Microsoft Excel. Tableur

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1 Microsoft Excel Tableur 1

2 Introduction à la notion du tableur Un tableur est un logiciel permettant de manipuler des données numériques et d'effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un tableau. De plus les tableurs permettent également de créer facilement des représentations graphiques à partir des données saisies (histogrammes, courbes, diagrammes à secteurs ) 2

3 Lancer l application Excel Pour lancer Excel, on a deux solutions : Sur le bureau, faites un double cliquez sur l icône du raccourci «Microsoft Office Excel 2003» (s il est déjà créer sur le bureau) La deuxième solution consiste à cliquer sur le menu Démarrer, Programmes, Microsoft Office et enfin Microsoft Excel 3

4 Présentation de l interface d Excel Une fois lancé, Excel crée par défaut un "classeur" nommé «classeur1.xls». Rappelez vous que les fichiers créés sous Excel sont identifiés par l'extension ".xls" et ont l'icône suivante : 4

5 l interface d Excel 5

6 La feuille de calcul 6

7 Les classeurs Le classeur est le fichier d'excel, et son extension est «xls» Un classeur peut se composer de 256 feuilles. Ces feuilles peuvent être de différents types. Les feuilles de calcul (les plus courantes) Les feuilles graphiques 7

8 Onglets de feuilles Les feuilles portent des noms (Feuil1, Feuil2... sont les noms par défaut). L'onglet blanc identifie la feuille qui est affichée. 8

9 Créer un classeur Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges, est ouvert à l écran. Si ce n est pas le cas, choisissez Nouveau dans le menu Fichier. Une boîte de dialogue apparaît sur la droite. Puis cliquez sur Nouveau classeur Excel. 9

10 Créer un classeur 10

11 Renommer une feuille de calcul Il y a deux solutions pour renommer une feuille de calcul : Dans le menu Format, choisissez Feuille puis Renommer Vous double cliquez sur l onglet de la feuille à renommer en bas à gauche 11

12 Renommer une feuille de calcul Avec le menu contextuel L onglet de la feuille passe alors en mode modification. Il suffit de saisir maintenant le nom de la feuille et de valider par la touche ENTREE du clavier. 12

13 Ajouter une feuille de calcul au classeur Pour ajouter une feuille de calcul au classeur, il suffit de choisir Feuille dans le menu Insertion. Une nouvelle feuille vient de s insérer. Ou utiliser le menu contextuel de la feuille avant laquelle vous voulez insérer la nouvelle feuille. Avec le menu contextuel précèdent si on choisit insérer au lieu de Renommer on obtiendra le résultat suivant : 13

14 Déplacer une feuille Pour déplacer une feuille, il suffit de cliquez glissez l onglet de la feuille à l endroit voulu. Le triangle noir permet de déterminer la nouvelle place de la feuille déplacée. 14

15 Supprimer une feuille de calcul d un classeur Pour supprimer une feuille de calcul d un classeur, il faut se placer sur la feuille que l on veut supprimer. Ensuite, choisir Supprimer une feuille dans le menu Édition ou du menu contextuel 15

16 Saisir les données dans une cellule Vous pouvez saisir jusqu à caractères dans chaque cellule. Les données que vous pouvez entrer dans les cellules peuvent être de plusieurs types : Du texte (libellés), tel que Montant, Total, Quantité, etc. Un nombre, tel que 35, -45, etc. Une date et/ou une heure, telle que 18/11/2004. Une formule, telle que = 5*19. 16

17 Saisir les données dans une cellule Pour entrer une formule dans une cellule, voici comment procéder : Sélectionnez la cellule désirée. Tapez le signe "égal à" (=) ou cliquez sur l icône dans la barre des formules. Saisissez ensuite votre formule puis validez en cliquant sur la marque de sélection verte dans la barre des formules ou bien en appuyant sur la touche Entrée. 17

