Manuel d Administration

Transcription

1 Manuel d Administration Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved

2 Sommaire INTRODUCTION...3 CONFIGURATIONS POUR TELL ME MORE PRO...4 CONFIGURATIONS REQUISES...4 INSTALLATION ET DESINSTALLATION...5 POUR INSTALLER TELL ME MORE PRO SUR LE SERVEUR...5 POUR INSTALLER TELL ME MORE PRO SUR LE POSTE ELEVE...9 POUR INSTALLER TELL ME MORE PRO SUR LE POSTE TUTEUR...10 POUR DESINSTALLER LES APPLICATIONS...12 Pour arrêter et désinstaller le Dispatcher...12 Pour désinstaller Les Outils d Administration, Les Outils du Tuteur et/ou TeLL me More...12 Pour désinstaller les données (serveur TeLL me More PRO et cours)...13 Pour réinstaller une ou plusieurs applications...13 LES OUTILS D ADMINISTRATION...14 POUR LANCER LES OUTILS D ADMINISTRATION...14 OPTIONS...16 Vous avez installé TeLL me More PRO...16 Vous avez installé TeLL me More e-system...17 Modules optionnels...18 Pour arrêter et redémarrer le Dispatcher...19 DOSSIER TUTEURS...20 Pour créer un compte Tuteur...20 Pour modifier un compte Tuteur...21 Pour supprimer un compte Tuteur...22 DOSSIER GROUPES LINGUISTIQUES...23 Pour ajouter un groupe linguistique...23 Pour modifier un groupe linguistique...23 Pour supprimer un ou plusieurs groupes linguistiques...24 DOSSIER GROUPES D ELEVES...25 Pour ajouter un groupe d élèves...25 Pour modifier un groupe d élèves...26 Pour supprimer un ou plusieurs groupes d élèves...26 DOSSIER ELEVES...27 Pour ajouter un compte élève...27 Pour ajouter un compte élève en dupliquant un autre compte...33 Pour importer un fichier d élèves...34 Pour exporter un ou plusieurs comptes élève...37 Pour modifier un compte élève...37 Pour supprimer un ou plusieurs comptes élève...38 DOSSIER COURS...39 Pour ajouter des cours...39 DOSSIER POSTES DE TRAVAIL...41 Pour supprimer un poste de travail...41 SUPPORT TECHNIQUE...42 Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 2

3 INTRODUCTION Ce manuel est destiné à l administrateur ou à toute personne susceptible d effectuer l installation, les paramétrages et l administration du système de TeLL me More PRO ou TeLL me More e-system. Pour obtenir la version mise à jour de ce manuel, reportez-vous au site sur lequel se trouve le manuel au format PDF. Remarque : L installation de TeLL me More e-system est effectuée par un technicien. Elle n est donc pas présentée dans ce manuel. Ce système est composé de 4 applications : Les Outils d Administration : application qui permet non seulement de paramétrer l ensemble du système, mais également de créer la structure de tutorat (Tuteurs, groupes linguistiques, groupes d élèves, élèves, cours). Le Dispatcher : application qui gère les échanges de messages entre le Tuteur et ses élèves. Il se paramètre à partir des Outils d Administration. Les Outils du Tuteur : application qui permet à chaque Tuteur de communiquer avec ses élèves, de concevoir et d envoyer des parcours pédagogiques, de suivre les résultats de chacun d eux, d imprimer le contenu linguistique et pédagogique de TeLL me More, etc. TeLL me More : application d apprentissage de langues destinée à l élève. Ce dernier, grâce aux parcours adaptés à son niveau et aux conseils que lui envoie son Tuteur, peut apprendre une langue et/ou se perfectionner dans celle-ci. Différentes étapes vont permettre d installer correctement l ensemble du système. Vous devez d abord vérifier que votre matériel correspond aux configurations requises. Ensuite, vous pouvez procéder à l installation. Pour plus de détails sur ces étapes, reportez-vous aux sections Configurations pour TeLL me More PRO et Installation et désinstallation. Une fois l installation terminée, grâce à l application Les Outils d Administration, vous allez pouvoir préciser quelques paramètres concernant le fonctionnement du système et enregistrer Tuteurs, groupes linguistiques, élèves, etc. Pour plus de détails sur cette dernière étape, reportez-vous à la section Les Outils d Administration. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 3

4 Configurations pour TeLL me More PRO Configurations requises Remarque : Les configurations figurant entre parenthèses sont les configurations recommandées. Pour le serveur Nombre d utilisateurs et plus de TeLL me More connectés simultanément sur le réseau Processeur Pentium 200 PII 400 MHz Multiprocesseur ou plusieurs serveurs RAM 64 Mo (128 Mo) 256 Mo 512 Mo Système d exploitation Windows 95, 98, Windows NT4, 2000 Windows NT4, 2000 Millennium, NT4 (128 Mo), 2000 (128 Mo) Bande passante serveur 10 Mb/s 1 Mb/s par poste actif Protocole réseau TCP/IP Les cours doivent être copiés sur le disque dur du serveur ou accessibles à partir d un serveur de CD-Rom. Ces supports doivent permettre d atteindre la bande passante de 1 Mb/s par poste actif. Remarque : Les données (serveur de TeLL me More PRO et cours) peuvent éventuellement être installées sur un serveur non Windows. Pour l installation des applications, reportez-vous à la partie Installation et désinstallation. Pour le poste élève ou Tuteur Pentium (PII) 32 Mo RAM (64 Mo) Microsoft Windows 95, 98, NT4 (64 Mo RAM), Millennium (128 Mo) ou 2000 (128 Mo) Carte réseau 10 Mb/s Protocole réseau TCP/IP 90 Mo disponibles sur le disque dur (150 Mo) Affichage en 640 x 480 en 256 couleurs (1 024 x 768 en couleurs) Carte son 16 bits compatible Windows Microphone et haut-parleurs ou casque Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 4

5 INSTALLATION ET DESINSTALLATION Vous devez installer: 1. le serveur (répertoire principal de TeLL me More PRO) et les différentes applications, si nécessaire ; 2. le(s) poste(s) élève (reportez-vous à la section Pour installer TeLL me More PRO sur le poste élève) ; 3. le(s) poste(s) Tuteur (reportez-vous à la section Pour installer TeLL me More PRO sur le poste Tuteur). Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur 1. Avant de lancer l installation, vous devez créer le répertoire principal du serveur de TeLL me More PRO. Ce répertoire doit être : - un répertoire sur le disque dur de l ordinateur dans le cas d une installation monoposte (exemple : C:\TeLLmeMorePro\Auraserv). - un répertoire partagé en accès complet dans le cas d une installation multiposte (exemple : \\Server\Auraserv). Dans ce cas, le nom réseau du serveur ne doit pas comporter d accents ou autres caractères particuliers. Il ne doit pas non plus commencer par un chiffre. L installation doit impérativement être effectuée physiquement sur le serveur, et non à distance à partir d un autre poste du réseau. 2. Insérez le CD-Rom d installation dans le lecteur de CD-Rom. Après quelques instants, l installation démarre automatiquement. Si ce n est pas le cas, double-cliquez sur Setup.exe qui se trouve dans le répertoire AurInst à la racine du CD-Rom d installation. 3. Vous devez d abord installer le serveur, même si l installation est monoposte. Choisissez Installer le serveur et cliquez sur le bouton Suivant. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 5

