Support de Cours Formation de base

Transcription

1 Support de Cours Formation de base 10 leçons pas à pas...

2 SOMMAIRE 1ÈRE LEÇON: STRUCTURE D'UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL ÈME LEÇON: SAISIE DANS UNE CELLULE A) SAISIE DE TEXTE:... 4 B) SAISIE DE CHIFFRES: ÈME LEÇON: LA MISE EN FORME DU TABLEAU A) ELARGIR LES COLONNES:...5 B) MODIFIER LA TAILLE. LA POLICE ET LE STYLE DES CARACTÈRES:... 6 C) ALIGNEMENT DE CELLULES / CENTRAGE:...7 D) FORMATAGE DES NOMBRES: ÈME LEÇON : ENREGISTREMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL ÈME LEÇON: FORMULES ET FONCTIONS A) CALCULER LA SOMME:...9 B) UTILISATION DES OPÉRATEURS DE BASE:... 9 C) RECOPIE DE FORMULES:...9 D) INSERTION DE NOUVELLES LIGNES ET/OU COLONNES:...10 E) LA RECOPIE DE FORMULES ET SES RÈGLES, LES RÉFÉRENCES ABSOLUES ET RELATIVES: ÈME LEÇON: LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND A) LES BORDURES:...11 B) LES COULEURS: ÈME LEÇON: MISE EN PAGE ET IMPRESSION: ÈME LEÇON: PRESENTATION DES DONNEES SOUS FORME GRAPHIQUE A) LA CRÉATION DU GRAPHIQUE...15 B) INTERVENTION MANUELLE SUR LE GRAPHIQUE: ÈME LEÇON: IMPORTATION DE DONNEES ÈME LEÇON: PERSONNALISATION DES CELLULES AFFICHÉES, LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE Document de travail de la Mission Informatique des CIO de l'académie de Créteil. Conception et réalisation Jean François CASTELL - COP Chargé de Mission en Informatique. 2

3 E Mail: 3

4 1ère leçon: STRUCTURE D'UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL. Dès l'ouverture, Excel ouvre une feuille de calcul vierge ou plus exactement un classeur. Une feuille de calcul se compose au total de 256 colonnes (marquées A,B,C...puis AA, AB, AC...) et de lignes (marquées par des chiffres). Le petit animal (chat) est un compagnon (Excel en propose 9) dont la fonction est de vous aider. Vous pouvez le supprimer, le déplacer hors de la feuille, le réduire ou l'appeler lorsque vous en avez besoin. L intersection entre une ligne et une colonne est une cellule. On appelle cellule active, celle qui est sélectionnée (à l'aide de la souris ou des flèches) et dont la référence figure en haut à gauche sous la barre d'outils. (ex : Al). C'est dans la cellule active que s'affichera la saisie. Les déplacements d'une cellule à l'autre se font à l'aide de la souris ou plus simplement à l'aide des flèches de direction. On peut également utiliser les touches ou combinaisons de touches suivantes : CTRL + HOME PAGE UP PAGE DOWN ALT + PAGE UP ALT + PAGE DOWN Accès en début de feuille Remonte d'un écran vers le haut Descend d'un écran vers le bas Accès à un écran vers la gauche Accès à un écran vers la droite Pour atteindre une cellule qui n'est pas affichée à l'écran, on utilisera les barres de défilement (encore appelés ascenseurs verticaux et horizontaux). 4

5 Notion de "classeur": Chaque feuille de calcul fait partie d'un classeur. Un classeur se compose par défaut (mais c'est entièrement paramétrable) de 3 feuilles de calcul. On passe d'une feuille à une autre par l'intermédiaire des onglets situés en bas d'écran. La feuille de calcul que l'on rend "active" passe au premier plan et se distingue des autres feuilles par son onglet blanc (les autres sont généralement grisé). Les petits boutons de magnétophone servent à se déplacer d'un onglet de feuille à l'autre (les deux extrêmes se positionnent respectivement sur le premier et dernier onglet de feuille). 2ème leçon: SAISIE DANS UNE CELLULE. a) Saisie de texte: Pour créer un tableau, il est préférable de commencer par saisir le texte descriptif (titre, intitulé(s) des colonnes et des lignes). Exercice: Saisir le texte dans les cellules de son choix, et se déplacer d'une cellule à l'autre au moyen des flèches de direction, (très pratiques car elles permettent de sauter à la cellule voisine tout en validant la saisie précédente.). Comme on peut le constater, Excel ne limite pas la saisie à la taille de la cellule. En effet si le texte est 5

