CREATION & GESTION DE VOTRE COMPTE UTILISATEUR

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1 NOTICE D UTILISATION DE LA PLATEFORME DES AIDES REGIONALES CREATION & GESTION DE VOTRE COMPTE UTILISATEUR SOMMAIRE 1- PREMIERE CONNEXION : ACCEDER A LA PAR CREER SON COMPTE UTILISATEUR SUR LA PAR ACTIVER SON COMPTE RATTACHER SON COMPTE PERSONNEL A L ORGANISME DEMANDEUR Votre organisme n est pas connu des services régionaux ; il n a jamais déposé de demande de subvention auprès la Région Ile-de-France Votre organisme a déjà fait une demande de subvention auprès de la Région Ile-de-France les années précédentes GERER SES DROITS D ACCES A PARTIR DE SON COMPTE Droits d accès de votre compte Extranet Droits sur la fiche de l organisme Habilitation pour modifier les dossiers METTRE A JOUR LES INFORMATIONS GENERALES DE SON ORGANISME Identification Adresses Domiciliations bancaires Représentants CONTACTS Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 1 sur 20

2 1- PREMIERE CONNEXION : ACCEDER A LA PAR Connectez-vous au site internet de la Région Ile-de-France à l adresse suivante : Puis, consultez la rubrique «Aides régionales et services» afin d accéder à la fiche descriptive du dispositif d aide ou de l appel à projets. Consultez l ensemble des informations mises à votre disposition dans chaque fiche d aide, télécharger les documents dans la rubrique «Infos pratiques» que vous trouverez en bas de chaque fiche : Puis accéder à la PAR : Merci d utiliser Mozilla Firefox ou Internet Explorer 8 Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 2 sur 20

3 2-CREER SON COMPTE UTILISATEUR SUR LA PAR Cette création est indispensable pour déposer un dossier de demande d aide. Sur la page d accueil de la PAR, cliquez sur «Créer mon compte», dans la partie droite ou sur «Je crée mon compte» au centre de la page : Renseignez les mentions attendues et cochez la case «Accepter les conditions générales» puis «Validez». Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 3 sur 20

4 Précision relative au champ «Date de naissance» : un calendrier est associé à ce champ et vous devez cliquer sur le bouton vert pour valider la date sélectionnée. Si l année souhaitée n apparaît pas immédiatement dans le menu déroulant, sélectionnez l année la plus ancienne une première fois pour faire apparaître les années antérieures. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 4 sur 20

5 3- ACTIVER SON COMPTE Un de vous a été adressé. Pour activer votre compte, cliquez sur le lien présent dans l ci-dessous : La page suivante s affiche : Notez votre identifiant, choisissez un mot de passe et validez. Votre compte est créé et vous pouvez revenir à l accueil pour vous connecter. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 5 sur 20

6 4- RATTACHER SON COMPTE PERSONNEL A L ORGANISME DEMANDEUR 4.1 Votre organisme n est pas connu des services régionaux ; il n a jamais déposé de demande de subvention auprès la Région Ile-de-France. Lors de la création de votre demande d aide en ligne sur la Plateforme des Aides Régionales, des informations relatives à votre organisme vous seront demandées (identification, adresses et domiciliations bancaires) pour pouvoir le créer dans le référentiel des tiers demandeurs de la Région. Il convient de compléter dans la mesure du possible toutes les rubriques demandées. Les champs signalés par un astérisque sont obligatoires. A chaque étape il est possible de passer à l étape «suivante» ou de revenir à l étape «précédente». La création d un dossier peut se faire en plusieurs temps, en se reconnectant à la plateforme. Chaque étape est enregistrée en passant à l étape suivante, mais restera modifiable. Ce n est qu après la validation effective de votre dossier que la Région Île-de-France pourra prendre connaissance de votre demande et procéder à son instruction. 4.2 Votre organisme a déjà fait une demande de subvention auprès de la Région Ilede-France les années précédentes. Si vous souhaitez déposer en ligne une demande d aide au nom et pour le compte d un organisme que vous représentez et qui est connu des services régionaux, il est nécessaire de rattacher votre compte personnel à cet organisme. Pour ce faire, vous devez réaliser les deux premières étapes de la création d une demande d aide (Cf. Notice déposer une demande.pdf). Les deux premières étapes sont les suivantes : Etape 1 : Rechercher le dispositif d aide. Etape 2 : Identifier la structure/l organisme demandeur. Pour créer une demande d aide, cliquez sur «Demande» à partir de l accueil de votre espace privé : Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 6 sur 20

