Express Import system

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1 Express Import system Guide pour les destinataires

2 TNT Express Import System Avec le système d importation express de TNT, vous pouvez faire une demande d enlèvement de documents, colis ou palettes dans 168 pays du monde «Payé par le destinataire». En tant que destinataire des marchandises vous lancez le processus en entrant une demande d enlèvement à laquelle vous joignez les informations concernant les marchandises et l expéditeur. Le système envoie automatiquement un courriel contenant le lien qui donne à l expéditeur l accès immédiat au système. Dès que les dimensions de l envoi et le poids de la marchandise à expédier sont saisis, l expéditeur reçoit par courriel tous les documents nécessaires à l expédition, ainsi que les instructions pour préparer le ou les envoi(s) pour l enlèvement. Le système permet au chauffeur de TNT de recevoir les informations pour chercher le colis et vous le livrer. C est aussi simple que cela. Voici comment fonctionne le système: d importation express : Réception d'une offre par le destinataire (facultatif) Acceptation de l'offre par le destinataire Saisie d'une demande par le destinataire Invitation par à l'expéditeur Saisie des informations, par l'expéditeur Réception des documents d'expédition par l'expéditeur Livraison du colis au destinataire

3 1. Le destinataire saisit une demande Connectez-vous au système avec votre nom d utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur «Créer une commande». Complétez les champs, décrivez les marchandises qu il faut aller chercher et saisissez quelques informations concernant l expéditeur, la personne de contact et une adresse électronique. Il est conseillé d indiquer une deuxième personne de contact et une autre adresse électronique dans le cas où la première personne serait absente. Vos informations seront enregistrées pour que vous n ayez qu à cliquer sur le bouton «Répéter» sur l écran puis «Contrôle des commandes» et ainsi saisir d autres commandes en modifiant simplement les détails de la commande précédente.

4 2. Le destinataire demande une offre Comme de nombreux services TNT proposent le système d importation express des services de distribution à heure précise au service Economy Express, le destinataire peut décider des délais de livraison et du coût. C est la possibilité que vous avez de demander une offre avant l expédition. Les expéditeurs réguliers qui connaissent les coûts peuvent sauter cette étape pour gagner du temps. Si vous décidez de demander une offre, vous recevez un courriel indiquant le prix des services disponibles en fonction du poids de la marchandise et des dimensions de l envoi (selon les indications de l expéditeur). Choisissez maintenant le service que vous désirez. Une fois votre décision prise, le système envoie à l expéditeur tous les documents nécessaires à l expédition. Si vous ne voulez pas d offre, vous n avez plus qu à choisir le service que vous désirez au moment de formuler votre demande. Dans ce cas, le système envoie les documents à l expéditeur dès que ce dernier a saisi les informations concernant l envoi. (Si les dimensions ou le poids ne sont pas couverts par le service demandé, vous recevrez un courriel qui vous informera des options disponibles et le système vous demandera de choisir un autre service.)

5 3. L expéditeur reçoit une invitation par courriel x10 item Dès que vous avez cliqué sur le bouton «Envoyer» sur l écran «Aperçu», le système d importation express édite un courriel qui invite l expéditeur à cliquer sur un lien pour saisir les informations concernant l envoi. Pour cela, l expéditeur n a besoin ni de mot de passe ni de code PIN ou de numéro client. Même s il a un compte TNT, l expéditeur ne peut accéder au système que par le biais d une invitation envoyée par courriel. Le système vous permet de choisir la langue du message de l expéditeur. Tous les messages seront envoyés dans la langue de votre choix et en anglais. Le texte dans le champ «Message à l expéditeur» n est cependant pas traduit dans la langue choisie, mais il apparaît à l écran comme vous l avez saisi. Le destinataire L'expéditeur

6 4. L expéditeur entre les informations concernant l envoi x10 Lorsque l expéditeur clique sur le lien reçu par courriel, il voit que vous avez commandé un envoi ainsi que la nature de la marchandise qu il doit expédier. Pour accepter la commande, l expéditeur lui suffit d d indiquer les dimensions et le poids de la marchandise. L expéditeur peut aussi refuser l invitation. Cela peut être le cas si les marchandises que vous avez commandées ne sont plus disponibles en stock. Si un expéditeur refuse l invitation dans le système, vous en serez immédiatement informé par courriel. 5. Le destinataire accepte l offre x10 item Si vous avez demandé une offre, vous recevrez un courriel contenant un lien vers l offre basée sur le poids de la marchandise et les dimensions de l envoi indiqués par l expéditeur. Si les dimensions ou le poids ne sont pas couverts par le service que vous demandé, vous recevrez un courriel qui vous informera des options disponibles et le système vous demandera de choisir un autre service.

