Express Import Guide d utilisation pour l expéditeur. MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 1. * Bien sûr, on peut

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1 Express Import Guide d utilisation pour l expéditeur MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 1 * Bien sûr, on peut

2 Avant-propos Si vous consultez ce guide de l utilisateur, c est certainement que vous avez reçu un qui s intitule «Demande d import de» suivi du nom d une société avec laquelle vous travaillez déjà ou du nom d une société qui souhaite travailler avec vous. Cet est une invitation à envoyer un ou plusieurs articles par l intermédiaire de TNT. Les coûts de transport seront pris en charge par le destinataire. Il vous est peut-être déjà arrivé de traiter ce type de demandes par le passé, lorsque TNT vous appelait directement par téléphone. Le service Express Import est un nouveau service de demande d imports disponible sur Internet qui permet aux clients de TNT de demander que des marchandises soient ramassées à l étranger. Grâce à ce service, vous n avez pas à avancer les coûts de transport, ils sont directement pris en charge par le destinataire. Que signifie l de «Demande d import» que j ai reçu? L que vous avez reçu est une invitation à prendre part à l organisation de l'expédition d'un ou plusieurs articles que l'un de vos clients souhaite recevoir. Cet comporte un lien. En cliquant sur ce lien, vous arriverez dans le système Express Import et vous pourrez compléter les informations relatives à la marchandise, objet de la commande. Qu est-ce que le service Express Import? Express Import est un service Internet en accès libre permettant aux clients de TNT, souhaitant faire ramasser de la marchandise à l étranger, d organiser leurs importations en ligne. L expéditeur des marchandises souhaitées est invité par un à prendre part à l expédition. Aperçu du service Express Import MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 2

3 1 Le destinataire saisit une demande d import Le client TNT qui souhaite importer se connecte au système et saisit le nom de l entreprise expéditrice, son interlocuteur, son adresse ainsi que la marchandise qu il souhaite recevoir. 2 Le système envoie une invitation par Express Import génère un invitant l expéditeur à compléter les informations relatives à la marchandise. L expéditeur accède au système en suivant un lien inclus dans l . Il n a pas besoin d avoir de mot de passe ou de numéro de compte. Même si l expéditeur dispose d un numéro de compte TNT, son accès au système ne peut se faire que par l'intermédiaire de l d invitation. 3 L expéditeur saisit les informations relatives à la marchandise Le système Express Import dispose d un assistant qui guide les utilisateurs tout le long de la procédure d expédition. Lorsque l expéditeur a cliqué sur le lien dans l , les premiers écrans affichés par l assistant indiquent de qui provient la demande ainsi que le détail des marchandises souhaitées. L expéditeur saisit le poids et les dimensions de la marchandise en question. L expéditeur a aussi la possibilité de refuser l invitation, lorsqu un article n est pas en stock par exemple, ou pour tout autre raison. Lorsqu un expéditeur refuse une invitation, le destinataire en est immédiatement informé par un automatique. 4 Devis Si le destinataire a demandé un devis, il recevra un contenant un lien qui le dirigera vers le devis, établi sur la base des éléments (poids et dimensions du colis) saisis par l expéditeur. Si le destinataire n a pas souhaité valider de devis, l expéditeur reçoit les documents d expédition immédiatement après avoir soumis les informations relatives à la marchandise. 5 Validation du devis Le devis propose une sélection de services et d'options disponibles. Il comprend les prix et la date de livraison prévue de la marchandise. Le destinataire sélectionne le service dont il souhaite bénéficier pour continuer la procédure. Le destinataire a également la possibilité de refuser le devis. L expéditeur en sera automatiquement informé par . 6 Documents d expédition Lorsque la demande d importation est terminée, l expéditeur reçoit un comportant des instructions. Le bordereau d expédition et les conditions générales de vente sont joints à cet . Lorsque l expéditeur a utilisé l assistant du système pour créer une facture commerciale, celle-ci est également jointe à l d envoi des documents d expédition. L expéditeur est prié de lire les conditions générales de vente, d imprimer le bordereau d expédition (4 pages) et éventuellement la facture commerciale, puis de joindre l ensemble de ces documents au colis. Le colis doit rester ouvert pour permettre au chauffeur de TNT de l inspecter. 7 Ramassage Au moment où les documents sont générés, la demande est envoyée à l Express Import System de TNT qui va donc planifier le ramassage et la livraison. 8 Livraison des marchandises et facturation Les marchandises sont transportées jusque chez le destinataire et lui sont facturées. MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 3

