CONFIGURATION DES DÉPÔTS LOCAUX GÉRÉS AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L OUTAOUAIS MARTINE LESTAGE, CHARGÉE DE PROJET RÉGIONAL

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1 CONFIGURATION DES DÉPÔTS LOCAUX GÉRÉS AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L OUTAOUAIS MARTINE LESTAGE, CHARGÉE DE PROJET RÉGIONAL Mise à jour mars 2014

2 TABLE DES MATIÈRES ONGLET ACCÉDER À SI-PMI 1 CRÉER UNE RÉQUISITION 2 RECHERCHER UNE RÉQUISITION 2a CRÉER UN INVENTAIRE DE VACCINS 3 CRÉER UN INVENTAIRE PARTIEL 3a AFFICHER LES STOCKS 4 DÉPLACER DES PRODUITS ENTRE LOCALISATIONS 5 RAJUSTER LA QUANTITÉ EN STOCK (QES) 6 RECEVOIR DES PRODUITS 7 CRÉER UN RETOUR DE VACCINS VERS LE 8 DÉPÔT RÉGIONAL RECHERCHER UN RETOUR 8a CONSULTER LES RAPPORTS 9 CRÉATION DU PREMIER INVENTAIRE 10 FICHES RÉSUMÉES 11 Mise à jour :

3 Pour débuter dans SI-PMI : 1) Inscrire votre ID 2) Inscrire votre mot de passe 3) Cliquer sur «Connexion» 4) Si oublier cliquer sur «Mot de passe oublié» et répondre aux questions Mise à jour mars

4 Valider votre rôle et la langue désirée 1)Cliquer sur «Continuer» 2

5 S assurer d avoir le bon lieu de dispensation de service 1) Cliquer sur «Stocks» 3

6 Menu disponible par la suite pour faire vos différentes transactions 4 Mise à jour mars 2014

7 CRÉER UNE RÉQUISITION COMMANDE DE VACCINS 1

8 1) Cliquez sur «Réapprovisionner les stocks» 2) Cliquez «Réquisitions de produits» 3) Cliquez «Gérer les réquisitions» 4) Cliquez sur «Créer une réquisition» 2

9 1) Cliquez sur «Rechercher» pour le dépôt 3

10 1) Cliquez sur «Rechercher» 4

11 1) Cochez la case du bon dépôt 2) Cliquez sur «Ajouter des dépôts» 5

12 1) Champs obligatoires 2) Cliquez «Sauvegarder» 6

13 1) Cliquez sur «Ajouter des produits» 7

14 1) Cliquez sur «Rechercher» 8

15 1) Cochez le(s) produit(s) à commander 2) Cliquez sur «Ajouter des produits» 9

16 1) Inscrire la quantité de chaque vaccin 2) Cliquez sur «Soumettre réquisition» Mise à jour mars

17 La commande a été soumise 11

18 RECHERCHER UNE RÉQUISITION RECHERCHER UNE RÉQUISITION PEUT ÊTRE UTILISÉ LORSQUE JE VEUX RECHERCHER UNE RÉQUISITION DÉJÀ FAITE ET POUR VOIR SON STATUT

19 1) Cliquer sur "Réapprovisionner les stocks" 2) Cliquer sur "Réquisition de produits" 3) Cliquer sur "Gérer les réquisitions" 2

20 1) Cliquer sur "Rechercher", pour choisir votre dépôt 3

21 1) Cliquer sur "Rechercher" 4

22 1) Cocher le dépôt désiré 2) Cliquer sur "Ajouter des dépôts" 5

23 1) Inscrire des détails au besoin, comme les dates (si on ne se souvient pas de l ID de notre réquisition 2) Cliquer sur "Rechercher" 6

24 Résultats de recherche Si je clique sur la réquisition, je peux voir son contenu et les détails 7

25 SI-PMI CRÉER UN INVENTAIRE DE VACCINS Doit être fait avant chaque réquisition du mois. Permet de valider les stocks disponibles et nos besoins mensuels

