Guide de l inscription en ligne des étudiants

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1 Bienvenue sur le site de l EDHEC. Cette inscription en ligne va vous permettre de renseigner votre dossier scolaire en indiquant les données utiles, telles que civilité et adresses, et le mode de règlement des frais de scolarité que vous désirez. Le présent document constitue une aide, gardez-le à portée de main mais ne le lisez pas de A à Z d emblée. Il peut paraître indigeste. Parcourez-le pour identifier les points importants. Il vous sera peut-être utile pour comprendre les options de règlement. En revanche, beaucoup d informations demandées sur l inscription en ligne sont réellement nécessaires pour la validation de l inscription, par obligation légale ou pour des raisons ministérielles. Merci de les prendre au sérieux. Ce guide pourra alors vous éclairer sur les différents points que vous rencontrerez. Vous arrivez sur un écran composé d onglets. Les 3 premiers onglets vous permettront de renseigner vos données personnelles : civilité, adresses, numéro de sécurité sociale pour la mutuelle et données parentales. Le quatrième onglet servira à fournir des informations de scolarité : votre baccalauréat, vos langues vivantes, votre centre de sécurité sociale étudiante, votre état de boursier d état et votre cursus académique. Toutes ces données sont en partie pré-renseignées avec les données du concours qui vous a permis d être admis au sein de notre institution ou avec les données des années précédentes. Vous accéderez ensuite à un onglet dans lequel vous choisirez votre mode de paiement des frais de scolarité. En effet, 3 possibilités s offrent à vous : - Paiement de l année à venir en une fois. - Paiement de toutes vos années en une fois hors redoublement. Cette option vous garantit de ne pas subir les augmentations annuelles. - Paiement de l année à venir en 10 mensualités avec une mensualité payable à l inscription et 9 prélèvements. Vous devrez compléter ce choix en indiquant les frais supplémentaires optionnels ou obligatoires : assurance étude, sécurité sociale, frais de visite médicale pour une première intégration, Vous indiquerez aussi l ensemble des montants que vous désirez régler en ligne par carte bancaire. Les frais d inscription à la sécurité sociale étudiante, si vous êtes concernés, l assurance étude, fortement recommandée, et les frais de visite médicale sont obligatoirement à régler en ligne. Vous pouvez à tout moment télécharger les différents documents de présentation des offres bancaires et des mutuelles. L onglet «justificatifs» n est accessible qu après avoir enregistré les onglets précédents. Il vous donnera accès aux documents à imprimer et à nous fournir. Il s agit notamment du récapitulatif de votre dossier à signer et des autorisations de prélèvement et d acte de caution solidaire dans le cas d un paiement en 9 prélèvements. Pour finir, vous accéderez à l onglet de paiement en ligne où le montant dépendra de vos choix précédents. Il ne vous restera plus qu à imprimer et signer les documents demandés. Attention, la carte bancaire utilisée pour le paiement en ligne doit avoir un encours suffisant pour le montant calculé. Vérifiez les logos des cartes acceptées par l écran de saisie de la banque car certaines cartes ne sont pas acceptées, telles les cartes AMERICAN EXPRESS. 25 avril 2012 Page 1/9

2 DANS LA PARTIE PAIEMENT, APRES AVOIR VALIDE VOTRE DOSSIER, IL VOUS SERA POSSIBLE DE TELECHARGER UNE ATTESTATION D INSCRIPTION A L ECOLE POUR VOUS AIDER DANS VOS DIFFERENTES DEMARCHES. CETTE ATTESTATION SE TRANSFORMERA EN CERTIFICAT DE SCOLARITE UNE FOIS VOTRE INSCRIPTION VALIDEE. Pour vous aider à remplir votre dossier en ligne, voici quelques remarques. Vous trouverez toute information utile et assistance sur le bandeau supérieur : le présent guide d utilisation, les financements possibles, les mutuelles étudiantes, les règlements. Pour télécharger le guide d utilisation de la procédure d inscription, vous devez cliquer sur le lien «GUIDE D UTILISATION». Vous pouvez aussi lire le message du directeur de programme (EDITO). Pour télécharger les documents d information, vous devez cliquer sur le bouton «DOCUMENTS A CONSULTER» pour faire apparaître la liste de tous les documents consultables, puis cliquer sur chacun des liens. Cette liste de documents vous fournit les explications suivantes qu il vous sera fortement utile de consulter : - Financer et assurer vos études : autorisation de prélèvement OBLIGATOIRE pour un règlement en 10 mensualités, les aides aux financements y compris les offres de prêt étudiant des banques partenaires. - Sécurité Sociale et Mutuelles : le tableau de la SECURITE SOCIALE vous permet de savoir dans quel cas vous devez payer la cotisation et dans quel cas vous êtes exonéré, pourquoi vous devez vous affilier à une mutuelle étudiante, votre protection sociale en cas d accident lors d un stage, la présentation des mutuelles. - Vos obligations : les conditions générales et les règlements que vous allez devoir accepter en ligne. - Vie quotidienne : des informations sur les infrastructures de votre région. 25 avril 2012 Page 2/9

