Gestion prospection Suivi commercial

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1 4. GESTION PROSPECTION SUIVI COMMERCIAL q PRINCIPE Le but des différentes fonctions qui suivent est de suivre efficacement vos prospects et clients. 4.1 Les évènements 4.2 Les clés de classement 4.3 Les Mailing / Faxing 4.4 La gestion des prospects 4.1 LES EVENEMENTS Chaque action auprès d un contact peut être notée, et classée dans ce que nous nommons «évènements». Ces évènements peuvent être terminés ( action terminée ) ou à faire ( action à réaliser ). De plus chaque action est liée à une ou plusieurs personnes, à un type d action, à un contact, un devis, un code client, etc Ces évènements vont nous permettre de : - Garder un historique des actions clients (actions paramétrables par vos soins) - Planifier les actions commerciales à mener - Quantifier les actions menées - Suivre votre efficacité commerciale - Gérer vos agendas personnels Pour éviter les lourdeurs de saisies, certains types d événements peuvent être automatisables. Exemple d utilisation : - Relance téléphonique n jours après l envoi d une documentation ou d une proposition de prix. - Notification au commercial des arrivées de devis et de commandes client. - Relance téléphonique n jours après une expédition - Etc 18

2 Date de saisie Dates et heures de rendu ÉCRANS EVENEMENTS Liste des évènements à réaliser Salarié(s) concerné(s) Contact concerné Type d action à mener Lien avec la gestion Autres salariés concernés Zone texte Automatisée ou non ECRAN AJOUT ÉVENEMENT 19

3 RECHERCHE DES EVENEMENTS La recherche vous permet de retrouver facilement tout l historique d un devis, d une commande, d un prospect (Évènement terminé). C est également à partir de cette recherche que vous trouverez la liste des évènements à réaliser (non terminé) ECRAN ÉVENEMENT D UN SALARIÉ FGHKJFYJM : Recherche : par plage de dates, par type d'événement HFGJFYK KYUFKYUFK Recherche multicritère d'un événement Recherche par bouton 20 ÉCRAN RECHERCHE ÉVENEMENT

4 Les types d évènements peuvent être comptabilisés par période, et par commercial : ÉCRAN ACTION COMMERCIALE Exemples d impressions disponibles : - Liste triée par famille, par type d action, et par date - Liste des dernières actions réalisées pour une sélection de prospect, avec les prochaines actions à mener - Indication par client du nombre de jours séparant le dernier, du prochain contact 21

5 4.2 LES CLÉS DE CLASSEMENT Gérer un grand nombre de prospects et clients est délicat. Le risque de ne pas suivre un contact par ce qu il est perdu dans la base de donnée est grand. Pour éviter ce genre de soucis, nous avons mis en place les clés de classement. Ces clés vont nous permettre de : - Classer les contacts par famille - Classer les contacts par régions, villes, départements - Repérer le type d action à mener - Indiquer l intérêt que vous portez à ce contact - Repérer les clients à problème Ces regroupements sont sans limites, et totalement ouverts. C est vous qui à tout moment pouvez créer ces clés de classement. Ces clés peuvent être ajoutées ou enlevées simplement, directement sur la fiche, ou pour toute une sélection de contact. Ces clés, une fois placées sur les fiches prospect ou client, serviront à rechercher une liste de contact, à partir d une sélection de critère. Exemple d utilisation : - Rechercher les clients de la région Bourgogne, ayant beaucoup d intérêt, mais en excluant les mauvais payeurs. - Rechercher les prospects du département 92, jamais contactés, dont le C.A. est supérieur à 150 MF - Rechercher les listes des contacts ayant eu notre mailing du 15/06/00 Les clés, une fois placées sur la fiche, peuvent également faire apparaître un message automatiquement à l ajout d un devis, d une commande, d une facture, ou d un BL, pour le contact concerné. Exemple d utilisation : - Message d heure de livraison lors de l ajout d un BL - Message de contre remboursement lors de l ajout d une facture - Message demandant une attention particulière lors de l ajout d une commande. Une fois de plus, ces fonctions sont sans limites, car c est vous même qui les créez. 22

6 LES CLES DE CLASSEMENT Recherche multicritère ECRAN RECHERCHE DES CLÉS Choix du type de message A partir de cette liste de clés, vous pouvez imprimer le nombre de fiche attachées par clés. Vous pouvez ainsi avoir un compte précis, par critères de classement. 23

7 PLACEMENT ET RECHECHE DES CLÉS Clés Recherche des prospects par clés 24

8 4.3 LES MAILING / FAXING Aujourd hui, tout le monde sait faire un mailing et un faxing relativement facilement. Mais ces opérations, pour être réussies, doivent être complètement en lien avec votre base de données. Notre système de mailing / faxing est complètement lié aux fichiers de la base données. A partir d une sélection de prospect, client, ou fournisseur, vous envoyez automatiquement un mailing ou un faxing, et vous pouvez indiquer pour chaque fiche le type de mailing envoyé. Ainsi vous pouvez retrouver à tout moment combien de mailing / faxing ont été envoyés, à qui, et à quelle période. Bien entendu, chaque mailing peut contenir des informations propres à chaque client. Liste des mailings envoyés Insertion automatique des informations clients Préparation du mailing 25

9 4.4 LA GESTION DES PROSPECTS Les fiches prospect ( comme les fiches client ) vont regrouper tout ce qui le concerne : - Coordonnées complètes - Contacts, avec lignes directes - Clés de classement affectées - Historique des événements le concernant - Devis, courriers, factures, mailing, etc A partir de cette fiche, vous retrouverez tout les éléments nécessaires. Liens avec la gestion Fichier contacts Clés affectées 26

10 A partir de la fiche, en cliquant sur l onglet événement, vous retrouvez l historique des différentes actions, et, en haut les actions restant à effectuer. Onglet évènement Évènement restant à faire Historique des évènements 27

11 A partir de la recherche prospect, obtenez une liste, selon vos critères de recherche. A partir de cette liste, lancez un mailing, imprimez des étiquettes, imprimez la liste des actions à mener LISTE D IMPRESSION CHOIX D IMPRESSION ECRAN RECHERCHE PROSPECT 28

12 Résumé rapide gestion des prospects suivi commercial Les évènements : - Garder l historique des actions menées, par devis, prospect, etc - Planifier les prochaines actions - Comptabiliser les actions menées - Totalement adaptable à votre mode de travail - Saisie simple et rapide Les Clés : - Classer par famille une base de contacts - Rechercher aisément un choix de contacts selon vos propres critères - Comptabiliser le nombre de contacts par critère - Affichage de messages automatiques lors de certaines actions - Permet une gestion très efficace de la base de données. Mailing / Faxing : - Envoi à partir d une sélection de contact ( par clés, régions, appréciations, etc ) - Masque simple à utiliser - Possibilité d inclure dans chaque mailing / faxing des informations propres à chaque client - Garde l historique des envois et les comptabilise. La gestion des prospects : - Fiche complète regroupant tous les contacts, et coordonnées - Lien très simple avec toute la gestion ( devis, courriers, etc ) - Historique des actions menées (évènements ) - Impression de toutes sortes. 29

13 NOTES : QUESTIONS : 30