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1 CONFIGURATION... Créer le compte bancaire... Sélectionner un compte par défaut... 7 Configurer la numérotation des reçus... Configurer la numérotation des chèques... 0 Configurer le format des chèques - Uniscript... Configurer le format des chèques - Nebs... Configurer le format des reçus Papier blanc... Configurer le format des reçus - Uniscript... Configurer le format des reçus - Nebs... Ouvrir un compte spécial... Fermer un compte spécial... Créer une liste d objets... 9 INITIALISATION... 0 Enregistrer un solde ou dépôt en circulation... Inscrire un chèque en circulation... Concilier l initialisation... FICHE... Consulter le solde des dossiers... 7 Ajouter un reçu... Réimprimer un reçu... 9 Ajouter un chèque... 0 Inscrire un virement, transfert ou traite bancaire... Annuler un chèque ou un reçu... Procéder à un transfert... Modifier l affichage... Imprimer le fidéicommis... Rechercher une transaction... 7 CONCILIATION OFX... Télécharger le fichier de la... 9 Télécharger le fichier de la... 0 Télécharger le fichier de la... Télécharger le fichier de la... Télécharger le fichier de la... Télécharger le fichier de la... Télécharger le fichier de la...

2 Télécharger le fichier de la... Procéder au pointage automatisé... 7 Réinitialiser la configuration OFX... CONCILIATION TRADITIONNELLE... Créer la liste d objets... Enregistrer les intérêts - CDNQ... Procéder à la conciliation... 7 Corriger dépôt inférieur au montant du reçu... 9 Corriger dépôt supérieur au montant du reçu... 0 Corriger retrait inférieur au montant du chèque... Corriger retrait supérieur au montant du chèque... RAPPORT... Imprimer le Grand-livre... Imprimer le détail des compte-clients... Imprimer le bordereau de dépôt... Imprimer un pointage reporté... 7 Imprimer une conciliation mensuelle... Imprimer la conciliation annuelle Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision 9 juillet 0

3 CONFIGURATION

4 Créer le compte bancaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne (ex : Banque Notaire) si présente dans la liste ou cliquer sur l icône Ajouter.. Ajouter une abréviation pour identifier l'institution financière. (Ex : BMO). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Compléter l adresse de l institution financière.. Inscrire le numéro de transit, le numéro de compte, la date d ouverture, si nécessaire.. Conserver l'option Non.

5 . Indiquez Oui si le compte bancaire est utilisé uniquement par le notaire de l'entité courante. L identification du prochain numéro de reçu sera fera dans la prochaine fenêtre. OU Indiquez Non si plusieurs notaires ou plusieurs comptes bancaires utilisent la même numérotation des reçus. Voir la procédure «Configurer la numérotation des reçus». 7. Indiquer le prochain numéro de reçu.. Indiquer le prochain numéro de chèque. 9. Conserver l'option Non

6 0. Indiquer par Oui ou Non si le compte doit être visualisé et utilisé par d'autres notaires.. Ajouter une description, si désiré. Cliquer sur le bouton

7 7 Sélectionner un compte par défaut. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner dans la liste déroulante le compte bancaire que vous désirez afficher par défaut. Ce compte sera automatiquement sélectionné lors de à l utilisation de l onglet Débours du dossier, ainsi qu à la création d un reçu ou d un chèque.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

8 Configurer la numérotation des reçus Numérotation reliée à un seul compte bancaire et utilisée par un seul notaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton. 7 7

9 9 Même numérotation utilisée par plusieurs notaires ou si notaire utilisant la même numérotation pour plusieurs comptes bancaires. Cette procédure doit être faite dans chaque entité qui utilise la même numérotation.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner le nom de l'entité sur laquelle vous désirez baser la numérotation.. Indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

10 0 Configurer la numérotation des chèques. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de chèque.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton.

