabilité majeure finale pour un utilisateur de club est de s assurer que l inscription et la soumission de la liste des joueurs composant l équipe pour tout évènement auquel une équipe de votre club participe sont faites en ligne. De plus, lorsqu une équipe de votre club voyage à l extérieur du Canada pour un camp d entraînement ou pour un tournoi, vous devez remplir la demande de permis de voyage international en ligne. Les clubs peuvent refuser Page 3

5 l assurance voyage de deuxième risque; toutefois, veuillez noter que la couverture générale normale n inclut pas les évènements à l extérieur du pays. Seuls les inscrits actifs dans la catégorie d adhésion adéquate pourront participer aux évènements répertoriés en ligne, ce qui inclut le permis de voyage. Demande de permis pour un voyage Pour demander un nouveau permis de voyage (évènements internationaux seulement), placez le curseur sur la section intitulée Évènements, puis cliquez sur la sous-section Créer un nouveau permis de voyage. Les clubs ne sont pas tenus de souscrire l assurance voyage de deuxième risque s ils ne le souhaitent pas, ou s ils ont leur propre assurance voyage privée. Toutefois, les clubs et les équipes doivent remplir la demande de permis de voyage afin de pouvoir voyager à l étranger. Placez le curseur sur Permis de voyage et cliquez sur Créer un nouveau permis de voyage pour demander un permis de voyage. Page 4

6 Saisie des informations sur le voyage Une fois que vous avez cliqué sur la sous-section Créer un nouveau permis de voyage, un permis de voyage d une page apparaîtra dans votre navigateur Web. Commencez à entrer les informations. Votre province et club apparaîtra automatiquement et ne pourra être modifiée. À la première section (ci-dessus) du permis de voyage, l auteur de la demande doit inscrire ses coordonnées ainsi que les coordonnées de l endroit où l équipe demeurera à l étranger. Tous les champs marqués d un astérisque rouge * sont des champs obligatoires. Les informations sur le demandeur et sur l hôte à l étranger doivent être exactes, sans quoi le permis de voyage ne sera pas accepté. Lorsque vous entrez le numéro de téléphone de l hôte à l étranger, veuillez inclure l indicatif régional (par exemple, lorsque vous voyagez aux États- Unis, ). N oubliez pas que la date de départ et la date d arrivée doivent être précises pour la couverture et les calculs d assurance. Le montant dû à WPC est calculé en fonction des dates inscrites dans les champs Départ du Canada et Retour au Canada. Inscrits admissibles pour un voyage international La deuxième section du permis de voyage est la sélection des personnes qui voyageront. Tous les inscrits de club primaire, secondaire, tertiaire, quatrième et hors province 1 and 2 actifs apparaîtront sur la liste d inscrits admissibles. Un membre peut apparaître dans plusieurs colonnes puisqu il peut être inscrit sous de multiples rôles (ex. : Gyula Toth ci-dessous). Page 5

7 Les modalités et conditions ainsi que les formulaires de réclamation peuvent être téléchargés. Sélection et assurances des inscrits pour un voyage international Les inscrits ne sont pas tenus de souscrire une assurance voyage de deuxième risque s ils ne le souhaitent pas, ou s ils ont leur propre assurance voyage privée. Toutefois, les clubs et les équipes doivent remplir la demande de permis de voyage afin de pouvoir voyager à l étranger. Pour de plus amples informations sur l assurance voyage nationale et internationale de WPC, veuillez visiter le L assurance voyage de deuxième risque peut être souscrite auprès de WPC pour un montant de 2 $ par jour par personne. Tous les inscrits qui voyageront avec l équipe à l extérieur du Canada doivent être sélectionnés; toutefois, ils n ont pas tous besoin de souscrire l assurance voyage de deuxième risque. Cliquez sur la case à gauche du nom de la personne inscrite si elle n a pas besoin d assurance supplémentaire et cliquez sur Assurance voyage si la personne inscrite a besoin d assurance supplémentaire. Page 6

8 Cochez la case Assurance pour obtenir l assurance supplémentaire et la case à gauche du nom si aucune assurance supplémentaire n est requise. Chaque colonne génère un décompte du total des inscrits qui voyagent indépendamment de leur statut d assurance. Le montant total dû est indiqué ici et il est calculé automatiquement. Comme vous pouvez le constater sur le diagramme ci-dessus, le total est automatiquement comptabilisé sous chaque colonne. Peu importe la case sélectionnée, le total prend en compte les inscrits ne bénéficiant pas de l assurance de deuxième risque et les inscrits profitant de l assurance de deuxième risque. Le montant total dû à WPC, comme indiqué sous la rangée des totaux, est de 56$. Ce montant est automatiquement généré par le système sur la base de la formule suivante : 2 $ x 4 jours x (3 entraîneurs + 2 chaperons + 0 athlète + 2 officiels). Le nombre de jours est déterminé dans la section Informations de contact à l étranger ci-dessus. Dès qu un membre est sélectionné pour l assurance voyage de deuxième risque, le champ Indiquez ici si vous voulez que WPC vous fournisse l assurance voyage de deuxième risque pour un montant de 2 $ par personne par jour est automatiquement sélectionné comme OUI et ne peut être modifié. Une fois que OUI est sélectionné, les coordonnées du club apparaîtront. Les coordonnées du club ne peuvent être modifiées que dans la section Clubs du système d adhésion (voir le Guide d utilisation pour plus d information). 2 $ x 4 jours x (3 entraîneurs + 2 chaperons + 0 athlète + 2 officiels) = 56 $ Page 7

9 Lorsque tous les renseignements sont entrés correctement, et que tous les inscrits qui voyageront sont sélectionnés, cliquez sur Soumettre pour finaliser le paiement en ligne avec PayPal. Champ OUI sélectionné par défaut dès qu un inscrit demande une assurance. Cliquez sur le bouton Soumettre pour finaliser le paiement par PayPal. Page 8

