GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

Transcription

1 GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

2 AVIS Les renseignements contenus dans le présent document sont fournis par Mitel Networks Corporation (MITEL ) uniquement à titre d information, sans aucune garantie quant à leur exactitude. Ces renseignements sont sujets à modification sans préavis et ne doivent pas être considérés comme un engagement de la part de Mitel, de ses sociétés associées ou de ses filiales. Mitel, ses sociétés associées et ses filiales n assument aucune responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou omissions dans le présent document. Des révisions du présent document ou de nouvelles versions peuvent être publiées pour incorporer de tels changements. Il est interdit de reproduire ou de transmettre le présent document, en tout ou en partie, sous quelque forme et de quelque façon que ce soit électronique ou mécanique et à quelque fin que ce soit, sans l autorisation écrite de Mitel Networks Corporation. SX-200 est une marque de commerce de Mitel Networks Corporation. Tous les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce de leurs sociétés respectives et sont, par la présente, reconnues. Guide de l usager de la messagerie vocale du Mitel SX-200 ICP Version 2.0 Août 2004, Marque de commerce de MITEL Networks Corporation Copyright 2004, MITEL Networks Corporation Tous droits réservés

3 Fiche de référence rapide Demandez à votre administrateur de vous aider à remplir le présent formulaire. Notez les numéros importants suivants et gardez-les à portée de la main lorsque vous utilisez le système. Numéro de téléphone de l entreprise : Numéro de standard automatisé : (Le standard automatisé remplace ou assiste un standard «réel» pour répondre aux appels ou pour les transférer aux postes ou boîtes vocales demandés.) Numéro du centre de messages : (Le centre de message vous permet de communiquer avec la boîte vocale d une personne et de lui laisser un message sans avoir à lui parler directement. Vous pouvez également extraire et créer des messages après vous être enregistré dans votre boîte vocale par le biais du centre de messages. Pour obtenir plus d information, consultez la rubrique «Messagerie express» à la page 14.) Votre numéro de boîte vocale : Votre mot de passe par défaut : Notez le nom et le numéro de l administrateur du système au cas où vous auriez besoin d aide pour utiliser la messagerie vocale. Nom : Numéro de poste : Pour renvoyer la messagerie vocale au courriel, vous devez programmer un client de courrier électronique (Microsoft Outlook ou Lotus Notes) avec les informations relatives au compte. Adresse électronique : Protocole du courrier entrant (IMAP ou SMTP) : Adresse du serveur du courrier entrant : Adresse du serveur du courrier sortant : Nom du compte : Mot de passe :

4

5 Table des matières Fiche de référence rapide Introduction À propos de l application de messagerie vocale Votre téléphone Comment obtenir de l aide Préparatifs Accès au système de messagerie vocale Premier appel à la messagerie vocale Prendre vos messages Utilisation du système de messagerie vocale Aperçu des menus Menu principal Écouter vos messages Dicter et envoyer des messages Options personnelles Messagerie express Transfert d un demandeur externe à une messagerie vocale Accès au standard automatisé à partir d une messagerie vocale Prise de messages à plus d une messagerie vocale Notification de message Listes de diffusion Messages d accueil de messagerie vocale Contacts opersonnels Accès à vos messages vocaux depuis un ordinateur Conseils pratiques Accessibilité permanente par un téléphone à clavier Écoute des messages Envoi de messages Délai de conservation des messages Renvoi et transfert des messages Messages certifiés Navigation accélérée Longueur des messages et conditions Messagerie vocale visuelle

