Manuel utilisateur logiciel Camping. Version 2.3

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1 Manuel utilisateur logiciel Camping Version 2.3 septembre 2013

2 Sommaire Accès au logiciel Camping... 4 Se connecter au logiciel... 4 Cartographie... 5 Informations générales... 5 Édition du plan... 6 Créer un emplacement... 6 Modifier un emplacement... 7 Supprimer un emplacement... 8 Configuration du logiciel...9 Paramétrage des types d'emplacement... 9 Ajouter un type d'emplacement...9 Modifier un type d'emplacement Supprimer un type d'emplacement Paramétrage des tarifs de location Ajouter une catégorie de tarif de location Modifier une catégorie de tarif de location...14 Archiver une catégorie de tarif de location...14 Paramétrage des garages morts Paramétrage des campeurs Paramétrage de la taxe de séjour...16 Paramétrage des services Paramétrage des animaux Paramétrage des véhicules Paramétrage des cautions...17 Paramétrage des nationalités Ajouter une nationalité Supprimer une nationalité...18 Configuration générale du logiciel...18 Liste des champs de la configuration générale et leurs fonctions...19 Dupliquer les tarifs Gestion des utilisateurs...21 À propos des droits utilisateurs Ajouter un utilisateur Modifier un utilisateur Supprimer un utilisateur Gestion des réservations Ajouter une réservation À propos des réservations en ligne Gestion des campeurs Ajouter un campeur Modifier un campeur Supprimer un campeur Gestion des véhicules...27 Ajouter un véhicule Gestion des animaux Ajouter un animal...27 Gestion des services...27 Ajouter un service Modifier un service Supprimer un service

3 Gestion des garages morts Ajouter un garage mort Gestion des acomptes...31 Ajouter un acompte Imprimer un reçu d'acompte Envoyer un reçu d'acompte par Gestion des devis Créer un devis...32 Générer un devis Valider un devis Basculer en location active Gestion des locations...38 Enregistrer une location sans réservation Gestion des cautions Ajouter une caution Restituer une caution Clôturer une location Rééditer une facture...42 Gestion globale du camping...44 La La La La La La La La La La La fonction fonction fonction fonction fonction fonction fonction fonction fonction fonction fonction Planning...44 Aujourd'hui Réservations internet Réservations Factures Comptabilité...47 Versement Clients Registre Animaux INSEE Statistiques Support technique

4 Accès au logiciel Camping Se connecter au logiciel 1. Dans votre navigateur internet, allez sur la page de connexion donnée lors de votre formation téléphonique (http:// camping-v2.3douest.com/). La page de connexion au logiciel Camping s'affiche. 2. Saisissez votre identifiant (login) et votre mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton Connexion pour accéder au logiciel. La page d'accueil du logiciel Camping s'affiche. 4

5 Cartographie Informations générales Vous disposez d une cartographie représentative de votre camping sur laquelle vous pouvez intéragir facilement en fonction de vos besoins. Elle vous permet d accéder rapidement aux informations de chaque emplacement, grâce à un simple clic. Une boîte à onglet s ouvre alors, vous permettant d enregistrer les informations concernant les locations et réservations. Un zoom sans perte de qualité vous permet de cibler une zone, et les fonctions de déplacement sont accessibles à tout moment dans le logiciel : Boutons d'interface (ancienne version) Boutons d'interface (nouvelle version) Fonction Permet de naviguer sur la carte en cliquant directement dessus et en la faisant glisser dans la direction souhaitée. Permet de sélectionner une zone de la carte sur laquelle zoomer. Permet d'imprimer une partie ou la totalité de la cartographie. 5

