«ACTopen» ... La solution dans sa globalité vous permettra d'administrer et de piloter votre entreprise de manière optimale.

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1 «ACTopen»... Est un progiciel de gestion intégré, développé sous forme de modules et pouvant être adapté à tout type d'entreprise et de secteur d'activité. La solution dans sa globalité vous permettra d'administrer et de piloter votre entreprise de manière optimale. Chaque domaine de gestion peut ainsi posséder son propre outil d'administration, mais tous partagent tous une base commune regroupant l'ensemble des données. Les modules composant ACTopen sont parfaitement interactifs entre eux. Il est cependant tout à fait possible de n'utiliser que certains modules, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. 1

2 Descriptif des modules et caractéristiques générales Les modules La plupart des modules fonctionnent indépendamment et/ou de manière complémentaire. Ils sont également accessibles à partir de «tableaux de bord». Comptabilité générale Gestion des employés (absences, coûts, occupations) Planning intégrant une gestion des tâches de l'entreprise 2

3 CRM clients Facturation clients Gestion de stock possible Abonnements Gestion de Projets (chantiers/dossiers/mandats) avec analyses détaillées. Comptabilité créanciers Caractéristiques générales Application multi-sociétés sans limite quant au nombre de sociétés à gérer. Droits d'accès Une gestion personnalisée des droits d'accès par utilisateur ou groupe d'utilisateurs, offrant un contrôle complet de la confidentialité des données. Personnalisation Large paramétrisation, grande souplesse de conception de notre langage de programmation, font qu' ACTopen: Pourra être adapter à tous les secteurs d'activités, sans suppléments de coûts et en un temps d'installation et de mise en production extrêmement rapide. Conservera son caractère évolutif : Nous restons à votre écoute en développant des extensions «sur mesure», qui seront adaptées aux régulières mises à jour du programme. Maintenance ACTopen bénéficie d'une évolution permanente. Vous possédez ainsi un outil adapté aux besoins du moment de votre entreprise. Vos coûts d'investissements en informatique s'en trouvent réduits. Ouverture Des interfaces avec les outils bureautiques usuels (Microsoft office, Open Office, Google map) font d'actopen un logiciel ouvert. 3

4 Tableaux de bord L'idée initiale de conception était de faciliter à l'extrême l'usage du programme en concentrant toutes les fonctionnalités d' ACTopen par grand «thème». Les thèmes étant : Les clients Les dossiers Le planning Les fournisseurs Toutes les saisies et informations du «thème» abordé sont réunies sous un seul masque écran, offrant à l'utilisateur un contrôle total sur le client, fournisseur, dossier... Des saisies classiques sont aussi disponibles, excluant cette notion de «tableau de bord» 4

5 Tableau de bord «clients» Fonctionnalités disponibles du «tableau de bord» saisies fiches clients/prospects sélection multi-critères mailings/publipostage/exports création des dossiers création des tâches du client opérations : affichage factures saisies de toutes les opérations clients (devis, factures, règlements...) impressions/envoi par mail des factures génération des statistiques détaillées des éléments facturés au client gestion des notes état détaillé du compte du client, avec réimpression des factures et relevés de compte gestion des abonnements/contrat de maintenance-entretien analyse de rentabilité du client 5

6 Tableau de bord «dossiers» Fonctionnalités disponibles du «tableau de bord» saisies fiches dossiers sélection multi-critères impressions listes/étiquettes classeurs création des tâches du dossier opérations propres au dossier: affichage factures saisies de toutes les opérations clients (devis, factures, règlements...) impressions/envoi mail des factures gestion des notes état détaillé du compte du dossier, avec réimpression des factures et relevés de compte analyse de rentabilité du dossier 6

7 Tableau de bord «Fournisseurs» Fonctionnalités disponibles du «tableau de bord» saisies fiches fournisseur sélection multi-critères impressions listes/export/mailing opérations propres au fournisseurs: saisies de toutes les opérations fournisseurs (factures, règlements...) gestion des notes état détaillé du compte du fournisseur, avec impression relevés de compte 7

