MANUEL DE L UTILISATEUR

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1 MANUEL DE L UTILISATEUR COMPAS DYNAMIQUE Page 1 / 81

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3 SOMMAIRE PREAMBULE... 7 CHAPITRE 1 :... 9 PRESENTATION DU COMPAS DYNAMIQUE INTRODUCTION QU EST-CE QUE LE COMPAS DYNAMIQUE? A QUI S ADRESSE LE COMPAS DYNAMIQUE? STRUCTURE GENERALE DU COMPAS DYNAMIQUE LES DIFFERENTS NIVEAUX DE FENETRES La fenêtre principale Une fenêtre secondaire LES ICONES DU COMPAS DYNAMIQUE LE CODE COULEUR DES ECRANS CHAPITRE 2 : INSTALLER ET ADMINISTRER LE COMPAS DYNAMIQUE SPECIFICITES TECHNIQUES DU COMPAS DYNAMIQUE INSTALLATION/DESINTALLATION DU LOGICIEL INSTALLER LE LOGICIEL SUR VOTRE ORDINATEUR DESINSTALLER LE LOGICIEL SUR VOTRE ORDINATEUR OUVERTURE D UNE SESSION ADMINISTRATION CREER/MODIFIER UN PROJET Créer un projet Modifier un projet CREER/MODIFIER UN UTILISATEUR Créer un utilisateur Modifier un utilisateur CREER/MODIFIER DES DROITS SUR UN PROJET Assigner les droits de pilotage sur les projets d un utilisateur Assigner les droits d évaluation sur les projets d un utilisateur Assigner les droits d administration PERSONNALISER LES DONNEES DE VOTRE INSTITUTION Enregistrer les informations sur votre institution Enregistrer les documents de l institution TRANSFERT DE DONNEES EXPORTER UN PROJET IMPORTER UN PROJET SAUVEGARDER SES DONNEES RESTAURER SES DONNEES Page 3 / 81

4 CHAPITRE 3 : CONSULTER LE REFERENTIEL QUALITE ET LES FICHES COMPAS QUALITE CONSULTER LE REFERENTIEL QUALITE CONSULTER UNE FICHE CRITERE (A PARTIR DU REFERENTIEL QUALITE) CONSULTER UNE FICHE PROCESSUS CLEF (A PARTIR DU REFERENTIEL QUALITE) CHAPITRE 4 : PILOTER UN PROJET TRAVAILLER PHASE PAR PHASE DU CYCLE DE PROJET OUVRIR UN PROJET ARCHITECTURE DES ECRANS DE PILOTAGE DU PROJET PAR PHASE REPONDRE A UNE QUESTION CLEF ECRIRE LE RAPPORT DE PHASE VALIDER/CLOTURER UNE PHASE CONSULTER LES INFORMATIONS DU PROJETS ET LES EXPORTER SOUS WORD Rapports de phase Réponses aux questions clefs Commentaires et conclusions de phase CONCEPTION DU PROJET CONSTRUIRE SON CADRE LOGIQUE Pour créer/modifier votre objectif global Pour créer/modifier un objectif spécifique Pour créer/modifier vos indicateurs CREER LE FORMULAIRE UNIQUE ECHO DU PROJET EN PHASE DE CONCEPTION SUIVI DU PROJET CREER UN SUIVI FAIRE LE SUIVI DES INDICATEURS AJUSTER LA CONCEPTION DU PROJET LORS D UN SUIVI CREER LE FORMULAIRE UNIQUE ECHO DU PROJET EN PHASE DE SUIVI TERMINER UN SUIVI PARTIEL VALIDER UN SUIVI VEILLE DES INCIDENTS CRITIQUES REALISER UNE VEILLE DES INCIDENTS CRITIQUES CONSULTER LES VEILLES DES INCIDENTS CRITIQUES CHAPITRE 5 : EVALUER UN PROJET CREER/CONTINUER UNE EVALUATION CREER UNE EVALUATION CONTINUER UNE EVALUATION Page 4 / 81

5 2 TRAVAILLER CRITERE PAR CRITERE ARCHITECTURE DES ECRANS D EVALUATION PAR CRITERE APPRECIER LES INDICATEURS DE QUALITE ET LES PROCESSUS CLEFS PAR CRITERE ECRIRE LES SYNTHESES PAR CRITERE FINALISER SON RAPPORT D EVALUATION CHAPITRE 6 : CONSULTER LES MEMOIRES PILOTAGE CONSULTER LE TABLEAU DE BORD CONSULTER LES REPONSES AUX QUESTIONS CLEFS SUR LE PROJET EN COURS SUR D AUTRES PROJETS CONSULTER LES CHAPITRES DES RAPPORTS DE PHASE SUR LE PROJET EN COURS SUR D AUTRES PROJETS CONSULTER L EVOLUTION DES INCIDENTS CRITIQUES CHAPITRE 7 : LES SUPPORTS DU COMPAS DYNAMIQUE SUPPORTS IMPRIMABLES OUTILS CONSULTER LES DOCUMENTS DE VOTRE INSTITUTION CONSULTER LES FICHES DE GESTION DU CYCLE DE PROJET Page 5 / 81

