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1 F I C H E S T E C H N I Q U E S VERSION 2006 SOMMAIRE EBP GESTION COMMERCIALE Installer le logiciel 2 - Lancer le logiciel à partir du menu Démarrer 3 - Lancer le logiciel à partir du bureau 4 - Sauvegarder un dossier sur disquette ou sur réseau 5 - Restaurer un dossier sur disque dur à partir de disquette(s) ou du réseau 6 - Quitter le logiciel 7 - Créer la société 8 - Saisir les commerciaux 9 - Saisir les catégories clients 10 - Créer les paramètres 11 - Consulter - Modifier le mode de règlement 12 - Saisir les coordonnées bancaires 13 - Les frais de port 14 - Consulter - Modifier le fichier Taux TVA 15 - Saisir les fiches clients 16 - Saisir les fiches fournisseurs 17-A - Saisir les familles d articles 17-B - Saisir les articles 18 - Éditer le fichier clients 19 - Éditer le fichier fournisseurs 20 - Éditer le fichier articles 21 - Éditer la table famille articles 22-A - Éditer l état du stock 22-B - Saisir une commande fournisseur 22-C - Éditer un bon de commande fournisseur 23 - Transférer un bon de commande fournisseur en bon de réception 23-A - Éditer un bon de réception fournisseur 24 - Transférer des bons de réception fournisseur en factures fournisseur 24-A - Éditer une facture fournisseur 25 - Saisir un devis client 25-A - Éditer un devis client 26 - Transférer un devis en commande, en bon de livraison ou en facture 26-A - Éditer la facture 27 - Saisir une commande clients 27-A - Imprimer une commande clients 28 - Livraison globale - Transférer un bon de commande client en bon de livraison 28-A - Imprimer un bon de livraison 29 - Transférer un bon de livraison en facture client 30 - Saisir une facture avoir client 31 - Éditer le catalogue des articles avant la hausse de tarif 32 - Mise à jour automatique du prix des articles 33 - Saisir une entrée en stock 34 - Mise à jour des fichiers 35 - Saisir un bon de livraison client 36 - Effectuer la livraison partielle d une commande 37 - Créer un nouveau tarif client 38 - Saisir une facture immédiate ou une facture comptoir pour un client de passage 39 - Saisir un règlement client 40 - Remise en banque d un règlement client 41 - Transférer la gestion commerciale vers la comptabilité 42 - Faire correspondre un article à un fournisseur 43 - Éditer les statistiques clients 44 - Réapprovisionnement automatique 45 - Gérer les remises quantitatives 107

2 EBP COMPTABILITÉ Créer un nouveau dossier 48 - Créer un journal 49 - Modifier un journal 50 - Afficher la devise locale 51 - Créer des modes de règlement 52 - Créer un compte au plan comptable 53 - Éditer une série de comptes du plan comptable 54 - Supprimer un compte 55 - Saisie standard ou brouillard 56 - Créer un compte en cours de saisie 57-A - Menu optionnel en saisie des écritures 57-B - Éditer un brouillard 58 - Saisie standard du brouillard avec contrepartie automatique 58A - Saisie guidée du brouillard : factures ventes 1 seul taux de TVA 58B - Saisie guidée du brouillard : factures ventes 2 taux de TVA 59 - Mise à jour des informations fiscales 60 - Préparation de la déclaration de TVA CA Corriger une erreur au brouillard 62 - Ajouter une ligne d écriture dans un brouillard 63 - Ajouter une ligne d écriture dans un brouillard en contrepartie automatique 64 - Édition de la déclaration de TVA CA Maintenance des fichiers - Réindexation 66 - Éditer une balance clients - Éditer une balance fournisseurs 67 - Éditer la balance globale pour un mois 68 - Éditer un grand-livre partiel 69 - Écriture-type de TVA 70 - Effectuer le lettrage automatique d un compte de tiers 71 - Valider un ou plusieurs brouillards 72 - Modifier la date système 73 - Éditer un journal 74 - Consulter l échéancier clients/fournisseurs 75 - Effectuer la relance automatique des clients 76 - Éditer la balance âgée des clients et/ou des fournisseurs 77 - Éditer le grand-livre global pour une série de comptes 78 - Éditer le compte de résultat 79 - Éditer le bilan EBP PAYE La première fois - créer le dossier-support 81 - Créer les organismes sociaux : URSAFF - ASSEDIC - ARRCO - AGIRC 82 - Consulter et modifier une table interne 82A - Table prime chiffre d affaires 82B - Table ancienneté 83 - Créer une fiche salarié 84 - Éditer une ou plusieurs fiches salarié(s) 85 - Afficher et modifier à l écran le fichier rubriques 86 - Éditer le fichier rubriques (cotisation ) 87 - Affecter un profil paye à un salarié 88 - Éditer un ou plusieurs profils de paye 89 - Afficher à l écran un profil de paye 90 - Mettre à jour les droits aux congés payés et jours travaillés 91 - Supprimer et ajouter une ligne dans un bulletin de paye 92 - Saisir des données variables du bulletin de paye - ex : nombre d heures, montant d une prime etc 93 - Créer une nouvelle rubrique de salaire brut : Prime ancienneté pour un salarié horaire 94 - Créer une nouvelle variable - ex : prime exceptionnelle 95 - Calculer et éditer un bulletin de paye 96 - Éditer les états en fin de mois 97 - Préparer le transfert en comptabilité 98 - Clôture mensuelle 99 - Générer la paye d un mois automatiquement, à partir du mois précédent Éditer les retenues par caisse Éditer l état préparatoire de la déclaration annuelle des salaires Cotisations sur salaires à verser à compter du 1 er janvier