6 plus long, il déborde sur la cellule voisine. Nous verrons dans la leçon suivante comment réajuster la taille des colonnes à la longueur des textes. En cas d'erreur, on peut revenir sur le dernier caractère saisi par la touche RETOUR ARRIERE ou effacer le contenu de la cellule soit par ECHAP si la cellule n'est pas encore validée ou directement par la touche SUPPR. b) Saisie de chiffres: Quelques principes sont à respecter pour la saisie des chiffres. Pour saisir le séparateur de décimales, utiliser de préférence le "point" du pavé numérique du clavier (Excel le transforme en virgule à l'écran) ou directement la "virgule" mais ne jamais utiliser le "point" situé au dessus de la virgule sur le pavé numérique. Excel ne reconnaîtrait pas la valeur en tant que chiffre mais en tant que texte. Excel ne tient pas compte des zéros saisis après la virgule, il vaut mieux par conséquent, ne pas les saisir. Le formatage des cellules en chiffres permettra l'affichage automatique de 1,2,...décimales ou plus, ainsi que les symboles monétaires. Par défaut les chiffres, s'ils sont reconnus en tant que tels, s'affichent à droite de la cellule (ceci pourra être modifié par la suite). Il est possible que le texte préalablement saisi, soit tronqué (c'est le cas de la cellule A7 dans la recopie d'écran ci dessus). Pas d'inquiétude, il est simplement masqué et on pourra aisément y remédier. C'est l'objet de la leçon suivante. 3ème leçon: LA MISE EN FORME DU TABLEAU. Nous allons voir au cours de cette leçon : Comment élargir une colonne? Comment modifier la police, la taille et le style des caractères? Comment aligner les caractères dans une cellule? Comment centrer un titre? Comment formater les nombres? a) Elargir les colonnes: Il existe plusieurs solutions pour élargir une colonne, la plus couramment utilisée étant la suivante: Positionner le pointeur sur le bord droit de la colonne à élargir au niveau de la barre des titres des colonnes (A, B, C...), exactement sur le trait de séparation. 6

7 Le pointeur prend la forme d'une double flèche horizontale. Faire glisser le pointeur vers la droite en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé puis relâcher lorsque la taille est appropriée. On peut également laisser Excel ajuster lui-même la taille de la colonne à la zone de texte la plus longue, en plaçant le pointeur au même endroit que précédemment en cliquant deux fois avec le bouton gauche de la souris. S'il est nécessaire d'affecter une taille identique à plusieurs colonnes, il vaut mieux procéder de la façon suivante: Sélectionner à l'aide de la souris les colonnes concernées, et ouvrir dans le menu, la commande FORMAT, COLONNE, LARGEUR et indiquer la taille souhaitée (la taille correspond au nombre de caractères qu'il est possible d'inscrire dans la cellule avec une police standard). Astuce: Si on doit sélectionner des colonnes non consécutives, sélectionner à l'aide de la souris mais en maintenant en plus la touche CTRL enfoncée. (Cette possibilité est valable pour toute sélection de chaînes de caractères non consécutives). b) Modifier la taille. la police et le style des caractères: La taille, la police et le style sont les attributs des caractères. Ils sont modifiables (après sélection des caractères ou de la chaîne concernée) à partir du menu FORMAT, commande CELLULE, onglet POLICE. Une fenêtre aperçu permet de visualiser les modifications apportées avant acceptation. On peut également utiliser les boutons d'attributs situés sur la barre d'outils. Le premier correspond à la police, le deuxième à la taille et les trois derniers au style (gras, italique, souligné). Un premier clic applique le format sur le caractère sélectionné (le bouton sélectionné 7

