Direction générale statistique et information économique. Manuel d usage : l application web pour l enquête sur la structure des entreprises

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1 Direction générale statistique et information économique Manuel d usage : l application web pour l enquête sur la structure des entreprises Année d enquête Version oktober

2 Table des matières 1.Introduction Se connecter Remplir des données via l application web... 7 Navigation entre les pages... 7 Champs pré remplis (préfill données)... 7 Bouton d information... 7 Les différents type de sorte de données à encoder... 7 Le numéro d entreprise... 7 Date... 8 Texte... 8 Euro... 9 Pourcentage... 9 Cocher une case Rubriques couplées (tuples) Chercher dans une liste Sauvegarde provisoire Upload d un fichier XBRL Upload d une instance XBRL Statut des documents et fautes de validation Pas de fautes de validation Fautes de validation Valider des documents

3 1.Introduction Ce document concerne l application web par laquelle les entreprises peuvent remplir l enquête sur la structure des entreprises. L application web est basée sur la technologie XBRL. Tous les entreprises qui sont repris dans l échantillon pour l année de référence 2011 reçoivent une lettre contenant un lien vers l application web, un userid et un mot de passe. Les entreprises peuvent utiliser l application web de deux manières: D une part vous pouvez remplir manuellement les données via l application web (voire partie 3 du manuel) D autre part vous pouvez télécharger un ficher XBRL provenant de votre software comptable (voire partie 4 du manuel) La direction générale statistique et information économique n acceptera que des documents entièrement validés (voire partie 5 du manuel). 3

4 2.Se connecter Dirigez-vous vers la page du websurvey: Dans le champs identifiant le nom de l utilisateur doit être introduit, et dans les champs mot de passe le mot de passe. L identifiant et le mot de passe sont envoyés par la poste. Après introduction de l identifiant et le mot de passe, l application demande de fournir une adresse . Ceci n est pas obligatoire et les firmes peuvent passer cette page sans y introduire quoi que ce soit. En introduisant une adresse, la firme pourra elle-même, sans intervention de la direction générale statistique et information économique, demander et recevoir un nouveau mot de passe. Sur la page d accueil (voir image ci-dessous) elle pourra cliquer sur Mot de passe oublié. 4

5 Vous arrivez alors à l écran suivant : En introduisant son identifiant et la même adresse que vous nous avez fait parvenir comme décrit ci-dessus, vous recevrez automatiquement un nouveau mot de passe dans sa boîte sans qu on ait dû intervenir. ATTENTION : vous devez encoder exactement la même adresse . Si ce n est pas le cas, alors ça ne fonctionnera pas. Une fois connectée, vous voyez une page personnalisée sur laquelle d une part les données de votre entreprise sont affichées et d autre part une liste du/des document(s) relatif à l enquête sur la structure des entreprises est disponible. 5

