EFM.me Document de version. Version 2.2 Nouveautés et améliorations

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1 EFM.me Document de version Version 2.2 Nouveautés et améliorations

2 Sommaire Aperçu... 3 CONCEPTION... 4 Le branchement... 4 L attribut «question bloquante»... 4 Insertion du titre de questionnaire dans l entête via une balise... 5 Pré remplissage des réponses avec des données externes... 6 Présentation en curseur... 6 Nouveau type de question : les questions pièces jointes... 7 Barre de progression pour le répondant... 7 Associer une image à un choix de réponse... 7 Refonte de la bibliothèque d images et de styles... 7 Modalité de type NSP (Ne Sait Pas)... 8 Alignement des questions affichées à côté (colonnes)... 8 Affichage d un message «n oubliez pas d enregistrer» sur le paramétrage des pages associées... 8 Variable système #LastAnsweredQuestion... 8 Options sur l impression des réponses ou du questionnaire... 8 DIFFUSION... 9 L assistant de publication... 9 Refonte de l écran statistiques des diffusions Diffusion : autoriser les réponses multiples Nouvelle option de diffusion : «répondre en une fois» Suppression de diffusion et formulaires correspondants Envoi massif de mailing Diffusion : sélection des adresses destinataires depuis un annuaire LDAP Gérer le planning des diffusions périodiques (option payante) Pouvoir ré exécuter un paquet de diffusion en erreur Enregistrement de destinataires par défaut pour les diffusions en saisie directe Notification EXPLOITATION Lien vers une page vidéo dans le menu aide Lien vers l application de gestion des mots de passe Analyse groupée des tableaux de questions Tableau de bord favori disponible dans les statistiques publiques Génération des exports et rapports dataview?! en tâche de fond Lien vers un questionnaire de remontée d idées dans le menu Aide Gestion des utilisateurs et des membres d un espace / LDAP Gestion des dates dans le filtrage sur les populations Les principales améliorations de la version précédente (2.0) Le tableau de bord La codification des questions ouvertes Les notifications Contactez nous!... 19

3 Aperçu Affichez une barre de progression pour indiquer à vos répondants où ils en sont Demandez à vos répondants de vous envoyer des fichiers grâce à la question «pièces jointes» Personnalisez vos entêtes en modifiant le style du titre et en insérant votre logo Pré remplissez des réponses grâce à un fichier de données externes et empêchez leur modification par les répondants Présentez vos questions de manière originale et ludique en optant pour le curseur Associez des images aux choix de réponses et rendez vos questionnaires plus visuels et dynamiques

4 CONCEPTION Le branchement Une nouvelle façon de naviguer dans le questionnaire fait son apparition : le branchement. C est un élément à part entière du questionnaire, au même titre qu une partie ou un commentaire. Le branchement permet de définir des règles de navigation, que l on peut combiner pour passer d un point du questionnaire à un autre. Exemple : je crée un branchement pour faire en sorte que, si la réponse aux questions 1 & 2 est égale à «non», alors je dirige les répondants vers la fin du questionnaire. Pour plus de simplicité, l onglet «séquencement» a été renommé en «conditions». Il permet de définir des conditions d affichage directement sur les questions, commentaires et tableaux de questions. Branchement qui conduit vers la fin du questionnaire si la réponse est «non» aux deux premières questions L attribut «question bloquante» Le nouvel attribut «question bloquante indique que, tant que le répondant n a pas répondu à la question désignée comme bloquante, les questions qui suivent sont masquées. Si le répondant efface sa réponse à une question bloquante, les questions suivantes disparaissent. Cet attribut n est utilisable que si la question est déjà rendue obligatoire (avec l astérique rouge).

5 Insertion du titre de questionnaire dans l entête via une balise Pour vous permettre de personnaliser vos titres et entêtes sans aucune connaissance technique, vous disposez maintenant d une balise {title}, automatiquement remplacée par le titre du questionnaire. Grâce à un éditeur de texte classique, vous ajustez la police, la couleur, vous ajoutez un logo, une image... L avantage de ce système est que la mise en forme de l entête se fait indépendamment du style CSS choisi. En revanche, cette modification ne s appliquera qu à ce questionnaire précis. Si vous souhaitez modifier l apparence du titre d un questionnaire sur tous les questionnaires d un espace, il faudra jouer avec le style CSS. Insérez la balise {#Title} et modifiez sa police, couleur, taille etc pour personnaliser le titre du questionnaire Entête non modifié par la balise Après insertion de la balise

