GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

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1 GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

2 AVIS Les renseignements contenus dans le présent document sont fournis par Mitel Corporation (MITEL ) sans aucune garantie, expresse ou implicite, quant à leur exactitude. Ces renseignements sont sujets à modification sans préavis et ne doivent pas être considérés comme un engagement de la part de Mitel, de ses sociétés associées ou de ses filiales. Mitel, ses sociétés associées et ses filiales n assument aucune responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou omissions dans le présent document. Des révisions du présent document ou de nouvelles versions peuvent être publiées pour incorporer de tels changements. Il est interdit de reproduire ou de transmettre le présent document, en tout ou en partie, sous quelque forme et de quelque façon que ce soit électronique ou mécanique et à quelque fin que ce soit, sans l autorisation écrite de Mitel Networks Corporation. Marques de commerce Mitel et NuPoint Messenger sont des marques de commerce de Mitel Networks Corporation. Tous les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce de leurs sociétés respectives et sont, par la présente, reconnues. Mitel NuPoint Messenger IP Guide de l usager de la messagerie vocale Version 9.0 Avril 2005, TM Marque de commerce de MITEL Corporation Copyright MITEL Corporation, 2005 Tous droits réservés

3 Table des matières Introduction À propos de l application de messagerie vocale À propos de ce document Votre téléphone Préparation à l accès de votre boîte vocale Accès à votre messagerie De l intérieur de votre entreprise De l extérieur de votre entreprise Configuration de votre boîte vocale Aperçu des menus Messages d accueil Nom Mot de passe Écoute des messages Écoute de vos messages vocaux Pendant l écoute d un message Lorsque vous avec terminé l écoute d un message Création de messages Création d un message vocal Options personnelles Accès aux options personnelles et au didacticiel de l usager Messages d accueil, nom et code secret Listes de diffusion Options de programmation d appels Fonction facultative Enregistrement d un appel Enregistrement d un appel à trois participants Écoute d un enregistrement

4 Guide de l usager de la messagerie vocale 4

5 Introduction Introduction À propos de l application de messagerie vocale NuPoint Messenger améliore votre façon de communiquer. Vous pouvez maintenant récupérer vos messages vocaux depuis n importe quel téléphone à clavier partout dans le monde. Ce système vous fournit une boîte vocale pour recevoir et envoyer des messages que vous pouvez personnaliser à votre nom, avec un message d accueil et un mot de passe confidentiel. NuPoint Voice vous facilite la tâche lorsqu il s agit de faire l écoute de messages vocaux, d y répondre, ou de les transférer. À propos de ce document Ce guide présente des directives concernant les fonctionnalités de l interface usager du téléphone Mitel (IUT). Votre téléphone Remarque : Selon la configuration de votre boîte vocale, il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les options décrites dans ce guide. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. Avant d utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre téléphone. Touche Message Sert à appeler le système NuPoint Voice et à accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Voyant Message Indique que votre boîte vocale contient des messages. Touches d afficheur Servent à sélectionner plusieurs options de menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche d afficheur contextuelle associée apparaissant sur l affichage numérique de votre téléphone, soit composer au clavier le code de l option. Remarque : Les noms des touches d afficheur utilisés dans ce guide peuvent légèrement différer selon le modèle de votre téléphone. Par exemple, la touche d afficheur Suppr (supprimer) peut apparaître en tant que touche Rejeter pour certains types de téléphones. Préparation à l accès de votre boîte vocale Avant d accéder à votre boîte vocale, veillez à obtenir les informations suivantes auprès de votre administrateur de système : le numéro de réceptionniste NP (facultatif); le poste d accès au système NuPoint Voice; votre numéro de boîte vocale; votre mot de passe par défaut. Si vous éprouvez des difficultés ou si vous avez des questions concernant la marche à suivre, consultez votre administrateur de système. 5

