BML Informatique Tableur OpenOffice.org Calc Mercredi 8 avril 2015

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1 BML Informatique Tableur OpenOffice.org Calc Mercredi 8 avril 2015 Un tableur est un logiciel qui permet de créer et d'utiliser des feuilles de calcul électronique afin de réaliser des tableaux et des graphiques qui pourront être présentés et modifiés en temps réel sans avoir à refaire les calculs. Open Office Calc(que nous symboliserons par OOC) est le tableur d'open Office qui est très proche d'excel et qui a l'avantage d'être gratuit! Présentation de l'environnement Pour lancer OOC, cliquer sur le programme OpenOffice puis sur Calc. Lorsque OOC est lancé, un nouveau classeur s'ouvre par défaut (les fichiers s'appellent des "classeurs" et se composent par défaut de 3 feuilles de calcul). Une feuille de calcul est un ensemble de lignes et de colonnes qui contient du texte, des chiffres ou des formules. Chaque colonne possède un en-tête référencé par une lettre (A,B,C, etc.) et chaque ligne est référencée par un chiffe (1, 2, 3, etc). Une cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne, son adresse est constituée des coordonnées du point d'intersection où elle se trouve (B3, D4,A1 ). Chaque cellule peut contenir des nombres, du texte ou des formules utilisant des valeurs d'autres cellules voire d'autres feuilles pour calculer un résultat attendu. Pour faciliter le calcul, les tableurs disposent de fonctions intégrées qui exécutent des calculs plus complexes que les opérations courantes addition, soustraction, etc... La fenêtre(ou écran) du tableur est composée des éléments ci-dessous que nous retrouvons donc dans la plupart des logiciels.

2 L'écran du tableur présente comme pour toutes les applications de la suite OpenOffice, les caractéristiques classiques des fenêtres : La barre titre avec le nom de l'application et le nom du fichier ouvert (par défaut Sans nom 1). A droite de cette barre se trouvent les boutons «système» (Réduire - Agrandir / Restaurer -Fermer) La barre des menus : toutes les commandes sont accessibles par les menus. La barre d'outils : elle permet de lancer des commandes par un simple clic de souris. La barre de mise en forme : les boutons sont utilisés pour la présentation du texte. La barre d'instruments : située verticalement à droite ou à gauche de l'écran ou intégrée à la barre de mise en forme. On l'utilise pour insérer des objets dans la feuille ou réaliser des actions diverses. La barre de formule et la zone nom. La barre de formule affiche le contenu de la cellule sélectionnée. Ce contenu est différent de la valeur affichée dans la cellule. Par exemple, une cellule qui contient l'expression =2+2 affichera 4 A gauche de la barre de formule se trouve la zone nom, qui indique l'adresse de la cellule active. La feuille de calcul L'espace de travail, qui nous apparaît comme un tableau est une feuille de calcul composée de colonnes et de lignes de cellules. La feuille de calcul occupe la totalité de l'espace de travail. Elle dispose de lignes (numérotées) et de nombreuses colonnes (référencées par des lettres de A à AMU). Les informations sont saisies dans une cellule, la cellule active. Visible par son contour épais, sa position est affichée dans la zone nom, à gauche de la barre des formules Les feuilles sont repérées au bas de l'écran. On peut en ajouter, en supprimer, les renommer en utilisant le clic droit sur le nom de la feuille. On peut aussi, si le tableau est trop volumineux pour apparaître dans une fenêtre, bloquer une partie de cette fenêtre et n'en faire défiler que l'autre partie : utiliser le menu «fenêtre/fixer» (et inversement pour débloquer).

