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1 LES PARENTS SERVICES: AIDE À L'UTILISATION DU BACK OFFICE > MAIRIE: BACK OFFICE 1) CONNEXION Saisissez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter Une fois connecté, le menu principal fait apparaître les différentes fonctionnalités : «Planning», «Flash», «Mouvement», «Facture», «Statistique», «Clôture», «Synchronisation» et «Contact» Cliquez sur la fonctionnalité désirée pour y accéder. DECONNEXION : Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Déconnexion», pour vous déconnecter. 2) LE PLANNING Avril Page 1

2 Le planning permet de visualiser les inscriptions par enfant, et de les modifier. Pour vous y rendre, deux choix sont possibles, vous pouvez sélectionnez un enfant avec son nom/prénom, ou avec son code. Remplissez le champ correspondant, puis cliquez sur «recherche» Le nom d'un ou plusieurs enfants s'affiche, cliquez sur celui voulu, pour afficher son planning. Le calendrier comporte : Avril Page 2

3 Un rappel du prénom et nom de l'enfant La classe Les jours où l'enfant est inscrit (coché et surligné en vert) Les jours fériés (mentionné par un icône «sens interdit») Sur cette page, vous pouvez : Modifier les inscriptions, en cochant et décochant les cases, puis validez avec le bouton «Validez vos modifications» Observer les dernières modifications effectuées pour l'enfant en cliquant sur l'icône «Voir les dernières modifications» Visualiser des périodes différentes, à l'aide des boutons «précédent» et «suivant» Choisir d'observer une autre activité pour l'enfant (garderie, cantine du soir...) à l'aide du menu déroulant «Planning de l'activité» Afficher le planning d'un autre enfant, en cliquant sur «Choisir un autre enfant» Quitter l'application, avec le bouton «Déconnexion» A noter : Les vacances affichent un panneau 'sens interdit'. Les dates 'closes' non modifiables par les parents s'affichent en rouge. La mairie peut inscrire ou annuler pour des dates antérieures à la date du jour, et après les heures de clôture. Avril Page 3

4 3) LE MESSAGE FLASH Le message flash est un outil de communication qui vous permet de diffuser un message aux familles. Il est visible par les parents sur la page d'accueil de l'application Parents Services. Pour modifier un message flash, cliquez sur «Flash» dans la barre de menu. Un éditeur de texte vous permet de rédiger votre message, en autonomie. Vous pouvez gérer son contenu, ainsi que sa mise en page à l'aide des icônes (style, alignements, couleur...) N'oubliez pas d'enregistrer, en cliquant sur le bouton «Validez vos modifications» Avril Page 4

5 4) LES MOUVEMENTS Les mouvements permettent de consulter les modifications réalisées par les parents, à un date précise, ou sur une période donnée. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur le menu «Mouvement», puis entrez vos critères d'affichages (périodes de la modification, période modifiée, activité). Avril Page 5

6 Cliquez sur «Afficher» pour obtenir les résultats. Les modifications effectuées par les parents s'affichent sous forme de liste détaillée (dates, codes, nom, activité concernée, état de l'inscription, média utilisé...) Exemple 1 : Je veux connaître les modifications réalisées entre vendredi 10h et lundi (tout ce qui s'est passé le week-end pour le restaurant) Exemple 2 : Je veux connaître les modifications effectués ce week-end pour le lundi 5) LES STATISTIQUES A l'aide des statistiques, vous observez et mesurez la fréquentation de l'application Parents Services. Pour cela, cliquez sur le menu «Statistiques», puis renseignez les dates de la période que vous souhaitez analyser. Cliquez sur «Afficher» pour voir les résultats. Avril Page 6

7 Sont disponibles des données générales comme le nombre d'enfants, d'annulations, d'inscriptions, de modifications... et des données plus détaillées comme la répartition des modifications par heures, par jour de semaine, et par mois. 6) Clôture Je ferme une période et j'indique la date de clôture des inscriptions/annulations. Exemple : Avril Page 7

8 Le lundi 5/04 est férié (Pâques), habituellement les inscriptions sont closes la veille donc je souhaite clore les modifications du mardi 6/05 dès le vendredi 2/04. Clore les inscriptions du mardi 6/04 dès le vendredi 2/04 à 10h 7) Synchronisation Des informations sont saisies dans fushia, d'autres dans les-parents-services, les 2 logiciels doivent 'synchroniser' ces données, cette synchronisation nécessite 2 étapes : Mise à disposition des informations par le logiciel A, puis prise en compte des informations par le logiciel B. Exemple, clôture de la cantine à 9h : - à 9h00, le parent ne peut plus modifier l'inscription de ces enfants. - à 9h05, LPS mets automatiquement à disposition les inscriptions/annulations (pas besoin de synchroniser sur le backoffice). - à 9h10, vous devez synchroniser dans fushia pour prendre en compte ces informations. et fushia en profite pour mettre à disposition vos changements d'enfants, jours fériés, facture. - à 4h du matin, LPS prends en compte ces changements d'enfants, jours fériés, facture... Avril Page 8