6 Guide de l usager de la messagerie vocale Accès à votre messagerie Tous vos messages vocaux seront conservés dans votre «boîte vocale» personnelle, que vous pouvez protéger par un code secret. Votre administrateur de système vous attribuera un code secret temporaire à utiliser la première fois que vous accéderez à votre boîte vocale. La manière de joindre votre boîte vocale diffère si vous appelez de l intérieur ou de l extérieur de votre entreprise. De l intérieur de votre entreprise Depuis votre propre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint Voice. 2. Entrez votre code secret lorsque le système vous le demande. Depuis un autre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint Voice. 2. Appuyez sur la touche lorsque le système vous demande d entrer un code secret. 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 4. Entrez votre code secret lorsque le système vous le demande. De l extérieur de votre entreprise Depuis une ligne extérieure 1. Composez le numéro d accès externe à NuPoint Voice. 2. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 3. Entrez votre code secret lorsque le système vous le demande. Depuis une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé 1. Composez le numéro de réceptionniste NP. 2. Appuyez sur la touche pour accéder au système NuPoint Voice. 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 4. Entrez votre code secret lorsque le système vous le demande. 6

7 Configuration de votre boîte vocale Configuration de votre boîte vocale Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, un didacticiel d usager est automatiquement activé. Ce didacticiel vous sert de guide au cours de votre première session de messagerie, vous explique comment enregistrer un message d accueil ainsi que votre nom, et vous invite à changer votre code secret temporaire. Aperçu des menus la messagerie! OPTIONS PERSONNELLES Changer le message d accueil MENU PRINCIPAL CRÉER UN MESSAGE Entendre l enregistrement Modifier le nom Supprimer Changer le code secret Listes de diffusion Options de programmation d appels Didacticiel Revenir au menu principal ÉCOUTER UN MESSAGE Écouter Répondre Quitter Transférer à un poste Transférer à l opérateur Ajouter Revenir au menu principal Adressage des messages Confidentiel Accusé de réception Urgent Transférer Conserver Créer Supprimer ADMINISTRATION DE CALL DIRECTOR Activer/désactiver la fonction de priorité Enregistrer un message d accueil Remise future Quitter les options Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu précédent contenant d autres options. 7

8 Guide de l usager de la messagerie vocale Messages d accueil Après avoir ouvert votre boîte vocale, le système vous demandera d enregistrer un ou plusieurs messages d accueil que les appelants entendront après avoir composé le numéro de votre boîte vocale. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message que les appelants entendront si votre ligne est occupée (par exemple, «Je suis présentement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant») et un message différent lorsque vous n êtes pas à votre téléphone (par exemple, «Je ne suis pas à mon bureau présentement»). Nom On vous demandera d enregistrer votre nom de façon à ce que le système puisse Vous saluer lorsque vous appelez dans le système (par exemple, «Bonjour Louise Tremblay»). Informer d autres usagers lorsqu un message provient de vous (par exemple, «16 h 45, de Louise Tremblay»). Décliner votre nom à d autres usagers lorsqu ils envoient des messages dans votre boîte vocale (par exemple, «Louise Tremblay»). Mot de passe Le système vous demandera toujours votre code secret avant que vous ne puissiez accéder à votre boîte vocale. La première fois que vous accéderez à votre boîte vocale, vous devrez utiliser le code secret qui vous a été attribué par l administrateur du système. Pendant le didacticiel, on vous demandera de changer votre code secret et de choisir un code de 4 à 10 chiffres. Définissez un code secret dont vous pourrez vous souvenir facilement, sans toutefois tomber dans la facilité excessive telle que «1234». Remarque : Les codes secrets sont requis seulement si vous désirez protéger votre confidentialité; vous pouvez choisir de ne pas avoir de code secret en appuyant quatre fois sur le zéro (0000) lorsque le système vous demande de choisir un code secret pendant le didacticiel. Lorsque votre boîte vocale est configurée, vous êtes prêt à utiliser les fonctions avancées de messagerie de NuPoint Voice! 8