8 s'enfonce - cas du bouton gras), un deuxième clic (sur le même bouton) le supprime. c) Alignement de cellules / centrage: Par défaut, à la saisie, le texte s'affiche à gauche de la cellule, tandis que les chiffres se mettent à droite. Il est possible de le modifier à l'aide des boutons d'alignement de la barre d'outils. gauche, centré, droite Pour centrer une chaîne de caractères sur plusieurs cellules (exemple d'un titre), il faut procéder de la manière suivante: Sélectionner la plage de cellules sur laquelle le centrage doit être réalisé. Cliquer sur le bouton centrage sur plusieurs cellules de la barre d'outils d) Formatage des nombres: Le formatage des nombres peut se faire de deux façons : Soit à l'aide du menu FORMAT, commande CELLULE, onglet NOMBRE. Soit à l'aide des boutons de la barre d'outils: Le style monétaire: Il rajoute à la fois le F du Franc, les deux décimales et le séparateur de milliers. Le pourcentage: Excel divise automatiquement la valeur affichée par100 et affecte le signe %. Le séparateur de milliers: Il permet de rendre plus lisibles les nombres importants (ex devient ). Le nombre décimales: Le premier ajoute une décimale à chaque clic, le deuxième la supprime. 8

9 A ce stade, le tableau peut ressembler à ceci: Remarque: Il arrive qu'en formatant les nombres, les cellules affichent le Signe #######. Cela signifie que la colonne n est pas assez large pour tout afficher et qu'il est nécessaire de l'agrandir. 4ème leçon : ENREGISTREMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL. Il est important d'enregistrer régulièrement la feuille de calcul, afin de perdre le moins de données possibles en cas de coupure de courant ou d'erreur machine. Il existe là encore plusieurs possibilités pour sauvegarder: Dans le menu FICHIER, faire appel à ENREGISTRER ou à ENREGISTRER SOUS Dans la barre d'outils, cliquer sur le bouton Activer la combinaison de touches CTRL + S Dans tous les cas, lors de la toute première sauvegarde du document, EXCEL affiche la fenêtre de dialogue suivante. Sélectionner le dossier dans lequel le document sera enregistré (zone "enregistrer dans"). 9

10 Donner un nom de fichier. Cliquer sur OK. 5ème leçon: FORMULES ET FONCTIONS. a) Calculer la somme: Il existe une manière très simple d'affecter une somme au bas d'une colonne ou en bout de ligne: Sélectionner la plage de cellules contenant les valeurs à additionner + la cellule dans laquelle doit s'afficher la somme. Cliquer sur le bouton Somme de la barre d'outils: Immédiatement la somme apparaît dans la cellule prévue. b) Utilisation des opérateurs de base: Les opérateurs de base s'utilisent de la manière suivante: OPERATIONS OPERATEURS EXEMPLES Addition + =A1+B5+C9 Soustraction - =C10-B8 Multiplication * =A4*B2 Division / =C3/C4 Parenthèses ( ) =(A1+B5)*C6 Remarque: Toutes les formules doivent débuter par le signe = Exercice: Insertion dans le tableau d'une colonne "Ensemble" calculant l'addition des autres colonnes représentées par les valeurs relatives aux différents collèges: Cliquer dans la cellule J4 pour insérer le texte Ensemble". " Cliquer dans la cellule où l'addition doit s'effectuer (J6) et taper le signe = pour où introduire la formule. Cliquer dans la cellule contenant la première opérande (B6) et taper le signe +. Cliquer dans la cellule contenant la deuxième opérande (D6)et tapez le signe +, faites de même avec les autres cellules concernées (F6 et H6) et valider par ENTREE. Le résultat s'affiche immédiatement dans la cellule prévue tandis qu'en haut de l'écran dans la ligne d'édition s'écrit la formule. c) Recopie de formules: Excel travaille par défaut en valeur relative, c'est donc bien la formule réadaptée à la position des différentes cellules et non la valeur qui sera recopiée (ex. B6+D6+F6+H6 devient B7+D7+F7+H7 dans la cellule immédiatement en dessous). 1ère méthode : Utilisation des boutons Commencer par cliquer dans la cellule qui contient la formule. Cliquer sur le bouton (COPIER). 10