6 Le cadre Déclarant à gauche sur l écran est toujours prérempli automatiquement. A partir de cet écran, vous pouvez SEULEMENT consulter la dénomination et l adresse du déclarant, les modifier est impossible. Si vous souhaitez communiquer un changement de dénomination et/ou d adresse, vous devrez le faire en envoyant un mail à nos services ( adresse : Le cadre Personnes de contact affiche certaines données de contact de votre entreprise telles qu elles sont connues dans notre administration. Les changements ou ajouts concernant les personnes de contact interne ou externe peuvent se faire directement depuis cet écran. Pour plus d info vous pouvez cliquer sur le bouton Quand vous faites un changements ou un ajout concernant les personnes de contact, le bouton Sauvegarder devient accessible. Vous devez obligatoirement pousser sur cette bouton si vous voulez que les données soit sauvées. Le cadre Liste des documents contient les documents de l enquête sur la structure des entreprises auxquels l entreprise doit répondre. Le tableau montre par document : L année sur laquelle le document se rapporte La périodicité du document (pour une enquête annuelle, comme l enquête sur la structure des entreprises c est l année) Le nom du document Le statut du document : rempli, partiellement rempli et à remplir ; Date limite de réponse: la date limite à laquelle le document doit être rempli (pour l enquête sur la structure des entreprises l Arrêté Royale du 18 juillet 2008 est d application. Dans celle-ci il est stipulé que les entreprises ont 60 jours calendriers pour remplir l enquête, à compter de la date d envoie de l invitation. Le champ date limite de réponse ne sera donc pas rempli pour l enquête sur la structure des entreprises.) Date de réception: la date auquel le document est rempli en envoyé Colonne modifier : cette colonne indique si l utilisateur a le droit de modifier le document (une croix rouge démontre que l utilisateur ne dispose pas de droits suffisants pour compléter ou modifier un document); Colonne lire : cette colonne indique si l utilisateur a le droit de lire le document (une croix rouge démontre que l utilisateur ne dispose pas de droits suffisants pour lire un document); Colonne actions : cette colonne indique les actions que l entreprise peut entreprendre sur le document (pas applicable sur l enquête sur la structure des entreprises) 6

7 3. Remplir des données via l application web Navigation entre les pages Un formulaire d enquête se compose de plusieurs pages. Avec les boutons de navigation se trouvant en bas de la page, vous pouvez vous déplacer entre les pages. Quand vous changez de page, les données remplies sont sauvegardées provisoirement. Boutons de navigation (Première page page précédente page suivante dernière page) Champs pré remplis (préfill données) Les rubriques qui sont connues de nos services sont pré remplies dans le formulaire pour éviter de demander deux fois la même chose. Le préfill existe pour les données générales et les rubriques des comptes annuels (uniquement pour des entreprises déposant un compte annuel auprès de la Banque Nationale de Belgique). Bouton d information En appuyant sur ce bouton, vous pouvez obtenir de l information complémentaire sur la rubrique concernée. En appuyant à nouveau sur le bouton, l information disparaitra. Les différents type de sorte de données à encoder Ci-desous, une vue d ensemble des différents types de données à saisir dans l Enquête Structurelle. Le numéro d entreprise - lettres BE suivies de 10 chiffres (le numéro d entreprise commence avec 0) - message d erreur si pas correct: Le numéro ne correspond pas à la définition spécifiée 'BE

8 Date - Le format pour les date est YYYY-MM-DD' : d abord l année, le mois et le jour Vous pouvez aussi saisir une date via un petit calendrier qui apparait quand on clique sur le coin droit de la zone d encodage. Via ce calendrier, vous pouvez sélectionner une date en naviguant vers l année, le mois et le jour voulus grâce aux flèches. Texte - Accepte aussi bien les caractères que les chiffres - le nombre de caractères est en principe limité (maximum 250 caractères) - Exemple : Correction de la description de l activité de l entreprise ou addition d une nouvelle activité 8

9 Euro - Le symbole euro est mentionné dans le champs - montants sont mentionnés en unités d euro (pas en millier d euro) - On peut aussi encoder deux décimales. ATTENTION : pas de virgule, le point sert de séparateur pour les décimales - maximum 14 positions avant le point et deux décimales, la plupart des rubriques n acceptent que des valeurs positives mais certaines peuvent avoir des valeurs postives ou négatives - Exemple : la production immobilisée pour compte propre(doit être positive), la variation des stocks de produits finis et des commandes en cours d excécution (peut être positive ou négative) - message d erreur si pas correct: Le champ numérique ne contient que 14 positions avant le séparateur décimale (= un point) et 2 décimales. La valeur introduite est toujours positive. valeur négative valeur positive Pourcentage message d erreur -les pourcentages doivent être encodés comme des nombres entre zéro et cent -pas de virgule, le point sert de séparateur pour les décimales -Maximum 4 chiffres après le point 9

