INSTALLATION ET PRISE EN MAIN

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1 Business Phone CTI Client Pro INSTALLATION ET PRISE EN MAIN Vous trouverez dans ce document, la démarche d installation de Business Phone CTI Client Pro et les différentes possibilités qu offre ce logiciel. Avec ce logiciel, vous pouvez le configurer pour que votre ordinateur face office de téléphone. Il offre également la possibilité d interagir avec un ou plusieurs téléphones de VOIP (ex. Téléphone SNOM). Les différentes options : - Garder un journal téléphonique directement sur votre ordinateur. - Lancer des appels directement depuis Outlook en sélectionnant un contact. - Lancer des appels en cliquant simplement sur un numéro inscrit sur une page Internet. - Importer les contacts d Outlook directement sur le Business Phone CTI Client Pro. - Avoir une surveillance sur les autres appareils pour savoir s ils sont occupés ou libres. - Effectuer le renvoi des téléphones depuis le logiciel vers un autre appareil en cas d absence. - Activer l option «Ne pas déranger» pour qu on ne puisse pas vous atteindre. Ce document va concerner essentiellement la possibilité d interaction avec les téléphones de VOIP. Prérequis : le matériel nécessaire pour votre installation Pour installer Business Phone CTI Client Pro sur votre PC, vous aurez besoin : Du mail de confirmation de Business Phone. Il contient les informations de connexion personnelles et toutes les données nécessaires à la configuration de votre/vos téléphone(s), ainsi que la licence pour l activation du produit. De ce guide d installation D un PC qui remplit les prérequis du logiciel : Minimum Optimal Processeur Pentium GHz ou équivalent Intel Core Duo ou équivalent, carte vidéo avec support DirectX Mémoire 1 GB de RAM 2 GB de RAM Espace disque 50 MB Système d exploitation Windows XP SP2 Windows Vista 32/64 bits Windows 7 Connexion internet Connexion sur réseau IP (ADSL, LAN, wifi ) Accès contant à Internet Carte Son Full-duplex, 16-bit ou Casque USB D un accès fonctionnel à Internet Page 1 sur 32

2 De téléphones VOIP SNOM, Aastra ou Yealink. Des adresses IP de vos téléphones Installer Business Phone CTI Client Pro 1- Assurez-vous d avoir bien installé votre ou vos téléphone(s) sur le réseau et que la machine sur laquelle vous voulez faire fonctionner Business Phone CTI Client Pro se trouve sur le même réseau que vos téléphones. 2- Téléchargez le logiciel de téléphonie Business Phone CTI Client Pro gratuitement depuis le site ( 3- Cliquez sur le fichier que vous venez de télécharger pour effectuer l extraction des fichiers puis le démarrage de l installation. 4- Avant de continuer l installation, vous devez sélectionner la langue dans laquelle vous voulez installer le programme. Page 2 sur 32

3 5- Lisez la licence utilisateur, et acceptez-la en cochant la case prévue. Cliquez ensuite sur Suivant. 6- Sur l écran suivant, choisissez le dossier de destination (ou laissez celui entré par défaut). Page 3 sur 32

4 7- Choisissez si vous voulez effectuer l installation sur l utilisateur en cours en ou bien sur tous les utilisateurs. 8- Vous pouvez choisir l emplacement du dossier qui contient toutes les informations personnelles telles que les contacts enregistrés. Page 4 sur 32

5 9- Indiquez le numéro de licence qui vous a été fourni par avec l enregistrement. 10- Sélectionnez les deux options suivantes : a. Installation de la partie Outlook qui consiste à pouvoir appeler depuis Outlook et aussi à obtenir les contacts d Outlook. Cette option n est utile que si vous avez le logiciel Microsoft Outlook. b. Installation CTI Client TAPI-Connector qui consiste à pouvoir lancer des appels à partir d autres applications ou téléphones. Cette option est utile pour effectuer la connexion avec votre téléphone. Page 5 sur 32

6 11- Choisissez si vous voulez avoir un raccourci sur le bureau, si vous voulez lancer Business Phone au démarrage de Windows et si vous voulez afficher le programme dans la barre des tâches. Les autres options ne sont pas utiles. Pour finir cliquez sur Terminé et le programme commencera l installation. 12- Laissez l option Démarrage de l application pour que le logiciel se lance à la fin de l installation. Quand l installation est terminée, cliquez sur Fermer et Business Phone CTI Client Pro se lancera automatiquement. Page 6 sur 32