11 Déplacer le pointeur dans la cellule voulue.. Cliquer sur le bouton (COLLER). 2ème méthode : Utilisation des touches Cliquer dans la cellule qui contient la formule. Appuyer sur CTRL + C pour copier. Déplacer le pointeur dans la cellule voulue. Appuyer sur CTRL + V pour coller 3ème méthode : Utilisation des fonctions du menu Cliquer dans la cellule qui contient la formule. Ouvrir le menu EDITION, et valider sur COPIER. Déplacer le pointeur dans la cellule voulue. Ouvrir le menu EDITION, et valider sur COLLER. 4ème méthode : Glisser/ déplacer Cliquer dans la cellule qui contient la formule. Fixer le pointeur dans le coin inférieur droit de la cellule (on distingue à cet endroit un petit carré noir appelé "poignée de recopie"). "Tirer la cellule " en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, vers la (ou les cellules) où la recopie doit intervenir, puis relâcher. d) Insertion de nouvelles lignes et/ou colonnes: Il est possible en cas d'oubli de réinsérer une ligne ou une colonne sans perturber les opérations. Par contre l'endroit d'insertion a son importance. En effet il est indispensable que l'insertion se fasse dans la plage de cellules prises en compte pour la totalisation. Exercice: On désire créer dans le tableau ci dessus une nouvelle catégorie d'orientation, intitulée 11

12 "Apprentissage", il faut que la nouvelle ligne s'insère dans la zone de calcul. Si la ligne est insérée avant la ligne 6 ou après la ligne 13, elle ne sera pas prise en compte dans le total. Pour insérer une ligne: Sélectionner la ligne située juste à l'endroit où se fera l'insertion (ex. ligne 12 pour insertion en ligne 12) en cliquant sur l'entête de ligne (son numéro). La ligne passe en sur-brillance. Ouvrir le menu INSERTION, commande LIGNE ou activer les touches CTRL +. Une ligne blanche s'insère dans le tableau. Tout chiffre saisi est pris en compte dans les totaux de fin de colonne (dans l'exemple les valeurs ont été recalculées sans aucune intervention). L'opération inverse consiste à supprimer une ligne du tableau se fait par l'intermédiaire de CTRL - ou encore par le menu EDITION, commande SUPPRIMER, option SUPPRIMER LIGNE ENTIERE. Remarque: Cette technique s'applique de la même façon pour l'insertion et la suppression de colonne. e) La recopie de formules et ses règles, les références absolues et relatives: Dans le tableau des statistiques d'orientation, les colonnes C, E, G, I et K sont prévues pour accueillir les pourcentages correspondant aux autres valeurs. La formule initiale à rentrer est la suivante =B6/B14. Quand on recopie cette formule en C7, elle se transforme en =B7/B15, c'est à dire que le total est recherché en B15, qui est une cellule vide. D'ou l'erreur indiquant une division par zéro. Pour l'éviter, il faut indiquer au tableur que le total se trouve toujours en cellule B14, à l'aide d'une référence dite "absolue": on ajoute alors un signe $ devant le nom de la colonne et/ou le numéro de la ligne $B$14. Dans cet exemple comme seul le numéro de ligne posait problème, nous aurions pu nous en tenir à une référence mixte (à la fois absolue et relative), soit B$14. Maintenant, d'une seule formule saisie en C6 (=B6/B$14) la recopie pourra fonctionner sur toutes les autres cellules des colonnes concernées du tableau (en appuyant sur F4 on passe par tous les modes d'adressage des cellules). Enfin on obtient le symbole pourcentage d'un clic sur le bouton style pourcentage de la barre d'outils. 6ème leçon: LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND. Afin de rendre le tableau beaucoup plus lisible, il convient d'affecter des bordures et éventuellement de la couleur. a) Les bordures: Sélectionner la ou les cellule(s) à encadrer à l'aide de la souris. Ouvrir le menu FORMAT, commande CELLULE, onglet BORDURE. 12