9 Écoute des messages Écoute des messages Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous signale d abord le nombre de messages que vous avez («Vous avez 2 messages urgents et 4 messages non écoutés»). Écoute de vos messages vocaux Après avoir accédé à votre boîte vocale, appuyez sur ou la touche d afficheur Écouter (ou Lire le message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier. Remarque : Si l option «date et heure» est activée dans votre système de messagerie vocale, le système lira automatiquement cette information au début de chaque message. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. Pendant l écoute d un message En tout temps pendant l écoute d un message, vous pouvez Appuyer sur cette touche, OU Appuyer sur cette touche d afficheur Suite puis Pause Pour effectuer cette action Interrompre le message pendant 30 secondes. Revenir en arrière de cinq secondes dans le message. Avancer de cinq secondes dans le message. Sauter Passer à votre message suivant. Suite puis Écouter Retourner au début de votre message précédent. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès à toutes les options ci-dessus, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. 9

10 Guide de l usager de la messagerie vocale Lorsque vous avec terminé l écoute d un message À la fin d un message, vous pouvez Appuyer sur cette touche, OU Appuyer sur cette touche d afficheur Écouter (ou Recommencer) Répondre Transférer Conserver Suppr (ou Rejeter) Pour effectuer cette action Réécouter le message. Répondre à la personne qui a envoyé le message. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre réponse, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer pour l envoyer et continuer votre session. Appuyez ensuite sur pour envoyer votre réponse à d autres boîtes vocales si vous le désirez. Transférer le message à une autre boîte vocale, à une liste de diffusion ou à un numéro de téléphone hors système. Le système vous donnera également la possibilité d enregistrer des commentaires supplémentaires avant d envoyer le message à quelqu un d autre. Une fois vos commentaires ajoutés, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer (ou Quitter) et continuez votre session. Appuyez ensuite sur pour transférer le message à d autres boîtes vocales si vous le désirez. Conserver le message. Les messages conservés ne sont accessibles qu après avoir écouté (ou sauté) vos messages non lus et ceux qui sont dans les files d attente. Rejeter le message. Remarque : Si vous rejetez (supprimez) accidentellement un message, vous pouvez le récupérer en appuyant immédiatement sur ou sur la touche d afficheur Annuler la suppression. Si vous appuyez sur une autre touche que la touche immédiatement après avoir rejeté le message, vous ne pourrez plus récupérer le message rejeté. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès à toutes les options ci-dessus, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. 10

11 Création de messages Création de messages Pour créer un message, vous devez d abord accéder à votre boîte vocale en composant le numéro d accès du système et en entrant votre code secret. Vous pouvez ensuite créer un message vocal avant ou après l écoute de tout message non lu dans votre boîte vocale. N oubliez pas que vous pouvez transférer vos messages à d autres boîtes vocales, à des listes de diffusion et à des numéros de téléphone hors système. Création d un message vocal Enregistrement d un message vocal 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Créer un message pour créer un message. 2. Entrez le numéro du destinataire ou, pour le composer à l aide du nom, appuyez sur la touche spécifique attribuée à cette fonction dans votre système de messagerie vocale, et composez le nom et le prénom du destinataire jusqu à ce que le système reconnaisse le nom. Remarque : Le système annoncera automatiquement la touche spécifique sur laquelle vous devez appuyer pour composer le numéro au moyen du nom. Il s agit d une fonction configurable et, par conséquent, la touche à enfoncer variera d un système de messagerie vocale à l autre. 3. Après confirmation du nom du destinataire par le système, entrez le nom ou le numéro de tout autre destinataire désiré (par exemple, vous pourriez vouloir envoyer le même message à tous les membres d un certain comité, pour leur faire part de l endroit et de l heure de la prochaine réunion du comité). 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des destinataires, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Enregistrer. 5. Commencez l enregistrement de votre message après la tonalité. (Vous pouvez appuyer sur pour faire une pause durant l enregistrement et appuyer ensuite sur n importe quelle touche pour reprendre l enregistrement, ou vous pouvez utiliser les touches d afficheur Pause/Reprendre.) 11