7 13- Après le lancement de l application, vous pouvez voir ci-dessous comment Business Phone doit apparaître. 14- La fenêtre Configuration initiale doit être fermée car vous devez effectuer d autres démarches avant de commencer à configurer. Configuration avec les appareils SNOM Cette partie du document concerne les téléphones SNOM. Si vous avez d autres appareils, vous devez vous rendre ici. Installation de Business Phone TAPI for SNOM Ce logiciel consiste à charger des lignes de liaison TAPI pour les SNOM qui seront détectée par le logiciel Business Phone CTI Client Pro et ainsi laisser la possibilité de relier les téléphones de votre réseau à l application. 1- Vous devez télécharger le logiciel Business Phone TAPI for SNOM setup depuis le site.. 2- Cliquez sur le fichier que vous venez de télécharger pour effectuer l extraction des fichiers puis le démarrage de l installation. Page 7 sur 32

8 3- Avant de continuer l installation, vous devez sélectionner la langue dans laquelle vous voulez installer le programme. 4- Lisez la licence utilisateur, et acceptez-la en cochant la case prévue. Cliquez ensuite sur Suivant. 5- Sur l écran suivant, choisissez le dossier de destination (ou laissez celui entré par défaut). Page 8 sur 32

9 6- Vous pouvez choisir l emplacement du dossier qui contient toutes les informations personnelles telles que les contacts enregistrés. 7- Indiquez le numéro de licence qui vous a été fourni par avec l enregistrement. Page 9 sur 32

10 8- Choisissez si vous voulez avoir un raccourci sur le bureau. 9- Laissez l option Démarrage de l application pour que le logiciel se lance à la fin de l installation. Quand l installation est terminée, cliquez sur Fermer et Business Phone TAPI se lancera automatiquement. 10- Après le lancement de l application, vous pouvez voir ci-dessous comment Business Phone TAPI for snom doit apparaître. Page 10 sur 32

11 Ajout de ligne de liaison TAPI 1- Cliquez sur Configure pour pouvoir ajouter les liaisons TAPI. 2- Après l installation du logiciel, une liaison est créée automatiquement. Pour en ajouter plus, vous devez cliquer sur Ajout d une ligne TAPI. 3- Le nombre de liaisons dépend du nombre de téléphones que vous voulez surveiller sur votre poste. Page 11 sur 32

12 4- Pour finir, il vous suffit de cliquer sur OK et de fermer l application. Configuration de la liaison entre Business Phone CTI Client et les téléphones. Dans ce chapitre, vous allez apprendre à configurer le logiciel pour pouvoir avoir une interaction avec les téléphones du réseau. Configuration de votre téléphone. Cette configuration est nécessaire si vous avez l envie ou le besoin d effectuer des appels depuis un annuaire sur votre machine et de communiquer à travers votre téléphone. 1- Retournez sur le logiciel Business Phone, puis sous le menu Options, cliquez sur Appareils TAPI. 2- Cliquez ensuite sur <Ajouter pour ajouter et configurer la liaison de votre appareil. Page 12 sur 32

13 3- Si vous avez des appareils SNOM, vous devez vous rendre sur appareils TAPI locaux où vous trouverez les lignes de liaisons qui ont été ajoutées. Cliquez sur Configuration des appareils pour commencer la configuration. Si vous un Aastra ou bien un Yealink, vous devez vous rendre sur VoIP(SIP, SNOM, Aastra) où vous trouverez les lignes de liaison pour l Aastra et le Yealink. Malheureusement vous ne pouvez avoir qu un seul téléphone configuré en fonction. Sélectionnez la marque de votre appareil et cliquez sur Configuration des appareils. Page 13 sur 32

14 4- Sous l onglet Connection, vous devez indiquer l adresse IP de votre téléphone puis cliquer sur le bouton Test pour vérifier si votre téléphone répond. Attention : Si vous avez sécurisé vos téléphones par un nom d utilisateur et Mot de passe, vous devez les indiquer après avoir coché Authentification. Si votre téléphone n a d adresse IP fixe, vous risquerez d avoir une déconnexion de votre téléphone avec Business Phone si l appareil change d adresse IP. Attention : Par défaut, les appareils Aastra ont besoin d une authentification. Nom d utilisateur : Admin Mot de passe : Page 14 sur 32