6 4. Saisissez le numéro de licence qui figure sur le carton de la licence du produit. Si l installation nécessite un fichier de licence, indiquez l emplacement de celui-ci qui vous a été fourni sur disquette ou CD-Rom. Cliquez sur le bouton Suivant. L écran suivant vous permet de paramétrer l installation du système. 5. Cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire créé au début de l installation (reportez-vous au point 1). Rappel! Si vous possédez une licence monoposte, le répertoire d installation du serveur doit être un chemin local. Si vous possédez une licence multiposte, le répertoire d installation du serveur doit être un chemin réseau partagé. Vérifiez que l espace disque disponible est suffisant. Si vous souhaitez copier l installation sur le serveur, cochez la case Copier l installation sur le serveur. Vous pourrez alors installer les postes Tuteur et les postes élève à partir du serveur. Vous avez la possibilité de saisir un mot de passe (20 caractères maximum) pour Les Outils d Administration. Ce mot de passe sera alors indispensable pour accéder à ceux-ci. Ne l oubliez pas! 6. Sélectionnez la langue d interface par défaut des applications ainsi que celles devant être disponibles sur le serveur et cliquez sur le bouton Installer. Selon les paramètres choisis, la copie des fichiers peut prendre plus ou moins de temps. Vous retrouvez alors l écran initial. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 6

7 7. Sélectionnez Installer les autres applications. 8. Saisissez le chemin d accès au serveur. Vérifiez que ce chemin est bien celui qui a été spécifié sur l écran Paramètres d installation du serveur (reportezvous au point 5). Cliquez sur le bouton Suivant. 9. Sélectionnez les applications à installer. Dans une configuration standard, nous vous conseillons d installer toutes les applications : le Dispatcher, Les Outils d Administration, Les Outils du Tuteur et TeLL me More. Pour la définition précise de ces applications, reportezvous à l Introduction. Ce que vous devez savoir! Les options pour le Dispatcher ne sont disponibles que sous Windows NT et Windows 2000 (elles vous offrent la possibilité d installer le Dispatcher en tant que service). Si vous installez le serveur sur un poste non-windows, ces applications devront impérativement être installées sur un poste Windows du réseau. Si vous installez le Dispatcher sur le serveur, vous ne devez pas l installer de nouveau sur les postes élève et Tuteur. L installation de TeLL me More est facultative. Si vous choisissez de tout installer, sauf TeLL me More, cliquez sur le bouton Installer qui apparaît directement à l écran. Reportez-vous ensuite au point 11. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton Suivant. L écran suivant vous est proposé. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 7

8 10. Le programme vous demande de choisir le type d installation que vous voulez effectuer. Votre choix va déterminer le mode graphique que TeLL me More utilisera. Si vous sélectionnez Minimale, TeLL me More choisira la résolution la mieux adaptée à votre affichage actuel. Cette installation occupe un minimum d espace sur votre disque dur. Exemple : si votre résolution actuelle est x 768 en couleurs, TeLL me More installera la résolution x 768 en couleurs. Si votre résolution est de 640 x 480 en 256 couleurs, TeLL me More installera la résolution 640 x 480 en 256 couleurs. Si vous laissez Standard, TeLL me More installera la résolution la mieux adaptée à votre moniteur, ainsi que la résolution minimale (640 x 480 en 256 couleurs) et copiera la Présentation du logiciel sur votre disque dur. Cette installation permettra à TeLL me More de fonctionner avec un affichage optimal dans la configuration d affichage présente lors de l installation du logiciel et de fonctionner en affichage minimal en cas de changement de configuration. En outre, la Présentation sera toujours accessible. Cette installation est proposée par défaut. Si vous sélectionnez Complète, TeLL me More installera toutes les résolutions supportées par votre système d affichage. Privilégiez ce type d installation lorsque vous changez souvent de configuration d affichage. Si vous sélectionnez Personnalisée, ce type d installation vous permettra de déterminer vous-même les résolutions avec lesquelles vous souhaitez utiliser TeLL me More. L Installation personnalisée vous propose également de copier la Présentation sur votre disque dur. Le programme indique, en fonction des options d installation sélectionnées, l espace disque requis pour l installation de TeLL me More PRO ainsi que l espace disque disponible sur le disque dur. Cliquez sur le bouton Installer. 11. Différents écrans vous informent de l installation de chacune des applications. Un message général vous informe ensuite que l installation de toutes les applications est terminée. Si votre système nécessite une mise à jour des pilotes d accès aux bases de données, l application MDAC vous est proposée. Suivez alors les différentes instructions pour effectuer cette mise à jour. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 8

9 Pour installer TeLL me More PRO sur le poste élève Vous devez avoir installé le serveur avant d installer le ou les postes élève. Pour cela, reportez-vous à la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur. 1. Si vous avez copié l installation sur le serveur (reportez-vous au point 5 de la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur), allez chercher l exécutable d installation (Setup.exe) dans le répertoire Install (Exemple de chemin d accès au répertoire : \\Server\Auraserv\Install\). Dans le cas contraire, insérez le CD-Rom d installation. Après quelques instants, l installation démarre automatiquement. Si ce n est pas le cas, double-cliquez sur Setup.exe qui se trouve dans le répertoire AurInst à la racine du CD-Rom d installation. 2. Sélectionnez Installer les autres applications. Vous devez alors saisir le chemin d accès au serveur défini lors de l installation de ce dernier (reportez-vous au point 5 de la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur). Cliquez sur le bouton Suivant. 3. Sélectionnez TeLL me More et cliquez sur le bouton Suivant. Vérifiez que l espace disque disponible est suffisant. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 9

10 4. Le programme vous demande de choisir le type d installation que vous voulez effectuer. Votre choix va déterminer le mode graphique que TeLL me More utilisera. Si vous sélectionnez Minimale, TeLL me More choisira la résolution la mieux adaptée à votre affichage actuel. Cette installation occupe un minimum d espace sur votre disque dur. Exemple : si votre résolution actuelle est x 768 en couleurs, TeLL me More installera la résolution x 768 en couleurs. Si votre résolution est de 640 x 480 en 256 couleurs, TeLL me More installera la résolution 640 x 480 en 256 couleurs. Si vous laissez Standard, TeLL me More installera la résolution la mieux adaptée à votre moniteur, ainsi que la résolution minimale (640 x 480 en 256 couleurs) et copiera la Présentation du logiciel sur votre disque dur. Cette installation permettra à TeLL me More de fonctionner avec un affichage optimal dans la configuration d affichage présente lors de l installation du logiciel et de fonctionner en affichage minimal en cas de changement de configuration. En outre, la Présentation sera toujours accessible. Cette installation est proposée par défaut. Si vous sélectionnez Complète, TeLL me More installera toutes les résolutions supportées par votre système d affichage. Privilégiez ce type d installation lorsque vous changez souvent de configuration d affichage. Si vous sélectionnez Personnalisée, ce type d installation vous permettra de déterminer vous-même les résolutions avec lesquelles vous souhaitez utiliser TeLL me More. L Installation personnalisée vous propose également de copier la Présentation sur votre disque dur. Le programme indique, en fonction des options d installation sélectionnées, l espace disque requis pour l installation de TeLL me More ainsi que l espace disque disponible sur le disque dur. Cliquez sur le bouton Installer. Un écran vous informe de l installation de TeLL me More. Pour installer TeLL me More PRO sur le poste Tuteur Vous devez avoir installé le serveur avant d installer le ou les postes Tuteur. Pour cela, reportez-vous à la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur. 1. Si vous avez copié l installation sur le serveur (reportez-vous au point 5 de la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur), allez chercher l exécutable d installation (Setup.exe) dans le répertoire Install. (Exemple de chemin d accès au répertoire : \\Server\Auraserv\Install\) Dans le cas contraire, insérez le CD-Rom d installation. Après quelques instants, l installation démarre automatiquement. Si ce n est pas le cas, double-cliquez sur Setup.exe qui se trouve dans le répertoire AurInst à la racine du CD-Rom d installation. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 10