3 Enfin, en cas de problème, vous pouvez nous contacter par mail en utilisant le bouton «CONTACTEZ-NOUS» à votre disposition sur la droite du bandeau : Le bouton «FAQ» vous permet de visualiser l ensemble des questions / réponses les plus courantes. N hésitez pas à le consulter en cas de besoin. La partie des onglets à renseigner se trouve en dessous de ce bandeau : Chaque fois que vous validez un onglet, celui-ci devient vert, les onglets restant à valider étant gris : 1) Informations Personnelles Le dossier se présente sous la forme d onglets à remplir de gauche à droite. Il est possible de le remplir en plusieurs fois. En revenant les fois suivantes, toutes les données déjà saisies et enregistrées seront sauvegardées. Par ailleurs, les données que nous avons pu récupérer des différents concours d entrée ou de votre année passée sont pré-enregistrées. Il vous suffit de les vérifier, de les corriger et de les compléter. Pour commencer, le premier onglet «Informations personnelles» vous permet de saisir les informations générales : nom, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, nationalité et autres généralités. Le bouton «ENREGISTRER» valide les données que vous avez saisies et les sauvegarde. Si vous êtes étudiant français, il vous est demandé de fournir votre numéro INE (Identifiant National Etudiant également appelé numéro BEA). Ce numéro très important vous a été attribué pour passer votre baccalauréat. Vous le retrouverez sur la feuille de résultat de ce dernier. Il nous est demandé par le ministère de l éducation pour les différentes homologations, comme le diplôme de fin d étude par exemple. Il est donc obligatoire. Ce numéro est composé de 10 chiffres et une lettre (exemple : C). Par conséquent, nous vous remercions de bien vouloir le renseigner. 25 avril 2012 Page 3/9

4 2) Sécurité Sociale étudiante Il vous est aussi demandé de renseigner votre numéro de sécurité sociale. Attention, il s agit bien du numéro qui vous a été attribué par la Sécurité Sociale et non celui de vos parents. Il est obligatoire afin de transmettre votre inscription au centre de sécurité sociale étudiante duquel vous allez dépendre. Si vous n en avez pas ou si vous ne le connaissez pas, rapprochez-vous de notre support. En effet, tout étudiant, ou presque, et même s il est exonéré des cotisations sociales, doit être inscrit à un centre de paiement de sécurité sociale qui va gérer ses remboursements. Ce centre est forcément une mutuelle étudiante. Il vous faudra donc choisir, un peu plus tard, sur l onglet «Informations Scolarité», la mutuelle étudiante à laquelle vous allez être rattaché durant cette année scolaire. Cette information est très importante. De même, sur l onglet «Règlement», vous devrez indiquer si vous devez payer les frais d inscription à la sécurité sociale. Le tableau en annexe vous présente les différents cas de figure qui vous permettront de savoir dans quelle situation vous êtes et dans quel cas vous êtes redevables des cotisations de sécurité sociale. Il est également disponible dans la liste des documents. N hésitez pas à vous y reporter. Lorsque vous enregistrez vos données, une vérification des données obligatoires et un contrôle de format sur certaines données fera apparaître des informations à corriger. Vous devez les corriger pour enregistrer. Tant que ces corrections ne sont pas apportées, aucune donnée de l onglet n est sauvegardée! 3) Coordonnées Personnelles et Coordonnées Parentales Avec le deuxième onglet, vous devez nous fournir vos coordonnées nous permettant, dès à présent, et jusqu à la fin de l année, de pouvoir vous contacter : adresse mail et coordonnées téléphoniques. L adresse demandée correspond à votre adresse pour l année scolaire. Si vous la connaissez déjà, veuillez la renseigner. Sinon, vous nous la fournirez à la rentrée. 25 avril 2012 Page 4/9