13 Dans cette boite de dialogue, sélectionner l'emplacement de bordure, la puis le style. Il est possible d'utiliser également le bouton bordures de la barre d'outils qui à son ouverture par la flèche bas, offre la palette des possibilités. Le bouton Bordures et la palette flottante Bordures. Il suffit après avoir pris soin de sélectionner les cellules, de cliquer sur le modèle de son choix. b) Les couleurs: Sélectionner la ou les cellule(s) à encadrer à l'aide de la souris. Ouvrir le menu FORMAT, commande CELLULE, onglet MOTIFS. 13

14 Sélectionner dans cette boite de dialogue, la couleur de fond plus éventuellement le motif. Une fenêtre aperçu permet de visualiser le résultat. On peut là encore, utiliser le bouton couleur de la barre d'outils qui offre à son ouverture, la palette des possibilités Le tableau pourrait désormais ressembler à ceci : 7ème leçon: MISE EN PAGE ET IMPRESSION: Avant d'imprimer le tableau, il est utile de vérifier le résultat en demandant un aperçu avant impression. Pour cela, cliquer sur le bouton aperçu de la barre d'outils. Pour une présentation plus claire, il convient de mettre en page le tableau. De plus sur l'aperçu représenté en page suivante on se rend compte de plusieurs imperfections. Quelles sont elles? 1. Le tableau n'est pas centré (verticalement surtout). 2. Le tableau n'est pas complet (il manque la dernière colonne). 3. Le tableau comporte un en-tête et un pied de page que l'on peut souhaiter modifier ou supprimer. 4. Le tableau serait peut être plus présentable en mode paysage (il est actuellement en mode portrait). 14

15 Sans quitter sur l'aperçu avant impression, cliquer sur le bouton PAGES de la barre d'outils. La boite de dialogue suivante apparaît: Sélectionner pour commencer l'onglet pages. Choisir l'orientation portrait ou paysage. Agrandir ou réduire le tableau suivant le cas, à l'aide du pourcentage de la zone échelle. (Par défaut à 100% c'est à dire taille normale). Sélectionner ensuite l'onglet marges. Disposer le tableau dans la page à l'aide des paramètres de marges ou pour le centrer dans la feuille, les options horizontalement et verticalement. L'onglet feuille, va permettre de supprimer le quadrillage, et l'onglet en-tête/pied de page de modifier ou supprimer les indications feuil1 et page1 imprimées par défaut. L'aperçu, après la mise en page peut ressembler désormais au suivant: 15

16 Remarque: La mise en page est possible également, sans passer par l'aperçu avant impression, en ouvrant le menu FICHIER, commande MISE EN PAGE. Pour lancer l'impression, cliquer sur le bouton commande IMPRIMER. de la barre d'outils, ou ouvrir le menu FICHIER, 8ème leçon: PRESENTATION DES DONNEES SOUS FORME GRAPHIQUE. A) La création du graphique Le graphique peut être au choix sur une feuille à part ou sur la même page que le tableau. Le graphique est élaboré à partir de la sélection des valeurs et du texte faite au préalable dans le tableau. Mais attention, ne pas sélectionner les zones de totalisation. Il est nécessaire de supprimer de la sélection les éventuelles lignes blanches qui risqueraient de perturber la mise en forme du graphique. Sélectionner la plage de données que l'on souhaite exploiter sous forme graphique. 16

17 A ce stade, laissons faire EXCEL en demandant l'assistant graphique: Pour cela, faire un clic droit sur l'onglet Feuil1 en bas d'écran ou cliquez sur le bouton barre d'outils pour démarrer directement l'assistant graphique. Dans le premier cas, un menu va s'ouvrir. Sélectionner INSERER. de la...puis choisissez GRAPHIQUE. L'assistant graphique s'ouvre en affichant la première boite de dialogue (étape l/4). Dans cette première étape EXCEL vous propose de choisir directement le type de graphique qui devra représenter vos données, une fois ce choix réaliser, on passe directement à l'étape 2/4 en cliquant sur le bouton Suivant. 17

18 Choix de la plage des données concernées (étape 2/4). On confirme les coordonnées de la plage des cellules à représenter graphiquement puis on clique sur Suivant. L'assistant graphique étape 3/4 apparaît. 18