9 8) CONTACT Éditez vos coordonnées (mairie/école, adresse, ) et cochez si vous acceptez de recevoir les demandes des parents par mails. Avril Page 9

10 A droite, ajoutez une remarque (facultative) dans le formulaire de demande des parents. Voici ce que voient les parents : Avril Page 10

11 9) FACTURE Afficher les transactions effectuées sur une période pour un ou tous les payeurs. Cliquez sur la 'référence transaction' pour afficher le détail des factures Afficher les factures consultées ou non consultées à régler. Une facture est 'consultée' Avril Page 11

12 10) PROFIL D'UN PAYEUR Avril Page 12

13 11) LISTE DES PAYEURS 12) QUESTIONS REPONSES Paramétrages au démarrage: Téléphone et internet? Les parents accèdent via internet et par le téléphone. Ils peuvent annuler ou inscrire avec ces deux médias. Les contraintes sont les mêmes pour chaque média. Par exemple le jour même avant 9h. Codes : La Mairie fournit à chaque parent un code payeur et un code enfant. Ces codes sont générés par le logiciel Fushia. Ils servent au parent à accéder au serveur vocal et au portail famille via internet. Combien d'activités disponibles : Elles ne sont pas limitées(cantines, garderie etc). Certaines activités fonctionnant par demi journées ou à l'heure, ne sont pas gérées dans Les Parents Services (nous consulter) Affichage des mercredi, samedi, dimanche Sur demande Mezcalito fera apparaitre ou non les jours souhaités. Heures de clôtures : Est ce que l'heure d'inscription pourra être différente de celle de l'annulation? Oui, cela fait partie du paramétrage initial. Chaque activité disposera de es propres contraintes Avril Page 13

14 horaires. Synchronisation : La synchronisation des données consiste à mettre à jour : - Le logiciel Fushia : modifications réalisées par les parents (et par la Mairie via le Back Office) - Les Parents Services : modifications sur les inscrits (codes, noms, abonnements, jours fériés) Il s'agit d'échange de fichiers textes. Comment se fait la synchronisation? Elle est générée via internet, via le protocole FTP à heures programmées. La Mairie réalise manuellement la synchronisation en appuyant sur le bouton "synchroniser" dans le logiciel Fushia. Cette prise en compte doit s'effectuer après l'heure de clôture des inscriptions (généralement 10 minutes après l'heure de clôture). Exemple : les inscriptions sont closes à 9h, un fichier est généré et déposé automatiquement sur le FTP. A 9h10, la Mairie doit appuyer sur le bouton 'synchroniser' dans Fushia. Autre synchronisation : La Mairie peut également faire plusieurs synchronisations durant la journée. Cela peut être pratique pour prendre en compte plus rapidement le changement de profil (abonnement) d'un ou de plusieurs enfants. Exemple un enfant change de formule (il viendra le mardi et le jeudi à la cantine). Attention : durant la synchronisation "forcée", l'accès par le parent au planning et indisponible durant 1 minute environ. Un parent n'arrive pas à inscrire/ annuler : La Mairie utilise son accès Back Office Web pour les modifications exceptionnelles que le parent n'a pu faire. Les données seront ensuite synchronisées entre Fushia et Parents Services. Il n'y a rien à saisir dans Fushia. Avril Page 14

15 La Mairie peut modifier une inscription pour des dates antérieures à la date du jour. Et également forcer une inscription après l'heure de clôture. Les super droits de la Mairie La mairie peut inscrire ou annuler pour des dates antérieures à la date du jour, et après les heures de clôture. Attention la Mairie doit également enregistrer ces modifications manuellement dans Fushia. Fermetures / ouvertures exceptionnelles (pont, mercredi etc) : Mezcalito peut fermer ou ouvrir exceptionnellement certaines dates. Il suffit de nous informer au plus tôt. Toute demande exprimée 1 mois avant la date de modification sera prise en compte, sans facturation. Je souhaite connaitre le nombre d'inscrits avant la clôture. Exemple le service restauration doit connaitre touts les matin à 7 heures le nombre de repas. Cette fonctionnalité(optionnelle) appelée accès cantinière, permet de connaitre le nombre d'inscrit pour une activité donnée pour le jour courant. Fin d'année scolaire : Comment fermer les réservations? A faire dans le logiciel Fushia Quand peux ton réouvrir les réservations. Il suffit de prendre contact avec Mezcalito à Que se passe t il pour les codes? Chaque enfant conserve son code d'une année sur l'autre. Idem pour le code payeur. Ces codes sont générés par Fushia. S'il vous arrive de : D'avoir une panne internet, la synchronisation n'a pu se faire. Vous pourrez nous joindre au , notre équipe pourra vous envoyer par mail ou par fax certaines données. Clôture des inscriptions/annulation (par activité) La période exportée commence le jour courant (jour le plus permissif). Rappel: La mairie doit effectuer ses modifications d'inscription sur le web ou dans Fushia en fonction de l'heure de clôture : Avril Page 15