3 Se déplacer dans la feuille de calcul Au clavier les flèches de direction permettent un déplacement de ligne à ligne ou colonne à colonne Avec la souris : cliquer dans la cellule que l'on veut atteindre - les barres de défilement. La cellule active peut alors n'être plus visible. - maintenir le clic étend la sélection, si le pointeur de souris glisse vers un bord de fenêtre, la feuille de calcul défile plus ou moins vite selon la position du pointeur. Dans la zone nom, saisir l'adresse soit de la cellule à atteindre, soit d'une plage de cellule à sélectionner. La cellule On peut y saisir au clavier : Du texte aligné à gauche par défaut : - Des valeurs alignées à droite par défaut : Des formules : - Des fonctions :

4 La modification de cellule Pour modifier le contenu d'une cellule, on peut: double-cliquer sur la cellule contenant les données à modifier, puis effectuer les modifications nécessaires dans le contenu des cellules puis valider les modifications en appuyant sur ENTRÉE soit cliquer sur la cellule et effectuer les modifications dans la barre des formules. Si la cellule contient une formule ou une fonction, OOC affiche en couleurs les cellules auxquelles le calcul ou la fonction fait référence. Sélectionner des cellules Sélection étendue, plage de cellules Plusieurs cellules peuvent être sélectionnées en même temps, mais une seule reste active, ici B4 Pour sélectionner (comme l'image ci-dessus),avec la souris : pointer sur A2 et maintenir le clic en glissant jusqu'à B4 Sélection discontinue La sélection peut également être discontinue, ou dissociée. Maintenir la touche CTRL, pendant les sélections successives, Dans une sélection discontinue, la poignée a disparu. Pour OOC la plage est ici, A2:B4;A6:B6, le séparateur de plages discontinues est alors le point virgule.la cellule active est B6. Sélectionner des lignes et/ou des colonnes Cliquez sur les en-têtes. Elles peuvent être adjacentes. en faisant glisser la souris sur les entêtes de colonnes ou sur les numéros de lignes, en sélectionnant la première ligne ou colonne, puis en maintenant la touche MAJ enfoncée, on sélectionne la dernière ligne ou colonne, Elles peuvent être discontinues par la touche CTRL. Insérer des lignes ou des colonnes 1- Sélectionner une ligne ou une colonne 2- Cliquer du bouton droit de la souris sur la sélection et choisir Insérer ligne ou Insérer colonne. Manipuler les cellules La cellule active ou la plage de cellules sélectionnée est surlignée et à l'angle inférieur droit,un carré noir se distingue de la bordure, la poignée. Avec la souris Quand le pointeur est sur la poignée, il a la forme d'une croix fine. A ce moment, en glissant tout en maintenant le clic, la sélection est élargie aux cellules adjacentes. Le menu Edition permet de recopier/déplacer le contenu par copier/coller ou couper/coller. Mettre en forme des cellules Il faut d'abord sélectionner les cellules ou la plage que l'on veut mettre en forme.

5 Toutes les possibilités sont accessibles par le menu Format / Cellule. La boite de dialogue possède sept onglets : Nombres OpenOffice Calc propose un large catalogue (classé en catégories et types) de formats de nombre. Certains formats sont même personnalisables. Police Permet de choisir une mise en forme de police de caractère... Effets de caractères Pour souligner, barrer, mettre en relief. Alignement Permet d'aligner, d'orienter le texte... A remarquer le renvoi à la ligne dans une cellule. Bordure Permet de choisir des styles de traits, leurs couleurs et places... Arrière-plan Concerne la couleur de remplissage. Protection Les options ne sont valides que si la feuille est protégée. Verrouillées, les cellules sont protégées, masquées, la formule est cachée. On peut aussi fusionner des cellules, notamment pour des titres ou des groupes de cellules par la fonction accessible dans le menu «format». A noter, certains formats sont accessibles rapidement par la barre d'outils mise en forme. Ajustement des largeurs de colonnes et des hauteurs de lignes : si l'entrée dans une cellule dépasse sa largeur, dans le menu format, jouer sur la largeur de colonne ou hauteur de ligne ou placer le curseur entre les en-têtes de colonnes et, lorsque le curseur a changé de forme, faire un cliquer/glisser pour élargir la colonne ou la ligne ou si l'on veut adapter la largeur au texte le plus large, dans format/colonne/largeur optimale, décocher la case «valeur par défaut» Après avoir vu la mise en forme d'une feuille de calcul, nous allons maintenant voir comment utiliser le tableur pour effectuer les calculs de base les plus fréquents pour qui veut utiliser le tableur comme outil de calcul seul. Les opérations Dans notre exemple simple, on va additionner le contenu des cellules A1 et A2 et retrancher celui de A3. Cliquer dans la cellule où l'on va afficher le résultat. Pour indiquer que la cellule contient un calcul, on commence à saisir le signe = dans la cellule où l'on veut voir apparaître le résultat.