5 Le troisième onglet comporte les données parentales : nom, prénom, adresse et coordonnées téléphoniques. Il y a 2 groupes de données : un par parent. La nature indique la nature du parent (père, mère, tuteur, autre). La case à cocher «parent décédé» rendra inaccessible le reste des champs. Une autre case à cocher sur le groupe de données parentales 2, «Récupérer adresse parent 1» copiera automatiquement les coordonnées du parent 1 sur les données du parent 2. Il vous est demandé aussi de renseigner les coordonnées professionnelles ainsi que la catégorie socio-professionnelle. Cette catégorie nous est demandée, sous forme de nombre d étudiants par catégorie, par l éducation nationale à but statistique. Merci de la renseigner si possible. 4) Cursus Académique Le quatrième onglet contient les informations de scolarité : les informations sur votre baccalauréat, les langues vivantes que vous allez suivre. Attention, la LV1 est obligatoirement l anglais et la LV2 est une deuxième langue que vous devez déjà avoir pratiquée. En effet, notre statut d école internationale nous amène à vous faire progresser au niveau de la langue anglaise. 25 avril 2012 Page 5/9

6 De même, nous vous dispensons la maîtrise d une deuxième langue mais il s agit d approfondir vos connaissances et non d apprendre une nouvelle langue. Indiquez aussi si vous êtes boursier pour l année universitaire 2011/2012. Le fait d être boursier vous dispense des frais de cotisation à la sécurité sociale étudiante (mais, pour rappel, vous devez quand même choisir un centre de paiement). Nous vous rappelons à ce niveau votre origine d intégration (nature du concours) et le site auquel vous êtes rattaché administrativement. Ces données ne sont pas modifiables. Il vous est aussi demandé de fournir votre cursus universitaire. Il s agit essentiellement, pour ceux qui sont concernés, de renseigner leurs dernières années d étude universitaire ainsi que le diplôme obtenu. 5) Options de Règlements Sur le cinquième onglet, vous allez indiquer quel mode de règlement vous désirez pour payer vos frais de scolarité. Trois possibilités s offrent à vous : - Le paiement de toutes les années du cursus en une seule fois. Ce mode de règlement vous permet de bénéficier du tarif actuel pour l ensemble des années sans subir l augmentation annuelle. - Le paiement de l année à venir en une fois. Il s agit de payer tous les frais de l année à l inscription. - Le paiement de l année à venir en 10 mensualités dont le premier versement doit se faire à l inscription qui sera suivi de 9 prélèvements du même montant entre le 02/11/2011 et 02/07/2012. Ce mode de règlement vous permet de lisser votre paiement mais prend en compte les frais supplémentaires de traitement. Remarque : le paiement de vos études peut se faire à l aide d un prêt bancaire. Dans ce cas, indiquer quel mode de règlement vous pensez utiliser en ne payant que les frais minimums. Le paragraphe suivant vous expliquera comment visualiser les offres des différentes banques partenaires. Ensuite, selon votre choix, la liste des différents montants s affiche : - Les frais de scolarité. Ce regroupement présente les frais de scolarité comprenant les frais pédagogiques et les frais d inscription avec déduction de l acompte que vous nous avez déjà versé pour réserver votre place. Les frais pédagogiques et les frais d inscription et de gestion sont redevables chaque année. 25 avril 2012 Page 6/9