18 Saisir les données dans une cellule Par exemple, pour calculer le prix total d une vente Sélectionnez la cellule dans total des ventes (G2). Tapez le signe =, puis cliquez sur la cellule contenant le prix unitaire (E2). Appuyez sur la touche astérisque du clavier (* : le signe de multiplication) puis cliquez dans la cellule contenant la quantité (F2). Validez la saisie. Vous voyez apparaître le montant total de ventes (720) dans la cellule alors que la barre de formule contient le libellé de la formule (=E2*F2). 18

19 Saisir les données dans une cellule 19

20 Sélectionner des cellules Pour sélectionner une cellule, cliquez sur la cellule en question. Si vous voulez sélectionner par exemple la cellule E12012: choisissez Atteindre dans le menu Édition. Dans la boite de dialogue qui s ouvre, saisissez la référence de la cellule que vous voulez atteindre dans la zone Référence, puis cliquez sur le bouton OK. Excel, vous place alors à l endroit voulu. 20

21 Sélectionner une plage de cellules Une plage (ou étendue) représente un groupe de plusieurs cellules qui seront affectées par la prochaine manipulation. Une plage continue (ou contiguë) regroupe des cellules adjacentes. Une plage discontinue regroupe des cellules non adjacentes. 21

22 Sélectionner une plage de cellules La figure ci-dessous illustre un exemple d une plage discontinue formée des trois sous plages continues : A3:B8, D3:D8 et B10:D12. 22

23 Affecter un nom une plage de cellules Sélectionner la plage de cellules à nommer. Lancez la commande Nom/Définir dans le menu Insertion. Entrez le nom de la plage et validez en appuyant sur le bouton Ok. 23

24 Utiliser le nom d une plage de cellules dans une formule Exemple: calculer le total des ventes. La colonne Prix des ventes a été nommée Prix_des_ventes. Pour calculer le montant total des ventes, il suffit d ajouter la formule = SOMME(Prix_des_ventes) Excel va sommer les valeurs contenues dans les cellules de la plage nommée Prix_des_ventes et fournira le bon résultat. 24

25 Supprimer le nom d une plage de cellules Lancez la commande Nom/Définir dans le menu Insertion. Sélectionnez le nom à supprimer dans la liste Nom. Cliquez sur le bouton Supprimer. Cliquez sur le bouton Ok pour fermer la boîte de dialogue. 25

26 Mettre en forme automatique un tableau Sélectionnez l étendue de cellules. Cliquez sur le menu Format/Mise en forme automatique. Une boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez le format du tableau dans la liste des formats, puis cliquez sur Ok. 26

27 Ajouter une bordure Sélectionnez la ou les cellules désirées. Cliquez sur le menu Format/Cellule, puis activez l option Bordure. Une boîte de dialogue s affiche. Dans le cadre Style, définissez le trait de cette bordure. Dans le cadre Présélections choisissez de mettre (ou non) une bordure autour de la cellule. Choisissez l une des outils du cadre Bordure pour ajouter une bordure gauche, droite, supérieure, inférieure, etc. Choisissez une couleur à la bordure dans la liste Couleur. Cliquez sur le bouton Ok pour quitter cette boîte de dialogue. 27

28 Ajouter une bordure 28

29 Description d une formule Les formules constituent l'élément clé dans l'utilisation d'un tableur. Pour créer une formule simple, il est possible d utiliser quatre types d opérateurs de calcul différents : Les opérateurs arithmétiques (+, -, /, *, %, ^,) pour réaliser des opérations arithmétiques telles que l addition, la soustraction, la multiplication... Les opérateurs de comparaison (=, >, <, >=, <=, <>) pour comparer deux valeurs. Le résultat obtenu est une valeur logique : VRAI ou FAUX. L opérateur de concaténation (& Et commercial) pour combiner (concaténer) plusieurs chaînes de texte pour en donner une. Exemple : EN & CG donne ENCG 29