6 Boutons d'interface (ancienne version) Boutons d'interface (nouvelle version) Fonction Permet de mettre à jour l'affichage de la cartographie suite à une modification. Vous pouvez également utiliser la molette de votre souris pour zoomer et dézoomer en toute simplicité sur la cartographie du logiciel. Onglet Gestion : Cet onglet vous donne accès aux fonctionnalités principales du logiciel, vous permettant de gérer au mieux votre camping. Onglet Rechercher : Cet onglet vous permet de rechercher rapidement un emplacement ou groupe d'emplacement répondant à plusieurs crières. Le résultat de votre recherche se caractérise par la coloration en vert des emplacements concernés par la recherche. Onglet Légende : Cet onglet liste les codes couleur indiquant l état d occupation de votre camping. Ces couleurs différencient les emplacements : libres, occupés, réservés, avec un départ prévu le jour même, etc. La couleur des emplacements varie automatiquement en fonction de l état des emplacements. Par exemple, lorsqu une location arrive à terme, l emplacement concerné passe en couleur orange afin d avoir une alerte visuelle sur la cartographie. Vous pourrez alors lancer l édition de la facture pour préparer sa clôture. Onglet Config : Cet onglet vous permet de modifier simplement les paramètres de votre logiciel, ainsi que de modifier et/ou supprimer des emplacements de votre camping. La cartographie initiale est réalisée par 3D Ouest, et pour toute modification concernant le fond de carte (extension, modifications ou suppressions d infrastructures, etc.), vous devrez faire appel à nous (pas de coût supplémentaire, les modifications sont comprises au titre de la maintenance). Vous êtes en revanche libre d'ajouter autant d'emplacements que vous le désirez dans les limites de la carte. Édition du plan Vous avez la possibilité de créer, modifier ou supprimer des emplacement de votre cartographie. Créer un emplacement Vous avez la possibilité d'ajouter autant d'emplacements que nécessaires. Attention : Tous les types d'emplacements doivent être auparavant configurés dans les paramètres du logiciel. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur Edition du plan. 6

7 La page d'édition du plan s'affiche. 2. Sélectionnez le type d'emplacement ainsi que son nom. 3. Cliquez une fois sur le plan pour créer le point de départ de l'emplacement, puis cliquez autant de fois que nécessaire autour de ce point de manière à donner forme à l'emplacement. 4. Une fois la forme de l'emplacement obtenue, cliquez de nouveau sur son point de départ pour finaliser sa création puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider le nouvel emplacement. Modifier un emplacement Vous avez la possibilité de modifier plusieurs paramètres d'un emplacement. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur Edition du plan. La page d'édition du plan s'affiche. 2. Cliquez sur Modification dans le bandeau de gauche pour passer en mode modification. 3. Cliquez sur l'emplacement à modifier pour le sélectionner, puis effectuez les modifications nécessaires parmi les possibilités suivantes : modification du type d'emplacement, modification du nom de l'emplacement, modification de la forme de l'emplacement. Le bouton Ajout de points permet d'ajouter des points supplémentaires sur le contour de l'emplacement sélectionné, de manière à pouvoir affiner la forme finale de l'emplacement. 4. Une fois la modification effectuée, cliquez sur le bouton Modifier pour la valider. 7

8 Supprimer un emplacement Vous avez la possibilité de supprimer à tout moment un emplacement vide. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur Edition du plan. La page d'édition du plan s'affiche. 2. Cliquez sur Modification dans le bandeau de gauche pour passer en mode modification. 3. Cliquez sur l'emplacement à supprimer pour le sélectionner, puis cliquez sur Supprimer. L'emplacement disparaît instantanément de la cartographie. 8

9 Configuration du logiciel Le paramétrage est accessible via l'onglet Config puis en cliquant sur le bouton Paramètrage. Important : L'accès au paramétrage du logiciel n'est possible qu'avec des droits administrateur. Pour plus d'informations sur les niveaux de droits, voir la section À propos des droits utilisateurs. Paramétrage des types d'emplacement Ajouter un type d'emplacement Vous avez la possibilité d'ajouter autant de types d'emplacement qu'en contient votre camping. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Types d'emplacement. La fenêtre de gestion des types d'emplacement s'affiche. 2. Cliquez sur Nouveau type d'emplacement pour ajouter un type d'emplacement. Une fenêtre demandant le nom du type d'emplacement à renseigner s'affiche. 3. Tapez le nom du type d'emplacement souhaité, puis cliquez sur le bouton OK pour valider sa création. La liste des types d'emplacement se met à jour automatiquement. 9