6 Pré remplissage des réponses avec des données externes Dans divers projets, vous pouvez avoir besoin que le répondant valide la conformité d informations qui lui sont présentées, par exemple sur des questions de signalétique. Pour cela, vous pouvez préremplir des réponses avec les données externes, ce qui évitera au répondant de ressaisir ces informations. Avec le pré remplissage des réponses, vous pouvez également empêcher le répondant de modifier les réponses pré remplies. Exemple : dans une évaluation de fournisseur, on souhaite présenter les informations relatives au fournisseur évalué. Mais on ne veut pas que le répondant puisse modifier ces informations. Les réponses sur fond gris sont pré remplies mais nonmodifiables («Nom du fournisseur» et «adresse du fournisseur»). La réponse sur fond blanc est pré remplie et modifiable («Code fournisseur pour référence»). Présentation en curseur Afin de rendre votre questionnaire encore plus attrayant et ludique, une nouvelle option de présentation des questions fait son apparition : le format curseur. Facilement paramétrable, cette nouveauté permet au répondant d utiliser un curseur pour donner sa réponse. Le curseur est réglable en 3 tailles, idéal pour les questionnaires sur smartphones ou tablettes. Vous pouvez choisir des curseurs classiques, ou en étoiles, avec des tailles différentes. Vous pouvez choisir d afficher le libellé du choix sélectionné («Assez satisfait») à gauche, à droite, au dessus, en dessous du curseur.

7 Nouveau type de question : les questions pièces jointes Vous avez besoin que vos répondants vous envoient des fichiers dans leur réponse? Nous avons créé un nouveau type de question, «pièce jointe». Pour éviter de ralentir les performances du processus, et limiter les risques de sécurité, vous fixez des règles pour gérer efficacement ce que vous allez recevoir de la part de vos répondants : types de fichiers autorisés ou interdits, poids maximum en Ko Exemple : en interne, la constitution d un trombinoscope où l on demande aux salariés d envoyer une photo, en format «png», d un poids maximum de 600 Ko. Barre de progression pour le répondant Vous pouvez maintenant afficher une barre de progression dans le questionnaire. L état d avancement (en %) peut être calculé selon deux méthodes : soit par rapport au nombre total de pages affichées, soit par rapport au nombre total de questions affichées. La barre de progression est utile pour indiquer au répondant où il en est dans le questionnaire. Vous réduisez ainsi le risque d abandon de l enquête. Associer une image à un choix de réponse Vous pouvez associer une image à un choix de réponse. Pour cela, nous mettons à votre disposition une bibliothèque (voir le point d après) où vous pourrez ajouter des images que vous avez sur votre poste de travail. Ainsi, les images, smileys, icônes que vous aurez chargés dans la bibliothèque pourront être utilisés pour agrémenter vos questionnaires. Ces images pourront être partagées entre plusieurs espaces. Un moteur de recherche est également présent afin de trouver une image grâce à des mots clés. Vous rendrez ainsi vos questionnaires encore plus agréables et ludiques pour le répondant. Refonte de la bibliothèque d images et de styles Vous avez maintenant à disposition une bibliothèque d images (cf point précédent) et une bibliothèque de styles. Nous avons revu les options d affichage des éléments d une bibliothèque et proposons maintenant un affichage en vignettes et un autre en liste. Les vignettes d aperçu permettent de mieux visualiser les différents éléments, tandis que les listes autorisent un tri par ordre alphabétique, date de création/modification, ce qui est pratique s il y a beaucoup d éléments.

8 Modalité de type NSP (Ne Sait Pas) Vous avez maintenant la possibilité de déclarer une modalité de réponse en «Ne Sait Pas» (NSP) dans interview?!. Dans dataview?!, les modalités typées NSP ne seront pas prises en compte dans le calcul des statistiques. Elles seront considérées comme des non réponses. Exemple : dans une enquête de satisfaction, il est recommandé de ne pas prendre en compte les répondants qui ne s expriment pas. De fait, on obtient un taux de satisfaction plus pertinent. Alignement des questions affichées à côté (colonnes) Avec l affichage des questions côte à côte, en colonnes, il est maintenant possible de spécifier la largeur des colonnes créées. Une nouvelle option de disposition, pour des styles plus travaillés et soignés. Affichage d un message «n oubliez pas d enregistrer» sur le paramétrage des pages associées Nous avons mis en place une alerte visuelle indiquant que vous n avez pas encore enregistré les modifications apportées à une page associée. Variable système #LastAnsweredQuestion L ajout de cette nouvelle variable permet de vérifier quelle est la dernière question à laquelle la personne interrogée a répondu. Grâce à cette variable, vous pourrez contrôler les dysfonctionnements de votre enquête, par exemple si vous observez l abandon systématique du questionnaire à une question précise. Options sur l impression des réponses ou du questionnaire Nous avons donné plus de choix sur l impression du questionnaire et/ou des réponses. Le répondant pourra imprimer son questionnaire vierge ou avec ses réponses, avec ou sans les conditions d affichage, et avec le numéro de la réponse.

