Procédures d'utilisation de Maitre'D

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1 Procédures d'utilisation de Maitre'D Version 1.0 Avril

2 TABLE DES MATIÈRES Prendre une commande... 5 Ajouter / enlever un item sur une commande... 8 Effacer une commande... 9 Payer une commande en carte Crédit/Débit Comment ouvrir une note de bar Imprimer une lecture financière à la fin d'un service Annuler une facture Méthode 1 : Annuler une facture de la journée courante Méthode 2 : Annuler une facture d'une journée passée (annulation table 0) Étapes journalières Étape 1 Vérifier les tables ouvertes Étape 2: Vérifiez l état de la fermeture de jour Étape 3 Effectuez le dépôt journalier de la journée précédente Processus DSR Électronique (edsr) Soumission du rapport DSR aux FNP Gestion des Stocks: Créer un item d inventaire: LIAISON ENTRE LES ITEMS DE VENTE ET ITEMS D INVENTAIRE.. 48 Version 1.0 Avril

3 RECETTE D ITEM RECETTES D INVENTAIRE Création d une recette d inventaire Compte d inventaire ÉTAPE 1 créer une feuille de prise d inventaire ÉTAPE 2 Entrée de données dans Maitre D Pertes Gestion journalière Achats Copier des bons d achat Réception de marchandise Réception de marchandise sans bon d achat Version 1.0 Avril

4 SECTION 1 OPERATIONS DE BASE Version 1.0 Avril

5 PRENDRE UNE COMMANDE Entrez le numéro du serveur puis appuyez sur la touche Commande Appuyez sur la touche Membre ou Non Membre pour accéder ensuite à l'écran de commande Version 1.0 Avril

6 Sélectionnez les items à commander Il y a aussi des touches qui vous permettent d'accéder à d'autres écrans de sélections d'items Version 1.0 Avril

7 Sélectionnez les items à l'écran puis appuyez sur la touche Principal pour revenir à l'écran principal de commande. La zone de commande affiche les items commandés ainsi que le total courant en bas Version 1.0 Avril

8 AJOUTER / ENLEVER UN ITEM SUR UNE COMMANDE Sélectionnez l item { ajouter/enlever, puis utilisez les touches Ajouter et Enlever pour modifier la quantité d'items. Version 1.0 Avril

9 EFFACER UNE COMMANDE Utilisez la touche EFFACER pour effacer toute la commande en cours avant que le paiement soit fait Appuyez sur la touche OUI pour effacer l'écran et commencer une nouvelle commande, ou ANNULER pour continuer à commander. Version 1.0 Avril

10 Encaisser Il y a sur l'écran principal des touches de raccourcis appelées Paiement Comptant (2.00$, 5.00$, 10.00$ et 20.00$) En utilisant une touche Paiement Comptant, la commande sera payée en espèces et le système calculera la monnaie à rendre Lorsque demandé, touchez OUI pour imprimer un reçu, ou ANNULER pour continuer sans imprimer de reçu. Version 1.0 Avril

11 Le montant de monnaie s affiche. Touchez le bouton OK pour retourner automatiquement { l écran de commande principal. PAYER UNE COMMANDE EN CARTE CRÉDIT/DÉBIT Pour accéder aux modes de paiement par cartes de crédit et débit, vous devez utiliser la touche FERMER. Version 1.0 Avril

12 Choisissez le média de paiement EMV CRÉDIT ou EMV DÉBIT. Entrez le montant à facturer sur la carte puis appuyez sur la touche ENTRER Présentez le clavier NIP au client pour finaliser le paiement. Version 1.0 Avril

13 COMMENT OUVRIR UNE NOTE DE BAR En mode Barman, vous pouvez ouvrir une addition pour un client en utilisant ou son nom ou son numéro de table. A partir de l'écran principal, appuyez sur la touche TAB. Entrez le nom du client ou le numéro de table Puis appuyez sur la touche ENTRER Version 1.0 Avril

14 Après avoir sélectionné les items, appuyez sur la touche COMMANDER pour sauvegarder la note de bar. Pour accéder à vos notes de bar ouvertes, appuyez sur la touche TAB puis sur la touche ENTRER s'affichera. ainsi la liste de vos additions Version 1.0 Avril