30 Description d une formule Les opérateurs de référence ( : (deux-points), ; (pointvirgule), (espace) pour combiner les plages de cellules afin d effectuer des calculs. Opérateurs de référence :(deux-points) ;(point-virgule) (espace) Signification (exemple) Opérateur de plage qui produit une référence à toutes les cellules qui sont comprises entre deux références, ces deux références étant incluses (B5:B15) Opérateur d'union qui combine plusieurs références en une seule (SOMME (B5:B15;D5:D15)) Opérateur d'intersection qui produit une référence aux cellules qui sont communes à deux références (B7:D7 C6:C8) 30

31 Description d une formule Tout calcul est toujours précédé du signe (=). Les parenthèses sont utilisées pour donner une priorité dans les calculs. En effet, le tableur Excel respecte les règles mathématiques. Pour valider un calcul, il faut obligatoirement appuyer sur la touche ENTREE. 31

32 Modes d adressage utilisé par Excel Lorsque vous copiez des formules dans de nouvelles cellules, les références de cellules dans les formules peuvent changer par rapport à leur nouvelle position. Ainsi, le message d erreur suivant #DIV/0! peut apparaître. Il signifie que vous essayez de diviser par 0 dans des cellules. Donc, un problème d adressage se présente. 32

33 Modes d adressage utilisé par Excel Par défaut, Excel utilise la méthode d adressage relatif, c est-à-dire que les références de cellules dans les formules s ajustent automatiquement. Lorsque le contenu d une cellule est copié, Excel ajuste instantanément les expressions de calcul utilisant les références à cette cellule. Par exemple, si vous copier le contenu de A4 à B5, l expression de calcul = D4 + F3 en A4 deviendra = E5 + G4 en B5. 33

34 Modes d adressage utilisé par Excel Le mode d adressage absolu (indiqué par un signe $) signifie qu une cellule de référence ne change pas dans la formule. Il est aussi possible de continuer les deux modes d adressage dans la même cellule (mode d adressage mixte). Excel permet d élaborer: une ligne ou une colonne en adressage relatif l autre en adressage absolu. 34

35 Modes d adressage utilisé par Excel Voici des exemples d adressage relatif, absolu et mixte : A15 : il s agit d une adresse complètement relative. $A15 : il s agit d une référence absolue pour la colonne A et relative pour la ligne 15.(adressage mixte) A$15 : il s agit d une référence relative pour la colonne A et absolue pour la ligne 15.(adressage mixte) $A$15 : il s agit d une adresse complètement absolue. 35

36 Modes d adressage utilisé par Excel Le mode d adressage relatif est très utile pour recopier des formules sur des lignes et/ou sur des colonnes. Voici un exemple qui illustre l utilisation du mode d adressage relatif 36

37 Modes d adressage utilisé par Excel Regardez cette feuille de calcul, la cellule D2 contient la formule «=B2*C2» calculant le prix total de vente du premier produit. 37

38 Modes d adressage utilisé par Excel Si on recopie cette formule dans la cellule D3, elle devienne «=B3*C3», ce qui est bien la formule désirée. On continue alors la recopie jusqu à la cellule D8. Le résultat escompté est bien obtenue. 38

39 Modes d adressage utilisé par Excel Maintenant, on veut calculer le prix total de vente en tenant compte d une valeur de TVA fixe égale à 20%. Une première solution est d écrire la formule «=B3*(1+0,2)» dans D2 et de recopier celle-ci sur la plage D3:D8. Une deuxième solution consiste à prendre une cellule quelconque, par exemple B11 et d y mettre la valeur 0,2. Pour travailler avec cette valeur, cette fois-ci, il faut utiliser un mode d adressage absolu : la formule dans E3 sera égale à «=D3*(1+$B$11)» (voir figure). 39