9 DIFFUSION L assistant de publication La publication de vos enquêtes est automatisée grâce à des paramètres de diffusion prédéfinis, ou entièrement personnalisée selon vos besoins. Nous vous proposons donc trois profils de publication prédéfinis, pour qu en un clic, vous puissiez créer votre publication facilement et rapidement : La publication par message La diffusion par lien public La diffusion par lien privé Ces profils de publication couvrent l intégralité des besoins de la majorité d entre vous. Mais pour répondre aux spécificités des enquêtes qui sont les vôtres, nous avons implémenté un 4 ème profil entièrement configurable : La diffusion personnalisée Dès que vous modifiez un paramètre dans un profil prédéfini, vous basculerez automatiquement en «Publication personnalisée». Pour chaque profil, une fenêtre de visualisation récapitule les paramètres choisis, et ce que cela implique pour vous et le répondant : anonymat, reprise du questionnaire en cours, possibilité de revenir sur les réponses etc. Une fois le profil choisi, vous sélectionnez vos destinataires, et programmez la planification des envois. Enfin, vous configurez le message de diffusion s il y en a un. Vous construisez ainsi vos publications pas à pas et en maîtrisez parfaitement les caractéristiques. Exemple du profil pré défini «Diffusion par message» avec la fenêtre de visualisation des paramètres.

10 Revenons sur les caractéristiques de chaque profil. La publication par message 1 message envoyé à chaque personne interrogée Par défaut, pas d authentification demandée, en un clic sur le lien, on accède au questionnaire (mais possibilité de mettre en place login et mot de passe si besoin) 1 lien = 1 réponse, avec possibilité de revenir sur le lien pour compléter sa réponse si l on n a pas cliqué sur le bouton final «Fin du questionnaire». Sinon, impossible de revenir sur la réponse La diffusion par lien public Génère un lien ou un QR code (que vous diffusez ensuite de la façon que vous souhaitez) Pas d authentification demandée Réponses anonymes Le répondant peut répondre autant de fois qu il veut 1 lien = 1 réponse La diffusion par lien privé C est un nouveau type de publication. Un lien ou un QR code est mis à disposition de vos répondant, par exemple sur un site web ou un intranet. Pour répondre au questionnaire, les répondants doivent s authentifier avec un login et mot de passe. Ces login et mots de passe auront été définis par vous et centralisés dans un fichier de diffusion. Génère un lien ou un QR code (que vous diffusez ensuite de la façon que vous souhaitez) Authentification demandée. L administrateur crée son fichier contenant les login et mot de passe, qu il attachera en données externes Pas d anonymat des réponses 1 lien = 1 réponse, avec possibilité de revenir sur le lien pour compléter sa réponse si l on n a pas cliqué sur le bouton final «Fin du questionnaire». Sinon, impossible de revenir sur la réponse Avec l apparition de ce nouveau type de publication, nous avons souhaité rendre facile et rapide, l ajout ou la suppression de destinataires. Sans avoir à retoucher directement votre fichier de diffusion contenant les données diverses de vos cibles, vous gérez facilement vos destinataires. Ce lien, public ou privé, peut ensuite être diffusé par divers moyens : sur un site web ou intranet, via les réseaux sociaux, par SMS Gérez la liste de vos destinataires directement depuis interview?! Ecran d authentification dans le cas d une diffusion par lien privé ou par message (si vous choisissez l option

11 La diffusion personnalisée Entièrement paramétrable C est vous qui décidez! La diffusion personnalisée vous permet de paramétrer exactement votre publication selon vos besoins

12 Refonte de l écran statistiques des diffusions Les statistiques de diffusion ont été revues. Plus complètes et plus explicites, notamment pour les publications par lien, vous avez maintenant à disposition trois tableaux : o Les statistiques des envois de mail : mail en attente, en erreur, en échec de retour de diffusion (si l option est achetée), nombre de désinscrits après diffusion (si la licence popview?! est activée) o Les statistiques des destinataires : nombre de réponses complètes, partielles, nombre de fois où le message/le lien a été ouvert o Les statistiques des réponses : comptabilise toutes les réponses : complètes, incomplètes et manquantes (utile pour les réponses multiples, cf point d après) Les données sont disponibles en valeur et/ou en pourcentage. Statistiques des envois de mail Statistiques de suivi des destinataires Statistiques des réponses Diffusion : autoriser les réponses multiples L option «réponses multiples» permet de diffuser un lien que les répondants pourront utiliser plusieurs fois, soit pour eux mêmes, soit pour le transmettre. Exemple : remplir une fiche «incident». Un technicien pourra remplir autant de fois que nécessaire une fiche à partir d un seul et même lien de publication. Autre exemple, la possibilité de transférer un avec le lien de l enquête à ses collègues.

