EXCEL PERFECTIONNEMENT CALCULS AVANCES

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1 TABLE DES MATIÈRES FORMATS... 2 Formats personnalisés... 2 ADRESSAGE DE CELLULES... 3 relatif & absolu Rappel... 3 Adressage par nom... 4 Valider avec la touche Entrée... 4 FONCTIONS SI-ET-OU... 6 LA FONCTION RECHERCHEV()... 7 =RECHERCHEV( Code cherché ; Table ; Colonne ; Vrai/faux )... 7 QUELQUES AUTRES FONCTIONS INTÉRESSANTES À CONNAÎTRE... 8 AUJOURDHUI()... 8 MAX(champ)... 8 MIN(champ)... 8 ARRONDI(nombre;nombre_de_chiffres)... 8 TRONQUE(nombre)... 8 AUTRES FONCTIONS... 9 COPIE SPECIALE DE CELLULES LIAISONS ENTRE FEUILLES LIAISONS ENTRE CLASSEURS Mise à jour des liaisons Modification des feuilles liées VALEUR CIBLE PROTECTION DE DOCUMENT MESSAGES D ERREUR Catherine CUDET Page 1 sur 15

2 FORMATS FORMATS PERSONNALISÉS titre1 titre2 10,00 m² 100,00 m² 20,00 m² 200,00 m² 30,00 m² 300,00 m² Nous voulons faire apparaître l'unité m² Menu Format / Cellule onglet nombre Cliquer sur Personnalisé Dans la zone "type" taper un code en respectant la syntaxe : 0 pour les valeurs, # pour les valeurs non nulles, "texte" pour les unités désirées, ici m² Catherine CUDET Page 2 sur 15

3 ADRESSAGE DE CELLULES RELATIF & ABSOLU RAPPEL But : Créer des formules toujours "recopiables" Référence Relative : indique une cellule par rapport à une autre. Il s'agit en fait de mémoriser un déplacement par rapport à un point plutôt qu'une cellule particulière de la feuille. A B C 1 réf relative C1-1 ligne, + 1 colonne 2 réf relative A2 3-1 colonne cellule de départ 4 réf relative C4 +2 lignes +1 colonne Référence Absolue : indique une cellule précise, toujours la même, c'est une référence ayant des repères fixes tels que les n de ligne et n de colonne. Exemple: $A$1 ou $C$1 Le dollar $ s'obtient en appuyant sur la touche F4 A B C 1 cellule de réf $A$1 cellule de réf $C$ cellule de réf $B$4 Catherine CUDET Page 3 sur 15

4 ADRESSAGE PAR NOM L adressage par nom consiste à donner à une ou plusieurs cellules un nom, de façon à pouvoir utiliser cette référence dans les formules. Nommer une seule cellule : après s être positionné sur la cellule à nommer cliquer à gauche de la barre de formule saisir le nom à définir Valider avec la touche Entrée N.B : Cette référence se comportera comme une référence de type ABSOLU Nommer plusieurs cellules : après avoir sélectionné les cellules à nommer cliquer à gauche de la barre de formule saisir le nom à définir, valider N.B : Cette référence se comportera comme une référence de type SEMI-ABSOLU Catherine CUDET Page 4 sur 15

5 On peut vérifier l ensemble des noms existant en cliquant sur la barre de formule ou Menu (version 2003) Insertion / Nom / Définir V 2007/2010 Ruban Formules / Gestionnaire de noms (NB : c'est le seul moyen de supprimer un nom) Lorsque des cellules sont nommées, c'est leur nom qui apparaît dans la barre de formule lorsqu'on clique sur la cellule. (attention, pas d'effet rétroactif) On obtient ainsi des formules lisibles. Catherine CUDET Page 5 sur 15

