Importation des données dans Open Office Base

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1 Importation des données dans Open Office Base Il est aujourd'hui assez rare dans les bureaux de créer un environnement de base de données de toutes pièces. Les données sont manipulées depuis longtemps à l'aide du tableur et les difficultés de traitement des listes incitent à passer à un autre type de produit. Les requêteurs de base de données intégrés dans les suites bureautiques permettent de récupérer facilement les données en provenance de tableur ou celles au format texte. Il n'y a pas de fonction d'importation à proprement parler. Il faut tout d'abord créer une base Open Office Vous obtenez une base vide qui vous propose de travailler sur 4 types d'objets : les tables qui contiennent les données ; les requêtes qui permettent d'obtenir des vues particulières sur les données ; Les formulaires pour manipuler les données à l'écran les rapports qui permettent d'imprimer des listes. Précisez ensuite le séparateur utilisé en cochant la bonne case. Pour importer un fichier au format texte, Choisissez Fichier / Ouvrir et sélectionnez le fichier correspondant. Ans la zone Type de fichiers, sélectionnez tous les types de fichier pour repérer les fichiers texte à l'extension txt ou csv. Jacques Chambon 1/5

2 Le fichier s'ouvre dans l'application «calc» (tableur) d' Open Office. Pour importer les données du tableur, il tout d'abord les sélectionner à l'aide de la souris et faire glisser la sélection sur l'icône Tables de la base de données. Votre sélection doit comprendre la première ligne des données indiquant le nom de chaque colonne de la liste. Le premier écran permet de préciser le nom de la table à créer. Dans une base données, chaque table doit posséder une clé primaire. Si les données récupérer n'ont pas de colonne identifiante, il est possible de la créer en cochant la case «Créer une clé primaire» et en précisant le nom de la colonne. On préconise à ce niveau une codification homogène des champs de la table. Nous choisissons de faire précéder les noms des champs par les trois premiers caractères de la table. On ait passer ensuite les colonnes disponibles dans la partie droite du tableau. Bien sûr cette étape demande réflexion. Il ne faut récupérer que les colonnes nécessaires. Pour savoir quelles colonnes utiliser, il faut vous référer à la théorie des bases relationnelles et principalement à la notion de dépendance fonctionnelle. Jacques Chambon 2/5

3 L'étape suivante consiste à choisir le bon type de données pour chaque colonne récupérée. On termine l'importation en cliquant sur le bouton «Créer». La table bateau apparaît alors dans la liste des objets tables. Importation de la table TYPE_BATEAU La méthode d'importation est presque la même que pour la table BATEAU. On ouvre à partir du menu Fichier le fichier «type_bateau.csv», mais on ne sélectionne pas les données. On se contentera dans un premier temps uniquement des intitulés de colonne. On ne demandera pas non plus la création de la clé primaire dans un premier temps puisque la table contient la colonne TYP_BAT_CODE qui doit jouer ce rôle. On la définira dans un deuxième temps. On ne cochera donc pas la case «Créer la clé primaire». Jacques Chambon 3/5

4 Dans la partie définition des types de données, il faudra bien faire attention à accorder les types de la clé primaire TYP_BAT_CODE de cette nouvelle table avec celui de la clé étrangère de la colonne TYP_CODE de la table BATEAU. Dans cet exemple les champ doivent être du type Integer. Au moment de créer la table, vous répondrez non, à la proposition de création de la clé primaire. Création à posteriori de la clé primaire. Cliquez bouton droit sur le nom de la table TYPE_BATEAU puis sur l'option «Modifier». Sélectionnez, dans la marge de gauche, la ligne de TYP_BAT_CODE et cliquez bouton droit de la souris. Le menu contextuel, permet alors de définir ce champ comme clé primaire. Le symbole de clé primaire apparaît après qu'un message d'erreur ait été généré. Mais on retrouve la rubrique en dernière ligne. Il faut donc, dans le tableur intervertir les colonnes pour les mettre en correspondance. Pour coller les données dans la table TYPE_BATEAU, sélectionnez toutes les lignes de la liste du tableur (y compris les en-têtes de colonne) et lancez la commande de copie. (Ctrl + C par exemple) Positionnez vous dans la partie Tables de la base de données et cliquez bouton droit pour obtenir le menu «Coller» Jacques Chambon 4/5

5 Cochez la zone ajouter des Données. Il ne vous reste plus qu'à vérifier la correspondance des colonnes entre le tableur et la table. Cliquez sur le bouton Créer pour transférer les données. Création des relations Pour créer les relations entre les diverses tables, utilisez le menu Outils / Relations, Sélectionnez les tables avec la souris et cliquez sur le bouton «Ajouter». Faites ensuite glisser la souris entre les clé primaire et les clés étrangère. Dans l'exemple qui vous est fourni, on peut partir de TYPE_CODE de la table Bateau pour aller sur TYP_BAT_CODE de la table TYPE_BATEAU. Jacques Chambon 5/5