Progiciels pour TPE - PME - PMI

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1 Gexos GexosPro Progiciels pour TPE - PME - PMI Parce qu une entreprise organisée est une entreprise plus productive et plus proche de sa clientèle, nous avons conçu la gamme GexosPro, progiciels de gestion commerciale et d organisation pour TPE, PME, PMI, artisans et professions libérales.

2 Qu est-ce qu un ERP (appelé également PGI) ERP est l acronyme de «Entreprise Ressource Planning» (ou PGI : Programme de Gestion Intégré) c est à dire une application informatique qui permet de centraliser et de gérer l ensemble des processus d une entreprise en intégrant plusieurs fonctions dans un même système : Gestion de la relation client Suivi de dossiers Gestion commerciale (achats, ventes, stock...) Gestion de la documentation Communication interne Suivi financier Etc... Un système de gestion intégrée offre une plus grande efficacité opérationnelle, une productivité accrue, une réduction des coûts de gestion de l information et une aide à la décision. Il permet de piloter l ensemble de l entreprise en temps réel et par conséquent d anticiper les actions à mener. Un ERP valorise votre entreprise La centralisation de toutes les données de l entreprise au sein d un même logiciel évite la fragmentation et la redondance des fichiers sur les postes utilisateurs. Il n est pas rare de trouver la même information sur de multiples logiciels dans l entreprise (Logiciel de gestion, logiciel de mail, fichier client, annuaire téléphonique...) et chaque utilisateur n en a souvent qu une vue partielle. Le simple changement d un numéro de téléphone peut prendre des semaines avant que l information soit relayée au sein de l entreprise et souvent au prix d une perte de temps et d efficacité. Dans un ERP, chaque information est UNIQUE et PARTAGEE (selon les autorisations) ce qui la rend FIABLE.

3 GexosPro : Une solution adaptée aux TPE, PME et PMI Économique, puissante, évolutive et simple d'utilisation, GexosPro est la solution de référence pour les TPE, PME et PMI qui souhaitent optimiser leurs ressources et gérer leur entreprise au quotidien. GEXOS réuni en un seul logiciel toutes les fonctionnalités nécessaires à l organisation de l activité de l entreprise : Gestion de la relation client (prospects, clients, fournisseurs) Suivi des affaires commerciales Gestion commerciale (devis, commandes, factures ) Suivi des règlements Suivi des dossiers de prestations (prestations, fabrication, SAV ) Organisation des ressources (agendas, planning, tâches ) GEXOS a choisi la technologie FileMaker pour ses bases de données, technologie qui apporte ouverture, sécurité et performance, trois paramètres majeurs intervenant dans le choix d'une solution logicielle de gestion. Chaque utilisateur peut disposer de son environnement de travail avec les fonctionnalités qui lui sont utiles au quotidien sans encombrer son écran de boutons ou de fonctions inadaptées.

4 GexosPro : Une solution d organisation interne efficace Avec GexosPro, vous mesurez la rentabilité de votre activité en temps réel, affaire par affaire et pour chaque collaborateur. Les nouveaux outils intégrés dans GexosPro permettent de contrôler l avancement des affaires et de visualiser graphiquement les différentes étapes sous forme de planning. Un code de couleurs permet immédiatement d identifier les étapes terminées ou en cours de réalisation. La liste des différentes phases peut être modifiée, complétée et éditée à tout moment. L enregistrement des relevés de temps est facilité par une interface de saisie rapide qui ventile automatiquement chaque relevé dans les affaires concernées et calcul instantanément la rentabilité de ces dernières.

5 GexosPro : Une solution conçue pour des utilisateurs non informaticiens Parce-que la réussite d une informatisation requière l adhésion de l ensemble du personnel, GexosPro a été conçu selon un cahier des charges rigoureux pensé par des utilisateurs non informaticiens. Ainsi, bien que GexosPro offre de puissantes fonctionnalités, il n en demeure pas moins accessible à des néophytes. Par ailleurs, chaque utilisateur dispose de son espace privatif lui permettant de personnaliser son «bureau» selon ses habitudes de travail. GexosPro : Une solution modulaire GexosPro est une solution modulaire architecturée autour d un noyau. Ces modules sont paramétrables et permettent d adapter GexosPro à la culture de votre entreprise. Grâce à cette structure, vous pourrez bénéficier de l évolution du noyau au travers des mises à jour que nous proposons sans remettre en cause la personnalisation de vos modules et donc d assurer la pérennité de vos investissements.

