I Paramétrages du code journal ASSOCIATION NATIONALE D'ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET FISCALE DES AVOCATS

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1 La remise en banque Module : Gestion Version : Toutes versions Date : janvier 2007 Mise à jour : 01 décembre 2009 Objectif La fonction "Remise en banque" du logiciel Aidavocat 21 permet de saisir et d'imprimer les bordereaux de remise, à destination de votre établissement bancaire. Chaque bordereau pourra ensuite être comptabilisé, afin de générer automatiquement les écritures comptables correspondantes. Descriptif de la fonction L'établissement de la remise en banque dans Aidavocat se décompose en 3 phases : 1. Création de la remise. 2. Association des règlements avec les factures et impression du bordereau de remise. 3. Vérification des imputations et comptabilisation de la remise. En pratique I Paramétrages du code journal Avant d'accéder aux remises en banque, il faut vous assurer que tous les éléments de votre relevé d'identité bancaire (RIB) soient renseignés. Pour cela, cliquer sur le bouton puis dans l'écran suivant, sélectionner et valider. A l'apparition de la fenêtre des journaux, vous devez indiquer les éléments de votre RIB comme ci-après :

2 Une fois les éléments de votre RIB renseignés, cliquer sur le bouton II Accès et création d'une nouvelle remise. Pour accéder à la remise en banque depuis l'écran d'accueil, cliquez sur le bouton puis dans l'écran suivant, sélectionner et valider. Vous verrez alors apparaître la fenêtre "Remise de chèques en banque" dans laquelle, après avoir sélectionné le journal, vous avez la possibilité de : - créer de nouvelles remises. - consulter une remise précédemment créée. - éditer vos bordereaux de remise en banque. - reprendre une remise pour la compléter et/ou la comptabiliser. Vous pouvez sélectionner le code journal désiré. Vous pouvez sélectionner une remise déjà créée. Ces boutons vous permettent de créer, modifier, ou supprimer des remises bancaires. Ces boutons vous permettent d'ajouter, modifier, ou supprimer des lignes de remises. Vous pouvez enregistrer votre remise en comptabilité. En cliquant sur le bouton, vous allez créer une nouvelle remise comme ci-dessous : Votre numéro de remise se génère automatiquement. Vous devez saisir la date de votre remise. Cliquez sur le bouton "Valider" pour terminer.

3 III Saisie des lignes de remise. Une fois votre remise créée, vous devez saisir les lignes de remise et associer les chèques de règlement avec les factures correspondantes. Pour commencer, cliquer sur le bouton indiqué dans la fenêtre ci-dessous : ensuite, suivez la procédure Le nom du client sera repris depuis la facture sélectionnée. Cliquer sur les jumelles pour sélectionner la facture associée votre règlement. Indiquer ici la banque de votre client. Indiquer éventuellement le numéro du chèque. (voir remarque n 2) Lorsqu'un règlement n'est pas associé à une facture (ex : un remboursement d'urssaf au titre d'un trop perçu de cotisation), vous avez la possibilité d'indiquer un libellé pour ce règlement. Cliquer sur le bouton "Valider ligne" pour valider votre ligne de remise ou sur "Fin de saisie" lorsque vous avez terminé votre remise Indiquer le montant du chèque si différent du solde dû de la facture. Une fois votre remise terminée, vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton bordereau de remise bancaire comme ci-dessous : d'imprimer le III Imputations comptables et génération des écritures. Une fois votre remise établie, vous pouvez vérifier les imputations comptables avant d'effectuer la génération des écritures. Pour tous les règlements enregistrés dans la remise et associé à une facture, Aidavocat va automatiquement imputer les règlements sur les comptes adéquats. Cliquer sur le bouton suivante : pour faire apparaître la fenêtre

4 Marqueur permettant de vérifier si l'imputation des comptes est faite. Ici, vous avez la liste des règlements. Cliquer sur ce bouton pour imputer manuellement le montant de la ligne sélectionnée. Ici, vous visualisez le détail de l'imputation. Cliquer sur ce bouton pour enregistrer votre remise en saisie. Ici, vous avez un rappel des articles de la facture. Le bouton n'est actif que si toutes les lignes de la remise sont imputés (présence du marqueur ). Après génération, l'écriture comptable est présente dans l'écran de saisie des écritures (brouillard) où vous pouvez la consulter. Remarque - - Si sur une ligne de remise, le marqueur n'est pas présent, vous pouvez effectuer manuellement l'imputation. Pour ce faire, positionnez-vous sur la ligne en question et cliquez sur le bouton Dans la zone du détail des imputations, il faudra indiquer : 1. La classe "G" pour Générale, "C" pour un compte client. 2. Le compte sur lequel effectuer l'imputation. 3. Le montant à imputer. Utiliser la touche de votre clavier pour vous déplacer, plutôt que d'utiliser votre souris. Un règlement peut bien sûr être imputé sur plusieurs comptes, comme par exemple ci-dessous:

5 - - Lorsqu'un chèque client correspond a un règlement de deux factures, il faut saisir deux lignes de remise afin d'associer les montants correspondant à chaque facture. Aussi, pour faire apparaître sur le bordereau de remise en banque à destination de votre établissement bancaire une seule ligne (correspondant au chèque), il faut obligatoirement que sur les deux lignes de saisies, le nom du client, le nom de la banque et le numéro de chèque soient strictement identiques.

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