10 Paiement d un permis de voyage À compter du 1 er octobre 2013, tous les permis de voyage devront être payés en ligne par PayPal. Aucun permis de voyage ne sera approuvé sans paiement. Une fois les champs du permis de voyage remplis et soumis, une nouvelle fenêtre de confirmation du paiement s ouvrira. Cliques sur Payer pour accéder au site Web de PayPal et finaliser le paiement. Cliquez sur Payer pour accéder au site Web de PayPal et finaliser le paiement. Le système vous dirigera à la fenêtre d ouverture de session de PayPal. Vous verrez à gauche un récapitulatif de votre commande d assurance voyage ( ); à droite, vous devrez entrer votre nom d utilisateur et mot de passe PayPal. Si vous n avez pas de compte PayPal, vous devrez en ouvrir un en sélectionnant Vous n avez pas de compte PayPal?. Vous devrez vous créer un compte PayPal pour être en mesure de payer les permis de voyage de WPC. Page 9

11 Une fois que vous aurez ouvert une session PayPal en entrant votre nom d utilisateur et mot de passe, une confirmation de votre commande apparaîtra. Cliquez sur Payer pour finaliser le paiement. Cliquez sur Payer pour finaliser la transaction. Le mode de paiement par défaut est celui de votre profil. Sous Modes de paiement figure le mode que vous avez choisi à l ouverture de votre compte PayPal. Vous pouvez payer par transfert bancaire ou par carte de crédit. Cliquez sur Modifier pour voir quels sont vos choix. Si une modalité de paiement ne fait pas partie des choix de la liste, veuillez vérifier les modes de paiement que vous avez retenus dans les paramètres de votre compte. Une fois le paiement effectué, une autre fenêtre s ouvrira pour vous donner la possibilité de revenir au site Web de WPC ou d accéder à votre compte Paypal pour voir toutes les transactions et modifier les paramètres de votre compte. Vous pouvez imprimer votre reçu en cliquant sur le lien Imprimer un reçu situé à la gauche de l écran. Page 10

12 Impremier le reçu ici Retour au site de WPC Accès à l aperçu du compte PayPal Une fois que vous aurez cliqué sur le lien qui vous retourne au site Web de WPC, les fenêtres suivantes s afficheront. Votre fureteur devrait automatiquement revenir au permis de voyage. Si ce n est pas le cas, cliquez sur les liens requis. Maintenant que le paiement a été effectué, le processus d approbation peut commencer. Page 11

13 Approbation du permis de voyage Le processus d approbation d un permis de voyage est le suivant : 1. Le club remplit le formulaire de demande de permis de voyage et finalise le paiement en ligne avec PayPal. 2. Un courriel automatique est généré par le système et envoyé au demandeur pour confirmation. 3. Un courriel automatique est généré par le système et envoyé à la FPS pour approbation. 4. La FPS approuve le permis de voyage. 5. Un courriel automatique est généré par le système et envoyé au demandeur pour confirmation. 6. Un courriel automatique est généré par le système et envoyé à WPC pour approbation. 7. WPC approuve le permis de voyage. 8. Un courriel automatique est généré par le système et envoyé au demandeur et à la FPS pour confirmation. Le courriel automatique reçu par la FPS à la suite de la soumission et le paiement en ligne avec PayPal de la demande de voyage en ligne est le suivant : Page 12

14 Deux cases ont été créées : 1. Membres faisant partie du voyage (assurance voyage de deuxième risque souscrite) 2. Membres faisant partie du voyage (assurance voyage de deuxième risque refusée) Les FPS et WPC peuvent approuver les permis de voyage en cliquant sur le bouton vert Approuvé. Les lignes pointillées vides indiquent que ce permis n a pas encore été approuvé. Page 13

15 Comme vous pouvez le constater, deux cases apparaissent : Membres faisant partie du voyage (assurance voyage de deuxième risque souscrite) et Membres faisant partie du voyage (assurance voyage de deuxième risque refusée). Le courriel ci-dessus est envoyé à la fois à la FPS et à l utilisateur de club. Ce permis de voyage n a pas encore été approuvé (les champs «Autorisation de la fédération provinciale et nationale» n ont pas été remplis). Lorsque la FPS aura approuvé le permis, l utilisateur de club et WPC recevront le courriel suivant : Page 14

16 Veuillez noter que la fédération provinciale a maintenant approuvé la demande de permis (voir le champ Autorisation de la fédération provinciale : Approuvé). Toutefois, l approbation finale doit être effectuée par WPC avant que le club ne puisse voyager à l étranger. Lorsque WPC aura approuvé le permis, la FPS et l utilisateur de club recevront le courriel suivant : WPC et la FPS ont approuvé le permis de voyage, et le demandeur peut maintenant voyager à l étranger avec ce permis. Page 15

17 Modification à un permis de voyage Avec le système de paiement en ligne PayPal, les personnes qui ont demandé un permis peuvent maintenant faire toutes les modifications qu elles désirent. Le club n a plus besoin de communiquer avec la FPS pour demander des changements. Pour modifier un permis de voyage, cliquez dans la colonne Réviser sur le crayon correspondant au permis à modifier. Ce permis de voyage va s ouvrir et vous pourrez y ajouter ou en retirer des inscrits, changer les dates de voyage, modifier les données des contacts locaux et à l étranger et changer les coordonnées de la personne qui demande le permis. Si les modifications effectuées ont des répercussions sur la transaction originale et modifient les montants déjà payés par exemple prolongation de la période de déplacement ou augmentation du nombre de voyageurs une fenêtre s ouvrira pour que la différence soit réglée par PayPal. Le processus pour finaliser les modifications au permis est le même que celui du paiement du permis original. Vous n aurez qu à payer la différence découlant des changements que vous aurez faits. Cliquez sur Payer pour procéder au paiement par PayPal (voir la section des instructions de paiement). Une fois le paiement des assurances de voyage supplémentaires finalisé, le permis de voyage doit être approuvé encore une fois par la FPS et par WPC (voir la section de la démarche d approbation du permis de voyage). Page 16