26 1) Cliquer sur "Gestion des stocks" 2) Cliquer sur "Inventaire physique" 3) Cliquer sur "Gérer les décomptes" 2 Mise à jour mars 2014

27 3Mise à jour mars ) Cliquer sur «créer un inventaire»

28 1) Choisir type inventaire : cycle 2) Cliquer sur "Ajouter dépôt" 4

29 1) Cliquer sur "Rechercher" 5

30 1) Cocher le code du dépôt 2) Cliquer sur "Ajouter des dépôts" 6

31 1) Sélectionner la localisation 2) Cliquer sur "Sauvegarder" 7

32 Si vous avez déjà votre feuille d inventaire de vaccins, cliquez sur "saisir données inv. Physique" Et continuez à la page 12 1) Cliquer sur "Imprimer étiq./feuille inventaire" 8

33 Retenir le no. inventaire si on doit en sortir et y revenir Mise à jour mars 2014 Utilisé pour faire un inventaire visuel avec la liste des produits 9

34 Si on doit aller faire le décompte physique à ce moment, ou si le système se ferme avant de compléter l inventaire, voici la procédure pour y retourner et compléter : Retourner faire les étapes à la page 2 - Cliquer sur «Gestion des stock» - Cliquer sur «Inventaire physique» - Cliquer sur «Gérer les décomptes» - Inscrire le numéro d inventaire mémorisé - Cliquer sur «rechercher» - Cocher et cliquer «saisir données inventaire physique» - Poursuivre par la suite comme à la page 11 Mise à jour mars

35 1) Cliquer sur "Saisir données inv. physique" 11

36 Si un produit ne figure pas dans votre inventaire, vous devez l ajouter en cliquant sur "ajouter un produit", avant de produire un rapport d écart 1) Inscrire la quantité de chaque vaccin, en DOSES! **ATTENTION AUX MULTIDOSES** 2) Cliquer "Sauvegarder données inventaire" 12

37 1) Cliquer sur "Produire un rapport d écart" 13

38 1) Choisir avec le menu déroulant, l ordre de tri : Écart-quantité 2) Cliquer sur "Recomptage" Mise à jour mars

39 1) Cliquer sur "Inventaire terminé" 15

40 Si on veut valider que l inventaire soit bien enregistré: ATTENDRE QUELQUES MINUTES ET faire un rapport d inventaire courant, section: CONSULTER LES RAPPORTS 16

41 CRÉATION D UN INVENTAIRE PARTIEL PERMET D AJUSTER LA QUANTITÉ D UN OU DE QUELQUES PRODUITS SEULEMENT

42 1) Cliquer sur «Gestion des stocks» 2) Cliquer sur «Inventaire physique» 3) Cliquer sur «Gérer les décompte» 2 Mise à jour mars 2014

43 1) Cliquer sur «Créer un inventaire» 3

44 1) Cliquer sur «Ajouter un dépôt» 4

45 1) Cliquer sur «Rechercher» 5

46 1) Cocher le dépôt choisi 2) Cliquer sur «Ajouter des dépôts» 6Mise à jour mars 2014

47 1) Choisir la localisation 2) Cliquer sur «Ajouter des produits» 7Mise à jour mars 2014

48 1) Cliquer sur «Rechercher» 8

49 1) Choisir un ou quelques produits 2) Cliquer sur «Ajouter des produits» 9Mise à jour mars 2014

50 1) Cliquer sur «Afficher les paramètres sélectionnés» 10

51 11

52 1) Cliquer sur «Saisir données inv. physique» 12

53 1) Inscrire la quantité de chaque vaccin en DOSES! **ATTENTION AUX MULTIDOSES** Mise à jour mars 2014 Au besoin, cliquer sur ajouter un produit si vous devez ajouter un produit ne figurant pas dans votre inventaire. 2) Cliquer sur «Sauvegarder données inv.» 13

54 1) Cliquer sur «Produire un rapport d écart» 14

55 1) Choisir avec le menu déroulant, l ordre de tri: Écart-quantité 2) Cliquer sur «Recomptage». Mise à jour mars