7 6. L expéditeur entre les informations concernant l envoi Lorsque la réservation est terminée, c.-à-d. lorsque vous aurez choisi le service que vous désirez avec ou sans acceptation d une offre, l expéditeur recevra un courriel avec les instructions pour préparer l envoi. Ce courriel comporte en pièces jointes : les Conditions générales de vente de TNT le bordereau d expédition (4 p.) le cas échéant, la facture commerciale Les instructions invitent l expéditeur à prendre connaissance des conditions générales de vente. L expéditeur doit imprimer le bordereau d expédition et éventuellement la facture et les joindre à l envoi. L expéditeur doit laisser le colis ouvert pour permettre au chauffeur de TNT de vérifier les marchandises.

8 7. L envoi est livré au destinataire Lorsque les documents sont édités, cela indique que l envoi est saisi dans le système d enregistrement de TNT et que la date d enlèvement est fixée. L écran «Contrôle des commandes» indique pour chaque réservation confirmée un numéro d expédition. Vous pouvez à tout moment surveiller la progression de votre envoi en saisissant ce numéro sur le site Internet de TNT dans le champ «Suivi de l envoi».

9 Questions et réponses Premiers pas Comment puis-je m enregistrer dans le système d importation express? Si vous êtes déjà client de TNT, connectez-vous tout simplement à votre compte mytnt sur le site Si vous n avez pas encore de compte mytnt, vous pouvez vous enregistrer sur le site Le système vous indique les informations que vous devez saisir pour vous enregistrer. Mais vous pouvez aussi vous adresser au service clientèle de TNT Swiss Post. J ai oublié mon mot de passe / je n arrive pas à me connecter. Que dois-je faire? Cliquez dans la fenêtre «Connexion» sur le lien «Mot de passe oublié». Vous serez guidé à travers plusieurs étapes sécurisées qui vous aideront à vous connecter à votre compte.

10 Création et gestion des commandes De quelles informations ai-je besoin pour créer une commande? Il vous faut l adresse de l entreprise de l expéditeur ainsi que le nom et l adresse électronique d une personne de contact. Il est conseillé d indiquer une deuxième personne de contact et une autre adresse électronique pour le cas où la première personne serait absente. Comment faire pour créer une nouvelle commande? Sélectionnez «Créer une commande» dans la première fenêtre qui s ouvre une fois que vous êtes connecté et suivez les instructions. Dans quels pays peut-on faire enlever des marchandises? Vous pouvez faire enlever des colis dans l un des 168 pays dans lesquels Express Import est disponible. Vous trouverez une liste de ces pays à la rubrique «Services» sur le site Il est conseillé de vérifier régulièrement la liste étant donné que le service Express Import évolue en permanence et que de nouveaux pays viennent s y ajouter. Mon expéditeur parle une autre langue que moi. Que dois-je faire? Pas de problème. Le système propose plusieurs langues parmi lesquelles l anglais, le français, l allemand, l italien, l espagnol et le chinois simplifié. Sélectionnez dans le menu déroulant de la rubrique «Infos expéditeur» de l écran «Aperçu» la langue préférée de l expéditeur. Le courriel sera transmis dans la langue choisie ainsi qu en anglais. Si l expéditeur parle une autre langue que celles proposées par le système, veuillez vous adresser avec votre commande Express Import au service clientèle de TNT Swiss Post. Puis-je recevoir une offre avant de transmettre la commande? Oui. Sélectionnez «Oui» lorsque vous créez votre commande et qu une offre vous est proposée sur l écran «Choix du service». Si vous demandez une offre, l expéditeur recevra une invitation. Dès qu il aura saisi les dimensions et le poids de l envoi, vous recevrez un courriel avec vos options et le prix correspondant aux informations sélectionnées. La commande ne sera traitée que lorsque vous aurez accepté l offre en choisissant le service que vous souhaitez. Comment est-ce que je suis informé que l expéditeur a accepté mon invitation? Il y a deux possibilités de savoir si l expéditeur a répondu : Vous êtes informé par courriel. Vous pouvez sélectionner cette option dans le menu «Paramètres» du système d importation express. Vous pouvez vérifier le statut de votre réservation à la rubrique «Contrôle des commandes».

