Méthode de préparation du fichier texte d import depuis Excel, via Access jusqu à Drupal.

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1 IMPORT SCROL vous invite fortement à lui confier cette tâche pour vous décharger de toute responsabilité dans le cas d'un import manqué. Si vous confiez à SCROL vos nouvelles données (souches, images, séquences, papiers, cross-refs) selon un calendrier mis en place au début de la maintenance (une fois par semaine, par mois, par trimestre), SCROL s'engage à importer et insérer toute nouvelle donnée avec ce système. Si toutefois, vous désirez effectuer vous-même ces démarches, sachez que SCROL, à partir de la publication officielle du site, ne pourra en aucun cas être jugé responsable d'un quelconque dysfonctionnement du site web suite à ces procédures d'import. (cf. Conditions Générales de Prestation).

2 Grâce au système d'import de données, vous pouvez depuis le site web transférer un lot de données depuis des fichiers CSV jusque dans l'architecture Drupal, aussi bien pour ajouter de nouvelles données que pour modifier les anciennes. Cet import est possible pour : les échantillons, les traitements d échantillons (manipulations, envois), les commentaires sur échantillons. Méthode de préparation du fichier texte d import depuis Excel, via Access jusqu à Drupal. Les fichiers CSV d'origine créés pour le développement se trouvent tous dans le tableau en haute de page, sous l onglet «Import Data». Premier fichier CSV utilisé pour l'import d échantillons : database-import.txt. Vous trouverez aussi le fichier originel Excel (database-excel.xlsx) et la base complète Access (1 seule table) créée depuis le fichier Excel précédent (database-access.accdb). (La méthode sera la même pour l import de «Sample Treatment» et «Sample Comment» sauf qu il faudra utiliser l importateur associé à ce type de contenu.) Si vous partez d un fichier Excel, voici comment procéder pour créer en quelques clics le fichier texte d import vers le site Drupal. 1- Ouvrir Access (quelle que soit la version, Windows ou Mac). 2- Depuis l onglet DONNEES EXTERNES, importer le fichier Excel.

3 3- Parcourir et choisir le fichier Excel en question puis cliquer sur OK. L Assistant Access d importation d une feuille de calcul s ouvre. 4- Choisir la Feuille adéquate (souvent Feuille 1 ou Sheet 1) puis cliquer sur Suivant.

4 5 - Cocher «Première ligne contient les en-têtes de colonnes» et cliquer sur Suivant. 6- Facultatif mais conseillé : vérifier pour chaque champ, le type de données. Par exemple, Nom au format «texte court» et Age au format «Entier», etc., selon les données.

5 Cliquer sur Suivant. 7- «Choisir ma Propre Clé Primaire» (id), ici «id_sample». 8- Nommer la table que vous allez créer. Cliquer sur Terminer puis Fermer.

6 9- Votre feuille de calcul Excel est désormais utilisable sous Access. 10- Faites un clic-droit sur le nom de la table créée et choisissez Exporter > Fichier texte. (Notez que vous pouvez aussi aller vers Excel, dans le sens inverse à la précédente procédure).

7 L assistant d exportation s ouvre. 11- Nommer le nom du fichier texte d export (exemple base.txt) en le plaçant à un endroit spécifié pour le retrouver plus facilement ensuite. Cliquer sur OK La fenêtre d Assistant Exportation de texte s ouvre. 12- Cliquer sur Avancé en bas à gauche.

8 13- IMPORTANT : Dans la fenêtre de Spécification d exportation, choisissez la page de codes Unicode (UTF-8). Et cliquer sur OK sans vous occuper du reste. Laisser le choix sur Délimité en haut de la fenêtre d Exportation de texte et cliquer sur Suivant. 14- IMPORTANT : Définissez le délimiteur de valeurs (point-virgule) et le délimiteur de texte (guillemets). Puis cocher «Inclure les noms des champs sur la première ligne» et Cliquer sur Suivant.

9 15- Vérifier le chemin d arrivée de l export et cliquer sur Terminer puis Fermer. 16- Votre fichier CSV est prêt à l import et tout est en règle : il sera lu par Drupal car encodé en UTF-8, il sépare ses valeurs par des points-virgules et il délimite ses textes par des guillemets.

10 A partir de ce fichier texte, tout est possible. Vous pouvez l importer soit dans son intégralité soit quelques colonnes ou quelques lignes. La seule chose indispensable est de conserver la colonne de la clé primaire (id), ici id_sample afin que Drupal reconnaisse de quel contenu il s agit. Bien sûr cette colonne peut ne pas présenter toutes les lignes mais seulement celles où des champs sont modifiés. Méthode d import de données en batch depuis le site, à l aide du fichier texte créé. 1- Pour cela, depuis le site, cliquer sur Import Data.

11 2- Depuis cette page de «Content Management», cliquer sur Import Sample Data (si vous souhaitez importer des données échantillons), soit sur le texte, soit sur l image.

12 Depuis la page de l importateur (Sample Importer), tout est indiqué sur la page. 3- Cliquer sur Parcourir et choisir le fichier à importer (ici en l occurrence BaseTara.txt précédemment créé, ne pas faire attention au nom indiqué sur la capture d écran) et vérifier que vous avez bien défini le délimiteur (ici point-virgule) et que la mention No Headers n est pas cochée. 4- Cliquer sur Import en bas de page. Une barre de progression va apparaître et en fonction de la taille du fichier et du nombre de lignes, la procédure peut prendre entre quelques secondes et maximum 10 minutes, selon le serveur d hébergement.

13 Si vous souhaitez mettre à jour certaines lignes et en ajouter d autres, il suffit de renseigner ces lignes dans le fichier d import et Drupal ne touchera pas aux autres lignes qui ne nécessitent pas de modifications. Si vous souhaitez supprimer en batch des données précédentes, cliquer sur «Delete items» en haut (les onglets sous Sample Importer) puis importer l intégralité de la nouvelle base sans les lignes à supprimer et votre nouvelle base sera mise à jour en ligne. Une fois l import réalisé, le dernier fichier texte utilisé pour l import est disponible sur la page Sample Importer (simple clic dessus), au dessus du bouton Parcourir. SCROL vous conseille de conserver des archives de tous vos fichiers d import afin de pouvoir faire marche arrière si nécessaire. SCROL vous remercie.

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