11 Configurer le format des chèques - Uniscript. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Chèque.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

12 Configurer le format des chèques - Nebs. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Chèque.. Sélectionner dans la liste déroulante le format NEBS.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

13 Configurer le format des reçus Papier blanc. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Papier blanc.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Ajouter le nom de l étude si vous désirez que Pro-Cardex imprime le nom et l adresse complète.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

14 Configurer le format des reçus - Uniscript. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

15 Configurer le format des reçus - Nebs. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format NEBS.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

16 Ouvrir un compte spécial. Prendre en note le code de la fiche pour laquelle vous créez un compte spécial. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Cliquer sur l icône Ajouter.. Indiquer un code de référence. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Inscrire le numéro de transit, numéro de compte et la date d ouverture du compte spécial.. Indiquer Oui pour confirmer qu il s agit d un compte spécial.

17 7. Indiquer une date d expiration, si nécessaire.. Inscrire le code de la fiche. 7. Ajouter une description et cliquer sur le bouton.. Sélectionner la langue dans laquelle vous désirez imprimer le rapport CDN- et Cliquer sur le bouton pour continuer ou cliquer sur le bouton. 9. Imprimer le rapport. Ouvrir la fiche et procéder au transfert du compte général au compte spécial

18 Fermer un compte spécial. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Ouvrir la fenêtre du compte spécial et indiquer Oui pour fermer le compte. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton.. Cliquer sur le bouton pour terminer. OU Cliquer sur le bouton si vous désirez que Pro-Cardex procède à l'inscription des intérêts et effectue le transfert automatiquement au compte général.. Inscrire le montant des intérêts et sélectionner le compte de banque dans lequel Pro-Cardex fera le transfert du solde au compte général.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

19 9 Créer une liste d objets Si vous utilisez souvent les mêmes descriptions pour les chèques, reçus ou transferts, Pro-Cardex vous permet de créer une liste d'objet par défaut que vous pouvez utiliser à partir de l onglet «Fidéi.» de la fiche ou de l onglet «Débours» du dossier.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Objet chèque/reçu et cliquer sur l icône Ajouter.. Ajouter la description en Français et Anglais, si nécessaire.. Indiquer à quel type de transaction s applique la description de l objet.. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Visualiser la liste des objets à partir de la liste déroulante du champ Objet d'un chèque, reçu ou transfert.

20 INITIALISATION 0

21 Enregistrer un solde ou dépôt en circulation. Ouvrir une fiche existante ou créer une nouvelle fiche en cliquant sur l'icône Nouvelle fiche. Cliquer sur l'onglet Fidéi et ajouter un reçu en cliquant sur l icône Recette.. Sélectionner le compte bancaire. Inscrire une référence au solde (ex: solde0-). Ajouter si nécessaire la référence du numéro de dossier. Inscrire la date en référence à la dernière transaction effectuée pour ce client (ex:0-0-0). Ajouter le montant du solde ou dépôt en circulation. Indiquer la provenance. Ajouter une note concernant la date d'initialisation.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour continuer et ne pas imprimer le reçu.. Le solde est ajouté à la fiche client.

22 Inscrire un chèque en circulation. Ouvrir une fiche existante ou créer une nouvelle fiche en cliquant sur l'icône Nouvelle fiche. Cliquer sur l'onglet Fidéi et ajouter un reçu en cliquant sur l icône Recette.. Sélectionner le compte bancaire. Inscrire une référence au solde (ex: solde0-). Ajouter si nécessaire la référence du numéro de dossier. Inscrire obligatoirement la date du chèque en circulation. Ajouter le montant selon les recommandations suivantes : - chèque en circulation sans solde à la fiche-client, inscrire le montant exact du chèque; - plusieurs chèques en circulation sans solde à la fiche-client, additionner tous les chèques en circulation, inscrire le montant total dans le reçu; - ou plusieurs chèques en circulation avec solde à la fiche du client, additionner au montant du solde tous les chèques en circulation, inscrire le montant total dans le reçu; Indiquer la provenance. Ajouter une note concernant la date d'initialisation. Cliquer sur le bouton continuer. pour. Cliquer sur le bouton pour continuer et ne pas imprimer le reçu.