6 GexosPro : Une solution multi-plateformes et évolutive Proposée en monoposte ou en multipostes, GexosPro fonctionne aussi bien en environnement PC/Windows qu Apple Macintosh. Les deux systèmes d exploitation pouvant cohabiter sur un même site. GexosPro monoposte peut évoluer en multipostes par l ajout de licences complémentaires. Il ne nécessite pas l acquisition de licences Windows Serveur (ou OS X Server) car il inclut son propre serveur de données d où une économie substantielle. GexosPro : Une solution personnalisable à chaque activité Grâce à l outil de développement FileMaker Pro inclus en standard*, Vous pouvez adapter GexosPro à votre entreprise (écrans de saisie, modèles d impression, états statistiques ) Par exemple, vous pouvez re-dessiner une fiche client avec des rubriques propres à votre activité. Vous pouvez créer de nouveaux modules et / ou de nouveaux scripts d automatisation. * outils non inclus dans la version monoposte

7 GexosPro : Une solution nomade GexosPro est aussi un outil nomade. Chaque collaborateur peut disposer de tout ou partie d une base GexosPro sur son ordinateur portable et fusionner à distance ou en local les données modifiées sur son poste et sur le poste serveur. Vous pouvez aussi exporter vos rendez-vous et vos contacts sur votre téléphone mobile* ou votre ipod (Disponible sur Macintosh uniquement) * selon modèles Option base déportée L option base déportée permet de synchroniser deux logiciels GexosPro (nécessite une licence GexosPro par utilisateur) via le réseau local (ou VPN). La synchronisation de base déportée via le réseau local ou VPN suppose que votre réseau informatique soit parfaitement fonctionnel et que le poste serveur sur lequel seront stockés les fichiers de fusion soit accessibles sur le poste local et inversement sans nécessiter une identification par mot de passe. La prestation de Gexos n inclut pas le paramétrage ou le dépannage de votre réseau informatique. Par ailleurs, Gexos ne garantit pas le bon fonctionnement de la synchronisation au delà de la génération des fichiers de fusion, la qualité du transfert de ces derniers vers/depuis les postes déportés dépendant de prestataires tiers. Dans le cas ou une même information a été modifiée simultanément sur le poste serveur et le poste client, la priorité est accordée au poste serveur qui «écrasera» les données du poste client. Gestion des compteurs de pièces sur une base déportée Les compteurs de pièces sont indépendants sur chacune des bases. Un numéro de base est affecté comme préfixe à chaque pièce afin d identifier son origine.

8 GexosPro : Simple d installation, coût de maintenance réduit L implantation de GexosPro au sein de votre entreprise peut est réalisée en quelques heures seulement. La personnalisation du logiciel à votre activité est facilité par une assistance qui vous guide pas à pas. Le point fort de GexosPro étant sa facilité d utilisation, GexosPro ne nécessite aucune compétence particulière en informatique donc peu d assistance et par conséquent des coûts de maintenance réduits. GexosPro : Importation de vos données existantes Afin d assurer une parfaite transition avec votre ancien logiciel, GexosPro inclut un module d importation au format MICROSOFT EXCEL. Avant l installation de votre logiciel GEXOS, nous vous fournissons une feuille Excel préparamétrée dans laquelle vous insérez dans les colonnes prévues vos données exportées de votre ancien logiciel de gestion : Fiche contacts (clients, prospects, fournisseurs ) Coordonnées bancaires des clients et fournisseurs Base articles Autres information utiles. Si vous souhaitez que notre équipe effectue l importation de vos données, Cette prestation sera facturée au tarif horaire après étude de vos fichiers source.