12 Guide de l usager de la messagerie vocale Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement Une fois l enregistrement du message terminé, vous pouvez choisir de l envoyer, de l entendre, de le modifier, de l annuler ou de spécifier un mode d acheminement spécifique en sélectionnant l une ou l autre des options suivantes : Appuyez sur cette touche, OU Appuyez sur cette touche d afficheur Envoyer Pour effectuer cette action Envoyer le message et retourner au menu principal. Ajouter Ajouter à l enregistrement. Suppr Supprimer l enregistrement et recommencer. Entendre l enregistrement Terminer l enregistrement Réécouter le message. Accéder aux options d envoi du message telles que remise urgente, remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l une ou l autre de ces options, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer (ou Quitter) pour envoyer votre message et quitter le menu principal. Remarque : Si vous envoyez régulièrement des messages à plusieurs usagers en même temps, vous auriez avantage à créer des listes personnelles de diffusion pour faciliter davantage l envoi de vos messages (voir «Listes de diffusion» à la page 14). 12

13 Options personnelles Options personnelles Le menu des options personnelles vous permet de faire l écoute du didacticiel de l usager, de modifier vos messages d accueil d enregistrer votre nom et définir votre mot de passe, de créer des listes de diffusion de messagerie vocale et de sélectionner des options de programmation des appels (heure d envoi, jour, etc.). Accès aux options personnelles et au didacticiel de l usager Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Options pour accéder aux options personnelles depuis le menu principal. Vous pouvez appuyer sur en tout temps pour revenir au didacticiel de l usager. Messages d accueil, nom et code secret Lors de la configuration initiale de votre boîte vocale (voir «Configuration de votre boîte vocale» à la page 7), vous avez enregistré un message d accueil, votre nom et un code secret. Le menu d options personnelles vous permet de modifier ces éléments en tout temps. Vous devriez effectuer une mise à jour régulière de vos messages d accueil par exemple, pour faire savoir aux appelants si vous êtes au bureau ou non. Depuis le menu d options personnelles, vous pouvez Appuyer sur cette touche, OU Appuyer sur cette touche d afficheur Messages d accueil Modifier le nom Code secret Pour effectuer cette action Modifier vos messages d accueil. Vous pouvez enregistrer un message d accueil principal, ainsi qu un ou plusieurs messages secondaires. Enregistrez des messages secondaires lorsque vous voulez faire savoir aux appelants que votre ligne est occupée (par exemple, «Je suis présentement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant») et un message différent lorsque vous n êtes pas présent (par exemple, «Je ne suis pas à mon bureau présentement»). Après avoir enregistré votre message d accueil, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Chan pour sélectionner lequel des messages d accueil primaire ou secondaire vous désirez que les appelants entendent. Réenregistrer votre nom. Changer votre code secret. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès aux messages d accueil secondaires, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec l administrateur de votre système. 13

14 Guide de l usager de la messagerie vocale Listes de diffusion Une liste de diffusion vous permet d enregistrer un seul message et de l envoyer à plusieurs personnes sans devoir l adresser individuellement. Vous pouvez utiliser des listes de diffusion chaque fois que vous créez un message, ou que vous transférez le message à quelqu un d autre. Création ou modification d une liste de diffusion 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Liste diff depuis le menu d options personnelles. 2. Entrez le numéro de la liste de diffusion, en vous assurant que le premier chiffre est toujours le zéro (0). 3. Appuyez sur pour enregistrer un nom pour la liste de diffusion (par exemple, «comité de planification des produits»). Le système fera entendre ce nom chaque fois que vous adresserez des messages par l intermédiaire de cette liste de diffusion. 4. Appuyez sur pour ajouter des membres à la liste; appuyez sur pour retirer des membres. 5. Entrez les numéros ou les noms des usagers que vous désirez ajouter ou retirer. 6. Appuyez sur si vous désirez que le système fasse la lecture des membres de la liste que vous avez sélectionnés. 7. Appuyez sur pour quitter le menu principal. Remarque : Toutes les listes de diffusion personnelles doivent commencer par le zéro (0). Utilisation d une liste de diffusion Au lieu d entrer un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le système relit le numéro de la liste de diffusion. Options de programmation d appels NP WakeUp vous permet de programmer NuPoint Voice pour qu il vous appelle à un numéro de téléphone spécifique et à un moment spécifique. Vous pouvez programmer des appels de réveil du lundi au vendredi, les fins de semaine, chaque jour, ou au besoin. Remise des messages vous permet de préciser l heure et le numéro auquel NuPoint Voice pourra vous joindre pour vous aviser de la présence d un message dans votre boîte vocale. Recherche de personnes vous permet de préciser l heure à laquelle vous désirez que NuPoint Voice vous avise de la présence d un message sur votre téléavertisseur. Vérification de remise future vous permet de vérifier tout message programmé pour une remise future. Vous pouvez différer la remise de n importe quel message jusqu à 365 jours dans le futur à l aide du menu d options d adressage des messages (voir «Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement» à la page 12). 14

