MANUEL 3A Online. 2013/2014 Manuel 3A Online 1

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1 MANUEL 3A Online 2013/2014 Manuel 3A Online 1

2 Utilisation 3A ONLINE Année Scolaire De nouveaux outils de gestion pour votre association : Nouveaux outils de recherche (par établissement, par classe...); Enregistrement des dons et règlements versés; Génération des reçus fiscaux, attestations d'assurance et cartes d'adhésion; Possibilité d'envoi par de ces documents; Personnalisation des s pour relance, invitation ; Edition des remises en banque; etc. Modalités de connexion : Si vous êtes président ou trésorier d association PEEP, vous aurez automatiquement accès au 3A Online, une fois connecté au site de la Fédération PEEP. Si vous n êtes pas encore inscrit sur notre site, veillez à «activer votre compte» sur celui-ci : Tapez : 2013/2014 Manuel 3A Online 2

3 Activez votre compte Saisir l adresse transmise àla Fédération 2013/2014 Manuel Manuel 3A Online 3A Online Bibliothèque /2014

4 Paramètres - Tarifs Page réservée au Président et/ou au Trésorier Tarifs : à renseigner obligatoirement avant de débuter la saisie. Indiquer le montant de votre cotisation locale. Par la suite, vous pourrez éditer les reçus fiscaux. Renseignez le type de contrat d assurance souscrit par vos assurés (le n du contrat pour le contrat local MMA afin que ce n figure sur les attestations que vous éditerez). Les tarifs enregistrés et validés par vos soins ne seront plus modifiables. N oubliez pas la formule «Autres», elle pourrait servir à enregistrer des adhésions au tarif «autre» (adhérent ayant déjà cotisé sur une autre APE ). 2013/2014 Manuel 3A Online 4

5 Paramètres : Gestion des Droits Page réservée au Président et/ou au Trésorier 3- Octroyez les fonctions que vous souhaitez déléguer. Cliquez ici pour plus d infos. Non actif car droit attribué l an passé par l ancien président. Possibilité de réactiver ces droits en cliquant sur réactiver. 1 Tapez l identifiant de la personne à laquelle vous déléguez des droits. 2 Insérez un mot de passe de votre choix. 2013/2014 Manuel 3A Online 5

6 Paramètres : Etablissements Scolaires Cliquez ici pour afficher le détail (adresse, classe ). Renseignez le nom et le type des établissements scolaires couverts par votre APE. Données obligatoires pour l édition des attestations d assurance. Autant de classes par établissement que vous souhaitez. Deux délégués maximum par classe. L affectation des délégués PEEP n est possible qu une fois la fiche adhésion du délégué saisie. Validez afin d enregistrer votre saisie avant de quitter cet écran. 2013/2014 Manuel 3A Online 6

7 Paramètres : Etablissements Scolaires Code établissement nécessaire pour les associations Peep gérant une bibliothèque scolaire, (voir Manuel Bibliothèque). Vous permet d exporter sous format Excel, les coordonnées des établissements scolaires couverts par votre association PEEP. 2013/2014 Manuel 3A Online 7

8 Paramètres : Coordonnées Bancaires Vérifiez ces éléments, (par défaut, les données qui apparaissent émanent de nos bases) ou complétez les coordonnées bancaires de votre APE. Une fois vos coordonnées bancaires à jour, cliquez sur «transmettre» pour mise à jour de nos bases fédérales. Indispensable pour le versement des allocations à votre APE. 2013/2014 Manuel 3A Online 8

9 PARAMETRES : SIGNATURE Veillez à sélectionner un fichier au format précisé. Cette information sera reprise dans tous les documents intégrant la signature apposée cidessus. Enregistrez la signature. Un délai d attente est nécessaire avant que la signature apparaisse. Si la signature n est pas cadrée, vous pouvez utiliser l outil de recadrage. IMPORTANT : pour transmettre vos documents par , vous devez impérativement apposer votre signature. 2013/2014 Manuel 3A Online 9

10 Saisir un Adhérent (Parent Enfant - Règlement) Seules les catégories renseignées dans vos paramètres apparaissent. Zones à renseigner Sélectionnez la formule d assurance Tapez les premières lettres du nom de votre adhérent. Une liste des noms correspondants apparaît (adhérents enregistrés dans notre base l an passé). Si vous retrouvez la bonne personne, cliquez sur son nom dans la liste et les données enregistrées apparaîtront. Sinon, fermez la liste et continuez la saisie. Pour les anciens adhérents, vérifiez les données affichées et, le cas échéant, les modifiez. Possibilité de saisir le règlement du parent (voir détail page 14). Afin de pouvoir éditer vos attestations d assurance, vous devez renseigner l établissement scolaire en cliquant sur l onglet enfant/vie scolaire. 2013/2014 Manuel 3A Online 10

11 Saisir un Adhérent : Enfants/vie scolaire Sélectionnez l établissement scolaire et la classe. Enregistrer les données 2013/2014 Manuel 3A Online 11

