DOCUMENTATION POINT FACTURE

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1 DOCUMENTATION POINT FACTURE Documentation Point Facture Page 1 sur 30

2 Introduction Description des fonctionnalités Prise en charge de périphérique de saisie & imprimante Configuration matérielle minimum requise Installation de l application Point Facture sous Windows 2000/XP Présentation de l interface générale Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage La gestion de mes clients La gestion de mes références / articles La gestion de mes fournisseurs Comment créer un facture (et une pièce commerciale en général) Comment transformer une pièce commerciale? (ex : Créer une facture à partir d un devis) Détails des fonctions liées aux pièces commerciales Les différents statuts d une pièce commerciale La gestion de mes livraisons La gestion de mes inventaires Le publipostage / Mailing La gestion de la caisse Statistiques Gestion de la douchette laser ANL800 pour les codes barre Comment imprimer des codes barre avec l imprimante Dymo LabelWriter 400 Comment utiliser Point Facture en réseau Documentation Point Facture Page 2 sur 30

3 Introduction Point Facture est un logiciel de gestion de pièces commerciales pour les petites entreprises particulièrement simple à utiliser. Point Facture dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de vos avoirs, devis, bons de commande, factures et bons de livraison. Appuyé par une base de donnée Mysql (Libre de droit), vous êtes assuré de la fiabilité et sécurité des informations que vous stockez que ce soit en utilisation monoposte ou multiposte (réseau). Description des fonctionnalités Point Facture vous permet de créer les 5 principales pièces commerciales émises par une PME/PMI : - Avoir - Devis - Bon de commande - Facture - Bon de livraison Toutes les fonctions de Point Facture s articulent autour de la gestion de ces pièces commerciales et les traitements qui s en suivent : Utilisation simultanée possible sur plusieurs postes Transformation des devis vers bons de commande et/ou factures Gestion de vos clients Gestion de vos fournisseurs Gestion de vos articles Gestion du stock (avec mise à jour automatique selon vos pièces commerciales) Gestion des inventaires et mise à jour des stocks Statistiques détaillées de votre activité (extraction comptable, CA, articles...) Gestion des points fidélités Gestion de la caisse (entrées et sorties d'espèces) Publipostage et ing selon la base cliente Exportation vers Excel de toutes vos données (y compris versements perçus) Gestion de plusieurs sociétés sur la même interface Gestion des alertes (stock bas, factures non réglées...etc) Gestion et suivi des livraisons Sauvegardes automatiques vers votre disque dur, un , ou un serveur internet Recherche rapide et/ou approfondie avec possibilité d'enregistrer ses propres filtres de recherche Gestion des codes barre avec possibilité d'interfacer Point Facture avec une douchette USB ou PS/2 Prise en charge des Imprimantes DYMO LabelWriter Impression/Gestion de vos étiquettes (avec prix, références, désignation...) Prise en charge et gestion de la taxe DEEE (taxe écologique sur les produits électriques) Logiciel personnalisable et configurable à votre image Exportation de vos pièces commerciales vers le format PDF Remise automatique Interface intuitive et ne demandant pas de formation spécifique à la comptabilité L application est en grande partie personnalisable et adaptable à votre situation : - Configuration des différents en-têtes et pieds de page des pièces commerciales (logo, coordonnées, n TVA intra-communautaire ) - Configuration de votre devise - Configuration de vos taux de TVA - Configuration de vos modes de paiement - Analyser votre évolution : - Grâce aux statistiques intégrées, vous suivez au jour le jour l évolution de votre chiffre d affaire, de vos clients Documentation Point Facture Page 3 sur 30

4 Exportation comptable : - Extraction des versements perçus et des sorties de caisse - Tableau comptable par catégorie de pièces commerciale Prise en charge de périphérique de saisie & imprimante: Douchette USB Districode ANL810 : Pour scanner vos code barre et les insérer automatiquement dans vos pièces commerciale. Vous transformez votre PC en véritable caisse enregistreuse et accélèrez vos inventaires! Cette douchette est incluse dans le pack "ADVANCE PLUS" à un prix préférentiel. Dymo LabelWriter 400 : Pour éditer vos propres codes barre! Appliquez vos propres étiquettes décollables sur vos articles à un coût réduit (1000 étiquettes par rouleau), idéale pour gérer vos stocks et accompagner la douchette USB Districode. Configuration matérielle minimum requise Le logiciel Point Facture requiert la configuration minimale suivante : - Ordinateur de type PC - Processeur 1ghz minimum - 256mo de mémoire vive (RAM) - 200mo d espace disque disponible - Système d exploitation Windows 2000/XP/Vista Documentation Point Facture Page 4 sur 30

