Guide de démarrage Janvier 2012

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1 Guide de démarrage Janvier 2012

2 2012 Logicim Inc. Tous droits réservés.

3 Table des Matières Table des Matières i Guide de Démarrage 1 Introduction 1 Respecter l ordre de la formation 1 Ouvrir XLGL 1 Différentes versions d Excel 1 Connexion à un fichier de comptabilité 2 Modifier un modèle - Bilan 3 Changer la date 3 Mise en page du rapport 3 Rafraîchir le rapport - Bilan 4 Créer un Bilan comparatif 4 Consulter les transactions - État des résultats 5 Utiliser le Zoom avant (drilldown) 5 État des résultats par projets 5 Figer un rapport- État des résultats 6 Construire un bilan groupé 6 Insérer la date 6 Insérer le nom de la compagnie 7 Spécifier les groupes de comptes - Bilan groupé 7 Ajouter les montants - Bilan groupé 9 Utiliser la Boîte à outils 9 Caractéristiques d'une disposition automatique de forme libre 10 Afficher une liste de clients 10 Insérer des lignes 10 Ajouter l'adresse 10 Ajouter les factures - Forme libre 11 Créer un tableau de factures 11 Caractéristiques d'un tableau 11 Afficher une liste de factures 12 Ajouter le détail des factures 12 Ajouter un tableau croisé dynamique - Tableau 12 Contactez-Nous 14 - i -

4 Guide de Démarrage Ce guide de démarrage vous permet de vous familiariser avec XLGL à l aide d exercices simples. N'hésitez pas à nous écrire un courrier électronique si vous avez des questions ou des commentaires à Introduction Les exercices qui suivent vous permettront d'assimiler les techniques de bases de XLGL. Respecter l ordre de la formation Ce guide de démarrage a été conçu pour que vous réalisiez tous les exercices dans l ordre. Nous vous suggérons de faire les leçons séquentiellement, sans sauter de section, car elles contiennent toutes de l information importante pour bien maîtriser XLGL. Ouvrir XLGL Pour accéder à XLGL vous pouvez soit: Cliquer sur l icône XLGL sur le bureau, ou alors; Ouvrir une feuille de calcul Excel. Différentes versions d Excel Selon votre version d Excel, vous retrouvez XLGL à différents endroits. Pour les versions d Excel 2007 et plus récentes Pour accéder à XLGL vous devez: Sélectionner l'onglet XLGL; Vous retrouvez dans le ruban tous les icônes nécessaires pour travailler avec XLGL. Pour les versions d Excel 2000 et

5 Vous accédez au menu XLGL directement de votre barre d'outils. Connexion à un fichier de comptabilité Pour obtenir l'information contenue dans un fichier de comptabilité, il faut tout d'abord identifier son emplacement. Pour ce faire, il faut: Cliquer sur l'icône Connecter.. La fenêtre Connecter s'ouvre: Cliquer sur Parcourir; Naviguer jusqu'à votre fichier de comptabilité; Optionnel - Nommer votre connexion dans le champ Nom de la connexion; Entrer votre nom d'usager; - 2 -

6 Entrer votre mot de passe; Cliquer sur OK. Vous êtes maintenant branché à votre fichier de données comptable. Visionner le vidéo: Connexion à une compagnie Simple Comptable avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de la Connexion. Modifier un modèle - Bilan Dans cette section, vous apprenez à utiliser un des modèles de rapports inclus dans XLGL. Commençons cet exercice en ouvrant le modèle: Sélectionner Rapports. La fenêtre Rapports s'ouvre. Le Bilan est sélectionné par défaut; Cliquer sur OK. Le Bilan s'ouvre dans votre feuille de calcul et les données de votre compagnie s'affichent. Changer la date Vous pouvez changer la date du Bilan. ATTENTION - Le format de la date doit être le même que celui contenu dans le rapport initial. Cliquer sur la date en position D1 de votre feuille de calcul; Changer la date; Appuyer sur la touche Retour. Les montants changent dynamiquement avec la date spécifiée en D1. Mise en page du rapport Étant donné que XLGL est intégré à Excel, il est possible d'utiliser toutes les fonctionnalités de ce dernier pour modifier le rapport: Changer la largeur des colonnes; Mettre les caractères des titres en gras; Souligner les totaux; Utiliser les formules de bases d'excel, tel que les sommes. Les rapports construits avec XLGL peuvent être organisés de façon à ressembler à vos rapports actuels

