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1 Sommaire Installation du logiciel...2 Enregistrement du logiciel...2 Présentation du logiciel...3 Initialisation du logiciel Initialisation des constantes Initialisation des codes grades Création des Etablissements...6 Utilisation du logiciel La gestion du personnel Editions pour tous les types de personnel La facturation du loyer pour les personnels de type COP ou CUS La facturation du chauffage pour les personnels de type COP ou CUS La facturation de la Taxe d Enlèvement des Ordures Ménagères Le calcul de l effectif pondéré La saisie des index généraux La bascule annuelle Gestion des utilisateurs Description de la barre d outils La sauvegarde

2 Installation du logiciel Mettre le CD-ROM dans le lecteur de CD de l ordinateur. Le programme d installation doit démarrer automatiquement. S il ne démarre pas, ouvrir le répertoire du CD-ROM et double cliquer sur l'icône setup.exe. Suivre les instructions à l écran. Par défaut le programme d installation proposera C:\program files\winppl. Si vous décidez d utiliser un autre chemin, c est ce nouveau chemin qu il faudra prendre en compte pour la sauvegarde. Cf. : Chapitre 9 Sauvegarde Enregistrement du logiciel Lors du premier lancement du logiciel, une boîte de dialogue apparaît vous proposant l enregistrement de votre logiciel Winppl. Saisissez les informations demandées et cliquez sur OK. Le logiciel affiche la première partie du numéro d identification, contactez nous pour connaître la seconde partie. Nos coordonnées se trouvent sur la couverture de cette documentation. 2

3 Présentation du logiciel Winppl a pour but de simplifier la gestion du personnel logé, qu il soit CNAS, CUS ou COP. Pour tous les types de personnel, le logiciel permet le calcul et l'édition des documents suivants : Brouillon des relevés ; Décompte des prestations servies à adresser au personnel ; Registre des prestations en nature ; L extrait du registre des prestations justifiant l Ordre de reversement et servant de Pièce Générale pour le Compte Financier. Pour les personnels de type CNAS, le logiciel permet : Le calcul et l édition de l état récapitulatif des avantages en nature à retourner au rectorat. Pour les personnels de type CUS ou COP, le logiciel permet : La facturation du loyer mensuel ; La facturation du chauffage qu il soit collectif ou non, par mois ou par trimestre ; Le facturation de la Taxe d'enlèvement des Ordures Ménagères. La gestion des provisions sur charges. 3

4 Initialisation du logiciel Pour utiliser le logiciel, il est nécessaire lors de son premier lancement d initialiser certaines variables. Cette initialisation s effectue en trois étapes 1 - Initialisation des constantes : Le menu Gestion des constantes dans le menu Outils, vous permet de définir les constantes. Pour modifier les constantes, il suffit de rentrer les nouvelles valeurs et de cliquer sur enregistrer. L année en cours doit être rentrée lors de la première utilisation. En fin d année, c est l opération de bascule annuelle qui incrémentera automatiquement l année. La date limite permet de supprimer les employés lors de la bascule annuelle dont leur date de fin est inférieure à celle-ci. Il s agit en général de personnel quittant l établissement en fin d année scolaire. Les pourcentages doivent être rentrés sous forme décimale. Ainsi pour un pourcentage de 4,87 %, il faut saisir 0,

5 2 - Initialisation des codes grades Pour chaque personnel saisi dans le logiciel, il faudra obligatoirement lui affecter un grade, aussi il est nécessaire auparavant de créer les codes grades pour chaque type de personnel du lycée. Il est impossible de supprimer un grade pour lequel des personnes lui sont rattachées. Pour créer un nouveau grade, il faut se placer dans la dernière ligne du tableau et saisir directement les informations dans les cellules de ce dernier. Le logiciel détermine la concession (CNAS ou non CNAS) avec le montant de l'attribut. Si le montant est à 0 alors le logiciel considère la personne comme non CNAS. 5

