Avenir Concept Monaco

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1 Avenir Concept Monaco WIN GSM version 16 Envoi direct des factures par Application : WIN GSM Module : Caisse et facturation Fonction : Envoi direct de la facture au client par au lieu de l imprimer Date : 16/01/2012 Version du document : 1.1 Résumé de la documentation Explications sur : Le fonctionnement de l envoi direct des factures par . Le paramétrage de la fonction avec ses différentes options. 1

2 Sommaire 1. PREAMBULE PREREQUIS ACCES A LA FONCTION PRINCIPE GENERAL PARAMETRAGE DESCRIPTION DE L ECRAN DE CONFIGURATION REGLAGE DES PARAMETRES PAS A PAS...7 2

3 1. Préambule On suppose que le lecteur sait comment imprimer une facture avec WIN GSM. 2. Prérequis L envoi direct d une facture par est disponible depuis la version WIN GSM 16.75r1. L envoi ne fonctionne qu avec la nouvelle édition de facture. Si celle-ci n est pas activée, merci de contacter la hot line de WIN GSM. Un paramétrage spécifique est nécessaire, accessible dans l onglet « s factures» de la fenêtre Utilitaires / Paramètres. Voir les explications sur le sujet dans les pages suivantes. Le paramètre général FAC/PREIMP doit avoir la valeur 0. Pour le visualiser et/ou le modifier aller dans Utilitaires/Paramètres, puis saisir FAC/PREIMP dans la zone «CLE recherchée». Si la valeur numérique est à 1, alors saisir 0 à la place puis cliquer sur le bouton boutons en haut pour enregistrer. dans la barre des 3

4 3. Accès à la fonction Quand la fonction est active, une option supplémentaire d impression est proposée dans la fenêtre d impression facture, voir ci-dessous. A noter que comme pour l impression en pdf, cette option n est pas disponible pour l impression des factures sur imprimante ticket. Si l on coche la case «Imprimer sur une imprimante ticket», l option d impression se place automatiquement sur le choix «impression». Important : si la fenêtre d impression de facture a un aspect différent, c est que vous utilisez l ancien modèle de facture, merci de contacter la hot line pour passer au nouveau format. 4

5 4. Principe général Une fois que la fonction est activée (voir chapitre suivant). A partir de la fenêtre «Impression facture», que l on soit en caisse ou en facturation : 1. Choisir l option d impression «Envoi de la facture en pdf sur l adresse du client» 2. L impression directe en pdf est lancée et la boite de dialogue suivante apparait : L adresse affichée par défaut est celle de la fiche client, mais elle peut être remplacée par une autre adresse que l on saisit directement. 3. Après un clic sur le bouton «Confirmer», l est envoyé et le message suivant est affiché. 4. Le client reçoit un du type suivant, donc la forme exacte dépend du paramétrage : La facture au format pdf est attachée à l . 5

6 5. Paramétrage 5.1. Description de l écran de configuration L écran de configuration se trouve dans l onglet « factures» de la fenêtre Utilitaires/Paramètres. Il comporte plusieurs zones de saisie, dont seule celle de l expéditeur est obligatoire. Il est cependant fortement recommandé de soigner le paramétrage de la signature pour que les clients reçoivent des s avec un aspect professionnel. Important : Tous les réglages effectués dans cet écran doivent être sauvegardés avec le bouton «Valider», de la barre de boutons de WIN GSM. 6

7 5.2. Réglage des paramètres pas à pas - La fonction d envoi d s active en cochant la case - La saisie de l adresse de l expéditeur avec une adresse valide est obligatoire. C est cette adresse qui va apparaitre dans la zone «De» de l reçu par le client. Elle est très importante, car elle risque d être utilisée par le client qui voudrait poser une question sur la facture qu il a reçue ou tout simplement communiquer avec le magasin. - La saisie de l adresse cc est optionnelle Elle permet d envoyer sur une adresse du magasin ou de la société une copie de l envoyé au client. - La zone de SAISIE FACULTATIVE permet de renseigner un texte personnalisé pour le corps de l . Si cette zone reste à blanc, le texte par défaut suivant est envoyé : «Cher client, Vous trouverez ci-joint votre facture N XXXXX» On peut saisir le texte de son choix, celui-ci remplacera le texte par défaut. Exemple : «Cher client boutique tel, Suite à l'achat que vous avez effectué dans notre magasin, nous avons le plaisir de vous adresser votre facture.» 7

8 On peut saisir le texte de son choix et ajouter la variable XXXXX que WIN GSM remplacera automatiquement par le n de facture dans l envoyé. «Cher client boutique tel, Suite à votre achat, nous avons le plaisir de vous adresser votre facture N XXXXX.» Les clients recevront l suivant : La zone de saisie utilise le format HTML et il est donc possible de mettre du texte en couleur, de faire varier les polices, l alignement, etc. - La zone signature optionnelle- permet de composer une signature d avec du texte et des images Au niveau des images de la signature, la seule contrainte, c est qu elles doivent se trouver obligatoirement dans le dossier de travail courant, sinon la signature sera envoyée avec le texte seul. 8

9 Exemple de composition d une signature : L aspect de l reçu par le client sera le suivant : 9

10 - Manipulation pour ajouter une image dans la signature 1 - Se positionner dans la zone de saisie de la signature. La barre de modification est automatiquement affichée 2 - Cliquer sur l icône «insérer une image» 3 - Une boite de dialogue de sélection apparait, dans lequel on peut choisir l image à intégrer via le bouton «Parcourir» Rappel : celle-ci soit se trouver dans le dossier de travail (c:\winoff\gsm\demo dans l exemple ci-dessous) 4 - L image est alors insérée dans la zone de saisie. A noter : on peut intégrer plusieurs images. Conseil : le plus simple pour créer une signature dans WIN GSM est de récupérer par copier/coller une signature existante, puis d insérer les images dans un deuxième temps. 10