11 2. Sélectionnez Installer les autres applications. Vous devez alors saisir le chemin d accès au serveur défini lors de l installation de ce dernier (reportez-vous au point 5 de la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur). Cliquez sur le bouton Suivant. 3. Sélectionnez Les Outils du Tuteur. Vous pouvez également choisir d installer sur le poste Tuteur Les Outils d Administration (pour le cas où c est le Tuteur qui utilise Les Outils d Administration) et TeLL me More. Vous devez savoir qu en choisissant d installer TeLL me More, l espace disque requis augmente. Cliquez sur le bouton Installer. Un message vous informe de l installation de la ou des applications. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 11

12 Pour désinstaller les applications Si le Dispatcher fonctionne sur le poste, vous devez d abord l arrêter avant de désinstaller Les Outils d Administration, Les Outils du Tuteur et/ou TeLL me More. Pour cela, reportez-vous à la section Pour arrêter et désinstaller le Dispatcher. Dans le cas contraire, reportez-vous à la section Pour désinstaller Les Outils d Administration, Les Outils du Tuteur et/ou TeLL me More. Pour arrêter et désinstaller le Dispatcher Si le Dispatcher fonctionne, il faut d abord l'arrêter avant de le désinstaller. Pour arrêter le Dispatcher Deux cas de figure : Sous Windows 95/98/Me et sous les autres Windows quand il est installé en tant qu'application : cliquez sur l'icône du Dispatcher dans la barre des tâches en bas de l écran, puis sur Quit. Sous Windows NT/2000, si le Dispatcher est installé en tant que service : arrêtez les services TeLL me More Dispatcher et TeLL me More Connector. Pour arrêter les services TeLL me More Dispatcher et TeLL me More Connector sous Windows NT Allez dans le menu Démarrer ; Sélectionnez Paramètres ; Sélectionnez Panneau de configuration ; Sélectionnez Services ; Double-cliquez sur TeLL me More Dispatcher, puis cliquez sur le bouton Arrêter ; Pour arrêter les services TeLL me More Dispatcher et TeLL me More Connector sous Windows 2000 Double-cliquez sur TeLL me More Connector, puis cliquez sur le bouton Arrêter. Allez dans le menu Démarrer ; Sélectionnez Paramètres ; Sélectionnez Panneau de configuration ; Sélectionnez Outils d'administration ; Sélectionnez Services ; Pour désinstaller le Dispatcher Allez dans le menu Démarrer. Sélectionnez Programmes. Sélectionnez TeLL me More PRO. Sélectionnez Désinstallation/Désinstallation du Dispatcher. Double-cliquez sur TeLL me More Dispatcher, puis cliquez sur le bouton Arrêter ; Double-cliquez sur TeLL me More Connector, puis cliquez sur le bouton Arrêter. Pour désinstaller Les Outils d Administration, Les Outils du Tuteur et/ou TeLL me More Allez dans le menu Démarrer. Sélectionnez Programmes. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 12

13 Sélectionnez TeLL me More PRO. Sélectionnez Désinstallation. Sélectionnez la désinstallation de votre choix, selon l application que vous souhaitez désinstaller. Pour désinstaller les données (serveur TeLL me More PRO et cours) Supprimez entièrement le répertoire du serveur de TeLL me More PRO que vous avez créé initialement pour l'installation. Pour réinstaller une ou plusieurs applications Allez dans le répertoire AurInst du CD-Rom d'installation de TeLL me More PRO. Double-cliquez sur le fichier Setup.exe. Sélectionnez Installer les autres applications. Indiquez le chemin d accès au répertoire du serveur de TeLL me More PRO (reportez-vous au point 1 de la section Pour installer TeLL me More PRO sur le serveur). Rappel! Pour les installations monopostes, le répertoire doit être un chemin local. Pour les installations multipostes, le répertoire doit être un chemin réseau partagé. Sélectionnez les applications à installer. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 13

14 LES OUTILS D ADMINISTRATION Cette application permet de : paramétrer l ensemble du système (paramètres généraux liés à l utilisation de TeLL me More, paramètres du Dispatcher qui gère la communication entre postes élève, postes Tuteur et serveur, et installation des cours), gérer l enregistrement des Tuteurs, des groupes linguistiques, des groupes d élèves et des élèves. Pour lancer Les Outils d Administration Allez dans le menu Démarrer. Sélectionnez Programmes. Sélectionnez TeLL me More PRO ou TeLL me More e-system. Sélectionnez Les Outils d Administration. La saisie dans Les Outils d Administration s effectue dans la langue par défaut, choisie à l installation des applications. Si un mot de passe a été défini lors de l installation, saisissez-le et validez en cliquant sur la coche verte. Une fois l application Les Outils d Administration lancée, vous pourrez, si vous le souhaitez, modifier ou supprimer ce mot de passe en sélectionnant le menu Fichier/Mot de passe administrateur. Il suffit alors de saisir le nouveau mot de passe ou de ne rien saisir. Au premier démarrage de l application ou lorsqu il manque des données, l écran Options apparaît automatiquement. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Options. L application Les Outils d Administration se compose de 6 dossiers. Dossier Tuteurs Cet écran vous permet de créer, modifier ou supprimer les comptes Tuteur. Dossier Groupes linguistiques Cet écran vous permet de créer, modifier ou supprimer des groupes linguistiques. Un groupe linguistique est un groupe rassemblant des élèves apprenant la même langue avec un même Tuteur. Dossier Groupes d élèves Cet écran vous permet de créer, modifier ou supprimer des groupes d élèves. Un groupe d élèves est un groupe qui rassemble des élèves indépendamment de la langue apprise. Cela permet une gestion administrative des groupes. Dossier Elèves Cet écran vous permet de créer, modifier ou supprimer un compte élève. Dossier Cours Cet écran vous permet d installer ou de supprimer des cours. Cette fonction n est pas disponible en version monoposte. Dossier Postes de travail Cet écran vous permet de visualiser les postes de travail qui se sont connectés au moins une fois au système et d identifier les élèves connectés au moment de la consultation de l écran. Cette fonction n est pas disponible en version monoposte. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 14

15 Pour faciliter les paramétrages de TeLL me More PRO ou de TeLL me More e-system, nous vous suggérons de suivre l ordre des dossiers pour paramétrer et saisir les données. Vous devez donc, dans l ordre : - vérifier et/ou modifier les options (Paramètres généraux et Dispatcher) si l écran apparaît, - créer le ou les comptes Tuteur, - créer le ou les groupes linguistiques, - créer le ou les groupes d élèves, - créer le ou les comptes élève, - éventuellement installer les cours sur le serveur. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 15

16 Options Remarque : La modification de certaines options nécessitera éventuellement de redémarrer le Dispatcher. Un message vous informera alors de cette nécessité. Pour arrêter le Dispatcher, reportez-vous à la section Pour désinstaller les applications/pour arrêter le Dispatcher. Vous avez installé TeLL me More PRO L écran Options apparaît uniquement lorsque vous ouvrez pour la première fois Les Outils d Administration. Cet écran vous permet de modifier ou définir : - les Paramètres généraux pour l ensemble du système et l utilisation de TeLL me More, - les paramètres du Dispatcher, outil qui fait le lien entre le serveur, les postes élève et les postes Tuteur. Dans la section Paramètres généraux Numéro de licence URL vers le site des ressources linguistiques Copie en local des cours Copie en local des vidéos Copie en local des points de conjugaison Copie en local des points de grammaire Copie en local des points de phonétique Copie en local du lexique Conservation des données en local Numéro de licence du produit que vous avez installé. Site sur lequel TeLL me More chaîne. Par défaut, il s agit du site Club Auralog ; vous pouvez le modifier si vous souhaitez que TeLL me More chaîne vers un autre site que le Club Auralog. Copie des cours de TeLL me More sur le poste élève. Copie des vidéos de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de conjugaison de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de grammaire de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de phonétique de TeLL me More sur le poste élève. Copie du lexique de TeLL me More sur le poste élève. Cette option est associée aux 6 options de copie en local des données : cours, vidéos, points de conjugaison, points de grammaire, points de phonétique et lexique. Elle permet de savoir que faire des données une fois que celles-ci ne Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 16

