DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information)

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1 RFI Demande d information Page 1/9 DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information) Socle de Ged-Archivage

2 SOMMAIRE 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION PÉRIMÈTRE DE L INFORMATION VOLUMÉTRIES PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Fonctions attendues Exigences générales Exigences particulières PÉRIMÈTRE DE L EXPLOITATION DÉVELOPPEMENT DURABLE RÉFÉRENCES RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACTS CHEZ LE POUVOIR ADJUDICATEUR DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES... 9 RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 2/9

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. 1. Objet de la demande d information La présente demande d information (DI) se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par la Banque de France afin de mettre en place un socle de GED/Archivage. Après une étude d analyse des besoins, les services informatiques de la Banque de France ont identifié qu une dizaine de projets avaient exprimé des besoins en termes de gestion documentaire et de GED. Parmi ces projets potentiels, deux projets sont actuellement au plan de charge des services : - Le programme d évolution du Système d information du surendettement mené par la Direction des Grands Projets Entreprises et Particuliers (DGPEP) fait partie des grands projets de transformation de la Banque de France. Il vise à réexaminer le processus de traitement des dossiers de surendettement afin de proposer une solution applicative répondant aux attentes du métier (rendre le meilleur service à la communauté, améliorer l efficience, améliorer les conditions de travail), et fondée sur un socle technologique adapté à la future organisation du Réseau. Ce socle doit en particulier permettre un dépaysement 1 aisé des dossiers au travers de la dématérialisation des documents reçus et des échanges dématérialisés entre unités du Réseau (UR). Dans ce cadre, un outil de Gestion Électronique de Documents (GED) s avère pertinent pour stocker et mettre à disposition l ensemble des documents échangés dans les processus de dépôt de dossiers de surendettement (à la suite de la numérisation), de traitement des dossiers avec les créanciers, commissions, tribunaux et surendettés, et des envois de courriers à l initiative de la Banque. Ce grand projet est en phase d avant-projet, son business case est en cours d élaboration. - Un groupe de travail transversal animé par le Pôle Gestion et Archivage des Documents (PGAD) a réalisé un rapport sur la gestion et l archivage des documents au sein de la Banque de France. Le rapport recommandait une réorganisation de la fonction Gestion et Archivage des documents à la Banque reposant sur deux volets : o un volet organisationnel qui vise à refondre les textes réglementaires et à doter les unités de la Banque de référentiels de conservation fixant les règles de gestion et d'archivage des documents qu'elles produisent ou reçoivent. Ce volet a été engagé avec la parution de la circulaire et sa mise en œuvre a été inscrite dans le cadre de l objectif triennal d intéressement ; o un volet technique (projet JARCHIV) destiné à offrir une solution de gestion et d archivage des documents électroniques non structurés enregistrés sur les partages bureautiques. Du fait du nombre conséquent de projets souhaitant mettre en œuvre des fonctionnalités de GED et de la non couverture fonctionnelle des outils actuellement déployés au sein de la Banque de France, la mise en place d une plateforme mutualisée de GED et d Archivage est apparue pour servir ces projets. 1 Capacité à traiter un dossier dans une autre UR que celle en charge du rayon d action dans lequel habite le surendetté. Des expériences sont en cours actuellement, sur la base de dossiers papier RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 3/9

