Module 1 : Tableau de bord Excel * 2010 incl.*

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1 Module 1 : Tableau de bord Excel * 2010 incl.* 1.0 Introduction Excel nous aide à mieux comprendre les données en les plaçant dans des cellules (réparties en lignes et en colonnes) et au moyen de formules permettant d effectuer des connexions et des calculs pertinents entre ces cellules. Il existe quelques différences entre les versions 2007 et 2010, aussi la section 1.1 ci-dessous s intéresse-t-elle aux spécificités de 2007, la section 1.2 à celles de 2010, et la section 1.3 et suivantes aux fonctionnalités communes. Les modifications de l interface introduites dans Office 2007 ont été plus importantes que lors des mises à niveau précédentes, notamment celles d Office 95 et Office 97. Si les mises à niveau d Office depuis la version 97 ont ajouté des fonctionnalités et des modifications de l interface utilisateur de manière progressive, Office 2007 a apporté un changement radical de l interface dans son ensemble. Il s agissait semble-t-il de répondre aux études suggérant que la plupart des fonctionnalités ajoutées à la demande des utilisateurs existaient déjà dans les applications Office, mais que les utilisateurs ne parvenaient pas à les trouver. De ce fait, Microsoft s est efforcé de simplifier l interface pour que les utilisateurs puissent localiser plus facilement les fonctions recherchées. Les interfaces 2007 et 2010 témoignent également d une évolution de structure davantage centrée sur les tâches, principalement autour du ruban sur le haut de l écran (voir ci-dessous). Le ruban n a pas vraiment reçu un accueil enthousiaste. Sauf quelques utilisateurs cherchant à savoir où se trouvaient désormais leurs options habituelles, il était difficile dans la version 2007 de personnaliser le ruban lui-même malgré la présence de la barre d outils Accès rapide. Office 2010 intègre désormais une fonction de personnalisation du ruban et le bouton Office (voir 1.1.3) est remplacé par un onglet Fichier bien plus explicite et moins mystérieux. 1.1 Spécificités d Excel Interface d Excel 2007 Vous devez voir dans Excel 2007 quelque chose comme ceci : 2010 Excel with Business 1 Module 1: Tableau de bord Excel

2 1.1.2 Le ruban Le Ruban constitue le changement le plus important instauré par Excel Nous abordons les fonctions accessibles depuis le Ruban dans différents modules plus loin dans le cours. Nous évoquerons simplement ici la présentation : Onglet Commande Groupe Lanceur boîte de dialogue Comme vous pouvez le voir, sept onglets remplacent dorénavant le Menu options d Excel 2003 : 1. Accueil 2. Insertion 3. Mise en page 2010 Excel with Business 2 Module 1: Tableau de bord Excel

3 4. Formules 5. Données 6. Révision 7. Affichage Un clic sur l un de ces onglets ouvre un sous-menu qui se déploie sur l ensemble de l écran. Les boutons de commande contiennent à eux seuls d autres commandes, dirigeant vers un autre menu. Les commandes sont agencées en Groupes dont certains comportent une petite flèche en bas à droite qui ouvre une boîte de dialogue tel qu illustré ci-dessous (exemple du groupe Graphiques auquel on accède depuis l onglet Insertion) : Le bouton Office Le bouton Office (alias La Sphère ) en haut à gauche de l écran, remplace l ancien menu Fichier d Excel Il vous permet d accéder aux fonctions Ouvrir, Imprimer, Enregistrer, etc. et renseigne sur les derniers fichiers ouverts. Il vous permet également de modifier de façon permanente de nombreux paramètres sur un ordinateur donné grâce aux Options Excel. Le bouton Office est vraiment utile ; alors ne soyez pas comme de nombreux utilisateurs d Excel 2007 qui pensent qu il ne s agit que d une fioriture! Les fonctions accessibles depuis ce bouton sont abordées en détail dans le module 3 : Personnaliser Excel Excel with Business 3 Module 1: Tableau de bord Excel

4 1.1.4 Barre d outils Accès rapide et titres La barre d outils Accès rapide est placée de façon discrète à la droite du gros bouton Office : Nous y trouvons par défaut les icônes Enregistrer, Annuler et Rétablir Mais en cliquant à droite sur la flèche du menu déroulant, un certain nombre d options apparaissent : Cochez celles qui vous permettent un Accès rapide à la fonction de votre choix. Vous pouvez aussi utiliser ce menu pour réduire temporairement le Ruban (dernière option en bas ; plus d informations sur le Ruban ci-après). Même si le Ruban d Office 2007 est généralement une nouveauté appréciée, il prend beaucoup d espace. Vous pouvez éventuellement préférer ceci : 2010 Excel with Business 4 Module 1: Tableau de bord Excel