6 3 - Création des Etablissements Winppl est multi-établissements. Chaque personne est donc rattachée à un établissement. Le menu Gestion des établissements dans le menu Outils permet la gestion des établissements. La première fenêtre qui apparaît liste tous les établissements saisis. Pour faire apparaître la fiche détaillée de l établissement, il faut cliquer sur sa ligne dans le tableau pour la sélectionner, puis cliquer sur le bouton Modifier. Tout comme les grades, il est impossible de supprimer un établissement auquel des personnes sont déjà rattachées. 6

7 Utilisation du logiciel Tous les paramètres précédents saisis, le logiciel est prêt à être utilisé. 1 - La gestion du personnel Pour accéder à la fiche du personnel, cliquer sur Gestion du personnel du menu Personnel ou l'icône de la barre d outils. Une fenêtre de recherche apparaît. Pour ajouter une personne, cliquer sur Ajouter, une fiche administrative vierge apparaît, vous pouvez alors saisir les renseignements. Pour modifier une personne, il faut cliquer sur la ligne du tableau correspondante, puis sur le bouton Afficher, sa fiche administrative s ouvre alors. Il est possible de rechercher une personne par le début de son nom, pour cela, entrer soit le début du nom, cliquer sur Recherche, le résultat s affiche alors dans le tableau. Si plusieurs personnes correspondent aux critères de recherche, cliquer sur la personne désirée puis sur le bouton Afficher. 7

8 La fiche administrative regroupe toutes les informations administratives du personnel. Lors de la création d une nouvelle personne, l établissement, ainsi que le grade doivent être obligatoirement renseignés. Il faut impérativement cliquer sur Enregistrer pour avoir accès à l onglet des consommations lors de la création d une fiche. 8

9 2 - Editions pour tous les types de personnel Winppl permet l édition de : 1. Brouillon des relevés ; 2. Décompte des prestations servies à adresser au personnel ; 3. Registre des prestations en nature ; 4. L extrait du registre des prestations justifiant l ordre de reversement et servant de Pièce Générale pour le Compte Financier 5. Etat récapitulatif des avantages en nature à retourner au rectorat.(uniquement pour les CNAS) Le fonctionnement est identique pour toutes les éditions. Lors du clic sur l un des menus Edition, une fenêtre d'aperçu avant impression apparaît permettant de contrôler la validité des données. Si une erreur est trouvée, fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite, corriger l information erronée et relancer l édition du document. Chaque document peut être édité indépendamment les uns des autres et autant de fois qu on le souhaite. Pour déterminer si une personne est de type CNAS, Winppl vérifie le montant attribué à son grade, s il est supérieur à zéro alors c est un CNAS, s il est égal à zéro ce n est pas un CNAS 9

10 Les différents boutons de la barre d outils d'aperçu avant impression Les flèches gauche et droite permettent de se déplacer dans les pages du document La liste déroulante avec un % permet de modifier le coefficient de zoom L imprimante permet d imprimer le document ou une partie du document L enveloppe permet d envoyer le document par la messagerie électronique 10

11 3 - La facturation du loyer pour les personnels de type CUS ou COP Winppl permet la génération et l impression des factures du loyer pour le personnel de type CUS ou COP. C est dans la fiche administrative, que l on saisira à la fois le loyer et le montant des provisions sur charge qui seront faites tous les mois. Pour générer les factures, cliquer sur le menu Facturation du loyer dans le menu Personnel; la fenêtre suivante apparaît : Lors de l ouverture de la fenêtre, toutes les factures déjà générées pour l année apparaissent. En choisissant un mois dans la liste déroulante de gauche et en cliquant sur le bouton Afficher, on affiche les factures uniquement pour le mois sélectionné. En cliquant sur le bouton Générer, on génère les factures pour le mois choisi, si les factures ont déjà été générées pour le mois, un boite de dialogue apparaît proposant de les afficher. 11

