TC3 - Guide d utilisation pour la saisie des FA

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1 TC3 - Guide d utilisation pour la saisie des FA Version 2.0 du 22/04/2014 COM.ASCO

2 Objectifs p 3 Présentation générale p 4 Processus de saisie et validation des temps p 5 Présentation du module de saisie d une FA p 6 Présentation des colonnes du tableau des FA p 7 Tableau de saisie des heures par semaine p 8 Règles de saisie d une FA (Saisie des heures travaillées) p 9 Règles de saisie d une FA (Heures suppl. payées) p10 Règles de saisie d une FA (Heures suppl. récupérées) p11 Cas des astreintes p12 Report des absences prévues p13 Saisie de remarques p14 Envoi en validation d une FA p15 Présentation de la barre d outils p16 Modification du mot de passe p17 Page 2/17

3 La saisie des temps passés des consultants sert : pour la gestion des salaires pour la facturation des prestations aux clients pour la gestion des affaires (projets, affectations, commandes) L outil TC3 permet d uniformiser les saisies de tous les consultants ASCO : les codes affaires sont préalablement déclarés sur les feuilles d attachement (FA) un même écran de saisie pour tous garantit le même format Il permet aussi d éviter les doubles saisies : il n y a plus de FA sous format papier à saisir en parallèle automatisation des reports des temps passés vers l outil «Zmission» de gestion des affaires et de la facturation d ASCO TC3 aide ASCO à suivre les normes environnementales : vers le «0 papier» pour la gestion des temps passés Page 3/17

4 Conçu pour tous les consultants ASCO, sans exception. Accès par intranet au siège et internet en externe. La saisie des temps se fait en heures, sur une FA hebdomadaire (Feuille d Attachement). Il est possible d indiquer les heures supplémentaires (pour les affaires le nécessitant, voir pages 9 à 11) Lorsque la saisie des temps passés est terminée pour la semaine, il est possible, mais pas obligatoire, d «envoyer en validation» la FA à la fin de la semaine. Toutes les FA d un mois doivent être «envoyées en validation» au plus tard le matin du premier lundi du mois suivant (voir page 15). Pour apparaître dans les FA, les affaires doivent avoir été préalablement planifiées avec des affectations sous l outil «Zmission» par les ingénieurs d affaires. Pour chaque FA, les valideurs valident sous TC3 les temps saisis sur les affaires dont ils sont responsables. Page 4/17

5 Consultant (saisit ses FA * sous TC3) Valideurs (valident les temps sur aff. ** ) Assistante de direction (valide les temps hors aff.) (*) FA: Feuille d attachement détaillant les temps passés en heures par semaine, (**) aff. : affaires Saisie des FA du mois en cours et Envoi en Validation FA envoyées en validation Contrôlent et corrigent les temps saisis sur leurs affaires Contrôle et corrige les temps saisis sur les absences et certaines activités internes Validation Partielle FA Validation partielle FA FA Validées Temps saisis intégrés dans les projets sous l outil Zmission Page 5/17

6 Accès au module de Saisie des FA Par défaut : utilisateur qui se connecte. Modifiable si l utilisateur peut saisir les temps de plusieurs ressources. Permet de filtrer la liste des FA affichées en sélectionnant une semaine. Annule le filtre sur la semaine. Accès à une FA en cliquant sur son identifiant Onglet présentant les FA à saisir et à envoyer en validation pour la ressource sélectionnée. Onglet présentant toutes les FA de la ressource sélectionnée. Affiche le guide d utilisation. Page 6/17

7 Il existe 1 FA par ressource et par semaine. Identifiant : Date début de semaine au format AAAAMMJJ _ ressource Ressource : Trigramme du consultant ASCO à qui appartient la FA Semaine : Année _ numéro de semaine Date début : Date du lundi de la semaine Etat FA : La FA est modifiable en saisie : o 0_INIT = la FA est «créée» et n a jamais été ouverte en saisie o 1_SAISIE = la FA est en cours de «saisie» La FA est consultable, mais plus modifiable en saisie : o 2_ENVOI = la FA a été «envoyée» en validation o 3_VALID = la FA est «validée» o 4_AINTEGR = la FA est «en cours d intégration» o 5_INTEGR = Tous les temps saisis dans la FA ont été «intégrés» sous Zmission Page 7/17

8 Retour à la liste des FA à saisir Envoi de la FA en validation après saisie complète (La FA ne sera plus modifiable en saisie) Affichage d 1 semaine en saisie Passage à la semaine précédente ou suivante (ne pas oublier d enregistrer avant) Enregistrement des données saisies Les lignes affichées dans le tableau de saisie de la FA correspondent aux activités suivantes planifiées sous l outil Zmission : - toute affaire pour laquelle l ingénieur d affaire a affecté la ressource pour la semaine affichée, - les lignes des activités «Z_ASCO_Absences» et «Z_ASCO_Présences». S il vous manque une activité dans votre FA, il faut donc demander à votre ingénieur d affaires qu il crée pour vous une affectation sous Zmission pour la semaine concernée. La nouvelle ligne correspondant à l affectation créée apparaîtra dans la FA le lendemain sous TC3. Page 8/17