6 LISTE DES ECRANS Ecran 1 : Structure de la fenêtre principale Ecran 2 : Structure d une fenêtre secondaire Ecran 3 : Identification Ecran 4 : Accueil Ecran 5 : Administration Liste des utilisateurs Ecran 6 : Administration - Les informations de l institution Ecran 7 : Transfert de données Ecran 8 : Le référentiel de la méthode COMPAS Qualité : la Rose des vents Ecran 9 : Fiche critère Ecran 10 : Fiche processus clef Ecran 11 : Piloter le projet Ecran 12 : Piloter le projet Phase de suivi Ecran 13 : Répondre aux questions clefs Ecran 14 : Piloter le projet Phase de conception Valider la phase Ecran 15 : Les consultations des informations sur le projet Ecran 16 : Consulter les documents du projet Ecran 17 : Piloter le projet Gestion des suivis Ecran 18 : Conception ajusté chapitre «Besoins et groupes de population ciblés par le projet» Ecran 19 : Veille des incidents critiques Ecran 20 : Piloter le projet Gestion des veilles des incidents critiques Ecran 21 : Evaluer le projet Gestion des évaluations Ecran 22 : Evaluer le projet Analyse par critère Ecran 23 : Evaluer le projet Valider l évaluation Ecran 24 : Tableau de bord Ecran 25 : Consulter les réponses aux questions clefs Ecran 26 : Consulter les réponses d autres projets Ecran 27 : Consulter les chapitres correspondants Ecran 28 : Consulter ce chapitre dans d autres projets Ecran 29 : Supports imprimables Ecran 30 : Outils Page 6 / 81

7 PREAMBULE L objectif de ce manuel est de guider l utilisateur du logiciel COMPAS Dynamique pas à pas pour mettre en œuvre chacune des fonctionnalités du logiciel sur son projet. Le lecteur trouvera ici des informations lui permettant de comprendre les pré-requis pour installer le logiciel ainsi que le détails sur toutes les fonctionnalités permettant de gérer son projet. Ce ne reprend pas l exposé de la méthode COMPAS Qualité en ellemême ni des concepts qui la sous-tendent. Ces informations sont disponibles sur les différents supports que sont : le kit COMPAS Qualité, le tutorial du COMPAS Dynamique, le site Internet du Système COMPAS (www.compasqualite.org), les différentes formations du Système COMPAS le help-desk COMPAS Dynamique, et les diverses publications sur le sujet de la qualité de l aide humanitaire. Page 7 / 81

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9 CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU COMPAS DYNAMIQUE 1 INTRODUCTION QU EST-CE QUE LE COMPAS DYNAMIQUE? A QUI S ADRESSE LE COMPAS DYNAMIQUE? 11 2 STRUCTURE GENERALE DU COMPAS DYNAMIQUE LES DIFFERENTS NIVEAUX DE FENETRES La fenêtre principale Une fenêtre secondaire LES ICONES DU COMPAS DYNAMIQUE LES CODES COULEURS DES ECRANS 15 Page 9 / 81

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11 1 INTRODUCTION 1.1 Qu est-ce que le COMPAS Dynamique? Le COMPAS Dynamique est un logiciel de gestion de l information (enregistrement, archivage et consultation des informations des projets). Il permet : de traduire concrètement la notion de responsabilité humanitaire (accountability) : «Dire ce que l on fait, faire ce que l on dit et le prouver». de capitaliser les expériences pour sans cesse évoluer et améliorer le service rendu aux populations. Le COMPAS Dynamique est basé sur le COMPAS Qualité, méthode d assurance qualité. Il est adapté aux divers secteurs d activité et aux différents contextes de l aide humanitaire, et repose sur la gestion du cycle du projet. Le COMPAS Qualité est une méthode d Assurance Qualité spécifiquement conçue pour l aide humanitaire. Il peut être utilisé pour le pilotage du projet et pour son évaluation, et a pour but d améliorer en permanence la qualité du service rendu aux populations affectées par les crises. N.B. Il est rappelé que l adoption et l utilisation du COMPAS Dynamique sont incluses dans un processus global d adoption d une démarche d assurance qualité. Pour plus d informations sur l adoption d une démarche Qualité, consultez le site du COMPAS Qualité ou prenez contact avec le Groupe URD. 1.2 A qui s adresse le COMPAS Dynamique? Le COMPAS Dynamique est destiné au personnel d organisations humanitaires qualifié dans la gestion de projets/programmes et aux évaluateurs de l action humanitaire. Le COMPAS Dynamique requiert des connaissances de base sur la gestion du cycle de projet et les principes de l assurance qualité (méthode COMPAS Qualité). Pour profiter de toutes les potentialités du COMPAS Dynamique, il est recommandé aux utilisateurs de se former au préalable à la méthode COMPAS Qualité. N.B. L utilisation du COMPAS Dynamique ne remplace pas l expertise des personnes impliquées dans les projets/programmes. Elle ne dispense pas non plus de l utilisation d outils techniques spécifiques à chaque secteur d intervention (sécurité alimentaire, eau et assainissement, etc.) Page 11 / 81