56 1) Cliquer sur «Inventaire terminé» 16

57 Si on veut valider que nos quantités soient bien enregistrées, ATTENDRE QUELQUES MINUTES ET Faire un rapport d inventaire courant, section: Consulter les rapports 17

58 SI-PMI AFFICHER VOS STOCKS DE VACCINS PERMET DE VISUALISER LA QUANTITÉ EN INVENTAIRE D UN PRODUIT

59 1) Cliquer sur "Gestion des stocks" 2) Cliquer sur "Afficher les stocks" 2

60 1) Cliquer sur "Ajouter dépôt" 3

61 1) Cliquer sur "Rechercher" 4

62 1) Cocher le dépôt choisi 2) Cliquer sur "Ajouter des dépôts" 5

63 1) Cliquer sur "Rechercher" 6

64 1) Cocher le bouton du vaccin choisi 2) Cliquer sur "Afficher qtée en doses" 7

65 Permet de visualiser la quantité par produit et par lot Cliquer sur "Fermer" et sélectionner un autre produit au besoin Mise à jour mars 2014 Si on veut voir tous nos produits, il est préférable de faire un rapport d inventaire courant 8

66 DÉPLACER DES PRODUITS ENTRE LOCALISATIONS Doit être utilisé pour déplacer des vaccins entre deux localisations. Permet d isoler des vaccins qui ne sont pas disponibles pour utilisation (BCF, vaccins périmés, contaminés ). Mise à jour mars 2014

67 1) Cliquer sur "Gestion des stocks" 2) Cliquer sur "Déplacer des produits en stock" 2

68 1) Cliquer sur "Ajouter des dépôts " 3

69 1) Cliquer sur "Rechercher" 4

70 1) Cocher le dépôt choisi 2) Cliquer sur " Ajouter des dépôts" Mise à jour mars

71 1) Sélectionner la bonne localisation au moyen du menu déroulant 2) Cliquer sur "nouveau déplacement" pour déplacer le ou les produits parmi les choix disponibles dans la localisation 07 DL 144 FRIG01 07 DL 144 FRIG01 RET Mise à jour mars

72 ) Cocher les produits ciblés 2) Inscrire la quantité à déplacer 3) Choisir la localisation de destination 4) Choisir le motif du déplacement 5) Cliquer sur " Déplacer produits" 7Mise à jour mars 2014

73 8Mise à jour mars ) Cliquer sur "Sauvegarder"

74 1) La transaction est sauvegardée 9

75 RAJUSTER LA QUANTITÉ DE VACCIN EN STOCK (un produit à la fois, en UGS) Utiliser lorsqu on veut changer la quantité d un seul vaccin. Il est également possible de faire un inventaire partiel. Sinon, si on veut modifier la quantité de tous les vaccins, créer un inventaire complet. Pour rajuster la quantité d un vaccin, on doit ABSOLUMENT l avoir en inventaire (avec le même numéro de lot). ****Rajuster la quantité en stock, se fait en UGS (unité de gestion de stock)

76 1) Cliquer sur " Gestion des stocks " 2) Cliquer sur "Rajuster les stocks" 2 Mise en page mars 2014

77 Mise en page mars ) Cliquer sur le menu déroulant pour choisir "Rajustement de la QES" 2) Cliquer sur "Ajouter le dépôt" 3

78 Mise en page mars ) Cliquer sur "Rechercher" 4

79 Mise en page mars ) Cocher la case de votre dépôt 2) Cliquer sur "Ajouter des dépôts" 5

80 Mise en page mars 2014 Valider les informations et 1) Cliquer sur "Rechercher un produit " 6

81 Mise en page mars ) Cliquer sur "Rechercher" 7

82 cocher un seul vaccin Mise en page mars ) Cocher le vaccin désiré 2) Cliquer sur "Ajouter des produits" 8

83 Mise en page mars 2014 Le code de produit s inscrit 1) Cliquer sur "Rajuster" 9

84 UGS= Unité Gestion Stock Mise en page mars ) Cocher la case du produit 2) Cliquer sur le "+" pour voir le détail du produit 3) Inscrire la quantité réelle du vaccin en UGS dans la case "Rajustement de la quantité en stock" 4) Cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner le "Motif du rajustement" 10