40 Modes d adressage utilisé par Excel 40

41 Utilisation des fonctions de calcul Excel possède un grand nombre de formules prédéfinies appelées fonctions qui permettent d effectuer des calculs simples et complexes. Pour appeler une fonction prédéfinie choisissez Fonctions dans le menu Insertion ou Cliquez sur l icône suivante dans la barre d outils. Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, sont apparues la totalité des fonctions offertes par Excel. 41

42 Fonctions s'appliquant à des chiffres =somme(étendu) : calcule la somme des nombres dans une plage de cellule. Excel offre deux manières d'utiliser cette fonction : soit en écrivant la formule soit, en utilisant le bouton de somme automatique =moyenne (étendu) : Pour trouver la moyenne d'un étendu (bloc) de cellules. =min (étendu) : Pour trouver parmi un étendu de cellules celle qui a la plus petite valeur. =max (étendu) : Pour trouver parmi un étendu de cellules celle qui contient la plus grande valeur. =abs (valeur) : Affiche la valeur absolue d'un chiffre. 42

43 Fonctions s'appliquant à des chiffres =arrondi (valeur) : Permet d'arrondir un chiffre à la décimale de son choix. Il suffit de le déterminer en indiquant à quel décimal la fonction doit arrondir. Valeur Arrondi (valeur;0) Arrondi (valeur;1) 45, ,2 45, ,5 45, ,5 43

44 Fonctions s'appliquant à des chiffres =ent(valeur) : arrondi un nombre à l'entier directement inférieur. Ex : ent(25,34)=25. =nbval(étendu) : Affiche le nombre de cellules ayant un contenu, même si cela est du texte. =nb.si(étendu ; critère) : indique le nombre de cellules qui ont la même valeur que le critère. =nb.vide(étendu) : Affiche le nombre de cellules vides dans l'étendu choisi. =signe(valeur) : Affiche 1 si la valeur est positive, 0 pour 0 et -1 pour une valeur négative. 44

45 Fonctions s'appliquant à du texte Excel offre aussi des fonctions pour chercher de l'information sur du texte. =droite(texte;nombre de caractères) : Afficher les derniers caractères d'une cellule ayant du texte. =gauche(texte;nombre de caractères) : Affiche les premiers caractères que vous avez choisi du début du texte. =concatener(première cellule;seconde cellule ; ) : regrouper le contenu de plusieurs cellules même si leur contenu est différent. 45

46 Fonctions s'appliquant à du texte =nbcar(cellule) : Affiche le nombre de caractères contenu dans une cellule. =majuscule(cellule) : Convertit une chaîne de caractère en majuscule. =minuscule(cellule) : Convertit une chaîne de caractère en minuscule. 46

47 Fonctions s'appliquant à des dates Excel offre aussi des fonctions permettant de retirer de l'information à partir de cellules ayant des dates. =maintenant() : Renvoie la date et l heure système avec une mise à jour automatique. =Aujourdhui() : renvoie la date système. =année(cellule ayant une date) : Affiche l'année contenu dans la date. =mois(cellule ayant une date) :Affiche le mois contenu dans une date. Le résultat est toujours entre 1 et 12. =jour(cellule ayant une date) : Affiche le chiffre du jour contenu dans une date. Le résultat est toujours entre 1 et

48 Fonction SI() Syntaxe SI(test_logique ; resultat1 ; Resultat2) La fonction SI() renvoie Resultat1 si la condition test_logique est vraie sinon elle renvoie Resultat2. 48

49 Exemple de fonction SI() (simple) Vous décidez d'élaborer une facture. Vous souhaitez faire bénéficier à votre client d'une remise sur le prix de vente. Cette remise sera de 5% du total hors taxes de la facture si ce total est inférieur à 1000DH. Si le total hors taxes est supérieur ou égal à 1000DH, le taux de remise sera de 10% sur la totalité du montant. 49

50 Exemple de fonction SI() (imbriquée) Montant de la facture Remise Inférieur à 500 0% Compris entre 500 et % Compris entre 1000 et % Supérieur à % 50

