Introduction. Nous vous remercions d'avoir porté votre attention sur le nouveau service e-salairefer.

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2 Introduction Nous vous remercions d'avoir porté votre attention sur le nouveau service e-salairefer. Ce nouvel outil de gestion des salaires via Internet s'inscrit dans la volonté de mettre à votre disposition un outil simple et convivial permettant de réduire vos charges administratives en toute sécurité. Les nouvelles technologies autorisent désormais de remplacer le papier par des transmissions électroniques fiables et sécurisées. Cette application va non seulement vous permettre de traiter vos salaires au quotidien, mais également vous dispenser des déclarations mensuelles aux assurances sociales gérées par notre Fédération. Ce service s'appuie sur une large expérience du traitement des salaires et sur une infrastructure technique éprouvée. Il est adapté à votre métier et réunit toutes les conditions de sécurité et de confidentialité. La présente brochure vous donne un premier aperçu des fonctionnalités offertes ainsi que des informations sur les aspects techniques et pratiques. L équipe e-salairefer, tout en réitérant ses remerciements pour votre intérêt, se tient à votre entière disposition pour tout complément d'information. e-salairefer Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 2 / 23

3 TABLE DES MATIERES 1. E-SALAIREFER SECURITE ET CONFIDENTIALITE E-SALAIREFER, UN SERVICE CONÇU AVEC VOUS ET POUR VOUS SUPPORT ET DISPONIBILITES PRINCIPES D'ADHESION EN PRATIQUE ACCES SECURISE INTERFACE ERGONOMIQUE GESTION DES CONTRATS SIMULATIONS COTISATIONS OBLIGATOIRES IMPOTS A LA SOURCE ASSURANCES PRIVEES ET/OU COMPLEMENTAIRES CENTRES DE FRAIS, COMPTABILITE & PARTS PATRONALES GESTION DES SOLDES D'HEURES / VACANCES DOCUMENTS LISTES / RAPPORTS AIDE A LA SAISIE TRAITEMENTS MENSUELS AIDE EN LIGNE ASPECTS TECHNIQUES Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 3 / 23

4 1. e-salairefer e-salairefer est un service proposé aux entreprises affiliées aux Caisses de compensation métier pour leur permettre d'effectuer par internet le traitement des salaires et leur éviter les déclarations mensuelles aux institutions sociales gérées par la FER Genève. 2. Sécurité et confidentialité Les moyens mis en œuvre permettent de garantir à nos clients un espace de haute sécurité. Ainsi toutes les communications sont confidentialisées et gérées par un protocole sécurisé et crypté, l'accès au service est strictement limité aux personnes autorisées par l'entreprise. L'authentification des utilisateurs et l accès à leurs propres données se font par une identification et un mot de passe personnalisés. Les données stockées et sauvegardées par nos soins sont en tout temps à disposition. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 4 / 23

5 3. e-salairefer, un service conçu avec vous et pour vous e-salaire répond à toutes les exigences légales et contractuelles de votre métier et vous permet ainsi de vous décharger d'un travail administratif fastidieux. En plus du traitement des salaires cette application permet : d'offrir un standard selon les critères métier, seules les exceptions seront traitées par l'entreprise; la modification des taux de cotisations telles que AVS, AI, APG, AMAT, AF, Caisse de compensation, etc effectuée par nos soins; l'édition de décomptes provisoires et d'effectuer des simulations en tout temps avec résultat immédiat; la transmission automatique des déclarations à votre Caisse de compensation métier; l'établissement du fichier de paiements DTA/SOG à transmettre à votre banque ou poste; l'établissement des journaux comptables, par compte et centre de charges; la représentation graphique des masses salariales par centre de charges; la sauvegarde journalière des données par nos soins; un historique toujours disponible en ligne avec analyse possible par le biais d'impressions ou d'affichages divers. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 5 / 23

6 4. Support et disponibilités Il vous suffit d'un simple ordinateur personnel (PC), d'une imprimante et d'un accès à Internet pour pouvoir bénéficier de ce nouveau service. L'application bénéficie quant à elle d'une haute disponibilité. En cas de problèmes, notre équipe e-salairefer est à votre disposition au , les jours ouvrables du lundi au jeudi de 08h30-12h00 et 14h00-17h00, le vendredi et veilles de jours fériés de 08h30-12h00 et 14h00-16h30, ou par mail 5. Adhésion Il convient d'être affilié à la Fédération des entreprises romandes et/ou à une association membre. En cas d'intérêt de votre part, nous tenons à votre disposition un formulaire d'inscription, un questionnaire technique destiné à préparer votre environnement, ainsi qu'un contrat et des conditions générales d'utilisation. Dès réception de ce dernier, nous conviendrons avec vous d'un rendez-vous afin de procéder à la mise en route et à la formation de votre personnel. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 6 / 23

7 6. En pratique 6.1 Accès sécurisé La connexion à l'application est réalisée au travers d'un accès Internet traditionnel par lequel l'utilisateur est amené à s'identifier. La saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe permet d'accéder directement à l'environnement protégé en relation avec la ou les entreprises concernées. Dans le cas où plusieurs sociétés sont regroupées sous un même utilisateur, un écran intermédiaire permet de sélectionner celle sur laquelle il souhaite travailler. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 7 / 23

8 6.2 Interface ergonomique La technologie Internet permet de disposer d'écrans très conviviaux et intuitifs. Notre solution se présente de la manière suivante : Un en-tête avec différents onglets vous permettant d'accéder immédiatement à l'information souhaitée. Sur la gauche de l'écran, un outil de recherche, la raison sociale de l'entreprise et la liste de vos collaborateurs avec des icônes de différentes couleurs en fonction de leur statut (actif, prévu, inactif). Dans la partie centrale le détail du collaborateur sélectionné. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 8 / 23