5 Installation de l application Point Facture sous Windows 2000/XP Si ce n est pas encore fait, téléchargez la dernière version du fichier d installation de Point Facture sur notre site internet Une fois le fichier enregistrer sur votre ordinateur, double-cliquez sur le fichier d installation «Install- PointFacture.exe». Vous arrivez très rapidement sur le début de l installation assistée : Cliquez sur «Suivant >» Cliquez sur «J accepte» Documentation Point Facture Page 5 sur 30

6 De préférence, laissez le dossier d installation par défaut. Cliquez directement sur «Suivant >» Cliquez sur «Installer» L installation assistée va maintenant copier les fichiers et effectuez les configurations automatiques sur votre poste de travail. Documentation Point Facture Page 6 sur 30

7 L installation s est déroulée avec succès, vous pouvez maintenant cliquez sur le bouton «Fermer», Point Facture va se lancer automatiquement. Vous arrivez après quelques instants à la page principale du logiciel Point Facture : Prenez le temps de bien regarder l interface de la page principale. Une facture est crée par défaut dans l application afin de vous familiariser avec les méthodes de travail employées. Documentation Point Facture Page 7 sur 30

8 Présentation de l interface générale : Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage : Pour accéder à la configuration des sociétés, cliquez sur le bouton indiqué ci-contre. Documentation Point Facture Page 8 sur 30

9 Une nouvelle fenêtre apparaît nommée «Gestion de mes sociétés». Vous pouvez soit y créer une nouvelle société (sélection par défaut dans la liste déroulante) soit modifier «Ma société» (société crée par défaut) afin de la modifier à votre image. Vous pouvez aussi configurer vos : - Modes de paiement - Taux de TVA - Catégories des pièces commerciales - Devises et Taux de conversion - Solde caisse de départ - Textes des pièces commerciales Documentation Point Facture Page 9 sur 30

10 La gestion de mes clients : Cliquez sur le bouton indiqué cicontre pour accéder à la gestion de vos clients (ajout / modification / suppression / consultation) Vous arrivez alors sur cette fenêtre sur laquelle vous pouvez : - Rechercher - Ajouter - Modifier - Supprimer - Imprimer une fiche client - Copier un client vers une autre société Documentation Point Facture Page 10 sur 30

11 La gestion de mes références / articles : Cliquez sur le bouton indiqué ci-contre pour accéder à la gestion de vos articles (ajout / modification / suppression / consultation) Vous arrivez alors sur cette fenêtre qui est la vue classique permettant de gérer vos articles. Si vous souhaitez effectuer des recherches avancées telles que : - Quelles sont mes articles en stock bas? - Quelles sont mes articles chez le fournisseur «x»? Il vous suffit d appuyer sur le bouton en haut à droite «Passer en vue liste» Un article peut être «gérable au niveau des stocks», c'est-à-dire qu à chaque fois que vous allez l introduire dans une pièce commerciale de type Bon de commande ou Facture (voir Configuration/Préférences), sa quantité en stock va diminuer. Si cet article est présent dans un avoir, sa quantité en stock sera ré-incrémentée. Vous pouvez aussi définir un seuil d alerte auquel vous serez notifié d un «niveau stock bas», vous permettant ainsi de lancer une commande auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez définir un article comme étant «remisable automatiquement». Cette option va de paire avec l option présente dans la gestion des clients concernant la remise par défaut accordée au client sur les articles remisables. Vous pouvez aussi «notifier» une pièce (logo fond jaune avec un point d exclamation noir) lorsque on ajoute un article à une pièce ainsi qu ajouter un commentaire préétabli. Documentation Point Facture Page 11 sur 30