6 Guide de l usager de la messagerie vocale 6

7 Introduction Introduction À propos de l application de messagerie vocale Le système de messagerie vocale vous fournit une messagerie vocale pour recevoir et envoyer des messages que vous pouvez personnaliser à votre nom, avec un message d accueil et un mot de passe confidentiel. Convivialité Utilisez le clavier de votre téléphone pour sélectionner les options des menus du système de messagerie vocale. Simples et concis, ces menus vous permettent de vous concentrer sur ce que vous devez faire et non pas sur la façon d y parvenir. Des instructions vous guident à chaque étape, en vous avisant des options disponibles. Ne craignez pas de vous tromper. Vous ne risquez pas d endommager le système, alors expérimentez et exercez-vous à utiliser toutes les fonctions offertes. Avantages Invitez les demandeurs externes à vous laisser un message dans votre messagerie vocale pour vous éviter de manquer des appels ou de recevoir des messages inexacts. Enregistrez un message d accueil temporaire pour aviser ceux qui vous appellent que vous êtes absent pour la journée, en vacances ou en réunion. Envoyez à votre compte de courrier électronique vos messages vocaux en tant que fichiers audio à l aide du protocole de messagerie SMTP ou IMAP. Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres usagers, jour et nuit, à partir de n importe quel téléphone à clavier. Quand vous êtes à l extérieur du bureau, à un autre poste ou à l extérieur, si vous avez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire, la messagerie vocale peut vous aviser de la réception d un message. Votre téléphone Avant d utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre téléphone. Touche Message Sert à appeler le centre de messages et à accéder à votre messagerie vocale. Touche Messagerie Sert à appeler le système SX-200 ICP et à accéder à la messagerie vocale d une autre personne. L administrateur peut configurer n importe quelle touche de ligne en tant que touche Messagerie. Clavier numérique Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Indicateur lumineux Indique que votre messagerie vocale contient des messages. 7

8 Guide de l usager de la messagerie vocale Sur les téléphones qui ne sont pas munis d un voyant de message, l administrateur peut configurer le système de façon telle que celui-ci appelle le destinataire dès qu il reçoit un message. Votre téléphone peut être doté de touches interactives facilitant la sélection d un bon nombre d options du menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche interactive associée, soit composer au clavier le code de l option. Comment obtenir de l aide Pour tout problème ou toute question concernant la messagerie vocale, adressez-vous à l administrateur du système ou au responsable des installations de télécommunication. Préparatifs Avant d accéder à votre messagerie vocale, vous devez effectuer les trois opérations suivantes : Obtenez de votre administrateur l information suivante afin de l enregistrer dans la fiche de référence rapide qui se trouve au début du présent guide : le numéro de téléphone de l entreprise; le numéro du standard automatisé; le numéro de poste du centre de messages; votre numéro de messagerie vocale; votre mot de passe par défaut; le nom et le numéro de l administrateur. Entrez un nouveau mot de passe. Lorsque vous accédez à votre messagerie vocale pour la première fois, vous devez remplacer le mot de passe par défaut par une série de chiffres connue de vous seul. Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de caractères que le mot de passe par défaut. Pour en savoir davantage sur les mots de passe, reportez-vous à la rubrique «Options personnelles» à la page 13. Préparez un message d accueil permanent. Lorsque vous accédez à votre messagerie vocale pour la première fois, vous devez enregistrer votre message d accueil permanent. Ceux qui appellent entendent ce message lorsque vous ne pouvez pas répondre. Un exemple de message d accueil est donné dans les instructions de démarrage des pages suivantes, mais vous pouvez en composer un vous-même. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Messages d accueil de messagerie vocale» à la page 18. 8