12 2 STRUCTURE GENERALE DU COMPAS DYNAMIQUE 2.1 Les différents niveaux de fenêtres Le COMPAS Dynamique est organisé avec différents niveaux de fenêtres : La fenêtre principale permet de cheminer entre les écrans du COMPAS Dynamique en suivant la progression logique de travail sur un projet (cf. arborescence présentée ci-dessous). La fenêtre principale s ouvre dès que vous lancez l application. A partir de la fenêtre principale, vous vous identifiez, vous choisissez votre type d activité (piloter ou évaluer), la phase du projet sur laquelle vous souhaitez travailler, etc. Il n y a qu UNE seule fenêtre principale. Important : Si vous fermez la fenêtre principale, l application COMPAS Dynamique se ferme. Pour reprendre votre travail, vous devez vous identifier à nouveau. Une fenêtre secondaire s ouvre à partir de la fenêtre principale ou d une autre fenêtre secondaire. Elle contient un écran de travail ou de consultation spécifique (répondre aux questions clefs, consulter les documents de projets, consulter le référentiel qualité, etc. ). Il peut y avoir plusieurs fenêtres secondaires ouvertes en même temps. La fermeture d une fenêtre secondaire n entraîne pas la fermeture de l application. Important : Il est ainsi préférable de fermer les fenêtres secondaires lorsque vous avez terminé votre travail ou votre consultation afin d éviter d avoir un grand nombre de fenêtres secondaires ouvertes en même temps La fenêtre principale Arborescence de la fenêtre principale du COMPAS Dynamique Page 12 / 81

13 Structure de la fenêtre principale La fenêtre principale est composée de trois parties (cf. Ecran 1) : La barre supérieure : informe sur l utilisateur connecté, le projet en cours et le niveau de l arborescence où l on se trouve. La barre centrale : est l espace de travail. La barre inférieure : propose des liens directes vers certaines fonctions du COMPAS Dynamique : retour directe à l écran accueil, accès à la boîte à outils, accès au tableau de bord, etc. Ecran 1 : Structure de la fenêtre principale Arborescence. Montre à quel endroit on se situe dans le COMPAS Dynamique Votre nom et prénom tels qu ils ont été enregistrés par l administrateur du COMPAS Dynamique Code d identification du projet en cours. Sur l écran Accueil, il est présenté à cet endroit l espace de choix du projet. Lien vers l écran Piloter le projet La barre supérieure Lien vers la page d identification. Il permet de déconnecter l utilisateur en cours La barre centrale La barre inférieure Lien vers les coordonnées pour assistance et conseils Lien vers l écran Accueil Lien vers la boîte à outils du COMPAS Dynamique (outils de gestion du cycle et les outils de votre institution) Lien vers le tableau de bord (présentation globale de tous les documents du projet) Lien vers les cahiers du COMPAS Dynamique que vous pouvez imprimer Lien vers l écran de transfert des données (exportation/importation de projet, sauvegarde) Page 13 / 81

14 2.1.2 Une fenêtre secondaire Une fenêtre secondaire est composée de deux parties (cf. Ecran 2) : La barre supérieure : informe sur le projet en cours et le titre de l écran. La barre inférieure : est l espace de travail. Ecran 2 : Structure d une fenêtre secondaire Nom de l écran en cours Code d identification du projet en cours La barre supérieur e La barre inférieure Page 14 / 81

15 2.2 Les icônes du COMPAS Dynamique Administration Pilotage et Evaluation Gérer les projets Phase Créer un projet Modifier un projet Gérer les utilisateurs Créer un utilisateur Modifier un utilisateur Question clef Rapport de phase Validation Veille des incidents critiques Evolution de l incident critique Transfert de données Exporter / Sauvegarder les données Importer / Restaurer les données Méthode COMPAS Qualité Critère Processus clef Contact Autres Fiches outils Supports imprimables Tableau de bord Consultation les questions clefs Consultations les chapitres de rapport de phase Poubelle Générer le document Word Générer le document Excel 2.3 Le code couleur des écrans Le COMPAS Dynamique utilise un code reposant sur trois couleurs : La couleur grise indique que le travail n est pas encore possible (les étapes précédentes du travail sur le projet ne sont pas encore validés et/ou clôturés) La couleur bleu indique que le travail est disponible/en cours. La couleur orange indique que le travail est terminé, validé et/ou clôturé Ces couleurs sont utilisées pour toutes les fonctionnalités du COMPAS Dynamique. Par exemple : pour indiquer qu une réponse à une question a été donnée l icône Questions clefs passe de : à. Page 15 / 81

