Calc 2 Avancé. OpenOffice.org. Guide de formation avec exercices et cas pratiques. Philippe Moreau

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1 OpenOffice.org Calc 2 Avancé Guide de formation avec exercices et cas pratiques Philippe Moreau Tsoft et Groupe Eyrolles, 2007, ISBN : , ISBN 13 :

2 4 - Plages de données 4

3 PLAGES DE DONNÉES Une plage de données définie dans OpenOffice.org Calc est traitée comme une table de base de données : les lignes sont les enregistrements et les colonnes sont les champs de base de données. Les étiquettes de colonnes sont les noms des champs. A partir d une plage structurée de cette façon, vous pourrez trier, regrouper avec des calculs de sous-totaux, filtrer et extraire des enregistrements, calculer des statistiques, ou construire des tableaux croisés de synthèse. Pour faciliter la lecture de la plage, nous vous conseillons de formater complètement les colonnes, et de fixer la première ligne des intitulés de champs par Fenêtre>Fixer. Définir une plage de données Cliquez sur une cellule de la table de données, Définir>Définir une plage, Saisissez un nom pour la table Le bouton «Options» fait apparaître des options supplémentaires : Cette case signifie que la première ligne est considérée contenant comme les noms de champ Insère/supprime automatiquement des lignes ou des colonnes dans la plage de données lorsque des enregistrements ou des champs sont ajoutés ou supprimés dans la base de données Applique le formatage des cellules d étiquettes à toute la plage de données Pour ne pas enregistrer dans le fichier classeur les données, si ce sont des données appelées depuis une base de données externe Terminez par «Ajouter» pour nommer la table de données avec ses options Pour sélectionner une plage de données Plusieurs plages de données peuvent être définies dans un classeur, pour sélectionner une plage de données : Données>Sélectionner une plage, double-cliquez sur le nom de la plage, ou Double-cliquez sur le nom de la plage de données dans la fenêtre Navigateur (F5 permet d afficher la fenêtre Navigateur) 50 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé

4 FILTRER UNE PLAGE DE DONNÉES Filtrer une plage de données consiste à ne rendre visible que les enregistrements qui répondent à un ou plusieurs critères. L autofiltre permet de filtrer sur une valeur de données, le filtre standard permet de combiner jusqu à trois critères, et le filtre spécial permet d aller jusqu à huit critères plus élaborés. Pendant qu un filtre est actif, les opérations telles que la copie, la suppression, le tri ou encore l impression, ne s appliquent qu aux données visibles. Auto-Filtre Activer ou désactiver l AutoFiltre Cliquez sur une cellule de la table de données, Données>Filtre>AutoFiltre ou cliquez sur l icône dans la barre d outils Outils Lorsque l autofiltre est actif, des flèches apparaissent à côté des noms de champs : Appliquer des critères simples Cliquez sur la flèche associée à la rubrique servant de critère et sélectionnez dans la liste la valeur du critère, par exemple Durand Seules les lignes de la feuille dont le contenu répond au critère restent visibles. La flèche associée au nom du champ devient bleue pour signaler qu un filtre est actif sur ce champ. Vous pouvez ensuite appliquer successivement d autres critères simples sur un autre champ, les critères se combinent par ET logique. Le -Top 10- sur un champ numérique valeur affiche les 10 plus grandes valeurs. Annuler le filtrage sur un critère Cliquez sur la flèche bleue à côté du nom de champ servant au filtrage en cours, puis cliquez sur - tout -, le filtrage sur ce critère est annulé, les autres critères subsistent Filtre standard Pour spécifier des critères utilisant des opérateurs (plus grand que, différent de, etc.) sur les champs numériques, ou pour pouvoir utiliser les caractères génériques * et? sur des champs de type texte, ou encore pour spécifier des critères combinés par le lien OU, utilisez le filtre standard qui permet d avoir jusqu à 3 critères. Cliquez sur la flèche associée à la rubrique servant de critère, puis sur - Standard -, ou Données>Filtre>Filtre standard Spécifiez les critères et le lien ET ou OU entre les critères, validez par «OK» Réafficher toutes les données sans filtrage Données>Filtre>Supprimer le filtre Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé 51