10 Modifier un type d'emplacement Vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations relatives à un type d'emplacement. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Types d'emplacement. La fenêtre de gestion des types d'emplacement s'affiche. 2. Cliquez sur le nom du type d'emplacement à modifier. La fenêtre de modification du type d'emplacement sélectionné s'affiche. 3. Complétez ou modifiez les différents champs de la fenêtre, puis cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications. Un message vous confirmant la modification s'affiche. Supprimer un type d'emplacement Vous avez la possibilité de supprimer un type d'emplacement, pour le cas où il n'existe plus sur votre camping. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Types d'emplacement. La fenêtre de gestion des types d'emplacement s'affiche. 2. Cliquez sur le nom du type d'emplacement à supprimer. La fenêtre de modification du type d'emplacement sélectionné s'affiche. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le type d'emplacement. Une fenêtre de confirmation s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la suppression du type d'emplacement. La liste des types d'emplacement se met à jour automatiquement. 10

11 Paramétrage des tarifs de location Ajouter une catégorie de tarif de location Vous avez la possibilité de créer autant de catégories de tarif de location que vous avez de types d'emplacement différents. Les catégories de tarif de location sont liées au types d'emplacement créés dans le logiciel. Pour un repérage plus simple, il est conseillé de nommer les catégories de tarif de la même manière que les types d'emplacement auxquels elles sont ratachées. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur Nouvelle catégorie de tarif pour ajouter une catégorie de tarif de location. Une fenêtre demandant le nom de la catégorie à renseigner s'affiche. 3. Tapez le nom de la catégorie souhaitée, puis cliquez sur le bouton OK pour valider sa création. La liste des catégories de tarif de location se met à jour automatiquement. 11

12 Ajouter un tarif de location Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs tarifs de location dans une même catégorie, en fonction des périodes de haute ou basse saison par exemple. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la catégorie de tarif pour laquelle vous souhaitez ajouter un nouveau tarif. La fenêtre de gestion de la catégorie de tarif sélectionnée s'affiche. 3. Cliquez sur Nouveau tarif. La fenêtre de création d'un tarif de location s'affiche. 4. Complétez les différents champs de la fenêtre, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le tarif. La liste des tarifs au sein de la catégorie sélectionnée se met à jour automatiquement. Modifier un tarif de location Vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations relatives à un tarif de location d'une catégorie de tarif particulière. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la catégorie de tarif pour laquelle vous souhaitez modifier un tarif. La fenêtre de gestion de la catégorie de tarif sélectionnée s'affiche. 3. Cliquez sur l'intitulé du tarif à modifier. La fenêtre de modification du tarif de location s'affiche. 4. Complétez ou modifiez les différents champs de la fenêtre, puis cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications. Un message vous confirmant la modification s'affiche. 12

13 Supprimer un tarif de location Vous avez la possibilité de supprimer à tout moment un tarif devenu inutile. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la catégorie de tarif pour laquelle vous souhaitez supprimer un tarif. La fenêtre de gestion de la catégorie de tarif sélectionnée s'affiche. 3. Cliquez sur l'intitulé du tarif à supprimer. La fenêtre de modification du tarif de location s'affiche. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le tarif. Une fenêtre de confirmation s'affiche. 5. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppresion du tarif. La liste des tarifs de location contenus dans la catégorie se met à jour automatiquement. 13

14 Modifier une catégorie de tarif de location Vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations relatives à une catégorie de tarif de location. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la catégorie de tarif à modifier. La fenêtre de gestion de la catégorie de tarif sélectionnée s'affiche. 3. Complétez ou modifiez les différents champs de la fenêtre, puis cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications. Un message vous confirmant la modification s'affiche. Archiver une catégorie de tarif de location Vous avez la possibilité d'archiver une catégorie de tarif de location, pour le cas où le type d'emplacement auquel elle est rattaché n'existe plus. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Tarifs locations. La fenêtre de gestion des tarifs de location s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la catégorie de tarif à archiver. La fenêtre de gestion de la catégorie de tarif sélectionnée s'affiche. 3. Cliquez sur Archiver pour archiver la catégorie de tarif de location sélectionnée. Une fenêtre de confirmation s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider l'archivage de la catégorie de tarif. La liste des catégories de tarif de location se met à jour automatiquement. 14