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17 CHAPITRE 2 : INSTALLER ET ADMINISTRER LE COMPAS Dynamique 1 SPECIFICITES TECHNIQUES DU COMPAS DYNAMIQUE 19 2 INSTALLATION/DESINTALLATION DU LOGICIEL INSTALLER LE LOGICIEL SUR VOTRE ORDINATEUR DESINSTALLER LE LOGICIEL SUR VOTRE ORDINATEUR 24 3 OUVERTURE D UNE SESSION 26 4 ADMINISTRATION CREER/MODIFIER UN PROJET Créer un projet Modifier un projet CREER/MODIFIER UN UTILISATEUR Créer un utilisateur Modifier un utilisateur CREER/MODIFIER DES DROITS SUR UN PROJET Assigner les droits de pilotage sur les projets d un utilisateur Assigner les droits d évaluation sur les projets d un utilisateur Assigner les droits d administration PERSONNALISER LES DONNEES DE VOTRE INSTITUTION Enregistrer les informations sur votre institution Enregistrer les documents de l institution 31 5 TRANSFERT DE DONNEES EXPORTER UN PROJET IMPORTER UN PROJET SAUVEGARDER SES DONNEES RESTAURER SES DONNEES 33 Page 17 / 81

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19 1 SPECIFICITES TECHNIQUES DU COMPAS Dynamique L utilisation du COMPAS Dynamique requiert un certain nombre de caractéristiques du matériel ou système informatique pour optimiser son fonctionnement. Le COMPAS Dynamique a été développé sous PHP5 / MySQL avec une interface en html. Toutes les données d'échanges (export / import) sont au format XML / ZIP. Pour son fonctionnement, le COMPAS Dynamique a besoin d'un navigateur Internet (Internet Explorer, Firefox, Camino, Opera...) Le COMPAS Dynamique est un logiciel fonctionnant comme un site web, et il utilise le serveur web Apache. Sa base de données fonctionne sur le serveur de gestion de base de données MySQL. Ces deux serveurs utilisent des ports TCP/UDP pour fonctionner. Par défaut, le COMPAS Dynamique est configuré techniquement pour utiliser les ports suivants : port 8080 pour Apache port 3306 pour MySQL (port par défaut de MySQL) Ces ports ont été choisis pour ne rentrer en conflit avec aucune autre application, telle que Skype ou le serveur web IIS. Néanmoins, si un conflit de port apparaît, un utilisateur techniquement averti peut reconfigurer les ports utilisés par le COMPAS Dynamique, en consultant et modifiant avec beaucoup de précautions le fichier conf/_apache_mysql_port_conf.bat. Une autre solution consiste à interdire l utilisation de logiciels utilisant ces ports durant l'utilisation du COMPAS Dynamique. Pour une utilisation en réseau (afin que plusieurs personnes puissent travailler sur un même COMPAS Dynamique), il faut que le Firewall du PC hôte ouvre les ports 8080 et Le COMPAS Dynamique a besoin d'un minimum de 85 Mo d'espace disque pour être installé. Un projet en lui-même n occupe pas beaucoup d espace, tout dépendra du nombre et de la taille des pièces jointes. Chaque projet peut être exporté. Le fichier obtenu contient les caractéristiques du projet ainsi que les pièces jointes. Le COMPAS Dynamique est optimisé avec les caractéristiques suivantes pour le matériel et système informatique : Processeur : Configuration minimum Pentium II. Mémoire : Le logiciel COMPAS Dynamique requiert une RAM de 32 Mo, recommandée 64 Mo. Espace disque : Le logiciel COMPAS Dynamique occupe approximativement 85 Mo sur le disque dur. Les données occuperont de l espace disque supplémentaire en fonction du nombre de projets, des pièces jointes insérées dans le COMPAS Dynamique et des détails de l information. Résolution Graphique : Environnement Opérationnel : VGA ou meilleures. Windows 95, 98, NT, 2000, XP. Page 19 / 81