8 Tableau de bord «Planning» Fonctionnalités disponibles du «tableau de bord» saisies agenda de l'entreprise impression fiches travail/agenda accès direct aux tableaux de bord clients/dossiers/heures impressions listes/export/mailing saisie et contrôle des tâches classification des tâches en fonction de leur état (à faire/terminées/facturées/non facturables) 8

9 Les fonctionnalités d'actopen 1 - CRM Clients Un programme de saisie centralisé, faisant office de «tableau de bord», offre un contrôle complet de toutes les opérations «Clients/Prospects» à savoir : Création des fiches clients/prospects Suivi commercial des prospects Création des dossiers (projets/mandats/chantiers...) avec analyse des résultats par projet Gestion des tâches à effectuer pour préparation du planning Paramétrage des abonnements/contrats de maintenance pour la facturation automatique avec rappels. Saisie de toutes les opérations débiteurs (factures, devis, commandes, règlements...) Interrogation du compte du débiteur. Statistiques clients 9

10 Fiche clients/prospects Fiche principale de renseignements renseignements prospects pour suivi Saisie des autres adresses du client/prospect (facturation, livraisons, correspondance) ainsi que des contacts dans l'entreprise Interface du plan via «google map» Interface direct avec Word pour envoi de courrier Interface Outlook pour envoi d'un mail en direct 10

11 Une sélection détaillée des clients/prospects avec de nombreuses sorties : impressions classiques Etiquettes préformatées Publipostage via Word avec insertion de notes mémoires dans le fichier du client/prospect 11

12 2 - Gestion des tâches (avec intégration au planning) Gestion des tâches du client intégration des tâches dans le planning Une tâche peut avoir un statut : à planifier planifiée terminée non facturée facturée Les tâches saisies peuvent être : ponctuelles (une seule tâche) 12

13 planifiées (génération de plusieurs tâches) la périodicité des tâches est à la discrétion de l'utilisateur (tâche quotidienne, tous les mercredi après midi etc.) Génération automatique des factures avec les tâches ayant le statut «terminé» les types de tâches sont paramétrables, avec possibilité d'attribuer une couleur par tâche elles sont donc adaptées au secteur d'activité de votre entreprise. 13

14 Attribution facultative du ou des employés qui auront à l'effectuer. Le planning pourra ainsi être affiché par employé, apportant une meilleure vision des activités des employés de l'entreprise. Même principe avec les codes travaux enregistrés. La facturation des tâches s'en trouvera facilitée 14

15 des fonctions de copier/coller des tâches sont disponibles. Le reprise automatique des tâches d'un projet vous évite une saisie fastidieuse. Impression de fiche de travail à partir d'une tâche 15

16 3 - Gestion des dossiers (projets, mandats, chantiers) Des dossiers différents peuvent être crées pour un client. Chaque entreprise pourra utiliser la notion de «dossier» en fonction de ses besoins propres. Une fiduciaire comptable utilisera cette notion de dossiers pour créer des «mandats» Un entreprise de nettoyage ou dans le bâtiment créera des «chantiers» Une entreprise informatique un projet (développement précis pour un client). Chaque «dossier» comprend la saisie d'une fiche de renseignements détaillés, ainsi que de la saisie des adresses liées à ce dossier. Les opérations : Débiteurs Factures, NC, réglements, devis, commandes... tâches heures effectuées des employés (avec les coûts horaires) achats marchandises 16

17 sont alors répartis dans ces «dossiers» Une analyse PAR dossier est disponible, offrant une meilleure vue de vos activités. 17

18 Le tableau de bord «dossiers», centralise toutes les opérations à partir d'un dossier. Libre à l'utilisateur de travailler à partir du tableau de bord «clients», ou du tableau de bord «dossiers». 18

19 4 -Notes Des notes sont enregistrées, par client/prospect, voire par dossier. Lors de l'envoi de mailings via publipostage, une note est automatiquement crée, en guise de rappel historique. L'onglet «note» est affiché en couleur, pour rappel. 19