11 Que se passe-t-il si je ne reçois pas de réponse de l expéditeur? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un expéditeur ne répond pas : L expéditeur n a pas encore ouvert l invitation reçue par courriel. Huit heures après la première invitation, un courriel de rappel est automatiquement envoyé. L invitation expire au bout de 24 heures. Si votre invitation expire, vous en serez informé et devrez créer une nouvelle invitation. L entreprise de l expéditeur n est pas encore ouverte. Sous «Heure expéditeur» dans la fenêtre «Contrôle des commandes», vous saurez quelle est l heure locale pour votre expéditeur. L expéditeur n est pas au bureau. Votre contact est peut-être en congé. Pour éviter cette situation, il est recommandé lors de la création d une commande d indiquer le nom et l adresse électronique d une deuxième personne de contact. L adresse électronique de l expéditeur était inexacte. Vérifiez l adresse sur l écran «Contrôle des commandes» et sélectionnez «Afficher la commande». Le système d importation express ne vous envoie pas de message «inconnu à l adresse indiquée» si l adresse électronique de l expéditeur n a pas été trouvée. Pour modifier l adresse, sélectionnez «Répéter la commande». Corrigez l adresse électronique et envoyez à nouveau l invitation. Si l expéditeur ne répond toujours pas, vous devriez le contacter directement.. Que faire si je change d avis à propos de ma demande? Si vous voulez modifier votre commande, vous devez créer une nouvelle commande dans le système d importation express. Allez à l écran «Contrôle des commandes» et cliquez sur le bouton «Annuler». Maintenant vous pouvez envoyer une autre invitation avec une nouvelle demande en recherchant la commande sur l écran «Contrôle des commandes», en modifiant les détails de votre demande, puis en cliquant sur «Répéter la commande». Si vous annulez une commande, le système informe l expéditeur de l annulation et du motif d annulation. Dans le même temps, le système lui indique qu il recevra éventuellement une nouvelle invitation. Puis-je annuler une commande? Oui. Vous pouvez annuler une commande dans le système jusqu à une heure avant l enlèvement. Passé ce délai, une annulation en ligne n est plus possible mais vous pouvez contacter le service clientèle de TNT Swiss Post et lui demander de vous aider. Annulation d une commande dans le système : Sélectionnez la commande sur l écran «Contrôle des commandes». Indiquez le motif de l annulation. L expéditeur sera informé de l annulation par courriel.

12 Est-ce que l expéditeur peut modifier le service que j ai choisi? Sélectionnez la commande sur l écran «Contrôle des commandes». Indiquez le motif de l annulation. L expéditeur sera informé de l annulation par courriel. Puis-je suivre ma commande? Oui. Cherchez sur l écran «Contrôle des commandes» le numéro d expédition de votre envoi et saisissez-le dans le champ «Suivi de l envoi» sur le site tntswisspost.com. Sécurité du système st-ce que mes données sont bien protégées sur mon compte mytnt? Oui. Le système d importation express est sûr et votre mot de passe est crypté. Pour augmenter la sécurité et vous protéger d une utilisation indue, le système se déconnecte au bout de 15 minutes. Dans les Conditions générales de transport ainsi que dans les clauses d exclusion de responsabilité, vous trouverez d autres informations concernant la sécurité en ligne. Dois-je donner accès à mon compte mytnt à l expéditeur? Non. Les expéditeurs ont uniquement besoin d une invitation par courriel pour traiter un envoi. Votre numéro de compte et vos identifiants de connexion sont réservés à votre usage personnel. Avez-vous encore besoin d aide? Vous trouverez les coordonnées de votre représentant du service clientèle sur www. tntswisspost.com. Vous pouvez aussi télécharger une copie du «Guide pour les expéditeurs».

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