19 Il s'agit dans cette étape de choisir les options qui mettront en forme le graphique du groupe que l'on souhaite créer. Pour passer d'un onglet de feuille à l'autre, on clique simplement dessus, les options possibles le concernant apparaissent alors. Cliquez ensuite sur Suivant. EXCEL demande à travers cette boite de dialogue (assistant graphique étape 4/4) de définir si les données représentées par le graphique seront positionnées sur la feuille en cours ou sur une feuille séparée (voir les différences dans la remarque page suivante). Lorsque la dernière étape est terminée, cliquer sur FIN, pour faire afficher le graphique à l'écran. Remarque: Les deux méthodes initialement proposées diffèrent dans le mode de représentation final du graphique. Dans la première, le graphique réalisé vient s'insérer en complément des autres onglets du classeur (un onglet GraphX), par contre le fait de cliquer sur l'assistant graphique (seconde méthode) vous amène à créer un graphique sur votre feuille de calcul (déplaçable et dimensionable à volonté). B) Intervention manuelle sur le graphique: Dès que le graphique est créé, EXCEL affiche une option de menu spécifique au graphique. Elle va permettre d'apporter rapidement des modifications éventuelles sur le graphique. 19

20 Type de graphique... Cette option reprend la boite de dialogue de l'assistant graphique (étape ¼). Données source... On retrouve la boite de dialogue de l'assistant graphique (étape 2/4). options du graphique... Assistant graphique (étape ¾). Emplacement... Assistant graphique (étape 4/4). Ajouter des données... Vous fait apparaître une nouvelle boite de dialogue qui vous permet de sélectionner directement à l'aide de la souris une nouvelle plage de données à insérer dans le graphique courant. Ajouter une courbe de tendance...vous permet de spécifier le mode d'ajustement des points d'une courbe entre eux. Vue 3D... Disponible uniquement dans le cas d'un graphique en 3 dimensions, vous permet de modifier la présentation d'un graphique de ce type. Exercice: pour modifier le format du graphique, cliquer sur Graphique dans la barre de menu, puis sur Type de graphique... ceci ouvre la palette des différents types et vous permet de choisir par exemple barres horizontales en 3 dimensions. D'un simple clic sur le modèle sélectionné votre graphique change d'allure et s'adapte au nouveau format. En cliquant sur le bouton de votre graphique avec vos données saisies. vous avez immédiatement un aperçu 20

21 Il est tout à fait possible après cette mise en forme automatique d'intervenir manuellement sur chaque composant du graphique. (ex: le titre, la légende, les couleurs des barres...). Avant d'intervenir sur la mise en forme d'un composant, il faut le sélectionner. Pour cela, il suffit de cliquer sur le composant à modifier si vous êtes sur le graphique stocké dans l'onglet graphx (ou X représente le numéro du graphique), (la fenêtre du graphique s'entoure alors de bords gris, vous êtes alors en mode édition). La sélection se matérialise par un cadre gris et des poignées noires entourant l'élément. L'intitulé de l'élément sélectionné apparaît à gauche de la barre des formules. On peut passer d'un élément à l'autre en utilisant les flèches de direction haut et bas. Comme dans la feuille de calcul, la police de caractères, le style, les bordures, les couleurs pourront être modifiées à l'aide des boutons de mise en forme de la barre d'outils classique ou encore par le menu FORMAT. L'autre possibilité consiste à cliquer deux fois sur l'élément pour ouvrir une boite de formatage spécifique à chaque élément. Pour déplacer un élément, il suffit après l'avoir sélectionné, de déplacer le pointeur sur le cadre grisé 21