15 Fonction facultative Enregistrement d un appel Fonction facultative Enregistrement d un appel La fonction Enregistrement d un appel vous permet d utiliser votre système NuPoint Voice pour enregistrer vos conversations téléphoniques. Remarque : En vertu de certaines lois, vous pouvez être tenu d informer votre correspondant du fait que vous enregistrez la conversation. Pour obtenir des directives concrètes, renseignez-vous auprès de votre administrateur de système. Enregistrement d un appel à trois participants Il se peut que votre système soit programmé pour enregistrer automatiquement les appels de l extérieur lorsque quelqu un décroche le combiné. Communiquez avec votre administrateur de système pour plus de détails. Si votre système n enregistre pas automatiquement les conversations, vous devez appuyer sur une touche Enregistrer pour commencer l enregistrement lors d un appel à trois participants. La touche que vous devez enfoncer dépend de la disponibilité de la fonction de touches d afficheur sur votre téléphone. Les téléphones ci-dessous prennent en charge les touches d afficheur : Superset IP 5240 IP Enregistrement à l aide de touches d afficheur Pour commencer l enregistrement lors d un appel à trois participants, appuyez sur la touche d afficheur Enregistrer qui apparaît sur l afficheur numérique de votre téléphone. Pause ou reprise de l enregistrement au cours d un appel Pour interrompre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Pause. Pour reprendre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Reprise. Arrêt de l enregistrement Pour arrêter l enregistrement sans sauvegarder la conversation enregistrée, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Eff. Pour arrêter l enregistrement et le sauvegarder, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Enreg. Remarque : Votre administrateur peut configurer vos paramètres d enregistrement d appel pour que vos conversations enregistrées soient automatiquement sauvegardées lorsque vous raccrochez le combiné. Si la fonction de sauvegarde automatique est activée, vous pouvez sauvegarder l appel enregistré tout simplement en raccrochant le combiné à la fin de votre conversation. 15

16 Guide de l usager de la messagerie vocale Enregistrement à l aide de touches non programmables Pour commencer l enregistrement d un appel à l aide de touches non programmables, appuyez sur la touche Enregistrer que votre administrateur de système a programmée sur votre téléphone. Remarque : Lorsque vous utilisez une touche de fonction non programmable pour l enregistrement d un appel, vous ne pouvez que commencer une session d enregistrement. Votre administrateur de système doit activer la fonction de sauvegarde automatique pour que vos conversations puissent être sauvegardées automatiquement lorsque vous raccrochez le combiné. Consultez votre administrateur de système pour plus de détails. Mise en garde d un appel pendant un enregistrement La mise en garde d un appel durant l enregistrement a pour effet de sauvegarder l enregistrement et de l envoyer dans votre boîte vocale. Lors de la reprise de la conversation, une nouvelle session d enregistrement débute. Remarque : Selon la programmation du système, raccrocher ou appuyer sur la touche TRANS/CONF, ou sur une touche de représentation de ligne peut aussi sauvegarder l enregistrement. Communiquez avec votre administrateur de système pour plus de détails. Écoute d un enregistrement Pour faire l écoute d une conversation enregistrée une fois l appel terminé 1. Décrochez le combiné. 2. Accédez à votre boîte vocale. 3. Suivez les messages-guides pour récupérer l enregistrement, comme vous le feriez pour récupérer tout message vocal ordinaire. 16

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