85 Mise en page mars 2014 **si plus d un lot, s assurer de choisir le bon. Tous les champs obligatoires remplis 1) Cliquer sur "Rajuster" 11

86 Mise en page mars ) Cliquer sur "Confirmer" 12

87 Mise en page mars

88 SI-PMI RÉCEPTION DES PRODUITS UTILISÉ LORS DE LA RÉCEPTION DE VACCINS COMMANDÉS AU DÉPÔT RÉGIONAL (LISTE DE RAMASSAGE AVEC ID SUR LA GLACIÈRE) Mise à jour mars

89 1) Cliquer sur "Réapprovisionner les stocks " 2) Cliquer sur "Réquisitions de produits" 3) Cliquer sur "Recevoir des produits" 2

90 5748 RETENIR! 3

91 1) Inscrire le ID de la réquisition 2) Cliquer sur "Rechercher" 4

92 1) Sélectionner le bouton radio de la réquisition en question 2) Cliquer sur "Recevoir des produits par réquisition/retour" 5

93 1) Cliquer sur le "+", pour afficher le contenu 6

94 1) Enlever la Mise en quarantaine en haut (décocher) 2) Choisir la localisation en haut 3) Cliquer sur "Appliquer modifications" 4) Il est possible de choisir la localisation, un produit à la fois 7Mise à jour mars 2014

95 8Mise à jour mars ) Cliquer sur " Réception terminée"

96 9Mise à jour mars 2014 Réception reçue

97 CRÉER UN RETOUR DE VACCINS VERS LE DÉPÔT RÉGIONAL À être utilisé lorsqu on doit retourner des vaccins au dépôt régional si : *Quantité trop grande (si autorisé par DSP) *Vaccins périmés *Vaccins cassés-contaminés-perdus *Rappel de vaccin

98 1) Cliquer sur "Réapprovisionner les stocks" 2) Cliquer sur "Retours de produits" 3) Cliquer sur "Retours au dépôt" 2

99 1) Cliquer sur "Rechercher" pour le dépôt d origine 3

100 1) Cliquer sur "Rechercher" 4

101 1) Cocher le dépôt 2) Cliquer "Ajouter le dépôt" 5

102 1) Cliquer sur "Créer un retour" 6

103 Pour élimination Réutilisable À un fournisseur Mise à jour mars ) Choisir le type de retour selon la raison du retour, soit pour élimination ou réutilisable. Jamais à un fournisseur. 7

104 1) Choisir la bonne localisation 2) Cliquer sur "Filtrer les produits" 8

105 Mise à jour mars ) Cocher les vaccins à retourner 2) Mettre la quantité à chacun ***Important de ne pas retourner plus que la quantité en inventaire** 3) Raison du retour pour chacun, référer au tableau créditable ou non, si vaccin non réutilisable 4) Cliquer sur "Soumettre le retour" 9

106 2427 Mémoriser ou noter le ID du retour Mise à jour mars 2014 Le retour des produits est fait, il faut maintenant faire le ramassage/emballage/expédition 10

107 1) Choisir "Retour" 2) Cliquer sur " Ramasser/emballer/expédier" 3) Inscrire le ID du retour 4) Cliquer sur "Rechercher" 11

108 2427 1) Cocher le retour 2) Cliquer sur "Liste de ramassage" 12

109 1) Inscrire la quantité à ramasser 2) Cliquer " Ramassage terminé-passer à l emballage " 13

110 2427 1) Cliquer sur "Créer un colis" 14

111 1) Inscrire la quantité emballée de chaque vaccin 2) Cliquer sur "Sauvegarder le colis" 15

112 1) Cliquer sur "Emballage terminé-passer à l expédition" 16

113 1) Cliquer sur "Expédition terminée" 17

114 1) Cliquer sur "Livré" 18

115 ***Imprimez cette dernière page, que vous joindrez à votre colis 19

116 LE RETOUR DE VOS VACCINS EST EFFECTUÉ! Mise à jour mars 2014 Bravo! 20

117 Rechercher un retour Utiliser pour retrouver un retour effectué ou valider le statut

118 1) Cliquer sur «Réapprovisionner les stocks» 2) Cliquer sur «Retours de produits» 3) Cliquer sur «Retours au dépôt» 2 Mise à jour mars 2014

