Constat ERP 20% ECM 80% ERP (Enterprise Resource Planning) = PGI (Progiciel de Gestion Intégré)

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2 Constat Les études actuelles montrent que la proportion d'informations non structurées représente aujourd'hui plus de 80% des informations qui circulent dans une organisation. Devis, Contrats, Factures, Bons de transport, Rapports, Tableaux de bord, Comptes-rendus, Brochures, Pièces comptables, CV, Photos, Plans, ERP 20% ECM 80% ERP (Enterprise Resource Planning) = PGI (Progiciel de Gestion Intégré) Information non structurée Information structurée ECM (Enterprise Content Management) = GED(Gestion Électronique des Documents)

3 Et vous? Comment est géré le fonds documentaire de votre organisation? Factures Bons de livraison Courrier Dossiers clients Documentation interne Procédures Dossiers RH Est-il protégé en cas de sinistre? Est-il conservé en cas de départ d un collaborateur? Etes-vous ou envisagez-vous d être certifié en normes ISO?

4 La gestion électronique de documents Capturer Diffuser OCR, OBR LAD Indexation Connecter Gérer Rechercher Plan de classement Droit d accès Gestion des versions Notification Circuit de validation Collaboration Extranet Impression sécurisée Conserver Synchronisation avec l annuaire d entreprise (LDAP) Lien dynamique avec l application métier Stockage sécurisé Archivage dématérialisé

5 Les enjeux Dégager de l espace en réduisant le volume de documents papier Gagner en productivité en rendant l information disponible immédiatement en automatisant les processus Améliorer le service client En accélérant les processus En diffusant facilement et sous contrôle l information Centraliser et sécuriser les informations appartenant à l entreprise

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7 XEROX DocuShare XEROX DocuShare est une plateforme logicielle web de gestion de contenu d organisation qui vous permet de capturer, stocker, diffuser et archiver des informations dans un environnement de travail sécurisé et collaboratif. XEROX DocuShare est développé par la DSBU (DocuShare Business Unit), basée à Palo Alto (Californie) aux États-Unis, entité de Xerox Global Services. À l origine, en 1997, la solution devait répondre à des besoins de gestion des documents internes au Groupe XEROX. 6,000 clients Plus de 1,5 millions d'utilisateurs dans 80 pays (2011)

8 Principe de fonctionnement de Xerox DocuShare Numérisation des documents papiers Synchronisation avec l annuaire utilisateur : Lotus Notes ou MS Active Directory (gestion des comptes utilisateurs) LDAP Recherche consultation sur les postes de travail Stockage des documents électroniques Importation des spools d impression Xerox DocuShare La solution ECM GED + Workflow Réimpression des documents archivés Archivage longue durée sur support non réinscriptible WEB Archivage des messages électroniques Lien avec la Base de données de l application métier Consultation de l extérieur en mode sécurisée

9 Numérisation directe dans DocuShare Archiver et classer directement dans un dossier DocuShare grâce à la technologie EIP (Extensible Interface Platform) intégré aux copieurs multifonctions Xerox A partir du panneau de commande du copieur, l utilisateur: 1) S identifie en saisissant son login(nom, mot de passe), 2) Sélectionne la collection de destination pour l archivage, 3) Place son document dans le chargeur du copieur, 4) Lance la numérisation en tapant le bouton

10 Support de Extensible Interface Platform (EIP) Thomas Gabel Consulting EIP Connector pour DocuSharefournitune interface à DocuShare à partir de l écran tactile des WorkCentre Xerox compatibles EIP : WorkCentre 5632, 5638, 5645, 5655, 5665, 5675, 5687 WorkCentre 5735, 5740, 5745, 5755, 5765, 5775, 5790 WorkCentre 7328, 7335, 7345, 7346 WorkCentre 7425, 7428, 7435 WorkCentre 7655, 7665, 7675 WorkCentre 7755, 7765, 7775 ColorQube 9201, 9202, 9203

11 Fonctions du connecteur EIP A partir de l écran tactile du WorkCentre, vous pouvez: Visualiser les collections Voir les documents et leurs propriétés (métadonnées) Numériser un nouveau document (ou une nouvelle version) Imprimer les documents Faire circuler les documents Générer des Pages de couverture pour documents ou collections