23 . Cliquer sur l icône Débours.. Sélectionner le compte bancaire. Inscrire le numéro du chèque. Ajouter si nécessaire la référence du numéro de dossier. Inscrire la date du chèque en circulation. Ajouter le montant du chèque. Ajouter le titulaire du chèque. Ajouter le détail de l objet du chèque.. Cliquer sur le bouton pour continuer. 7. Cliquer sur le bouton pour continuer et ne pas imprimer le chèque.. Le chèque est ajouté et Pro-Cardex indique le solde en conséquence. 7 7

24 Concilier l initialisation. Sélectionner le menu Outils, Pointage. Sélectionner le compte de Banque approprié et la date à laquelle vous devez faire la conciliation. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Inscrire le solde de fin, montant inscrit sur votre état de compte de la banque à la date de la conciliation à effectuer (ex: -07-0) Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton et cliquer sur le bouton pour pointer toute les transactions.. Dépointer uniquement le(s) dépôt(s) en circulation sous la colonne Dépôts.. Dépointer tous les chèques en circulation. Vérifier que le Montant non résolu soit à 0,00$ pour confirmer que tout balance.. Cliquer sur le bouton pour continuer.

25 7. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner les rapports à imprimer. Cliquer sur le bouton pour continuer. 9. Vérifier si la liste des sommes dues aux déposants, la liste des chèques en circulation et la liste des dépôts en circulation correspond à votre propre conciliation. le rapport

26 FICHE

27 7 Consulter le solde des dossiers. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et visualiser dans la liste le solde de chacun des dossiers.. Cliquer sur l icône Solde.. Consulter la fenêtre pour avoir une vue d ensemble du solde de chaque dossier.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

28 Ajouter un reçu. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Recette.. Sélectionner le compte bancaire. N indiquer aucun numéro de reçu. Ajouter si nécessaire la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Indiquer la provenance. Compléter l objet. Utiliser les touches Ctrl+Entrée pour ajouter une ligne dans le champ de l adresse du destinataire.. Commander l impression du reçu en cliquant sur l icône Imprimer. Si vous devez réimprimer le reçu, effacer le numéro et commander à nouveau l impression avant de quitter la fenêtre.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Une fois le reçu ajouté dans la fiche, il est impossible de le réimprimer, vous devez la renverser et reproduire un nouveau reçu.. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «R» pour recette.

29 9 Réimprimer un reçu. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi.. Double-cliquer sur le reçu à réimprimer. Cliquer sur l icône Imprimer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

30 0 Ajouter un chèque. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Débours.. Sélectionner le compte bancaire. N indiquer aucun numéro de chèque. Ajouter la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Glisser une fiche existante ou ajouter le destinataire. Utiliser les touches Ctrl+Entrée pour ajouter une ligne dans le champ de l adresse du destinataire. Compléter l objet.. Commander l impression du chèque en cliquant sur l icône Imprimer. Si vous devez réimprimer le chèque, effacer le numéro et commander à nouveau l impression avant de quitter la fenêtre.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Une fois le chèque ajouté dans la fiche, il est impossible de le réimprimer, vous devez la renverser et reproduire un nouveau chèque.. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «D» pour débours.

31 Inscrire un virement, transfert ou traite bancaire. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Débours.. Sélectionner le compte bancaire. Sélectionner Transfert, Traite ou Virement dans le champ No chèque. Ajouter la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Glisser une fiche existante ou ajouter le destinataire (ctrl-entrée = changement de ligne). Compléter l objet.. Commander l impression de la preuve sur page blanche, si nécessaire en cliquant sur l icône Imprimer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «D» pour débours.

32 Annuler un chèque ou un reçu. Ouvrir la fiche et cliquer sur l onglet Fidéi. Sélectionner la ligne de la transaction à annuler et cliquer sur l icône Renverser. Si l icône n est pas disponible, la pièce est pointée dans la fenêtre de pointage.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Conserver la date originale de la transaction. S il s agit d un chèque périmé, inscrire la date du jour. Inscrire la raison du renversement. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Identification du renversement sur la pièce originale.. Identification de la pièce renversée.