13 Nouvelle option de diffusion : «répondre en une fois» Permet de «forcer» le répondant à répondre en une seule fois. Si le répondant quitte le questionnaire, il verra un message l avertissant qu il ne pourra plus répondre. Suppression de diffusion et formulaires correspondants Supprimez des diffusions, en choisissant si vous souhaitez conserver ou non les réponses associées. Cela vous permet par exemple de «nettoyer» les diffusions de test avant la mise en production d un questionnaire. Et ainsi de bénéficier de statistiques «propres» et parfaitement significatives. Envoi massif de mailing Lorsque vous envoyez un mailing, par exemple pour une newsletter, une note interne ou même une publicité, vous n attendez pas de réponses de vos cibles : il n y a pas de questionnaire. De fait, nous avons instauré de nouveaux réglages qui vous permettent une diffusion plus massive de vos mailings. Diffusion : sélection des adresses destinataires depuis un annuaire LDAP Il est possible de lier un ou plusieurs annuaires LDAP à un univers. Au moment de la publication par message du questionnaire, vous pouvez choisir les destinataires directement dans ces annuaires. Cela permet d éviter de créer un fichier de diffusion, par exemple en interne. Cette option n est pas disponible pour les publications par lien privé. Gérer le planning des diffusions périodiques (option payante) Cette fonctionnalité n est disponible que si vous avez souscrit à l option «Diffusion périodique». L interviewer a la possibilité de visualiser les dates des occurrences suivantes, désactiver une occurrence au plus tard deux minutes avant sa diffusion, ajouter une occurrence. De plus, si vous êtes dans le cas d une diffusion périodique qui prend toujours la même forme mais pour laquelle vous ne savez pas à l avance le moment exact où elle doit partir, vous pourrez la programmer en périodicité libre, et ajouter les dates au moment où vous les connaissez. Pouvoir ré exécuter un paquet de diffusion en erreur Lorsqu une erreur se produisait sur un paquet de diffusion, vous pouviez voir qu il était effectivement en erreur ainsi que la cause. Désormais, vous pouvez même relancer manuellement quand vous voulez le paquet en erreur, sans devoir attendre une éventuelle relance paramétrée.

14 Enregistrement de destinataires par défaut pour les diffusions en saisie directe Lorsque l on procède à une publication, on s envoie souvent un, voire plusieurs, s de test. Il peut vite être fastidieux de réécrire à chaque fois son adresse mail. Pour gagner du temps et de l efficacité, nous avons implémenté un bouton «destinataires par défaut» au moment de la saisie des adresses des destinataires. Ce bouton ajoute automatiquement l adresse de l interviewer. Vous pourrez également configurer une «liste des destinataires par défaut». Exemple : créer une liste avec vos adresses de différentes messageries pour vous envoyer un et voir comment les clients mail traiteront votre publication. Notification Vous pouvez paramétrer une notification que le répondant recevra lorsqu il aura répondu au questionnaire. Cette notification pourra contenir un lien vers une réponse, en lecture seule et ce, même dans le cas d un questionnaire en validation définitive. Exemple : vous envoyez un questionnaire pour une commande de fournitures de bureau. Une fois qu il a répondu, le répondant reçoit dans sa boite mail un message lui récapitulant ce qu il a commandé.