16 - Sur le vocal ou web tant que l'inscription n'est pas close et pas 'synchronisée'. - Dans Fushia il faut attendre le jour que l'on veut modifier, avoir dépassé l'heure de clôture et avoir synchronisé. Exemple : Restaurant: Clôt à 9h le jour même (LU, MA, ME, JE, VE). Garderie : Clôt à 17:30 pour lendemain (MA, ME, JE, VE) et VE 17:30 pour Lu. Automatiquement chaque jour, les inscriptions et annulations closes sont mises à disposition de Fushia avec des horaires éventuellement différents selon l'activité. (Ce paramétrage est effectué par Mezcalito en début d année selon vos contraintes de fonctionnement). Après l'heure de clôture, vous devez prendre en compte manuellement dans l'interface Fushia, les modifications d'inscriptions effectuées par les parents sur le vocal ou le Web. Cette importation s'effectue dans Fushia en appuyant sur le bouton 'Synchroniser'. Durant cette synchronisation, vous devez vérifier visuellement que les inscriptions /annulations sont traitées entièrement (à l'aide du tableau récapitulatif de Fushia). L'inscription/annulation effectuée via le Web ou le serveur vocal est prioritaire et écrase* celle déjà présente dans fushia si la période n'est pas close. Donc lorsqu'un parent vous demande d'effectuer une modification d'inscription, vous devez l'effectuer soit dans Fushia soit sur le web selon la règle suivante : Faites la modification sur le vocal ou web (comme un parent) si l'heure de clôture n'est pas atteinte. Faites la modification dans Fushia si l'activité est close et synchronisée. Détermination de la période synchronisée : Cette période est calculée pour chaque activité en retenant le jour de clôture le plus permissif. Exemple, les inscriptions du restaurant sont closes la veille et les annulations le jour même 9h. La période exportée débutera donc à partir du jour courant (et se prolongera sur 60 jours). Il y a autant d'horaires de synchronisations que d'horaires de clôtures d'activités différents. Remarque : Lors de la synchronisation, les inscriptions Fushia de la période d'exportation ne sont pas forcément effacées car seules les modifications effectuées par les parents sur le vocal ou le web sont recopiées dans le planning Fushia. Exemple 1 : Dans Fushia vous avez une inscription occasionnelle pour le lundi 04/05/2009. Le parent n'a effectuée aucune modification pour ce jour. Après synchronisation, l'inscription du 04/05 est toujours présente dans Fushia. Avril Page 16

17 Exemple 2 : Dans Fushia vous avez une inscription occasionnelle pour le lundi 04/05/2009. Le parent à annulé l'inscription pour ce jour. Après synchronisation, l'inscription du 04/05 est annulée dans Fushia. Avril Page 17

18 LE SERVEUR VOCAL INTERACTIF Le message flash C'est une annonce vocale que vous pouvez enregistrer ou supprimer en appelant le SV qui est diffusée dés que le parent s'est identifié. Accédez au menu superviseur et suivez le guide vocal: 1. Appelez le serveur vocal (comme un parent). 2. Au message d'accueil comme demandé, tapez sur la touche * (étoile). 3. Au lieu de saisir un code enfant, saisissez le code superviseur, Exemple : Ce code peut être changé en contactant Mezcalito. (Vous accédez ainsi au menu superviseur) 1. Tapez 1 pour modifier le message flash. 2. Tapez 1 pour enregistrer. 3. Prononcez votre message. 4. Tapez # pour valider votre message. 5. Tapez 2 pour supprimer le message flash. Export automatique des inscriptions Note: Nous décrivons les opérations en tant que serveur vocal (noté SV). L'export est une opération du SV vers le logiciel tiers. Dés qu une activité est close (heure et jour de clôture réglable): Le parent ne peut plus modifier sa participation pour l activité close. Un fichier par activité est créé automatiquement (heure d export réglable par Mezcalito). (Possibilité d accès aux fichiers via un dossier partagé ou FTP sur la machine serveur). Exemple de nom de fichier: InscrMois _31_1.txt : Avec : premier jour de l'export au format yyyymmdd. 31 nombre de jours exportés. 1 N activité (exemple: 1 pour l'activité 'Restauration scolaire'). 0 ou 1 ou - 0=annulation, 1=inscription, - (moins) aucune action effectué par le parent. Avril Page 18

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