20 2 INSTALLATION/DESINTALLATION DU LOGICIEL 2.1 Installer le logiciel sur votre ordinateur 1. Connectez-vous à l adresse : 2. A partir de cette adresse, vous allez pouvoir télécharger le logiciel. Au préalable, il est nécessaire de vous enregistrer afin d'être tenu à jour des évolutions du COMPAS Dynamique, et recevoir les patchs correctifs à venir. (Remarque : une fois votre adresse de courrier électronique enregistrée, la procédure d'enregistrement ne sera plus nécessaire pour télécharger les nouvelles versions du COMPAS Dynamique). 3. Vous pouvez maintenant télécharger le logiciel. La version du COMPAS Dynamique la plus récente vous est proposée. Cliquez sur Télécharger. Une fenêtre s ouvre. Cliquez sur Enregistrer. 4. Une autre fenêtre «Avertissement de sécurité» peut apparaître. Ne tenez pas compte de cette fenêtre. Cliquez sur Exécuter. 5. La fenêtre ci-après s affiche. Cliquez sur Suivant. Page 20 / 81

21 6. La fenêtre ci- après s affiche. Cliquez sur Suivant. 7. La fenêtre ci-après s affiche. Lisez soigneusement le contrat de licence avant de continuer. Puis, cochez la case : «J accepte les termes et conditions». Puis cliquez sur Suivant. 8. La fenêtre ci-après s affiche. Les fichiers du logiciel COMPAS Dynamique sont par défaut copiés dans le répertoire C:\Program Files de votre ordinateur. 9. La copie des fichiers sur votre ordinateur est terminée. La fenêtre ciaprès s affiche. La case «Lancer le COMPAS Dynamique après l installation» est cochée par défaut. Cliquez sur Fin. Page 21 / 81

22 10. Une fenêtre à fond noir s ouvre automatiquement puis disparaît. Ensuite, l icône système COMPAS apparaît dans la barre de tâches. Cet icône donne accès à un menu déroulant et permet ainsi d ouvrir et de quitter le logiciel comme indiqué ciaprès. Icône système COMPAS 11. Le logiciel s ouvre à partir du navigateur Internet par défaut installé sur votre ordinateur (Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.) 12. La dernière étape de l installation est la création de la base de données de votre logiciel où seront stockées toutes les informations enregistrées sur votre projet à chaque utilisation future du COMPAS Dynamique. Pour cela, cliquez sur Continuer. L information suivante s affiche : «Installation de la base de données Patientez s il vous plaît». 13. Une fois l installation de la base de données terminée, la fenêtre ci-après s affiche. Vous devez créer maintenant le premier utilisateur du COMPAS Dynamique sur votre ordinateur. Pour cela remplissez les champs : «Nom», «Prénom», «Identifiant», «Mot de passe» et «Répéter le mot de passe». Cet «Identifiant» et «Mot de passe» vous permettront de vous connecter au logiciel lors de sa première utilisation. Ces informations pourront être changées par la suite. Important : Le mode de passe doit comporter au maximum 8 caractères. 14. Votre installation est terminée. Vous êtes prêt à utiliser le logiciel. Cliquez sur Lancer le COMPAS Dynamique. Le COMPAS Dynamique est maintenant installé sur votre ordinateur. Page 22 / 81

23 Pour chaque nouvelle utilisation, vous pourrez désormais lancer l application à partir de l icône système COMPAS dans la barre de tâches ou à partir du menu déroulant Démarrer Programmes COMPAS Dynamique Pour les étapes suivantes, référez-vous au paragraphe 4.1Créer/modifier un projet. Page 23 / 81

24 2.2 Désinstaller le logiciel sur votre ordinateur 1. Fermez l application en sélectionnant «Quitter» dans le menu déroulant de la barre du bas 2. Allez dans : Démarrer Programme COMPAS Dynamique. Dans le menu déroulant choisissez : Désinstallation comme montré dans l écran ci-après 3. La fenêtre ci-après s affiche. Cliquez sur Annuler si vous ne désirez pas désinstaller. Cliquez sur Suivant pour continuer la désinstallation. 4. La fenêtre ci-après s affiche. 5. Puis cette fenêtre s affiche. Cliquez sur Effacement Total Page 24 / 81

25 6. La fenêtre ci-après s affiche. Cliquez sur Fin. La désinstallation est terminée. Conseils : Vérifier que «COMPAS Dynamique» la disparu du menu déroulant Démarrer Programmes ainsi que son icône sur le bureau. Si ce n est pas le cas, faites-le de «manière manuelle» en effaçant le fichier COMPAS Dynamique dans C:\Program Files. Page 25 / 81