17 Sauvegarde en local du dialogue sont plus utilisées. Garder tout : chaque fois que l élève quitte TeLL me More, les données sont gardées et ajoutées. Garder le dernier cours : seules les données concernant le dernier cours chargé sont gardées sur le poste de l élève. Garder la dernière langue : seules les données concernant la dernière langue travaillée sont gardées sur le poste de l élève. Les enregistrements audio de l élève dans l activité Dialogue de TeLL me More sont sauvegardés dans un répertoire temporaire. Si vous sélectionnez Non, ceux-ci seront sauvegardés dans le répertoire de l élève. Remarque : Si les paramètres de copie et de conservation en local sont activés, le premier chargement des données sera long car celles-ci seront rapatriées sur le poste en local. Par la suite, cela permet à TeLL me More d accéder directement au contenu des cours sans solliciter constamment le serveur qui les héberge. Les élèves ont alors plus rapidement accès au contenu des cours. Dans la section Dispatcher Vous pouvez modifier l intervalle de temps existant entre chaque recherche des nouveaux messages de l élève et du Tuteur en saisissant une nouvelle valeur pour le paramètre Recherche des messages toutes les. Validez en cliquant sur la coche verte. Un message vous demande alors de confirmer la mise à jour de ces paramètres. Validez à nouveau en cliquant sur la coche verte. Vous avez installé TeLL me More e-system Dans la section Paramètres généraux Numéro de licence URL vers le site des ressources linguistiques Copie en local des cours Copie en local des vidéos Copie en local des points de conjugaison Copie en local des points de grammaire Copie en local des points de phonétique Copie en local des glossaires Conservation des données en local Numéro de licence du produit que vous avez installé. Site sur lequel TeLL me More chaîne. Par défaut, il s agit du site du Club Auralog ; vous pouvez le modifier si vous souhaitez que TeLL me More chaîne vers un autre site que le Club Auralog. Copie des cours de TeLL me More sur le poste élève. Copie des vidéos de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de conjugaison de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de grammaire de TeLL me More sur le poste élève. Copie des points de phonétique de TeLL me More sur le poste élève. Copie du lexique de TeLL me More sur le poste élève. Cette option est associée aux 6 options de copie en local des données : cours, vidéos, points de conjugaison, points de grammaire, points de phonétique et lexique. Elle permet de savoir que faire des données une fois que celles-ci ne sont plus utilisées. Garder tout : chaque fois que l élève quitte TeLL me More, les données sont gardées et ajoutées. Garder le dernier cours : seules les données concernant le dernier cours Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 17

18 Sauvegarde en local du dialogue chargé sont gardées sur le poste de l élève. Garder la dernière langue : seules les données concernant la dernière langue travaillée sont gardées sur le poste de l élève. Les enregistrements audio de l élève dans l activité Dialogue de TeLL me More sont sauvegardés dans un répertoire temporaire. Si vous sélectionnez Non, ceux-ci seront sauvegardés dans le répertoire de l élève. Remarque : Si les paramètres de copie et de conservation en local sont activés, le premier chargement des données sera long car celles-ci seront rapatriées sur le poste en local. Par la suite, cela permet à TeLL me More d accéder directement au contenu des cours sans solliciter constamment le serveur qui les héberge. Les élèves ont alors plus rapidement accès au contenu des cours. Dans la section Dispatcher Si vous fonctionnez avec des élèves ou des Tuteurs distants, vous devez modifier les paramètres de messagerie externe. Des exemples sont présentés à l écran pour vous guider. Recherche des messages toutes les Intervalle de temps existant entre chaque recherche des nouveaux messages de l élève et du Tuteur. administrateur* Adresse qui permet à une ou plusieurs personnes de recevoir les messages d alerte. S il y a plusieurs adresses , celles-ci devront être séparées par un «;», mais sans espace. du système de tutorat* Adresse dédiée au tutorat. du ou des destinataires du Adresse de la ou des personnes qui recevront le rapport d activité du rapport d activité* système. S il y a plusieurs adresses , celles-ci devront être séparées par un «;», mais sans espace. Paramètres de réception (liés à l adresse du service de tutorat) Serveur POP Nom ou adresse IP du serveur POP. Port du serveur POP Numéro de port pour le serveur POP. En général, pour la réception, c est le numéro 110. Nom d utilisateur Nom du compte pour l du tutorat. Mot de passe Mot de passe de messagerie pour l du tutorat. Paramètres d envoi Serveur SMTP Nom ou adresse IP du serveur SMTP. Port du serveur SMTP Numéro de port du serveur SMTP. En général, pour l envoi, c est le numéro 25. * Les adresses ne doivent comporter ni caractère accentué, ni espace. Modules optionnels Archivage du système Cette section est optionnelle et n est disponible que si l autorisation a été spécifiée dans le fichier de licence. Activation de l archivage Tous les Activation ou non de la sauvegarde du système. Fréquence, en jours, de la sauvegarde. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 18

19 Répertoire de sauvegarde de l archivage Répertoire dans lequel vous souhaitez effectuer la sauvegarde. Si le Dispatcher est installé en tant que service, le répertoire de sauvegarde ne doit pas être un chemin réseau. Validez en cliquant sur la coche verte. Un message vous demande alors de confirmer la mise à jour de ces paramètres. Validez en cliquant à nouveau sur la coche verte. Pour arrêter et redémarrer le Dispatcher Pour arrêter le Dispatcher, reportez-vous à la section Pour désinstaller les applications/pour arrêter le Dispatcher. Pour redémarrer le Dispatcher sous Windows 95/98/Me : - allez dans le menu Démarrer, - sélectionnez Programmes, - sélectionnez TeLL me More e-system, - cliquez sur Dispatcher. L'icône du Dispatcher est alors visible dans la barre de lancement rapide. Pour redémarrer le Dispatcher sous Windows 2000/NT, vous devez le relancer comme service de la même façon que vous l'avez arrêté. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Pour désinstaller les applications/pour arrêter le Dispatcher. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 19

20 Dossier Tuteurs Cette section permet de créer les comptes Tuteur. Un Tuteur est l enseignant, le formateur ou l intervenant en charge d un groupe linguistique (élèves apprenant la même langue). Pour une définition du groupe linguistique, reportez-vous à la section Dossier Groupes linguistiques. Le Tuteur peut suivre ses élèves et communiquer avec eux. Ceci se fait grâce à l application Les Outils du Tuteur qui lui est destinée. Cliquez sur le dossier Tuteurs. Pour créer un compte Tuteur Cliquez sur le bouton Ajouter un compte Tuteur. Saisissez le nom et le prénom du Tuteur. Saisissez un titre (professeur, assistant, formateur, ). Cette saisie est facultative. Définissez la localisation du poste Tuteur. Sélectionnez Local si le poste Tuteur se trouve sur le réseau local : vous pouvez alors saisir un mot de passe. Sélectionnez Distant si le poste Tuteur est distant : vous devez alors saisir l adresse du Tuteur. Sur l onglet Langues Sélectionnez la ou les langues enseignées par le Tuteur en cliquant sur le bouton Ajouter une langue. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 20