15 Appuyez sur l'addition que vous souhaitez afficher Maintenant, vous pouvez commander ou finaliser l'addition à partir de cet écran. Version 1.0 Avril

16 IMPRIMER UNE LECTURE FINANCIÈRE À LA FIN D'UN SERVICE Pour une lecture de serveur à la fin d'un service : Entrez votre numéro de serveur et appuyez sur la touche LECTURE Appuyez sur OK pour l'imprimer Version 1.0 Avril

17 SECTION 2 LES OPERATIONS GERANT Version 1.0 Avril

18 ANNULER UNE FACTURE Il y a deux façons d annuler une facture encaissée. MÉTHODE 1 : ANNULER UNE FACTURE DE LA JOURNÉE COURANTE Entrez votre numéro de Gérant, puis appuyez sur la touche FONCTION. Entrez votre mot de passe. Version 1.0 Avril

19 Séléctionnez MENU GERANT Sélectionnez Annuler/Reouvrir Fact. Version 1.0 Avril

20 Appuyez sur la touche du Serveur qui a fait la facture. Sélectionnez la facture à annuler / Rouvrir Version 1.0 Avril

21 Touchez OUI pour confirmer. Le système va générer une nouvelle facture négative qui balancera avec la facture originale puis ouvrir une nouvelle facture afin que le caissier puisse la modifier. Il est ainsi possible d ajouter des items qui avaient été oubliés, enlever des items commandés en trop ou encore corriger les quantités. Version 1.0 Avril

22 Ensuite, vous pouvez finaliser la transaction normalement. Version 1.0 Avril

23 MÉTHODE 2 : ANNULER UNE FACTURE D'UNE JOURNÉE PASSÉE (ANNULATION TABLE 0) Important! Cette opération ne va pas annuler la facture originale mais seulement en faire une nouvelle en négatif. Vos journées financières seront ainsi balancées en les additionnant. Entrez votre numéro de Gérant, puis appuyez sur la touche COMMANDE. Entrez votre mot de passe. Version 1.0 Avril

24 Pour le numéro de table, entrez 0 puis appuyez sur la touche GERANT. Entrez le numéro de l'employé pour lequel vous allez effectuer la correction Version 1.0 Avril

25 Sélectionnez le niveau de prix approprié. Commandez les items à annuler. Utilisez la touche «SCREEN» pour changer d écran de préférence. Version 1.0 Avril

26 Appuyez ensuite sur la touche VOID ORDER. Les items de même que le total de la facture deviendront négatifs. Fermez ensuite la commande avec la touche CLOSE. Sélectionnez une raison d annulation. Version 1.0 Avril

27 Imprimez la facture avec la touche FACTURE GLOBALE. Appuyez sur la touche COMPTANT et saisissez le montant EN NÉGATIF. Version 1.0 Avril

28 NOTE : Si le client est sur place avec sa carte de débit ou crédit, vous pouvez également vous servir de cette procédure pour effectuer un remboursement sur carte de crédit ou débit. Ensuite, suivez les instructions { l écran et au clavier NIP. Version 1.0 Avril

29 3 ÉTAPES JOURNALIÈRES À chaque matin, la journée précédente est fermée, ce qui remet les ventes à zéro pour la journée courante. Cette procédure est entièrement automatisée, mais vous devez tout de même vous assurer que tout s est bien déroulé avant de commencer une nouvelle journée. ÉTAPE 1 VÉRIFIER LES TABLES OUVERTES Assurez-vous que toutes les tables (notes de bar) de la journée précédente ont été fermées: Entrez votre numéro de Gérant, puis appuyez sur la touche FONCTION. Entrez votre mot de passe. Version 1.0 Avril

30 Sélectionnez MENU GERANT. Appuyez sur le bouton TABLES OUVERTES. Version 1.0 Avril

31 Appuyez sur le bouton TOUS. Une liste affichera toute table demeurée ouverte. Fermez toute table ouverte, s il y a lieu. Version 1.0 Avril

32 ÉTAPE 2: VÉRIFIEZ L ÉTAT DE LA FERMETURE DE JOUR Le montant de ventes pour la journée courante devrait être de $0.00 Entrez votre numéro de Gérant, puis appuyez sur la touche FONCTION. Entrez votre mot de passe. Version 1.0 Avril