7 Rafraîchir le rapport - Bilan Utiliser Rafraîchir En tout temps, tous les rapports XLGL peuvent être mis-à-jour. Il suffit de: Cliquer sur le bouton Rafraîchir à partir du ruban XLGL. En procédant ainsi, les formules et l'information générées par XLGL contenu dans la feuille de calcul sont actualisées pour afficher les nouvelles données entrées dans votre fichier de comptabilité. Utiliser Recalculer Vous pouvez choisir soit Rafraîchir ou Recalculer pour mettre à jour un rapport XLGL. La différence entre ces deux modes et que Recalculer fait la mise à jour des formules XLGL uniquement contrairement à Rafraîchir qui met à jour les formules ainsi que les listes. Cliquer sur la flèche sous le bouton Rafraîchir à partir du ruban XLGL; Sélectionner à partir du menu déroulant Recalculer. Recalculer recharge les nouvelles transactions complétées dans le fichier comptable pour les inclure dans le rapport. Visionner le vidéo: Mettre à jour un rapport XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Rafraîchir et de Recalculer. Créer un Bilan comparatif Déplacer la date Vous pouvez modifier l'emplacement de la date: Faites un clic droit sur la date en position D1; Sélectionner Couper du menu contextuel; Faites un clic droit sur la cellule E2; Sélectionner Coller du menu contextuel. La date est maintenant dans la cellule E2 de votre feuille de calcul. En procédant ainsi, les montants sont toujours calculés en fonction de la date contenue dans votre rapport. Copier une colonne Il est possible de générer un bilan comparatif en copiant simplement les colonnes D et E. Sélectionner les colonnes D et E; Faites un clic droit sur l'entête des colonnes, soit sur la lettre D ou E; Sélectionner Copier du menu contextuel; - 4 -

8 Faites un clic droit sur l'entête de la colonne G, soit sur la lettre G; Sélectionner Coller du menu contextuel. Vous avez maintenant tous les montants nécessaire au Bilan Comparatif. Changer l'année de la date en position H2. Tous les formules sont recalculées pour affiché les montant en fonction de la nouvelle date. Finalement, vous pouvez changer le titre du rapport: Cliquer sur le titre en position C3; Écrire Bilan Comparatif. Vous avez terminé le premier exercice de ce Guide de démarrage. Vous pouvez visualiser certaines étapes de construction de ce rapport à l'aide du vidéo Intégration avec Excel. Consulter les transactions - État des résultats Utiliser le Zoom avant (drilldown) XLGL offre la possibilité de connaître le détail de toutes les transactions qui ont été utilisées pour afficher les montants calculés à l'aide des formules XLGL. Regardons le détail d'un des montants contenu dans votre feuille de calcul: Sélectionner une cellule qui contient un montant différent de zéro (0); Cliquer sur Zoom avant du ruban XLGL. La fenêtre Résultats s'ouvre. Elle contient la liste de toutes les transactions utilisées pour calculer le montant contenu dans la cellule que vous avez choisie. À partir de cette fenêtre vous avez la possibilité de: Cacher les lignes qui correspondent à des correction en cochant la case: Masquer les Corrections; Afficher sur deux colonnes distinctes les débits et les crédits en cochant la case: Débit / Crédit; Ordonner les colonnes en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les entêtes de colonnes; Et même d'exporter vers une feuille de calcul afin d'étudier vos transactions en cliquant sur le bouton Exporter vers une feuille... Visionner le vidéo: Zoom avant sur les rapports Simple Comptable de XLGL pour observer les caractéristiques de Zoom avant. État des résultats par projets Dans cette section, vous apprendrez à utiliser d'autres outils XLGL à l'aide d'un autre modèle de rapport. Commençons cet exercice en ouvrant le modèle: Sélectionner Rapports