20 5 - Facturation (Opérations) Via le tableau de bord «Clients» ou «dossiers», ou sous forme de saisies classiques, toute opération débiteur sera enregistrée dans le système. Types d'opérations saisies : Situations Factures/NC Règlements, escomptes Acomptes Avec les caractéristiques suivantes : Gestion des BVRS intégrés (avec les règlements automatiques) Mise en forme des factures adaptée à vos besoins, avec intégration de votre logo Extourne automatique d'une opération en un clic transformation d'un devis, commande en facture en un clic 20

21 Impressions individuelles ou collectives des factures Génération des factures en PDF avec envoi via Outlook. Fonction «copier/coller» d'une facture client vers une autre facture client. Factures Outre les fonctions disponibles en page précédente, les saisies de factures sont d'une grande simplicité 21

22 6 - Etat des comptes Un relevé détaillé de l'état du compte du client est disponible : Via le tableau de bord «clients» : pour le client Via le tableau de bord «dossiers» : pour le dossier Affichage de l'onglet «relevé» en couleur rouge si le client/dossier possède des opération ouvertes. Les factures sont ré imprimables à tout instant 22

23 Un suivi complet de vos débiteurs (comme vos créanciers) vous propose : Grand-Livre Echéancier Balance Relevé Exports Excel intégrés. 23

24 Rappels débiteurs personnalisation de vos textes de rappels impression d'une liste préparative à l'envoi des rappels envoi des rappels individuellement ou non mise à jour des compteurs à la discrétion de l'utilisateur, avec retour en arrière possible. La présentation des rappels est adaptée à votre entreprise 24

25 7- Abonnements Vos abonnements, contrats d'entretien ou de maintenance, toutes ces factures répétitives sont crées dans les «abonnements» Ainsi plus aucun oubli d'une maintenance à facturer La périodicité de la facture «d'abonnement» est définie librement par l'utilisateur (mensuelle à annuelle), avec le mois de renouvellement. 25

26 Sélection automatique des abonnements en fonction des mois à facturer et des périodicités Génération automatique des factures, avec choix d'envoyer au client une facture pour l'ensemble de ses «abonnements» à facturer, ou une facture PAR «abonnement» 26

27 8- Planning Le planning regroupera tous les travaux et tâches à effectuer : par client par dossier la sélection de l'employé qui devra effectuer ces tâches est facultative. Elle peut être importante en vue de contrôler l'occupation de l'employé. Les tâches sont saisies via les tableaux de bord (au choix): clients dossiers planning 27

28 l'affichage du planning peut se faire : Par semaine Par jour Pour un client précis Pour un dossier précis Un employé pourra accéder au planning en ne voyant que ses propres tâches et rendez-vous. Les droits d'accès sont définis avec les responsables. Une fonction de «vérification du planning» permet au responsable de d'isoler le planning d'un employé sélectionné, pour un meilleur contrôle. Les employés «disponibles» seront visibles. Planning de la journée 28

29 Contrôle des tâches Subdivision des tâches en fonction de leur état : à faire terminées (en pré facturation) non facturables facturées Déplacement des tâches d'un état à l'autre, de manière groupée ou individuelle Possibilité de créer automatiquement des factures avec les tâches terminées. Le programme générera une facture par tâche ou par dossier, au choix. 29

30 9- Employés (Utilisation facultative) Gestion du planning et des absences de vos employés 30

31 détermination du prix de revient par employé en vue du calcul des résultats par dossier possibilité d'imprimer des feuilles de travail hebdomadaires par employé 31

32 Attribution des heures effectuées par client et dossier 32

33 10- Créanciers Comptabilité créanciers basée sur les mêmes principes que la comptabilité débiteurs : Mêmes programmes de saisies Mêmes fonctionnalités Saisies fiches fournisseurs Saisies opérations Etat des comptes complet Les paiements DTA peuvent également être paramétrés. Un programme de «proposition de paiements» imprime une liste des paiements à effectuer en fonction des dates d'échéances. 33

34 11- Statistiques Globales ou par client. Des statistiques propres à chaque secteur d'activité sont développées. Exports Excel intégrés 34

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