5 1.2 Excel Interface d Excel 2010 Vous devez voir dans Excel 2010 quelque chose comme ceci : Notez que le nombre total de lignes et de colonnes est le même que dans Excel Excel with Business 5 Module 1: Tableau de bord Excel

6 1.2.2 Personnalisez votre ruban Examinons comment faire pour personnaliser le ruban. Un clic droit n importe où dans le ruban ouvre un menu incluant la nouvelle option Personnaliser le ruban. Ceci vous amène sur un écran similaire à la page Personnaliser la barre d outils Accès rapide, mais affiche le contenu actuel du ruban : Dans la colonne Personnaliser le ruban, chaque onglet du ruban peut être déplacé en sélectionnant et en utilisant les flèches haut et bas à droite. Vous pouvez aussi déplacer les éléments en les faisant glisser dans la section Personnaliser le ruban, y compris en faisant glisser des commandes d un groupe personnalisé à un autre. Le bouton de déroulement situé à gauche de chaque onglet/groupe permet d afficher le contenu détaillé, et les cases à cocher activent l affichage de l onglet en entier. Au-dessous de la présentation des options actuelles du ruban se trouvent des boutons pour créer d autres onglets personnalisés et de nouveaux groupes au sein des onglets, ainsi que la possibilité de modifier la sélection en cours à l aide du bouton renommer permettant de choisir différentes icônes pour les groupes et commandes, et de renommer les commandes, les groupes et les onglets. Imaginons que nous voulons créer un nouvel onglet pour analyser des données de compte dans Excel. En cliquant sur Nouvel onglet, un nouvel onglet apparait au-dessous de l onglet actuellement sélectionné contenant un nouveau groupe personnalisé par défaut. Nous sélectionnons ensuite chaque onglet et utilisons le bouton Renommer pour entrer la description correspondante : 2010 Excel with Business 6 Module 1: Tableau de bord Excel

7 Après avoir créé le nouvel onglet et groupe, nous pouvons ajouter des commandes au groupe et créer des groupes supplémentaires : Le menu déroulant Sélectionner les commandes depuis permet de sélectionner les commandes Standard, les Commandes absentes du ruban ou Toutes les commandes. On peut également décider de sélectionner divers onglets existants, ou choisir dans une liste de macros Excel with Business 7 Module 1: Tableau de bord Excel

8 Nous avons choisi Tous les onglets et ajouté ensuite deux options depuis l onglet Groupe de données externes de l onglet de données et certains types de graphiques depuis le groupe Graphiques de l onglet Insertion, ainsi que la commande Gain/Perte du groupe Sparkline du même onglet. Voici comment apparaît notre nouveau ruban personnalisé : Parmi les nouvelles options de personnalisation, la fonction Exporter est réellement utile. Elle permet de combiner les personnalisations du ruban et de la barre d outils Accès rapide dans un fichier que vous ou une autre personne pouvez importer. Il ne semble pas exister un moyen simple d associer facilement et automatiquement des documents particuliers à un fichier de personnalisation spécifique, mais ceci devrait encore plus inciter à adapter l interface aux exigences d une tâche particulière Onglet Fichier Dans Excel 2010, le bouton Office / Sphère (voir 1.1.3) est remplacé par un onglet Fichier certainement plus repérable situé sur le principal ruban de l interface. Ce n est pas seulement le bouton/onglet par lui-même qui a changé. L onglet fichier contient dorénavant beaucoup plus d informations qu auparavant. Le nouvel écran de paramétrage s intitule mode Backstage Excel with Business 8 Module 1: Tableau de bord Excel

9 Plus important, c est là que vous trouverez désormais vos options d application. 1.3 Zone Nom et Barre de formule Zone Nom La zone Nom affiche la référence de la cellule active. Ainsi, si vous êtes en train de travailler sur la cellule F5, vous voyez apparaître «F5» dans la Zone Nom. Cette zone affiche également le nom attribué à une cellule ou à une plage de cellules (voir module 18 : Plages nommées) Barre de formule La barre de formule se compose du bouton d assistant de fonction fx et d une bande blanche à droite qui affiche le contenu de la cellule. L assistant de fonction vous guide à travers le processus de formulation de fonction étape par étape. Il s avère précieux quand vous utilisez une fonction pour la première fois, mais 2010 Excel with Business 9 Module 1: Tableau de bord Excel