9 6.3 Gestion des contrats Sur l'écran ci-dessous, au-delà de la sélection du régime horaire et du taux d'activité, la catégorie de personnel permet de déterminer le type de plan de salaire à appliquer. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 9 / 23

10 Les catégories de personnel qui vous seront proposées en standard sont celles qui correspondent à votre métier, cependant toutes les exigences liées à des secteurs d'activités différents peuvent être prises en considération dans le paramétrage de votre entreprise. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 10 / 23

11 6.4 Simulations A tout moment, vous avez la possibilité de modifier le salaire mensuel, le nombre d'heures à payer, saisir des remboursements de frais, changer le montant des cotisations à la LPP, etc. Vous pouvez alors déclencher un calcul provisoire du salaire pour un collaborateur et visualiser immédiatement le résultat. Le petit du statut du décompte indique que les chiffres correspondent à la situation actuelle. Dans le cas contraire, une croix rouge X indique qu'il est nécessaire de recalculer ce salaire. Un décompte peut être recalculé en tout temps en cliquant sur Dans le cas où vous souhaiteriez obtenir cette fiche de salaire 'sur papier', il suffit simplement de cliquer sur l'imprimante : Ces facilités d'impression vous sont offertes sur différents écrans de l'application. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 11 / 23

12 7. Cotisations obligatoires Qu'il s'agisse d'avs, d'allocations familiales, d'impôts à la source ou encore de cotisations à votre Caisse de compensation métier, e-salairefer s'en charge automatiquement. Ces éléments sont intégrés au plan de salaire de chacun de vos collaborateurs sans que vous ayez à vous en soucier. Par exemple, le logiciel tient compte automatiquement de la franchise mensuelle de CHF 1'400. pour les personnes ayant atteint l'âge ordinaire de la retraite. Les éléments ne pouvant pas être supprimés sont protégés par une clé ; ceci afin de vous préserver de toute erreur de manipulation. Un soin tout particulier a été porté aux éléments de salaire propres à votre CCT ainsi qu'aux spécificités de votre Caisse de compensation métier. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 12 / 23

13 8. Impôts à la source Le logiciel intègre les tables de calcul de l'impôt à la source en standard. Vous avez toutefois la souplesse de pouvoir gérer des taux fixes et/ou des montants fixes. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 13 / 23

14 9. Assurances privées et/ou complémentaires Indépendamment de la catégorie de personnel et/ou du code contrat, il est possible d'ajouter des éléments de salaire afin de tenir compte de particularités par entreprise et/ou employé, telles qu'assurances complémentaires, prise en charge des primes maladie, etc. La gestion est facilitée par un code contrat sur lequel vous définissez, en deux clics, votre plan d'assurance. Le système procède ensuite de manière automatique. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 14 / 23

15 10. Centres de frais, comptabilité et charges patronales Les centres de frais sont déterminés individuellement pour chaque entreprise, lors de la préparation de votre environnement. Chaque collaborateur peut être rattaché à 1 ou plusieurs centres de frais. Toutes les charges sont ensuite réparties proportionnellement à ce qui a été défini. Un plan comptable standard a été introduit dans l'application. Au travers d'un outil tel que Microsoft Excel, vous avez la possibilité de récupérer le journal comptable pour le retravailler à votre guise. e-salairefer intègre la gestion des parts patronales qu'il répartit par centre de charges. Vous pouvez ainsi récupérer des informations très détaillées à l'attention de votre comptabilité. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 15 / 23

16 11. Gestion des soldes d'heures / vacances Vous disposez de la possibilité de gérer pour chaque collaborateur, son droit aux vacances en jours, sa prise de congé et respectivement d'imprimer un solde sur sa fiche de paie. (Cette fonctionnalité est indicative et n'est pas en lien avec les prestations vacances des Caisses de compensation métier). Vous disposez également de la possibilité de gérer les heures supplémentaires. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 16 / 23

17 12. Documents Listes / rapports Les documents fournis par défaut sont au format PDF (Adobe Acrobat) ou au format xls (Microsoft Excel). Ces fichiers sont générés soit au moment du traitement du salaire (fiches de paie, ordre de paiement DTA, journal des salaires, pièce comptable, IS, etc.), ou sur demande (fiche personnelle avec ou sans informations de rémunération, compte salaire individuel, certificat de salaire, etc.) Les fichiers ainsi créés peuvent être conservés électroniquement pour être réimprimés ultérieurement. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 17 / 23

18 Exemple de fiche de salaire Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 18 / 23

19 13. Aide à la saisie La création d'un nouveau collaborateur se fait par un enchaînement d'écrans dans un ordre logique lors de la saisie. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 19 / 23

20 14. Traitements mensuels Les traitements de fin de période sont simplifiés et exécutés par deux clics. Déclenchement du traitement du mois Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 20 / 23

21 Sélection des rapports souhaités Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 21 / 23

22 15. Aide en ligne Des boutons d'aide sont disponibles pour chaque élément de salaire. De plus, vous avez la possibilité d'adresser, en tout temps, un message électronique à notre Help-Desk. Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 22 / 23

23 16. Aspects techniques Internet Internet Données et programmes FER Un PC standard (Pentium III) Mémoire RAM minimum 256 MB Une imprimante Une connexion Internet haut débit (ADSL ou câble) Des logiciels Microsoft standards Acrobat Reader Fédération des Entreprises Romandes Mai 2007 Page 23 / 23

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