12 Le passage en vue liste vous permet de faire des recherches approfondies, d imprimer plusieurs codes barre en même temps, et d exporter vers Excel le résultat de vos recherches. La gestion de mes fournisseurs : Cliquez sur le bouton indiqué cicontre pour accéder à la gestion de vos fournisseurs (ajout / modification / suppression / consultation) Vous arrivez alors sur cette fenêtre où vous pouvez : - Créer un fournisseur - Supprimer un ou plusieurs fournisseurs - Copier un fournisseur vers une autre société - Imprimer la fiche fournisseur Documentation Point Facture Page 12 sur 30

13 Comment créer un facture (et une pièce commerciale en général) : Cliquez sur le bouton indiqué ci-contre pour créer une nouvelle facture (ou un autre bouton pour créer un devis, un Bon de commande ou un Avoir). A noter que pour créer un nouveau bon de livraison, il vous faut vous rendre dans le menu «Fichier / Nouveau / Bon de livraison» ou appuyer sur les touches «Ctrl + L» de votre clavier. Vous arrivez alors sur la fenêtre de création de facture suivante : Documentation Point Facture Page 13 sur 30

14 Cette fenêtre peut se décomposer en quatre parties distinctes : - Zone d informations générales - Vos articles - Zone de contenu - Zone des totaux Zone d informations générales : C est dans cette zone que vous allez définir le numéro de votre facture, sa date, sa date d échéance de paiement (qui est par défaut désactivée), le client, et la catégorie de la facture. Vous trouverez à côté des listes déroulantes des clients et des catégories, deux boutons vous permettant d effectuer une recherche rapide (la loupe) ou d ouvrir la fenêtre d administration (la page blanche avec étoile jaune). Vos articles : Il vous suffit de cliquez deux fois rapidement sur un article (ou d appuyer sur le bouton «Ajouter cet article/référence à la pièce commerciale») pour que la zone de saisi de contenu se remplisse automatiquement avec les informations de l article sélectionné. Ces étapes peuvent être amplement simplifiées en vous procurant une douchette USB (voir le site et vous permet ainsi de gagner un temps précieux lors de la création de vos pièces commerciales! Documentation Point Facture Page 14 sur 30

15 Zone de contenu : Lorsque vous ajouter une ligne au contenu de la facture, il se peut que la référence saisie ne soit pas connu de Point Facture. Dans ce cas, et si dans vos préférences vous l avez indiqué, il se peut que Point Facture vous propose d ajouter cette nouvelle référence dans «vos articles». Vous pouvez empêcher Point Facture de faire cette action en vous rendant dans le menu «configuration / préférences» sur la page principale. Zone des totaux : Vous y trouverez les différents totaux de la facture, ainsi que deux boutons «Acompte» et «Versement» vous permettant d indiquer les acomptes ou versements perçus pour cette facture : Documentation Point Facture Page 15 sur 30

16 La création d un autre type de pièce commerciale est identique à la création d une facture. Quelques fonctions seront néanmoins absentes dans les autres pièces commerciales (car non applicables). Comment transformer une pièce commerciale? (ex : Créer une facture à partir d un devis) : Après avoir crée un devis, il vous suffit de retourner sur la page principale (tableau de bord), de sélectionner votre devis que vous désirez transformer puis effectuez un clic droit avec votre souris. Une liste des actions possibles sur la pièce sélectionnée apparaît : Cliquez ensuite sur «Transformer en Facture». (NB : Vous pouvez aussi transformer le devis en «Bon de commande», le «Dupliquer», etc). Documentation Point Facture Page 16 sur 30

17 Détails des fonctions liées aux pièces commerciales : Pour accéder aux fonctions liées aux pièces commerciales, il vous suffit d effectuer un clic droit sur la pièce commerciale dans le tableau de bord (page principale). Une liste de fonction apparaît. Certaines sont actives, d autres grisées selon le type de pièce que vous avez sélectionné : Pour un devis : Pour un bon de commande : Documentation Point Facture Page 17 sur 30