10 Cocher une case Pour certaines questions, il faut cocher une case à côté de la proposition correcte. Vous faites simplement un click sur la case à cocher. Un v viendra se mettre dans la case cochée. On peut enlever le v en cliquant à nouveau sur la case. Rubriques couplées (tuples) Une rubrique couplée est une rubrique se composant de deux champs qui sont liés logiquement entre eux : un champ texte et une certaine valeur liée à ce champ texte. Par exemple : description de l activité (champ texte) et partie du chiffre d affaires relative à l activité (%). Le chiffre d affaire se répartit par exemple pour 75% en transport routiers de fret et 25% en ingénieurs. On peut rajouter ou supprimer une rubrique couplée en appuyant sur les boutons ajouter élément ou supprimer élément. 10

11 ajouter/éliminer item Chercher dans une liste Dans certains cas, les données doivent être choisies dans une liste : - pays (formulaire complet, abrégé, détaillé, voir point 1) - description de l activité (cadre concernant l activité dans certains secteurs de services, voir point 2).1.Chercher un pays Un pays peut être trouvée dans une liste en cliquant sur le bouton search situé à droite du champ à remplir. 11

12 Un pop-up apparaît, dans lequel vous devez taper le mot (ou une partie du mot) que vous recherchez. Cliquez ensuite sur le bouton rechercher. (Si vous utilisez internet explorer 8, il se pourrait que la liste s'ouvrira dans un nouveau onglet. Éventuellement vous pouvez changer ceci via le menu Outils -> Options Internet -> Général - > Modifier la présentation des pages web dans les onglets -> Laisser internet explorer choisir le mode d'ouverture dans les fenêtres publicitaires) Les résultats de la recherche apparaissent. Vous cochez le cercle qui correspond à la bonne option et confirmez le choix en cliquant sur sélectionner. L option sélectionnée est transmise. Il est possible de modifier une valeur choisie à partir d une liste. Il faut cliquer sur Search et suivre la procédure décrite précédemment. La nouvelle valeur choisie va remplacer l ancienne valeur. La liste avec les pays contient en principe tous les pays du monde. Si la valeur à saisir ne se trouve pas dans la liste, le message sans résultat trouvé apparait. 12

13 Il y a deux possibilités : soit la valeur introduite a été tapée de façon erronée, soit la valeur ne se trouve pas dans la liste. Essayez de nouveau avec une autre recherche, car il est possible que la valeur soit dans la liste avec une autre orthographe qui aurait empêché la recherche précédente. Tapez par exemple une seule partie du mot. Dans cette exemple, slovenie n a pas été retrouvé car dans la liste, slovenie se trouve écrit avec un é (slovénie). Si nous limitons la recherche à slov, nous trouvons bel te bien slovénie dans la liste. 2. Chercher une activité La procédure pour introduire des activités dans le cadre concernant les activités est simulaire. D abord vous devez cliquer sur le bouton Search situé à droite du champ à remplir. Après un pop-up apparaît, dans lequel vous devez taper le mot (ou une partie du mot) que vous recherchez. Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher. 13

14 Les résultats de la recherce apparaissent. Vous cochez le cercle qui correspond à la bonne option et confirmez le choix en cliquant sur Sélectionner. L option sélectionnée est transmise. Sauvegarde provisoire En appuyant sur le bouton sauvegarde provisoire, les données introduites sont sauvegardées provisoirement. Si vous choisissez de terminer la session maintenant, et de recommencer plus tard, vous allez pouvoir retrouver toutes vos données déjà introduit dans le formulaire. Les données ne sont pas encore validées ou envoyées. 14