26 3 OUVERTURE D UNE SESSION Important Pour se connecter au logiciel COMPAS Dynamique, il faut être un utilisateur, c est à dire détenir un identifiant et un mot de passe (cf. 4.2 Créer/Modifier un utilisateur) L identifiant et le mot de passe sont déterminés au sein de chaque organisation par un ou plusieurs administrateurs du COMPAS Dynamique (ou encore nommé «super user») identifiés au sein de l organisation (cf. 4.3 Créer/modifier des droits sur un projet). Si vous n avez pas d identifiant ni de mot de passe, prenez contact avec les personnes chargées au sein de votre organisation de l utilisation du COMPAS Dynamique. 1. Ouvrez l application COMPAS Dynamique en cliquant directement sur l icône système COMPAS dans la barre de tâches ou à partir du menu déroulant Démarrer Programmes. La fenêtre ci-après s affiche ( Ecran 3 : Identification Ecran 3). 2. Entrez votre identifiant et votre mot de passe et choisissez la langue de travail (Français, Anglais ou Espagnol). Par exemple : Identifiant : test Mot de passe : test Langue : Français 3. Puis cliquez sur Se connecter. 4. La fenêtre principale Accueil s affiche. Ecran 4 : Accueil 5. Vous pouvez alors choisir votre activité en cliquant sur l icône correspondant : Piloter le projet Consulter les 12 critères de Qualité Evaluer le projet Page 26 / 81

27 4 ADMINISTRATION Pour un administrateur (super user), la procédure d ouverture de session est la même que précédemment. Cependant, une icône supplémentaire apparaît sur la page Accueil (Ecran 4). Lien vers la page Administration - Liste des utilisateurs A partir de la page d accueil, pour accéder à la page d administration, cliquez sur l icône Administration. La fenêtre secondaire Administration Liste des utilisateurs (Ecran 5) s ouvre. Ecran 5 : Administration Liste des utilisateurs Lien vers la page Administration Les informations de l institution. Cf. 4.4 Lien vers la page Administration - Création des projets. Cf. 4.1 Lien vers la page Administration - Gestion des projets. Cf. 4.1 Lien vers la page Administration - Gestion des utilisateurs. Cf Lien vers la page Administration - Création des utilisateurs. Cf La fonction Administration du COMPAS Dynamique permet de : Créer/modifier les projets Créer/modifier les utilisateurs du COMPAS Dynamique Définir/modifier les droits (consultation, édition, accès aux informations confidentielles, etc.) des utilisateurs par rapport aux projets enregistrés dans le COMPAS Dynamique. Page 27 / 81

28 4.1 Créer/modifier un projet COMPAS Dynamique Créer un projet 1. A partir de la page d administration, cliquez sur Créer un projet. 2. La fenêtre secondaire ci-après Administration - Création d un projet s ouvre : 3. Vous pouvez alors renseigner les champs proposés (code, titre, pays, type de crise, dynamique de la crise, étape de la crise, secteur d intervention, date de début, durée, responsable du projet, description). Seuls les trois premiers champs (code, titre, pays) doivent être obligatoirement remplis lors de la création du projet. Pour les autres champs, ils peuvent être remplis tout au long de la vie du projet. 4. Puis cliquez sur Créer. Votre projet a été créé. Il sera maintenant proposé dans la liste des projets lors du choix du projet dans la page Accueil Modifier un projet A tout moment, il vous est possible de modifier ou compléter les informations d un projet. 1. Cliquez sur Gérer les projets 2. La liste des projets existants dans votre COMPAS Dynamique apparaît. 3. Cliquez sur l icône du projet que vous souhaitez modifier. 4. Vous arrivez sur l écran Administration - Modification de projet (idem à l écran Administration - création de projet. Cf Créer un projet). 5. Faites vos modifications puis cliquez sur Modifier. Les informations sur le projet ont été modifiées. Remarque : Lors des étapes de validation de phase, il vous est proposé un lien pour ouvrir directement la fenêtre de «Modification de projet» en cliquant sur. Page 28 / 81

29 4.2 Créer/modifier un utilisateur Créer un utilisateur 1. Cliquez sur Créer un utilisateur. 2. La fenêtre secondaire ci-après Administration - Création d un utilisateur s ouvre. 3. Vous pouvez alors renseigner les champs proposés (Nom, Prénom, Identifiant, Mot de passe, Fonction). Important : Les champs ne doivent contenir que 8 caractères au maximum. 4. Puis vous devez définir les droits du nouvel utilisateur (cf Créer/Modifier les droits des utilisateurs). 5. Puis cliquez sur Créer. Votre nouvel utilisateur a été créé. Il pourra maintenant se connecter au COMPAS Dynamique. Il est apparu dans la liste des utilisateurs Modifier un utilisateur A tout moment, il vous est possible de modifier les informations sur un utilisateur. 1. Cliquez sur Gérer les utilisateurs. 2. La liste des utilisateurs existants dans votre COMPAS Dynamique apparaît. 3. Cliquez sur l icône de l utilisateur que vous souhaitez modifier ou sur l icône si vous souhaitez effacer l utilisateur. 4. Vous arrivez sur l écran Administration - Modification d un utilisateur (identique à l écran de création d un utilisateur. Cf Créer un utilisateur). 5. Faites vos modifications puis cliquez sur Modifier. Les informations sur l utilisateur ont été modifiées. 4.3 Créer/modifier des droits sur un projet Des droits doivent être assignés à chaque utilisateur. Ces droits définiront quelles opérations peuvent être effectués par l utilisateur : - sur l administration (création/modification de projet et utilisateur, droits d utilisateur) - sur chacun des projets du COMPAS Dynamique (partie pilotage et partie évaluation) Remarque : Ainsi, seuls les utilisateurs ayant les droits d administration pourront assigner des droits. Page 29 / 81