33 Procéder à un transfert. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Transfert.. Modifier la sélection de la banque s il s agit d un transfert à un autre compte bancaire.. Ajouter la fiche dans laquelle sera effectuée le transfert. S il s agit d un transfert dans l onglet Débours d un dossier, et qu aucune fiche n est présente dans le champ Fiche fidéi., Pro-Cardex ajoutera la même fiche que celle présente dans la fenêtre actuelle lors du transfert.. Ajouter le détail de l objet.. Inscrire le numéro de dossier à partir duquel le transfert sera effectué.. Inscrire le numéro de dossier dans lequel vous désirez effectuer le transfert. 7. Modifier la date si nécessaire. Inscrire le montant à transférer. Cliquer sur le bouton pour terminer. 7

34 . Le message suivant apparaît si le dossier indiqué dans le champ À dossier est déjà ouvert. Cliquer sur le bouton pour confirmer le transfert dans l onglet Débours du dossier. Cliquer sur le bouton s il s agit d une correction ou qu un transfert a déjà été effectué dans le dossier. 9. Le message suivant apparaît si la Banque identifiée sous l onglet Débours du dossier n est pas la même que celle de la fenêtre du transfert. 0. Ce message apparaît si la fiche indiquée dans la fenêtre de transfert n est pas la même que celle déjà présente dans l onglet Débours du dossier. Cliquer sur le bouton et effectuer les corrections nécessaires.. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification des lettres «Dt» pour le déboursé du transfert et des lettres «Rt» pour la recette du transfert

35 Modifier l affichage. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Grouper par banque-dossier/dégrouper.. Cliquer sur le titre d une colonne pour modifier l ordre de celle-ci (ex : Montant).. Cliquer à nouveau sur l icône Grouper par banque-dossier/dégrouper pour revenir à l affichage par défaut.

36 Imprimer le fidéicommis. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Imprimer.. Consulter et imprimer le détail de l historique du fidéicommis de la fiche pour tous les dossiers.. Imprimer le détail d un seul dossier à partir du menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Effacer toutes les dates et indiquer le numéro de dossier à imprimer. Cliquer sur le bouton pour continuer.

37 7 Rechercher une transaction. Sélectionner le menu Outils, Recherche pièce. Sélectionner la banque concernée.. Indiquer si vous désirez effectuer une recherche par date, par numéro de pièce, par montant ou une recherche sur les pièces non reportées dans l onglet Débours des dossiers à la date mentionnée.. Cliquer sur le bouton pour démarrer la recherche. Le résultat s affichera en fonction du type de recherche demandé.. Double-cliquer sur ligne identifiée par un numéro de dossier ou par un code de fiche, Pro-Cardex ouvre la fenêtre du dossier et sélectionne la transaction correspondante.. Cliquer sur le titre d une des colonnes pour en modifier l'ordre.. Indique si la transaction a été reportée (Rep.) à partir de la feuille Débours du dossier, pour une ligne identifiée par un numéro de dossier ou si la transaction a été pointée (Pointé) dans la fenêtre de pointage pour la conciliation mensuelle. 7. Cliquer sur le bouton pour terminer. 7

38 CONCILIATION OFX

39 9 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

40 0 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

41 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

42 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

43 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

44 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

45 Télécharger le fichier de la Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau).

46 Télécharger le fichier de la Modifier d abord une option de sécurité en accédant à une fenêtre Internet. Sélectionner le menu Outils, Options Internet, onglet Sécurité, cliquer sur le bouton et activer l option appropriée. Accéder à votre compte bancaire sur Internet et suivre les étapes pour le téléchargement. Enregistrer le fichier en identifiant le mois (ex : mars0) dans un dossier à l'emplacement désiré (ex: Bureau). 7

47 Procéder au pointage automatisé. Prendre en note le code de la fiche dans laquelle vous désirez inscrire les corrections bancaires (ex : notaire).. Il est préférable de faire l inscription des intérêts de la Chambre des notaires dans une autre fiche que celle utilisée pour les corrections (ex : CDNQ). Si un solde des intérêts est déjà inscrit dans une fiche, effectuer un transfert dans la fiche qui sera spécifiquement utilisée pour l inscription des intérêts (ex : CDNQ). Prendre en note le code de la fiche.. Sélectionner le menu Outils, Pointage. Sélectionner la banque et la date appropriée. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Le message suivant apparaît si Pro-Cardex détecte que des pièces ont été imprimées et non reportées à partir de l onglet Débours de certains dossiers, qui pourrait vous empêcher de concilier la période courante. Cliquer sur le bouton pour consulter et reporter les pièces appropriées. 7