33 Sélectionnez MENU GERANT. Sélectionnez l option LECTURE GLOBALE. Version 1.0 Avril

34 Tous les montants devraient être à $0.00 Version 1.0 Avril

35 ÉTAPE 3 EFFECTUEZ LE DÉPÔT JOURNALIER DE LA JOURNÉE PRÉCÉDENTE. Fermez le logiciel de caisse en entrant le numéro d employé 999 puis en appuyant sur la touche COMMANDE. Vous accéderez ainsi au bureau de Windows. Double-cliquez l icône Maitre D Back-Office. Version 1.0 Avril

36 Entrez votre nom d usager et mot de passe, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite la langue d affichage et cliquez encore sur OK. L écran principal du Back-Office s affichera: Version 1.0 Avril

37 Cliquez sur l icône Contrôles des Caisses. Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez l option Dépôt Journalier. Choisissez la date appropriée pour le dépôt à effectuer. Version 1.0 Avril

38 Entrez le montant du dépôt. Cliquez sur OK pour confirmer. PROCESSUS DSR ÉLECTRONIQUE (EDSR) Lors de la procédure de fermeture de jour automatique, une version électronique du rapport DSR est automatiquement envoyée vers le système de comptabilité. Cette opération est entièrement automatisée et ne requiert aucune intervention de votre part. Version 1.0 Avril

39 SOUMISSION DU RAPPORT DSR AUX FNP Si requis, générez un rapport DSR à partir du module Centre de Rapports, puis exportez-le en format PDF afin de le soumettre par courriel à votre bureau local des FNP. Accédez au module Centre de Rapport, puis cliquez sur le lien Générer un nouveau rapport. Version 1.0 Avril

40 Sélectionnez la section DND Rapports, cliquez sur le rapport DND Rapport des ventes quotidiennes, et cliquez sur OK. Sélectionnez la semaine appropriée ou une date personnalisée, puis cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

41 Le rapport s affiche. Pour imprimer le rapport { l imprimante par défaut, cliquez sur l icône d impression. Pour exporter le rapport vers un fichier *.PDF, cliquez sur l icône d export (en forme d enveloppe). Version 1.0 Avril

42 Choisissez le format Acrobat PDF et la destination «Disk File». Sélectionnez la plage «All», puis cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

43 Sélectionnez l emplacement où sauvegarder le fichier, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton OK. Version 1.0 Avril

44 SECTION 3 GESTION DES STOCKS (INVENTAIRE) Version 1.0 Avril

45 GESTION DES STOCKS: La plupart des items d inventaire existent déjà dans votre base de données, mais il est important de comprendre comment ajouter des items si nécessaire. CRÉER UN ITEM D INVENTAIRE: Démarrez le module de Gestion des Stocks À partir du module de Gestion des Stocks, cliquez sur Configurer les items d inventaire. Version 1.0 Avril

46 Cliquez sur le bouton Ajouter. Entrez un code d item ainsi qu une description claire de l item. Ensuite, liez votre item à la Catégorie d inventaire appropriée. Cliquez sur l onglet Format. Version 1.0 Avril

47 Entrez les valeurs de format d achat, d inventaire et d utilisation. Par exemple, la bière en bouteilles est achetée à la caisse (Format d achat). Ensuite, on compte l inventaire { la bouteille, et chaque caisse contient 24 bouteilles (Inventaire = Bouteille, Qté =24). Finalement, on vend la bière à la bouteille, donc le format d utilisation est «Bouteille» avec une quantité de 1. Version 1.0 Avril

48 Cliquez sur l onglet Coût. Entrez le coût d achat, liez l item { un fournisseur, puis cliquez sur OK. LIAISON ENTRE LES ITEMS DE VENTE ET ITEMS D INVENTAIRE RECETTE D ITEM Avec Maitre D, il existe 2 types de recettes. Le premier type est la recette d item, utilisée lorsqu un item d inventaire est vendu tel quel, comme dans le cas d une bouteille de bière ou un verre de vin, par exemple. Afin d associer un item de vente { une recette d item, autant l item de vente que l item d inventaire correspondant doivent exister. Version 1.0 Avril

49 Démarrez le module Contrôle des Caisses. Cliquez sur Configurer les items. Sélectionnez l item de vente { lier avec une recette d item. Dans cet exemple, nous utilisons la Molson Export (341ml). Version 1.0 Avril

