ALICO MAILDOC. Sommaire

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2 2 Sommaire 1 Page d accueil Connexion à votre espace privé Vous disposez déjà de vos codes d accès Votre compte n est pas encore créé 3 2 Espace privé Page d accueil de votre espace privé Le bouton de téléchargement et mises à jour Le bouton de gestion des publipostages Définition de vos critères d impression et d envoi Choisissez le mode de validation que vous souhaitez pour vos envois de notification et nombre de courriers Dépôt de votre fichier de publipostage Les modules d accès aux fonctionnalités de la solution courrier Le menu L espace privé Gestion et suivi de mes courriers Informations pratiques Contacts et Supports 12 3 Serveur de suivi et de validation de ALICO MAILDOC Présentation de l écran Suivi Les fonctionnalités du suivi Présentation du détail de l écran Suivi Statistiques Présentation de l espace de validation 17

3 3 1 Page d accueil Connexion à votre espace privé 1.1 La page d accueil vous permet de vous connecter à votre espace privé. Vous disposez déjà de vos codes d accès (identifiant et mot de passe) Votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à Go2POST vous ont été communiqués par l Equipe Courrier Egrené IBP ou Cellule production LOGIDOC-Solutions. Votre identifiant correspond à votre adresse nominative ou à une adresse générique. Afin d utiliser toutes les fonctionnalités de votre espace privé, connectezvous directement à votre espace privé depuis le pavé Espace privé, y compris lors de votre première connexion, puisque vous disposez déjà de vos codes d accès Votre compte n est pas encore créé Votre identifiant et votre mot de passe pour utiliser votre nouvelle solution courrier ne vous ont pas été communiqués. Avant de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de la solution courrier, vous devez donc effectuer une demande de création de compte. Remplissez le formulaire accessible depuis la page d accueil (pavé première connexion). Si le responsable DIR valide votre création de compte et votre habilitation à gérer des publipostages, votre identifiant et votre mot de passe vous seront adressés à l adresse que vous aurez renseignée.

4 4 2 Espace privé Le bouton de téléchargement et mises à jour Page d accueil de votre espace privé La page d accueil de votre espace privé se compose d un bouton de téléchargement de l imprimante virtuelle, d un bouton de gestion des publipostages et de 4 modules vous permettant d accéder à l ensemble des fonctionnalités de la solution courrier. Cette option est pour l instant réservée aux administrateurs et au comité de pilotage. Le déploiement de l imprimante virtuelle sur les postes utilisateurs sera planifié ultérieurement avec vos services informatiques. Le bouton de gestion des publipostages Lorsque vous cliquez sur «Gérer mes publipostages», vous accédez à l espace de dépôt de vos fichiers de publipostage. Suivez les étapes suivantes :

5 Définition de vos critères d impression et d envoi de notification et nombre de courriers Définissez : vos critères d impression : recto, recto / verso, couleur ou monochrome (si vous souhaitez de la couleur pour vos envois, vous devrez effectuer une demande auprès de votre responsable) le format de l enveloppe (C6 ou C5) l affranchissement souhaité (Ecopli, Lettre, Recommandé avec ou sans AR) Nota : Si vous souhaitez modifier les options d envoi, vous devez effectuer une demande auprès de votre correspondant informatique. Pour cela, choisissez la rubrique «Info Compte» accessible depuis la page d accueil de votre espace privé, puis cliquez sur «Modifier mes coordonnées». Dans la partie «Fonctionnalités supplémentaires», cliquez sur «Demande de modifications de vos options». Vous avez la possibilité de recevoir un de notification à chaque dépôt de fichier publiposté en cochant la case «mail de confirmation» (celle-ci est cochée par défaut). Cet vous confirme l envoi de votre fichier ou vous signale les erreurs survenues si tel est le cas. Si vous décochez cette case, vous recevrez seulement les s vous signalant les erreurs survenues lors de votre envoi. Vous pouvez par ailleurs indiquer de façon optionnelle le nombre de courriers dont se compose votre publipostage. Dépôt de votre fichier de publipostage Pour finir, vous devez déposer votre fichier publiposté au format PDF. Sélectionnez-le en cliquant sur Parcourir, puis cliquer sur envoyer Choisissez le mode de validation Choisissez le mode de validation que vous souhaitez pour vos envois : la validation automatique : la case validation automatique est cochée par défaut. Si vous conservez ce mode de validation, vos fichiers déposés seront directement envoyés vers votre espace de suivi (espace de production). Comment convertir votre fichier publiposté au format PDF? Ouvrez votre fichier publiposté Word, cliquez sur Imprimer et sélectionnez PDF Creator. Si PDF Creator n est pas installé sur votre poste, effectuez une demande auprès de votre service informatique. Important : le fichier que vous envoyez ne doit contenir qu un seul modèle de courrier. (Ne regroupez pas dans le même document plusieurs fichiers publipostés). la validation manuelle : si vous décochez la case «validation automatique», vos fichiers déposés seront envoyés en espace de validation. Ils y seront stockés jusqu à ce que vous interveniez pour les valider manuellement.