119 1) Cliquer sur «Rechercher» pour le dépôt d origine. 3Mise à jour mars 2014

120 4Mise à jour mars ) Cliquer sur «Rechercher»

121 1) Cocher le dépôt choisi 2) Cliquer sur «Ajouter des dépôts» 5Mise à jour mars 2014

122 6Mise à jour mars ) Cliquer sur «Rechercher»

123 On peut observer le statut du retour. Si ce n est pas au statut «Livré», alors votre transaction de retour n est pas complète. Quand le dépôt régional la reçoit, elle devient au statut «Reçu» 7

124 SI-PMI CONSULTER LES RAPPORT PERMET DE VOIR VOTRE INVENTAIRE COURANT PERMET DE VOIR VOS TRANSACTIONS EFFECTUÉES AFFICHER DES LISTES, ETC.

125 1) Cliquer sur "Rapports et analyses" 2) Cliquer sur "Rapports prédéfinis" 2

126 1) Cliquer sur "Afficher les dossiers de rapports" 3

127 Sélectionner un rapport 1) Cliquer sur le rapport choisi 4

128 Choisir 1-choisir organisation 2-cliquer code dépôt 3-ajouter un filtre Mise à jour mars ) Choisir l organisation avec Le menu déroulant 2) Cliquer sur le dépôt choisi 3) Cliquer sur "Ajouter un filtre" 4) Choisir en doses et cliquer "Générer le rapport" 5

129 Idée de rapport produit 6

130 POSSIBILITÉ DE RAPPORT En quelques clics Mise à jour mars

131 CRÉATION DU PREMIER INVENTAIRE Lors du début de la gestion de votre dépôt seulement Fait ensemble au moment de votre formation

132 1) Cliquer sur "Gestion des stocks" 2) Cliquer sur "Inventaire physique" 3) Cliquer sur "Gérer les décomptes" 2

133 1) Cliquer sur "créer un inventaire" 3

134 1) Choisir type d inventaire : Cycle 2) Cliquer sur "Ajouter dépôt" 4Mise à jour mars 2014

135 1) Cliquer sur "Rechercher" 2) Ou entrer le code du dépôt %...% et cliquer ensuite "Rechercher" 5

136 1) Cocher le code du dépôt 2) Cliquer "Ajouter dépôt" 6 Mise à jour mars 2014

137 1) Valider les informations 2) Cliquer sur "Sauvegarder" 7Mise à jour mars 2014

138 1) Vous avez un numéro d inventaire 2) Cliquer sur "Saisir données inv. physique" 8

139 9Mise à jour mars ) Cliquer sur "Ajouter un produit"

140 1) Choisir la localisation désirée 2) Cliquer sur " Rechercher un produit" 10

141 1) Cliquer sur "rechercher" 11

142 1) Cocher le code du produit choisi 2) Cliquer sur "Ajouter des produits" 12

143 1) Cliquer sur la flèche pour choisir le bon numéro de lot 2) Ajouter la quantité de vaccins 13

144 Après confirmation du lot et de la quantité 1) Cliquer sur " Ajouter un produit à l inventaire" 14

145 REFAIRE LA MÊME SÉQUENCE POUR TOUS VOS PRODUITS ET LORSQUE TERMINÉ POUSUIVRE LES ÉTAPES SUIVANTES Mise à jour mars

146 1) Cliquer sur " Sauvegarder données inv." 16

147 1) Cliquer sur "Produire un rapport d écart" 17

148 1) Choisir l ordre de tri en " Écart-quantité" 2) Cliquer sur " Recomptage" 18

149 1) Réinscrire la quantité dans "compte révisé" 2) Cliquer sur " Inventaire terminé" 19