48 . Inscrire le montant du solde visualisé sur l état de compte. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton. 7. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur le bouton si vous avez déjà chargé les transactions.. Accéder au dossier dans lequel vous avez enregistré le fichier OFX à partir de votre site bancaire. Cliquer sur le bouton pour continuer. 9. Cliquer sur le bouton pour continuer

49 0. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cette fenêtre apparaît uniquement à la première conciliation OFX ou si vous réinitialisez la configuration du OFX.. Pro-Cardex affiche le nombre de transactions inscrites dans le fichier OFX. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour continuer. La fenêtre de résolution de conflit apparaît si Pro-Cardex trouve des dépôts et retraits dans le fichier OFX qui ne correspondent pas aux pièces inscrites dans Pro-Cardex.. Transactions inscrites dans le fichier OFX (état de banque) non trouvées dans Pro-Cardex.. Liste des transactions non pointées (dépôt ou chèque en circulation). Il vous sera possible d associer certaines des transactions aux conflits relevés dans le fichier OFX.. Sélectionner l action appropriée (voir exemple pour dépôt ou retrait page suivante). Modifier l objet si nécessaire.. Cliquer sur le bouton pour continuer. Résoudre tous les conflits et cliquer sur le bouton

50 Exemple de retrait Démarche à suivre Opération effectuée par Pro-Cardex Frais bancaire payé par le notaire Frais bancaire qui sera remboursé par la banque Paiement des intérêts de la CDNQ Retrait supérieur ou inférieur au montant du débours dans Pro-Cardex, dont la différence sera payée par le notaire Retrait supérieur ou inférieur au montant du débours inscrit dans Pro-Cardex, dont la différence sera remboursée par la banque Sélectionner l action «Frais bancaire payé par le notaire» Sélectionner l action «Frais bancaire remboursé le mois prochain» Sélectionner l action «Intérêts payés à la Chambre des Notaires du Québec» Pointer le montant à associer sous la colonne «Chèques». Sélectionner l action «Associer à la sélection des pièces avec différence payée par le notaire». Pointer le montant à associer sous la colonne «Chèques». Sélectionner l action «Associer à la sélection des pièces avec remise le mois prochain». Création d un débours en date du retrait qui sera ajouté dans la fiche pour les corrections. Création d un débours en date du retrait et création d une recette en date du er du mois suivant, qui seront ajoutés dans la fiche pour les corrections. Création d un débours en date du retrait qui sera ajouté dans la fiche pour les intérêts. Création d une recette ou d un débours en date du retrait pour le montant de la différence, qui sera ajouté dans la fiche pour les corrections. Création d une recette ou débours en date du retrait pour le montant de la différence. Création d une recette en date du er du mois suivant du montant de la différence pour le remboursement, qui seront ajoutés dans la fiche pour les corrections. Exemple de dépôt Démarche à suivre Opération effectuée par Pro-Cardex Remboursement de frais bancaire Dépôt des intérêts de la CDNQ Un seul dépôt relié à plusieurs reçus inscrits dans Pro-Cardex Dépôt supérieur ou inférieur au montant inscrit dans Pro- Cardex, dont la différence sera payée par le notaire Dépôt supérieur ou inférieur au montant inscrit dans Pro- Cardex, dont la différence sera remboursée par la banque Plusieurs dépôts à la banque, mais un seul reçu inscrit dans Pro-Cardex Déboursé hypothécaire avec retenue déposée le même mois Dépôt et retrait du même montant (in/out) Sélectionner l action «Remise par la banque au notaire» Sélectionner l action «Intérêts versés par la banque» Pointer tous les montants qui totalisent le montant du dépôt. Sélectionner l action «Associer à la sélection des pièces totalisant le même montant». Pointer le montant à associer sous la colonne «Dépôts». Sélectionner l action «Associer à la sélection des pièces avec différence payée par le notaire». Pointer le montant à associer sous la colonne «Dépôts». Sélectionner l action «Associer à la sélection des pièces avec remise le mois prochain». Sélectionner l action «Supprimer cette transaction OFX» pour chaque dépôt correspondant au reçu. Lorsque tous les conflits seront résolus, pointer le reçu correspondant dans la fenêtre de pointage. Sélectionner l action «Supprimer cette transaction OFX» pour chaque dépôt correspondant à la retenue. Lorsque tous les conflits seront résolus, pointer le reçu correspondant dans la fenêtre de pointage. Sélectionner l action «Supprimer cette transaction OFX» pour les deux entrées. Création d un reçu en date du dépôt, qui sera ajouté dans la fiche pour les corrections. Création d une recette en date du dépôt qui sera ajouté dans la fiche pour les intérêts. Conflit résolu. Création d une recette ou d un débours en date du dépôt pour le montant de la différence, qui sera ajouté dans la fiche pour les corrections. Création d une recette ou débours en date du dépôt pour le montant de la différence. Création d une recette en date du er du mois suivant du montant de la différence pour le remboursement, qui seront ajoutés dans la fiche pour les corrections. Conflit résolu. Conflit résolu. Conflit résolu. 0