18 Entrez le courriel du compte PayPal et le mot de passe pour finaliser le paiement. Cliquez ici pour annuler Si les changements affectent la transaction originale et qu un montant vous est dû en raison du retrait d inscrits ou d un voyage écourté, une fenêtre s ouvrira pour confirmer un remboursement partiel ou total. Cliquez sur Remboursement pour confirmer la transaction. Une fois le remboursement finalisé, vous recevrez un courriel de confirmation de PayPal; le remboursement s affichera aussi dans votre compte PayPal. Une fois le changement approuvé, le permis de voyage doit être approuvé encore une fois par la FPS et par WPC (voir à la section ci-dessus la démarche d approbation du permis de voyage. Avec le paiement en ligne par PayPal, les FPS et les clubs peuvent modifier les permis de voyage qu ils ont créés. Si les changements font augmenter le coût d un permis, la FPS ou le club sera invité à finaliser la transaction en étant redirigé au site PayPal. Si les changements font diminuer le coût du permis de voyage, la FPS ou le club sera invité à accepter le remboursement. Toute transaction sera confirmée par un courriel de PayPal. Tout changement fait au permis de voyage original mettra en branle un nouveau processus d approbation du permis par la FPS et WPC. Page 17

19 Création et enregistrement d évènements en ligne Dans cette section, les évènements réfèrent aux ligues ou tournois. Pour qu une ligue ou un tournoi soit considéré comme sanctionner par WPC, et ainsi couvert par la police d assurance de WPC, il doit être inscrit en ligne. Pour inscrire un évènement en ligne, ouvrez une session dans le système, placez le curseur audessus de la section intitulée Évènements et cliquez sur la sous-section Évènements courants. Placez le curseur sur Évènements et cliquez sur Évènements courants pour inscrire un évènement en ligne. Lorsqu un utilisateur, de tous niveaux, est connecté au système, il est en mesure de visualiser tous les évènements, peu importe où ils ont été inscrits. Sous la section du statut, vous remarquerez un point rouge signifiant en attente, un point vert signifiant approuvé et un point noir signifiant inactif. Pour créer un nouvel évènement, cliquez sur le bouton en haut de l écran intitulé Créer un nouvel évènement. Cliquez ici pour créer un nouvel évènement. Page 18

20 Saisie des détails de l évènement Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Créer un nouvel évènement, un formulaire d évènement d une page s affichera dans votre navigateur. Commencez à inscrire les informations. Tous les champs marqués d un astérisque rouge * sont obligatoires. Vous pouvez copier les champs d un évènement antérieur La recommandation pour une ligue est le dernier jour de compétition ou encore lorsque les listes d équipes sont «gelées». NOUVEAU : date limite de paiement et adresse où envoyer le paiement Page 19

21 Si une réunion technique précède un évènement, cliquez OUI pour le champ Réunion technique. Si OUI est sélectionné, de nouveaux champs apparaîtront relativement aux informations logistiques de la réunion technique. Profil des athlètes admissibles La deuxième partie de l inscription d un évènement, et sur la même page que les Détails de l évènement, est la sélection des athlètes admissibles. Cette section a un lien direct avec le système d adhésion des inscrits. Rappelez-vous que seuls les inscrits actifs en règle sont admissibles pour des évènements sanctionnés. NOUVEAU : les hôtes peuvent choisir la fourchette d âges de leur choix plutôt que des groupes d âge prédéterminés. Tous les champs de cette section sont obligatoires. C est ici qu il faut entrer la fourchette d âges et le sexe des athlètes, l endroit et le type d inscription; ces données ne pourront pas être modifiées après l approbation de l évènement. Plutôt que de sélectionner des groupes d âge prédéterminés, l hôte peut choisir fourchette d années de naissances. Veuillez noter qu un athlète qui se situe hors de cette fourchette ne pourra pas participer à l évènement. Au champ Accepterez-vous les inscriptions des autres provinces, vous déterminez si vous voulez que des équipes et des clubs d une autre province participent à votre évènement. Par exemple, si vous tenez un championnat provincial, des séries éliminatoires ou une ligue, vous voudrez peut-être restreindre les inscriptions pour n inclure que les clubs et les équipes de votre province. Page 20