9 La saisie s effectue en heures dans les cases 6h-21h du lundi au vendredi Pour les consultants qui imputent en jours : Le total d un jour doit faire 7h, même si vous avez travaillé plus et ½ journée = 3,5h. Pour les consultants qui imputent en heures : Il est possible de saisir les 1/4h (0,25) et les demi-heures (0,5); mais il ne faut pas saisir de valeurs intermédiaires (exemples : 0,3 ou 0,7) Ne doivent être saisies sur les affaires que les heures qui ne seront pas récupérées. Si vous avez travaillé avant 6h du matin, vous devez saisir dans les cases 0-6h, les heures effectuées dans cette plage spéciale. Si vous avez travaillé après 21h, vous devez saisir dans les cases 21h-0h, les heures effectuées dans cette plage spéciale. La réalisation d heures supplémentaires (payées ou récupérées) ou de nuit doit faire l objet d une autorisation préalable par l ingénieur d affaire et/ou le chef de chantier. Page 9/17

10 Pour les consultants qui effectuent des heures supplémentaires à payer (non récupérées) dans le cadre de leur mission : Rappel : le paiement d heures supplémentaires n est possible que si celles-ci ont été autorisées par l ingénieur d affaires ou le chef de chantier. Le total par jour peut dépasser 7h, mais ne peut pas excéder 10h. Le total par semaine ne doit pas dépasser 48h. Un message d avertissement s affiche en cas de dépassement. Saisie d heures sur les week-end et jours fériés (cases grisées) : La saisie sur ces plages est possible, mais le travail sur ces jours particuliers est conditionné à autorisation, comme pour les plages horaires spéciales. Page 10/17

11 Pour les consultants effectuant des heures supplémentaires récupérées : Le nombre d heures supplémentaires réalisées à récupérer devra être mentionné dans le champ remarque de la FA (et ne doit pas être saisi sur les postes concernés). Les heures de récupération prises ultérieurement devront être saisies sur le poste «.Récupérations» de l affaire (cette ligne apparaît automatiquement sur votre FA si votre ingénieur d affaire vous a affecté dessus). Exemple : pour une semaine de 40h réalisées dont 5h à récupérer ultérieurement, saisir 7h chaque jour dans la plage 6-21h Préciser dans le champ «Remarque» de la FA que 5h supplémentaires réalisées sont à récupérer Ces heures peuvent être récupérées de façon cumulées avec d autres. Les récupérations prises doivent être saisies sur la ligne «.Récupérations» Une remarque peut être saisie pour indiquer à quels jours travaillés correspondent ces récupérations Page 11/17

12 Les lignes permettant de saisir les astreintes et les récupérations sur une affaire sont présentes dans le tableau de saisie de la FA à condition que l ingénieur d affaires ait affecté la ressource pour la semaine affichée sur les tâches «Astreintes» et «Récupérations» de l affaire. Un consultant effectuant une astreinte doit saisir 2 choses : 1. Dans le tableau des «Jours d astreinte» : saisie des jours où il était en astreinte, qu il soit «mobilisé» ou non durant cette astreinte, c est-à-dire qu il ait effectué des heures sur site ou non. 2. Dans le tableau des heures : sur la ligne astreinte de l affaire, saisie des heures effectuées en astreinte sur site. Saisir les heures effectuées en astreinte sur la ligne correspondante à cette activité Cliquer sur la case puis appuyer sur la barre espace pour cocher (ou décocher) les jours d astreinte Page 12/17

13 En cas de demande d absence envoyée suffisamment à l avance et validée, les jours prévus apparaîtront dans le tableau «Jours d absences prévus» Le bouton «Report» permet de reporter les jours prévus dans la ligne absence correspondante du tableau de saisie, à condition que les prévisions ne dépassent pas la semaine. Page 13/17

14 Des zones remarques existent pour communiquer des informations complémentaires : Zone de saisie d une remarque générale sur la FA Zone de saisie d une remarque concernant les heures passées sur l affaire En double cliquant sur une ligne du tableau de saisie le bloc-note du champ remarque de la ligne s affiche Page 14/17

15 Il est conseillé d envoyer en validation votre FA remplie à la fin de chaque semaine. En cas d absence prévue (par exemple, congés payés) : vous pouvez saisir vos semaines d absence à l avance (2 semaines maximum) et les envoyer en validation de façon anticipée. Date limite pour envoi des FA en Validation : Toutes les FA d un mois doivent être «envoyées en validation» au plus tard le matin du premier lundi du mois suivant. Exemples : pour juin 2014, le dernier jour est lundi 30 juin (sem.26), les FA des semaines 23, 24, 25 et 26 devront être envoyées en validation au plus tard le lundi 07 juillet matin. pour août 2014, le dernier jour est le dimanche 31 août (sem.35), les semaines 32, 33, 34 et 35 doivent être envoyées en validation au plus tard le lundi 1er septembre matin. Page 15/17

16 Ne pas oublier d enregistrer les saisies à l aide de ce bouton avant de quitter l écran. Lorsque des données sont à enregistrer, le bouton clignote : Annule la dernière action enregistrer / Refait la dernière action annulée Eviter d utiliser les boutons Précédent et Suivant, pour retourner à la liste des FA cliquer sur le bouton : Rafraîchit l écran affiché Plie (Niveau 1) ou Déplie (Niveau 2) le regroupement des tableaux affichés Exporte sous format PDF ce qui est affiché à l écran Exporte les tableaux dans un fichier Excel. Choisir les options suivantes pour tout exporter : Page 16/17

17 Pour changer de mot de passe, cliquer sur l icône menu et remplir le formulaire qui s ouvre : de la barre de Cliquer ensuite sur «Enregistrer le mot de passe» et fermer la fenêtre à l aide de la croix. Page 17/17