3 FICHE TECHNIQUE N 1 Installer le logiciel Installer à partir du CD-Rom le logiciel EBP Placer le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur L assistant EBP vous accueille Cliquer sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure d installation de EBP gestion commerciale : il vous est proposé d effectuer une installation complète Cliquer sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure d installation du logiciel Passer à l étape suivante en cliquant sur la gamme choisie Par exemple Licence Éducation Sélectionner dans la gamme le produit gestion commerciale Éducation V10 L assistant d installation du logiciel EBP gestion commerciale apparaît Suivre les étapes une à une Accepter ou non le répertoire d installation choisi par EBP, vous pouvez modifier ce nom en cliquant sur le bouton parcourir : ce nom de répertoire est très important : en effet tous les dossiers de votre logiciel EBP sous Windows y seront automatiquement installés 109 Cliquer sur bouton Suivant jusqu à la fin de l installation Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer votre installation est effectuée

4 FICHE TECHNIQUE N 2 Lancer le logiciel à partir du menu Démarrer Cliquer sur Démarrer, puis Programmes Choisir EBP, puis EBP gestion commerciale 2006 FICHE TECHNIQUE N 3 Lancer le logiciel à partir du bureau À partir du bureau, c est encore plus simple Si vous avez demandé, à l installation, la création d une icône sur le bureau, vous pouvez lancer le logiciel en cliquant tout simplement dessus 110

5 FICHE TECHNIQUE N 4 Sauvegarder un dossier sur disquette ou sur réseau Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant un archivage de vos données en sauvegardant vos fichiers de travail - Au menu Dossier, cliquez sur la commande Sauvegarde - Sélectionner Gestion Commerciale - Cliquer sur bouton Suivant - Sélectionner le dossier à sauvegarder et cliquer sur Suivant - Si vous sauvegardez sur disquette pensez à introduire une disquette vierge formatée dans le lecteur A: - si vous sauvegardez sur réseau, cochez la case dans un fichier et indiquez le chemin de votre répertoire réseau (ex : F:\Mes Documents) - Cliquer sur bouton Suivant - OK pour lancer la sauvegarde 111

6 FICHE TECHNIQUE N 5 Restaurer un dossier sur disque dur à partir de disquette(s) ou du réseau La restauration est une opération qui a des conséquences importantes sur vos données Au menu Dossier, cliquez sur la commande Restauration - Cliquez sur bouton Suivant - Si votre sauvegarde est sur une disquette, insérez-la dans le lecteur A: - Cliquer sur OK lorsque vous êtes prêt ou sur Annuler pour abandonner - Si votre sauvegarde est sur réseau, cochez la case dans un fichier et indiquez le chemin de votre répertoire réseau (ex : F:\Mes Documents) FICHE TECHNIQUE N 6 Quitter le logiciel Au menu Dossier, cliquez sur la commande Quitter 112

7 FICHE TECHNIQUE N 7 Créer la société Au lancement, sélectionnez la commande Créer un nouveau dossier Vous accédez à un assistant de création Cocher «Créer un dossier Gestion Commercial dans un nouveau répertoire» Bouton Suivant Saisir la raison sociale de la société : FARNIER Important : Si vous utilisez une imprimante commune en réseau, il est recommandé de personnaliser le nom de la société afin de reconnaître votre travail lors des éditions Saisissez par exemple : FARNIER + votre nom 113

8 Bouton Suivant Identifier votre entreprise : SARL N TVA intra-communautaire : sélectionner France (FR) Bouton Suivant Adresse de la société : 92 route de Nantua BOURG-EN-BRESSE Bouton Suivant Contact dans la société : Pierre FARNIER, Gérant Bouton Suivant Paramétrage de la devise locale Ne rien saisir L euro est défini par défaut Cliquer sur Terminer pour finir la création Prenons un instant le temps d'ausculter comment les fonctionnalités du logiciel vous sont accessibles Promener lentement votre souris sur les icônes Accéder aux menus déroulants en cliquant sur Dossier par exemple et ensuite sur Édition Lire attentivement l'aide intégrée au logiciel en cliquant sur le point d'interrogation puis rubriques de l aide Imprimer éventuellement un paragraphe qui vous intéresse Bouton Imprimer 114

9 FICHE TECHNIQUE N 8 Saisir les commerciaux Au menu Données, cliquez sur la commande Commerciaux Touche Inser ou clic droit souris Nouveau Saisir le code du représentant : 1 Son nom, prénom, sa qualité de représentant et enfin la région La définition d une formule de calcul passe maintenant par un assistant que vous appelez en cliquant sur le bouton Nouveau ou clic droit Nouveau Sélectionner Tous les articles Suivant Sélectionner Chiffre d affaires De 0 à Suivant Sélectionner un % du CA Saisir le pourcentage Bouton Terminer Case Fermeture pour enregistrer Boîte «enregistrer les informations» : répondre OUI Passer au second représentant par clic droit souris Nouveau 115

10 FICHE TECHNIQUE N 9 Saisir les catégories clients Deux types de tarification sont en vigueur : - pour les clients grossistes Tarif 1 et remise 20 %, - pour les clients détaillants Tarif 2 et remise 10 % DONNÉES -> TIERS FAMILLE DE CLIENTS Touche Inser ou touche F2 pour aller encore plus vite ou clic droit souris Nouveau Case Fermeture pour l enregistrement des informations Appliquer les modifications : répondre OK Cliquer sur Oui pour enregistrer les informations Clic droit souris Nouveau pour passer au second tarif 116

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