150 Votre inventaire est terminé! 20

151 CRÉER UNE RÉQUISITION...2 CRÉER UN INVENTAIRE DE VACCINS. 3 CRÉER UN INVENTAIRE PARTIEL RECHERCHER UN INVENTAIRE EN COURS DE RÉALISATION OU DÉJÀ RÉALISÉ AFFICHER LES STOCKS 6 DÉPLACER DES PRODUITS ENTRE LOCALISATIONS 7 RAJUSTER LA QUANTITÉ EN STOCK (QES)....8 RECEVOIR DES PRODUITS. 9 CRÉER UN RETOUR DE VACCINS VERS LE DÉPÔT RÉGIONAL...10 RAMASSER/EMBALLER/EXPÉDIER UN PRODUIT RECHERCHER UN RETOUR..12 CONSULTER LES RAPPORTS 13

152 Dans le menu de gauche sélectionnez: * Réapprovisionnement des stocks * Réquisition de produit * Gérer les réquisitions 1) Cliquer sur «créer une réquisition» 2) Cliquer sur «rechercher», à côté du dépôt demandeur 3) Cliquer sur «rechercher» 4) Cocher le dépôt sélectionné 5) Cliquer sur «ajouter des dépôts», vérifier les informations (date demandée de livraison ) 6) Cliquer sur «sauvegarder réquisition», prendre en note le id de la réquisition 7) Cliquer sur «ajouter un produit» 8) Cliquer sur «rechercher» 9) Cocher le(s) produit(s) à commander 10) Cliquer sur «ajouter des produits» 11) Saisissez la quantité demandée pour chaque vaccin 12) Cliquer sur «soumettre réquisition». Le statut de la réquisition changera pour «en attente d autorisation DSP» 13) Cliquer sur «annuler» pour sortir de la réquisition et revenir à la page précédente. Mise à jour mars

153 Dans le menu de gauche sélectionnez : * Gestion des stocks * Inventaire physique * Gérer les décomptes 1) Cliquer sur «créer un inventaire» 2) Choisir le type d inventaire «cycle» 3) Cliquer «ajouter dépôt» 4) Cliquer sur «rechercher» 5) Cocher le code du dépôt 6) Cliquer sur «ajouter des dépôts» 7) Cliquer sur la localisation pour laquelle vous créez l inventaire 8) Cliquer sur «sauvegarder». Prendre note du numéro d inventaire 9) Cliquer sur «imprimer étiq. /feuille inventaire» (au besoin). Utiliser la feuille d inventaire avec les produits pour faire inventaire visuel. 10) Cliquer sur «saisir données inv. Physique» (*** étape où l on peut reprendre un inventaire non complété) 11) Inscrire la quantité de chaque vaccins 12) Cliquer sur «sauvegarder données inventaire» ****Si un vaccin n apparaît pas dans la liste, cliquer sur «Ajouter produit», poursuivre et finir en cliquant «Sauvegarder données inventaires physique» 13) Cliquer sur «produire un rapport d écart» 14) Choisir avec le menu déroulant, l ordre de tri: écart-quantité 15) Cliquer sur «recomptage» 16) Valider les quantités dans la section «compte révisé» 17) Cliquer sur «inventaire terminé» Pour valider que l inventaire soit bien enregistré, après quelques minutes, faire un rapport d inventaire courant. Mise à jour mars

154 Dans le menu de gauche, sélectionnez : * Gestion des stocks * Inventaire physique * Gérer les décomptes 1) Cliquer sur «créer un inventaire» 2) Cliquer sur «ajouter dépôts» 3) Cliquer sur «rechercher» 4) Cocher le dépôt choisi 5) Cliquer sur «ajouter des dépôts» 6) Choisir la localisation voulue 7) Cliquer sur «ajouter des produits» 8) Cliquer sur «rechercher» 9) Cocher les vaccins choisis ( un ou plusieurs) 10) Cliquer sur «ajouter des produits» 11) Cliquer sur «afficher param. sélectionnés» 12) Cliquer sur «sauvegarder» 13) Cliquer sur «saisir données inv. physique» 14) Inscrire la quantité de chaque vaccin 15) Cliquer sur «sauvegarder données inv.» 16) Cliquer sur «produire un rapport d écart» 17) Choisir ordre de tri: écart-quantité 18) Cliquer sur «recomptage» 19) Inscrire quantité dans «compte révisé» 20) Cliquer sur «inventaire terminé». 4 Mise à jour mars 2014