4 Dans ce contexte, la Banque de France a choisi de lancer une demande d information afin de réunir les éléments nécessaires à la détermination des conditions générales de réalisation de cette prestation. La réponse à la demande d information permettra à la société de faire part de son expérience et de ses références dans des architectures similaires, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres banques ou administrations. 2. Périmètre de l information Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque de France souhaite que soit renseigné le tableau relatif aux exigences fonctionnelles et non fonctionnelles de tous les renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique Volumétries - Périmètre utilisateurs : A terme, 9500 utilisateurs devront pouvoir se connecter à la GED. Ces 9500 utilisateurs représentant l ensemble des agents de la Banque de France équipé d outils informatiques. Il s agit donc d un nombre d utilisateurs cible, l objectif est d outiller pour 2016 o L ensemble des agents du service de surendettement soit 1800 agents o Un certain nombre d utilisateurs JARCHIV - Volumétries : Environ 40 To de données o La solution doit permettre de supporter les 20 millions de pages annuelles que représentent les dossiers de surendettement. Une évaluation volumétrique a été réalisée, ces dossiers représentant un volume maximum atteignant en 8 ans d environ 7,5 To d espace disque. o La volumétrie JARCHIV est évaluée à 20 To o Pour l ensemble des autres projets on estime la volumétrie à environ 5 To de données 2.2. Périmètre fonctionnel et technique La solution proposée doit pouvoir permettre : - d acquérir des documents issus aussi bien de la numérisation, d une solution d éditique, des espaces de partage que créés directement depuis la GED - d assurer un archivage compatible avec les exigences administratives et réglementaires qui s imposent à la Banque de France : La présente consultation est aussi l occasion pour la Banque de France d identifier les potentialités des outils en matière d archivage probant des données structurées issues notamment de l archivage des applications. Dans ce contexte, les sociétés pourront présenter les possibilités offertes par leur solution sur ce périmètre. Deux options peuvent être proposées dans la présente RFI : o Une première option prenant en compte le seul périmètre de l archivage non probant. Ainsi les documents portant une valeur probante seraient versés au moment de leur archivage dans la brique d archivage probant de la Banque de France. Cette brique est aujourd hui déployée sur les solutions de STS Group. Dans ce contexte, une instance de l application GED/ARCHIVAGE serait implémentée sur la brique STS. Lors du versement d archives vers l application STS, ces archives sont sécurisées à l aide de l outil de scellement proposé par STS. RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 4/9

5 RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 5/9 o Une seconde option consiste à disposer d un socle d archivage contenant des données structurées et non structurées à valeur probante et des documents non structurés à valeur plus informationnelle. La société devra expliquer les modalités selon lesquelles elle est en mesure de répondre à ces deux besoins et la manière dont elle est en mesure de prendre en compte les différents niveaux d archivage. Ce traitement différencié des flux devant être complément transparent pour un utilisateur final. Remarque : La Banque de France dispose aujourd hui d un EAI Axway Synchrony. Il s agit d un guichet qui centralise tous les traitements d échanges de fichiers. L ensemble des échanges entre les applications émettrices et le futur système d archivage électronique est centralisé sur une seule machine. La communication entre les applications métier et le SAE (pour ce qui concerne le périmètre des données structurées) ne sera possible qu au travers et avec la présence de ce guichet. - de maîtriser le cycle de vie des documents en termes de rédaction, de cycle d approbation, de publication et d archivage - de paramétrer à partir d un point d entrée unique le référentiel de conservation des documents non-structurés commun à la GED et à l archivage - de disposer de l historique de tous les événements sur chacun des documents (conception et usage) et d assurer la traçabilité des modifications et des consultations de ces derniers. - de disposer d outils de recherche performants - de disposer d un dispositif d alertes paramétrables sur des actions à effectuer sur des documents - d accélérer et d organiser le workflow lié au cycle de vie des documents - de contrôler les niveaux d accès et la confidentialité des documents - de disposer d outils permettant de gérer des rapports et des indicateurs pour une exploitation optimale des documents (versement des documents vivants en archivage, conversion dans des formats pérennes, purges et élimination, etc.) - La solution proposée devra parfaitement s intégrer dans l écosystème informatique de la Banque de France elle devra disposer d API lui permettant notamment de s interfacer avec : - l annuaire de la Banque - l offre de service éditique de la banque de France basé sur une solution OpenText - la brique BPM de la Banque de France - le coffre-fort de la Banque de France (Dictao) - un futur métamoteur de recherche de la Banque de France et devra dans ce contexte être compatible avec les standards Open Search pour permettre une recherche fédérée La solution devra être évolutive et devra à terme permettre de s interconnecter avec : - Une solution de parapheur électronique - Une solution de dématérialisation