15 5- Vous devez vous rendre ensuite sous l onglet URL d action. Sous Adresse IP locale, il doit y avoir normalement votre adresse IP. Si vous n avez pas une IP fixe, vous devez sélectionner l option DHCP. Cliquez sur Démarrer pour démarrer l interaction de votre ordinateur avec votre téléphone. Vous devez cliquer sur Transfert de la configuration vers le Snom. Si vous en avez plusieurs, vous pouvez directement cliquer sur Appliquer la configuration à tous les snoms. Pour les Aastra et les Yealink, il vous suffit de cliquer sur Démarrer puis sur Configure Firewall. Page 15 sur 32

16 6- Tout de suite après l envoi de la configuration vers le SNOM, la fenêtre Firewall Configuration s ouvre. Vous devez simplement cliquer sur Auto-config Windows Firewall now. 7- Allez sous Nom pour indiquer un suffixe et ainsi savoir à qui appartient la ligne que vous venez de configurer. Page 16 sur 32

17 8- Pour finir cliquez sur OK. La fenêtre Paramètres de numérotation s ouvre. Il faut désactiver l option Autocommutateur. Cette option consiste à placer un préfixe au début du numéro composé lors des appels avec CTI. 9- Indiquez un nom à afficher sur la boîte de dialogue : sélectionnez l option suivante : a. Signalisation d appel par carte son : Sélectionnez pour avoir la liaison avec votre ordinateur. b. Afficher la boîte de dialogue «Décrocher combiné» : Si vous sélectionnez cette option, vous devez décrocher le téléphone à chaque fois que vous effectuez un appel depuis votre machine. Page 17 sur 32

18 10- La fenêtre Votre lieu s ouvre. Vous devez spécifier l indicatif complet de votre lieu. L exemple ci-dessous est pour la Suisse. 11- Vous pouvez configurer plusieurs appareils SNOM, il suffit simplement de les ajouter les uns après les autres. Numérotation rapide et surveillance des appareils Business Phone CTI Client dispose de plusieurs cases qui sont à disposition pour configurer des actions rapides et aussi la surveillance d autres appareils SNOM se trouvant sur le réseau. Type d action : - Composer un numéro d appel : Cette action consiste à avoir un numéro enregistré sous un nom et ainsi pouvoir simplement cliquer sur la case pour appeler la personne. - Sélectionner le code programmation : Vous pouvez enregistrer une séquence de code. - Ouvrir le fichier : Vous pouvez en un seul clic ouvrir un fichier qui vous est utile lors d appel téléphonique. - Ouvrir le site Internet : Vous pouvez ouvrir une page Internet à partir d une case. - Démarrer le programme : Vous pouvez démarrer un programme en cliquant sur une case. - Postsélection/DTMF : Vous pouvez écouter vos messages ou ceux d une autre boîte vocale. Page 18 sur 32

19 1- Pour créer une action sur une des cases, vous devez effectuer un clic droit sur une des cases puis cliquez sur Modifier. 2- Ensuite dans la fenêtre qui vient de s ouvrir, vous devez sélectionner l action de la case, donner un nom à la case et remplir les informations nécessaires à l action choisie. L adresse peut être indiquée seulement si vous avez choisi l action Composer un numéro d appel. Cette adresse peut servir pour envoyer un mail au destinataire avec le numéro de la personne qui a essayé de le joindre. Avant de fermer la fenêtre, vous pouvez mettre en route la surveillance d un appareil de l entreprise. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton. Page 19 sur 32

20 3- Vous devez vous rendre sur appareils TAPI locaux où vous trouverez les lignes de liaisons qui ont été ajoutées. Sélectionnez la marque de votre appareil et cliquez sur Configuration des appareils ou sélectionnez un appareil déjà configuré. Vous trouverez les informations pour configurer un appareil ici. 4- Pour finir, cliquez simplement sur le bouton OK puis OK. Interaction avec Outlook Appeler depuis Outlook Si vous possédez Microsoft Outlook, vous pouvez faire en sorte d effectuer des appels simplement en allant sur un de vos contact d Outlook qui possède comme renseignement un numéro de téléphone puis de cliquer sur le bouton Speed Actions. Page 20 sur 32

21 1- Normalement cette icône apparaît automatiquement avec l option Installation de la partie Outlook lors de l installation de Business Phone CTI Client Pro. Si vous avez omis de sélectionner cette option ou que vous venez d installer Outlook, vous pouvez toujours obtenir cette icône. Il vous suffit d aller dans le logiciel Business Phone puis sous le menu Options cliquez sur Outlook 2- Vous devez sélectionner l option Activer le plug-in Outlook. Les autres options sont à activer selon vos besoins. Puis cliquez sur OK pour confirmer votre choix. Vous devez ensuite redémarrer votre Outlook. Page 21 sur 32