6 Puis on clique sur la première cellule qui contient le premier nombre de l'opération, ici A1. Le contenu de la cellule A1 se trouve ajouté après le signe =. Il est également possible de taper directement le contenu de la cellule après le signe = (en majuscule ou minuscule). On voit, en même temps que ce qui figure dans la cellule vient aussi s'inscrire dans la barre de formule. Une fois notre premier contenu indiqué, nous allons taper, au clavier, l'opérateur numérique choisi : + addition - soustraction * multiplication / division Puis on clique sur la deuxième cellule contenant le deuxième terme de notre formule de calcul. On tape au clavier le deuxième opérateur choisi et ainsi de suite pour obtenir le tableau suivant : Il ne nous reste plus qu'à valider avec la touche «entrée» et notre calcul est effectué : On voit bien que notre formule figure dans la barre des formules et le résultat dans la cellule choisie pour afficher ce résultat après la validation. Quelques commentaires : les cellules choisies comme éléments du calcul n'ont pas besoin d'être adjacentes : elles peuvent être dans des colonnes différentes et espacée de plusieurs lignes si on fait une erreur dans une sélection de cellule de la formule, il est possible de rectifier la formule soit dans la barre de formule soit après un double clic dans la cellule de résultat. Un clic dans la barre de formule met en couleur les cases concernées par la formule et repositionne la formule dans la case du résultat. Il suffit de corriger l'erreur, de valider et la correction est faite. Utilisation des parenthèses : Lorsque le calcul contient à la fois, addition multiplication soustraction et division, OOC donne la priorité à la multiplication et la division. Ici par exemple, il multiplie A2 par A1, puis additionne A3, peu importe l'ordre des cellules A1, A2 et A3 dans la formule.

7 Ce n'est peut-être pas ce que je voulais faire : je voulais par exemple additionner A3 et A2 puis les multiplier par A1. Il faudra alors utiliser des parenthèses qui vont indiquer l'ordre des calculs : ici : Bien que les contenus, l'ordre des cellules et les opérateurs soient les mêmes, on n'obtient pas le même résultat : attention, ceci est une cause fréquente d'erreur dans les formules... A noter que l'on peut accumuler les parenthèses pour effectuer les calculs un peu plus complexes : on entre dans la haute voltige!!! TRI DE DONNEES OOC permet de trier rapidement une liste de données ou une liste d'enregistrement de données. Prenons l'exemple du tableau de consommation de carburant Tri par données : on peut trier par date (par ce raccourci, on ne peut trier que sur un seul critère), ce qui est le cas sur l'exemple mais aussi par montant par exemple. Pour cela, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne puis sur le bouton Tri d'enregistrements de données : c'est le cas le plus intéressant et le plus utile. Reprenons notre tableau de consommation : nous voulons classer les données par consommation décroissante (et non plus par date). On n'oublie pas, d'abord, de sélectionner la base de données. On peut ensuite lui donner un nom et appliquer des filtres; cela est un peu long à expliquer mais, pour ceux qui souhaitent utiliser les filtres, se reporter à l'aide dans la partie tri Puis, dans le menu «données», cliquer sur «trier» Il ne reste plus qu'à compléter les critères de tri en remarquant que l'on peut trier selon un premier critère puis appliquer au résultat obtenu un deuxième critère applicable sur une autre colonne et même un troisième. A noter que l'on peut compléter ce tri par des options présentées dans le deuxième onglet de cette fenêtre.