5 FILTRER UNE PLAGE DE DONNÉES Filtre spécial Le filtre spécial utilise une zone de critères qui doit être préparée dans la feuille de calcul. Le filtre spécial permet d avoir jusqu à 8 lignes de critères. 1 Préparez la zone de critères : inscrivez dans une zone vide de la feuille les intitulés des champs, puis saisissez les critères de filtrage sur une ligne située sous les intitulés. Les critères disposés sur une même ligne seront combinés par l'opérateur ET, tandis que ceux disposés sur des lignes différentes seront combinés par l'opérateur OU. 2 Effectuez le filtrage : une fois que vous avez saisi les valeurs dans le tableau des critères, cliquez dans la liste de données, Données>Filtre>Filtre spécial Spécifiez l emplacement ou le nom de la zone des critères, «OK» Seules les lignes de la feuille d'origine dont le contenu répond aux critères de recherche restent visibles. Les autres lignes sont temporairement masquées mais peuvent être réaffichées en supprimant le filtrage Données>Filtre>supprimer le filtre. Exemple de zone de critères : Opérateurs disponibles pour les valeurs numériques : < Inférieur <= Inférieur ou égal <> Différent de > Supérieur >= Supérieur ou égal Options du filtrage Dans la boîte de dialogue Filtre standard, Filtre spécial, cliquez sur «Options» Placez de préférence la zone des critères audessus de la plage des données, ou de la plage cible si elle et définie. Distingue majuscule et minuscule dans les valeurs de filtre Autorise l utilisation de caractères génériques dans les critères, si cette case est cochée (M.* pour commence par M, Ma.* pour commence par Ma,.*tin pour termine par tin,.*ra.* pour contient ra). Permet aussi d utiliser EGAL (=) et NON EGAL (<>), ainsi que dans les fonctions : BDNBVAL, BDLIRE, EQUIV, NB.SI, SOMME.SI, RECHERCHE, RECHERCHEV et RECHERCHEH Élimine les doublons du résultat du filtrage Copie le résultat du filtrage dans une zone cible définie au-dessous par son nom ou par son adresse (si son nom est -indéfini -), dans ce cas l option sert à lier la plage cible à la plage source (définie par un nom dans Données>Définir une plage) : si la liaison a été activée et si les données source ont été modifiées vous pouvez actualiser la zone résultat du filtrage Données>Actualiser la plage 52 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé

6 SOUS-TOTAUX DANS UNE PLAGE DE DONNÉES À chaque changement de valeur d un champ de regroupement (ici "vendeur"), il y a calcul avec la fonction choisie (ici "Somme") sur les valeurs des champs de calcul (ici "Montant") dans les différents enregistrements groupés. Cliquez dans la table de données, Données>Sous-totaux, puis spécifiez les options de calcul des sous-totaux Sous chaque des trois onglets 1 er groupe, 2 e groupe, 3 e groupe, choisissez le champ de regroupement dans la zone <Grouper par>, il y a donc trois niveaux de groupement. Il est important que la plage soit triée selon le champ qui sert de regroupement, si elle n a pas été triée avant de faire le sous-total. Sous l onglet Options, vous spécifiez si vous voulez un saut de page à chaque nouvelle valeur du champ de regroupement, s il faut trier la table de données avant de faire les sous-totaux (par défaut), et dans ce cas vous spécifiez le sens du tri Cliquez sur «OK» ou tapez sur <Entrée> Vous obtenez une vue de la table regroupant, dans notre exemple, les données par vendeur, avec un sous-total par vendeur, ainsi qu un total inséré en bas de la table. Cet exemple montre que vous pouvez aussi filtrer une table de données avec des sous-totaux. Les cases de contrôle situées à gauche des en-têtes de ligne indiquent les enregistrements qui ont été regroupés avec un sous-total. Cliquez sur une case pour masquer les enregistrements groupés et n'afficher que la ligne du sous-total ; cliquez sur une case pour rendre visible les enregistrements groupés pour ce sous-total. Les cases chiffrées situées dans la partie supérieure permettent de définir le niveau de sous-total à afficher pour toute la table : clic sur affiche uniquement le total ; clic sur affiche uniquement les sous-totaux et le total général, et clic sur affiche les détails des enregistrements. Supprimer les sous-totaux Cliquez sur les données, Données>Sous-totaux, cliquez sur le bouton «Supprimer» Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé 53

7 MODE PLAN Le mode Plan permet de structurer une plage de données en plusieurs niveaux hiérarchiques de lignes et/ou de colonnes. Il devient alors facile de masquer les lignes ou les colonnes inférieures à un niveau donné. Grouper des lignes ou des colonnes Sélectionnez les lignes ou les colonnes, puis Données>Plan>Grouper ou F12 Le groupement est indiqué par un trait au-dessus des en-tête de colonnes précédé de l icône, cliquez sur l icône pour masquer les colonnes groupées. L icône indique la présence des colonnes groupées masquées, que vous pouvez réafficher par un simple clic sur l icône. Grouper automatiquement en fonction des formules Si la plage de cellules sélectionnée comporte des formules, OpenOffice.org peut exploiter les formules pour appliquer automatiquement un plan si la disposition s y prête, comme dans l exemple ci-dessous. Cliquez dans le tableau à structurer en mode plan Données>Plan>Autoplan Afficher/Masquer des niveaux N affiche que le premier niveau. Affiche les deux premiers niveaux, etc Développer/Réduire certaines parties du plan Masque les lignes de niveau inférieur Affiche les lignes de niveau inférieur Retirer les symboles du plan Données>Plan>Supprimer 54 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé

8 FONCTIONS BASE DE DONNÉES Ces fonctions permettent d effectuer des calculs statistiques sur des données organisées sous forme de table de données. données désigne ci-dessous le nom ou l adresse de la table de données, champ est l intitulé de champ entre guillemets ou l adresse de la cellule qui contient cet intitulé ou le numéro de champ (à partir de 0), critères est le nom ou l adresse de la zone de critères (défini comme dans le filtre spécial, voir page 52). BDECARTYPEP(données;champ;critères) : écart type de toutes les valeurs du champ pour les enregistrements qui satisfont aux critères. BDECARTYPE(données;champ;critères) : écart type, à partir des valeurs de champ des enregistrements qui satisfont aux critères, traitées comme un échantillon. BDLIRE(données; champ; critères) : extrait d une base de données la cellule du seul enregistrements qui satisfont aux critères. BDMAX(données; champ; critères) : valeur la plus élevée du champ dans les enregistrements de la table qui satisfont aux critères. BDMIN(données; champ; critères) : valeur la moins élevée du champ dans les enregistrements de la table qui satisfont aux critères. BDMOYENNE(données; champ; critères) : moyenne des valeurs du champ dans les enregistrements de la table qui satisfont aux critères. BDNB(données; champ; critères) : nombre de cellules contenant des valeurs numériques satisfaisant les critères. BDNBVAL(données; champ; critères) : nombre de cellules non vides des enregistrements qui satisfont aux critères. BDPRODUIT(données; champ; critères) : produit des valeurs du champ dans les enregistrements de la table qui satisfont aux critères. BDSOMME(données; champ; critères) : additionne les valeurs du champ des enregistrements de la table qui satisfont aux critères. BDVAR(données; champ; critères) : variance de toute les valeurs de champ des enregistrements qui satisfont aux critères. BDVAR(données; champ; critères) : variance à partir des valeurs de champ des enregistrements qui satisfont aux critères, traitées comme un échantillon. Assistant de fonction L assistant de fonction vous remémore la syntaxe de la fonction, et vous invite à spécifier les différents arguments. Placez le curseur sur la cellule devant contenir la formule Cliquez sur l icône dans la barre de formule, ou Insertion>Fonction ou +F2 Dans la zone <Catégorie> : sélectionnez Base de données, Dans la zone <Fonction> : double-cliquez sur la fonction Spécifiez la table des données, le champ de données, et la zone de critères Cliquez sur «OK» Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé 55

9 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES Avec OpenOffice.org les tableaux croisés dynamiques sont produits par le pilote de données. Ils permettent de synthétiser les données issues d une table ou d une base de données externe. Ils regroupent les données par catégories issues des valeurs de champs de la table de données et calculent des sous-totaux sur les champs numériques. Par exemple, vous enregistrez les ventes effectuées par vos collaborateurs dans une table de données. Vous voulez présenter un récapitulatif des ventes par semaine par vendeur. Notez que, pour générer un tableau croisé, la table de données source ne doit pas comporter de sous-totaux Le champ semaine calcule la semaine à partir de la date : NO.SEMAINE(date ;2) Cliquez dans la table de données, Données>Pilote de données>activer Cochez < Sélection active>, cliquez sur «OK» Les cellules de données du tableau croisé utilisent le même format numérique que dans le premier enregistrement de la table de données. Faites glisser les boutons représentant les champs (catégories) de données vers leur plage de destination, "Vendeur" en colonne, "Semaine" en ligne, et "Montant" en données à calculer (par défaut le calcul appliqué est une somme). Cliquez sur «Options >>» spécifiez en l'emplacement du tableau à créer sur une feuille existante ou sur une nouvelle feuille et l'adresse dans la feuille (sinon, le tableau est construit sous la table de données active) Cliquez sur «OK» 56 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé

10 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES Le tableau croisé dynamique est créé : Vous pouvez aussi placer plusieurs champs en ligne ou en colonnes, par exemple : Avec plusieurs champs en ligne ou en colonne, si vous double-cliquez sur une valeur de champ par exemple Durand, vous masquez les valeurs de niveau inférieur (ici les semaines) mais le résultat affiché consolide les valeurs masquées. Un double-clic à nouveau sur Durand réaffiche les niveaux inférieurs. Modifier la fonction de calcul des données Cliquez-droit sur le tableau croisé dynamique, Activer Double-cliquez sur le bouton du champ de données, qui affiche la fonction actuelle la plage de donnée Sélectionnez la fonction de calcul, cliquez sur «OK» Actualiser le tableau croisé dynamique Cliquez-droit sur le tableau croisé dynamique, Actualiser Filtrer les données du tableau croisé dynamique Si certains éléments sont sans intérêt, vous pouvez filtrer les données à prendre en compte dans le tableau croisé dynamique : Cliquez sur le bouton Filtre au-dessus du tableau croisé dynamique Spécifiez les conditions de filtrage Supprimer le tableau croisé dynamique Cliquez-droit sur le tableau, Supprimer Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 avancé 57

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