22 Au champ Accepterez-vous des équipes internationales, vous indiquez à WPC que des équipes et des clubs d autres pays participeront à votre évènement et devront fournir une preuve d inscription et d assurance par le biais de leur fédération nationale. WPC émettra également une facture pour un coût d évènement lorsqu un évènement permet la participation d équipes étrangères. Lorsque vous sélectionnez OUI pour permettre à des équipes étrangères de participer à votre évènement, le champ Type d adhésion Compétitif est automatiquement sélectionné et bloqué. Le champ Type d inscription déterminera la catégorie d adhésion est admissible pour participer à cet évènement. Si la catégorie Provincial est sélectionnée, tous les arbitres, entraîneurs et athlètes inscrits dans la catégorie Provincial ou Compétitif peuvent participer à cet évènement. Si la catégorie Compétitif est sélectionnée, seuls les arbitres, entraîneurs et athlètes inscrits dans la catégorie Compétitif peuvent participer à cet évènement. Une fois un évènement approuvé, on ne peut plus modifier le profil des athlètes admissibles. Seuls les athlètes dont l année de naissance se situe dans la fourchette retenue peuvent participer à l évènement. Sélection des officiels La troisième partie de l inscription d un évènement, et sur la même page que les Détails de l évènement et Profil des athlètes admissibles, est la sélection des officiels pour l évènement : délégué, évaluateur, arbitre en chef, arbitre en chef adjoint et arbitres. Tous les participants à un évènement, incluant les officiels, doivent être actifs et inscrits dans la catégorie adéquate dans le système d adhésion des inscrits. Délégué et évaluateur : Lorsque vous choisissez un Délégué et un Évaluateur, vous pouvez sélectionner plusieurs inscrits simultanément en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque membre à l aide de la souris. Les délégués et évaluateurs admissibles sont des inscrits actifs sous le rôle de Bénévole ou Officiel par le biais de votre province. La catégorie minimale d inscription est Bénévole. Arbitre en chef (AEC) et AEC adjoint : Lorsque vous choisissez un Arbitre en chef et un Arbitre en chef adjoint, vous ne pouvez sélectionner qu un inscrit de chaque catégorie en cliquant sur le menu déroulant. Les inscrits admissibles pour ces rôles sont enregistrés en tant qu Officiel par le biais de votre province dans la même Catégorie d adhésion sélectionnée ci-dessus dans cet exemple, seuls les inscrits de la catégorie Compétitif seront affichés. Page 21

23 Arbitre : Lorsque vous choisissez un Arbitre, vous pouvez sélectionner plusieurs officiels simultanément en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque inscrit à l aide de la souris. Les arbitres admissibles sont inscrits en tant qu Officiel par le biais de votre province dans la même Catégorie d adhésion sélectionnée ci-dessus dans cet exemple, seuls les inscrits de la catégorie Compétitif seront affichés. Lorsqu un officiel a été sélectionné, il recevra le courriel suivant généré automatiquement par le système. Ce courriel ne sera envoyé qu une fois que l évènement soit approuvé : Bonjour Jeffrey Lindell, Vous avez été choisi comme délégué pour l évènement test [27/08/ /08/2010]. Pour de plus amples informations sur l évènement test, veuillez contacter Jeffrey Lindell au Droits d'auteur 2010 waterpolo.ca. Tous droits réservés. Pour tous les rôles d officiels ci-dessus, vous n avez pas besoin de fournir immédiatement tous les détails lorsque vous inscrivez un évènement. Toutefois, ces détails doivent être inscrits au moins 7 jours avant le début de la compétition. La personne responsable de l évènement en question recevra un courriel 7 jours avant l évènement. Page 22

24 Bonjour Jeffrey Lindell, Nous aimerions vous rappeler que comme hôte de l évènement test - 08/27/2010, vous êtes tenu de remplir le formulaire de sélection des officiels dans le système de gestion d évènements au Veuillez vous assurer de remplir ce formulaire dans les prochains jours. Pour de plus amples informations sur le formulaire de sélection des officiels, veuillez contacter WPC à Copyright 2010 waterpolo.ca. tous droits réservés Coordonnateurs de l évènement La partie finale de l inscription d un évènement, et sur la même page que les Détails de l évènement, Profil des athlètes admissibles et Inscription des officiels, est la sélection des Coordonnateurs de l évènement. Tous les participants à un évènement, y compris les bénévoles, doivent être actifs et inscrits, au minimum, dans la catégorie Bénévole du système d adhésion. Toute personne inscrites comme Entraîneur, Officiel ou Bénévole par le biais de votre province sont admissibles pour être choisi comme Coordonnateur de l évènement. Vous pouvez sélectionner plusieurs inscrits simultanément en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque inscrit à l aide de la souris. NOUVEAU : l hôte peut demander des accompagnateurs et du personnel de même sexe. La dernière partie de cette section permet à l hôte de choisir s il veut des accompagnateurs (chaperons) et du personnel de même sexe pour chaque équipe. Pour les évènements de WPC, il s agit d une exigence pour toutes les équipes. Page 23

25 Soumettre un évènement pour approbation Une fois toutes les informations saisies correctement, faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur le bouton Soumettre pour placer l évènement en file d attente pour approbation. N oubliez pas que les évènements inter et intra provinciaux inscrits par un club ou une FPS doivent être approuvés par la FPS. Les évènements permettant à des équipes étrangères de participer doivent être approuvés par WPC; des preuves d assurance et d enregistrement de la fédération nationale des équipes qui se déplacent doivent aussi être fournies. Cliquez ici pour soumettre l évènement pour approbation. Les FPS doivent approuver tous les évènements créés par un de leurs clubs ou par elles-mêmes. Tout évènement qui accueille en compétition des équipes étrangères doit aussi être approuvé WPC. Page 24

26 Vérification des détails de l évènement et du statut d approbation Une fois que l évènement a été soumis, le navigateur vous amènera à l écran principal Évènements courants où tous les évènements à venir sont énumérés. Comme vous pouvez le constater, l évènement créé l évènement test est répertorié comme étant en attente (point rouge) dans la colonne de statut. Vous pouvez modifier toutes les informations reliées à l évènement en cliquant sur le crayon qui correspond à l évènement dans la colonne de modifications. Remarquez qu il n y a pas de crayon dans la colonne de modifications pour l évènement du «Calgary Open» parce qu un club différent a inscrit cet évènement, et comme utilisateur de club, vous avez seulement la possibilité de modifier des évènements créés par votre propre club. Vous pouvez cliquer sur la loupe dans la colonne d affichage qui correspond à l évènement à afficher et imprimer les détails de l évènement. Une nouvelle fenêtre s ouvrira avec tous les renseignements qui ont été saisis. Cette fonctionnalité est accessible à tous les niveaux d utilisateurs pour tous les évènements inscrits en ligne. Les coordonnées personnelles du directeur du tournoi/coordonnateur de l évènement apparaîtront automatiquement dans les détails de l évènement, car elles sont liées au système d inscription des membres. Une fois un évènement approuvé, l évènement test dans la section Évènements courants aura un point vert dans la colonne statut, signifiant qu il est actif et que les clubs peuvent s inscrire pour l évènement. L évènement test est maintenant actif et les équipes peuvent s y inscrire. Seuls des champs spécifiques peuvent être modifiés. Page 25