21 Choisissez la langue dans la liste déroulante, puis validez en cliquant sur la coche verte. Lorsque le Tuteur sera affecté à un groupe linguistique, le nom de ce groupe s affichera dans le cadre Groupe linguistique. Si vous souhaitez fermer l accès d un Tuteur au système (vacances, fin de formation, ) tout en conservant son compte, vous devez décocher la case Activation du compte. Remarque : La désactivation du compte du Tuteur est impossible tant que le Tuteur anime un groupe linguistique. Sur l onglet Autres paramètres Cet onglet n est disponible que pour les comptes Tuteur local. Sélectionnez la langue d interface du Tuteur pour l application Les Outils du Tuteur. Sélectionnez la fréquence de vérification d arrivée de messages dans la boîte de réception du Tuteur dans Les Outils du Tuteur. Sélectionnez les droits d accès aux différents outils accordés au Tuteur. Le Tuteur dispose de 5 outils. L Outil de gestion des réponses types pour rédiger des messages ou réponses types aux questions récurrentes, classés par table et par thème, destinés à l élève. L Outil de gestion des parcours pédagogiques pour créer et modifier des parcours pédagogiques. L Outil de gestion des options pour créer des fichiers d options (options du mode libre de TeLL me More et options non spécifiées dans les parcours pédagogiques). L Outil de visualisation du suivi des élèves pour visualiser et imprimer le suivi des élèves sur un parcours pédagogique donné. L Outil d impression du contenu linguistique et pédagogique pour imprimer le contenu linguistique et pédagogique de TeLL me More. Par défaut, le Tuteur a accès à tous les outils ; par contre, il n a accès qu aux comptes des élèves qu il suit. Pour lui donner l accès à tous les comptes élève, cochez la case Tous les comptes élève. Validez en cliquant sur la coche verte. La ligne correspondant au Tuteur s ajoute sur l écran Tuteurs. Pour modifier un compte Tuteur Sur l écran Tuteurs, sélectionnez le Tuteur dont vous souhaitez modifier le compte. Vous pouvez alors soit doublecliquer sur la ligne correspondante, soit cliquer sur le bouton Modifier un compte Tuteur. Vous pouvez également sélectionner le menu Tuteur/Modifier un compte Tuteur. L écran Modifier un compte Tuteur s ouvre : il contient les mêmes onglets que pour l ajout d un compte Tuteur. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 21

22 Effectuez les modifications et validez en cliquant sur la coche verte. Pour plus de détails sur les onglets de l écran, reportez-vous à la section Pour créer un compte Tuteur. Pour supprimer un compte Tuteur Vous ne pouvez pas supprimer le compte d un Tuteur si ce dernier anime encore un groupe linguistique. Vous devez d abord supprimer le groupe linguistique avant de supprimer le compte du Tuteur. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Dossier Groupes linguistiques/pour supprimer un ou plusieurs groupes linguistiques. Sur l écran Tuteurs, sélectionnez le ou les Tuteurs dont vous souhaitez supprimer le compte. Vous pouvez alors soit cliquer sur le bouton Supprimer un ou plusieurs comptes Tuteur, soit sélectionner le menu Tuteur/Supprimer un ou plusieurs comptes Tuteur. Un message vous demande de confirmer la suppression de ce compte. Si vous validez, celui-ci est définitivement supprimé. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 22

23 Dossier Groupes linguistiques Un groupe linguistique est un groupe dans lequel sont rassemblés les élèves apprenant une même langue avec un Tuteur. Lors de sa création, on lui affecte un Tuteur. Les comptes élève créés par la suite pourront être affectés à un ou plusieurs groupes linguistiques. Il ne peut y avoir qu un seul Tuteur par groupe linguistique. Cliquez sur le dossier Groupes linguistiques. Assurez-vous que le compte du Tuteur que vous souhaitez affecter au groupe linguistique a bien été créé au préalable. Dans le cas contraire, reportez-vous à la section Pour créer un compte Tuteur. Pour ajouter un groupe linguistique Sur l écran Groupes linguistiques, cliquez sur le bouton Ajouter un groupe linguistique Groupes linguistiques/ajouter un groupe linguistique. ou sélectionnez le menu Saisissez un nom pour le groupe linguistique (langue enseignée et niveau,...). Saisissez un commentaire. Cette saisie est facultative, mais elle vous permet de donner des détails sur le groupe (par exemple : le niveau du groupe, la date de création du groupe, etc.). Sélectionnez la langue de cours dans la liste déroulante. Sélectionnez un Tuteur dans la liste déroulante (seuls les Tuteurs dont le compte est activé apparaissent dans la liste). Validez en cliquant sur la coche verte. Dès que vous validez l ajout d un groupe linguistique, vous ne pouvez plus modifier la langue de cours du groupe linguistique. Pour modifier un groupe linguistique Vous pouvez avoir besoin de modifier le nom ou le commentaire ou de changer le Tuteur affecté à un groupe linguistique. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 23

24 Vous ne pouvez pas modifier la langue de cours d un groupe linguistique. Si c est celle-ci que vous souhaitez modifier, vous devez supprimer le groupe linguistique et en créer un nouveau avec la langue souhaitée. Sur l écran Groupes linguistiques, sélectionnez le groupe linguistique que vous souhaitez modifier. Vous devez alors soit double-cliquer sur la ligne correspondante, soit cliquer sur le bouton Modifier un groupe linguistique. Vous pouvez également sélectionner le menu Groupes linguistiques/modifier un groupe linguistique. Effectuez les modifications et validez en cliquant sur la coche verte. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Pour ajouter un groupe linguistique. Pour supprimer un ou plusieurs groupes linguistiques Sur l écran Groupes linguistiques, sélectionnez le ou les groupes que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez alors soit cliquer sur le bouton Supprimer un ou plusieurs groupes linguistiques linguistiques/supprimer un ou plusieurs groupes linguistiques., soit sélectionner le menu Groupes Vous ne pouvez pas supprimer un groupe linguistique tant qu il contient des élèves. Vous devez d abord déplacer ou supprimer les comptes élève avant de supprimer le groupe linguistique. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Dossier Elèves. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 24

25 Dossier Groupes d élèves Un groupe d élèves est l ensemble administratif auquel appartiennent les élèves. Si le système est installé dans : - un établissement scolaire : le groupe d élèves pourra être une classe ; - un centre de formation ou une école de langues : le groupe d élèves pourra être l ensemble des personnes appartenant à une entreprise X ; - une entreprise : le groupe d élèves pourra être un service, un département, une fonction, etc. Cliquez sur le dossier Groupes d élèves. Pour ajouter un groupe d élèves Sur l écran Groupes d élèves, cliquez sur le bouton Ajouter un groupe d élèves d élèves/ajouter un groupe d élèves. ou sélectionnez le menu Groupes Saisissez un nom pour le groupe d élèves que vous créez (nom de l entreprise, de la classe, etc). Saisissez un commentaire. Cette saisie est facultative, mais elle vous permet de donner des détails sur le groupe d élèves (nombre d élèves dans le groupe, année de formation, service concerné, etc). Validez en cliquant sur la coche verte. Pour ajouter une demande de bilan synthétique Un bilan synthétique est un état d avancement, au cours de la formation, du travail des élèves appartenant au groupe linguistique, et destiné au responsable de formation. Cette fonction n est disponible que dans le cadre de TeLL me More e-system. Cliquez sur Bilans synthétiques. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 25