4 Questions-réponses Pourquoi dois-je laisser le colis ouvert? Laisser les colis ouverts pour inspection fait partie de la procédure «Expéditeur inconnu» de TNT. Pour se connecter à Express Import, l expéditeur n a pas besoin d avoir un numéro de compte TNT. Même s il dispose d un compte TNT, il ne pourra pas se connecter à Express Import avec son propre mot de passe. La seule façon de se connecter est de passer par le lien dans l' d'invitation. L expéditeur n est donc pas authentifié par TNT. Pour des raisons de sécurité, le colis doit être laissé ouvert pour permettre une inspection de son contenu. Que se passe-t-il si je n ai pas la quantité d articles demandée en stock? Si le destinataire vous a demandé d expédier une quantité précise d articles et que vous n avez pas tout en stock, ou s'il y a une autre différence entre ce qui est demandé et ce qui est disponible, veuillez contacter le destinataire directement. Vous trouverez l adresse de votre interlocuteurs dans les informations relatives à la demande. Comment puis-je m inscrire au service Express Import? En tant qu expéditeur, il n'est pas nécessaire de vous inscrire à Express Import pour utiliser le service. Bien entendu, si vous souhaitez utiliser ce service pour organiser vous-même des ramassages, vous pouvez vous inscrire à la rubrique mytnt sur le site Comment puis-je me connecter au service Express Import? Pour accéder à Express Import, veuillez utiliser le lien inclus dans l d invitation. Si vous disposez d un compte TNT ou même d un accès à mytnt, vous ne pourrez pas vous en servir pour traiter des expéditions en partance. J attends une demande d importation de la part d un client mais je n ai pas reçu d d invitation. Que dois-je faire? Quelques minutes sont nécessaires au système pour traiter une demande d import. Si vous pensez que le destinataire a mal orthographié votre adresse , veuillez le contacter directement. Le système Express Import n est pas en mesure d envoyer d automatique pour aviser le destinataire qu il a utilisé une adresse incorrecte. De quelles informations dois-je disposer pour traiter une commande? Vous aurez besoin de connaître le poids et les dimensions du colis. Pour les envois hors de l Union européenne, nous vous recommandons de joindre la facture originale correspondant aux marchandises expédiées. Vous avez également la possibilité d utiliser Express Import pour générer une facture. Dans ce cas, vous devez saisir votre numéro de TVA (taxe sur la valeur ajoutée), le pays d origine des marchandises et toutes autres informations utiles. Veuillez suivre les instructions données par l assistant de l Express Import System à ce sujet. Où sont mes documents d expédition? Les documents d expédition vous seront adressés à la même adresse que celle à laquelle vous avez reçu l invitation. Vous les recevrez après avoir cliqué sur «Soumettre» ou après validation du devis par le destinataire. Vous saurez si le destinataire a demandé un devis une fois que vous aurez MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 4

5 transmis les informations relatives à la marchandise. Vous pouvez revoir ces informations en cliquant sur le lien inclus dans l d invitation. Comment dois-je préparer les documents pour le dédouanement? Veuillez suivre les instructions de l qui accompagne les documents d expédition. Comment puis-je informer le destinataire que la marchandise a été ramassée? Le destinataire ainsi que l expéditeur peuvent suivre l avancement de l expédition en saisissant le numéro du bordereau d expédition dans l application TNT de suivi des colis. Le destinataire ne recevra pas d lui confirmant que la marchandise a été ramassée. Si vous le souhaitez, vous pouvez le prévenir directement par . Comment saurais-je que le colis a été livré? Vous pouvez suivre le colis à l aide du numéro du bordereau d expédition. Vous trouverez ce numéro sur l' de confirmation et sur le bordereau d'expédition qui vous a été envoyé. Mes informations sont-elles sécurisées? Les normes de sécurité du système Express Import sont élevées et le site web est sécurisé. Pour éviter toute utilisation non autorisée du service, le système se déconnecte automatiquement au bout de 15 minutes sans activité. Pour plus d informations à ce sujet, veuillez consulter les conditions générales de vente de TNT ainsi que la clause d exonération de responsabilité. Puis-je visualiser les demandes? Oui. En cliquant sur le lien de l d invitation, vous accéderez aux détails de la demande d import. Puis-je refuser une invitation? Et si oui, que se passe-t-il? Oui, c est possible. Suivez les instructions de l assistant à l écran. Le destinataire sera informé, dans la langue qu'il aura sélectionnée, de la raison pour laquelle vous avez choisi de refuser son invitation. Qu arrive-t-il si je me trompe en saisissant les informations relatives à la marchandise? Si vous vous trompez en saisissant les informations et que vous les avez déjà soumises, vous devez annuler la demande d import et contacter le destinataire par pour lui demander de vous adresser une nouvelle invitation. Si je suis en France, qui contacter en cas de question concernant une expédition? Le Service client international est à votre disposition : du lundi au jeudi de 8h30 à 18h et le vendredi de 8h30 à 17h30 au (0,15 TTC/min.). Des conseils sont également disponibles en consultant notre site internet Si je suis en France, qui contacter en cas de question concernant un problème technique lié à l utilisation d Express Import? Notre hotline technique est à votre disposition du lundi au vendredi de 08h30 à 19h00 au (0,15 TTC/min.). MA MK Express Import Mode d emploi expéditeur 5