15 4. Upload d un fichier XBRL Pour uploader un ficher XBRL, il faut d abord se connecter (voir partie 2 du manuel). Upload d une instance XBRL Lorsque vous êtes connecté, vous trouverez en dessous du cadre avec la liste des documents à compléter, le bouton Importer des documents. Ce bouton vous permet d accéder à l écran où vous pouvez importer des fichiers XBRL. En appuyant sur le bouton Importer vous accédez à l écran Importer une instance XBRL. Dans cet écran, vous devez indiquer la localité sur votre pc du fichier XBRL à uploader. Attention, le fichier XBRL qui peut être uploadé est spécifique pour l enquête structurelle, le fichier XBRL pour déposer les comptes annuels à la banque nationale ne peut pas être utilisé pour l enquête structurelle. 15

16 La procédure à suivre est: - Cliquez sur parcourir (browse). Une fenêtre de dialogue avec titre Uploader fichier (choose file to upload) s ouvre. - Dans la case Type de fichier (Files of Type) vous choisissez Tous les fichiers (All Files) - Cherchez l emplacement exact du fichier sur votre pc, sélectionnez-le et cliquez sur ouvrir (Open). - Après que vous avez cliqué sur ouvrir (Open), la localité du fichier sera repris à côté du bouton parcourir (Browse). - Cliquez ensuite sur Sélectionner (Select). 16

17 Statut des documents et fautes de validation En important le document (ou documents), on vérifie si les données dans le fichier XBRL correspondent aux règles. Cette vérification peut prendre quelques secondes. Une fois la validation est terminée, le résultat apparaît à l écran : les documents peuvent satisfaire complètement aux règles (voir partie pas de fautes de validation) ou ils peuvent contenir des fautes (voir partie fautes de validation). Pas de fautes de validation Lorsque le document ne contient aucune faute, le cadre statut des formulaires importés apparaît à l écran. Les documents qui sont complets en remplis correctement ont le statut Rempli. A partir de l écran Statut des formulaires importés, vous pouvez imprimer ou sauvegarder un rapport pdf en utilisant le bouton création d un pdf. 17

18 Une entreprise peut cliquer sur le bouton Modifier. En appuyant sur ce bouton, l écran d encodage manuel sera ouvert. Mais, le formulaire ne pourra plus être modifié (de champs d encodage sont grisés) Fautes de validation Lorsque le fichier XBRL contient des erreurs, alors le cadre erreurs de validation apparaîtra. Les erreurs de validation, regroupées par document, sont indiquées en rouge. En dessous du cadre erreurs de validation, le cadre le statut des formulaires importés est affiché.. 18

19 Les documents avec des fautes ont le statut Partiellement rempli ou A remplir. Les documents avec statut Partiellement rempli ou A remplir devront être complétés manuellement. Vous pouvez aussi recommencer l upload Si vous voulez faire des modifications manuellement dans l application Web, cliquez sur Modifier à côté du document qui doit être complété ou modifié. Le Webbrowser ouvrira le formulaire en question, avec toutes les valeurs uploadées. Les rubriques pouvant contenir une faute, seront indiquées en rouge. Lorsque vous avez complété ou corrigé le document, cliquez sur le bouton Vérification document et envoi définitive. Au cas où il y aurait encore des fautes non-corrigées, elles seront à nouveau indiquées en rouge. Si le document ne contient plus d erreurs, l application vous demandera de confirmer que le document puisse être envoyé définitivement. 19

20 Lorsque vous cliquez sur Envoyer, le formulaire sera envoyé et ne pourra plus être modifié. Si vous cliquez sur Annuler, vous pouvez encore modifier les données introduites. ATTENTION: Aussi longtemps que vous n avez pas confirmée qu un document doit être envoyé définitivement, le document ne peut pas être considéré comme rempli par la Direction Générale Statistique et Information Economique. Vous trouvez plus d information concernant la validation et les erreurs de validation possible dans la partie 5 de ce manuel. Vous pouvez aussi choisir d uploader un nouveau fichier XBRL complété ou corrigé. Cliquez sur le bouton Retour vers la page de départ. Sur cette page, vous pouvez à nouveau cliquer sur le bouton Importer des documents et recommencer la procédure décrite ci-dessus (dans Upload d une instance XBRL). Après avoir transmis toutes les données, vous pouvez retourner vers la page de départ (en cliquant sur le bouton Retour vers la page de départ ) et ensuite cliquer sur déconnexion à droite en haut de la page. 20