26 Cochez la case Génération de bilans intermédiaires. Saisissez la Date du prochain bilan. Paramétrez la fréquence de ces bilans synthétiques (Tous les x jours, Tous les mois le ou Toutes les semaines le ). Sélectionnez le type de bilan. Saisissez le nom et le prénom du ou des destinataires (séparés par un point virgule, mais sans espace, comme dans l exemple montré sur l illustration). Saisissez la ou les adresses du ou des destinataires, séparées par un point virgule, mais sans espace. Sélectionnez la langue dans laquelle seront rédigés le ou les bilans synthétiques (si le modèle de bilan n existe pas dans la langue sélectionnée, c est le modèle en anglais qui s affichera par défaut). Une fois la demande programmée, les bilans synthétiques sont générés et envoyés automatiquement dans la boîte du destinataire. Pour modifier un groupe d élèves Cette fonction est utile pour modifier le commentaire. Sur l écran Groupes d élèves, sélectionnez le groupe d élèves que vous souhaitez modifier. Vous devez alors soit double-cliquer sur la ligne correspondante, soit cliquer sur le bouton Modifier un groupe d élèves. Vous pouvez également sélectionner le menu Groupes d élèves/modifier un groupe d élèves. Effectuez les modifications et validez en cliquant sur la coche verte. Pour supprimer un ou plusieurs groupes d élèves Cette fonction vous permet de supprimer un groupe d élèves. Si vous travaillez dans un établissement scolaire, cela peut être à la fin de l année scolaire. Pour un centre de formation en langues ou une entreprise, cela peut intervenir à la fin d une formation. Le groupe est alors dissous. Vous ne pouvez pas supprimer un groupe d élèves tant qu il contient des élèves. Vous devez d abord supprimer ou déplacer les comptes élève avant de supprimer le groupe d élèves. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Dossier Elèves. Sur l écran Groupes d élèves, sélectionnez le ou les groupes d élèves que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez alors soit cliquer sur le bouton Supprimer un ou plusieurs groupes d élèves, soit sélectionner le menu Groupes d élèves/supprimer un groupe d élèves. Un message vous demande de confirmer la suppression de ce groupe. Validez en cliquant sur la coche verte. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 26

27 Dossier Elèves Vous devez maintenant créer les comptes des élèves. Cette opération peut très bien être effectuée par une personne du service administratif qui possède la liste des élèves à inscrire. Si vous souhaitez ajouter les comptes élève un par un, reportez-vous à la section Pour ajouter un compte élève. Cette fonctionnalité s adresse surtout aux écoles de langues qui dispensent des formations ponctuelles s adressant à un public sans cesse différent. Si vous souhaitez importer la liste des élèves, reportez-vous à la section Pour importer un fichier d élèves. Cette fonctionnalité s adresse surtout aux établissements scolaires et aux entreprises qui possèdent un fichier avec le nom des élèves ou du personnel. Elle est utile lorsqu il y a un grand nombre d élèves à enregistrer. Cliquez sur le dossier Elèves. Pour ajouter un compte élève Cette fonction vous permet d enregistrer toutes les informations concernant l élève. Si vous avez atteint la limite du nombre d élèves sur la licence, l ajout de comptes élève sera impossible. Sur l écran Elèves, cliquez sur le bouton Ajouter un compte élève compte élève. Vous devez saisir différents types d informations : Sélectionnez Madame, Mademoiselle ou Monsieur. ou sélectionnez le menu Elèves/Ajouter un Saisissez le nom et le prénom de l élève. Sélectionnez le groupe d élèves auquel l élève appartient. Sélectionnez la langue d interface de l élève, à savoir la langue d interface de TeLL me More quand l'élève est en réseau local et dans tous les cas, la langue dans laquelle sont rédigés les messages envoyés par le Dispatcher. Onglet Paramètres Cet onglet permet de définir les paramètres d utilisation de TeLL me More par l élève. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 27

28 Sélectionnez la localisation du poste élève ; Sélectionnez Local si le poste élève est en réseau local : vous devez alors saisir le nom d utilisateur (minimum deux caractères) et éventuellement un mot de passe pour l'accès à TeLL me More (il permet de préserver la confidentialité des données de l élève sur le réseau). Vous pouvez éventuellement saisir une adresse (nécessaire si l élève local souhaite changer la localisation de son poste de travail). Sélectionnez Distant si le poste élève est distant : vous devez alors saisir le nom d utilisateur (minimum deux caractères) ainsi que l adresse de l élève. Vous pouvez éventuellement saisir un mot de passe (nécessaire si l élève distant souhaite changer la localisation de son poste de travail). Sélectionnez la ou les langues de cours. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter une langue langue de cours. et sélectionnez la Sélectionnez alors le Groupe linguistique dans la liste déroulante. Le nom du Tuteur animant le groupe linguistique choisi s affiche en bas de l écran. Un élève ne peut pas appartenir à deux groupes linguistiques ayant la même langue d apprentissage. Il est également possible de ne sélectionner aucun groupe linguistique (sélectionnez Aucun dans la liste déroulante) : l élève n aura alors pas de Tuteur. Pour désactiver le compte d un élève (en fin de formation, par exemple), décochez la case Activation du compte. Dans le cadre de TeLL me More e-system, un message est envoyé à l élève pour le prévenir. Ajouter un planning de formation si vous le souhaitez. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Plannings de formation. Cette fonction n est disponible que dans le cadre de TeLL me More e-system. Validez en cliquant sur la coche verte. Dans le cadre de TeLL me More e-system, si vous validez l ajout d un compte élève local avec ou distant, la fenêtre Envoyer un message à l élève apparaît. Elle vous permet d envoyer à l élève les informations nécessaires sur son compte ou un lien vers le test de niveau. Si l élève est distant, la clé d activation de TeLL me More est jointe au message contenant les informations sur son compte. Si l élève doit effectuer un test de niveau, la clé d activation ne sera envoyée que lorsque le Tuteur renverra les résultats du test de niveau. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 28

29 Validez en cliquant sur la coche verte. Plannings de formation Cette fonction permet de définir certaines étapes ou tâches (test de niveau, bilan détaillé ou envoi d un message) qui jalonneront la formation. Cette fonction n est disponible que dans le cadre de TeLL me More e-system. Cliquez sur Plannings de formation. Sélectionnez la langue de cours dans la liste déroulante. Cochez la case Activation du planning de formation pour pouvoir créer un planning de formation. Si le planning de formation est activé, le compte de l élève sera automatiquement désactivé à la date de fin de formation (sauf si l élève a une formation en cours dans une autre langue). Si le planning n est pas activé, la formation ne sera pas limitée dans le temps. Dans ce cas, on ne peut désactiver le compte élève que manuellement, en décochant la case Activation du compte. Sélectionnez la date de début de formation et la date de fin de formation. Vous devez maintenant définir les différentes tâches qui composent ce planning. Vous pouvez ajouter : - une demande de test de niveau, - une demande de bilan détaillé (bilan pédagogique commenté par le Tuteur, destiné à l élève), - l envoi d un message. (1) Pour ajouter une demande de test de niveau Cliquez sur le bouton Ajouter une demande de test de niveau. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 29