9 Accès au système de messagerie vocale Accès au système de messagerie vocale Premier appel à la messagerie vocale 1. Décrochez le combiné ou utilisez la fonction mains libres. 2. Composez le numéro de poste du centre de messages ou appuyez sur la touche Message. Le système vous demande votre mot de passe. 3. Entrez le mot de passe par défaut. 4. Appuyez sur. Le système vous demande d entrer un nouveau mot de passe (vous devez remplacer le mot de passe par défaut). 5. Entrez votre nouveau mot de passe. Il doit avoir le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut. Vous ne pouvez pas réentrer le mot de passe par défaut, ni utiliser ou dans votre nouveau mot de passe. 6. Le système vous demande de réentrer votre nouveau mot de passe pour le confirmer. Composez votre nouveau mot de passe une seconde fois. 7. Le système vous demande ensuite d enregistrer votre nom. Ne prononcez que votre nom, par exemple : «Christiane Lebrun» Parlez immédiatement après la tonalité et appuyez sur n importe quelle touche lorsque vous avez terminé. 8. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 9. Le système vous demande d enregistrer votre message d accueil. Préparez un message court et professionnel. Par exemple : «You have reached Christine Conner. Je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu un court message. Je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay». 10. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 11. Vous avez maintenant terminé de configurer votre messagerie vocale; vous pouvez laisser des messages et écouter ceux qu on vous laisse. Prendre vos messages Vous pouvez appeler le système et écouter vos propres messages. De plus, une fois le téléphone programmé avec la touche Messagerie, vous pourrez l utiliser pour appeler le système et écouter les messages destinés à un autre poste. Prendre vos propres messages 1. Appuyez sur la touche Message ou composez le numéro de poste du centre de messages. 2. Le système vous demande votre mot de passe. Entrez votre mot de passe. 9

10 Guide de l usager de la messagerie vocale 3. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Écouter vos messages» à la page 12. Prendre les messages destinés à un autre poste 1. Appuyez sur la touche de ligne de Messagerie. 2. Le système vous demande alors d entrer le code secret qui correspond au poste associé à la touche Messagerie. Entrez ce code secret. 3. Appuyez sur pour écouter les messages de ce poste, ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Appeler de l extérieur 1. Composez le numéro du standard automatisé de votre entreprise. - ou - Appelez votre numéro de poste et appuyez sur lorsque vous entendez votre message d accueil. Vous êtes alors transféré au standard automatisé. 2. Si votre messagerie vocale n est pas sur le même serveur de messagerie vocale que le standard automatisé, composez le numéro de poste du centre de messages de votre serveur de messagerie vocale. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus d information. 3. Quand le système vous répond, appuyez sur. 4. Entrez le numéro de votre messagerie vocale. 5. Entrez votre mot de passe. 6. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Écouter vos messages» à la page

11 Utilisation du système de messagerie vocale Utilisation du système de messagerie vocale La présente section décrit les options offertes par votre système de messagerie vocale. Lorsque vous accédez à votre messagerie vocale, vous pouvez choisir les menus et options montrés ci-dessous. Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu précédent contenant d autres options. Aperçu des menus Menu principal Après avoir ouvert votre messagerie vocale, choisissez une des options suivantes : Écouter Écoutez vos messages. Faire Enregistrez et envoyez un message. Options personnelles Gérez votre messagerie vocale. Quitter Quittez votre messagerie vocale. Transférer à l opérateur Standard automatique Transférez l appel à l opérateur. Transférez l appel au standard automatisé. 11

12 Guide de l usager de la messagerie vocale Écouter vos messages Appuyez sur pour écouter vos messages. Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu «Écouter». Vous pouvez aussi utiliser ces options en écoutant un message vocal. Réécouter Répondre Réécoutez le message que vous venez d entendre. Envoyez une réponse à la personne qui vous a laissé le message. Transmettre de courriel. Enregistrer Envoyez le message à une autre messagerie vocale ou à une adresse Sauvegardez le message en cours et écoutez le suivant, s il y en a un. Supprimer Supprimez le message que vous venez d écouter et écoutez le suivant, s il y en a un. Il est impossible de récupérer un message supprimé. Écouter L enveloppe du message Indique l expéditeur du message et l heure de son envoi. Vous entendez l heure de l envoi des messages reçus aujourd hui, ainsi que le jour de l envoi des messages reçus cette semaine. Les messages reçus depuis plus d une semaine comprennent également la date de leur envoi. Message suivant Passez au message suivant. Pendant l écoute d un message, vous pouvez utiliser les options suivantes : Pause Arrêtez le message en cours d écoute. Appuyez sur n importe quelle touche pour reprendre l écoute. Avance rapide Marche arrière Sautez cinq secondes du message, puis reprenez l écoute normale. Reculez le message de cinq secondes, puis reprenez l écoute normale. Dicter et envoyer des messages Appuyez sur pour envoyer un message (voir la procédure ci-dessous). Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Conseils pratiques» à la page Entrez tous les numéros de messagerie vocale et (ou) de la liste de diffusion. Pour accéder à un répertoire, appuyez sur. Suivez les instructions pour indiquer au système où envoyer le message. Continuez de créer la liste de destinataires en entrant des numéros de messagerie vocale ou de listes de diffusion ou bien, en accédant au répertoire. Si vous entrez un numéro incorrect, appuyez sur pour le supprimer de la liste. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la messagerie vocale, entrez-le avant le numéro de la messagerie vocale. 12