27 Tous les utilisateurs peuvent voir les détails d un événement en cliquant sur la loupe qui correspond à l événement. Cependant, seule la FPS et le club hôte peuvent modifier les détails d un événement. Des champs spécifiques sont ombrés et peuvent être modifiés seulement par WPC. Seulement WPC peut supprimer un événement. Inscription d une équipe à un évènement de WPC Il y a une différence à la saison dans le processus d inscription d une équipe à un évènement de WPC (Championnats canadiens des clubs, ligue majeure nationale de développement, mini-ligue de développement, ligue canadienne féminine Super 8 et Coupe Jeunesse). Le club qui s inscrit à un évènement doit payer les frais en ligne pour son ou ses équipes par PayPal. Le club ne peut inscrire qu une équipe à la fois et doit payer une équipe à la fois pour chaque évènement. Une équipe est inscrite officiellement à un évènement une fois le paiement en ligne traité. Pour inscrire une équipe pour un évènement, ouvrez une session dans le système, placez le curseur sur Évènements et cliquez sur la sous-section Évènements courants. Cliquez ici pour inscrire une équipe pour un évènement. Une fois dans la section Évènements courants, vous verrez tous les évènements à venir répertoriés. Les évènements marqués d un point noir sont inactifs, ceux marqués d un point rouge sont en attente et ceux suivis d un point vert sont actifs. Les équipes et les clubs ne pourront s inscrire qu aux évènements qui sont actifs. Les évènements dont l inscription est ouverte auront le lien Inscrire une équipe sous la colonne «équipe». Les évènements dont l inscription est fermée auront le mot Fermé sous la colonne «équipe». Cliquez sur le lien Inscrire une équipe pour Cliquez ici pour inscrire une équipe. Page 26

28 commencer le processus d inscription d une équipe. Une fenêtre s ouvrira avec le formulaire d inscription d une équipe. Seuls les évènements de WPC doivent être payés en ligne. Cliquez sur Soumettre pour procéder au paiement en ligne par PayPal. Les inscrits doivent être enregistrés comme Entraîneur, Bénévole ou Officiel pour apparaître dans le champ Contact de l équipe. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts simultanément en maintenant la touche «ctrl» du clavier enfoncé et en cliquant sur chaque personne à l aide de la souris. Commencez à entrer les renseignements requis, signalés par un astérisque rouge *. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Soumettre pour finaliser l inscription et passer au paiement par PayPal. Le message suivant de confirmation de la transaction s affichera avant l étape du paiement. Cliquez sur Payer pour accéder au site en ligne de PayPal. Page 27

29 Le système vous dirigera à la fenêtre d ouverture de session de PayPal. Vous verrez à gauche un récapitulatif de votre commande National Club Championships//Championnat canadien des clubs ( ); à droite, vous devrez entrer votre nom d utilisateur et mot de passe PayPal. Si vous n avez pas de compte PayPal, vous devrez en ouvrir un en sélectionnant Vous n avez pas de compte PayPal?. Vous devrez vous créer un compte PayPal pour être en mesure de payer les frais des évènements de WPC. Une fois que vous aurez ouvert une session PayPal en entrant votre nom d utilisateur et mot de passe, une confirmation de votre commande apparaîtra. Cliquez sur Payer pour finaliser le paiement. Page 28

30 Cliquez sur Payer pour finaliser la transaction. Le mode de paiement par défaut est celui de votre profil. PayPal. Vous pouvez payer par transfert bancaire ou par carte de crédit. Cliquez sur Modifier pour voir quels sont vos choix. Si une modalité de paiement ne fait pas partie des choix de la liste, veuillez vérifier les modes de paiement que vous avez retenus dans les paramètres de votre compte. Une fois le paiement effectué, une autre fenêtre s ouvrira pour vous donner la possibilité de revenir au site Web de WPC ou d accéder à votre compte Paypal pour voir toutes les transactions et modifier les paramètres de votre compte. Vous pouvez imprimer votre reçu en cliquant sur le lien Imprimer un reçu situé à la gauche de l écran. Imprimer le reçu ici Retour au site Web de WPC Accès à l aperçu du compte PayPal Page 29

31 Une fois que vous aurez cliqué sur le lien qui vous retourne au site Web de WPC, les fenêtres suivantes s afficheront. Votre fureteur devrait automatiquement revenir à la liste des membres de l équipe. Si ce n est pas le cas, cliquez sur les liens requis. Maintenant que le paiement a été effectué et que l équipe est inscrite, vous serez redirigé au formulaire et pourrez écrire le nom des inscrits qui font partie de l équipe. Vous n avez pas à le faire tout de suite. Vous pouvez le faire à n importe quel moment d ici la date limite de soumission de la liste. Voir la section sur la création et la soumission d une liste d inscrits formant une équipe. Page 30