15 Paramétrage des garages morts La procédure de paramétrage des garages morts dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des tarifs de location. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Garage Mort. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des tarifs de location pour ajouter, modifier ou supprimer des garages morts. Pour ajouter une catégorie de garage mort, voir Ajouter une catégorie de tarif de location. Pour ajouter un garage mort, voir Ajouter un tarif de location. Pour modifier un garage mort, voir Modifier un tarif de location. Pour supprimer un garage mort, voir Supprimer un tarif de location. Pour modifier une catégorie de garage mort, voir Modifier une catégorie de tarif de location. Pour archiver une catégorie de garage mort, voir Archiver une catégorie de tarif de location. Paramétrage des campeurs La procédure de paramétrage des campeurs dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des tarifs de location. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Campeurs. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des tarifs de location pour ajouter, modifier ou supprimer des campeurs. Pour ajouter une catégorie de campeur, voir Ajouter une catégorie de tarif de location. Pour ajouter un campeur, voir Ajouter un tarif de location. Pour modifier un campeur, voir Modifier un tarif de location. Pour supprimer un campeur, voir Supprimer un tarif de location. 15

16 Pour modifier une catégorie de campeur, voir Modifier une catégorie de tarif de location. Pour archiver une catégorie de campeur, voir Archiver une catégorie de tarif de location. Paramétrage de la taxe de séjour La procédure de paramétrage des taxes de séjour dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des types d'emplacement. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Taxe de séjour. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des types d'emplacement pour ajouter, modifier ou supprimer des taxes de séjour. Pour ajouter une taxe de séjour, voir Ajouter un type d'emplacement. Pour modifier une taxe de séjour, voir Modifier un type d'emplacement. Pour supprimer une taxe de séjour, voir Supprimer un type d'emplacement. Paramétrage des services La procédure de paramétrage des services dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des tarifs de location. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Services. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des tarifs de location pour ajouter, modifier ou supprimer des services. Pour ajouter une catégorie de service, voir Ajouter une catégorie de tarif de location. Pour ajouter un service, voir Ajouter un tarif de location. Pour modifier un service, voir Modifier un tarif de location. Pour modifier une catégorie de service, voir Modifier une catégorie de tarif de location. Pour archiver une catégorie de service, voir Archiver une catégorie de tarif de location. Paramétrage des animaux La procédure de paramétrage des animaux dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des tarifs de location. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Animaux. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des tarifs de location pour ajouter, modifier ou supprimer des animaux. Pour ajouter une catégorie d'animal, voir Ajouter une catégorie de tarif de location. Pour ajouter un animal, voir Ajouter un tarif de location. Pour modifier un animal, voir Modifier un tarif de location. Pour supprimer un animal, voir Supprimer un tarif de location. Pour modifier une catégorie d'animal, voir Modifier une catégorie de tarif de location. Pour archiver une catégorie d'animal, voir Archiver une catégorie de tarif de location. Paramétrage des véhicules La procédure de paramétrage des véhicules dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des tarifs de location. 16

17 Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Véhicules. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des tarifs de location pour ajouter, modifier ou supprimer des véhicules. Pour ajouter une catégorie de véhicule, voir Ajouter une catégorie de tarif de location. Pour ajouter un véhicule, voir Ajouter un tarif de location. Pour modifier un véhicule, voir Modifier un tarif de location. Pour supprimer un véhicule, voir Supprimer un tarif de location. Pour modifier une catégorie de véhicule, voir Modifier une catégorie de tarif de location. Pour archiver une catégorie de véhicule, voir Archiver une catégorie de tarif de location. Paramétrage des cautions La procédure de paramétrage des cautions dans le logiciel Camping est identique à celle concernant le paramétrage des types d'emplacement. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Cautions. À partir de cette page, reportez-vous aux procédures relatives au paramétrage des types d'emplacement pour ajouter, modifier ou supprimer des cautions. Pour ajouter une caution, voir Ajouter un type d'emplacement. Pour modifier une caution, voir Modifier un type d'emplacement. Pour supprimer une caution, voir Supprimer un type d'emplacement. Paramétrage des nationalités Ajouter une nationalité Vous avez la possibilité de renseigner des nationalités, vous permettant d'obtenir des statistiques INSEE plus précises. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Nationalités. La fenêtre de gestion des nationalités s'affiche. 2. Cliquez sur Nouvelle nationalité. La fenêtre de création d'une nationalité s'affiche. 3. Tapez le nom de la nationalité et sélectionnez la catégorie INSEE associée à cette nationalité (statistiques), puis cliquez sur le bouton OK pour valider sa création. La liste des nationalités se met à jour automatiquement. Il est possible d'ajouter une nouvelle nationalité en cliquant sur le bouton informations d'une location. 17 lors de la saisie des