51 Fonction RechercheV() Syntaxe RechercheV( Valeur_cherchée ; Table_matrice ; No_index_col ; Valeur_proche ) Cette fonction cherche une valeur donnée dans la colonne située à l'extrême gauche d'un tableau et renvoie une valeur de la cellule spécifiée. 51

52 Fonction RechercheV() Valeur_cherchée c'est la valeur à trouver dans la première colonne de la matrice Table_matrice No_index_col Valeur_proche c'est la table de donnée dans laquelle est exécutée la recherche identifie la colonne contenant la valeur envoyée indique à Excel comment comparer la valeur cherchée aux valeurs de la première colonne. Tapez FAUX pour préciser que la valeur envoyée doit correspondre à la valeur cherchée. 52

53 Exemple d'application RechercheV Nommez une feuille de calcul PRODUITS. Entrez les données suivantes : 53

54 Exemple d'application RechercheV Activez une deuxième feuille du classeur et nommez-la Recherche_produit. Entrez les données suivantes : 54

55 Exemple d'application RechercheV La formule construit dans la cellule C4 : La valeur_cherchée sera la référence de produit, préalablement saisie en C3. La table_matrice est la plage de cellules de la feuille produits : produits!a3:c8 No_index_col sera ici le chiffre 2 qui correspond à la 2 ème colonne de notre zone "Libellé", et qui contient le nom des produits. Valeur_proche sera ici FAUX pour que la recherche soit exacte. Si le nom de la feuille contient un espace, il faut le mettre entre guillemets (Exple: "Liste produits"!a3:c8 55

56 Autres Fonctions =choisir(index ; Rés1 ; Rés2 ; Rés3 ; ) : choisit une valeur ou une action à réaliser dans une liste de valeurs, en fonction d'un numéro d'index. Exple : =choisir(3;"noir";"bleu";"vert";"rouge";"cyan") renvoie comme résultat Vert. =mod(dividende ; diviseur) : renvoie le reste de la division entière du "dividende" par le "diviseur". 56

57 Référence à d autre feuille ou classeur Dans cette partie on va expliquer comment accéder au contenu de cellules d'autres feuilles de calcul. Dans la première feuille de calcul, entrez le chiffre 100 dans la cellule A1. Dans la deuxième feuille de calcul, entrez le chiffre 200 dans la cellule A1. Et maintenant, le calcul. Il consiste à additionner le contenu de la cellule A1 des deux premières feuilles de calcul du classeur. 57

58 Référence à d autre feuille ou classeur Cliquez sur l'onglet de la troisième feuille de calcul. Dans la cellule A1 de la troisième feuille, entrer la formule =somme(feuil1!a1;feuil2!a2) ou SOMME(Feuil1:Feuil2!A1) et valider 58

59 Référence à d autre feuille ou classeur 59

60 Référence à d autre feuille ou classeur On peut aussi faire référence à des cellules d un autre classeur. [Budget.xls]Feuil1!A1 fait référence à la cellule A1 du Feuil1 du classeur Budget.xls. Si le nom du classeur contient un ou plusieurs espaces, il faut l écrire entre guillemets simples [Analyse des budjets.xls]feuil1!a1 Si jamais le classeur en question n est ouvert, on doit spécifier son chemin d accès complet C:\MSoffice\[Analyse des budjets.xls]feuil1!a1 60

61 Les bases de données dans Excel Excel n est pas seulement un tableur, il peut être également utilisé pour créer et gérer des bases de données (listes de données), par exemple, il peut créer : des listes d adresses de clients, des inventaires de produits, etc. 61

62 Créer une base de données La création d'une base de données sous Excel est très simple, il suffit de créer un tableau en insérant les données en lignes et en colonnes. Chaque colonne contiendra des données se référant au même critère (p. exemple: tous les noms dans la même colonne, tous les prénoms dans la colonne suivante etc.) Plus les données sont détaillées, plus la base de données pourra être exploitée ultérieurement. 62