32 Inscription d une équipe à un évènement provincial ou de club Pour inscrire une équipe pour un évènement, ouvrez une session dans le système, placez le curseur sur Évènements et cliquez sur le sous-titre Évènements courants. Cliquez ici pour inscrire une équipe. Une fois dans la section Évènements courants, vous verrez tous les évènements à venir répertoriés. Les évènements marqués d un point noir sont inactifs, ceux marqués d un point rouge sont en attente et ceux suivis d un point vert sont actifs. Les clubs ne pourront s inscrire qu aux évènements qui sont actifs. Faites défiler la page pour trouver l évènement en attente d approbation. En tant qu utilisateur de club, vous pouvez inscrire des équipes pour participer à tout évènement répertorié dans la section Évènements courants. Les évènements dont l inscription est ouverte auront le lien Inscrire une équipe sous la colonne «équipe». Les évènements dont l inscription est fermée auront le mot Fermé sous la colonne «équipe». Cliquez sur le lien Inscrire une équipe pour commencer le processus d inscription d une équipe. Une fenêtre s ouvrira avec le formulaire d inscription d une équipe. Cliquez ici pour inscrire une équipe pour un évènement. Page 31

33 Le nom du club apparaîtra automatiquement dans le champ Le club qui s inscrit L équipe et ne peut être modifié. Les inscrits doivent être enregistrés comme Entraîneur, Bénévole ou Officiel pour apparaître dans le champ Contact de l équipe. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts simultanément en maintenant la touche «ctrl» du clavier enfoncé et en cliquant sur chaque personne à l aide de la souris. Commencez à entrer les renseignements requis, signalés par un astérisque rouge *. Une fois les champs obligatoires remplis, cliquez sur le bouton Soumettre pour compléter l inscription et passer au formulaire où écrire la liste des joueurs. Vous pouvez entrer une liste de joueurs maintenant, ou le faire au plus tard à la date limite de soumission de la liste de l équipe. Voir la section portant sur la création et soumission de la liste des inscrits d une équipe. Note : Un club peut inscrire plusieurs équipes à un évènement; toutefois, chaque équipe doit avoir un Nom d équipe différent. Page 32

34 Un club peut inscrire plusieurs équipes, mais les équipes ne peuvent avoir le même nom. Confirmation de l inscription d une équipe 1. Une fois que l équipe est inscrite pour un évènement, le système génèrera un courriel automatique de confirmation et l enverra au Contact de l équipe. Bonjour Jeffrey Lindell, Nous vous confirmons que vous avez inscrit les Wild Cats 1 pour l évènement test - 27/08/2010. Nous vous avisons que la date limite pour la soumission de la liste de l équipe pour l évènement test est le 24/08/2010. Pour de plus amples informations sur l évènement test, veuillez contacter Jeffrey Lindell au Le nom et le courriel du directeur de tournoi/ coordonnateur de l évènement apparaissent sur tous les courriels générés par le système. Copyright 2010 waterpolo.ca. tous droits réservés Page 33

35 2. Vous pouvez également vérifier le statut de votre équipe et de la liste de l équipe en ouvrant une session dans le système, en plaçant le curseur sur la section Évènements et en cliquant sur le sous-titre Évènements courants. À ce stade, tous les évènements à venir s afficheront. À partir de cet écran, cliquez sur le lien Voir les équipes inscrites. Cliquez ici pour voir les équipes inscrites. Un nouvel écran apparaîtra dans lequel figurent toutes les équipes inscrites pour cet évènement. Création et soumission de la liste des inscrits formant l équipe 1. Vous pouvez commencer à écrire la liste des inscrits formant l équipe immédiatement après avoir inscrit l équipe et payé en ligne les frais associés à l évènement. Le site PayPal vous redirigera au site de WPC et au formulaire de création de la liste. 2. Sélectionnez l option OUI après avoir inscrit une équipe à un évènement provincial ou de club. Sélectionner OUI pour créer immédiatement la liste de l équipe après avoir inscrit l équipe. Page 34

36 3. À une date ultérieure (après avoir inscrit l équipe), ouvrez une session dans le système, placez le curseur sur la section Évènements et cliquez sur le sous-titre Évènements courants. Sur cet écran, vous pourrez voir tous les évènements à venir. Cliquez sur le lien Voir les équipes inscrites. Un nouvel écran apparaîtra dans lequel figureront toutes les équipes inscrites pour cet évènement. Cliquez sur le lien Entrez la liste d une équipe qui correspond à l équipe qui doit entrer sa liste d équipe. Veuillez noter qu un utilisateur de club ne peut qu entrer et modifier les listes d équipes pour son propre club. Ces liens n apparaîtront pas à côté des équipes qui ne sont pas inscrites avec votre club. Cliquez ici pour entrer la liste d une équipe déjà inscrite. Lorsque vous cliquez sur Entrez l alignement, votre navigateur ouvrira une page où vous pouvez créer votre liste d équipe incluant les entraîneurs, les chaperons, le personnel de même sexe et les athlètes. Tous les champs marqués d un astérisque rouge * sont obligatoires. Il est important de noter que seuls les entraîneurs et les joueurs qui sont actifs et inscrits dans la catégorie d adhésion adéquate pourront figurer sur la liste d une équipe. Cliquez ici pour entrer la liste d une équipe déjà inscrite. Cliquez ici pour modifier la liste d une équipe qui a déjà soumis sa liste. Tous les clubs primaire, secondaire, tertiaire, quatrième et hors province 1 et 2 des membres apparaîtront sur une liste d équipe donnée pour des évènements sanctionnés au niveau provincial. Tous les clubs primaires, secondaire, tertiaire, quatrième et transfert 1 et 2 pour CCC des membres apparaîtront sur une liste d équipe donnée pour les Championnats canadiens de clubs. Dans ce scénario évènement test, la catégorie d adhésion de tous les athlètes, entraîneurs et arbitres doit être Compétitif. Page 35

