GUIDE D'UTILISATION DU SYSTEME TELEPHONIQUE POLYCOM

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1 GUIDE D'UTILISATION DU SYSTEME TELEPHONIQUE POLYCOM : Créé par CISM Modifié le :

2 Table des matières Personnalisation du Polycom IP Type de sonnerie:... 1 Volume:... 2 Ligne sur attente:... 2 Mode muet :... 2 Haut-Parleur :... 2 Casque d écoute :... 2 Contact - Ajout :... 3 Contact - Suppression :... 4 Contact - Ajout depuis liste d appels entrant:... 4 Contact - Editer:... 5 Redirection d appels :... 5 Ne pas déranger :... 6 Personnalisation du Polycom IP Type de sonnerie:... 7 Volume:... 8 Ligne sur attente:... 8 Mode muet :... 8 Haut-Parleur :... 8 Casque d écoute :... 8 Contact - Ajout :... 9 Contact - Suppression :... 9 Contact - Ajout depuis liste d appels entrant: Contact - Editer: Renvoi d appels : FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Messagerie Ouvrir la Boite vocale : Enregistrement du message d accueil : Transfert d appel Transfert d un appel en annonçant qui appel : Transférer directement à la boîte vocale sans faire sonner le téléphone :... 15

3 Appel conférence Interlocuteur en ligne : Rejoindre l appel conférence : Services étoile Services étoile (en option)... 18

4 550 Personnalisation du Polycom IP 550 Type de sonnerie: 1. Appuyer sur Menu 2. Sélectionner Configuration > de base > Type de sonnerie Si vous voulez configurer un type de sonnerie pour chaque ligne Sélectionner la ligne désirée et choisissez le type de sonnerie 3. Appuyer sur Tester pour entendre la sonnerie 4. Appuyer sur Sélectio pour changer la sonnerie 5. Appuyer sur Menu ou Retour pour revenir au menu principal 1

5 550 Volume: Appuyer sur volume de votre téléphone. pour augmenter ou diminuer le Ligne sur attente: Durant l appel appuyer sur Appuyer à nouveau sur pour reprendre la ligne Si vous le faite pour plusieurs ligne à la fois vous devez appuyer sur pour balancer sur la ligne désiré Mode muet : Pendant un appel appuyer sur plus vous entendre pour que le personne ne puisse Haut-Parleur : Appuyer sur pour mettre l appel sur le haut-parleur Casque d écoute : Appuyer sur pour mettre l appel sur le casque d écoute Mettre en permanence le mode casque d écoute : 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Configuration > de base > Préférences > Casque > Casque Actif 3. Utiliser pour choisir d activer ou de désactiver l option 2

6 Appuyer sur ou Retour pour revenir à l interface principale Activation du casque d écoute: 1. Appuyer deux fois sur L icône du casque d écoute qui clignote à l écran indique qu il est activé 2. En appuyant sur ou Répondre les appels se connecterons automatiquement au casque d écoute Contact - Ajout : 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Liste des contacts 3. Appuyer sur Plus ensuite sur Ajouter 4. Entrer le Prénom et/ou Nom avec le clavier Utiliser la touche 1/A/a pour balancer entre le numérique et alphanumérique. Utiliser pour mettre en majuscule ou minuscule Utiliser la touche Encodage pour accéder aux caractères spéciaux 3

7 Entrer le numéro du contact *champ requis * 6. Changer le Index composition abrégée *si désiré* 7. Changer le Type de sonnerie *si désiré * Ces champs peuvent être vide* 8. Changer le Rejet auto Renvoi auto *si désiré* 9. Utiliser les touches et pour balancer le mode activé / désactivé 10. Appuyer sur la touche Sauver ou Annuler pour accepter ou annuler les changements 11. Appuyer sur ou la touche pour revenir à l interface principale Contact - Suppression : 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Liste des contacts 3. Utiliser les touches et pour sélectionner votre contact Vous pouvez utiliser la touche et # pour monter / descendre de page 4. Appuyer sur la touche Plus deux fois puis Effacer 5. Appuyer sur ou la touche Retour pour revenir à l interface principale Contact - Ajout depuis liste d appels entrant: 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Liste d appels > Appels manqués, Appels reçus ou Appels émis Naviguer avec les touches désirée pour accéder à la liste 3. Utiliser les touches et pour sélectionner votre contact Vous pouvez utiliser la touche et # pour monter / descendre de page 4