10 nous vous recommandons de vous familiariser avec la plupart des fonctions comme proposé dans ce cours afin ne pas avoir besoin de vous en servir. Un clic sur le bouton fx ouvre cette fenêtre : Qui offre même une fonction de recherche en haut si vous n avez aucune idée de la fonction qu il vous faut sélectionner. Vous trouvez en dessous une liste déroulante de catégories de fonctions telles que Statistiques, Mathématiques, etc. (voir les modules et 20). Le dernier champ vous permet de sélectionner la fonction elle-même. L autre manière d accéder aux fonctions est d utiliser l onglet Formules dans le Ruban Remplissage automatique de formule Excel 2010 a aussi amélioré la manière générale dont les formules sont insérées. Lorsque l on commence à insérer une formule, dès l entrée du nom de la fonction ou de la plage, Excel affiche une invite de Remplissage automatique incluant les fonctions ou les noms de plages correspondants. Dans l exemple ci-dessous, nous avons intitulé une cellule sur notre feuille Summit. Quand nous commençons à insérer =su, Excel affiche toutes les fonctions et tous les noms commençant par su: 2010 Excel with Business 10 Module 1: Tableau de bord Excel

11 Si vous faites défiler la liste, une brève description s affiche pour chaque fonction. Bizarrement, si l on sélectionne l une des options et que l on appuie sur la touche Retour, l option n est pas sélectionnée et la formule conserve sa forme =su. Pour utiliser cet outil correctement, il faut double-cliquer sur l option choisie, ce qui permet ensuite de compléter la formule correctement. 1.5 La feuille Enfin la feuille, nous y voilà! Même si, à l ouverture d un nouveau classeur, vous ne voyez qu une trentaine de lignes et une vingtaine de colonnes, il y a en fait plus d un million de lignes dans Excel 2007 et plus de colonnes. Cet immense canevas est capable d organiser un montant énorme de données et de calculs. Cliquez simplement sur n importe quelle cellule pour saisir des nombres ou du texte. Servezvous ensuite des touches fléchées pour vous déplacer sur la feuille (utilisez la touche Ctrl pour aller plus vite voir module 2 : Fonctions de base Navigation & Édition). La bordure aussi est utile. Pour sélectionner la colonne B dans sa totalité, cliquez simplement sur la lettre B : Faites de même pour une ligne ou un ensemble de lignes (pour sélectionner plusieurs lignes, cliquez sur un numéro de ligne à gauche, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le haut ou vers le bas) : 2010 Excel with Business 11 Module 1: Tableau de bord Excel

12 Vous pouvez même cliquer sur le carré en haut à gauche pour sélectionner toute la feuille : Ceci est utile pour effacer toutes les données ou appliquer le même format à toutes les cellules. Enfin, tout au bout à droite se trouve l ascenseur (barre de défilement vertical) qui vous permet de vous déplacer jusqu en bas de ces 1 million de lignes bien plus vite que la flèche 2010 Excel with Business 12 Module 1: Tableau de bord Excel

13 1.6 Feuilles, Barre de défilement horizontal et Barre d état Les feuilles Ouvrez un nouveau classeur. En bas à gauche, vous pouvez voir un certain nombre d onglets (trois, à moins que vous ayez modifié le paramètre par défaut), probablement nommés Feuille1, Feuille2 et Feuille3. Ces onglets apportent une «troisième dimension» à Excel (en plus des deux offertes par les lignes et les colonnes). Cliquez simplement sur l onglet de la feuille sur laquelle vous voulez travailler et elle apparaîtra en premier. Pour ajouter, supprimer, renommer ou changer la couleur d un onglet, cliquez droit sur l un des onglets Feuille et sélectionnez une fonction dans le menu qui apparaît : Encore plus facile : ajoutez un onglet d un seul clic sur la petite icône d insertion : Barre de défilement horizontal À droite se trouve une barre extensible de défilement horizontal. Comme pour la version verticale, cette fonction est surtout utile pour les feuilles contenant de nombreuses (colonnes de) données. Barre d état La Barre d état est une mine d or sous-utilisée. Elle est là à observer tranquillement votre travail et fournit des statistiques sur la ou les cellules(s) active(s). Insérez quelques chiffres 2010 Excel with Business 13 Module 1: Tableau de bord Excel

14 dans trois cellules, sélectionnez-les et regardez la Barre d état. Vous devez voir par défaut au moins la Moyenne, la Somme et le Nombre de ces chiffres (nombre de cellules actives) : Ce n est pas tout. Cliquez droit dans la Barre d état : un large éventail d options supplémentaires s affiche : Minimum et Maximum valent généralement la peine d être activés. La Barre d état est simple car elle est présente quoi qu il arrive ; vous n avez pas besoin d insérer des formules pour la voir. C est un outil très utile, voire indispensable. Zoom La fonction Zoom en bas à droite de l écran vous permet d agrandir l affichage de la feuille : 2010 Excel with Business 14 Module 1: Tableau de bord Excel

15 ou de le diminuer : La vue en réduction est très utile, par ex. pour : Avoir un aperçu du remplissage de la feuille Remplir rapidement un grand tableau de données Parcourir de nombreuses colonnes de notes 2010 Excel with Business 15 Module 1: Tableau de bord Excel

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