51 7. Inscrire ou valider le code des fiches qui seront utilisées pour l inscription des corrections (ex : notaire) et des intérêts (ex : CDNQ). Inscrire le même code dans les deux champs si nécessaire. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Pro-Cardex a procédé au pointage des pièces, a créé dans les fiches appropriées les recettes et débours nécessaires aux corrections (pièces identifiées «Concil-OFX»). 9. Vérifier que le montant non résolu soit à 0,00$. 0. Cliquer sur le bouton pour continuer

52 . Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la conciliation de la période courante.. Sélectionner les rapports à imprimer. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Imprimer les différents rapports de conciliation

53 Réinitialiser la configuration OFX La réinitialisation de la configuration du OFX doit être faite uniquement lorsque les informations du compte bancaire sont modifiées (ex : no de compte) ou que l identification des fiches utilisées comme corrections (ex : notaire et cdnq) ne sont plus les mêmes.. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre. Cliquer sur le bouton.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la réinitialisation.

54 CONCILIATION TRADITIONNELLE

55 Créer la liste d objets Utiliser la procédure suivante pour créer une description par défaut que vous pourrez utiliser à chaque mois, à la création du chèque ou du reçu, pour l'enregistrement des intérêts de la Chambre des Notaires.Ouvrir la fiche dans laquelle vous désirez créer un reçu et cliquer sur l onglet Fidéi.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Objet chèque/reçu. Cliquer sur l icône Ajouter pour chaque description à ajouter. Adfad

56 Enregistrer les intérêts - CDNQ. Ajouter d abord les descriptions «Intérêt déposé» et Intérêt retiré» à partir du menu Outils, Pilotage, Objet chèque/reçu (voir procédure «Ajouter liste d objets»), afin de pouvoir les utiliser à chaque mois à la création du chèque et du reçu pour l'enregistrement des intérêts.. Créer une nouvelle fiche CDNQ, si nécessaire. Cliquer sur l'onglet Fidéi... Utiliser l'icône Débours pour faire l inscription du retrait des intérêts.. Utiliser l'icône Recette pour faire l inscription du dépôt des intérêts.

57 7 Procéder à la conciliation. Sélectionner le menu Outils, Pointage. Sélectionner dans la liste déroulante la Banque appropriée. Modifier la date de conciliation, si nécessaire. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Le message suivant apparaît si Pro-Cardex détecte que des pièces ont été imprimées et non reportées à partir de l onglet Débours de certains dossiers, qui pourrait vous empêcher de concilier la période courante. Cliquer sur le bouton pour consulter et reporter les pièces appropriées.. Inscrire le montant du solde visualisé sur l état de compte. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le titre de la colonne Dépôts ou Chèques pour un classement par ordre numérique. Pointer chaque montant équivalent aux dépôts et retraits bancaires.. S assurer que les montants utilisés pour les renversements soient pointés.. Vérifier que le montant non résolu soit à 0,00$. 7. Cliquer sur le bouton pour continuer. 7