37 Sélection du personnel à ajouter à la liste d équipe Entraîneur-chef : Un entraîneur-chef ne peut apparaître que sur une liste d équipe par évènement. L entraîneur-chef doit être en fonction et inscrit dans la même catégorie (Compétitif ou provincial) que l événement. Ce champ est obligatoire. Autres entraîneurs : Les autres entraîneurs sont des inscrits à titre d Entraîneur. Les autres entraîneurs doivent être en fonction et inscrits dans la même catégorie (Compétitif ou Provincial) que l événement. Vous pouvez sélectionner plusieurs entraîneurs simultanément dans ce champ en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque membre individuellement à l aide de la souris. Ce champ n est pas obligatoire. Chaperons de l équipe : Les accompagnateurs de l équipe sont des inscrits à titre d Entraîneur, d Officiel ou de Bénévole. L entraîneur-chef n apparaîtra pas comme chaperon admissible. La catégorie d adhésion doit être au minimum Bénévole ou plus élevée. Vous pouvez sélectionner plusieurs accompagnateurs simultanément dans ce champ en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque membre individuellement à l aide de la souris. L hôte peut exiger la présence d un accompagnateur de l équipe de même sexe. Pour les évènements de WPC, la présence d un accompagnateur de l équipe de même sexe est obligatoire. Autres membres du personnel : Les autres membres du personnel sont des inscrits à titre d Entraîneur, d Officiel ou de Bénévole. La catégorie d adhésion doit être au minimum Bénévole ou plus élevée. Vous pouvez sélectionner plusieurs membres du personnel simultanément dans ce champ en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque inscrit individuellement à l aide de la souris. Ce champ n est pas obligatoire. Personnel de même sexe : Le personnel de même sexe est un inscrit à titre d Entraîneur, d Officiel ou de Bénévole. La catégorie d adhésion de cet inscrit doit être au minimum Bénévole ou plus élevée. Vous pouvez sélectionner plusieurs membres du personnel de même sexe simultanément dans ce champ en maintenant la touche «ctrl» de votre clavier enfoncé et en cliquant sur chaque inscrit individuellement à l aide de la souris. L hôte peut demander que les membres du personnel soient de même sexe. Aux événements de WPC, il faut que les équipes aient du personnel de même sexe. Page 36

38 Voir la définition de chaque champ à la page précédente. Lorsque vous sélectionnez plusieurs inscrits simultanément, maintenez la touche «ctrl» de votre clavier enfoncée et cliquez sur chaque inscrit à l aide de la souris. Sélection des athlètes pour la liste de l équipe La prochaine section du formulaire de la liste d équipe est de sélectionner les athlètes participants. Pour sélectionner un athlète, cochez la case qui correspond à cet athlète dans la colonne de gauche. Un numéro de casque doit lui être donné, ce qui peut être fait dans la colonne de droite. Veuillez noter que Heather Kaulbach n est pas admissible pour cet évènement, car elle est inscrite comme inscrit Provincial. Page 37

39 Heather Kaulbach est inscrite dans la catégorie Provincial et n est donc pas admissible pour un évènement Compétitif. Chaque liste d équipe doit contenir un joueur portant le casque nº 1 et aucun nº de casque ne peut être dupliqué. Dans ce scénario évènement test, un minimum de 11 athlètes doit être sélectionné. Page 38

40 Lorsque toutes les informations sont exactes et qu aucun message d erreur n apparaît, cliquez sur le bouton Soumettre au bas de l écran. Page 39

41 Confirmation de soumission de la liste de l équipe 1. Une fois la liste de l équipe soumise, un courriel automatique sera généré par le système et envoyé au Contact de l équipe, confirmant que la liste de l équipe a été approuvée. Bonjour Jeffrey Lindell, Nous vous confirmons que votre liste d équipe a été acceptée pour l évènement test - 27/08/2010. Pour de plus amples informations sur l évènement test, veuillez contacter Jeffrey Lindell au Droits d'auteur 2010 waterpolo.ca. Tous droits réservés. 2. Vous pouvez également vérifier le statut de votre équipe et de la liste de l équipe en ouvrant une session dans le système, en plaçant le curseur sur la section Évènements et en cliquant sur le sous-titre Évènements courants. À ce stade, tous les évènements à venir apparaîtront. Cliquez sur le lien Voir les équipes inscrites. Cliquez ici pour voir les listes des équipes. Un nouvel écran apparaîtra dans lequel figurent toutes les équipes inscrites à cet évènement. Cliquez sur la loupe qui correspond à votre équipe, ou cliquez sur le bouton Afficher et imprimer toutes les listes d équipes. Tous les niveaux d utilisateurs y ont accès pour visualiser toutes les listes d équipe, mais pas pour les modifier. Cliquez ici pour voir les équipes inscrites. Page 40

42 Modification des données ou de la liste de l équipe Avant les dates limites d inscription et de soumission des listes d équipe, un utilisateur peut se connecter au système pour modifier les informations et la liste de l équipe. Ouvrez une session, placez le curseur sur la section Évènements et cliquez sur le sous-titre Évènements courants. Une fois connecté, vous pourrez voir tous les évènements à venir. Cliquez sur le lien Afficher les équipes inscrites pour modifier les informations et les listes d équipe. Cliquez ici pour modifier des données et des listes d équipes. Sur cet écran, vous pouvez gérer les listes et les informations de l équipe. Tous les utilisateurs auront accès à cet écran; toutefois, les liens Entrer une liste d équipe, Modifier une liste d équipe et Modifier les infos d une équipe apparaîtront uniquement pour les équipes inscrites au sein de votre club. Pour modifier les coordonnées et le nom d une équipe déjà inscrite, cliquez sur le lien Modifier les infos d une équipe. Vous ne pouvez modifier que les champs Nom de l équipe et Contact de l équipe. Les modifications aux listes d équipe, incluant les entraîneurs, les chaperons, le personnel de même sexe et les athlètes, peuvent être faites en cliquant sur le lien Modifier une liste d équipe. Toute modification ne peut être effectuée qu au plus tard aux dates limites d inscription et de soumission de la liste de l équipe. Cliquez ici pour modifier la liste d une équipe. Cliquez ici pour modifier le nom et les coordonnées d une équipe inscrite. Page 41