9 La fenêtre Rapports s'ouvre. Sélectionner le dossier État des résultats; Choisir État des résultats par projets; Cliquer sur OK. L'État des résultats par projets s'ouvre dans votre feuille de calcul en affichant les données de votre entreprise. Cacher les zéros Il est possible de masquer rapidement toutes les lignes et les colonnes qui contiennent que des valeurs nulles: Cliquer sur Cacher les zéros à partir du ruban XLGL. Toutes les lignes et les colonnes nulles sont masquées. Visionner le vidéo: Cacher les zéros avec XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Cacher les zéros. Figer un rapport- État des résultats Utiliser Figer Il est possible d'annuler l'aspect dynamique des rapports XLGL: Enregistrer votre rapport; Sélectionner Figer à partir du ruban XLGL; Cliquer Oui dans la fenêtre de mise en garde. Toutes les formules sont remplacées par leurs valeurs courantes et toutes les listes par du simple texte. Visionner le vidéo: Préparer un rapport Simple Comptable statique avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de Figer. Construire un bilan groupé Dans cette section, vous apprendrez à construire un bilan groupé à partir d'une feuille de calcul vide. L'objectif de cet exercice est de vous initier à l'utilisation des fonctions XLGL. Insérer la date Commençons par afficher la date en ajustant le format de la cellule: Sélectionner la cellule D1; Cliquer le bouton droit de la souris; Sélectionner Format de la cellule; Choisir la catégorie Date; - 6 -

10 Sélectionner un type de date ayant une étoile (*) au début; Insérons maintenant la date: Cliquer sur le bouton (Insérer une fonction) situé devant la barre de formule de la feuille de calcul. La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Sélectionner la catégorie XLGL dans le menu déroulant; Choisir la fonction XCompany; La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer "Fin d'exercice" dans le champ [Field]; La date est affichée dans la cellule D1. Note - L'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Insérer le nom de la compagnie Ajoutons maintenant le nom de l'entreprise en C3: Sélectionner la cellule C3; Cliquer sur le bouton situé devant la barre de formule. La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Choisir la fonction XCompany; La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer "Nom" dans le champ [Field]; Le nom de l'entreprise est affiché en C3. Spécifier les groupes de comptes - Bilan groupé Écrire le nom des groupes de comptes Dans le bilan groupé, les noms des groupes de comptes sont simplement du texte. Alors, écrivons les dans la colonne C: - 7 -

11 Écrire en C6 le mot Actif; Courant en C8; Encaisse en C9; Comptes Clients en C10; Inventaire en C11; Immobilisation en C14; Moins amortissement en C15; Passif en C19 Comptes Fournisseurs en C20; Emprunts à payer en C21; Dû aux actionnaires en C22; Équité en C25; Capital-action en C26; Bénéfices non-répartis en C27; Groupement en B7. Nous avons terminé de spécifier les noms des groupes de comptes. Vous pouvez modifier cette liste selon vos préférences en insérant ou en supprimant des lignes. Par contre, assurez-vous de conserver les noms des comptes dans la colonne C uniquement. Spécifier les numéros de comptes Dans la colonne B, vous devez préciser les numéros des comptes contenus dans votre fichier de comptabilité. Ces numéros doivent correspondre au titre des groupes de la colonne C. E X E M P L E S Si vos comptes d'encaisses débutent à et se terminent à 10700, il faudrait: - Écrire en B9 (sur la même ligne d'encaisse) la plage de compte ' Si vos comptes clients correspondent aux comptes 10800, et 13200, il faudrait: - Écrire en B10 (à côté de Comptes clients), l'énumération de comptes '10800,10900, Utilisez une des techniques suivantes pour spécifier vos numéros de comptes dans la colonne B: l'énumération: en insérant des virgules entre tous les numéros de comptes; les plages de comptes: en utilisant le trait d'union (-) entre le premier et le dernier numéro de compte d'un groupe; la combinaison de ces deux techniques tel que: 10800, , Terminer de remplir les groupes de comptes de la colonne B de la feuille de calcul avant de passer à la prochaine étape. NOTE - Ajouter un apostrophe (') devant les groupes de comptes de la colonne B pour forcer le chiffrier à conserver vos entrées tel que spécifiées