21 Valider des documents Après l encodage des données, il faut cliquer sur le bouton vérification document et sauvegarde définitive que vous pouvez retrouver en bas de chaque page. Un contrôle a lieu alors pour vérifier si les données satisfont aux conditions (= validation). Il y a trois sortes de faute à valider: 1. Les données remplies ne respectent pas les contraints des champs à remplir. Lorsqu une donnée introduite ne correspond pas aux spécifications du type de données, un message d erreur apparaît. Exemple : la production immobilisée pour compte propre(doit être positive - message d erreur si pas correct: Le champ numérique ne contient que 14 positions avant le séparateur décimale (= un point) et 2 décimales. La valeur introduite est toujours positive. ATTENTION: le message d erreur disparaîtra uniquement quand le type de données introduit sera conforme les contraints du champ rempli et après que le cursor soit positionné dans un autre champ. 2. Soit tous les champs obligatoires ne sont pas remplis. En dessous de la page, le texte suivant va être affiché veuillez remplir tous les champs indiqués en rouge. ATTENTION: les champs non rempli peuvent aussi se trouver sur une des pages précédentes ou suivantes. Vous devez donc naviguer entre des pages afin de retrouver tous les champs obligatoires. Ces champs sont indiqués en rouge. Vous devez introduire au moins la valeur 0 dans un champ obligatoire lorsque vous n avez rien à y rapporter. ATTENTION: le message d erreur concernant les champs obligatoires ne disparaîtra que lorsque vous relancer la procédure de validation (en cliquant sur le bouton validation document et sauvegarde définitive ). 21

22 3. Si tous les champs obligatoires sont remplis, on contrôle si toutes les données satisfont aux règles de calcul et contrôles logiques 1. En cas de fautes, des messages d erreur apparaissent avec la description du problème. Ces messages d erreur apparaissent au niveau de chaque rubrique concernée par l erreur et en bas de la page. ATTENTION: les champs erronés peuvent aussi se trouver sur une des pages précédentes ou suivantes. Vous devez donc naviguer entre des pages afin de retrouver tous les champs erronées. Les données introduites doivent être corrigées de telle manière qu elles soient conforme les contrôles logiques. ATTENTION: le message d erreur concernant les contrôles logiques ne disparaitront que lorsque vous relancer la procédure de validation (en cliquant sur le bouton validation document et sauvegarde définitive ). Si tous les champs obligatoires sont remplis et que les données satisfont aux contrôle, le message suivant apparait alors en bas de page Votre document est validé. Voulez-vous le sauvegarder? Si vous cliquez sur Envoyer, le document est définitivement accepté et les données sont envoyées à la DGSIE. Cliquez sur Annuler pour encore pouvoir modifier les données introduites. ATTENTION: Aussi longtemps que vous n avez pas confirmée qu un document doit être envoyé définitivement, le document ne peut pas être considéré comme rempli par la Direction Générale Statistique et Information Economique. 1 Le fichier XBRL doit respecter tous les conditions comme repris dans le protocol technique, à consulter sur le site web du SPF Economie: 22

23 Lorsqu un document a été validé, le message Votre document est validé apparaît. A partir de ce moment le bouton Création d un pdf est actif. L entreprise peut des lors imprimer ou sauvegarder un rapport pdf. ATTENTION: La version PDF d un document s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Il est possible que vous devez débloquer le pop-up sur votre ordinateur afin de pouvoir ouvrir la fenêtre. Le bouton Retour vers la page de départ vous renvoie à la page de départ (avec les données de contact de l entreprise et le statut du document). Si la firme a rempli tous les documents, la session se clôture en appuyant sur déconnexion (au-dessus de la page de départ). 23

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