6 La société détaillera dans son offre les possibilités techniques proposées pour permettre à la Banque de France à atteindre la cible à horizon Il est de plus important de rappeler que la Banque de France est un organisme public. A ce titre, elle a une obligation de verser certaines de ses séries documentaires aux archives nationales dans un objectif de conservation patrimoniale. De plus, certains métiers de la Banque doivent aussi verser un échantillon de leur production aux archives départementales. Dans ce contexte, l éditeur précisera dans sa réponse les modalités selon lesquelles il pourra permettre à la Banque de France de verser ses archives selon le protocole SEDA Fonctions attendues Le socle de GED/archivage devra permettre de répondre aux fonctionnalités suivantes (voir liste exhaustive en annexe) : - Acquisition de documents : Il s agira non seulement de permettre l injection de documents issus de la numérisation de masse mais aussi injecter les documents numérisés sur des scanners de bureautique avec dans ce cas des enregistrements unitaires. - Acquisition : La solution devra, de plus permettre aux utilisateurs d enregistrer directement des documents bureautiques dans la GED. Ils disposeront alors d une fonction depuis leurs suites Office et pourront par la suite gérer le cycle de validation et les modifications des documents directement depuis la GED - Versement d archives : La solution doit permettre aux utilisateurs d archiver les documents enregistrés aujourd hui sur les espaces de partage et les messageries. La solution devra dans ce contexte permettre aux services de verser des séries documentaires dans le dispositif cible. Il s agira alors de vérifier la qualité des métadonnées au regard des référentiels implémentés dans l outil et le format des fichiers et le cas échéant opérer des conversions. - Classement et indexation des documents : Il devra être possible de paramétrer les notices d indexation de chacune des filières documentaires. Ces notices devront permettre d intégrer des métadonnées de gestion, des métadonnées de description et des métadonnées de pérennisation. Les plans de classement seront organisés en fonction de ces métadonnées. Concernant les métadonnées de description, elles pourront s appuyer sur des référentiels externes de type thesaurii. - Recherche : Le moteur de recherche devra non seulement s appuyer sur l ensemble des métadonnées (il devra à ce titre être possible pour un utilisateur de paramétrer des formulaires de recherche) mais devra aussi être capable de faire de la recherche full text (scruter le contenu des documents). Le moteur de recherche devra être capable de rechercher sur une instance spécifique du socle de GED ou sur l ensemble des instances adossées sur la plateforme. - Stockage et accès : Il s agira pour la société d expliquer non seulement les modalités de stockage des documents, mais aussi de décrire les possibilités qu elle offre à la Banque pour gérer la durée de vie des documents, l horodatage, sa manière de gérer les éliminations, les niveaux de version, et les outils d audits. - Diffusion et mode déconnecté : Prise en compte de la confidentialité de certains types de documents. - Worklow : La solution devra être dotée d un moteur de workflow suffisamment puissant pour automatiser les tâches documentaires. La société détaillera dans son offre la nature de son moteur de worflow et les possibilités d interfacer la GED avec les outils de BPM de la Banque de France. RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 6/9