18 Pour une facture : Pour un bon de livraison ou un Avoir : $ Documentation Point Facture Page 18 sur 30

19 Les différents statuts d une pièce commerciale : Une pièce commerciale peut avoir deux principaux statuts : - Normale - Transformée Si la pièce est transformée (par exemple, on a crée une facture à partir d un devis), elle apparaîtra grisée sur le tableau de bord et vous ne pourrez ni la supprimer, ni la modifier tant que la pièce parente n aura pas été supprimée (dans ce cas, il vous faudra d abord supprimer la facture avant de supprimer le devis). D autres statuts peuvent être appliqués à une pièce commerciale : - Notifiée - Livrée - Imprimée - Validée La notification d une pièce commerciale vous permet de les «marquer», soit manuellement pour vous remémorer quelque chose, soit automatiquement (voir la gestion de vos articles à ce propos). Le statut «livrée» apparaît en fin de ligne si vous avez spécifié dans la facture qu un ou plusieurs articles sont à livrer. La Livraison peut-être partielle ou complète selon les bons de livraison crée. Le statut «imprimée» est automatiquement induit lorsque vous cliquez sur le bouton «imprimer» sur le tableau de bord. Vous pouvez aussi enlever ce statut ou le mettre manuellement. Le statut «validée» est obligatoire si vous désirez fournir la facture au client et est une disposition légale et obligatoire dans tous logiciels de gestion. La gestion de mes livraisons : Commencez par créer un bon de livraison à partir d une facture (clic droit sur la facture dans le tableau de bord, puis «Créer un bon de livraison à partir de cette facture»). Une fois votre bon de livraison crée, une nouvelle fenêtre apparaît vous demandant de «typer» les articles présent dans la facture : livrable ou non. Cocher la case à chaque article livrable. Documentation Point Facture Page 19 sur 30

20 On passe à l étape suivante en cliquant sur le bouton «Valider le typage et passer à l étape suivante >>», et vous arrivez à la fenêtre de récupération de contenu, vous permettant de sélectionner les articles qui seront présent dans le bon de livraison en cours de création. Les quantités livrées seront modifiables dans le bon de livraison (mais pas ici) : Vous pouvez soit sélectionner une ou plusieurs lignes. Si toutes les lignes sont sélectionnées, votre livraison sera complète, dans les autres cas, elle sera partielle. Si tout le contenu de la facture est présent à travers un ou plusieurs bons de livraison, la facture sera automatiquement notifiée en «livraison complète». Documentation Point Facture Page 20 sur 30

21 La gestion de mes inventaires : Pour accéder à la gestion de vos inventaires, rendez-vous dans le menu «fonctions avancées» / «Inventaire» : La fenêtre suivante apparaît : Commencez par créer un inventaire, par exemple nommé «test» en saisissant «test» dans le champ «Ayant comme titre :» et en appuyant sur le bouton «Créer l inventaire». Vous pouvez aussi récupérer le contenu d un ancien inventaire en le sélectionnant dans la liste déroulante. Saisissez ou scannez ensuite vos articles dans le formulaire. La douchette USB permet d amplement faciliter la tâche d inventaire. Nous vous conseillons vivement de vous en procurer une afin d accélérer le processus (voir notre site : Les références d article qui ne sont pas dans la base de vos articles apparaissent en rouge (vous avez alors la possibilité de créer l article via le bouton «Créer l article»). Si un article a la même référence qu un autre, une fenêtre vous permettra de sélectionner le bon article. Documentation Point Facture Page 21 sur 30

22 Une fois votre inventaire terminé, vous pouvez l exporter pour le récupérer sur un autre ordinateur (en imaginant par exemple que vous avez fait votre inventaire sur un ordinateur portable et souhaitez envoyer cet inventaire sur l ordinateur de votre bureau ou de votre caisse). Vous pouvez aussi synchroniser votre inventaire avec votre base d article afin de mettre à jour vos quantités en stock. Le publipostage / Mailing : Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le menu «fonctions avancées» / «Publipostage / Mailing». Vous arrivez alors sur cette fenêtre, sur laquelle vous allez configurer votre publipostage / Mailing : Documentation Point Facture Page 22 sur 30

