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1 UTILISATION CONFIGURATION... Créer le compte bancaire... Sélectionner un compte par défaut... Configurer la numérotation des reçus... 7 Configurer la numérotation des chèques... 9 Configurer le format des chèques - Uniscript... 0 Configurer le format des chèques - Nebs... Configurer le format des reçus Papier blanc... Configurer le format des reçus - Uniscript... Configurer le format des reçus - Nebs... Créer une liste d objets... 5 FICHE... Consulter le solde des dossiers... 7 Ajouter un reçu... Réimprimer un reçu... 9 Ajouter un chèque... 0 Inscrire un virement, transfert ou traite bancaire... Annuler un chèque ou un reçu... Procéder à un transfert... Modifier l affichage... 5 Imprimer le fidéicommis... Rechercher une transaction... 7 RAPPORT... Imprimer le Grand-livre... 9 Imprimer le détail des compte-clients... 0 Imprimer le bordereau de dépôt... Imprimer un pointage reporté... Imprimer une conciliation mensuelle... Imprimer la conciliation annuelle Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision 7 août 0

2 CONFIGURATION

3 Créer le compte bancaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne (ex : Banque Notaire) si présente dans la liste ou cliquer sur l icône Ajouter.. Ajouter une abréviation pour identifier l'institution financière. (Ex : BMO). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Compléter l adresse de l institution financière.. Inscrire le numéro de transit, le numéro de compte, la date d ouverture, si nécessaire. 5. Conserver l'option Non. 5

4 . Indiquez Oui si le compte bancaire est utilisé uniquement par le notaire de l'entité courante. L identification du prochain numéro de reçu sera fera dans la prochaine fenêtre. OU Indiquez Non si plusieurs notaires ou plusieurs comptes bancaires utilisent la même numérotation des reçus. Voir la procédure «Configurer la numérotation des reçus». 7. Indiquer le prochain numéro de reçu.. Indiquer le prochain numéro de chèque. 9. Conserver l'option Non

5 0. Indiquer par Oui ou Non si le compte doit être visualisé et utilisé par d'autres notaires.. Ajouter une description, si désiré. Cliquer sur le bouton

6 Sélectionner un compte par défaut. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner dans la liste déroulante le compte bancaire que vous désirez afficher par défaut. Ce compte sera automatiquement sélectionné lors de à l utilisation de l onglet Débours du dossier, ainsi qu à la création d un reçu ou d un chèque.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

7 7 Configurer la numérotation des reçus Numérotation reliée à un seul compte bancaire et utilisée par un seul notaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton. 7 7

8 Même numérotation utilisée par plusieurs notaires ou si notaire utilisant la même numérotation pour plusieurs comptes bancaires. Cette procédure doit être faite dans chaque entité qui utilise la même numérotation.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner le nom de l'entité sur laquelle vous désirez baser la numérotation.. Indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

9 9 Configurer la numérotation des chèques. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de chèque.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton.

10 0 Configurer le format des chèques - Uniscript. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Chèque.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

11 Configurer le format des chèques - Nebs. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Chèque.. Sélectionner dans la liste déroulante le format NEBS.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

12 Configurer le format des reçus Papier blanc. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Papier blanc.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Ajouter le nom de l étude si vous désirez que Pro-Cardex imprime le nom et l adresse complète. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

13 Configurer le format des reçus - Uniscript. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

14 Configurer le format des reçus - Nebs. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format NEBS.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

15 5 Créer une liste d objets Si vous utilisez souvent les mêmes descriptions pour les chèques, reçus ou transferts, Pro-Cardex vous permet de créer une liste d'objet par défaut que vous pouvez utiliser à partir de l onglet «Fidéi.» de la fiche ou de l onglet «Débours» du dossier.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Objet chèque/reçu et cliquer sur l icône Ajouter.. Ajouter la description en Français et Anglais, si nécessaire.. Indiquer à quel type de transaction s applique la description de l objet.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5. Visualiser la liste des objets à partir de la liste déroulante du champ Objet d'un chèque, reçu ou transfert. 5

16 FICHE

17 7 Consulter le solde des dossiers. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et visualiser dans la liste le solde de chacun des dossiers.. Cliquer sur l icône Solde.. Consulter la fenêtre pour avoir une vue d ensemble du solde de chaque dossier.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

18 Ajouter un reçu. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Recette.. Sélectionner le compte bancaire. N indiquer aucun numéro de reçu. Ajouter si nécessaire la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Indiquer la provenance. Compléter l objet. Utiliser les touches Ctrl+Entrée pour ajouter une ligne dans le champ de l adresse du destinataire.. Commander l impression du reçu en cliquant sur l icône Imprimer. Si vous devez réimprimer le reçu, effacer le numéro et commander à nouveau l impression avant de quitter la fenêtre.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Une fois le reçu ajouté dans la fiche, il est impossible de le réimprimer, vous devez la renverser et reproduire un nouveau reçu. 5. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «R» pour recette. 5

19 9 Réimprimer un reçu. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi.. Double-cliquer sur le reçu à réimprimer. Cliquer sur l icône Imprimer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

20 0 Ajouter un chèque. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Débours.. Sélectionner le compte bancaire. N indiquer aucun numéro de chèque. Ajouter la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Glisser une fiche existante ou ajouter le destinataire. Utiliser les touches Ctrl+Entrée pour ajouter une ligne dans le champ de l adresse du destinataire. Compléter l objet.. Commander l impression du chèque en cliquant sur l icône Imprimer. Si vous devez réimprimer le chèque, effacer le numéro et commander à nouveau l impression avant de quitter la fenêtre.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Une fois le chèque ajouté dans la fiche, il est impossible de le réimprimer, vous devez la renverser et reproduire un nouveau chèque. 5. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «D» pour débours. 5