7 - Gestion du cycle de vie du document : La solution doit permettre de gérer l ensemble du cycle de vie des documents depuis leur enregistrement en GED jusqu à leur archivage. La société décrira comment est tracé l ensemble des événements liés au cycle de vie du document dans ses journaux. - Gestion du référentiel d archivage : L ensemble des documents sera classé dans un plan de classement lié aux activités de la Banque de France. A chaque série documentaire, seront associées les durées de conservation des documents et leur sort final. Le mécanisme de classement des documents versés sera automatisé grâce à l analyse des métadonnées de ces versements au regard du référentiel d archivage Exigences générales - Gestion du cycle de vie de l application : o l outil doit permettre de gérer le cycle de vie d une application selon le principe suivant : développement et tests unitaires dans un environnement dédié ; recettes et tests généraux dans un environnement de recette puis d intégration ; mise à disposition dans un environnement de production ; o Le passage d un environnement à l autre doit pouvoir se faire de manière aisée par une interface homme-machine ; o Le passage d un environnement à l autre doit pouvoir se faire de manière automatisée, par script ; o L outil, qui doit permettre de construire rapidement une nouvelle application, doit également permettre de porter aisément cette application dans un environnement industrialisé ; o Versioning : l outil permet de déclarer des versions sur chaque élément constitutif d une application et permet de gérer ses versions (et en particulier, le retour sur une version précédente). - Sécurité : o La sécurité doit pouvoir reposer sur les comptes et groupes Active Directory (Windows 2003 et versions ultérieures) ; o La sécurité d un environnement doit pouvoir être migrée vers un autre de manière simple et fiable (i.e. la sécurité basée sur les utilisateurs et groupes de l environnement et domaine de développement doit pouvoir être appliquée à l identique sur les environnements et domaines d intégration et de production) ; o Les différents composants d une application doivent pouvoir faire l objet de permissions distinctes, sur la base de l appartenance à des groupes Active Directory (un groupe d utilisateurs aura accès à une série documentaire alors que le groupe voisin ne le pourra pas. Un utilisateur pourra restreindre l accès ou la modification d un ou plusieurs documents à un ou plusieurs utilisateurs. Enfin, dans le contexte présent «d archivage», l accès document n est pas posé sur un utilisateur spécifique mais sur la fonction de l utilisateur) ; - Performances : o L outil attendu est défini comme un socle unifié. Quelque soit son architecture fonctionnelle (assemblage de plusieurs outils ou outil unique), il doit permettre de couvrir l ensemble des exigences décrites dans le paragraphe précédent. C est sur la base de ce socle de GED/Archivage que seront accostés l ensemble des projets de GED de la Banque de France. Il devra en conséquence être en mesure de stocker de hautes volumétries de documents vivants et archivés et rendre ces documents accessibles aux utilisateurs dans des temps de réponse raisonnables (Moins de 5 secondes) ; RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 7/9

8 o L outil attendu doit répondre aux exigences de performance quelque soit le nombre d utilisateurs simultanés (Maximum de 9500 utilisateurs simultanés) et être en mesure d intégrer au moins nouvelles pages par jour. o Scalabilité : l architecture de l outil doit permettre d adapter de manière linéaire les performances à l augmentation du nombre de requêtes-utilisateurs et à celle de la volumétrie Exigences particulières - Doit pouvoir s exécuter dans le contexte informatique de la Banque de France, à savoir : o Poste de travail : Windows XP et versions ultérieures o Navigateur web : Internet Explorer 8o o Serveur Windows 2008 Server R2; Linux Redhat Enterprise 6 Unix IBM AIX 6.1 o Formats : Bases de données Oracle 11gR2; Bases de données Microsoft SQL Server 2008 SP2;Fichiers bureautiques les plus courants (a minima Office 2007 et Office 2010) Si possible, des connecteurs vers les progiciels suivants : SAP, Oracle Application Périmètre de l exploitation - Sauvegarde par l outil de référence : TSM (Tivoli Storage Manager) 5R5 et versions ultérieures ; - Industrialisation : les fonctions de l outil doit pouvoir être scriptées, en particulier les fonctions d alimentation ; - Ordonnancement : Toutes les fonctions de l outil doivent être scriptables afin d être automatisées par l outil d ordonnancement de la Banque de France (CA-Autosys) Développement durable La Banque de France souhaite pouvoir disposer d informations permettant de mesurer la consommation électrique (et son équivalent CO 2 ) induite par l utilisation de l outil (par environnement, serveur et utilisateur) Références La Banque de France souhaite pouvoir disposer d une liste de références d entreprises présentant un contexte similaire au sien (plus de salariés, Banque Centrale ou industrie bancaire, etc.). Idéalement, la Banque de France souhaite pouvoir être mise en relation avec un nombre limité (deux ou trois) de références représentatives, en particulier où l outil a été entièrement mis à disposition des MOA ou des utilisateurs finaux. 3. Réponses aux questions La Banque de France attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. Les auteurs des réponses pourront éventuellement être invités à présenter oralement leurs réponses Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 8/9

9 - Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; - Les volets de réponses au périmètre de l information : La Banque de France accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à la boîte 3.2. Contacts chez le pouvoir adjudicateur Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : 4. Divers 4.1. Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial Rémunération des réponses Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. RFI Socle-ged-archivage_V1-5.doc 9/9

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