13 Utilisation du système de messagerie vocale 2. Appuyez sur pour clore la liste de diffusion; puis enregistrez votre message. Après avoir enregistré votre message, vous pouvez choisir une option du menu «Envoyer» : Écouter l enregistrement Supprimer et réenregistrer message. Écoutez le message que vous venez d enregistrer. Remplacez le message enregistré par un nouveau Joindre Joignez un élément à votre message enregistré. Options d adressage du message message : Offre les options suivantes pour l adressage du Confidentiel destinataires. Empêchez la retransmission de votre message par le ou les Accusé de réception écouté. Demandez qu on vous avise quand votre message a été Urgent destinataires. Placez le message en premier dans la messagerie vocale du ou des Quitter les options d adressage Quittez le menu d options. Envoyer le message et quitter Envoyez votre message à un ou plus d un destinataire et, si vous le désirez, composez un autre numéro de poste. Options personnelles Appuyez sur pour choisir une option du menu «Options personnelles» : Accueil Enregistrez votre message d accueil permanent. Nom Enregistrez votre nom. Mot de passe Changez votre mot de passe. Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que celui par défaut. Il doit obligatoirement différer de l ancien mot de passe. Vous ne pouvez pas utiliser ni dans un mot de passe. Listes de diffusion Enregistrez des messages et envoyez-les à plus d une messagerie vocale à la fois. Pour en savoir davantage, voir la rubrique «Listes de diffusion» à la page 17. Message d accueil temporaire Pour enregistrer un message d accueil temporaire valable pendant un nombre spécifié de jours (entre 1 et 99) ou jusqu à ce que vous le supprimiez. Le message temporaire expirera à minuit le dernier jour. À l expiration de votre message d accueil temporaire, les personnes qui appellent entendront votre message d accueil permanent. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Messages d accueil de messagerie vocale» à la page

14 Guide de l usager de la messagerie vocale Mémo Enregistrez un message à votre intention. Notification de message Demandez au système de vous aviser de l entrée de nouveaux messages dans votre messagerie vocale. Cette notification peut vous être envoyée à un numéro interne ou externe, ou encore à un téléavertisseur vocal, à tonalité ou numérique. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Notification de message» à la page 15. Options de courriel Indiquez si vous voulez renvoyer manuellement ou automatiquement vos messages vocaux au courrier électronique, et si vous voulez enregistrer vos messages après leur renvoi. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Accès à vos messages vocaux depuis un ordinateur» à la page 21. Quitter les options personnelles Quittez le menu des options personnelles. Messagerie express La messagerie expresse vous permet de vous laisser un message, ou d en laisser à vos collègues, sans faire sonner le téléphone ni accéder à votre messagerie vocale. 1. Appuyez surla touche Message ou composez le numéro de poste de centre de messages. 2. Quand le système vous répond, appuyez sur. 3. Entrez le numéro de la messagerie vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la messagerie vocale, entrez-le avant le numéro de la messagerie vocale. 4. Enregistrez le message (d au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n importe quelle touche ou raccrochez. Transfert d un demandeur externe à une messagerie vocale Pour transférer à une messagerie vocale un appel acheminé par une ligne extérieure : 1. Appuyez sur la touche de commande Trans/Conf. Si vous ne disposez pas d une telle touche, appuyez brièvement sur le crochet commutateur, puis relâchez-le. 2. Composez le numéro de poste du centre de messages. 3. Quand le système répond, si vous avez une messagerie vocale, appuyez sur. si vous n avez pas de messagerie vocale, appuyez sur. 4. Entrez le numéro de la messagerie vocale dans laquelle le demandeur veut laisser un message. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la messagerie vocale, entrez-le avant le numéro de la messagerie vocale. 5. Raccrochez immédiatement. Conseil : Si vous tardez à raccrocher, le demandeur manquera une partie du message d accueil de la messagerie vocale sélectionnée. 14