7 Etape 1 : Rechercher le dispositif d aide Dans «Nouvelle demande d aide», vous accédez à l écran de «recherche d un dispositif» : Recherchez le dispositif pour lequel vous souhaitez déposer une aide en utilisant les critères proposés. Pour trouver un dispositif, vous pouvez lancer la rechercher sans critère, par numéro de dispositif (si vous le connaissez), avec un mot clé, par thème ou par type de demandeur. Lorsque le dispositif apparaît, sélectionnez-le pour lancer la création d une demande. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 7 sur 20

8 Etape 2 : Identifier la structure/l organisme demandeur Sélectionnez la catégorie de votre structure à l aide du menu déroulant dans «Vous ne détenez pas de numéro de rattachement» : Compléter les éléments permettant d identifier votre structure : identification, adresses, domiciliations bancaires et représentants. Si vous êtes un organisme déjà bénéficiaire de subventions régionales, le numéro SIRET permettra à l application de vous reconnaitre. Il est donc conseillé de le saisir en priorité. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 8 sur 20

9 Exemple pour une association : Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 9 sur 20

10 Si le SIRET de votre organisme est bien enregistré dans le référentiel des tiers demandeurs de la Région, le message ci-dessous apparaîtra : Cliquez sur «Valider» pour transmettre à l administration régionale votre demande de rattachement. Vous recevrez en retour un courrier contenant votre numéro de rattachement qui sera à utiliser dans la case prévue à cet effet dans la rubrique «Demandeur» : OU lors de la création de votre demande : Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 10 sur 20

11 5- GERER SES DROITS D ACCES A PARTIR DE SON COMPTE 5.1 Droits d accès de votre compte Extranet Lorsque votre compte utilisateur est rattaché à l organisme pour lequel vous souhaitez déposer une demande d aide, vous pouvez accéder à sa fiche d informations générales. Vous devez vérifier le contenu de chaque catégorie. En fonction de vos habilitations vous pourrez compléter les informations manquantes et corriger les éventuelles informations erronées. Le premier compte utilisateur rattaché à l organisme (=tiers demandeur) sera considéré par la plateforme comme le premier représentant du tiers. A ce titre, ce compte disposera d un droit d accès supérieur aux éventuels autres comptes rattachés ultérieurement au tiers. Il pourra donc mettre à jour les informations relatives à l identification, aux adresses, aux domiciliations bancaires et aux représentants. Cependant, le compte «premier représentant» aura la possibilité de transmettre ses droits à un autre compte utilisateur. Connectez-vous avec le premier compte Extranet (celui faisant office de premier représentant du tiers). Cliquez sur la rubrique «Droits d accès». La fenêtre ci-dessous apparaît Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 11 sur 20

12 5.2 Droits sur la fiche de l organisme Seul le compte Extranet «1 er représentant» possède les droits en modification sur la fiche tiers. Les autres représentants auront des champs «grisés» sur ces informations. La première fonctionnalité de la partie «Droits d accès» permet donc au compte «1 er représentant» de donner la possibilité à d autres représentants du tiers de modifier la fiche du tiers. Champ non grisé pour RETIERS (Compte «1 er représentant») Champ grisé pour TETEST7 (Compte représentant «lambda») Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 12 sur 20

13 Seul le compte «1 er représentant» possède un champ de saisie libre lui permettant de transmettre les droits en modifications sur la fiche du tiers, voir ci-dessous le comparatif visuel entre un compte «1 er représentant» et un compte «lambda» : Compte «1 er représentant» Compte représentant «lambda» Pour transmettre les droits à un autre représentant, le compte «1 er représentant» doit saisir l identifiant du compte qui recevra les droits de modifications. Dans notre exemple, l identifiant du compte «lambda» est «TETEST7» : Cliquez ensuite sur valider. Dorénavant, c est le compte «lambda» qui possède les droits en modification de la fiche du tiers. Le compte «lambda» devient un compte «1 er représentant». A savoir : Il ne peut y avoir qu un seul compte extranet autorisé à modifier la fiche du tiers IRIS. Lorsque le compte «1 er représentant» transmet ses droits à un compte représentant «lambda», il perd son droit en modification sur la fiche du tiers IRIS. Ancien compte «1 er représentant» devenu compte «lambda» Ancien compte «lambda» devenu compte «1 er représentant» Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 13 sur 20

