L import : Mise à jour rapide de votre catalogue

Transcription

1 L import : Mise à jour rapide de votre catalogue L se situe au dessus du résultat de la recherche, qu elle soit simple ou avancée. En cliquant sur le texte une pop- up permettant d exporter tout ou partie de votre catalogue au format.ods ou GoogleDocs s ouvre. Vous pourrez ainsi, mettre à jour vos codes barres, vos prix d achats fournisseurs, vos images, vos prix de ventes HT et TTC, vos taxes, etc Le traitement de vos données au format GoogleDocs offre plus de souplesse et de sécurité (enregistrement instantanée de la saisie) que le format.ods. Cette fonctionnalité nécessite un compte Google (gmail) et l activation par nos services de cette dernière. Note : Lors de la première tentative d export de la journée, Google vérifie que vous êtes bien connectés à votre compte Google et que vous disposez des autorisations nécessaires. Si vous n êtes pas connectés, il vous propose de le faire. Une fois connectés, lancez votre export. Etape 1 Sélectionnez les articles à exporter Pour exporter une partie seulement de votre recherche, cochez les cases situées en bout de ligne à gauche, puis allez tout en bas de recherche, sélectionnez dans le menu déroulant pour la sélection :

2 Pour exporter l ensemble de la recherche, quelque que soit le nombre de page, ne cochez rien, et cliquez simplement sur le texte situé en haut à droite au dessus du résultat de la recherche. Etape 2 Export des données Choisissez dans la liste «Choix du modèle», ce que vous souhaitez mettre à jour. Par exemple, choisissez le prix de vente HT. Le système vous informe du contenu des données exportées via le GoogleDocs. En l espèce, le fichier sera composé des colonnes suivantes : Référence article, Référence interne, Référence fabricant, Catégorie, Marque, Libellé d'article, Tarif 1 HT, Tarif 2 HT... Renseignez le nom du fichier puis confirmez. Etape 3 Modification du fichier exporté La feuille de calcul Google générée s ouvre dans une nouvelle fenêtre. La colonne ref- lmb est en rouge, car elle ne doit pas être modifiée. Elle est nécessaire au réimport du fichier pour la mise à jour des articles. La colonne dont les informations sont de couleur verte, contient des données purement informatives. Toute modification ne sera pas prise en compte par le système. Les autres colonnes contiennent les données qui doivent être modifiées. Partage du document Si vous souhaitez que d autres collaborateurs interviennent sur le document, il vous faudra le partager. Cliquez sur le bouton situé en haut à gauche de la feuille de calcul pour effectuer ce partage.

3 Validation des modifications Tant que vous êtes connectés à Internet, Google enregistre en temps réel vos saisies. Aucune validation n est nécessaire. Le fichier est stocké sur votre Google Drive et le système de LMB y accède au moyen d une API. Une fois le fichier réimporté dans LMB, le fichier reste disponible dans Google Driver pour historique mais ne pourra pas être une nouvelle fois dans LMB. Etape 4 Import du fichier modifié Pour mettre à jour les articles modifiés, il vous faut aller dans Catalogue > Mettre à jour avec Google Docs. Une liste des documents pouvant être importés est affichée. Les lignes de couleur verte indiquent les fichiers que vous avez le droit d importer, soit parce que vous en êtes l auteur, soit parce que l auteur l a partagé avec vous. Les lignes de couleur rouge sont les fichiers que vous ne pouvez pas importer. Vous devrez demander à leur auteur un partage. En cliquant sur le libellé du fichier, celui- ci s ouvre dans un nouvel onglet. L icône permet d éditer le libellé du fichier, mais cette modification se sera valable que sur LMB. Elle n aura aucune incidence sur le Google Docs. Le menu déroulant «Feuille», permet de choisir quel feuille du document Google Docs doit être importé. Attention, un seul import est possible, donc une fois l import de la feuille choisie réalisé, le document ne sera plus utilisable.

4 Cliquez enfin sur le texte «importer» pour réaliser l import et sur la croix pour supprimer le fichier. Archivage Une fois l import réalisé, le fichier est archivé dans l onglet «Imports archivés». Le fichier reste consultable, mais aucune modification ultérieure ne sera possible. Mise à jour d articles Cette fonctionnalité permet générer des fichiers vierges, que vous pourrez remplir en fonction de vos besoins. Deux modèles sont disponibles et permettent de mettre à jour d une part la disponibilité d un produit, et d autre part, ses informations générales (libellé, libellé court et description courte). Pour mettre à jour ces articles, il suffit de renseigner soit la référence LMB de l article, soit la référence interne, oem ou bien encore le code barre. Le système utilisera l une de ces références pour mettre à jour les articles concernés. Une fois le fichier généré, cliquez sur le bouton importé pour effectuer la mise à jour.

5 Importer un fichier sur mesure avec GoogleDocs Pour importer un fichier sur mesure, il faut d abord exporter un modèle vierge. Etape 1 Export du fichier vierge depuis l interface administrateur Interface Administrateur > Catalogue > Importer depuis Google Docs (Feuille de calcul). Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez exporter : - Import article multi- catégorie : permet de générer un fichier vierge comportant l ensemble des paramètres d un article (libellé, prix, description, constructeur, fournisseur, références, prix d achat, prix de vente, code barre, images, stock ), ainsi que toutes les caractéristiques renseignées quelque soit la catégorie (autrement dit toute variante ou déclinaison confondue) - Import article multi- langue : génère le même fichier que l import article multi- catégorie, mais comporte 6 colonnes supplémentaires permettant de rajouter la traduction en anglais et en allemand du libellé, de la description courte et de la description longue. - Import article par catégorie : génère un fichier qui permettra d importer des articles directement dans la ou les catégorie(s) sélectionnée(s). Pour les deux premiers choix (article multi- catégorie ou article multi- langue), cliquez directement sur le bouton «extraire» situé tout en bas de la page pour générer le fichier. Pour le dernier choix (article par catégorie), sélectionnez les catégories souhaitées en cochant les cases correspondantes avant de cliquer sur le bouton «extraire» situé tout en bas de la page. Le système génèrera un fichier par catégorie sélectionnée.

6 Etape 2 Edition du ou des fichier(s) généré(s) Les fichiers générés sont stockés dans votre Google Drive et dans LMB dans l interface collaborateur > Catalogue > Importer avec Googles Docs Comme précédemment, une fois le fichier complété, il suffira de cliquer sur le bouton importer pour réaliser l import des articles. Les fichiers importés seront archivés dans l onglet «Imports archivés» Le fichier est accessible en cliquant simplement sur son libellé, la feuille de calcul Google s ouvrant dans un nouvel onglet. Une fois l import réalisé, le fichier n est plus exploitable. Comme précédemment, la couleur verte indique que le fichier a été généré depuis votre compte Google ou qu il a été partagé avec vous. Vous pouvez donc l éditer. Les lignes rouges indiquent que vous n êtes pas propriétaire du fichier, vous ne pouvez donc pas l éditer.