12 Saisir un Adhérent - Règlement Zone modifiable Diverses possibilités d enregistrement du mode de paiement de l adhérent. Vous devez impérativement renseigner cette zone si vous souhaitez pouvoir transmettre des documents (attestations, reçus fiscaux ) à vos adhérents par . Ces informations renseignées vous permettront de faire des sélections par catégorie. Attention : Les chèque livre et Carte prépayée ne concernent que les Bibliothèques scolaires (Voir Manuel Bibliothèque) Validez en fin de saisie 2013/2014 Manuel 3A Online 12

13 Enregistrer Règlement : Saisir un nouveau règlement Le montant dû par l adhérent sélectionné sera affiché par défaut. En cas de règlement partiel, vous pouvez modifier ce montant. Par défaut, seuls les adhérents en attente de règlement apparaîtront mais vous pouvez afficher tous les adhérents en sélectionnant «toutes les adhésions». Tapez les premières lettres et une liste de banques vous sera proposée. Sélectionnez le mode paiement. Attention : Les chèque livre et Carte prépayée ne concernent que les Bibliothèques scolaires (Voir Manuel Bibliothèque) Tapez le nom du payeur (il peut être différent du nom de l adhérent). 2013/2014 Manuel 3A Online 13

14 Enregistrer Règlement : Liste des Règlements Par défaut, seuls les chèques non remis en banque apparaîtront. Vous pouvez également afficher la liste par type de règlement : chèques, espèces.. Sélectionner les adhérents pour lesquels vous souhaitez faire une remise en banque. Effectuez la remise en banque. Un document PDF s affichera. 2013/2014 Manuel 3A Online 14

15 Enregistrer Règlement : Historique des remises Possibilité de visualiser et/ou réimprimer vos remises en banque. Possibilité de tri 2013/2014 Manuel 3A Online 15

16 ENVOYER A LA FEDERATION : Sélectionnez les adhérents prêts à être déclarés à la Fédération. En fonction des adhérents sélectionnés, le montant dû à la Fédération s affichera. Vous pouvez encore accéder à la fiche de l adhérent afin de la modifier et ce, avant transfert à la Fédération. Cliquez sur «envoyer à la Fédération». Un bordereau s affiche. Imprimez ce bordereau et adressez le accompagné de votre règlement. Pour éviter la multiplication des bordereaux, nous vous remercions de déclarer plusieurs adhérents à la fois. 2013/2014 Manuel 3A Online 16

17 Transmettre Documents L envoi des documents par n est possible qu après enregistrement de la signature (du président ou trésorier) dans les paramètres. La transmission de ces trois documents n est possible qu une fois les adhérents déclarés (voir page 17). IMPORTANT : Le reçu fiscal inclut le montant de votre cotisation locale et celui du don éventuel fait par l adhérent. Il ne pourra être généré que si le(s) règlement(s) enregistré(s) couvre(nt) au minimum ces deux montants. ATTENTION: Une fois généré il ne sera plus modifiable. Sélectionnez en fonction de votre choix. ATTENTION : Tous les documents générés sont au format PDF. Il est indispensable de disposer du logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader, téléchargeable à cette adresse : der/?promoid=dagau 2013/2014 Manuel 3A Online 17

18 GERER LES ADHERENTS (sans critères de recherche) Utilisation des boutons : Sélectionnez les adhérents avant de cliquer sur un bouton. Possibilité de générer via ces boutons les divers documents au format PDF. Possibilité de générer un fichier Excel pour vos utilisations internes (publipostages, étiquettes.). AFFICHE OU MASQUE le détail des filtres de recherche AFFICHE OU MASQUE le détail de la fiche adhérent 2013/2014 Manuel 3A Online 18

19 GERER LES ADHERENTS (avec critères de recherche) Si plusieurs critères de recherche sont sélectionnés, ils se combinent pour affiner le résultat. Possibilité de rechercher des adhérents sur les années antérieures. Seuls les premiers caractères suffisent. Tri possible en fonction des flèches. 2013/2014 Manuel 3A Online 19

20 Envoi d un Zone à vérifier avant envoi (le nombre des destinataires doit être égal à la sélection). Dans notre exemple, aucun destinataire compte tenu de l absence d adresse mail dans la fiche adhérent. Saisir votre adresse mail. Pour recevoir une copie, cocher la case. Sélectionnez le(s) pièce(s) que vous souhaitez joindre. Cliquez sur la valeur de votre choix et un mot entre crochet apparaîtra dans le corps du mail. Au moment de l envoi, il sera automatiquement remplacé par l information correspondante. Vous pouvez concevoir un modèle de mail, et grâce à ce bouton, le mémoriser pour une réutilisation éventuelle. Vous pouvez vérifier le contenu et archiver votre mail avant envoi (fichier PDF). 2013/2014 Manuel 3A Online 20

21 SYNTHESE Récapitulatif de vos déclarations à la Fédération. Cliquez pour voir le détail du bordereau et/ou le réimprimer. 2013/2014 Manuel 3A Online 21

22 Vous remerciant d avoir pris le temps de lire ce manuel, nous vous souhaitons une excellente utilisation. Pour tout renseignements complémentaires, vous pouvez contacter le Service Relations avec les Affiliées au ou par 2013/2014 Manuel 3A Online 22

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