155 Dans le menu de gauche sélectionnez: *Gestion des stocks *Inventaire physique *Gérer les décomptes Inventaire débuté la même journée 1) Cliquer sur «rechercher» à droite 2) Passer à l étape 4 de la section «poursuivre ou consulter l inventaire» Inventaire ayant été débuté une autre journée 1) Cliquer sur «effacer» à droite. La date du jour, inscrite par défaut, s efface 2) Inscrire le no. d inventaire dans le champ prévu à cet effet 3) Cliquer sur «rechercher» à droite 4) Cocher l inventaire à poursuivre ou à consulter 5) Cliquer sur «saisir données inv. Physique» 6) Consulter l inventaire ou poursuivre l inventaire selon les étapes à la section «réaliser l inventaire physique» (***point 10 de la page précédente) Mise à jour mars

156 Dans le menu de gauche, sélectionnez: *Gestion des stocks *Afficher les stocks 1) Cliquer sur «rechercher» 2) Cocher le «bouton» du vaccin choisi 3) Cliquer sur «afficher la quantité en doses» 4) Permet de visualiser le vaccin choisi, la quantité par lot, ainsi que son unité de distribution (nombre de vaccin par boîte). 5) On clique sur «fermer» afin de sélectionner un autre vaccin au besoin. 6) Pour voir tous les vaccins, on produit un rapport d inventaire courant (***voir section: consulter les rapports). Mise à jour mars

157 Dans le menu de gauche, sélectionnez: * Gestion des stocks * Déplacer des produits en stock 1) Cliquer sur «Ajouter dépôt» 2) Cliquer sur «Rechercher» 3) Cocher le dépôt choisi 4) Cliquer sur «Ajouter des dépôts» 5) Sélectionner la localisation à partir de laquelle vous voulez faire un transfert au moyen du menu déroulant 6) Cliquer sur «Rechercher un produit» 7) Cliquer sur «Rechercher» 8) Cocher le produit choisi 9) Cliquer sur «Ajouter des produits» 10) Cliquer sur «Nouveau déplacement» 11) Cocher les lignes ayant les lots que vous voulez déplacer 12) Inscrire la quantité à déplacer dans la case «qtéeà transférer» 13) Sélectionner la localisation de destination dans le champ «localisation de destination» 14) Sélectionner la raison du transfert dans le champ «motif du déplacement» 15) Cliquer sur «déplacer produits» 16) Si vous transférez une quantité moindre à celle en inventaire, un message d erreur s affichera. 17) Cliquer sur «Sauvegarder» Mise à jour mars

158 Dans le menu de gauche, sélectionner: *Gestion des stocks *Rajuster les stocks 1) Cliquer sur le menu déroulant pour choisir le type de rapprochement: «rajustement de la QES» 2) Cliquer sur «ajouter» des dépôts 3) Cliquer sur «rechercher» 4) Cocher la case de votre dépôt 5) Cliquer sur «ajouter des dépôts» 6) Cliquer sur «rechercher un produit» 7) Cliquer sur «rechercher» 8) Cocher le vaccin choisi (un seul à la fois) 9) Cliquer sur «ajouter des produit» le code du produit apparaît 10) Cliquer sur «rajuster» 11) Cocher la case du produit (bon lot s il y en a plusieurs) 12) Cliquer sur «+» pour voir le détail du produit 13) Inscrire la quantité réelle du vaccin dans la case «rajustement de la quantité en stock» 14) Cliquer sur le menu déroulant pour choisir le motif du rajustement 15) Cliquer sur «rajuster» 16) Cliquer sur «confirmer». La transaction est confirmée. Mise à jour mars