22 3- Après avoir redémarré Outlook, vous pouvez effectuer le test en appelant un de vos contacts à partir d Outlook. Ajout des contacts Outlook sur Business Phone CTI Vous avez la possibilité de transférer les contacts d Outlook sur Business Phone. Cette option est très utile si vous voulez simplement travailler avec Business Phone et vos contacts sans aller systématiquement sur Outlook ou bien savoir le nom de la personne qui vous appelle. Elle doit bien évidemment être répertoriée dans vos contacts. Page 22 sur 32

23 1- Vous devez aller sur Outlook et exporter vos contacts dans un fichier xxxx.csv. Vous devez donc vous rendre dans les Options Outlook puis sur Options avancées vous trouverez le bouton Exporter. Dans la fenêtre d assistant, vous devez sélectionner Exporter des données vers un fichier. 2- Ensuite, sélectionnez l option Valeurs séparées par une virgule (Windows) Page 23 sur 32

24 3- Vous devez sélectionnez le dossier Contacts. 4- Choisissez l emplacement où va être enregistré le fichier. Si vous voulez que tous les collaborateurs se réfèrent au même fichier, vous pouvez placer le fichier sur un partage et puis indiquer au Business Phone l emplacement du fichier. Page 24 sur 32

25 5- Vous avez la possibilité de personnaliser votre fichier en enlevant des champs qui ne vous sont pas utiles. 6- Il vous suffit simplement de cliquer sur Effacer Mappage puis de faire glisser les champs utiles. Lorsque vous sélectionnez un champ, vous pouvez cliquer sur Suivant pour voir les données ce champs. Page 25 sur 32

26 7- Pour finir, cliquez simplement sur Terminer. 8- Après avoir créé ce fichier, vous devez retourner sur Business Phone. Allez sous Fichier - Nouveau raccourci dossier ODBC( ). Page 26 sur 32

27 9- Sélectionnez le type de source Fichier texte. 10- Entrez les informations demandées. Page 27 sur 32

28 11- Allez rechercher le fichier xxxxx.csv que vous avez créé. 12- Vous pouvez ensuite voir les champs de données que vous avez dans le fichier. Vous devez lire attentivement les indications à droite de la fenêtre. Au moins un champ doit être dans un état nominatif. Puis cliquez sur Terminé pour créer le dossier. Page 28 sur 32

29 13- Vous pouvez maintenant voir le dossier que vous venez de créer avec vos contacts à l intérieur. Si vous effectuez une modification de contacts sur Outlook, vous devez recréer le fichier en remplaçant l ancien. La modification se fait sur Business Phone après le redémarrage du logiciel. Journalisation Lorsque vous recevez ou effectuez un appel, celui-ci est placé dans le journal de Business Phone. Page 29 sur 32

30 1- Vous voir plusieurs informations dans ce journal : a. Si c est un appel entrant Vert pour les appels répondu / Rouge pour les appels en absence. b. Si c est un appel sortant Vert pour les appels répondu / Rouge pour les appels en absence. c. Le nom de la personne si le numéro est enregistré dans les contacts de Business Phone d. La durée de l appel 2- Vous avez la possibilité d envoyer un à partir du journal. Cet contiendra les informations de l appel qui a été sélectionné. Vous ne pouvez envoyer un qu aux personnes enregistrées dans les cases de numérotation rapide. Numérotation rapide Page 30 sur 32

31 Options Interfonctionnement Les options interfonctionnement consistent à introduire un numéro de téléphone à partir d autres applications sur Business Phone. 1- Allez sous le menu Options puis sur Interfonctionnement. 2- Numérotation à partir d autres applications a. Grâce à un raccourci clavier, vous pouvez introduire un numéro de téléphone se trouvant sur une page internet simplement en cliquant dessus avec la souris puis appuyer sur le raccourci. b. Grâce à un clic de souris sur un numéro, vous pouvez appeler directement un numéro se trouvant sur une autre application. c. L option Activer CTI Client TAPI-Connector est requise pour effectuer les appels à partir de numéro se trouvant dans d autres applications Page 31 sur 32

32 3- Vous pouvez débuter la numérotation d un appel grâce à un raccourci sur le pavé numérique. 4- Cette icône apparait lorsque vous sélectionnez un numéro dans le journal. Il sert à pouvoir sélectionner un site ou une application de votre choix. Le plus souvent cette option est utilisée pour effectuer une recherche de nom à partir d un numéro sur un site comme tel.local.ch. Page 32 sur 32