43 Affichage, impression et exportation de la liste de l équipe Même si les délais pour la liste de l équipe ou pour l inscription sont expirés, tout utilisateur a la possibilité d afficher et d imprimer les listes d équipe et d exporter les listes d équipe vers Microsoft Word (.doc) et Microsoft Excel (.xls) en cliquant sur les boutons Voir et imprimer toutes les alignements, Exporter en format Word et Exporter en format Excel. Cliquez ici pour exporter des listes d équipe vers Microsoft Word et Excel. Cliquez ici pour afficher et imprimer des listes. Dates limites d inscription et de soumission de la liste de l équipe Chaque hôte d évènement doit inscrire les dates de début et de clôture d inscription ainsi que la date limite de soumission des listes d équipe. Ces dates sont en temps réel et un club n est pas autorisé à inscrire une équipe ou à soumettre une liste d équipe en dehors de ces dates. Une fois la date limite d inscription passée, la colonne «équipe» sera notée comme Fermé. Les inscriptions sont fermées. Vous pourrez toujours voir les informations sur l évènement, modifier les informations sur l évènement et même voir les équipes inscrites. Lorsque la date limite de soumission de liste d équipe passée, et qu une tentative d entrée ou de modification de liste d équipe est faite en cliquant sur le lien Afficher les équipes inscrites, les liens Entrer une liste d équipe et Modifier une liste d équipe sont remplacés par Fermé. Page 42

44 La date limite de soumission d une liste d équipe est passée. Lorsque la date limite de soumission de liste d équipe est passée, le directeur de tournoi/coordonnateur de l évènement recevra un courriel automatique avec un document de format Word joint contenant la liste des membres composant chaque équipe. Bonjour Jeffrey Lindell, Veuillez trouver joint à la présente un document Word contenant les listes des membres des équipes participant à l [évènement test - 27/08/2010]. Droits d'auteur 2010 waterpolo.ca. Tous droits réservés. Page 43

45 Rappel de la date limite de soumission de la liste de l équipe Jusqu à la date limite de soumission des listes d équipe, un club peut soumettre ou modifier sa liste d équipe. Un courriel sera automatiquement généré et envoyé au Contact de l équipe de chaque équipe participante 7 jours avant la date limite de soumission des listes d équipe. Bonjour Jeffrey Lindell, Nous vous rappelons que la date limite de soumission des listes d équipes pour l évènement test - 27/08/2010 est le 24/08/2010. Le 24/08/2010 est la dernière occasion pour toutes les équipes participantes de créer leur liste d équipe ou de modifier leur liste d équipe actuelle. Pour de plus amples informations sur l évènement test, veuillez contacter Jeffrey Lindell au Droits d'auteur 2010 waterpolo.ca. Tous droits réservés. Le nom et le courriel du directeur de tournoi/ coordonnateur de l évènement apparaissent sur tous les courriels générés par le système. Page 44

46 Évènements archivés Lorsqu un évènement expire, ce qui signifie que la compétition est terminée, l évènement est automatiquement déplacé dans le sous-titre intitulé Évènements archivés. Pour accéder aux évènements archivés, vous devez ouvrir une session dans le système, placer le curseur sur la section Évènements et cliquer sur Évènements archivés. Cliquez ici pour voir tous les évènements à venir. Cliquez ici pour voir tous les évènements archivés. Une fois Évènements archivés sélectionné, une page s ouvrira avec tous les évènements qui ont été inscrits, à condition qu ils aient expiré. Tous les utilisateurs ont accès aux évènements archivés. Cependant, seule WPC peut supprimer ces évènements. Vous pouvez toujours afficher les détails d un évènement archivé. Page 45

47 Affichage de tout le calendrier d évènements Tous les évènements nationaux et internationaux sont répertoriés en ligne au Ainsi, un inscrit n a pas besoin d un accès d utilisateur pour connaître les dates et les détails des évènements. Cliquez ici pour voir tous les évènements nationaux et ceux des équipes nationales. En cliquant sur la section intitulée Calendrier, une nouvelle fenêtre apparaîtra. Tous les évènements de water-polo y sont répertoriés, incluant les ligues, tournois, conférences, ateliers, évènements des équipes nationales, etc. Les évènements sont énumérés par saison. Cliquez ici pour voir les détails de l évènement. Vous pouvez afficher le calendrier en 2 formats : affichage d une liste (ci-dessus) et affichage du calendrier. Vous pouvez exporter la totalité du calendrier des évènements vers Excel. Vous pouvez consulter les détails de chaque évènement en cliquant sur le titre de l évènement. Cliquez ici pour voir les listes d équipe. Page 46

48 Vous pouvez trier les évènements par les champs suivants : 1. Catégorie a. Tous b. Équipes nationales; c. Conférences et ateliers; d. Compétitif; e. Provincial 2. Sexe a. Tous b. Masculin c. Féminin d. Mixte Un inscrit qui souhaite voir tous les évènements de l équipe nationale féminine répertoriés doit tout simplement cliquer sur le menu déroulant de Catégorie et de Sexe pour sélectionner les critères appropriés. Cliquez ici pour trier les évènements par champs sélectionnés. Cliquez ici pour sélectionner la Catégorie. Cliquez ici pour sélectionner le Sexe. Dépannage Veuillez contacter votre FPS si vous éprouvez des problèmes techniques avec le système de gestion d évènements, ou pour toute question relativement au système informatique de WPC. Page 47

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