63 Créer une base de données Exemple : Le tableau suivant contient une liste d'adresses: 63

64 Créer une base de données Libellés des colonnes (Noms de champs) : La première ligne contient les noms de champs (Nom; Prénom; etc.). Excel utilise les cellules de la première ligne du tableau comme libellés des colonnes. Enregistrements : À partir de la deuxième ligne du tableau, chaque ligne doit contenir les différentes données par rapport à une entité. P. ex. Nom, Prénom, Adresse etc. Ces lignes représentent des enregistrements. Champs : Le contenu de chaque cellule d une base de données s appelle un champ. Les champs contiennent les données relatives aux colonnes. 64

65 Saisir les données La saisie d un nouvel enregistrement peut se faire directement sur la feuille de calcul en insérant une ligne dans le tableau ou à la fin. Il est également possible de rajouter un nouvel nom de champs en rajoutant une colonne. 65

66 Saisir les données Une deuxième manière pour saisir un nouvel enregistrement c'est à l'aide de la commande "Formulaire" du menu "Données". Dans la boîte de dialogue "Grille" qui apparaît, cliquer sur le bouton "Nouvelle" ; à ce moment un nouvel enregistrement est créé et il suffit de remplir les zones de texte à côté des noms de champs. Cliquer à nouveau sur le bouton "Nouvelle" pour insérer un nouvel enregistrement ou sur "Fermer" et les nouvelles données sont insérées dans la liste. On peut évidemment supprimer un enregistrement en cliquant sur le bouton "Supprimer". 66

67 Saisir les données 67

68 Saisir les données Remarque : Si la liste de données contient trop de colonnes Excel vous indiquera l impossibilité d afficher la grille. 68

69 Rechercher les données Pour retrouver rapidement des données spécifiques (Par exemple: toutes les personnes d origine Oujda), il suffit de cliquer sur le bouton "Critères" de la grille et d'insérer les critères de recherche. En cliquant sur les boutons "Précédente" ou "Suivante" on avance directement au prochain enregistrement contenant les critères choisis. 69

70 Rechercher les données 70

71 Trier les données Avec Excel, il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne. Pour cela, il suffit de cliquer sur le libellé de la colonne et de cliquer sur le bouton (tri croissant) ou (tri décroissant). 71

72 Trier les données On peut aussi utiliser la commande "Trier" dans le menu "Données". Pour cela : Sélectionner une cellule dans la liste. Dans la zone "Trier par" sélectionnez le champs sur le quel vous voulez trier les données. Exemple le champ Ville. Sélectionnez l ordre "Croissant" ou "Décroissant". Vous avez la possibilité de trier sur 3 champs par exemple trier par ville puis par Nom puis par Prénom. Ceci s'avère très utile lorsque votre base de donnée contient plusieurs fois la même ville et le même nom. Indiquer si la première ligne est une ligne de titres. Dans ce cas, Excel n en tiendra pas compte pour le tri. Validez par "OK". 72

73 Trier les données Le choix entre "Croissant" ou "Décroissant" permet de trier les données numériques en ordre croissant ou décroissant et les données "Texte" en ordre alphabétique ou inverse. 73

74 Filtrer les données : Filtre automatique Le filtre permet de rechercher et de manipuler une partie des enregistrements (lignes) de la base de données. Une liste filtrée affiche uniquement les enregistrements répondant aux critères de votre choix. Exemple : On veut afficher uniquement les gens de la ville Oujda. Pour cela : Sélectionnez une cellule dans la liste des données. Cliquer sur le menu "Données" puis "Filtres" puis "Filtre automatique". Des flèches apparaissent à côté de chaque nom de champs. Cliquez sur la flèche du champ Ville une liste déroulante s'ouvre contenant les données de la colonne en question. Sélectionnez ensuite Oujda. 74