30 4.3.1 Assigner les droits de pilotage sur les projets d un utilisateur Dans les fenêtres Administration -Création/Modification d un utilisateur, la liste des projets enregistrés dans le COMPAS Dynamique vous est proposée. Pour chaque projet, dans le tableau «Droits / Pilotage», vous déterminez les droits de pilotage de l utilisateur en cochant (mettre une croix pour chacun des droits donnés) : Consultation : pour donner le droit à l utilisateur de consulter les informations du projet. Edition : pour donner le droit à l utilisateur de saisir et d enregistrer des informations sur le projet (réponses aux questions clefs, chapitre des rapports de phase, conclusion de phase). Validation : pour donner le droit à l utilisateur de clôturer une phase afin de passer à la phase suivante Accès aux données confidentielles : pour donner le droit de consulter les informations du projet qui ont été enregistrées sous la mention «confidentielle»). (cf. chapitre Réponses aux questions clefs) Assigner les droits d évaluation sur les projets d un utilisateur Dans les fenêtres Administration - Création/Modification d un utilisateur, la liste des projets enregistrés dans le COMPAS Dynamique vous est proposée. Pour chaque projet, dans le tableau «Droits / Evaluation», vous déterminez les droits d évaluation de l utilisateur en cochant (mettre une croix pour chacun des droits donnés) : - Consultation : pour donner le droit à l utilisateur de consulter les informations sur les évaluations du projet. - Edition/Création : pour donner le droit à l utilisateur de créer une évaluation pour le projet, de saisir et d enregistrer les données de l évaluation (appréciation des indicateurs, synthèse sur les critères, conclusion de l évaluation) Assigner les droits d administration En bas des fenêtres Administration - Création/Modification d un utilisateur, cochez la case «Droit d administration (super user)» pour donner les droits d administrations à l utilisateur. 4.4 Personnaliser les données de votre institution 1. Cliquez sur Les informations de l institution. 2. La fenêtre secondaire ci-après Administration - Les informations de l institution (Ecran 6) s ouvre. Page 30 / 81

31 Ecran 6 : Administration - Les informations de l institution Cf Cf Enregistrer les informations sur votre institution 1. Renseignez les champs proposés (Nom, Description, Détails). 2. Vous pouvez afficher votre Logo (il s affichera dans la page Outils de votre COMPAS Dynamique). Pour cela, allez sur. Sélectionnez votre logo puis cliquez sur Enregistrer. Votre logo s affiche. Il est recommandé d utiliser des petits logos (environ 3 cm x 3 cm) pour conserver la mise en page Enregistrer les documents de l institution Vous pouvez enregistrer des documents qui seront accessibles dans la page Outils du COMPAS Dynamique (cf. chapitre 7-2 OUTILS). 1. Pour enregistrer des documents, allez sur. Sélectionnez votre document puis cliquez sur Ajouter un document. Vos documents apparaissent à l écran. 2. Pour effacer un document, cliquez sur l icône qui s affiche à côté du document. Page 31 / 81

32 5 TRANSFERT DE DONNEES Cette fonctionnalité vous permet d échanger des projet, c est à dire d exporter et importer un projet vers d autres personnes utilisant le COMPAS Dynamique, personnes au siège de votre association ou sur le terrain. Ecran 7 : Transfert de données Cf. partie 5.1 et partie 5.2 Cf. partie 5.3 et parte Exporter un projet 1. Cliquez sur l icône dans la barre inférieure de la page d accueil. La fenêtre secondaire Transfert de données (Ecran 7) s ouvre. 2. Dans la partie droite de l écran «Exporter un projet», choisissez le projet que vous souhaitez exporter dans le menu déroulant. 3. Puis vous pouvez choisir d exporter votre document avec ou sans les pièces jointes. Pour exporter aussi les pièces jointes, cochez la case «Exporter les pièces jointes». Puis, vous devez choisir votre option d exportation en cochant soit la case : Pour modification et/ou validation (vous ne pourrez plus modifier votre projet sur votre COMPAS Dynamique après exportation tant que vous n aurez pas reçu la version mise à jour) Pour consultation (Le destinataire de votre fichier exporté ne pourra pas modifier les données, mais uniquement les consulter. Vous pourrez toujours modifier votre projet.) 4. Cliquez sur. Une fenêtre de vérification «Etes-vous sûr?» s ouvre. Cliquez sur Oui. Le COMPAS Dynamique a généré un fichier.cdyn : c est votre projet exporté. Page 32 / 81