15 EXPLOITATION Lien vers une page vidéo dans le menu aide Nous avons créé une page regroupant des vidéos d aide, accessible directement depuis le menu «aide» d interview?!. Ce sont des tutoriaux très courts, et très spécifiques à une fonction en particulier. Comment créer un tableau de questions, comment créer des règles de séquencement, comment changer l image d entête etc. Grâce à ces tutoriaux, vous apprenez rapidement et en autonomie. Lien vers l application de gestion des mots de passe Il se peut que vous ne vous souveniez plus de vos accès à EFM.me. Pour cela, nous avons mis en place une application qui vous permettra de retrouver vos login et mot de passe en vous envoyant un de réinitialisation. Un nouvel utilisateur qui se connecte pour la première fois passera également par cette procédure. Retrouvez votre mot de passe facilement

16 Analyse groupée des tableaux de questions Une nouvelle possibilité d analyse, appelée «analyse groupée», apparaît pour les tableaux de questions. Elle permet de regrouper, en un seul graphique, les résultats à toutes les questions contenues dans un tableau. Vous évitez donc d avoir 4 graphiques pour 4 questions issues d un même tableau. De plus, pour les questions numériques, vous pouvez afficher la somme des résultats, en plus de la moyenne. Désormais, le tableau de bord par défaut intègre l analyse groupée des questions contenues dans un tableau, au lieu de proposer un graphique par question. Version 2.0 : quatre graphiques pour quatre questions d un même tableau Version 2.2 : un graphique pour quatre questions d un même tableau Tableau de bord favori disponible dans les statistiques publiques Vous saviez déjà qu il était possible de créer une page de statistiques publiques, accessible par un lien. Désormais, votre tableau de bord favori (matérialisé par l icône ) y sera également intégré. Options des éléments disponibles en accès public

17 Génération des exports et rapports dataview?! en tâche de fond La génération des exports et des rapports dataview?! est désormais traitée en tâche de fond, avec une jauge de contrôle pour voir l état d avancement. Il n est donc plus nécessaire de rester dans l onglet «Rapports» pendant que dataview?! construit ces fichiers. Pratique notamment pour les exports traitant un volume important de données, qui peuvent être un peu plus long. Une fois que les rapports sont disponibles, ils sont présentés en liste. Lien vers un questionnaire de remontée d idées dans le menu Aide Parce qu être à votre écoute pour améliorer nos produits fait partie de notre ADN, nous avons mis en place un moyen plus simple de recueillir vos idées et suggestions d améliorations. Participez à l évolution constante d EFM.me via un questionnaire intégré dans le menu «aide». Boite à idées, en contact direct avec l équipe de développement, partagez avec nous votre créativité et votre imagination! Gestion des utilisateurs et des membres d un espace / LDAP Si EFM.me est installé chez vous, vous disposez maintenant d une plus grande souplesse pour paramétrer l accès à votre annuaire LDAP, notamment sur les critères de recherche dans cet annuaire, et les informations affichées. Gestion des dates dans le filtrage sur les populations Vous avez maintenant la possibilité de visualiser les statistiques à plat sur une période que vous définissez, indépendamment d une population. Ce filtre par période est disponible sur tous les onglets «exploitation», «verbatim» et «rapports». Vous pouvez filtrer les résultats sur les périodes suivantes : Année en cours Année précédente Mois en cours Mois précédent Semaine en cours Semaine précédente Personnalisée : de telle date à telle date Exemple : vous avez un baromètre trimestriel de suivi de la satisfaction. Vous pouvez créer une population (les très satisfaits) et visualiser les résultats pour cette population. Trois mois plus tard, vous n aurez pas besoin de recréer une population avec les dates voulues. Il suffira d appliquer le filtre.

18 Les principales améliorations de la version précédente (2.0) Le tableau de bord Un outil de construction et de visualisation d un rapport de synthèse. En quelques clics, construisez un rapport attrayant et dynamique, regroupant tous les résultats de votre enquête. Ajoutez y titres et commentaires et personnalisez la mise en page en modifiant la disposition des graphiques et leurs couleurs. Vous êtes l auteur d un rapport que vous aurez plaisir et fierté à présenter! La codification des questions ouvertes Vous exploitez les verbatim obtenus avec vos questions texte ouvertes. Grâce à un plan de code et un système de marquage des propos recueillis, vous établissez une classification d éléments qualitatifs selon des critères quantitatifs. Ainsi vous tirez parti de la richesse d informations contenues dans les textes. Les notifications La fonction «notifications» vous permet de mettre en place un système de «prévention» lié à des conditions de réponse. Les notifications sont relatives à une réponse précise sur une ou plusieurs questions. Par exemple, vous pouvez paramétrer la réception d un sur votre boite de messagerie si un répondant indique qu il est très insatisfait de la qualité d un service. De quoi gagner en vigilance et réactivité.

19 Contactez-nous! Ces nouveautés vous ont donné des idées de projets? Vous avez des questions sur une nouvelle fonction? N hésitez pas à contacter votre ingénieur commercial ou comme d habitude à : Interview SA 2 avenue de l'obiou LA TRONCHE Tel : +33 (0) Fax : +33 (0) efm.fr info@interview efm.com sa sa twitter/interviewsa