75 Filtre automatique : Remarques Après l application du filtre automatique, la flèche du champ Ville et les numéros des lignes apparaissent en bleu. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur le menu "Données" puis "Filtres" puis "Afficher tout" ou bien cliquez sur "Tous" dans la liste déroulante. Pour supprimer le filtre automatique, sélectionnez le menu "Données" puis "Filtres" puis décochez "Filtre automatique". A ce moment, les listes déroulantes disparaissent. 75

76 Filtre élaboré Le filtre élaboré permet de faire des recherches plus complexes et d afficher la liste filtrée dans un autre emplacement. Le principe du filtre élaboré utilise 3 plages de cellules : la plage contenant la liste. la plage contenant les critères. la plage de destination. 76

77 Zone de critères La plage de critère représente la plage de cellules contenant les conditions choisies. Elle est constituée d une ligne comprenant les noms de champs (sur lesquels reposent les critères) et au minimum une ligne de critère. Les critères se trouvant sur la même ligne sont liés par un ET logique. Cela signifie que les enregistrements de la liste doivent répondre à toutes ces conditions. Les critères se trouvant sur des lignes différentes sont liés par un OU logique, Cela signifie que les enregistrements de la liste doivent répondre au moins à une de ces conditions. 77

78 Exemple Dans notre liste, Si on veut définir une zone de critère qui permet d afficher la liste des personnes de la ville Oujda et qui ont un âge compris entre 20 et 30 ans, on procède comme suit : Copiez les champs de titre qui vont être filtrés. Dans notre cas, copier les champs Ville et Age Collez-les dans la première cellule de la plage des critères. Dans les lignes situées sous les champs des critères, tapez les critères. 78

79 Exemple 79

80 Créer la plage de destination La plage de destination est une ligne contenant uniquement des noms de champs. Ceux-ci doivent être exactement les mêmes que ceux de la liste d origine, sinon le filtre générera une erreur. La zone de destination peut contenir tous les champs de la liste ou seulement une partie. 80

81 Filtrer la liste de données sur place Sélectionner une cellule dans la liste de données. Cliquer sur le menu "Données" puis "Filtres" puis "Filtre élaboré". Dans la boite de dialogue qui apparaît cochez l option "Filtrer la liste sur place". Dans la zone "Plages", sélectionner avec la souris la liste de données. Dans la zone de "critères", sélectionner la plage de critère. Cliquez sur "OK" 81

82 Filtrer la liste de données sur un autre emplacement Copier la ligne des libellés de la liste. Coller-la dans la première cellule de la plage de destination. Sélectionnez une cellule dans la liste de données. Cliquer sur le menu "Données" puis "Filtres" puis "Filtre élaboré". Dans la boite de dialogue qui apparaît cochez l option "Copier vers un autre emplacement". Dans la zone "Plages", sélectionnez avec la souris la liste de données. Dans la "zone de critères", sélectionnez la plage de critère. Dans la zone "Copier dans", sélectionnez la plage de destination. Cliquez sur "OK". 82

83 Filtrer la liste de données sur un autre emplacement 83

84 Utilisation des Listes Il existe dans Excel des listes que l'on peut utiliser de la façon suivante : Par exemple : Écrivez "Janvier" dans une cellule et validez Sélectionnez cette cellule A l'aide de la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule) tirez vers la droite (ou vers le bas). Dans les cellules suivantes apparaîtront: "Février" puis "mars" etc. 84

85 Utilisation des Listes Le format de mot saisi majuscule, minuscule, Première majuscule sera repris, lors de la recopie, pour tous les éléments de la liste. 85