8 Quelques compléments Impression du document. Par défaut, OOc imprime la totalité des données contenues dans le classeur. Vous devez limiter la zone d'impression grâce à la commande «Format / Zone d'impression / Définir» : il faudra définir la zone d'impression avant de visualiser le résultat et de lancer l'impression. Définition de la mise en page : La commande «Format / Page» permet de régler la mise en page des feuilles : l'orientation paysage ou portait, l'alignement de la table dans la page, la marge haute, basse, gauche, droite, l'insertion et la personnalisation d'en-tête et pied de page. L'onglet «Classeur» de cette commande permet aussi de réduire ou d'agrandir l'impression pour que la zone d'impression tienne en entier dans la largeur ou bien même dans la totalité de la page par le moyen de l'échelle. On peut aussi, avec ce même menu, régler les marges. Enfin, il sera possible d'insérer un en-tête et un pied de page avec des noms, références, dates,etc. Pour cela, toujours dans le même menu «Format / Page», il suffira de se rendre dans l'onglet approprié et de cliquer sur «édition» pour compléter les éléments souhaités. Insertion de commentaires. Il peut être utile, notamment lorsqu'on veut préciser une information sur une valeur saisie (l'exemple le plus classique est celui de l'enregistrement des dépenses sur un tableau) de compléter la cellule par un commentaire. Clic droit dans la cellule où le commentaire doit être ajouté et clic sur «insérer note». Ce commentaire est transparent lors de la suite des calculs et n'apparaîtra pas à l'impression. Seul subsistera, pour rappeler ce commentaire, un point rouge en haut à droite dans la cellule. Un clic gauche dans cette cellule permettra de modifier ou d'annuler le commentaire. Les graphiques Les graphiques ou diagrammes sont un outil d accompagnement bien utile du tableur. Ils permettent de mettre en évidence les caractéristiques de séries de nombres et d interpréter plus facilement leur contenu : représenter en image est plus facile que de lire des tableaux de chiffre; on pourra en faire l expérience sur un exercice. Pour présenter le cheminement, nous allons constituer un tableau de chiffres représentant ( de manière fictive!!!) le nombre de participants inscrits aux cours de BML informatique ainsi que le pourcentage de participants constaté et donc le nombre réel de participants.

9 Sur la feuille de calcul, sélectionner la partie à transformer en graphique. Ici : Inscriptions et participation aux cours BML Informatique Cours Initiation Perfectionnement Protéger son PC Photo numérique OpenOffice text Nbre de participants % participation Nbre participants réel Cours Initiation Perfectionnement Protéger son PC Photo numérique OpenOffice text Nbre de participants Choisir alors le menu «insérer/diagramme» ou cliquer sur La fenêtre suivante s ouvre: On peut alors choisir le type de diagramme, différentes options que nous ne détaillons pas ici puis, en cliquant sur éléments de diagramme, on complètera titres, légendes, etc... A noter que nous pouvons: changer les dimensions en cliquant sur le graphe pour le sélectionner et en utilisant les points verts des angles. modifier tous les aspectes du graphe par un clic droit sur la partie à modifier : de nombreuses options sont possibles dans le menu et dans les onglets. Copier le graphe et le coller par exemple sur un fichier Oowriter. Etc.

10 EXERCICES 1. Réaliser un tableau comme celui ci-après en complétant les formules et en respectant centrages et encadrements 2 : Compléter les calculs du tableau suivant : BUDGET FAMILIAL en Mois Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. TOTAL Recettes Salaire henri Salaire Julie Allocations familiales TOTAL Dépenses Assurances Electricité-Gaz Habillement Impôt Logement (loyer) Loisirs et Divers Nourriture Téléphone Voiture TOTAL SOLDE Cumul des soldes Economie 3 : à faire chez vous : tableau de consommation de carburant calculer le prix unitaire du carburant pour chaque remplissage de réservoir et le prix moyen global ainsi que la consommation à chaque étape et la consommation moyenne globale à partir du tableau suivant :

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