12 Numérisation directe dans DocuShare Archiver et classer directement dans le dossier adhérent les documents papiers grâce aux Pages de couverture de DocuShare. Classement immédiat dans la bonne collection ou dossier Démarrage immédiat du circuit de validation/approbation Notification par

13 Numérisation directe dans DocuShare La numérisation directe permet aux utilisateurs de numériser des documents papiers et de les déposer directement dans un dossier DocuShare. Traitement OCR/OBR/OMR automatique Indexation rapide lors de la numérisation en utilisant les pages d identification Indépendant du périphérique de numérisation Initialisation automatique d un circuit de validation/approbation L utilisation de page d identification et/ou de séparation permet d indexer

14 Assistant à l indexation et au classement

15 Architecture Web (Intranet, Extranet) Xerox DocuShare Siège Numérisation et archivage à partir de tous les postes de travail sur tous les sites Serveur GED Poste PC Xerox MFP Recherche, consultation, impression, validation, à partir de tous les postes detravailsurtouslessites INTRANET Site A Site B Poste PC Xerox MFP Poste PC Xerox MFP

16 Multiples interfaces utilisateurs Les multiples interfaces proposées permettent à l utilisateur de choisir la méthode d accès la plus efficace et la plus confortable. Navigateur Internet Explorateur Windows Client Outlook WebDAV (Dossiers Web)

17 Multiples interfaces utilisateurs Grâce à DocuShare Client Windows, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs documents directement à partir de leurs applications bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe Acrobat, ) Navigateur Internet Explorateur Windows Client Outlook WebDAV (Dossiers Web) Les utilisateurs peuvent accéder au contenu DocuShare à travers les applications bureautiques standards.

18 Multiples interfaces utilisateurs Grâce à DocuShare Outlook, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs messages et leurs fichiers attachés directement à partir de leur application de messagerie (MS Outlook 2003/2007) Navigateur Internet Explorateur Windows Client Outlook WebDAV (Dossiers Web) Les utilisateurs d autres systèmes de messagerie peuvent envoyer leurs messages et les pièces jointes à l aide du module DocuShare Agent.

19 Multiples interfaces utilisateurs Principalement utilisée dans les environnements hétérogènes, sur Apple par exemple. Navigateur Internet Explorateur Windows Client Outlook WebDAV (Dossiers Web) L utilisation du protocole WebDAV ne nécessite aucune installation de logiciel supplémentaire sur le poste client.

20 Les objets DocuShare Objets conteneurs Collection Agenda Objets contenus Document (ou fichier) Fax Événement Lien URL Discussion Notes Wiki Blogue Requête Enregistrée + les objets personnalisés Souscription Groupe d utilisateurs Utilisateur

21 Les propriétés DocuShare (indexation) Fiche d indexation de dossier Numéro Société Adresse Contact Dossier Fiche d indexation de Documents Titre Auteur Sommaire Nature Mots clés Document Fiche d indexation de Collections Titre Description Mots clés Etat Collection Fiche d indexation de message Expéditeur Destinataire Sujet Date Message Électronique L objet personnalisé «Dossier» est le clone de l objet «Collection».

22 Le plan de classement Collections Racines Page d accueil Portail ABC DEF GHI JKL Dossier Client Lien parent La recherche dans une collection se limite aux objets contenus dans cette collection.

23 La gestion des autorisations Chaque objet possède ses propres autorisations de Lecteur Rédacteur Gestionnaire Un groupe d utilisateurs peut contenir des utilisateurs et d autres groupes utilisateurs

24 La notification automatique par Exemple d utilisation : l utilisateur initiateur d un projet crée une notification lié à la collection du projet pour tout changement du contenu. 1. Lorsque l utilisateur (rédacteur) modifie le contenu de la collection (nouveau document, nouvelle version, modification, suppression, ) 2 2. Un message de notification est envoyé automatiquement aux destinataires définis(acteurs du projet) Chaque utilisateur (acteur du projet) apporte ses commentaires 4. A une date définie, l utilisateur auteur du document récupère l ensemble des commentaires de chaque utilisateurs pour par exemple, créer une nouvelle version. 2 3