86 Créer ses propres Listes Vous possédez une liste de noms que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez la mémoriser de façon à la réutiliser ultérieurement. Utilisez le menu Outils/Options et choisissez l'onglet "Listes pers". Dans la zone "Listes personnalisées", cliquez sur "Nouvelle liste" Dans la zone "Entrées de la liste", saisissez les éléments de votre liste en tapant sur la touche "Entrée" après chaque élément. Quand la liste est entièrement saisie, cliquez sur le bouton "Ajouter" puis sur "OK". Votre liste est désormais utilisable en tapant n'importe quel élément de celle-ci dans une cellule. 86

87 Tableau croisé dynamique Le tableau croisé dynamique vous permet de composer rapidement un tableau synthèse provenant d'une masse de données. Un tableau est dynamique. Cela veut dire qu'il vous est possible d'ajouter, de retirer et de modifier la présentation du tableau. 87

88 Créer un Tableau Il est possible de créer et de gérer des bases de données simples à partir d'excel. Champ : Caractéristique sur une personne, une chose ou un événement qui doit être conservé dans une base de données. Enregistrement : Série de champs qui décrivent une personne, une chose ou un événement. 88

89 Créer un Tableau Dans une base de données Excel, chaque colonne représente un champ. Le nom du champ doit être sur la première ligne. Chaque ligne suivante représente un enregistrement. Afin qu'excel soit capable de reconnaître tous les enregistrements qui composent la base de données, il est important de ne pas laisser des lignes vides. Toutes les lignes après le nom des champs doivent avoir des enregistrements. 89

90 Créer un Tableau La base de données suivante conserve des données sur les employés d'une entreprise. 90

91 Création d un tableau croisé dynamique Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule entre A1 et G16. Sélectionnez dans le menu Données l'option Rapport de tableau croisé dynamique. 91

92 Création d un tableau croisé dynamique Excel vous demande la source des données qui vont servir à composer le tableau croisé dynamique. 92

93 Création d un tableau croisé dynamique Excel vous demande de confirmer l'endroit où sont situées les données dont vous avez besoin pour le tableau dynamique. 93

94 Création d un tableau croisé dynamique Assurez-vous que les cellules sélectionnées soient bien entre A1 et G16.(pour notre exemple) Appuyez sur le bouton Suivant. 94

95 Création d un tableau croisé dynamique Excel vous demande ensuite où vous voulez conserver le tableau croisé dynamique. Est-ce que sur une nouvelle feuille de calcul ou sur la même qu'en ce moment? Dans cet exemple, sélectionnez l'option Nouvelle feuille. 95

96 Création d un tableau croisé dynamique Vous pourriez appuyer sur le bouton Terminer et commencer à concevoir le tableau croisé dynamique. Mais auparavant, voyons les autres options offertes dans cette fenêtre. Appuyez sur le bouton Disposition. 96

97 Cette fenêtre vous permet de placer les champs dont vous avez besoin dans quatre zones différentes : page, ligne, colonne et données. 97

98 Création d un tableau croisé dynamique Données Cette zone affiche les résultats que vous voulez voir pour un champ. Par défaut, le tableau affiche la somme des valeurs si celui-ci est composé de chiffres. S'il est composé de texte, le tableau va afficher le nombre d'enregistrements qui répond au critère. Il y a d'autres fonctions qui sont disponibles tel que la moyenne, le max, le min et plusieurs autres. Colonne Ligne Page Affiche chacune des valeurs d'un champ dans sa propre colonne. Affiche chacune des valeurs d'un champ sur sa propre ligne. Permet de "filtrer" les valeurs du tableau par rapport aux valeurs d'un champ. Ceci permet de voir seulement les enregistrements qui répondent à un certain critère. 98

99 Placer les champs Excel a créé une nouvelle feuille de calcul avec la "coquille" d'un tableau croisé dynamique. Le début de la feuille démontre les quatre zones du tableau: page, ligne, colonne et données. 99

100 Placer les champs 100

101 CREER UN GRAPHIQUE Pour réaliser un graphique, il est bien évidemment indispensable de disposer d'un certain nombre de données. Prenons donc comme exemple le tableau suivant : 101

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