33 5. Choisissez où enregistrer votre fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez maintenant transmettre ce fichier (par , support informatique) à une autre personne utilisant le COMPAS Dynamique. 5.2 Importer un projet 1. Voir l instruction 1 dans 5.1 Exporter un projet. 2. Dans la partie gauche de l écran «Importer un projet», choisissez le projet que vous souhaitez importer dans les fichiers.cdyn enregistrés sur votre ordinateur. 3. Cliquez sur. Une fenêtre de vérification «Etes-vous sûr?» s ouvre. Cliquez sur Oui. Le projet a été importé dans votre base de données. Ce projet apparaîtra désormais dans la liste des projets. Attention : Si vous importez un projet qui a le même nom qu un projet exisatnt déjà dans votre base de données, ce dernier sera remplacé par le nouveau projet. 5.3 Sauvegarder ses données 1. Cliquez sur l icône dans la barre inférieure de la page d accueil. La fenêtre secondaire Transfert de données (Ecran 7) s ouvre. Dans la deuxième partie de l écran, vous avez les options de sauvegarde et restauration. 2. Dans la partie gauche de l écran «Sauvegarde», cliquez sur. Une fenêtre de vérification «Etes-vous sûr?» s ouvre. Cliquez sur Oui. Le COMPAS Dynamique génère un fichier archive.zip : c est votre sauvegarde. 3. Choisissez où enregistrer la sauvegarde sur votre ordinateur. Vous pouvez maintenant enregistrer ou graver ce fichier sur tout autre support. 5.4 Restaurer ses données 1. Voir l instruction 1 dans 5.3 Sauvegarder ses données. 2. Dans la partie gauche de l écran «Restaurer», choisissez le fichier archive.zip que vous souhaitez restaurer dans les fichiers.zip enregistrés sur votre ordinateur. 3. Cliquez sur. Une fenêtre de vérification «Etes-vous sûr?» s ouvre. Cliquez sur Oui. Votre base de données a été restaurée. Toutes les données sont désormais consultables sur votre COMPAS Dynamique. Page 33 / 81

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35 CHAPITRE 3 : CONSULTER LE REFERENTIEL QUALITE ET LES FICHES COMPAS QUALITE 1 CONSULTER LE REFERENTIEL QUALITE 37 2 CONSULTER UNE FICHE CRITERE (A PARTIR DU REFERENTIEL QUALITE) 38 3 CONSULTER UNE FICHE PROCESSUS CLEF (A PARTIR DU REFERENTIEL QUALITE) 39 Page 35 / 81

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37 La méthode COMPAS est basée sur un référentiel de 12 Critères Qualité. Ce référentiel est commun pour le pilotage de projet et pour l évaluation. 1 CONSULTER LE REFERENTIEL QUALITE 1. Cliquez sur 12 critères de Qualité ou l icône représentant la rose des vents sur la page Accueil. 2. La fenêtre secondaire Le référentiel de la méthode COMPAS Qualité : la Rose des vents (Ecran 8) s ouvre. Ecran 8 : Le référentiel de la méthode COMPAS Qualité : la Rose des vents Intitulé de critère pour les critères de structure et de processus et la lettre qui lui est associée. Intitulé de critère pour les critères d impact et de résultat et la lettre qui lui est associée. Lettre correspondante au critère. Page 37 / 81

38 2 CONSULTER UNE FICHE CRITERE (à partir du référentiel Qualité) Pour renseigner sur les enjeux de chaque critère, la méthode COMPAS Qualité propose une fiche par critère contenant une série d indicateurs. Pour consulter une fiche critère, cliquez sur le critère. Une nouvelle fenêtre secondaire Fiche critère (Ecran 9) s ouvre. Ecran 9 : Fiche critère Par exemple, pour consulter la Fiche Critère A, cliquez sur : Page 38 / 81

39 3 CONSULTER UNE FICHE PROCESSUS CLEF (à partir du référentiel Qualité) Un processus clef est un ensemble d activités à mettre en œuvre pour assurer la conformité des résultats d un projet au critère de qualité visé. Chaque critère se décompose en processus clef. La méthode COMPAS Qualité propose 46 fiches processus clefs, structurée en 7 parties, i.e. Définition, Histoires, Pourquoi c est important, Pourquoi c est difficile, Mise en garde, Conseils, Points critiques. 1. Pour consulter une Fiche Processus Clef, ouvrez tout d abord la Fiche Critère (cf. 2 Consulter une fiche critère). 2. Puis sur cette fiche, cliquez sur le processus clef que vous souhaitez consulter. Une nouvelle fenêtre secondaire Fiche processus clef s ouvre. Par exemple, pour consulter la fiche processus clef A1, cliquez sur sur la fiche critère A. La fenêtre Fiche processus clef (Ecran 10) s ouvre. Ecran 10 : Fiche processus clef Page 39 / 81

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