18 Supprimer une nationalité Vous avez la possibilité de supprimer à tout moment des nationalités de la liste. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Nationalités. La fenêtre de gestion des nationalités s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de la nationalité à supprimer. La fenêtre de modification de la nationalité s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer la nationalité. Une fenêtre de confirmation s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider sa suppression. La liste des nationalités se met à jour automatiquement. Configuration générale du logiciel 18

19 Liste des champs de la configuration générale et leurs fonctions Les paramètres de configuration générale proposent des options spécifiques vous permettant de gérer au mieux votre camping. Intitulé Fonction Valeurs possibles Taille des numéros d'emplacement Permet de changer la taille de la police d'affichage des numéros d'emplacement visibles sur la cartographie. Libre Date de clôture des locations Permet, lors de la clôture d'une location, de décider si la location s'arrête à la date prévue ou à la date de clôture afin de libérer un emplacement qui se serait libre plus tôt que prévu. Nombre de jours du planning Permet d'indiquer le nombre de jours qui apparaissent dans le planning, accessible depuis le bouton Planning du bandeau de gauche du logiciel. Libre (plus il y a de jours, plus les données prendront du temps pour s'afficher) Ouverture du/au Permet d'indiquer la période d'ouverture du camping, d'une année sur l'autre (utile uniquement en cas d'utilisation du module de réservation en ligne). Libre T.V.A. par défaut (à la création des tarifs) Permet d'indiquer au logiciel le pourcentage de TVA qu'il doit prendre en compte lors de la création des tarifs. Libre Affichage du C.A. (dans les statistiques) Permet d'indiquer à partir de quels droits utilisateur il est possible de voir les informations concernant le chiffre d'affaire. Consultation Gestion Administration Affichage Comptabilité Permet d'indiquer à partir de quels droits utilisateur il est possible d'accéder à la comptabilité du camping. Consultation Gestion Administration "Présent sur l'emplacement"(pour nouvelle location/réservation) Si coché, permet de saisir un ou plusieurs campeurs directement depuis la fiche d'enregistrement d'une location. Coché par défaut Non coché par défaut Texte mail devis Modèle d' envoyé au client en même temps que son devis pour une réservation/location. Libre Texte mail acompte Modèle d' envoyé au client en même temps que son reçu d'acompte pour une réservation/location. Libre 19 Date du jour Date prévue

20 Intitulé Fonction Valeurs possibles Texte mail facture Modèle d' envoyé au client en même temps que sa facture pour une réservation/location. Libre Dupliquer les tarifs Vous avez la possibilité de renouveler tous vos tarifs d'une année sur l'autre, le tout en une seule opération. Attention : En dupliquant vos tarifs, tous vos tarifs de l'année en cours seront archivés. 1. Depuis la fenêtre de paramétrage, cliquez sur Duplication des tarifs. La fenêtre de duplication des tarifs s'affiche. 2. Sélectionnez l'année depuis laquelle vous souhaitez dupliquer les tarifs et indiquez un coefficient d'augmentation ou de réduction à appliquer : Pour appliquer une augmentation de 5 %, saisissez une coefficient de 105 %. Pour appliquer une réduction de 5 %, saisissez une coefficient de 95 %. Pour n'appliquer aucune augmentation ou réduction, laissez le coefficient à 100 %. 3. Cliquez sur Valider pour lancer la duplication des tarifs. 20

21 Gestion des utilisateurs À propos des droits utilisateurs Le logiciel permet de créer un nombre illimité d utilisateurs. Afin de donner un accès à un agent, il vous suffit de créer un couple d identifiants. Vous choisissez en parallèle un niveau de droit, parmi les suivants : Administrateur : il permet à l utilisateur d accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel, y compris l administration. Gestion : avec ce niveau de droit, l utilisateur peut accéder aux fonctionnalités de gestion quotidienne du logiciel (création de réservation, de location, de facture, etc.) mais n a pas accès à la partie configuration du logiciel. Consultation : l utilisateur ne peut que consulter les différentes informations saisies, mais ne peut rien enregistrer ni modifier. Ajouter un utilisateur Vous avez la possibilité d'ajouter autant d'utilisateurs qu'il y a de personnes utilisant le logiciel Camping. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Utilisateurs. La liste des utilisateurs enregistrés s'affiche. 2. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur. La fenêtre de création d'un utilisateur s'affiche. 3. Renseignez le login et mot de passe du nouvel utilisateur, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider sa création. La liste des utilisateurs se met à jour automatiquement. Modifier un utilisateur Vous avez la possibilité de modifier certaines informations relatives à un utilisateur. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Utilisateurs. La liste des utilisateurs enregistrés s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de l'utilisateur à modifier. La fenêtre de modification de l'utilisateur s'affiche. 21