159 Dans le menu de gauche, sélectionnez: *Réapprovisionner les stocks *Réquisitions de produits *Recevoir des produits Sur le manifeste d envoi, il y a le id de votre réquisition de vaccins : 1) Inscrire le id de la réquisition dans la case prévue à cet effet 2) Cliquer sur «rechercher» 3) Cocher la réquisition que vous voulez réceptionner 4) Cliquer sur «recevoir des produits par réquisitions/retour» 5) Cliquer sur le «+» afin de visualiser le détail des produits à recevoir 6) Décocher la «mise en quarantaine» 7) Sélectionner la localisation avec le menu déroulant, pour tous les produits *** Pour le point 6 et 7, il est possible de faire ces choix en haut du tableau, et d appliquer les modifications pour tous les produits. La réception sera plus rapide. 8) Valider les quantités reçues 9) Cliquer sur «réception terminée» Mise à jour mars 2014 **Si la quantité reçue diffère de celle proposée par panorama: 1) Cliquer sur le «+» 2) Saisissez la quantité réelle reçue, dans le champ «qtéereçue» 3) Saisissez la quantité rejetée, dans le champ «qtée rejetée» 4) Saisissez le motif du rejet à partir du menu déroulant. 9

160 Dans le menu de gauche, sélectionnez: *réapprovisionner les stocks *retours de produits *retours au dépôt 1) Cliquer sur «rechercher» à côté du champ «dépôt d origine» 2) Cliquer sur «rechercher» 3) Cocher le dépôt sélectionné 4) Cliquer sur «ajouter des dépôts» 5) Cliquer sur «créer un retour» 6) Dans le champ «type de retour», sélectionnez le type à partir du menu déroulant 7) Cliquer sur la localisation, dans laquelle se retrouve les produits à retourner 8) Cliquer sur «filtrer les produits» 9) Cocher le(s) vaccin(s) à retourner 10) Inscrire la quantité à retourner pour chaque vaccin 11) Sélectionner la raison du retour à partir du menu déroulant pour chaque vaccin 12) Cliquer sur «soumettre le retour» Mise à jour mars 2014 Prendre en note le numéro id du retour Passez aux étapes de la section «ramasser/emballer/expédier un produit, à la page suivante. 10

161 Dans le menu de gauche, sélectionnez: * Réapprovisionner les stocks * Réquisitions de produits * Ramasser/emballer/expédier le produit 1) Inscrire le id du retour 2) Cliquer sur «rechercher» 3) Cocher le retour 4) Cliquer sur «liste de ramassage» 5) Inscrire la quantité à ramasser 6) Cliquer sur «ramassage terminé-passer à l emballage» 7) Cliquer sur «créer un colis» 8) Inscrire la quantité emballée de chaque vaccin 9) Cliquer sur «sauvegarder le colis» 10) Cliquer sur «emballage terminé passer à l expédition» 11) Cliquer sur «générer un manifeste de livraison» (identifiera votre colis lors du retour) 12) Cliquer sur «expédition terminée» 13) Cliquer sur «livré». Mise à jour mars

162 Dans le menu de gauche, sélectionner: *Réapprovisionner les stocks *Retours de produits *Retours au dépôt 1) Cliquer sur «Rechercher» à côté du champ «dépôt d origine» 2) Cliquer sur «Rechercher» 3) Cocher le dépôt sélectionné 4) Cliquer sur «Ajouter des dépôts» 5) Cliquer sur «Rechercher» 6) Vous pouvez visualiser tous vos retours ainsi que le statut de chacun. Mise à jour mars

163 Dans le menu de gauche, sélectionnez: *Rapports et analyses *Rapports prédéfinis 1) Cliquer sur «afficher les dossiers de rapports» 2) Cliquer sur le rapport désiré ( ex : inventaire courant) 3) Choisir le nom de l organisation au moyen du menu déroulant 4) Cliquer sur le dépôt choisi (dans la fenêtre) 5) Cliquer sur «ajouter un filtre», afin que le dépôt choisi se positionne dans la fenêtre «éléments sélectionnés» 6) Choisir l unité de mesure de l affichage en doses, j ai bien dit en doses!!!! 7) Cliquer sur «générer le rapport» Mise à jour mars 2014 Recommencer au besoin pour d autres rapports. 13

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