8 Appuyer sur la touche Plus ensuite Sauver pour enregistrer le contact 5. Appuyer sur ou la touche Retour pour revenir à l interface principale Contact - Editer: 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Liste des contacts 3. Utiliser les touches et pour sélectionner votre contact Vous pouvez utiliser la touche et # pour monter / descendre de page 4. Appuyer sur la touche Editer 5. Faire les changements désirés 6. Appuyer sur la touche Sauver ou Annuler pour accepter ou annuler les changements 7. Appuyer sur ou la touche Retour pour revenir à l interface principale Redirection d appels : Toujours (Always) Redirige tout les appels entrant Pas de réponse (No answer) Lorsque le nombre de sonnerie programmé est atteint le numéro sera redirigé au numéro programmé dans cette option Occupé (Busy) Rediriger quand vous êtes déjà sur un appel 1. Appuyer sur et sélectionner Services d appel > Renvoi Appel.. 5

9 Utiliser pour choisir l option Si vous avez d autres lignes qui sont configuré sur votre téléphone, sélectionné le type de transfert pour chacune a. Si vous avez sélectionné TOUJOURS entrer le numéro ou l extension téléphonique pour tout les futurs appels b. Si vous avez sélectionné PAS DE RÉPONSE entrer le numéro ou l extension téléphonique pour tout les futurs appels ainsi que le nombre de coup à sonner c. Si vous avez sélectionné OCCUPÉ entrer le numéro ou l extension téléphonique pour les futurs appels 3. Entrer le numéro ou l extension de renvoi puis Activer 4. Sélectionner la touche Menu pour annuler ou accepter les changements Ne pas déranger : Activation : Appuyer sur pas sonner pour les futurs appels pour prévenir le téléphone de ne Désactivation : Appuyer à nouveau sur 6

10 330 Personnalisation du Polycom IP 330 Type de sonnerie: 1. Appuyer sur Menu 2. Sélectionner Configuration > de base > Type de sonnerie 3. Si vous voulez configurer un type de sonnerie pour chaque ligne 4. Sélectionner la ligne désirée et choisissez le type de sonnerie 5. Appuyer sur Tester pour entendre la sonnerie 6. Appuyer sur Sélecti pour changer la sonnerie 7. Appuyer sur Menu ou pour revenir au menu principal 7

11 330 Volume: Appuyer sur volume de votre téléphone. pour augmenter ou diminuer le Ligne sur attente: Durant l appel appuyer sur Appuyer à nouveau sur pour reprendre la ligne Si vous le faite pour plusieurs ligne à la fois vous devez appuyer sur pour balancer sur la ligne désiré Mode muet : Pendant un appel appuyer sur plus vous entendre pour que le personne ne puisse Haut-Parleur : Appuyer sur pour mettre l appel sur le haut-parleur Casque d écoute : Appuyer sur pour mettre l appel sur le casque d écoute Mettre en permanence le mode casque d écoute : 1. Appuyer sur 2. Sélectionner Configuration > de base > Préférences > Casque > Casque Actif 3. Utiliser pour choisir d activer ou de désactiver l option 4. Appuyer sur pour confirmer votre choix. 8

12 Appuyer sur pour revenir à l interface principale Activation du casque d écoute: 1. Appuyer deux fois sur 2. En appuyant sur les appels se connecterons automatiquement au casque d écoute Contact - Ajout : 1. Appuyer sur Rép 2. Sélectionner l option Nv entrée en haut de la liste et appuyer Pour les prochain contacts vous aurez besoin d appuyer sur 3. Appuyer sur pour chaque option et entrer les informations du contact. a. Prénom Nom Numéro etc 4. Appuyer sur Ok ou Cancel pour accepter ou annuler les modifications o L option Index composition abré sera automatiquement attribuée o Changer le Type de sonnerie *si désiré* 5. Lorsque vous avez terminé appuyer sur et ensuite faire Oui à la question de confirmation Contact - Suppression : 1. Appuyer sur Rép 2. Sélectionner le contact et appuyer sur 9