6 6 Définition de vos critères d impression et d envoi Choisissez le mode de validation de notification et nombre de courriers Dépôt de votre fichier de publipostage Envoi de votre publipostage

7 Les modules d accès aux fonctionnalités de la solution courrier Mes courriers Ce module vous permet de visualiser vos 5 derniers courriers envoyés et d accéder à l espace de suivi de vos envois. Vous pouvez y consulter les documents produits ou en cours de production. Vous pouvez également accéder à votre espace de suivi depuis le menu, dans la partie Gestion et Suivi de mes courriers Suivre mes courriers (cf partie 3 - page 13). Documents en attente de validation Ce module vous permet de visualiser les 5 derniers courriers qui doivent être validés avant d être envoyés. Il vous permet également d accéder à l espace de validation de vos courriers, dans lequel vos courriers sont stockés tant qu ils n ont pas été validés ou supprimés.. Vous pouvez également accéder à votre espace de validation depuis le menu, dans la partie Gestion et Suivi de mes courriers Valider mes courriers (cf partie 3 - page 13). Suivre mes consommations Ce module vous permet de visualiser les 5 derniers courriers que vous avez envoyés ainsi que leurs tarifs. Il vous permet également d accéder à l espace de consultation de vos relevés de consommation.

8 8 Info Compte Ce module vous permet de visualiser vos principales informations personnelles et de les modifier si vous le souhaitez. L adresse postale : elle correspond à l adresse de retour pour les AR et les NPAI de tous vos courriers recommandés. L adresse vous recevrez toutes les notifications de vos dépôts de fichiers à cette adresse. Vous pouvez modifier vos coordonnées en cliquant sur «Modifier». Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, cliquez sur «Modifier» puis sur le lien «changer mon mot de passe» situé en haut de page.

9 9 C est dans le module Info Compte que vous devrez également effectuer toutes vos demandes de modification concernant les options de votre solution courrier. Cliquez sur «Modifier». Dans la partie «Fonctionnalités supplémentaires», cliquez sur «Demande de modifications de vos options». Vous obtenez les coordonnées de votre correspondant. Celui-ci reçoit automatiquement un de votre demande et la valide le cas échéant. Le menu 2.2 Le menu de l espace privé se décompose en quatre modules : L espace privé Vous pouvez vous déconnecter de votre espace privé depuis ce module ou vous y reconnecter en cliquant sur «accédez à mon espace privé».

10 Gestion et suivi de mes courriers Informations pratiques Suivre mes courriers Lorsque vous cliquez sur Suivre mes courriers, vous accédez à l espace de suivi de vos courriers. Vous pouvez consulter les documents produits ou en cours de production ainsi que les statistiques de vos envois. Vous pouvez également accéder à votre espace de suivi depuis le pavé principal Mes courriers situé sur la page d accueil de l espace privé (cf partie 3 - page 13). Les objectifs du Projet Dans cette partie, retrouvez quels sont les objectifs poursuivis avec l utilisation de la solution courrier Go2POST Valider mes envois Lorsque vous cliquez sur Valider mes envois, vous accédez à l espace de validation de vos courriers. Vos courriers restent dans cet espace tant qu ils n ont pas été validés ou supprimés. Une fois validés, vos courriers seront visibles dans l espace de suivi. Vous pouvez également accéder à votre espace de validation depuis le pavé principal Documents en attente de validation situé sur la page d accueil de l espace privé (cf partie 3 - page 13). Tarification Sur cette page, vous retrouvez le détail des tarifs en fonction des formats d enveloppe choisis, de l affranchissement, du nombre de pages et de l archivage des documents. Les prix sont fonction des tranches de dépôts. Gérer mes publipostages Cette page explique le fonctionnement général de la solution publipostage, vous y trouverez les différentes étapes à suivre pour envoyer un publipostage.

11 11 Comment utiliser l outil Cette page explique le fonctionnement global de la solution courrier et vous permet de visualiser les étapes d utilisation de l outil. Documentation Sur cette page, retrouvez toute la documentation nécessaire à l utilisation de votre solution courrier Manuel d utilisation du portail ALICO MAILDOC Manuel d installation de l imprimante virtuelle Manuel d utilisation de l imprimante virtuelle Règles de gestion nationales

12 12 Les réponses à toutes vos questions Une liste des questions les plus courantes est disponible sur cette page afin de vous aider à utiliser votre solution courrier. Contacts et Supports Contacts Les coordonnées de votre contact sont disponibles sur site. Pour les obtenir, choisissez le code UE auquel vous êtes rattaché, dans la liste déroulante qui vous est proposée. Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur votre nouvelle solution courrier ou si vous ne trouvez pas les informations que vous souhaitez dans le FAQ, vous pouvez adresser vos demandes à votre contact

13 13 Espace de suivi et de validation de MAILDOC 3 Support en ligne Si vous ne trouvez pas l information que vous recherchez dans le FAQ ou si vous souhaitez un renseignement complémentaire, vous pouvez contacter le support technique en remplissant le formulaire de demande de renseignement ou bien par téléphone. Présentation générale du site Légende : Menu d accès aux fonctions de suivi ou de validation Menu d accès aux fonctions de statistique Changer d espace entre l espace de suivi et l espace de validation