15 Utilisation du système de messagerie vocale Accès au standard automatisé à partir d une messagerie vocale Pour composer un autre poste lorsque vous faites un appel et obtenez une messagerie vocale : 1. Durant le message d accueil de la messagerie vocale, appuyez sur pour accéder au standardiste automatisé. 2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est activée sur le système, vous pouvez épeler au clavier le nom de la personne que vous désirez joindre. Pour appeler un autre poste lorsque vous êtes connecté à votre messagerie vocale personnelle : 1. Appuyez sur pour accéder au standardiste automatique. 2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est activée sur le système, vous pouvez épeler au clavier le nom de la personne que vous désirez joindre. Prise de messages à plus d une messagerie vocale Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d une messagerie vocale au cours d un même appel au système : 1. Prenez normalement les messages de la première messagerie vocale (voir «Prendre vos messages» à la page 9). 2. Une fois cette opération terminée, appuyez sur pour retourner au standard automatisé. 3. Appuyez sur lorsque vous entendez le message d accueil de l entreprise. Le système vous demande le nouveau numéro de messagerie vocale. 4. Entrez-le. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque messagerie vocale dont vous voulez prendre les messages. Notification de message La notification de message vous permet de quitter le bureau et d être avisé lorsque vous en recevez un. Le système peut composer un numéro de téléphone ou de téléavertisseur. Vous pouvez aussi utiliser la notification de message pour être avisé de l arrivée d un message dans votre boîte si votre téléphone n a pas de voyant Message. La Notification de message vous permet de : préciser le moment où vous voulez être avisé : lorsque l entreprise est ouverte, fermée, toujours ou jamais; indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents seulement. 15

16 Guide de l usager de la messagerie vocale Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et numéro de messagerie vocale, vous pouvez : choisir le type de notification : numéro de poste interne, numéro externe, téléavertisseur vocal, téléavertisseur à tonalité ou numérique; entrer le numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez être avisé. Si vous n êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de messagerie vocale, l administrateur du système doit programmer le type et le numéro de notification pour vous. Si votre numéro de notification est un numéro de téléphone : Le système appelle ce numéro à intervalles de 15 minutes (deux fois s il n y a pas de réponse, trois fois si le numéro est occupé). Si vous n accédez pas à votre messagerie vocale après le deuxième appel (le troisième en cas d occupation), le système ne rappellera plus, même si vous recevez de nouveaux messages. Toutefois, le voyant de message en attente de votre téléphone reste allumé jusqu à ce que vous ayez pris vos messages. Si votre numéro de notification est un numéro de téléavertisseur : le système procède comme pour un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le téléavertisseur chaque fois que vous recevez un nouveau message. Pour configurer la Notification de message : Suivez la procédure ci-dessous pour configurer vos options de Notification de message. En tout temps, vous pouvez appuyer sur pour passer à l option suivante ou sur pour quitter la Notification de message. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour la Notification de message. 4. Indiquez le moment où vous voulez être avisé : Pour être avisé uniquement pendant les heures d ouverture, appuyez sur. Pour être avisé uniquement en dehors des heures d ouverture, appuyez sur. Pour être avisé à toute heure du jour ou de la nuit, appuyez sur. Pour désactiver la Notification de message, appuyez sur. 5. Sélectionnez les messages pour lesquels vous voulez être avisé : Pour être avisé de tous les messages, appuyez sur. Pour être avisé uniquement des messages urgents, appuyez sur. 6. Indiquez l emplacement où l avis doit vous parvenir. Pour être avisé à un poste interne, appuyez sur. Pour être avisé à un numéro externe, appuyez sur. Pour être avisé par un téléavertisseur vocal, appuyez sur. Pour être avisé par un téléavertisseur à tonalité, appuyez sur. Pour être avisé par un téléavertisseur numérique, appuyez sur. 7. Entrez le numéro à composer pour vous aviser. 16