22 3. Modifiez le mot de passe et/ou les droits attribués à l'utilisateur, plus cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications. Supprimer un utilisateur Vous avez la possibilité de supprimer à tout moment un utilisateur. Important : Pour des raisons de sécurité, l'utilisateur avec lequel vous êtes connecté au logiciel n'apparaît pas dans la liste des utilisateurs. 1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Utilisateurs. La liste des utilisateurs enregistrés s'affiche. 2. Cliquez sur le nom de l'utilisateur à supprimer. La fenêtre de modification de l'utilisateur s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer l'utilisateur du logiciel. Une fenêtre de confirmation s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression de l'utilisateur. 22

23 Gestion des réservations Ajouter une réservation Vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle réservation depuis la cartographie du camping. Important : Il vous est possible d'ajouter plusieurs réservations sur un même emplacement, sur des périodes différentes. 1. Sur la carte de votre camping, cliquez sur l'emplacement où vous souhaitez ajouter une réservation. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 2. Cliquez sur l'onglet Réservations puis sur le bouton -- Sélectionnez l'action -- > Nouvelle réservation. Une nouvelle fenêtre contenant un formulaire de saisie s'affiche. 3. Depuis cette fenêtre : a) Sélectionnez la période de réservation sur l emplacement à l aide des listes déroulantes ou du calendrier b) Rentrez d éventuels acomptes perçus dans le cadre de la réservation, en précisant le mode de règlement effectué. c) Si le client a déjà été enregistré dans la base de données, tapez les premières lettres de son nom dans le champ de saisie puis cliquez sur le client désiré dans la liste qui s'affiche pour que sa fiche se remplisse automatiquement. d) Si le client n a pas été enregistré dans la base de données, complétez le formulaire client.. Cochez la case Présent sur l emplacement si le client qui réserve l emplacement sera présent lors de la durée du séjour. e) Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la réservation. La réservation est enregistrée et une nouvelle fenêtre de gestion de la réservation s affiche. 23

24 À propos des réservations en ligne Les internautes ont la possibilité de réserver une location directement par internet. Module de réservation en ligne : Le module de réservation en ligne permet à des internautes de réserver directement la location d'un emplacement depuis internet. Dès qu'une réservation est réalisé via le module, vous recevrez un de notification. Une fois sur le logiciel, il vous suffit d'afficher le listing des réservation faites en ligne en cliquant sur Réservations internet depuis le bandeau de gauche du logiciel, puis sur le nom du client afin de valider, modifier ou supprimer la réservation. Paiement en ligne : Si aucun paiement en ligne n a été effectué pour l acompte, vous devez valider la réservation à réception du chèque d acompte. Si l acompte a été payé en ligne, la validation de la réservation est automatique. Une fois la réservation en ligne validée, vous n aurez qu à enregistrer les informations complémentaires concernant les services, les animaux, etc. à l arrivée des campeurs. Selon le paramétrage du logiciel, la phase de saisie de ces informations peut être réalisée directement par le client lors de sa réservation en ligne. Gestion des campeurs Ajouter un campeur Vous avez la possibilité d ajouter des campeurs ou groupes de campeurs sur l emplacement réservé. Attention : Tous les types de campeurs doivent être auparavant configurés dans les paramètres du logiciel. Important : Le client ayant fait la réservation peut ne pas être présent comme campeur (ex : une mère de famille qui réserve un emplacement pour les vacances de ses enfants). 1. Dans la fenêtre de gestion de la réservation, cliquez sur l onglet Campeurs puis sur le bouton Nouveau campeur. Le formulaire de saisie des campeurs s'affiche. 2. Remplissez les différents champs, en vous assurant que le campeur est soumis ou non à la taxe de séjour (selon son type : adulte ou enfant de moins de 13 ans), puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le campeur. La liste des campeurs sur l emplacement se met à jour automatiquement. 24

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