50 Double-cliquez l item, puis sélectionnez l onglet Configuration. Sélectionnez le mode Membre, puis cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l onglet Inventaire. À partir de la liste déroulante Recette à Utiliser, sélectionnez l option Recette d Item. Version 1.0 Avril

51 L onglet Recette apparaîtra sur la gauche. Cliquez sur l onglet Recette, puis liez l item de vente { l item d inventaire correspondant. Assurez-vous de bien configurer la quantité à déduire de l inventaire { chaque fois que l item est vendu. Version 1.0 Avril

52 RECETTES D INVENTAIRE Le deuxième type de recette est la recette d inventaire. Ce type de recette est utilisé lorsque plusieurs items d inventaire sont utilisés pour produire l item de vente, comme dans le cas de cocktails, de «shooters» ou de plats préparés sur place. CRÉATION D UNE RECETTE D INVENTAIRE À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez l option Recettes Cliquez sur le bouton Ajouter. Version 1.0 Avril

53 Dans le champ Description, entrez un nom pour votre recette. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez un item d inventaire { utiliser comme ingrédient, puis configurez la quantité { utiliser pour la recette. Pour l ingrédient le plus important de la recette, cochez la case Ingrédient Principal. NOTE : Vous DEVEZ avoir un ingrédient principal pour chaque recette. Version 1.0 Avril

54 Répétez l opération pour les autres ingrédients { ajouter, puis cliquez sur OK pour sauvegarder la recette. Une fois que la recette existe, celle-ci peut être liée { l item de vente correspondant. Ceci se fait de la même façon que pour une recette d item, excepté que vous devez choisir l option Recette d Inventaire plutôt que l option Recette d item, tel qu illustré cidessous. Version 1.0 Avril

55 Dans l onglet Recette, sélectionnez la recette d inventaire appropriée, ce qui fera automatiquement apparaître la liste des ingrédients. Une fois la recette liée { l item, cliquez sur le bouton Appliquer. Les données de Coûts (onglet Prix et Coût) seront automatiquement mises à jour : Version 1.0 Avril

56 COMPTE D INVENTAIRE Procédure à faire le premier jour de chaque mois. ÉTAPE 1 CRÉER UNE FEUILLE DE PRISE D INVENTAIRE À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le menu Action, puis sélectionnez l option Prise d Inventaire. Cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

57 Choisissez les paramètres de votre feuille de prise d inventaire. L exemple ci-dessous est recommandé : Cliquez sur OK pour générer la feuille. Vous pouvez ensuite imprimer la feuille et commencer à prendre vos comptes. Version 1.0 Avril

58 ÉTAPE 2 ENTRÉE DE DONNÉES DANS MAITRE D À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le menu Action, pointez l item Ajustements, puis sélectionnez l option Mois Courant. Activez l option Utiliser une prise d inventaire, puis sélectionnez la même prise d inventaire que vous avez utilisé pour faire votre comptage. Cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

59 La fenêtre d ajustement s affiche, prête { recevoir les données. Une boîte de sélection pointillée entoure l item sélectionné. Utilisez la touche ENTRÉE de votre clavier pour accéder aux détails de l item sélectionné. Entrez les quantités en main selon les données inscrites sur votre feuille de prise d inventaire. Utilisez la touche ENTRÉE de votre clavier lorsqu une case est remplie. Le curseur se déplace automatiquement d une case { l autre, ce qui est beaucoup plus rapide que d utiliser la souris. Une fois la dernière case remplie, appuyez sur la touche ENTRÉE de votre clavier. Ceci déplacera automatiquement le curseur vers le Version 1.0 Avril

60 bouton OK. Appuyez une autre fois sur la touche ENTRÉE pour retourner à la liste des items à ajuster. Automatiquement, la boîte de sélection se positionne sur l item suivant dans la liste : Répétez ces opérations jusqu { ce que tous les ajustements soient complétés. Une fois les ajustements terminés, cliquez sur OK. Une boîte de confirmation s affichera. Cliquez sur OK. Cliquez sur NON afin de sauvegarder la feuille de prise d inventaire pour utilisation future. Version 1.0 Avril