22 et de faire glisser l'élément à l'endroit voulu, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Pour agrandir ou réduire un élément, procéder de la même manière mais en positionnant le pointeur sur les "poignées" pour étirer ou diminuer. Après modification, le graphique peut ressembler au suivant : 50% 45% 40% 35% 30% Tx de passage 25% 20% 15% 10% 5% 0% Récapitulatif des orientations 2NDE AUTRE 2NDE PROFESSIONNELLE 2NDE S.V.T. 2NDE STMS ou STBP 2NDE TSA PROD. DOUBLEMENT APPRENTISSAGE SANS AVIS S1 Filières Enfin vous pouvez ajouter très facilement une série au graphique ainsi réalisé en cliquant sur la zone concernée dans la feuille de calcul et en déplaçant la nouvelle série vers le graphique. La série est alors immédiatement ajoutée au graphique (cette technique se nomme glisser/déplacer). le 9ème leçon: IMPORTATION DE DONNEES. Nous allons voir à travers cette dernière leçon : Comment importer des feuilles depuis une source de données externes. Il est parfois utile de pouvoir récupérer des données provenant d'une autre application. Par défaut EXCEL utilise un format de fichier qui lui est propre "XLS" qui désigne une feuille de calcul ou un classeur. Mais il sait réaliser des opérations de récupération de données externes. On parle d'importation. Plusieurs possibilités sont offertes et tout se passe dans la boite de dialogue suivante: 22

23 Une fois que l'on a choisi le format de fichier qui nous intéresse (dans notre cas il s'agit de récupérer les données issues du logiciel STATOR version CIO et qui passe par une exportation au format texte), on clique sur l'endroit où se trouvent les données à importer (la disquette) et on valide par OK. On se retrouve à peu près dans la situation reproduite ci dessous: EXCEL commence à lire le fichier de données et propose aussitôt une nouvelle boite de dialogue, l'assistant d'importation de fichier. Origine et type de fichier (étape 1/3). Le fichier est alors présenté en aperçu, plusieurs options sont prévues (délimité ou largeur fixe) en général, EXCEL propose d'emblée l'option qui lui semble la plus convenable. L'origine du fichier est à préciser. En fait cela revient à connaître quel est l'environnement dans lequel le logiciel source a créé le fichier (DOS ou Windows - dans le cas de STATOR, on choisira Windows). 23

24 Choix du mode de séparation des données entre elles (étape 2/3). Il s'agit cette fois de préciser le type de séparateur à utiliser. Soit le logiciel vous propose le bon séparateur d'emblée, soit vous devez en choisir un parmi ceux qui sont les plus courant ou des séparateurs spéciaux. De toute façon EXCEL vous montre un aperçu des données à chaque fois. Définition du format des données qui formeront les colonnes de la nouvelle feuille (étape 3/3). Dans cette ultime étape on veut éviter au logiciel d'interpréter des données sous un autre format. Par exemple, si les données présentent des dates de naissance, il convient alors de spécifier pour la colonne concernée que ce format doit être un format de date. 24

25 Par défaut EXCEL propose le format standard, mais il suffit de sélectionner la colonne concernée par un simple clic de souris et de cocher le bouton radio concerné si l'on veut modifier le format de la colonne. L'exemple ci dessus vous montre que pour une colonne on est passé du format standard au format texte en deux clics de souris. Pour terminer l'importation il suffit de cliquer sur FIN. EXCEL vous présente alors une nouvelle feuille de calcul dans laquelle figure les données que vous venez d'importer. Vous allez maintenant pouvoir les mettre en forme. L'intérêt de cette étape est de vous éviter d'avoir à saisir une nouvelle fois les données. 10ème leçon: Personnalisation des cellules affichées, la mise en forme conditionnelle Dans une liste de cellules contenant des résultats de formules ou des valeurs, on peu souhaiter afficher de manière personnalisée, et automatiquement, une mise en forme particulière à certaines cellules (par exemple repérer plus facilement les minimum et maximum d'une liste de notes). Tout se passe dans l'option Format de la barre de menu en cliquant sur Mise en forme conditionnelle. 25