13 Ensuite appuyer sur Effacer 4. Appuyer sur pour revenir à l interface principale Contact - Ajout depuis liste d appels entrant: 1. Appuyer sur la touche pour voir la liste des appels 2. Appuyer sur pour aller sélectionner le contact désiré et ensuite faire 3. Appuyer sur le bouton Sauver pour enregistrer le contact 4. Appuyer sur pour revenir à l interface principale Contact - Editer: 1. Appuyer sur la touche Rép 2. Appuyer sur pour aller sélectionner le contact désiré et ensuite faire 3. Appuyer sur la touche Editer 4. Faire les changements désirés 5. Appuyer sur la touche Oui ou Annuler pour accepter ou annuler les changements 6. Appuyer sur la touche pour revenir à l interface principale Renvoi d appels : 1. Appuyer sur 2. Appuyez sur 1 3. Appuyez sur 3 4. Appuyez sur 1 10

14 330 Vous voyez Numéro : (Si votre numéro est déjà affiché et que vous le gardez, passer à l étape 8) 5. Appuyez sur pour éditer le numéro 6. Entrez votre numéro de poste ou numéro de téléphone à 10 chiffres 7. appuyez sur Valider Le numéro s affichera 8. Appuyez sur Vous voyez : Inactif 9. Appuyez sur 10. Appuyez sur et actif apparaît. 11. Appuyez sur Valider Vous voyez : Renvoi Appel Actif 12. Appuyez sur Vous voyez : Sauver? Annuler Repren Oui 13. Appuyez sur Oui Pour sortir du menu appuyez sur 2 X Pour constater que la fonction a été sauvée, une flèche rebondissante apparaît maintenant sur votre téléphone. 11

15 330 Pour annuler un renvoi d appels 1. Appuyez sur 2. Appuyez sur 1 3. Appuyez sur 3 4. Appuyez sur 1 Vous voyez apparaître votre numéro (vous pouvez le laissez en place). 1. Appuyez sur 2. Appuyez sur 3. Appuyez sur 4. Appuyez Valider Vous voyez apparaître : Renvois Appel Inactif 5. Appuyez sur 6. Appuyez sur Oui pour la sauvegarde 7. Appuyez 2 X sur Vous devriez voir apparaître 2 téléphones noirs. Ne pas déranger : Activation : Appuyer sur et sélectionner Services d appel > Ne pas déranger pour prévenir le téléphone de ne pas sonner pour les futurs appels Désactivation : Appuyer à nouveau sur Services d appel > Ne pas déranger encore et sélectionner 12

16 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Messagerie Ouvrir la Boite vocale : 1) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné À la première utilisation seulement, inscrire le mot de passe avec le # qui est le même que l extension de votre poste. Le système vous indiquera la marche à suivre pour changer votre mot de passe 2) Après avoir changé votre mot de passe, appuyez sur pour aller dans le menu de la boîte vocale 3) Appuyez sur le et enregistrez votre nom puis #. Acceptez-le en appuyant sur le Enregistrement du message d accueil : 1) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné 2) Appuyer sur ensuite faites a. Le pour enregistrer votre message de «non disponibilité» (Message normal de tous les jours) b. Le pour enregistrer votre message «occupé» (Appels transférés directement dans la boite vocale) c. Le pour enregistrer votre «nom» d. Le pour le message «temporaire». (Message prioritaire sur les autres. Ex : Vacance) 3) Enregistrez votre message et appuyez sur # 4) Suivez les instructions si vous voulez garder, ou reprendre votre message NOTE : Pour effacer votre message «temporaire» vous devez retourner à l étape 2.d et appuyer sur pour effacer le message temporaire. 13

17 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE 14

18 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Transfert d appel Transfert d un appel en annonçant qui appel : 1) Lorsque vous recevez un appel que vous voulez transférer, appuyez sur * Votre interlocuteur sera placé automatiquement sur garde* 2) Faite le poste suivi de # ou numéro de téléphone suivi de # * Vous annoncez de qui provient l appel* 3) Ensuite, suite à l acceptation, appuyez à nouveau sur et l appel sera transféré Transférer directement à la boîte vocale sans faire sonner le téléphone : 1) Lorsque vous recevez un appel que vous voulez transférer à la boîte vocale, appuyez sur et faites le poste suivi de Appel conférence Interlocuteur en ligne : 1) Communiquer avec votre autre personne et une fois qu il sera en ligne appuyez sur, composez les chiffres et appuyez de nouveau sur 2) Si vous voulez joindre une autre personne à votre conférence refaite le même processus, sinon passez à l étape suivante. Rejoindre l appel conférence : 1) Pour vous et/ou les autres employé(e)s de l interne, sans décrocher le combiné faites le et prenez le combiné. Vous êtes maintenant à l intérieur de l appel conférence. 15