17 Utilisation du système de messagerie vocale Listes de diffusion Vous pouvez créer plusieurs listes de diffusion, chacune contenant un groupe de numéros de boîtes vocales. Vous pouvez aussi utiliser des listes de diffusion globales définies par votre administrateur. Vous pouvez avoir jusqu à cinq (5) listes de diffusion personnelles, numérotées de 05 à 09, chacune contenant un maximum de 49 numéros de boîtes vocales. Quant aux listes de diffusion globales, elles sont numérotées de 01 à 04. Le numéro 00 vous permet de diffuser un message à chaque messagerie vocale du système. Utilisez toujours deux (2) chiffres lorsque vous entrez un numéro de liste de diffusion. Pour créer ou ajouter un numéro de liste de diffusion : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Ajouter. 6. Au clavier, tapez le numéro de la messagerie vocale du destinataire. Le système relit le nom ou le numéro de l usager de la messagerie vocale. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la messagerie vocale, entrez-le avant le numéro de la messagerie vocale. 7. Continuez d entrer des numéros de messagerie vocale de destination. Lorsque vous aurez terminé, appuyez sur. Pour consulter une liste de diffusion : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Revoir. Le système lit le nom ou le numéro de toutes les entrées figurant dans la liste de diffusion. Pour supprimer un numéro de la liste de diffusion : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Supprimer. 6. Au clavier, tapez le numéro de messagerie vocale à supprimer. Le système relit le nom ou le numéro de l usager de la messagerie vocale. 7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque numéro à supprimer. 17

18 Guide de l usager de la messagerie vocale Pour donner un nom à une liste de diffusion : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Nommer. 6. Dès que vous entendez la tonalité, enregistrez le nom de la liste de diffusion. Vous réentendrez ce nom lorsque vous adresserez un message à cette liste de diffusion. Pour utiliser une liste de diffusion : Au lieu d entrer un numéro de messagerie vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le système relit le nom ou le numéro de la liste de diffusion. Messages d accueil de messagerie vocale Utilisation rationnelle des messages d accueil Il existe deux types de messages d accueil de messagerie vocale : «permanent» et «temporaire». Vous devez enregistrer votre message d accueil permanent dès qu on vous attribue votre messagerie vocale. Un message temporaire remplace un message permanent pendant la durée précisée. Si aucun message temporaire n est enregistré, ceux qui accèdent à votre messagerie vocale entendent votre message d accueil permanent. Un message d accueil permanent ne peut pas être très informatif, car il doit convenir à toutes les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un message d accueil temporaire qui sera diffusé pendant un nombre de jours donné. Voici deux exemples de messages d accueil temporaires : «Bonjour! Vous avez joint la messagerie vocale de Julie Tremblay. Je suis en vacances du 18 au 25 juin. Je serai au bureau le lundi 28 juin. Laissez-moi un message et je vous rappellerai à mon retour. Pour une assistance immédiate, faites 0 et demandez Christine Lebrun» «Vous avez joint la messagerie vocale de Sylvain Champagne. Aujourd hui, le jeudi 13 mai, je serai en réunion toute la journée et je ne pourrai pas répondre aux appels. Veuillez me laisser un message et je vous rappellerai demain». Vous pouvez modifier votre message d accueil temporaire en tout temps pour informer les gens qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être avantageux de créer chaque jour un message d accueil temporaire. Cela montre aux gens qui vous appellent que vous utilisez réellement votre messagerie vocale. Si vous ne pouvez pas répondre aux appels, vous pouvez aussi inclure dans votre message le nom d une autre personne qui pourra aider les demandeurs. 18