26 Surlignage des données remplissant les conditions requises Pour mettre en valeur les résultats d'une formule ou d'autres valeurs de cellule que vous souhaitez observer, vous pouvez identifier les cellules en appliquant des mises en forme conditionnelles. Par exemple, si une cellule contient une formule calculant la variance entre les ventes prévues et les ventes réalisées, Excel peut appliquer un ombrage vert à la cellule si les ventes réalisées dépassent les prévisions et un ombrage rouge dans le cas contraire. Si la valeur de la cellule change et ne répond plus à la condition spécifiée, Excel supprime temporairement la mise en forme qui met en évidence cette condition. Les mises en forme conditionnelles demeurent appliquées à une cellule jusqu'à ce que vous les supprimiez, même si aucune des conditions n'est remplie et que les mises forme de cellule spécifiées ne sont pas affichées. Remarque: Dans un classeur partagé, les mises en forme conditionnelles appliquées avant le partage du classeur sont toujours valides. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les mises en forme conditionnelles existantes ni en appliquer de nouvelles. Les mises en forme conditionnelles peuvent être appliquées aux données des tableaux croisés dynamiques, mais lors du prochain rafraîchissement du tableau croisé dynamique ou d'une modification de son format, la mise en forme est supprimée. Application de mises en forme conditionnelles à des cellules. 1. Sélectionnez les cellules à mettre en forme. 2. Dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. 3. Pour utiliser des valeurs situées dans les cellules sélectionnées comme critères de mise en forme, sélectionnez La valeur de la cellule est, sélectionnez un type de comparaison, puis tapez une valeur dans la zone appropriée. Vous pouvez taper une valeur constante ou une formule, et devez insérer un signe égal (=) avant la formule. Pour évaluer des données sur une condition autre que les valeurs situées dans les cellules sélectionnées, utilisez une formule comme critère de mise en forme. Sélectionnez La formule est dans la liste située à gauche, puis tapez la formule dans la zone située à droite. La formule doit avoir une valeur logique VRAI ou FAUX comme résultat. 26

27 4. Cliquez sur le bouton Format. 5. Sélectionnez le style et la couleur de police, le soulignement, les bordures, l'ombrage ou les motifs que vous souhaitez appliquer. Excel applique les mises en forme sélectionnées uniquement si la valeur de cellule remplit la condition ou si la formule renvoie une valeur VRAI. 6. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur le bouton Ajouter, puis répétez les étapes 3 à 5. Vous pouvez spécifier jusqu'à trois conditions. Conseils Vous pouvez copier des mises en forme conditionnelles dans d'autres cellules. Sélectionnez les cellules dotées des mises en forme conditionnelles que vous souhaitez copier, cliquez sur Reproduire la mise en forme, puis sélectionnez les cellules auxquelles vous voulez appliquer les mêmes mises en forme conditionnelles. Pour copier uniquement les mises en forme conditionnelles, sélectionnez les cellules que vous voulez mettre en forme en incluant au moins une cellule dans la sélection ayant les mises en formes conditionnelles que vous voulez copier. Cliquez dans le menu Format, sur Mise en forme conditionnelle, puis cliquez sur OK. Pour examiner des données, telles que les résultats des ventes, dans un graphique "parlant", sélectionnez les données et spécifiez trois conditions. Utilisez la couleur de police rouge ou l'ombrage de cellule pour les valeurs de cellule inférieures au minimum spécifié, jaune pour les valeurs comprises dans une plage donnée, et vert pour les valeurs supérieures au maximum spécifié. Si vous spécifiez plusieurs conditions et que plusieurs d'entre elles sont vraies, Excel applique uniquement les mises en forme à la première condition vraie. Exemple simple de mise en forme conditionnelle. Dans l'exemple suivant, les mises en forme conditionnelles appliquées à la plage A1:A3 permettent d'analyser l'ensemble des données pour en déterminer quelles sont les valeurs les plus hautes (maximum) et celles qui sont les plus basses (minimum). On cherche donc à colorier en bleu, dans une plage de données, la valeur maximale et en vert la minimale. 1. Sélectionnez vos données à l'aide de la souris (n'oubliez pas de maintenir le bouton gauche appuyé). 2. Dans le menu Format cherchez la commande portant l'intitulé Mise en forme conditionnelle. 3. Recherchons maintenant la valeur maximale. Pour cela reproduisez les conditions qui sont représentées ci dessus. Dans la première liste sélectionnez la valeur de la cellule est, dans la seconde, égale à. 4. Dans le troisième champ, il faut maintenant entrer une formule qui va repérer la plus grande valeur de la sélection. Pour cela, vous tapez "=MAX(puis vous sélectionnez vos données et enfin refermez la parenthèse. Le résultat obtenu va ressembler à =MAX($A$1:$A$3). 27