21 Inscrire un virement, transfert ou traite bancaire. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi et cliquer sur l icône Débours.. Sélectionner le compte bancaire. Sélectionner Transfert, Traite ou Virement dans le champ No chèque. Ajouter la référence du numéro de dossier. Vérifier la date. Inscrire le montant. Glisser une fiche existante ou ajouter le destinataire (ctrl-entrée = changement de ligne). Compléter l objet.. Commander l impression de la preuve sur page blanche, si nécessaire en cliquant sur l icône Imprimer.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification de la lettre «D» pour débours. 5

22 Annuler un chèque ou un reçu. Ouvrir la fiche et cliquer sur l onglet Fidéi. Sélectionner la ligne de la transaction à annuler et cliquer sur l icône Renverser. Si l icône n est pas disponible, la pièce est pointée dans la fenêtre de pointage.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Conserver la date originale de la transaction. S il s agit d un chèque périmé, inscrire la date du jour. Inscrire la raison du renversement. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Identification du renversement sur la pièce originale. 5. Identification de la pièce renversée. 5 5

23 Procéder à un transfert. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Transfert.. Modifier la sélection de la banque s il s agit d un transfert à un autre compte bancaire.. Ajouter la fiche dans laquelle sera effectuée le transfert. S il s agit d un transfert dans l onglet Débours d un dossier, et qu aucune fiche n est présente dans le champ Fiche fidéi., Pro-Cardex ajoutera la même fiche que celle présente dans la fenêtre actuelle lors du transfert.. Ajouter le détail de l objet. 5. Inscrire le numéro de dossier à partir duquel le transfert sera effectué.. Inscrire le numéro de dossier dans lequel vous désirez effectuer le transfert. 7. Modifier la date si nécessaire. Inscrire le montant à transférer. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 7

24 . Le message suivant apparaît si le dossier indiqué dans le champ À dossier est déjà ouvert. Cliquer sur le bouton pour confirmer le transfert dans l onglet Débours du dossier. Cliquer sur le bouton s il s agit d une correction ou qu un transfert a déjà été effectué dans le dossier. 9. Le message suivant apparaît si la Banque identifiée sous l onglet Débours du dossier n est pas la même que celle de la fenêtre du transfert. 0. Ce message apparaît si la fiche indiquée dans la fenêtre de transfert n est pas la même que celle déjà présente dans l onglet Débours du dossier. Cliquer sur le bouton et effectuer les corrections nécessaires.. Pro-Cardex ajoute la transaction dans la fiche avec identification des lettres «Dt» pour le déboursé du transfert et des lettres «Rt» pour la recette du transfert

25 5 Modifier l affichage. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Grouper par banque-dossier/dégrouper.. Cliquer sur le titre d une colonne pour modifier l ordre de celle-ci (ex : Montant).. Cliquer à nouveau sur l icône Grouper par banque-dossier/dégrouper pour revenir à l affichage par défaut.

26 Imprimer le fidéicommis. Ouvrir la fiche, cliquer sur l onglet Fidéi. et cliquer sur l icône Imprimer.. Consulter et imprimer le détail de l historique du fidéicommis de la fiche pour tous les dossiers.. Imprimer le détail d un seul dossier à partir du menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Effacer toutes les dates et indiquer le numéro de dossier à imprimer. Cliquer sur le bouton pour continuer.

27 7 Rechercher une transaction. Sélectionner le menu Outils, Recherche pièce. Sélectionner la banque concernée.. Indiquer si vous désirez effectuer une recherche par date, par numéro de pièce, par montant ou une recherche sur les pièces non reportées dans l onglet Débours des dossiers à la date mentionnée.. Cliquer sur le bouton pour démarrer la recherche. Le résultat s affichera en fonction du type de recherche demandé.. Double-cliquer sur ligne identifiée par un numéro de dossier ou par un code de fiche, Pro-Cardex ouvre la fenêtre du dossier et sélectionne la transaction correspondante. 5. Cliquer sur le titre d une des colonnes pour en modifier l'ordre.. Indique si la transaction a été reportée (Rep.) à partir de la feuille Débours du dossier, pour une ligne identifiée par un numéro de dossier ou si la transaction a été pointée (Pointé) dans la fenêtre de pointage pour la conciliation mensuelle. 7. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 7

28 RAPPORT

29 9 Imprimer le Grand-livre. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Indiquer la période et la banque appropriée.. Indiquer les options à inclure dans le rapport.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. 5. Cliquer sur le bouton et la fenêtre. 5

30 0 Imprimer le détail des compte-clients. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Ajouter le code la fiche, si nécessaire. Indiquer la date et la banque appropriée. Inscrire un numéro de dossier pour un rapport spécifique.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

31 Imprimer le bordereau de dépôt. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Bordereau de dépôt. Indiquer la période et la banque appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur l icône Imprimer pour continuer.. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

32 Imprimer un pointage reporté. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Pointage reporté. Sélectionner la banque et la date appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. Cliquer sur le bouton et la fenêtre.

33 Imprimer une conciliation mensuelle. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Conciliation mensuelle. Sélectionner la banque et la date appropriée.. Indiquer les options à inclure dans le rapport.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. 5. Cliquer sur le bouton et la fenêtre. 5

34 Imprimer la conciliation annuelle. Sélectionner le menu Rapport, Fidéicommis, Détail compte-client. Indiquer l année et sélectionner la banque appropriée.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le message afin d ajouter la date de chaque dépôt en circulation, si nécessaire, envoi l envoie à la Chambre des Notaires. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Consulter le rapport. Cliquer sur le bouton et la fenêtre. 5

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