EQUISIS E-BANKING A. "E-BANKING" VIREMENTS NATIONAUX PARAMETRAGE. Comptes centralisateurs financiers

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1 EQUISIS E-BANKING A. "E-BANKING" VIREMENTS NATIONAUX Cette option vous offre la possibilité, via une interface claire, intuitive et sécurisée, de préparer, valider et exécuter L'ENSEMBLE DE VOS VIREMENTS BANCAIRES, qu'ils soient fournisseurs, mais également clients ou à destination de tiers (paiements des salaires, ONSS, TVA, ) Vous pourrez alors non seulement: - imprimer un virement collectif détaillé. - générer votre fichier de paiement qu'il vous suffira d'importer dans un logiciel standard de transfert bancaire comme Isabel, à destination de votre banque. mais aussi : - apurer automatiquement les mouvements (factures, notes de crédit, etc ) sélectionnés et les comptabiliser automatiquement dans un journal d'opérations diverses. PARAMETRAGE Comptes centralisateurs financiers Chaque compte général de type "centralisateur financier" (classe 55) utilisé pour la génération de virements collectifs doit être correctement paramétré. Pour cela, ouvrez le fichier des comptes généraux et modifiez un de ces comptes, puis cliquez sur le bouton "VCS" situé en bas à droite de l'écran. EQUISIS ouvre la fenêtre suivante, où un exemple d'encodage est spécifié à droite de l'écran : Les rubriques propres au module de virements nationaux sont les suivantes : - 1 -

2 - Code devise - Identification banque : code propre à chaque banque (en général, les 3 premiers chiffres de votre compte bancaire; veuillez contacter votre banque pour plus de détails). - Compte transitoire : compte général sur lequel seront enregistrés, au sein du journal d'od "Virement", les paiements sélectionnées. Si ce compte n'existe pas, il convient de le créer à ce stade. - Chemin d'accès : dossier présent sur votre disque dur, dans lequel seront enregistrés les fichiers de paiement à importer dans Isabel. - Coordonnées du donneur d'ordre (le choix de la langue se fait via le menu déroulant de droite). Fournisseurs Trois rubriques sont utiles au module "e-banking" dans la fiche "Fournisseur" : - Compte bancaire : s'il n'est pas encodé dans la fiche du fournisseur, celui-ci vous sera réclamé lors de la dernière étape de création du virement. - VCS : cochez cette case si les communications mentionnées sur les factures de ce fournisseur sont de type structurée (VCS = Virement à Communication Structurée) - 1 virement par facture : cochez cette case si vous souhaitez que chaque paiement de facture de ce fournisseur fasse l'objet d'un traitement séparé. Tiers Le paiement à des tiers (autres que fournisseurs ou clients) demande de spécifier leurs coordonnées (adresse, numéro de compte bancaire). Pour ce faire, vous utiliserez le fichier "Annuaire", en attribuant comme code (mnémonique), le numéro de compte général correspondant. Notre exemple reprend les coordonnées d'un salarié, dont le mnémonique se réfère au compte général : - 2 -

3 CREATION D'UN VIREMENT COLLECTIF Choisissez l'option "Virements fournisseurs" du menu "Etats" : vous obtenez un écran contenant 4 onglets: "Opération", "Paramétrage", Préparation" et "Validation". A chacun de ces écrans correspond une étape particulière de la création du virement. REMARQUES Si vous devez quitter le module de virements (bouton "Quitter" de l'onglet "Opération") à une quelconque étape du processus, le virement sera enregistré, de telle sorte que vous pourrez le récupérer plus tard, à l'étape là où vous l'aviez quitté. Pour des raisons évidentes de sécurité, une opération créée ne pourra en aucun cas être supprimée. Elle portera un statut particulier en fonction de son état d'avancement : opération en cours (1), transférée (2), comptabilisée (3), centralisée (4) ou abandonnée (5). 1) "Opération" : création d'une opération de paiement Cliquez tout d'abord sur le bouton "Créer" afin d'ajouter une opération de virement collectif. Vous passez alors à l'onglet "Paramétrage" : 2) "Paramétrage" : Choix du journal financier Dans l'écran de paramétrage, choisissez le compte centralisateur financier correspondant au compte bancaire que vous souhaitez débiter. EQUISIS vous affiche alors l'écran ci-dessous : NB : Si ce compte n'a pas été pré-configuré pour l'e-banking, double-cliquez dessus pour le visualiser, puis cliquez sur le bouton "VCS". Suivez ensuite les instructions décrites plus haut ("Paramétrage"). Revenez ensuite en arrière en cliquant sur la flèche en bas à droite de cet écran, puis sur "OK" pour enregistrer le paramètrage du compte bancaire. Vous arrivez alors à l'écran ci-dessous : - 3 -