6 FONCTIONS SI-ET-OU Fonction SI : Par exemple vous êtes admis à un concours si vous avez plus de 10 de moyenne. On peut combiner en imposant aucune note inférieure à 8. =SI(CONDITION ; ACTION si vrai ; ACTION si faux) avec : CONDITION : n'importe quelle expression valant vrai ou faux et construite à l'aide d'un opérateur de comparaison dans la liste suivante : > supérieur >= supérieur ou égal < inférieur <= inférieur ou égal = égal <> différent exemple : B4 < 40 vrai quand la cellule B4 est inférieure à 40, faux sinon ACTION : n'importe quelle expression valable dans Excel ayant la valeur que l'on souhaite obtenir comme résultat exemple : 3 valeur constante 3 A1 valeur de la cellule de coordonnées A1 "texte" texte (entouré de guillemets ) Fonction ET : dans une facture la remise n'est accordée que si le montant total dépasse 1000 F et que il y ait au mois trois articles de facturés. ET(Condition1 ; Condition 2) N.B: Un ET est vrai si toutes les conditions qu'il contient sont vraies, si une seule est fausse, le ET est faux Fonction OU : dans une facture la remise est accordée soit quant le montant total dépasse 1000 F soit quand le client à un numéro d'adhérent spécial. OU(Condition 1 ; Condition 2) N.B: Un OU est vrai des qu'une seule des conditions qu'il contient est vraie, si toutes sont fausses, le OU est faux Catherine CUDET Page 6 sur 15

7 LA FONCTION RECHERCHEV() Par exemple dans une facture, le code article doit permettre d extraire automatiquement un libellé ou un prix dans une table =RECHERCHEV( Code cherché ; Table ; Colonne ; Vrai/faux ) Code cherché : n'importe quelle expression ayant la valeur du code que l on recherchera dans la table: Table : n'importe quelle expression valable dans Excel désignant un ensemble de cellules constituant une table au sens de la fonction RechercheV (références Absolues ou Nommées) Colonne : il s agit de la colonne de la table qui contient la référence à extraire ; 1 colonne, ou 2 ou 3... Ne corresponds absolument pas aux colonnes de la feuille Excel! Vrai :. Renvoie une valeur proche (inférieure dans la liste) si le code exact n existe pas Faux :. Renvoie N/A! si le code exact n existe pas Cartouche encre 30,00 Imprimante HP 200,00 Imprimante jet encre 100,00 Lecteur DVD 80,00 Micro ordinateur Dell XPS 900,00 Microsoft Office ,00 Souris Microsoft 24,00 Windows 7 150,00 Catherine CUDET Page 7 sur 15

8 QUELQUES AUTRES FONCTIONS INTÉRESSANTES À CONNAÎTRE AUJOURDHUI() Renvoie la date du jour MAX(champ) Renvoie la valeur maximale rencontrée sur le champ. MIN(champ) Renvoie la valeur minimale rencontrée sur le champ. ARRONDI(nombre;nombre_de_chiffres) Arrondi le nombre au NOMBRE _DE_CHIFFRES précisé. TRONQUE(nombre) Tronque le nombre à sa partie entière. Catherine CUDET Page 8 sur 15

9 AUTRES FONCTIONS But : trouver les fonctions disponibles dans Excel Menu : Insertion / Fonction (ou outil "Coller une fonction) V 2007/2010 Ruban Formules / Insérer une fonction On peut ensuite cliquer sur Aide pour avoir davantage d informations sur la fonction Catherine CUDET Page 9 sur 15

10 COPIE SPECIALE DE CELLULES Sélectionner ce que vous devez copier. Copier puis Collage Spécial Attention JAMAIS CTRL V On peut de cette manière recopier des valeurs plutôt que des formules Catherine CUDET Page 10 sur 15

11 LIAISONS ENTRE FEUILLES Deux solutions existent pour lier deux feuilles entre elles : Par le Menu contextuel : 1. Sélection des cellules à copier (une ou plusieurs) 2. Copier 3. Pointer la destination 4. Collage Spécial / Coller avec liaison En écrivant une formule dans la cellule destination 1. Pointer la cellule de destination 2. taper = 3. Pointer la cellule dont on veut récupérer le contenu, dans une autre feuille ou un autre classeur 4. Valider On obtient une formule qui ressemble à la suivante selon les cas : Sélection d un cellule et menu Coller avec liaison : =Feuille1!SBS1 Nom de la feuille origine Coordonnées de la cellule d'origine Catherine CUDET Page 11 sur 15