12 Lors de la génération, la fenêtre ci-dessus apparaît permettant de modifier les propriétés de la facturation. Il est ainsi possible de choisir le type de numérotation. La numérotation automatique sera du type n mois, suivi d un chiffre s incrémentant à chaque facture. La numérotation manuelle permet de saisir une chaîne de caractères qui sera affichée comme numéro de facture. Toutes les factures auront alors le même numéro. Dans la fenêtre propriété, il est également possible de définir une ligne libre pour la facturation. Celle-ci peut s appliquer à une personne en particulier ou pour toute les personnes de l'établissement. Cette ligne libre permet plusieurs utilisations. Si seul le libellé est rempli et le montant est laissé à 0, alors cela permet d'imprimer sur la facture une information quelconque. Si le libellé est saisi ainsi que le montant mais que Sous-total n'est pas coché, alors le logiciel ajoutera cette ligne au total de la facture. Si le libellé et le montant sont saisies et que le Sous-total est coché, alors le logiciel créera dans la facture un sous-total loyer séparé du montant total de la facture. Ce cas de figure permet de gérer les aides de la C.A.F. 12

13 Le bouton imprimer permet de lancer les impressions de la même manière que les autres impressions (cf. 2 Editions communes à tous les types de personnel) Gestion des provisions sur charge Si dans la fiche du personnel, le montant des provisions sur charge est supérieur à 0, lors de la génération des factures tous les mois, Winppl ajoutera une ligne à la facture comprenant le montant des provisions sur charge et fera la somme automatiquement entre le loyer et les provisions. En fin d année lors de l impression des documents tel que le décompte des prestations servies ou le registre des prestations en nature, le logiciel calculera automatiquement le montant total des provisions sur charges versées tout au long de l année, le montant des prestations réellement consommées (eau + gaz + électricité + éventuellement le chauffage), ainsi que le montant de régularisation, qu il soit positif ou négatif. 13

14 La facturation individuelle Il est possible de facturer une seule personne à la fois, pour les loyers, le chauffage ou la TEOM. Le fonctionnement est identique pour les 3 types de facturation. En cliquant sur le bouton Facture individuelle dans la liste des factures, la fenêtre suivante apparaît : Il faut alors choisir la personne que l on désire facturer, ainsi que la période de facturation. Pour la numérotation automatique et la gestion de la ligne libre, le fonctionnement est identique à la génération classique des factures. Lors de la création d une facture individuelle, le logiciel, n effectue aucune vérification. Ainsi il est tout à fait possible de créer une facture pour une personne et une période alors que celle-ci existe déjà! Gestion des règlements des factures : Dans la fenêtre listant les factures, un bouton règlement permet d'accéder à une autre fenêtre, c est dans celle ci que l on peut saisir si la facture a été réglée et éventuellement si celle ci a fait l objet d un acompte. Les menus Personnel - Etat récapitulatif des factures de loyer Personnel Liste des factures non réglées par personne permettent d imprimer un état regroupant toutes les factures et leur statut. 14

15 4 - La facturation du chauffage pour les personnels de type COP ou CUS Si vous décidez de gérer la facturation du chauffage de façon indépendante ( en cochant la case facturation de chauffage indépendante dans la gestion des constantes.) alors cette dernière est strictement identique au niveau du fonctionnement que la facturation du loyer. Seul l intervalle de facturation peut-être modifié dans les constantes. En effet, Winppl permet que la facturation du chauffage soit mensuelle ou trimestrielle. Si la facturation trimestrielle est choisie, la liste déroulante comporte alors les trimestres au lieu des mois - voir la photo ci-dessous Winppl génère les factures de chauffages pour les personnes non CNAS (dont l attribut du grade est égal à zéro) et dont le nombre de radiateurs dans la fiche administrative est supérieur à zéro. Il est ainsi possible d avoir du personnel payant un loyer mais ne payant pas de chauffage. Par exemple lors de la location d une chambre. Si vous décochez la case facturation de chauffage indépendante dans la gestion des constantes, le chauffage est alors géré dans les provisions sur charges au même titre que l eau, le gaz, ou l'électricité. 15

16 16

17 5 - La facturation de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères Cette facturation est effectuée une fois par an. Une fois les factures générées, il est possible d imprimer, soit les factures, soit le récapitulatif. 6 - Le calcul de l effectif pondéré WinPPL propose un outil calculant l effectif pondéré afin de déterminer le nombre de concession de logement accordé au titre de l article 3 et 4 du décret Ce calcul peut être effectué indépendamment pour chaque établissement saisi dans WinPPL. Le fonctionnement de cet outil est très simple. Après avoir choisi l établissement sur lequel, on désire faire le calcul, il faut remplir les différents champs avec le nombre approprié, puis cliquer sur Calculer. Le résultat apparaît alors, il est possible de le sauvegarder en cliquant sur Enregistrer et de l imprimer en cliquant sur Imprimer. 17