14 5.3 Habilitation pour modifier les dossiers La deuxième fonctionnalité des «Droits d accès» permet à chaque représentant d un Tiers de transmettre un droit en modification sur ces dossiers à n importe quel représentant du même Tiers. Ici, il n est pas question de compte «1 er représentant», chaque compte a la possibilité d habiliter le/les représentant(s) de son choix. 1. Cliquer sur le «+» 2. La fenêtre «Nouvelle habilitation» apparaît 3. Saisir l identifiant d un autre représentant du même tiers 4. Cliquer sur «Valider» Si l identifiant est valable, le représentant s ajoute à la liste/fiche «Personnes habilitées à modifier mes dossiers». Rappel : Seuls les dossiers déposés seront visibles par les autres représentants habilités à modifier les dossiers. Les dossiers en création ne pourront pas être visibles. De plus, si un compte Extranet ne possède aucun dossier déposé, la fonctionnalité «Personnes habilitées à modifier mes dossiers» ne sera pas visible dans la partie «Droits d accès» Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 14 sur 20

15 6- METTRE A JOUR LES INFORMATIONS GENERALES DE SON ORGANISME La qualité des informations relatives à votre organisme est primordiale car ces éléments sont utilisés pour toutes les correspondances et les versements. Le compte du premier représentant du tiers dispose comme vu précédemment d un accès particulier à la fiche d information de l organisme qui permet de mettre à jour les informations relatives à l identification, aux adresses, aux domiciliations bancaires et aux représentants. 6.1 Identification Le contenu de l écran relatif à l identification de l organisme est conditionné par la nature juridique de cet organisme. A titre d exemple, ci-dessous, les éléments attendus pour une association loi 1901 : A noter : Le numéro SIRET renseignée doit être associé à un établissement actif. Si vous souhaitez vérifier le SIRET de votre organisme, vous pouvez télécharger l avis de situation de votre organisme à l adresse suivante : Le champ «Objet» vous permet de présenter en quelques lignes l objet principal, l activité principale de votre organisme. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 15 sur 20

16 6.2 Adresses Vous avez la possibilité de renseigner deux adresses : Vous devez impérativement vérifier, compléter et/ou corriger (au minimum) les éléments relatifs à l adresse officielle. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur pour accéder à l écran puis de cliquer sur pour enregistrer les informations saisies. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 16 sur 20

17 6.3 Domiciliations bancaires Vous devez vérifier si les éléments renseignés correspondent bien au RIB du compte sur lequel la subvention devrait être versée si elle vous est attribuée. Si aucun RIB n a été renseigné au préalable, un écran comme celui-ci-dessous apparaîtra : Cliquer sur puis sur pour enregistrer les informations saisies. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 17 sur 20

18 6.4 Représentants La rubrique «représentants» fait apparaître les noms des comptes utilisateurs rattachés à votre organisme ainsi que les représentants préalablement enregistrés dans la base de données de la Région Ile-de-France si votre organisme est déjà connu. Nous vous remercions de veiller à mettre à jour ces informations car elles seront utilisées par les services régionaux pour toute correspondance (écrite, électronique et téléphonique). Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 18 sur 20

19 7- CONTACTS En cas de question sur le dispositif d aide pour lequel vous souhaitez déposer une demande, merci de vous référer aux contacts indiqués sur la page de l appel à projets ou du guide des aides régionales du site internet de la Région Ile-de-France : En cas de problème technique lié à l utilisation de la plateforme, merci d utiliser le lien «Contacter l assistance technique» Accessible depuis la page d accueil : Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 19 sur 20

20 OU accessible depuis votre espace personnel, une fois connecté à la PAR : Vous pouvez également écrire à l adresse suivante : Merci de bien détailler le problème rencontré et de joindre des captures d écrans pour expliciter votre demande. Notice d utilisation de la plateforme des aides régionales Page 20 sur 20

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