Guide d utilisation du service de transfert sécurisé de fichiers. Édition du 3 octobre 2011

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1 Guide d utilisation du service de transfert sécurisé de fichiers Édition du 3 octobre 2011

2 Table des matières À QUI S ADRESSE LE SERVICE DE TRANSFERT SÉCURISÉ DE FICHIERS?... 3 DESCRIPTION DU SERVICE... 3 COMMENT ACCÉDER AU SERVICE?... 4 FONCTIONS DU MENU D EN-TÊTE... 5 ÉTAPE 1 SÉLECTION DU DESTINATAIRE... 6 ÉTAPE 2 INSTRUCTIONS... 7 ÉTAPE 3 SÉLECTION DES FICHIERS À TRANSFÉRER... 8 ÉTAPE 4 CONFIRMATION DES FICHIERS À TRANSFÉRER ÉTAPE 5 TRANSFERT ET DÉTAILS DES FICHIERS TRANSFÉRÉS Cliquer sur une section du guide pour y accéder directement. 3 octobre 2011

3 À qui s adresse le service de transfert sécurisé de fichiers? Le service de transfert de fichiers du Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR) permet aux organismes municipaux et régionaux, leurs mandataires ainsi qu aux organismes à but non lucratif (OBNL) de transmettre un ou plusieurs documents de façon électronique et sécurisée à des ministères et organismes (MO) du gouvernement du Québec. Pour avoir accès au service, il est nécessaire d avoir un code d utilisateur clicséqur- Entreprises et d être inscrit au PGAMR. Les normes et consignes spécifiques aux documents à transmettre sont communiquées aux organismes municipaux et régionaux concernés, et ce, pour chaque transfert exigé par les MO. Description du service Le transfert sécurisé de fichiers du PGAMR est un service en ligne simple d utilisation qui remplace avantageusement les transferts de documents par courriel ou par FTP (File Transfer Protocol) grâce à : l envoi d une notification par courriel à l expéditeur et au destinataire lorsque le document a été transféré; la journalisation du transfert et une prise de copie du document afin d assurer sa récupération en cas de problème; une récupération facilitée pour le destinataire, accélérant ainsi le traitement du document. De plus, transférer un document par le service du PGAMR est aussi simple que d envoyer un courriel avec une pièce jointe : 1. Choix du destinataire. 2. Sélection du ou des fichiers à transférer à partir du poste de travail. 3. Certification de la conformité du ou des documents à transmettre. 4. Affichage d un numéro de confirmation à l écran lorsque l opération est complétée. 5. Impression des informations de confirmation (facultatif). 3 octobre

4 Comment accéder au service? Situé du côté droit de la page d accueil du PGAMR, sous la rubrique des Services en ligne du PGAMR, on retrouve le lien menant à la page d information du service de transfert de fichiers. Une fois authentifié au PGAMR par le biais de clicséqur, cliquer sur le lien «Accès au service» qui apparaît sous Transfert de fichiers. L application s ouvrira alors dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Lors du premier accès, il est possible qu un bloqueur de fenêtre intempestive affiche un message dans le navigateur et demande de confirmer l utilisation de l application. Il est important d accepter les termes proposés. Un délai d attente de quelques secondes est à prévoir ensuite avant que le service en ligne ne s affiche à l écran. 3 octobre

5 Fonctions du menu d en-tête Des fonctions pour afficher ce document d aide et pour fermer la fenêtre de l application de transfert de fichiers sont disponibles à droite dans l en-tête de toutes les pages. Aide : permet d afficher le guide d utilisation du service de transfert sécurisé de fichiers. Fermer la fenêtre : pour quitter le service de transfert sécurisé de fichiers et revenir à la fenêtre du PGAMR en tout temps. Une demande de confirmation avant de fermer l application sera affichée pour éviter de quitter par erreur. 3 octobre

6 Étape 1 Sélection du destinataire La première opération à compléter pour amorcer la procédure de transfert sécurisé de fichiers est de sélectionner l'organisme destinataire ou la prestation électronique de services à qui un ou plusieurs fichiers doivent être transmis. Choisir le destinataire qui concerne le document à transmettre. La liste déroulante Destinataire permet de faire ce choix. Une brève description du destinataire sélectionné s affiche juste au-dessous avec les normes et consignes à respecter pour les documents à transmettre, s il y a lieu. Une fois la sélection complétée, cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre. 3 octobre

7 Étape 2 Instructions Cette étape présente simplement un résumé des opérations à compléter pour transférer un ou des fichiers. Le nom du destinataire est également affiché en haut à gauche de la fenêtre. Une fois les instructions lues, cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre pour continuer. Si le destinataire du transfert est incorrect, cliquer sur le bouton la fenêtre pour revenir à l étape 1. au bas de 3 octobre

8 Étape 3 Sélection des fichiers à transférer Cette étape permet de sélectionner le ou les fichiers à transférer au destinataire. Si le destinataire du transfert est incorrect, cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre pour revenir jusqu à l étape 1. Cliquer sur le bouton poste de travail. pour parcourir la liste des fichiers sur votre Une fois le fichier localisé et sélectionné dans la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton «Ouvrir» pour l ajouter à votre liste. 3 octobre

9 Au besoin, cliquer sur l'icône de la poubelle pour retirer un fichier de la liste. La liste des fichiers à transférer s affiche et se met à jour à l écran après chaque ajout ou retrait. Lorsque la liste de fichiers à transférer est complète, cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre. 3 octobre

10 Étape 4 Confirmation des fichiers à transférer Afin de confirmer la conformité du ou des fichiers à transférer en fonction des attentes du destinataire, cocher la case suivante : Cliquer ensuite sur le bouton au bas de la fenêtre pour amorcer le transfert. Cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre pour revenir en arrière et modifier la liste des fichiers à transférer. 3 octobre

11 Étape 5 Transfert et détails des fichiers transférés Une fois le transfert initié, une barre de progression s affiche à l écran pour indiquer où en est le processus. Le nombre de fichiers transférés sur le nombre total de fichiers s incrémente après la transmission de chaque document. Lorsque le transfert est complété, une confirmation que le ou les fichiers ont été transmis avec succès s affiche à l écran avec la date, l heure et le numéro de confirmation. Il peut aussi arriver qu un problème technique survienne, empêchant le transfert de s initier ou de se compléter. Si tel est le cas, essayer à nouveau ou communiquer avec le service à la clientèle du PGAMR. Une notification est aussi transmise par courriel à l'expéditeur à l'adresse fournie dans son dossier d utilisateur clicséqur-entreprises. Les informations incluses sont les suivantes : Numéro de confirmation Date et heure de transmission Nom du destinataire 3 octobre

12 À noter qu il est possible d utiliser la fonction «Imprimer» apparaissant en haut de l écran pour obtenir une copie papier de ces informations. Le destinataire reçoit également par courriel une notification de la transmission du ou des fichiers avec les informations suivantes : Numéro de confirmation Date et heure de transmission Nom, prénom de l'expéditeur Organisme de l'expéditeur Courriel de l'expéditeur Nombre de fichiers Nom du fichier Date et heure de création du fichier 3 octobre

13 Pour amorcer un nouveau transfert de fichiers à partir de l étape 1, cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre. Sinon, quitter le service de transfert de fichiers en cliquant sur le bouton. Une demande de confirmation avant de fermer l application sera affichée pour éviter de quitter par erreur. La fenêtre du PGAMR s affichera ensuite à l écran. 3 octobre

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