23 Vous avez la possibilité de faire un publipostage vers des documents Office Word ou par . Pour le publipostage par documents Office Word, merci de vous référer au fichier d exemple présent dans le répertoire où vous avez installé Point Facture (généralement c:\program files\point Facture). Le fichier est le suivant : «Exemple.Publipostage.doc». Il vous permettra de comprendre la notion de «variables» qui apparaît sur le fenêtre de publipostage vers documents Office Word : Pour le publipostage par , vous arriverez à la fenêtre suivante : Documentation Point Facture Page 23 sur 30

24 La gestion de la caisse : Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le menu «fonctions avancées» / «Gestion de caisse / espèce». Vous pourrez alors indiquer vos entrées et sorties d espèces dans la fenêtre qui apparaît : A noter que lorsqu un client fait un versement en espèce dans une pièce commerciale, ce versement est automatiquement pris en compte dans les statistiques. Cette fonction de gestion de caisse n est ici que pour les entrées et sorties manuelles d espèce. Documentation Point Facture Page 24 sur 30

25 Statistiques : Point Facture vous permet d afficher plusieurs types de statistiques : - Tableau comptable (Versements, ou factures par catégorie) + Etat de la caisse - Votre chiffre d affaire selon soit les versements perçus soit les factures émises - Nombre d articles vendus par mois ou par an - Chiffre d affaire par article par mois ou par an - Possibilité de comparer plusieurs années (afin de suivre l évolution) Pour vous rendre dans les statistiques, cliquez sur l icône indiqué ci-dessous : Vous arrivez alors sur cette fenêtre : Documentation Point Facture Page 25 sur 30

26 Chiffre d affaire : Statistiques par article : Documentation Point Facture Page 26 sur 30

27 Gestion de la douchette laser ANL800 pour les codes barre : Point Facture s interface avec la douchette USB ANL800 de la marque districode ( Elle nécessite un paramétrage que seul Iloadev peut effectuer afin qu elle fonctionne avec Point Facture. Il vous faut donc nous contacter ou vous rendre sur notre site internet ( afin de commander votre douchette. Une fois votre douchette reçue et connectée à votre ordinateur via le port USB (la reconnaissance de la douchette est automatique sous Windows XP, pas de pilotes à installer), vous pouvez d hors et déjà l utiliser avec Point facture (à condition que votre licence vous le permette!). Vous pouvez définir les actions à effectuer lorsque vous scannez un code barre dans le menu «configuration / Préférences» : Documentation Point Facture Page 27 sur 30

28 Comment imprimer des codes barre avec l imprimante Dymo LabelWriter 400 : Une fois votre imprimante Dymo LabelWriter 400 acquise et installée (se référer à la documentation fournie avec l imprimante), il vous faut insérer un rouleau Ref dans l imprimante pour s adapter au format de code barre édité par Point Facture. Une fois ces étapes réalisées, vous pouvez lancer Point Facture et vous rendre dans le menu «Configuration / Préférences» afin de sélectionner l imprimante Dymo comme étant l imprimante par défaut pour les codes barre : Documentation Point Facture Page 28 sur 30

29 Vous allez pouvoir par la suite, lorsque vous cliquerez sur «Imprimer code barre» dans la gestion des articles, imprimer des codes barre sous forme d étiquette : Vous pouvez personnaliser l affichage de ces codes barre à tout moment en vous rendant dans le menu «Configuration» / «Préférences» / «Impression» Documentation Point Facture Page 29 sur 30

30 Comment utiliser Point Facture en réseau : Première étape : Il vous faut installer Point Facture sur tous les postes nécessitant l application (et saisir la licence pour tous les postes). Deuxième étape : Il vous faut définir un ordinateur comme étant le «serveur». C est cet ordinateur qui va centraliser les données. Troisième étape : Récupérer l adresse IP ou le nom réseau de cette ordinateur et ouvrir le port 3304 dans le pare feu XP de cette machine (ou tout autre pare feu installé sur l ordinateur faisant office de serveur). Quatrième étape : Renseignez dans le menu «Configuration» / «Connexion à la base de donnée» des autres ordinateurs, le champ nommé «Adresse IP ou nom d hôte» par le nom ou l adresse IP de l ordinateur spécifié comme étant le «serveur». Documentation Point Facture Page 30 sur 30