18 7 - La saisie des index généraux WinPPL intègre un module de saisie des index généraux. L accès à ce module se trouve sur la liste des établissements sous la forme d un bouton comportant l inscription Saisie des index généraux. Pour lancer le module, il faut tout d abord sélectionner l établissement sur lequel on veut travailler, en cliquant sur son nom ou son code puis en cliquant sur le bouton Saisie des index généraux. La fenêtre suivante apparaît : Chaque onglet (eau froide, eau chaude...) Possède les mêmes colonnes et s utilise de la même manière. Pour ajouter une ligne il faut se placer sur la dernière ligne qui est vide, saisir la date, passer à la colonne suivante avec la touche tabulation, saisir l index, passer à la colonne suivante toujours avec la touche tabulation, saisir éventuellement un commentaire et appuyer de nouveau sur la touche tabulation pour enregistrer la saisie. Le bouton imprimer permet d imprimer tous les index pour l établissement en cours. 18

19 8- La bascule annuelle La bascule annuelle permet d archiver l année en cours, de mettre la valeur des nouveaux index dans les anciens index, de mettre à 0 les nouveaux index et de supprimer les personnes non présentes à la date de basculement prédéfini dans les constantes (généralement le 31 Août) Pour l archivage du fichier de données, Winppl copie le fichier PPL.MDB (fichier de base de données) sous le nom PPL.annee_en_cours. Exemple : pour l archivage 2002, le nouveau fichier s appellera ppl Gestion des utilisateurs Winppl possède une gestion des utilisateurs. Si celle-ci est activée, lors du démarrage du logiciel, un nom et un mot de passe sont alors demandés. Les utilisateurs sont gérés à partir du menu Gestion des utilisateurs du menu Outils. La saisie des utilisateurs se fait directement dans le tableau ainsi que la modification et la suppression. Si la case à cocher est décochée, aucune fenêtre de connexion est affichée lors du lancement du logiciel. 19

20 10 - Description de la barre d outils Appelle la fenêtre de configuration de l imprimante. Equivalent au menu Fichier - Configuration de l imprimante. Quitte le programme Winppl. Equivalent au menu Fichier Quitter. Lance la sauvegarde des données de WinPPL Appelle la fiche personnel. Equivalent au menu Personnel - Gestion du personnel. Recalcule l'ensemble des fiches du personnel. Equivalent au menu Outils Recalcul de toutes les fiches. Appelle la fenêtre de gestion des établissements. Equivalent au menu Outils - Gestion des constantes. Appelle la fenêtre de gestion des codes grades. Equivalent au menu Outils - Gestion des codes grades. Appelle la fenêtre de saisie des constantes. Equivalent au menu Outils - Gestion des constantes. 20

21 Appelle la fenêtre de gestion des utilisateurs. Equivalent au menu Outils - Gestion des utilisateurs. Lance la calculatrice de Windows. 21

22 11 - La sauvegarde Pour sauvegarder les données de Winppl, il suffit de cliquer sur l'icône de la disquette dans la barre d'outils, le programme vous demande alors le chemin dans lequel il faut sauvegarder les données. Ce chemin peut être soit une disquette, soit un graveur de CD, soit un lecteur Zip ou encore un lecteur réseau. Attention dans le cas d une utilisation réseau, de bien vérifier que tous les micros-ordinateurs possédant Winppl aient quitté ce dernier lors de la sauvegarde. La sauvegarde est une opération importante qui participe au bon fonctionnement des logiciels. Elle ne doit jamais être négligée. Si vous rencontrez des difficultés dans la réalisation de vos sauvegardes ou si vous n êtes pas sûr de la validité de celle-ci, n hésitez pas à nous contacter pour demander conseil. 22

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