61 Le rapport d ajustement s affiche. Cliquez sur le bouton IMPRIMER si vous désirez garder une copie pour vos dossiers. PERTES À partir du module de Gestion des Stocks, cliquez sur le menu Action, et sélectionnez l option Pertes d items d inventaire Version 1.0 Avril

62 Sélectionnez la date appropriée. Vous pouvez remonter jusqu au premier jour du mois courant. Cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez l item perdu { partir de la liste déroulante. Entrez la quantité perdue, puis cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

63 Cliquez sur OK pour confirmer. Imprimez une copie du rapport pour vos dossiers. Version 1.0 Avril

64 GESTION JOURNALIÈRE ACHATS Pour créer un bon de commande, cliquez sur Créer des bons de commande, directement { l écran principal du module de gestion des stocks. Cliquez sur le bouton Nouveau. Version 1.0 Avril

65 Sélectionnez l option Nouveau bon de commande, puis cliquez sur le bouton Suivant>. Sélectionnez un fournisseur, puis cliquez sur le bouton Suivant>. Version 1.0 Avril

66 Entrez un numéro de bon de commande et une date de livraison prévue, puis cliquez sur le bouton Finir. Cliquez sur le bouton Ajouter. Version 1.0 Avril

67 Sélectionnez l item { commander, entrez la quantité à commander, et le prix unitaire par format d achat. Répétez l opération pour tous les items { commander de ce fournisseur. Cliquez sur le bouton OK pour terminer. Version 1.0 Avril

68 Le nouveau bon de commande apparaît maintenant dans la liste. Cliquez sur le bouton Fermer. Version 1.0 Avril

69 COPIER DES BONS D ACHAT Vous pouvez utiliser des bons d achat existants pour accélérer le processus de création. Cliquez sur Créer des bons de commande, directement { l écran principal du module de gestion des stocks. Cliquez sur le bouton Nouveau. Version 1.0 Avril

70 Sélectionnez l option Copier un bon de commande existant, puis cliquez sur le bouton Suivant>. Sélectionnez un fournisseur pour lequel vous avez créé au moins un bon d achat, puis cliquez sur Suivant>. Version 1.0 Avril

71 Sélectionnez le bon d achat { copier, puis cliquez sur le bouton Suivant>. Vérifiez le numéro de bon de commande et la date de livraison et modifies-les au besoin. Cliquez sur le bouton Finir. Version 1.0 Avril

72 Modifiez le bon d achat au besoin, puis cliquez sur le bouton OK pour terminer le processus. Version 1.0 Avril

73 RÉCEPTION DE MARCHANDISE La prochaine étape consiste à recevoir la marchandise commandée. À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le lien Recevoir des marchandises. Sélectionnez le bon de commande à recevoir, puis cliquez sur le bouton Reçu. Version 1.0 Avril

74 Entrez le numéro de facture du fournisseur, puis cliquez sur OK. (Le code d usager est optionnel) Si la commande est complète, utilisez le bouton Accepter Tout. Sinon, vous pouvez modifier la commande à ce stade, de la même façon que lors de la création du bon de commande. Cliquez sur le bouton OK pour terminer. Version 1.0 Avril

75 Cliquez sur OK pour confirmer l écriture d inventaire. Cliquez sur le bouton Fermer { l écran de réception de marchandises. Version 1.0 Avril

76 RÉCEPTION DE MARCHANDISE SANS BON D ACHAT. Il est parfois nécessaire de recevoir des marchandises qui ne font pas partie d un bon d achat. (Commandes urgentes de dernière minute, etc.) À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le lien Recevoir des marchandises. Sélectionnez Recevoir des marchandises sans bon de commande, puis cliquez sur le bouton Reçu. Version 1.0 Avril

77 Sélectionnez le fournisseur à partir de la liste déroulante, et entrez le numéro de facture du fournisseur. Cliquez ensuite sur OK. Cliquez sur le bouton Ajouter pour sélectionner les produits à recevoir. Version 1.0 Avril

78 À partir de la liste déroulante, sélectionnez le produit reçu. Entrez la quantité reçue et le prix unitaire par format d achat, puis cliquez sur OK. Version 1.0 Avril

79 Entrez le montant du paiement et cliquez sur OK. Cliquez sur OK pour confirmer l écriture d inventaire. Cliquez sur le bouton Fermer pour sortir de l écran de réception de marchandises. Version 1.0 Avril

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