14 Présentation de l écran suivi Les fonctionnalités du suivi 3.2 Permet de masquer ou d'afficher les critères de recherche. Critères de recherche. Liste des documents traités. En cliquant sur «Suivi», vous pouvez consulter les documents produits ou en cours de production. Quelle que soit votre recherche, vous ne pouvez consulter que les documents pour lesquels vous êtes habilités. Un administrateur de société est habilité à gérer tous les documents de sa société. Un administrateur de service accède à l ensemble des documents de tous les utilisateurs de son service. Un utilisateur n accède qu à ses propres documents, c est-à-dire ceux qu il a luimême soumis au serveur ALICO MAILDOC Afin de vous aider à trouver un document, une interface de recherche est à votre disposition. Critères de recherche disponibles : Nom de fichier : Ce critère vous permet de rechercher un fichier directement par son nom en utilisant un masque de saisie. Pour rechercher un fichier s appelant ALICO-AAEB7AEE2147_Microsoft Word - Document1.pdf, les différentes options de recherche sont les suivantes : En cliquant sur «détail», on affiche les évènements concernant le document. En cliquant sur la «loupe», on affiche les informations concernant le document. En cliquant sur un nom de document on le visualise. Ce bouton permet de supprimer un document. La suppression ne peut se faire que si le document n est pas produit ou en cours de production. Vous pouvez indiquer les premiers caractères du nom de fichier suivis d une étoile, *ALICO* Vous pouvez indiquer les derniers caractères du nom de fichier précédés d une étoile, *nt1.pdf Vous pouvez indiquer une partie du nom de fichier en mettant une étoile devant et derrière. *2147*

15 15 Utilisateur : La recherche par utilisateur (option uniquement disponible pour l administrateur de société), vous permet de sélectionner les documents d un utilisateur en particulier. Dates de réception : La recherche par dates de réception permet de renseigner une fourchette de dates. Si seule la première date est saisie, la recherche aboutira sur l ensemble des documents ayant une date de mise à disposition du serveur supérieure à la date indiquée. Si la date est saisie dans le 2ème champ, la recherche portera sur les documents antérieurs à la date saisie. Si les 2 dates sont saisies, la recherche portera sur les documents entre ces 2 dates. Statut du document : La recherche par le statut du document permet de sélectionner les documents en cours d acquisition, de production, d impression, de mise sous pli, en dépôt poste ou encore en reprise ou en erreur. Autres critères de recherche : Présentation de l écran de suivi 3.3 Résultat d une recherche Le résultat d une recherche est présenté sous la forme d un tableau contenant la liste des documents répondant aux critères sélectionnés (cf page 14). Chaque ligne du tableau affiche un résumé du document avec : le nom du fichier, c est le nom de l application qui a généré l impression et le nom du document attribué par l auteur ou par le traitement, l archivage du document la date et l heure de création du fichier par l auteur, le numéro de recommandé, le dernier statut du document, l utilisateur ayant envoyé le document, l urgence (correspond au type d affranchissement), l identifiant du document En cliquant sur la loupe, on obtient les informations concernant l identifiant du créateur du document, les informations du document et les informations sur les évènements. D autres critères de recherche sont disponibles : par identifiant. C est la référence récupérée dans le document par une règle documentaire (n de client par exemple), par service (uniquement pour les administrateurs de société), par filière (Poste ou Recommandé), par numéro de recommandé, par type de document. Vous pouvez bien entendu cumuler les critères de recherches pour affiner la sélection. Par exemple, obtenir tous vos documents issus de Word entre le 01 et le 15 janvier étant encore en cours de mise sous pli Si le résultat d une recherche correspond à un grand nombre de fichiers, l affichage sera fait sur plusieurs pages. Il suffit alors de cliquer sur le numéro de celles-ci pour passer de l une à l autre.

16 Statistiques Statistiques courriers simples Un moteur de statistique est à votre disposition. Il est accessible en cliquant dans l onglet «Statistiques». Vous devez commencer par choisir la période. En pointant la souris sur une période, vous accédez aux critères personnalisés. En cliquant sur «Générer les statisques» vous obtenez le résultat de votre recherche sous la forme suivante : Les critères vous permettent d affiner une recherche statistique : par période, jours, mois, année, par société (uniquement pour les administrateurs) par filière par année par service (uniquement pour les administrateurs) par statut du fichier par utilisateur (uniquement pour les administrateurs)

17 17 Statistiques courriers recommandés Présentation de l espace de validation 3.5 Pour les recommandés, vous devez aussi commencer par choisir la période souhaitée. En pointant la souris sur une période, vous accédez aux critères personnalisés. En cliquant sur «Générer les statisques» vous obtenez le résultat de votre recherche sous la forme suivante : Notez bien que la présentation des statistiques est différente selon si vous recherchez des courriers simples ou des recommandés. Validation et suppression des courriers Vous pouvez dans cet espace sélectionner un ou plusieurs courriers à valider ou supprimer. Une fois la validation effectuée, ceux-ci seront visibles dans l espace de suivi.

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