30 Sélectionnez dans la liste déroulante Test de niveau, le test de niveau que vous souhaitez envoyer. Sélectionnez la date d envoi du lien vers le test de niveau. Par défaut, il s agit de la date du jour. Si vous la conservez, le lien sera envoyé à l élève dès que vous aurez validé le compte de l élève. Si vous sélectionnez une autre date, le lien sera envoyé dans la nuit précédent la date choisie pour une action le jour même. Remarque : Si la première tâche dans le planning de formation est un test de niveau, on considère qu il s agit du test de niveau initial et l élève distant ne recevra la clé d activation de TeLL me More que lorsque le Tuteur lui enverra les résultats au test de niveau. Par défaut, les résultats de test de niveau sont envoyés directement au Tuteur ; si vous souhaitez que cela parvienne directement à l élève, vous devez cocher la case Envoi des résultats de test de niveau directement à l élève. Les résultats seront envoyés dans une réponse automatique comprenant la clé d activation de TeLL me More. (2) Pour ajouter une demande de bilan détaillé Cliquez sur le bouton Ajouter une ou plusieurs demandes de bilan. Sélectionnez dans la liste déroulante le type de bilan détaillé que vous souhaitez. Sélectionnez la date de génération du bilan détaillé. Vous avez la possibilité de générer ensuite d autres bilans, selon une fréquence que vous aurez déterminé (Tous les x jours, Tous les mois ou Toutes les semaines). Vous pouvez modifier ou supprimer ces tâches en cliquant sur les boutons correspondants. (3) Pour ajouter l envoi d un message Cliquez sur le bouton Ajouter l envoi d un message. Sélectionnez le type de messages que vous souhaitez envoyer (Relance J-1, Relance J-7). Sélectionnez la date à laquelle le message sera envoyé. (4) Pour décaler la date d exécution d une ou plusieurs tâches Sélectionnez la ou les tâches concernées. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 30

31 Cliquez sur le bouton Décaler la date d exécution d une ou plusieurs tâches. Vous pouvez soit décaler la date d un certain nombre de jours, soit définir une nouvelle date. En cochant la case Appliquer le décalage sur toutes les tâches suivantes, le décalage se reporte sur toutes les tâches correspondant postérieures ou égales à cette date. Validez en cliquant sur la coche verte. (5) Pour sauvegarder le modèle de planning Vous avez la possibilité d enregistrer le planning pour pouvoir l utiliser pour un autre élève. Cliquez sur le bouton Sauvegarder le modèle de planning. Saisissez un titre, éventuellement un commentaire et validez en cliquant sur la coche verte. (6) Pour utiliser un modèle de planning Cliquez sur le bouton Utiliser un modèle de planning. Sélectionnez dans le champ Titre, le titre du modèle de planning que vous souhaitez affecter à l élève. Validez en cliquant sur la coche verte. (7) Pour gérer les modèles de planning Sélectionnez le menu Elèves/Modèles de planning. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 31

32 (8) Pour supprimer un modèle de planning. Sélectionnez dans la liste déroulante le titre du modèle de planning que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer un modèle de planning. (9) Pour mettre à jour un modèle de planning Sélectionnez dans la liste déroulante le titre du modèle de planning que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour le modèle de planning. Onglet Compléments Cet onglet vous permet de créer des formulaires afin de saisir des informations complémentaires sur les élèves. Si un formulaire a été initialement enregistré comme modèle de formulaire par défaut, celui-ci apparaît lorsque vous cliquez sur l onglet. Dans le cas contraire, il vous faut : - soit créer un formulaire de toute pièce que vous pouvez enregistrer, pour l utiliser ultérieurement, lors de la création d autres comptes élève, - soit récupérer un formulaire déjà créé. (1) Pour créer un formulaire Vous allez créer les champs de saisie et/ou les boîtes de sélection qui constitueront les champs de votre formulaire. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau champ. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 32

33 Sélectionnez dans la liste déroulante le type de champ que vous souhaitez créer et donnez-lui un nom. Il existe deux types de champ : le Champ de saisie : dans le formulaire, vous saisirez alors des informations ouvertes du type adresse, ville, code postal, etc. la Boîte de sélection : dans le formulaire, vous sélectionnerez une valeur dans une liste déroulante pour laquelle vous devez créer les choix possibles (ex : service, catégorie socio-professionnelle, tranche d âge, etc.). Reportezvous à l exemple présenté ci-dessous. Validez en cliquant sur la coche verte. Une ligne, correspondant au champ que vous venez de créer, s ajoute sur l onglet Compléments. Recommencez pour chacun des champs que vous souhaitez ajouter. Il est possible de : - modifier un champ en cliquant sur le bouton Modifier un champ, - déplacer un champ en cliquant soit sur le bouton Déplacer le champ vers le haut, soit sur le bouton Déplacer le champ vers le bas, - supprimer un ou plusieurs champs en cliquant sur le bouton Supprimer le ou les champs sélectionnés. (2) Pour enregistrer le formulaire Vous souhaitez enregistrer le modèle de formulaire pour l utiliser pour d autres comptes élève : cliquez sur le bouton Sauvegarder le modèle de formulaire. Donnez-lui un nom et cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous souhaitez enregistrer le modèle de formulaire comme modèle par défaut afin qu il apparaisse automatiquement lorsque vous créerez un nouveau compte élève : cliquez sur le bouton Définir comme modèle de formulaire par défaut. (3) Pour récupérer un modèle de formulaire Vous souhaitez récupérer le modèle de formulaire par défaut : cliquez sur le bouton Récupérer le modèle de formulaire par défaut. Vous souhaitez récupérer un modèle de formulaire existant : cliquez sur le bouton Récupérer un modèle de formulaire et sélectionnez le modèle de formulaire. Pour ajouter un compte élève en dupliquant un autre compte Vous avez la possibilité de créer un nouveau compte élève à partir d un compte existant, en reprenant les données non personnelles telles que groupe d élèves, groupe linguistique, langue d interface, localisation, langue de cours et plannings de formation. Cliquez sur le bouton Ajouter un compte élève en dupliquant le compte d un autre élève menu Elèves/Ajouter un compte élève en dupliquant le compte d un autre élève. ou sélectionnez le Sélectionnez l élève dont vous souhaitez dupliquer le compte et validez en cliquant sur la coche verte. Cet écran comporte toutes les informations non personnelles du compte élève dupliqué. Pour en savoir plus, reportezvous à la section Pour ajouter un compte élève. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 33

34 Sélectionnez les données personnelles de l élève dont vous créez le compte (genre, nom, prénom, nom d utilisateur, etc). Le planning de formation peut également être dupliqué. Il faut savoir que si la date de début de formation de l élève de référence est antérieure à la date du jour de création du nouveau compte élève, la date de début de formation pour ce nouveau compte est ajustée à la date du jour. Pour importer un fichier d élèves Pour créer un fichier d importation Remarque : Vous devez au préalable créer les comptes Tuteur, les groupes linguistiques et les groupes d élèves qui doivent intervenir avant d importer votre fichier. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 34

35 Le fichier d'importation est un fichier au format texte (avec séparateur " ; " ) comprenant différentes colonnes. Ce fichier peut être généré par une exportation au format CSV à partir d'un tableur. Nom de la colonne Gender* Surname* FirstName* PupilsGroup ou IDPupilsGroup Location Explication Mr = Monsieur Ms = Mademoiselle Mrs = Madame Il faut impérativement garder ces codes, quelle que soit la langue d interface. Nom de l élève (par défaut, reprend le UserName) Prénom de l élève Nom du groupe d élèves ou identifiant du groupe d élèves Localisation du poste de travail de l élève (Local ou Distant, dans le cadre de TeLL me More e-system) de l élève UserName Nom d utilisateur de TeLL me More Password* Mot de passe pour accéder à TeLL me More LearningGroups ou IDLearningGroups ou/et LessonLanguages InterfaceLanguage * Facultatif Nom des groupes linguistiques ou identifiant des groupes linguistiques ou/et langues de cours (langues apprises sans l aide de Tuteurs) Si un élève appartient à un groupe linguistique, il n est pas obligatoire de préciser la langue d apprentissage. Si la langue d apprentissage est précisée, mais pas le groupe linguistique, c est que l élève n a pas de Tuteur pour la langue en question. Langue d interface (code de 3 lettres). Table des correspondances : ANG = anglais britannique, FRA = français, ALL = allemand, ITA = italien, ESP = espagnol, AME = anglais américain, DUT = néerlandais, GRE = grec, BAS = basque, KOR = coréen, TUR = turc, JPN = japonais. Le nom des colonnes doit impérativement rester en anglais. Quelques règles de base Tout fichier d importation d élèves doit comporter au minimum la colonne UserName. Certains champs représentent le même élément (PupilsGroup et IDPupilsGroup ou LearningGroups, IDLearningGroups et LessonLanguages). La présence simultanée de ces champs dans un même fichier d importation peut créer des conflits : il faut donc choisir entre le nom et l identifiant. L ordre des colonnes est sans importance. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 35