25 La gestion des circuits de validation/approbation Workflow de document En mode simultané L expéditeur crée la fiche de circulation en définissant les destinataires, le mode de circulation et certains paramètres Le document est envoyé simultanément à tous les destinataires 2. Le document est approuvé par chaque destinataire puis envoyé avec les commentaires de chacun

26 La gestion des circuits de validation/approbation Workflow de document En mode consécutif L expéditeur crée la fiche de circulation en définissant les destinataires, le mode de routage et certains paramètres. 1. Le document est envoyé au premier destinataire Le document est approuvé par le premier destinataire puis envoyé au deuxième destinataire un message de notification est envoyé à l expéditeur 2 3. Le document est approuvé par le deuxième destinataire puis envoyé au troisième destinataire un message de notification est envoyé à l expéditeur 3 4. Le document est approuvé par le troisième destinataire puis retourné à l expéditeur avec l ensemble des commentaires des destinataires 4 3

27 La gestion des circuits de validation/approbation Workflow de document En mode multi-étapes Exemple de circuit en plusieurs étapes

28 Modules additionnels Une gamme modulaire pour répondre à l ensemble des besoins de gestion documentaire d entreprise DocuShare Capture DocuShare PrintSecure DocuShare Link DocuShare Synchro DocuShare Publisher DocuShare LaserNet Xerox DocuShare 6.6 DocuShare Form DocuShare DVDCreator DocuShare Sign DocuShare Extranet

29 Fonctionnalités DocuShare 6.6 Fonctionnalités Avantages Simple à installer, facile à utiliser Nécessite peu de support(it) et de formation Stockage centralisé du contenu Supprime les documents papiers, les risques de dommages et de destruction de l information Application web Supporte les groupes de travail dispersés; accès 24/7 Stockage numérique des documents Fonctionnalités de recherche Sécurité, permissions Circulation documentaire Wikis, blogs, discussions Protection contre la perte de données ; fournit une sauvegarde des données Permet de retrouver rapidement tout type de contenu Assure la protection de l information; contrôles d accès Automatisation des processus manuels Travail collaboratif Gestion documentaire Notifications / Abonnements Gestion des versions et de l historique, indexation et classement Alerte automatique dès modification et ajout de nouveaux contenus

30 Différences entres les versions de DocuShare 6.6 Xerox DocuShare Express 10 utilisateurs Pas d augmentation du nombre d utilisateurs Maxi documents (Microsoft SQL version Express) Uniquement Serveur sous Windows 2003/2008 Xerox DocuShare version Standard Minimum 10 utilisateurs Ajout d utilisateurs par pack de 10 2 millions de documents maximum (Microsoft SQL, Oracle, DB2) Serveur sous Windows 2003/2008 (64 bits) ou Linux Xerox DocuShare version Entreprise Minimum 10 utilisateurs Ajout d utilisateurs par pack de 10 Pas de limite du nombre de documents (Microsoft SQL, Oracle, DB2) Serveur sous Windows 2003/2008 (64 bits) ou Linux Fonctions de recherche complète Fonctions de recherche complète Fonctions de recherche complète Fonctions Workflow standards Fonctions Workflow standards Fonctions Workflow avancées (environnement de développement)

31 En résumé DocuShare est une application universelle de gestion documentaire et de contenu pour toute l organisation Simple Abordable Flexible Puissant Sécurisé Évolutif Acquisition, installation, administration, et utilisation simples Faible prix de la version de base, ROI rapide et faible TCO Utilisation diverses; intégration simple pour une solution complète Support de multiples plate-formes par des protocoles Internet Gestion des droits d accès, cryptage SSL, LDAP Du niveau départemental à celui de l entreprise sans investissement additionnels DocuShare allie une rare combinaison de simplicité d utilisation à des fonctionnalités de gestion documentaire très étendues

32 Quelques références (1/3) Banque, Finance Enseignement, Recherche, Secteur public

33 Quelques références (2/3) Services/Distribution/transport

34 Quelques références (3/3) Santé Industrie

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