19 Utilisation du système de messagerie vocale À propos des messages d accueil bilingues Les demandeurs qui appellent un système bilingue peuvent changer la langue des indications vocales en appuyant sur la touche à bascule Langue. Toutefois, cela ne change pas la langue de votre message d accueil. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus d information. Si votre système est bilingue, vous préférez probablement enregistrer votre message d accueil en deux langues. L exemple suivant peut vous servir de guide, la touche à bascule Langue étant le 8 : «You have reached Christine Conner. Vous avez joint la messagerie vocale de Christine Conner. I can t answer the phone right now, so please leave your name, number, and a short message. Je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez composer le 8 et laisser votre nom et numéro, ainsi qu un court message. If you need immediate assistance, press 0. Si vous avez besoin d une assistance immédiate, appuyez sur le 0. Pour modifier un message d accueil permanent : Conseil : Vous créez votre premier message d accueil permanent lorsque vous accédez pour la première fois à votre messagerie vocale afin d y définir votre mot de passe, d enregistrer votre nom et votre message d accueil permanent. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Message d accueil. 4. Enregistrez votre message d accueil. Pour mettre fin à l enregistrement, appuyez sur n importe quelle touche. 5. Appuyez sur pour accepter le nouveau message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. Pour créer un message d accueil temporaire : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l option Message d accueil temporaire. 4. Entrez la durée, en jours, du message d accueil (de 01 à 99). 5. Si vous aviez déjà enregistré un message d accueil temporaire, le système vous le fera entendre. Appuyez sur pour accepter ce message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. 6. Enregistrez votre message d accueil. Pour mettre fin à l enregistrement, appuyez sur n importe quelle touche. 7. Appuyez sur pour accepter le nouveau message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. 19

20 Guide de l usager de la messagerie vocale Pour activer ou désactiver un message d accueil temporaire : Après avoir créé un message d accueil temporaire, vous pouvez l activer et le désactiver au besoin, ou régler le système pour qu il revienne à votre message d accueil permanent après le nombre de jours spécifié. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre messagerie vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l option Message d accueil temporaire. 4. Lorsque le système vous demande de définir la durée du message d accueil temporaire, appuyez sur pour désactiver un message d accueil existant, ou sur pour le réactiver. Ou bien, entrez le nombre de jours (de 1 à 99) durant lesquels le message d accueil doit demeurer en vigueur avant que le système ne revienne à votre message permanent. Contacts opersonnels Contacts personnels vous permet de stocker des numéros de remplacement où les demandeurs peuvent vous joindre au lieu de vous laisser un message. Le message d accueil indique aux demandeurs qu ils doivent appuyer sur une touche pour que leur appel soit transféré à un autre numéro, lequel ne leur est toutefois pas divulgué. Vous pouvez programmer jusqu à dix (10) contacts personnels, en affectant un numéro (de 0 à 9) à chacun d eux. Ensuite, vous ajoutez l information relative à ces touches dans le message d accueil de votre messagerie vocale. Les touches Points de contact personnel pour téléphone cellulaire (2), pour télécopieur (3) et pour téléavertisseur (7) sont prédéfinies par le système. Lorsque vous programmez ces points de contacts personnels, le système vous fait entendre les messages préenregistrés pour ces différents points après le message d accueil de votre messagerie vocale. Conseil : Si un numéro n a pas été programmé pour un point de contact personnel prédéfini, le message correspondant ne se fera pas entendre. Par exemple, si vous avez programmé uniquement un numéro de téléphone cellulaire, seul le message préenregistré pour ce même numéro se fera entendre. La touche Point de contact personnel 0 est généralement utilisée pour transférer l appel à l opérateur, mais vous êtes libre de l utiliser pour vos numéros de points de contact. Dans un système bilingue, il est impossible à un demandeur qui appuie sur la touche à bascule Langue d utiliser une des touches Points de contact personnels qui ont été programmées. Également, la programmation d une touche Point de contact personnel qui correspond à la touche à bascule Langue a pour effet de désactiver cette dernière. Pour en savoir davantage sur cette touche à bascule, reportez-vous à la rubrique «À propos des messages d accueil bilingues» à la page