4 Vous êtes maintenant prêt pour passer à la troisième étape : la préparation proprement dite du paiement : 3) Préparation : sélection des montants à payer Outre le paiement de factures ouvertes fournisseurs ("En cours fournisseurs", il est également possible, via les choix en haut à gauche de l'écran ci-après, de rembourser un client ("En cours clients"), de payer ou rembourser un fournisseur ou un client sans apurer de facture ou note de crédit ("Autres fournisseurs", "autres clients"), ou encore d'effectuer un paiement à destination d'autres tiers (salaires, ONSS, TVA ). A noter qu'au sein de cet onglet "Préparation", vous avez la possibilité d'opérer un tri sur la colonne de votre choix, par un simple clic sur le titre de celle-ci. En cours fournisseurs Pour payer vos factures ouvertes fournisseurs, cliquez sur le bouton "En cours Fournisseurs" à gauche de l'écran ci-dessous : Equisis affiche alors à droite la liste des fournisseurs chez qui vous avez des factures à payer. Pour payer l'ensemble des facture ouvertes d'un même fournisseur, double-cliquez sur ce fournisseur : la liste du bas détaillant les mouvements ouverts de tous les fournisseurs pointera alors les factures échues à payer pour ce fournisseur, et affichera le montant total à payer ainsi que le solde final du compte bancaire : - 4 -

5 Les boutons radio "Solde", "Spécial" et "Solde escompte" vous permettent respectivement de payer l'ensemble de la facture, un montant de cette facture à spécifier vous-même si vous souhaitez effectuer un paiement partiel, ou encore le montant correspondant au solde moins l'escompte. Pour pointer une par une les factures à payer, double-cliquer sur chacune d'elle. Pour les désélectionner, faites un nouveau double-clic, ou encore sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton "retirer paiement". En cours Clients Choisissez En cours Clients pour rembourser vos notes de crédit clients en cours. Procédez pour cela de la même manière pour que les en-cours Fournisseurs. Autres fournisseurs / Autres clients Choisissez Autres fournisseurs ou Autres clients pour effectuer un paiement (fournisseur ou client) non lié à une facture ouverte (dans le cas du paiement d'un acompte dont la facture n'a pas encore été reçue par exemple). Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter bénéficiaire" et spécifiez le code du fournisseur (ou du client) pour lequel vous allez enregistrer un paiement. Sélectionnez ensuite la ligne qu'equisis vous propose, indiquez le montant que vous souhaitez payer, puis cliquez sur le bouton "Valider paiement". Autres tiers Choisissez Autres tiers pour effectuer des paiements non liés à une fiche fournisseur ou client : paiement des salaires, ONSS, TVA, etc. Pour ce faire, il convient au préalable d'avoir créé et paramétré les fiches "Annuaire" adéquates, tel que décrit plus haut dans ce guide. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter bénéficiaire" et spécifiez le code du tiers pour lequel vous allez enregistrer un paiement. Sélectionnez ensuite la ligne qu'equisis vous propose, indiquez le montant que vous souhaitez payer, puis cliquez sur le bouton "Valider paiement"

6 4) Validation : génération du virement et comptabilisation Une fois les paiements sélectionnés, cliquez sur l'onglet "Validation" pour passer à la dernière étape. Celle-ci vous permet d'effectuer les opérations suivantes: - contrôle des paiements, des comptes bancaires respectifs, - retirer un paiement si nécessaire - impression du virement collectif, avec ou sans détail - transfert du virement, càd création sur votre disque dur du fichier à transférer à la banque. Cliquez pour cela sur le bouton "Transférer" : - Comptabilisation du virement, càd création d'une écriture dans le journal d'opérations Diverses "Virement". Une fois ces opérations effectuées avec succès, il ne vous restera plus qu'à centraliser l'écriture. Les factures seront alors apurées par une écriture au débit du compte transitoire spécifié (550001). A la réception de vos extraits dans votre journal financier, vous n'apurerez donc plus les factures, mais bien les mouvements passés sur ce compte transitoire