12 Ajouter les montants - Bilan groupé Afficher les montants Le premier montant doit être affiché dans la cellule D9: Sélectionner la cellule D9; Cliquer sur le bouton devant la barre de formule. La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Choisir la fonction XGL; La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer $B9 dans le champ [Account]; Entrer D$1 dans le champ [Date]; Le premier montant est affiché en D9: Utiliser la poignée de recopie pour copier cette formule sur toute la colonne C. Vous avez maintenant le solde de tous les groupes de comptes que vous avez spécifiés dans la colonne B. Ajuster la présentation Il suffit maintenant d'améliorer l'apparence du rapport: Supprimer les montants de la colonne C qui ne sont pas associés à un groupe de comptes; Ajouter dans la colonne C des sous-totaux et des totaux à l'aide de fonctions d'additions du chiffrier; Souligner les sous-totaux et les totaux; Ajouter du gras à la date et aux totaux; Augmenter la grosseur des caractères du nom de l'entreprise; Masquer la colonne B. Vous avez terminé votre bilan groupé: Comparer votre résultat avec le Bilan groupé inclus avec le logiciel XLGL. L'objectif de cet exercice était de vous initier à l'utilisation des fonctions XLGL. Vous devriez connaître maintenant le fonctionnement de base de toutes les fonctions offertes par XLGL. Utiliser la Boîte à outils Dans cette section vous serez initié à la Boîte à outils ainsi qu'aux dispositions

13 Caractéristiques d'une disposition automatique de forme libre Une disposition automatique de forme libre est un premier agencement d'information dans une feuille de calcul qui est répété le nombre de fois nécessaire pour afficher le contenu d'un fichier comptable. Afficher une liste de clients Débutons en ouvrant la Boîte à outils XLGL: Cliquer sur Boîte à outils à partir du ruban XLGL; La Boîte à outils s'ouvre et à partir de cette nouvelle fenêtre insérons la liste des clients: Sélectionner l'onglet Paramètres; Assurez-vous que le mode Forme libre est sélectionné; Sélectionner Clients et produits dans la zone outils de cette fenêtre; Glisser-déposer Clients en A4 de votre feuille de calcul. La liste de tous vos clients est affichée. Continuons à ajouter d'autres informations sur les clients. À partir de la Boîte à outils: Cliquer sur le + devant Clients; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Contact du client en B4; Glisser-déposer Téléphone 1 en C4; Vous avez maintenant votre liste de clients avec leur contact ainsi que leur numéro de téléphone. Insérer des lignes Garder la Boîte à outils ouverte et insérons des lignes vides entre les clients: Sélectionner les lignes 5 à 11 inclusivement; Faites un clique droit; Sélectionner Insertion. Il y a maintenant 7 lignes vides entre tous les clients. Ajouter l'adresse Nous sommes prêts à ajouter l'adresse des clients. À partir de la Boîte à outils: Glisser-déposer Adresse ligne 1 en B5; Glisser-déposer Ville en B6. Observez que tous les changements apportés à l'environnement du premier client sont automatiquement appliqués à tous les autres clients de la liste