19 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Services étoile Adresse IP du téléphone (de l interne) Ce mode sera nécessaire pour que le technicien puisse faire du support en cas de problème Comment connaitre l adresse IP de son téléphone? 1) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné. 2) Vous allez entendre une voix disant numéro par numéro l adresse de votre téléphone Messages vocal personnel (de l interne et externe) Comment écouter ses messages? 1) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné. 2) Entrer votre mot de passe 3) Appuyer sur pour écouter les messages a. Appuyer sur pour supprimer le message b. Appuyer sur pour transférer le message c. Appuyer sur pour conserver le message Messages vocal général (de l interne et externe) Comment écouter les messages d un autre téléphone? 1) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné 2) Entrer le numéro de la boite vocale désiré 3) Entrer le mot de passe de la boite vocale 4) Appuyer sur pour écouter les messages a. Appuyer sur pour supprimer le message b. Appuyer sur pour transférer le message c. Appuyer sur pour conserver le message 16

20 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Jouer le message d accueil de l entreprise (de l interne) Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné. Le page par intercom (de l interne) Comment pagé dans l intercom de tout le monde? Sans décrocher le combiné faites le * et prenez le combiné et faites Comment pagé dans l intercom de quelqu un? Sans décrocher le combiné faites l extension de la personne et prenez le combiné et faites Cacher le numéro d appelant (de l interne) Comment activer l option? Pour activer ce mode il faut simplement entrer le code signaler le numéro que l on souhaite appeler avant de # Répertoire téléphonique (de l externe) Comment trouver une personne dans le répertoire? 1) Si par exemple le nom de famille de votre contact est «Turgeon» vous devrez alors appuyer sur pour saisir les 3 premières lettres du nom. 2) Ensuite écouter les choix donné par le système téléphonique et lorsqu elle mentionne le nom désiré appuyer sur pour être transféré à la personne. 17

21 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE Parker un appel reçu (de l interne) Le système vous permet de garder un appel accessible à tous dans une queue d appel virtuel. Sans transférer à un poste précis. Comment faire? 1) Lorsque vous recevez un appel et que vous voulez garder la ligne dans le système, vous faites puis #. Le système vous dira alors. Vous pouvez alors raccrocher le combiné 2) De n importe quel téléphone de votre réseau, vous faites le et décrochez le combiné pour parler à la personne qui était en attente. Si vous gardez plusieurs personnes en attente, le système attribuera une séquence successive. et ainsi de suite. Pour prendre le bon appel, vous devez écouter où le système l a attribué. Services étoile (en option) Enregistrement d une conversation physique de l intercom Enregistrement d une conversation physique de l intercom Enregistrement d une conversation physique de l intercom Changer mode jour / nuit (de l interne et externe) Ce mode est généralement utilisé pour fermer le système téléphonique de l entreprise pour qu aucun téléphone ne sonne après les heures d ouverture. Comment activer et désactiver le mode? 1) Activation : Sans décrocher le combiné faites et prenez le 18

22 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE combiné, vous devriez entendre 2 bip puis une voix disant «Fonction activé» ensuite raccrochez 2) Désactivation : Sans décrocher le combiné faites et prenez le combiné, vous devriez entendre 1 bip puis une voix disant «Fonction désactivé» ensuite raccrochez appel) Enregistrement d une conversation (de l interne pendant un Comment écouter les enregistrements? 1) Installer le logiciel FileZilla sur votre poste à partir du lien web 2) Ouvrer le logiciel Filezilla et entrer les informations suivante dans le haut de la fenêtre : Hôte : Adresse IP du PBX (voir document fourni par CISM) Exemple : Nom d utilisateur : monitor Mot de passe : monitor 3) Appuyer sur «Connexion Express» et vous devriez voir ceci : 4) Une fois connectée regarder dans liste de fichier à droite de la fenêtre et chercher votre fichier audio. La nomenclature des fichiers est programmée de cette manière : 19

23 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES DE BASE 5) Pour lire le fichier audio vous devez le copier sur votre poste et pour ce faire vous devez cliquer sur le fichier et le déplacer dans un dossier de votre choix. 20

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