7 B. E-BANKING VIREMENTS ETRANGERS Cette option est analogue à celle des virements nationaux, à savoir qu'elle vous permet de préparer et valider vos virements internationaux, d'imprimer un virement collectif, de générer un fichier à destination de votre banque, et d'apurer automatiquement les mouvements sélectionnés. Le paramétrage est identique également, hormis le fichier "Pays" à paramétrer comme suit : - ISO : code ISO du pays C. E-BANKING EXTRAITS CODA Cette option vous offre la possibilité d'automatiser entièrement les encodages de vos extrait financiers, en injectant dans le journal financier adéquat le fichier quotidien généré par Isabel. Pour autant que l'information soit complète (voir plus bas), EQUISIS sera alors capable d'identifier le compte client ou fournisseur (ou autre) à créditer ou débiter, ainsi et surtout que la pièce à apurer. Choix du dossier d'importation Avant d'importer les extraits dans le journal financier, il convient de copier dans un dossier spécifique du disque dur le ou les fichier(s) Coda à importer, puis de spécifier à EQUISIS le chemin d'accès à ce dossier. Pour ce faire, sélectionnez tout d'abord le journal financier dans lequel se fera l'importation (menu "Comptabilité/Saisie Compta Générale/Choix du journal financier"), puis cliquez sur le bouton "Step 1" dans la partie inférieure gauche de l'écran. Le programme vous demandera alors de choisir le dossier contenant les fichiers Coda : Choix du fichier Coda à importer L'importation des extraits financiers se fait extrait par extrait, et donc fichier par fichier. Cliquez sur le bouton "Step 2" pour demander à Equisis de vous afficher le contenu du dossier Coda : la date de l'extrait, ainsi que le solde du compte financier s'afficheront alors, vous permettant de vérifier quel fichier vous devez importer : - 7 -

8 Vous voyez que, dans l'exemple, notre dossier Coda contient les extraits financiers de 9 jours, et que le solde du compte bancaire choisi correspond bien au solde affiché sur l'extrait à importer. Vous pouvez alors sélectionner ce fichier, et cliquer sur "OK" pour lancer l'importation. Apurements des paiements EQUISIS va maintenant passer en revue, un par un, les paiements présents sur l'extrait sélectionné, et tenter d'apurer le montant ouvert correspondant. Cet apurement pourra s'effectuer automatiquement dans un des cas suivants : - si une communication structurée a été spécifiée lors du paiement et que celle-ci est présente dans EQUISIS (facture de vente ou d'achat), EQUISIS pourra directement identifier le client ou fournisseur et la facture à apurer - si le numéro de compte bancaire du client ou du fournisseur présent dans l'extrait à importer existe dans EQUISIS, le programme pourra identifier ce client ou ce fournisseur et apurer le montant correspondant (pour autant que le montant à apurer corresponde à une facture ouverte). Dans ce cas, EQUISIS vous proposera de confirmer l'apurement du paiement au sein de la fenêtre suivante, puis passera au mouvement suivant de l'extrait : - 8 -

9 Dans les autres cas, EQUISIS vous proposera une fenêtre de dialogue affichant les informations suivantes, issues du fichier Coda à importer : - montant du mouvement à importer - communication - nom du tiers - adresse du tiers En fonction de ces informations, il vous sera possible d'identifier le compte à débiter ou créditer, en le sélectionnant par l'intermédiaire d'un des trois boutons présents : Clients, Fournisseurs, ou Comptes Généraux. Il ne vous reste plus alors qu'à valider l'apurement proposé de la facture, ou d'effectuer l'opération nécessaire si le montant payé ne correspond pas au montant ouvert dans le compte choisi

10 Une fois tous les mouvements de l'extraits importés, ils ne vous reste plus qu'à valider l'écriture du journal financier, et de passer à la suivante en cliquant à nouveau sur "Step 2" pour importer l'extrait suivant. D. E-BANKING DOMICILIATIONS Cette option n'est pas encore disponible actuellement