36 Si l élève apprend plusieurs langues, les différents codes doivent être séparés par une virgule. Vous pouvez ne rien mettre dans une colonne, mais vous devez impérativement laisser les points virgules encadrant cette colonne. Exemple : durand; michel; ; local Exemple de fichier d importation : Pour importer le fichier Sélectionnez le menu Elèves/Importer des comptes élève à partir d un fichier. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Le fichier est analysé lors de l importation. Plusieurs cas de figures : Il n y a aucune erreur : l importation est effective (la liste des élèves est mise à jour). Il n y a pas d erreur, mais il manque des données : une boîte de dialogue apparaît et demande les données nécessaires pour l importation. PupilsGroup ou IDPupilsGroup LearningGroups ou IDLearningGroups Password Location Si le groupe d élève n est pas défini pour au moins un des élèves, le groupe d élève par défaut est demandé pour ces élèves. Si ni la langue d apprentissage, ni le groupe linguistique est défini pour au moins un élève, l information est demandée. Si certains élèves n ont pas de mot de passe, l application propose de générer pour ceux-ci un mot de passe aléatoire (combinaison de 2 à 8 chiffres ; 4 par défaut). Pour pouvoir générer ce mot de passe aléatoire, tous les élèves doivent avoir une adresse (pour l envoi du mot de passe). Si au moins un élève n a pas de localisation (distant ou local), la localisation par défaut est demandée. Si tous les élèves qui n ont pas de localisation ont une Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 36

37 InterfaceLanguage adresse , l application proposera par défaut Local ou Distant. Si au moins un des élèves qui n ont pas de localisation, n a pas d adresse , l application proposera par défaut pour tous Local. Si la langue d interface n est pas définie pour au moins un des élèves, la langue d interface par défaut est demandée pour ces élèves. Par défaut, la langue proposée sera celle de l application Les Outils d Administration. Il y a une ou plusieurs erreurs : un message vous avertit du nombre d erreurs, puis un fichier Notepad s ouvre avec le détail de celles-ci. Pour exporter un ou plusieurs comptes élève Sélectionnez le menu Elèves/Exporter des comptes élève. Sélectionnez le nom des élèves dont vous souhaitez exporter le compte, en cliquant sur le bouton Sélectionner un ou plusieurs élèves. Sélectionnez le nom des champs que vous souhaitez exporter (nom, prénom, etc.) en cliquant sur le bouton Ajouter un champ. Cliquez sur la coche verte, puis saisissez un nom pour le fichier d exportation. Les champs que vous avez sélectionnés la première fois pour l exportation sont conservés par défaut ; ils apparaissent alors automatiquement dans le cadre Champs à exporter. Vous pouvez modifier la présentation de votre fichier exporté en modifiant, déplaçant ou supprimant un ou plusieurs champs. Pour modifier un compte élève Cette fonction vous permet par exemple de déplacer un élève dans un autre groupe linguistique ou un autre groupe d élèves, de l'ajouter ou de le supprimer d'un groupe linguistique, de changer le mot de passe, etc. Sur l écran Elèves, sélectionnez l élève dont vous souhaitez modifier le compte. Vous devez alors soit double-cliquer sur la ligne correspondante, soit cliquer sur le bouton Modifier un compte élève. Vous pouvez également sélectionner le menu Elèves/Modifier un compte élève. Effectuez les modifications. Lorsque l élève a une adresse , le bouton Envoyer un message à l élève permet de renvoyer un message contenant les informations sur son compte (la clé d activation de TeLL me More pour l élève distant) ou un lien vers un test de niveau. Pour plus de détails sur les informations liées à un élève, reportez-vous à la section Pour ajouter un compte élève. Validez en cliquant sur la coche verte. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 37

38 Pour supprimer un ou plusieurs comptes élève Avec un équipement en TeLL me More e-system, il est impossible de supprimer des comptes élève. Vous pouvez supprimer le compte d un élève quand ce dernier a terminé sa formation, quitté la société ou l établissement scolaire. Cette suppression entraîne la suppression de toutes les informations le concernant dans le système. Sur l écran Elèves, sélectionnez le ou les élèves dont vous souhaitez supprimer le compte. Vous pouvez alors soit cliquer sur le bouton Supprimer un ou plusieurs comptes élève, soit sélectionner le menu Elèves/Supprimer un ou plusieurs comptes élève. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 38

39 Dossier Cours L installation des cours n est utile que si des élèves et/ou des Tuteurs travaillent sur le réseau. Cette section permet de copier ou d installer les cours sur le serveur pour les rendre accessibles aux élèves et Tuteurs locaux. Les cours sont classés par langue, par niveau et par cours. Cliquez sur le dossier Cours. Pour ajouter des cours Sur l écran Cours, cliquez sur le bouton Ajouter un cours ou sélectionnez le menu Cours/Ajouter un cours. Deux solutions : Sélectionnez Copie des cours sur le serveur, si vous souhaitez copier les cours sur le serveur. Vous devez indiquer d une part le chemin Source (lecteur de CD-Rom) et d autre part le chemin de Destination qui doit être partagé et accessible par tous les postes, à savoir le serveur. Vérifiez que l espace disque disponible sur le serveur est suffisant. Il faut prévoir 650 Mo par CD-Rom de cours. Remarque : Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 39

40 La copie des cours sur le serveur permet d augmenter la rapidité d accès aux cours lors de l utilisation de TeLL me More. Sélectionnez Cours directement accessibles à partir du répertoire source, si vous souhaitez que les cours soient directement accessibles à partir du répertoire source (lecteur ou tour de CD-Rom). Vous devez indiquer le chemin Source qui doit obligatoirement être un chemin réseau partagé, accessible par tous les postes. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 40

41 Dossier Postes de travail Cet écran vous permet de visualiser la liste des postes locaux qui ont été connectés au moins une fois au système, ainsi que la liste des élèves locaux connectés au moment de la consultation de cet écran. Pour supprimer un poste de travail Sélectionnez la ligne correspondant au poste que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Supprimer un poste de travail ou sélectionner le menu Postes de travail/supprimer un poste de travail. Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer un poste de travail sur lequel un élève est en train de travailler. Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 41

42 SUPPORT TECHNIQUE Si vous rencontrez des difficultés pour installer TeLL me More PRO ou pour utiliser Les Outils d Administration : reportez-vous à la F.A.Q. en ligne d Auralog qui est régulièrement mise à jour : contactez l équipe d assistance technique d Auralog qui vous aidera à trouver une solution. AURALOG 6, rue Jean-Pierre Timbaud Montigny-le-Bretonneux France Tel. : +33 (0) Fax. : +33 (0) Support technique Tel. : +33 (0) [email protected] Manuel d Administration Copyright 2001 Auralog S.A. All rights reserved 42