9 Prestation de développement Cette offre n inclut pas le développement de fonctions spécifiques autres que l adaptation des masques de saisies ou d impressions prévus dans le cadre de la formation initiale (proposée en option). Toutefois, notre entreprise met à votre disposition ses ressources pour développer les fonctionnalités nécessaires dans le cadre de votre activité et non incluses dans la version de base de GexosPro. Cette prestation est valorisée séparément selon un cahier des charges défini au préalable. Comment réaliser votre cahier des charges de nouvelles fonctionnalités non incluses dans GexosPro. Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les spécifications des fonctions demandées. Outre les spécifications de base, le cahier des charges décrit notamment : les objectifs généraux à atteindre les modalités éventuelles d'exécution, délai ) les contraintes principales Le cahier des charges doit décrire l objectif de la fonction, la forme, le type de contenu et la taille (en nombre de caractères) de chaque rubrique de données, et éventuellement une illustration des écrans de saisie et/ou d impression. Le cahier des charges est un document contractuel à partir duquel notre équipe réalise un devis d exécution. Le délai de livraison est précisé dans ce dernier. A noter : Tous les développements créé par notre équipe exploitent nos bibliothèques protégées par les droits d auteurs. Ceci nous permet de réaliser des prestations dans des délais très courts et de vous faire bénéficier de prix compétitifs. Toutefois, tous les développements réalisés par notre équipe reste la propriété de notre entreprise et sont soumis aux mêmes droits d auteurs.

10 GEXOS : Le contrat d assistance téléphonique Proposé sous forme de souscription annuelle (chiffrage en annexe), le contrat d assistance téléphonique GEXOS répond parfaitement aux demandes des utilisateurs. De 9h à 18h, vous pouvez contacter nos assistants via un N de téléphone privilégié NON SURTAXE. Dans le cadre du contrat d assistance annuel, vous bénéficiez des mise à jour gratuites du logiciel GexosPro (majeures et mineures). Sous 48h ouvrables, Les opérations de maintenance peuvent être réalisées par téléphone ou en télé-assistance avec prise de contrôle à distance de votre ordinateur. (avec votre autorisation bien entendu) Pour les interventions urgentes (sous 8h ouvrables), un forfait d intervention rapide sera facturé au coup par coup. Ce contrat NE COUVRE PAS l assistance au développement personnalisé, ni les dysfonctionnements inhérents au matériel informatique ou au système d exploitation. Par ailleurs, nous vous rappelons qu Il est indispensable d effectuer quotidiennement vos sauvegardes sur des supports amovibles stockés en lieu sûr. Bien que nous ayons apporté le plus grand soin à l élaboration du logiciel GexosPro, un virus ou un dysfonctionnement peut occasionner une perte de données. Dans ce cas, un recours à une sauvegarde antérieure peut être l ultime solution. Protection contre les virus Tous les postes doivent être protégés contre les virus. Veillez à ce que votre antivirus soit à jour et dispose des dernières descriptions virales. Par ailleurs, nous vous recommandons de protéger votre ordinateur contre les spyware ou les Troyan.

11 Prérequis à l installation de GexosPro (monoposte) Solution monoposte : Ordinateur de type PC/Windows XP (sp2 ou plus),vista, Seven Processeur 1 Ghz Ram : 1 Go Disque dur : 2 Go disponibles Moniteur de type 17 Lecteur CD Ou Ordinateur de type Apple Macintosh OS X (10.5 ou plus) Processeur Intel Ram : 1 Go Disque dur : 2 Go disponibles Moniteur de type 17 Lecteur CD Prérequis à l installation de GexosPro (multipostes) Poste serveur : Ordinateur de type PC/Windows XP Pro (sp2 ou plus), Vista, Seven Processeur 1 Ghz Ram : 1 Go Disque dur : 5 Go disponibles Moniteur de type 15 Lecteur CD Ou Ordinateur de type Apple Macintosh OS X (10.5 ou plus) Processeur Intel Ram : 1 Go Disque dur : 5 Go disponibles Moniteur de type 15 Lecteur CD Réseau : Réseau de type Ethernet 10/100 BaseT (RJ45) Une recette réseau est conseillée.

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