7 Remarque : le paiement de toutes les années à venir en une fois implique un montant des frais pédagogiques et des frais d inscription multiplié par ce nombre d années. Dans le cas d un règlement en 10 mensualités, le tableau tient compte des frais et de l acompte pour établir le solde à payer. Ce solde est déduit du montant à payer en ligne ou à la rentré car, dans ce cas, vous ne devez payer en ligne ou à la rentrée que la première mensualité qui correspond à 1/10 ème de ce solde. Les 9 autres mensualités seront prélevées mensuellement du 02/11/2012 au 02/07/ Les cotisations sociales. Vous pourrez indiquer si vous devez payer la sécurité sociale étudiante. Voir le document explicatif «La Sécurité Sociale» sur la liste des documents, section «Sécurité Sociale et Mutuelles». Vous devez aussi, obligatoirement, payer les frais de visite médicale lorsque vous intégrez le groupe pour la première fois. - L assurance études. Ce regroupement vous permet d indiquer que vous désirez adhérer à l assurance qui prendra en charge vos frais de scolarité en cas d accident ou de décès de vous ou de l un de vos parents répondants financiers. Vous avez le choix d une assurance portant uniquement sur les frais de scolarité de l année ou d une assurance portant sur les frais de scolarité de l année et des frais de vie à concurrence de 4500 euros. Cette assurance est fortement recommandée. Elle est utile chaque année pour un à plusieurs élèves. - Les cotisations au bureau des sports. Cette adhésion vous permet d accéder à l infrastructure sportive de votre campus et de pratiquer du sport au sein du groupe EDHEC. 25 avril 2012 Page 7/9

8 6) Justificatifs Un onglet «Justificatifs» va vous permettre de télécharger les différents documents à valider en ligne ou à nous ramener signés : - Règlement intérieur et règlement pédagogique. Ces documents correspondent à l engagement que vous prenez avec le groupe EDHEC dans le respect de ce que nous vous mettons à disposition tant sur le plan pédagogique que le sur le plan immobilier, mobilier, informatique et culturel. - Attestation d attribution de bourse ou justificatif de dispense de sécurité sociale à nous fournir OBLIGATOIREMENT si vous êtes boursier au non redevable des frais de sécurité sociale. Cet avis sert notamment à justifier auprès de la sécurité sociale votre exonération de ces cotisations sociales. - Acte de caution solidaire et autorisation de prélèvements à nous fournir OBLIGATOIREMENT si vous optez pour le mode de règlement «en 10 mensualités». - Photocopies. Les photocopies demandées justifient de votre identité et de votre niveau de diplôme. La photographie servira à établir votre carte d étudiant. - Photographie. La photographie servira à établir votre carte d étudiant et à établir votre diplôme. Il s agit de documents officiels. Elle doit donc correspondre à une photographie d identité. - Conditions générales d inscription. Ce document doit être imprimé et ramené signé. Il correspond à votre engagement sur nos conditions. La catégorie «Financer et Assurer vos études» de la «liste des documents», accessible au-dessus des onglets, vous permettra d afficher, à tout moment, une fenêtre vous présentant les liens vers les documents des banques, des mutuelles, des associations étudiantes. 7) Paiement en ligne / Validation Cette dernière étape va vous permettre de payer en ligne. Vous pourrez choisir les montants que vous désirez payer en ligne. Les montants «assurance études» et «sécurité sociale», si vous les avez cochés auparavant sur l onglet «Règlement», sont obligatoirement cochés pour paiement en ligne, ainsi que le montant de visite médicale. Ce sont les montants minimum à payer en ligne. Vous pouvez cocher, en plus, les montants de frais de scolarité. Attention, la carte utilisée doit posséder les autorisations nécessaires pour de tels montants. Rapprochez-vous auprès de la banque pour le vérifier. Si votre carte est refusée sur le site de notre banque, la raison pourrait être celle-là. Vous pourrez vous renseigner auprès de votre banque et revenir payer plus tard ou bien décocher les montants de frais de scolarité et ne payer que le reste. Les montants restant pourront être payés ultérieurement sur le site ou lors de la journée d inscription de la rentrée. 25 avril 2012 Page 8/9

9 - Bordereau récapitulatif de votre dossier. Il est accessible une fois votre premier paiement validé. Vous devrez le signer et nous le ramener à la journée d inscription de rentrée dont la date vous sera précisée le jour de la rentrée. - Attestation d admission / certificat de scolarité. L attestation d admission est disponible pour vous permettre d entamer toutes vos démarches nécessitant un justificatif d inscription. Le certificat de scolarité sera disponible à la rentrée lorsque votre dossier sera validé par notre service financier. N oubliez pas de bien vérifier l enregistrement de tous vos choix dans les différents onglets avant de procéder au paiement en ligne, car une fois payé, votre dossier est figé et vous ne pourrez pas revenir sur vos choix. Bonne visite sur notre site. En annexe, les tableaux de sécurité sociale pour les étudiants lillois et les étudiants niçois. 25 avril 2012 Page 9/9

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