14 Ajouter les factures - Forme libre Insérer les factures clients Ajoutons maintenant les factures des clients: Cliquer sur le - devant Autres champs; Glisser-déposer Factures en D7 (Factures se retrouvent dans l'arborescence de Clients) Cliquer sur le + devant Factures et sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Date en E7; Glisser-déposer Sous-total en F7; Glisser-déposer Total en G7. Toutes les factures de tous vos clients sont affichées dans votre feuille de calcul. Ajoutons le total manuel des factures: Dans l'environnement du premier client, sous la dernière facture, laisser une ligne vide; Sous cette ligne vide, dans la colonne E, écrire Total; À droite de Total, ajouter la somme des sous-totaux de ce client à l'aide du bouton de l'onglet Accueil du chiffrier; À droite de la somme des sous-totaux, ajouter la somme des totaux de ce client à l'aide du bouton ; Cliquer sur Rafraîchir à partir du ruban XLGL. Toutes les sommes sont ajoutées pour tous les autres clients. Améliorer l'apparence du rapport Les changements de style que vous faites dans la zone du premier client sont appliqués pour tous les autres clients plus bas: Ajouter du gras et de la couleur au nom du premier client; Ajouter des bordures aux sommes; Cliquer sur Rafraîchir; Continuer à ajuster l'apparence du rapport et cliquer sur Rafraîchir pour actualiser vos changements sur tous les autres clients. Vous venez de terminer l'exercice sur les dispositions automatique de Formes libres. Essayez d'autres types de formes libres afin de vous permettre d'afficher l'information que vous avez besoin à l'endroit exact où vous la voulez. Créer un tableau de factures Dans cette section, l'initiation à la Boîte à outils se termine par la création d'un tableau de données. Caractéristiques d'un tableau Un tableau est une structure très simple qui affiche l'information sur des colonnes

15 Afficher une liste de factures Débutons en insérant la liste des factures clients: Cliquer sur Boîte à outils à partir du ruban XLGL; Sélectionner l'onglet Paramètres; Cliquer sur le mode Tableau; Sélectionner Clients et produits dans la zone outils de la Boîte à outils; Glisser-déposer Factures en A1 de votre feuille de calcul. Toute la liste des factures clients est affichée: Cliquer sur le + devant Factures; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Date en B1; Glisser-déposer Client en C1; Glisser-déposer Sous-total en D1. Vous avez maintenant votre liste de factures avec la date, le nom du client et le sous-total. Ajouter le détail des factures Ajoutons maintenant toutes les lignes de chacune des factures: Glisser-déposer Lignes de facture en E1; Cliquer sur le + devant Lignes de facture; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Quantité en F1; Glisser-déposer Total en G1; Fermer la Boîte à outils. Nous avons toute l'information que nous avons besoin. Ajouter un tableau croisé dynamique - Tableau Bâtir un tableau croisé dynamique Maintenant, créons un tableau croisé dynamique simple: Sélectionner les colonnes A à G inclusivement; Cliquer sur l'onglet Insertion de votre feuille de calcul; Sélectionner Tableau croisé dynamique. La fenêtre Créer un tableau croisé dynamique s'ouvre: Laisser les sélections par défaut;

16 Une nouvelle feuille de calcul s'ouvre avec la structure de base du tableau croisé. Dans la liste de champs de tableau croisé dynamique: Cocher le Nom du client; Cocher le Numéro de facture; Glisser-déposer Quantité dans la zone Valeurs; Glisser-déposer Total dans la zone Valeurs; Cliquer sur la flèche à droite du champ Quantité dans la zone Valeurs pour ouvrir le menu déroulant; Sélectionner Paramètres des champs de valeurs...; Sélectionner Somme dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre; Cliquer OK; Cliquer sur la flèche à droite du champ Total dans la zone Valeurs pour ouvrir le menu déroulant; Sélectionner Paramètres des champs de valeurs...; Sélectionner Somme; Vous obtenez un tableau croisé qui permet d'analyser rapidement les achats des clients. Rafraîchir les données Il est possible de conserver ce rapport pour refaire la même analyse plus tard en rafraîchissant les données de la feuille de calcul: Enregistrer votre rapport; Fermer la feuille de calcul; Ouvrir le rapport; Cliquer Rafraîchir. Les données du tableau ainsi que le contenu du tableau croisé sont mis à jour avec toutes les nouvelles transactions traitées dans le fichier de comptabilité. Vous avez terminé votre dernier rapport de ce Guide de démarrage. Faites nous part de vos questions ou de vos suggestions à Visionner les vidéos Logicim on YouTube pour en apprendre d'avantage

17 Contactez-Nous N'hésitez pas à contacter le support XLGL pour toute question ou commentaire. Nous nous ferons un plaisir de vous aider. Logicim Inc. Site internet: Soutien technique: Information générale:

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