12 LIAISONS ENTRE CLASSEURS On peut appliquer exactement les mêmes principes que dans le chapitre précédent, et obtenir les formules suivantes : =[Class1.xls]Feuille1!SBS1 Nom du classeur origine Coordonnées de la feuille origine Coordonnées de la cellule extraite Mise à jour des liaisons A partir du moment ou tous les classeurs utilisées sont actifs, les liaisons sont automatiquement mises à jour. Si un classeur récapitulatif est ouvert, une question se posera lors de son ouverture Modification des feuilles liées Si on modifie une feuille liée dans sa structure, il y a de fortes chances que lors de la prochaine réouverture du classeur récapitulatif, le lien soit corrompu. Pour rétablir la feuille récapitulative, Menu Edition / Liaisons. On peut ainsi modifier les liens entre classeurs. Catherine CUDET Page 12 sur 15

13 VALEUR CIBLE Menu Outils / valeur cible Soit un calcul de remboursement : Prêt Taux nb années ,00 3,00% 12, calcul du remboursement 1 004,62 fonction VPM =VPM(B4;C4;-A4) Si j'ai une capacité de remboursement de Je modifie la variable nb années En appliquant ces paramètres, on obtient : Prêt Taux nb années ,00 3,00% 12, calcul du remboursement 1 000,00 Les scénarios sont une manière d'enregistrer les valeurs cibles avec leurs paramètres. Catherine CUDET Page 13 sur 15

14 PROTECTION DE DOCUMENT But : Eviter "l écrasement" involontaire de données La protection de chaque cellule de la feuille est régie par un onglet du menu : Format / Cellule / protection Par défaut toutes les cellules sont verrouillées, il faut donc déprotéger celles qui seront accessibles en saisie Mais la protection ne sera efficace pour les cellules marquées «verrouillées» que lors de la protection globale du document : Outils / Protection / protéger la feuille Catherine CUDET Page 14 sur 15

15 ##########! Signification : MESSAGES D ERREUR La cellule contient un nombre (ou une formule) mais elle est trop étroite pour que la valeur puisse s afficher entièrement. Solution Possible : #DIV/0 Signification : Elargir le colonne ou modifier le format de la cellule La division par zéro n'existe pas. Solution Possible : Il vaudrait mieux dans ce cas faire une instruction conditionnelle permettant d effectuer l opération uniquement si le diviseur est différent de zéro. #N/A! Signification : Solution Possible : Excel ne peut atteindre ou afficher une telle valeur. apparaît fréquemment lors de l utilisation de la fonction Recherche lorsque la table dans laquelle on effectue la recherche est mal construite, ou lorsque le code cherché est inconnu. #NOM! Signification : Excel ne comprend pas dans une formule le nom utilisé. Toutes les cellules utilisant une cellule affichant #NOM! affichent elles-mêmes ce message d erreur. Solution Possible : #REF! Signification : Repérer la cellule contenant le texte, et corriger. La formule utilise une cellule qui n existe plus maintenant comme elles existait lors de la création de la formule. Soit cette cellule a été supprimée (et non pas simplement effacée) soit la formule a été copiée à un endroit où elle ne peut se recalculer Toutes les cellules utilisant une cellule affichant #REF! affichent elles-mêmes ce message d erreur. Solution Possible : erronée. #VALEUR! Signification : Corriger la formule en ce qui concerne le référence Mélange de chiffre et de lettres. Toutes les cellules utilisant une cellule affichant #VALEUR! affichent elles-mêmes ce message Solution Possible : Repérer la cellule contenant le texte, et corriger. Catherine CUDET Page 15 sur 15

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