58 . Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la conciliation de la période courante. 9. Sélectionner les rapports à imprimer. Cliquer sur le bouton pour terminer. 0. Imprimer les différents rapports de conciliation

59 Corriger dépôt inférieur au montant du reçu. Pointer le montant de la pièce qui diffère sur l état de compte.. La différence du montant à corriger sera visualisée en positif comme montant non résolu. Enregistrer et fermer la fenêtre de pointage.. Ouvrir la fiche du notaire et cliquer sur l'onglet Fidéi.. Ajouter un Débours, inscrire une référence, aucun numéro de dossier, la date du dépôt, le montant de la différence et l'objet de la correction. Cliquer sur le bouton pour continuer, ne pas imprimer le chèque.. Ouvrir à nouveau la fenêtre de pointage et pointer la pièce de correction, qui vous permettra de balancer votre conciliation. 9

60 Corriger dépôt supérieur au montant du reçu. Pointer le montant de la pièce qui diffère sur l état de compte.. La différence du montant à corriger sera visualisée en négatif comme montant non résolu.. Ouvrir la fiche du notaire et cliquer sur l'onglet Fidéi.. Ajouter un Recette, inscrire une référence, aucun numéro de dossier, la date du dépôt, le montant de la différence et l'objet de la correction. Cliquer sur le bouton pour continuer, ne pas imprimer le reçu.. Ouvrir à nouveau la fenêtre de pointage et pointer la pièce de correction, qui vous permettra de balancer votre conciliation. 0

61 Corriger retrait inférieur au montant du chèque. Pointer le montant de la pièce qui diffère sur l état de compte.. La différence du montant à corriger sera visualisée en négatif comme montant non résolu.. Ouvrir la fiche du notaire et cliquer sur l'onglet Fidéi.. Ajouter un Recette, inscrire une référence, aucun numéro de dossier, la date du dépôt, le montant de la différence et l'objet de la correction. Cliquer sur le bouton pour continuer, ne pas imprimer le reçu.. Ouvrir à nouveau la fenêtre de pointage et pointer la pièce de correction, qui vous permettra de balancer votre conciliation

62 Corriger retrait supérieur au montant du chèque. Pointer le montant de la pièce qui diffère sur l état de compte.. La différence du montant à corriger sera visualisée en positif comme montant non résolu.. Ouvrir la fiche du notaire et cliquer sur l'onglet Fidéi.. Ajouter un Débours, inscrire une référence, aucun numéro de dossier, la date du dépôt, le montant de la différence et l'objet de la correction. Cliquer sur le bouton pour continuer, ne pas imprimer le chèque.. Ouvrir à nouveau la fenêtre de pointage et pointer la pièce de correction, qui vous permettra de balancer votre conciliation

63 RAPPORT

64 Imprimer le Grand-livre. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Indiquer la période et la banque appropriée.. Indiquer les options à inclure dans le rapport.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

65 Imprimer le détail des compte-clients. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Ajouter le code la fiche, si nécessaire. Indiquer la date et la banque appropriée. Inscrire un numéro de dossier pour un rapport spécifique.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

66 Imprimer le bordereau de dépôt. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Bordereau de dépôt. Indiquer la période et la banque appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur l icône Imprimer pour continuer.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

67 7 Imprimer un pointage reporté. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Pointage reporté. Sélectionner la banque et la date appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

68 Imprimer une conciliation mensuelle. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Conciliation mensuelle. Sélectionner la banque et la date appropriée.. Indiquer les options à inclure dans le rapport.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

69 9 Imprimer la conciliation annuelle. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Indiquer l année et sélectionner la banque appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le message afin d ajouter la date de chaque dépôt en circulation, si nécessaire, envoi l envoie à la Chambre des Notaires. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

CONFIGURATION... 2 Créer le compte bancaire... 3 Sélectionner un compte par défaut... 6 Configurer la numérotation des reçus...

CONFIGURATION... 2 Créer le compte bancaire... 3 Sélectionner un compte par défaut... 6 Configurer la numérotation des reçus... UTILISATION CONFIGURATION... Créer le compte bancaire... Sélectionner un compte par défaut... Configurer la numérotation des reçus... 7 Configurer la numérotation des chèques... 9 Configurer le format

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